Eurocard e-admin. en kort introduktion. August 2013, version 1.10

Transkript

1 Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10

2 1 Indledning Log in Log in med NemID Erhverv (nøglekort) Sådan får du adgang Log in med SMS OTP Sådan får du adgang Efter log in Kontooversigt + Navigering Vis konti Kortliste Søg kort Ændre sprog Kontakt os Kortinformation Luk kort Kortet er stjålet Kortet er tabt Kortet er ikke modtaget Kortindehaver skal ikke længere have kort Bestil kort Kortholder PIN-kode Kortlimitering Ændre/slet kortlimitering Konto Konto Kontolimitering Ansøg om kort Stop konto Log ud Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 2

3 1 Indledning Dette dokument har til formål at støtte administrator med at udføre de mest gængse handlinger i e-admin. Vi vil derfor kort beskrive alt lige fra, hvordan man får adgang til e- admin, hvordan man bestiller nye kort, ny PIN-kode og i det hele taget administrerer kort og konti i dagligdagen. Vi arbejder på at gøre det enkelt for dig som administrator at administrere kort og konti på vegne af din virksomhed og er derfor meget nysgerrige for at høre om vi er lykkedes. Er der forhold, som du savner yderligere beskrevet, forhold som ikke er beskrevet, eller har du konkrete input til, hvordan det kan gøres bedre, vil vi meget gerne høre fra dig. Vi håber, du finder e-admin enkelt og let at gå til, hvis ikke, så lad os det vide. God fornøjelse Eurocard Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 3

4 2 Log in 2.1 Log in med NemID Erhverv (nøglekort) For at få adgang til e-admin med NemID Erhverv er det nødvendigt, at du som administrator er oprettet i vores systemer. Det betyder, at vi skal have modtaget en ansøgning om, at du skal oprettes som administrator, og du i samme forbindelse har oplyst dit RID nummer et 9-cifret nummer - ikke at forveksle med dit NemID-nummer eller dit nøglekortsnummer. Ved oprettelse i vores systemer får du tildelt et User id, som du får tilsendt pr. mail. Det tildelte User id skal sammen med NemID Erhverv bruges til at få adgang til e-admin Sådan får du adgang Når du er oprettet som administrator, har fået tildelt et User id og har modtaget link til e- admin, vælger du Log in with NemID fanebladet I feltet User id 2 indtaster du dit User id i dette tilfælde og klikker herefter på Log in with NemID 3 Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 4

5 Log in processen med Signicat s NemID løsning: 1) Indtast NemID bruger-id og adgangskode. 2) Indtast engangskoden fra dit NemID Erhverv nøglekort. Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 5

6 2.2 Log in med SMS OTP For at få adgang til e-admin med SMS OTP (one time password) er det nødvendigt, at du som administrator er oprettet i vores systemer. Det betyder, at vi skal have modtaget en ansøgning om, at du skal oprettes som administrator, og du i samme forbindelse har oplyst dit mobilnummer. Ved oprettelse i vores systemer får du tildelt et User id, som du vil få tilsendt pr. mail. Det tildelte User id skal sammen med din mobil/mobilnummer bruges til at få adgang til e-admin Sådan får du adgang Når du er oprettet som administrator, har fået tildelt et User id og har modtaget link til e- admin vælger du Log in with SMS OTP fanebladet. 1 Indtast dit User id 2 og de 4 sidste cifre i dit mobilnummer 3 og klik på Get Password knappen. 4 I eksemplet User ID = og de sidste 4 cifre i administratorens mobilnummer er Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 6

7 Du vil nu modtage en SMS med følgende tekst: Your one time password is xxxxxxxx (8 digits). It will be valid for 5 minutes. Best regards Eurocard I eksemplet: Your one time password is It will be valid for 5 minutes. Best regards Eurocard Indtast engangskoden 5 og klik på Continue knappen Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 7

8 2.3 Efter log in Kontooversigt + Navigering Efter log in vises de konti, du har adgang til at administrere du befinder dig på siden Vis konti (se øverst i højre hjørne). I applikationen findes der 3 typer for navigering. 1. Øverste sorte topmenu, der viser dit navn, siden Kontakt os og knappen for Log ud. 2. I menuen lige under finder du Søg kort og Vis Konti (startsiden). Vælger du Søg kort, får du mulighed for at søge på et specifikt kort, alternativt kan du komme tilbage til startsiden Vis konti, hvor du får listet de konti, du har adgang til at administrere. 3. På siderne Kortliste og Kontooversigt findes der desuden en navigering på selve siden. Ved at klikke på kolonneoverskrifterne Navn, Produkt, Kontonummer og Kortliste, sorteres informationen i rækken nedenunder. På disse sider kan du endvidere klikke videre ved at trykke på. 4. Herudover findes en række symbol knapper, som ligedes kan avendes for navigering: - Findes under introen på de fleste sider, og her finder du yderligere information om den pågældende side. - Viser, at der ikke er oprettet en kortlimitering. Ved klik på knappen kommer du direkte til siden, hvor kortlimitering kan oprettes. - Viser, at der er oprettet en kortlimitering. Ved klik på knappen kommer du direkte til siden, hvor du kan se og eventuelt ændre kortlimiteringen. - Ved klik på denne knap kan du fra Vis konto siden navigere direkte til Kortliste, og få vist samtlige kort som er oprettet under kontoen. Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 8

9 2.3.1 Vis konti Siden Vis konti lister de konti, som du kan administrere. Du får oplyst kontoens navn, Produkt, Kontonummer og har via symbolknappen under Kortliste mulighed for at navigere direkte til kortlisten. Som tidligere nævnt er det muligt at sortere i listen. Dette sker ved at klikke på overskriften for de enkelte kolonner. Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 9

10 2.3.2 Kortliste Ved at klikke på symbolknappen oprettet under kontoen. under Kortliste får du listet alle de kort, som er Fra listen er det muligt at klikke yderligere ned på det enkelte kort, ved at klikke på kortnummeret (eks. ). Bemærk, at kortnummeret er x et af sikkerhedsmæssige hensyn Findes der mange kort på listen, er der hjælp at hente. Enten kan du scrolle ned til det relevante kort, alternativt kan du klare en sortering ved at klikke på kolonneoverskrifterne. (Fx klikker du på kolonneoverskriften Navn på kort, vil kortene blive listet i alfabetisk rækkefølge). Derudover findes en søgefunktion, i stil med den som kendes fra en google-søgning, hvilket betyder, at det er muligt at søge på dele af et ord, kortnummer eller navn på kort. Søgeresultaterne vises med det samme. Søger du fx på værdien 07, enten fordi du ved at kortnummeret indeholder værdien 07, eller fordi du ved, at kortet har udløb i 7. måned ( 07 ), vil man få vist følgende kort: Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 10

11 Du kan lave en lignende søgning på dele af et navn (værdien = and ), det vil give følgende resultat: Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 11

12 2.3.3 Søg kort Ved du ikke under hvilken konto en given kortindehaver er registreret, er det fra startsiden muligt at søge efter et specifikt kort. Klik på Søg kort og anvend et af følgende søgekriterier: Kortnummer; Medarbejder-ID; Kontrakt-ID, CPR-nummer eller Alternativt ID som angives i feltet Søgekriterie. Alternativt fødselsdato som angives i søgefeltet Fødselsdato Ændre sprog Det er muligt at ændre sprog engelsk og dansk ved at klikke på flagene i øverste venstre hjørne. Klikker du på det danske flag skifter teksten på siden til dansk med det samme. Tilsvarende er det muligt at skifte til engelsk. Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 12

13 2.3.5 Kontakt os Har du brug for at kontakte os, er det her du finder diverse kontaktinformationer. Ud over telefonnumre har du mulighed for at skrive til os direkte. Har du behov for at spærre kort, er du velkommen til at ringe til vores 24 timers service. Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 13

14 2.4 Kortinformation Ved at klikke på et konkret kort i kortlisten fx kommer du til siden Kortinformation, hvor du finder detaljerede oplysninger om det valgte kort. Øverst på siden er en kort introtekst, og har du brug for yderligere information om de oplysninger, som du finder på siden, klikker du på. Tilsvarende kan du klikke på, hvis du ønsker at fjerne infoteksten igen. Læg mærke til menuen, som vises i toppen, som giver mulighed for at administrere det pågældende kort. Fx opdatere informationen om kortindhaveren, indsætte en limitering på det enkelte kort, lukke/bestille kort samt bestille/administrere PIN-kode Status under kortinformation kan være: Status Bestilt Aktiv Spærret Lukket Beskrivelse Der er bestilt et kort, men det er endnu ikke sendt til prægning hos personaliseringsbureau. Status vil ændres til aktiv, så snart prægningsfil er sendt, hvilket vil betyde efterfølgende dag. Kort er aktivt og kan bruges. Kort er blevet spærret årsagen hertil er som oftest tab eller tyveri. Kortet er lukket. Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 14

15 2.5 Luk kort For at lukke et kort skal du vælge Luk kort. Vælg herefter årsagen til at kortet skal lukkes ved at klikke på knappen. Vælg mellem: Kortet er stjålet ; Kortet er tabt ; Kortet er ikke modtaget eller Kortindehaver skal ikke længere have kort. Afhængig af hvilken årsag der angives, vil den efterfølgende side tage sig forskelligt ud. Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 15

16 2.5.1 Kortet er stjålet Følg instrukserne og angiv herefter: 1) I hvilket land kortet er stjålet 2) Dato og tidspunkt for hvornår kortet er stjålet 3) Om PIN-koden er stjålet/afluret 4) Om der er stjålet billedlegitimation (fx kørekort) 5) Om tyveriet er anmeldt til politiet 6) Feltet Yderligere information anvendes, hvis du har yderligere informationer. Kortet lukkes ved at trykke på knappen Stop kort Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 16

17 En bekræftelsesside viser, at kortet er stoppet. Status under kortinformation vil ligeledes ændres til Spærret Nu kan du vælge at bestille et nyt kort til kortindehaver. Ved at klikke på Bestil nyt kort bliver du navigeret over til Bestil kort siden. Vælg, hvorvidt eksisterende PIN-kode skal kopieres til det nye kort, eller om kortindehaver skal have mulighed for selv at vælge sin PIN-kode. Bemærk, at ved selvvalgt PIN-kode vil kortet først blive produceret, når kortindehaver har valgt PIN-kode. Det betyder, at uanset om du vælger selvvalgt PIN-kode eller ej, så vil kortindehaver få tilsendt et nyt kort med nyt kortnummer til erstatning af det stjålne kort. Klik på Bestil kort -knappen Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 17

18 Du vil nu få bekæftet, at kortet er bestilt. Status for kortet ændres til Bestilt, og kortnummer samt eventuel udløbsdato er ændret Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 18

19 2.5.2 Kortet er tabt Samme flow som for Kortet er stjålet Følg instrukserne og angiv herefter: 1) I hvilket land kortet er tabt 2) Dato og tidspunkt for hvornår kortet er tabt 3) Om PIN-koden er tabt 4) Om der er tabt billedlegitimation (fx kørekort) 5) Om det er anmeldt til politiet 6) Feltet Yderligere information anvendes, hvis du har yderligere informationer. Klik på Stop kort -knappen Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 19

20 En bekræftelse viser, at kortet er stoppet. Status under kortinformation vil ligeledes være ændret til Spærret Nu kan du vælge at bestille et nyt kort til kortindehaver. Ved at klikke på Bestil nyt kort bliver du navigeret over til Bestil kort siden. Vælg, hvorvidt eksisterende PIN-kode skal kopieres til det nye kort, eller om kortindehaver skal have mulighed for selv at vælge sin PIN-kode. Bemærk, at ved selvvalgt PIN-kode bliver kortet først produceret, når kortindehaver har valgt PIN-kode. Det betyder, at uanset om du vælger selvvalgt PIN-kode eller ej, så vil kortindehaver få tilsendt et nyt kort med nyt kortnummer til erstatning af det tabte kort. Klik på Bestil kort -knappen Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 20

21 Du vil nu få bekæftet, at kortet er bestilt. Status for kortet vil ændres til Bestilt og kortnummer og eventuel udløbsdato er ændret Kortet er ikke modtaget Er der bestilt et kort, og har kortindehaver ikke modtaget det, skal det lukkes. Vælg Kort ikke modtaget og tryk på Stop kort -knappen En bekræftelse viser, at kortet er stoppet. Status under kortinformation bliver ligeledes ændret til Spærret Nu kan du vælge at bestille et nyt kort til kortindehaver. Ved at klikke på Bestil nyt kort bliver du navigeret over til Bestil kort siden. Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 21

22 2.5.4 Kortindehaver skal ikke længere have kort Har kortindehaver fx fået nyt job og forlader virksomheden, eller fået anden stilling hvor et kort ikke er nødvendigt, vælges årsagen Kortindehaver skal ikke længere have kort. Du kommer nu automatisk til en side, hvor du skal bekræfte, at du vil lukke kortindehavers kontrakt. En bekræftelsesside viser, at kortet er lukket, og der kan herefter ikke bestilles kort under den pågældende kontrakt. Bemærk i øvrigt, at forsøger du at lukke et kort, hvortil der er knyttet et privatkort, vil du få oplyst, at kortet ikke kan lukkes via systemet, men at det vil blive lukket manuelt af SEB Kort inden for 24 timer. Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 22

23 2.6 Bestil kort Hvis et kort er beskadiget (fx hvis magnetstriben eller chip i kortet volder problemer), så bestiller du et nyt kort ved at klikke på fanebladet Bestil kort. Vælg, hvorvidt eksisterende PIN-kode skal kopieres til det nye kort, eller om kortindehaver skal have mulighed for selv at vælge sin PIN-kode. Bemærk, at ved selvvalgt PIN-kode bliver kortet først produceret, når kortindehaver har valgt PIN-kode. Det betyder, at uanset om du vælger selvvalgt PIN-kode eller ej, så vil kortindehaver få tilsendt et nyt kort med nyt kortnummer til erstatning af det beskadigede kort. Klik på Bestil kort -knappen Du vil nu få bekæftet, at kortet er bestilt. Status for kortet ændres til Bestilt og kortnummer og eventuel udløbsdato vil være ændret. Bestil kort anvendes som tidligere beskrevet også, hvis et kort er blevet lukket pga. tyveri, tab eller det ikke er modtaget. Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 23

24 2.7 Kortholder Under fanebladet Kortholder er det muligt at se informationer vedrørende en specifik medarbejder. Det være sig bl.a. Medarbejder-ID, Mobilnummer, adresse, Kontrakt-ID og Kortholder status. I tillæg vises Kort leveringsadresse. Endvidere er det muligt at opdatere Medarbejder-ID samt adresse. Informationerne gemmes ved at trykke på Gem -knappen. Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 24

25 2.8 PIN-kode Kan kortinderhaver ikke huske sin PIN-kode, bestilles der en ny under fanebladet PINkode. Enten kan medarbejderen vælge at få den eksisterende kode tilsendt i et brev, eller han/hun kan vælge selv at bestemme PIN-koden via selvvalgt PIN-kode. Vælges selvvalgt PIN-kode, vil kortindehaveren få tilsendt et nyt kort med nyt kortnummer til erstatning af nuværende kort. The PIN dialogue is only available for active cards. It gives the possibility to order a card with SPIN or just a reprint of a PIN-letter. Efter bestilling vil du få bekræftet at der er bestilt en PIN-kode. Ved bestilling vil du få en bekræftelse på, at nyt PIN-kode brev er på vej. Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 25

26 2.9 Kortlimitering Har firmaet tilkøbt tjenesten kortlimitering, vil du under fanebladet Kortlimitering kunne fastsætte parametre for anvendelsen af kortene. Vælg fanebladet Kortlimitering Øverst på siden ser du, hvilket kort du er i gang med at limitere, herefter følger sektionen, hvor selve kortlimiteringen administreres. Kolonnen Parametre viser de måder, hvorpå kortet kan limiteres. Kolonnen Kontolimiteringsværdier viser de værdier, som gælder for kontoen samt for kortet, medmindre der er oprettet specifik kortlimitering for kortet, som ses i kolonne. I nedenstående eksempel er der en limitering på kontoen på DKK på parameteren Maks. beløb pr. 30 dage, mens alle øvrige parametre er åbne. Men da der er indsat en limitering på kortniveau på kr. vil dette være gældende for kortets anvendelse. Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 26

27 Det betyder, at i stedet for et Maks. beløb pr. 30 dage på DKK, som gælder for kontoen, vil der for det specifikke kort være sat et Maks. beløb pr. 30 dage som er DKK. I tillæg er det pågældende kort limiteret, så det ikke kan anvendes: * ved internetkøb. * til kontanthævninger. * uden for Europa. * til spil (casino mv). Klik på Gem for at oprette kortlimiteringen. Det bekræftes, at kortlimiteringen er gemt Ændre/slet kortlimitering Find det kort du ønsker at administrere, enten via scroll i kortlisten alternativt via søgefunktionen Søg kort. Klik på symbolet i kolonnen limitering af kort, eller vælg Kortlimitering når du er inde på det søgte kort. Kortlimiteringen vises. Det er nu muligt at slette den limitering, som findes på kortet via Slet limitering alternativt opdatere ved at ændre værdierne og begrænsningerne i kolonnen Kortlimitering. Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 27

28 Slet kortlimitering Ønskes Kortlimiteringen slettet klik på Slet limitering. Du bliver nu bedt om at bekræfte, at kortlimiteringen skal slettes. Vælges OK vil kortlimiteringen blive slettet, og det vil herefter være limiteringen for kontoen, som gælder. Ændre kortlimitering Ønskes Kortlimiteringen opdateret ændres værdierne og begrænsningerne i kolonnen Kortlimiteringsværdier, og de gemmes ved at klikke Gem. Det bekræftes, at ændringerne er gemt. Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 28

29 3 Konto 3.1 Konto Fra kontooversigten kan du klikke ind på en konkret konto og herfra via fanebladene vælge Kortliste, Konto, Kontolimitering, Ansøg om kort og Stop konto Fanebladet Konto viser detaljer for den valgte konto. 3.2 Kontolimitering Under fanebladet Kontolimitering er det muligt at ændre den limitering, som gælder for kontoen, samt de kort der er knyttet til kontoen, medmindre der er skabt en specifik kortlimitering for et eller flere af kortene Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 29

30 Scroll ned til kontolimiteringsværdierne. Ønskes Kontolimiteringen opdateret, ændres værdierne i kolonnen Kontolimiteringsværdier, og de gemmes ved at klikke Gem. Det bekræftes, at ændringerne er gemt. Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 30

31 I eksemplet vil vi ændre parameteren: Maks. beløb pr. 30 dage fra nuværende DKK til DKK. Beløbet på de DKK overskrives med den nye værdi på DKK, og værdierne gemmes ved at klikke på Gem. Bemærk i øvrigt, at Sidst ændret dato er opdateret. Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 31

32 3.3 Ansøg om kort Under fanebladet Ansøg om kort er det muligt at uploade en fil med ansøgninger i et godkendt excelformat. Bemærk, at den filskabelon, som skal anvendes, er den, som er på Moderniseringsstyrelsens extranet alternativt fremsendt af Corporate Support Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 32

33 Find den ansøgningsfilen med de kort der skal søges om, ved at indtaste navn eller ved at browse efter filen. Når filen er fundet, markeres den, og der klikkes på Open/Åben Bemærk, at det kun er de skabeloner fra extranettet, som kan anvendes ved ansøgning om kort øvrige formater bliver afvist. Indtast hvor mange ansøgninger der findes i arket, og bekræft at alle ansøgere noteret i arket har læst Eurocards kortbestemmelser, samt at ansøgerne giver tilladelse til, at personlige data udleveres til SEB Kort. Det er væsentligt, at antallet af ansøgninger stemmer overens med det antal, som er i arket. Endvidere er det væsentligt, at de juridiske aspekter bekræftes. Er der uoverensstemmelse i antallet, eller er de juridiske forhold ikke bekræftet, bliver ansøgningen om kort afvist. Klik Upload Ansøgningsfilen skal nu signeres, og du bliver derfor viderestillet til vores signeringssider hos Signicat for at kunne signerer med NemID Erhverv. Se eventuelt flow fra side 5, hvor Log ind med NemID Erhverv er beskrevet. Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 33

34 3.4 Stop konto Hvis en konto skal lukkes, er dette muligt via Stop konto Klik på Bekræft, at du vil lukke kontoen, og en bekræftelse vil vises. Forsøger man at lukke en konto med aktive kort/kontrakter vil man få besked om at disse skal lukkes førend kontoen kan lukkes. Det er ikke tilladt at lukke kontoen, da der er aktive kort Får du behov for at lukke en konto, med mange aktive kort/kontrakter, er du velkommen til at kontakte Corporate Support. Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 34

35 4 Log ud Når du ikke skal bruge e-admin applikationen længere, er det vigtigt, at du logger ud. Dette gør du i øverste højre hjørne ved at klikke på log ud. Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 Side 35