Udbud af levering af halm Maribo-Sakskøbing Kraftvarmeværk SÅDAN FOREGÅR UDBUDDET

Transkript

1 Udbud af levering af halm Maribo-Sakskøbing Kraftvarmeværk SÅDAN FOREGÅR UDBUDDET

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Licitationsmateriale Licitation Halmtype og mængde Egnethedsvurdering Afgivelse af tilbud Behandling af indkomne tilbud Tilbudsvurdering og valg af leverandør Proces for valg af leverandører Kontrol af tilbud Meddelelse om resultat af licitationen og indgåelse af halmleveringskontrakter Forhøjelse af indgåede halmleveringskontrakter Udveksling af informationer Generelt Forholdet mellem tilbudsgiverne indbyrdes Forholdet mellem REFA Energi og tilbudsgiverne Spørgsmål... 7

3 1. Indledning I dette dokument beskrives procedurerne for REFA Biomasseindkøb A/S af halm ved udbud (kaldet licitationen ) til Maribo Sakskøbing Kraftvarmeværk (kaldet MSK ). Den kontrakt, som der indgås aftale om på baggrund af denne licitation, vil være 1 årige og 1. august 2016 til 31. juli Det vil kun være muligt at tegne kontrakter an værk. Levering af halm for denne kontraktperiode kan først forventes påbegyndt, når eventuel restmængde fra sidste leveringsperiode er færdigleveret af alle nuværende leverandører. 2. Licitationsmateriale Det samlede licitationsmateriale, som danner grundlag for tilbudsafgivelsen, består af følgende dokumenter: Annoncering Nærværende beskrivelse Sådan foregår udbuddet Skabelon 1: Tro- og love erklæring om at tilbudsgiver ikke har ubetalt offentlig gæld på over kr. (skal udfyldes af tilbudsgiver) Tilbudsliste, an værk (skal udfyldes af tilbudsgiver) Udkast til kontrakt om levering af halm til Maribo Sakskøbing Kraftvarmeværk, an værk. Kontraktbilag 1: REFA Biomasseindkøb Halmvejledning Licitationsmaterialet kan downloades fra REFA Energis hjemmeside, ligesom interesserede tilbudsgivere kan få materialet tilsendt i en papirversion ved henvendelse til REFA Energi pr. mail [email protected]. 3. Licitation 3.1 Halmtype og mængde Licitationen omfatter halm, der kan leveres kornhalm. Kravene til halmen er nærmere beskrevet i REFA Biomasseindkøb Halmvejledning 2016, afsnit 1.8. Den tilbudte mængde skal udgøre minimum 100 ton og max ton halm pr. leverandør pr. år Potentielle tilbudsgivere opfordres til løbende at søge information på REFA Energis hjemmeside,

4 3.3 Egnethedsvurdering Kun tilbudsgivere, som efter REFA Biomasseindkøb s vurdering kan levere halm i overensstemmelse med betingelserne i licitationsmaterialet, har mulighed for at indgå kontrakt med REFA Biomasseindkøb om opgaven. En sådan vurdering af de potentielle tilbudsgiveres egnethed til at løse den udbudte opgave sker ud fra 2 kriterier: Tilbudsgivers erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Skabelon 1 skal anvendes. Tilbudsgiveren har ikke inden for en periode på 1 år forud for den aktuelle licitation misligholdt eventuelle kontraktmæssige forpligtelser over for REFA Biomasseindkøb A/S eller MSK. Dokumentation i form af en udfyldt Skabelon 1 skal være vedlagt tilbudsgiverens tilbud. Kun tilbudsgivere, der på baggrund af ovennævnte kriterier vurderes egnet til at løse opgaven, kan komme i betragtning i den videre tilbudsvurdering. Tilbudsgivere, der på baggrund af ovenstående kriterier, ikke vurderes for egnede af REFA Biomasseindkøb A/S, vil modtage en skriftlig meddelelse indeholdende en begrundelse for, hvorfor tilbuddet ikke er indgået i tilbudsvurderingen. 3.4 Afgivelse af tilbud Tilbud skal sendes med almindelig post i form af en udfyldt tilbudsliste bilagt den i afsnit 3.3 nævnte tro-og-love-erklæring. Tilbudsgivere må ikke sende tilbud pr. eller fax, idet der skal være mulighed for, at uafhængige kontrollanter kan være til stede ved åbningen. Tilbud fremsendes til: REFA Biomasseindkøb A/S Energivej Nykøbing F. Og skal være REFA i hænde senest tirsdag d. 5. april 2016 kl Tilbud skal være tydeligt mærket Tilbud på halm på forsiden af kuverten. Tilbudslistens format og indhold må ikke fraviges af tilbudsgiver, hvorfor tilbudsgiver alene skal foretage en udfyldelse af tilbudslisten. Tilbudsgivere kan vælge at downloade og udskrive tilbudslisten fra hjemmesiden, udfylde den og fremsende denne udgave af tilbudslisten. Tilbud skal være REFA Biomasseindkøb A/S i hænde på den ovenfor nævnte adresse senest på det tidspunkt, der er angivet som tidsfristen for afgivelse af tilbud. Tidsfristen vil også fremgå af annonceringen.

5 En ændring af tidsfristen for afgivelse af tilbud kan kun ske på REFA Biomasseindkøb A/S foranledning, og kun såfremt den foretages inden udløbet af den oprindelige tidsfrist. Den ændrede tidsfrist vil som minimum blive annonceret på samme måde som den oprindelige tidsfrist. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud i 60 kalenderdage efter udløbet af tidsfristen. 3.5 Behandling af indkomne tilbud Tilbud åbnes efter tidsfristens udløb. Kun skriftlige tilbud, som er REFA Biomasseindkøb A/S i hænde inden tidsfristens udløb, og som er forsynet med tilbudsgivers underskrift, kan indgå i tilbudsevalueringen. I tilfælde af tvivl om et tilbuds indhold, vil denne tvivl, så vidt det efter REFA Energis opfattelse er muligt, blive søgt afklaret hos tilbudsgiver. Afklaring må ikke have karakter af forhandling, idet der ikke er adgang til tilbudsforhandling. Kan tvivlen ikke afklares, kan det føre til, at tilbud erklæres for ukonditionsmæssigt med den konsekvens, at det ikke indgår i tilbudsvurderingen. 3.6 Tilbudsvurdering og valg af leverandør Proces for valg af leverandører REFA Biomasseindkøb A/S agter at indgå kontrakt med det antal leverandører, som er nødvendige for at dække REFA Biomasseindkøb A/S samlede behov for halm. Valg af leverandør sker ud fra en vurdering af, hvilken leverandør der har afgivet den billigste tilbudspris. Leverandøren med den billigste tilbudspris får tildelt kontrakt på levering af den tilbudte mængde halm. Leverandøren, som har afgivet den næstbilligste tilbudspris, får tildelt kontrakt på den resterende mængde halm i forhold til REFA Biomasseindkøb A/S samlede udbudte mængde. Har den næstbilligste leverandør ikke tilbudt en mængde, som kan dække REFA Biomasseindkøb A/S resterende behov, vil restmængden blive tildelt til den leverandør, som har afgivet den tredjebilligste tilbudspris, osv. Med det formål at sikre, at der indgås kontrakter om levering af en mængde, som samlet set svarer til den ønskede mængde, er REFA Biomasseindkøb A/S berettiget til at indgå kontrakt på en delmængde af den tilbudte mængde, hvilket kan blive nødvendigt alt afhængig af, hvilke mængder der tilbydes af den/de vindende tilbudsgiver/e. REFA Biomasseindkøb A/S kan dog aldrig på denne måde reducere en tilbudt mængde til under 500 tons halm. I tilfælde af at flere leverandører tilbyder den samme tilbudspris, vil valg af leverandør ske ved lodtrækning, som foretages af REFA Biomasseindkøb A/S. REFA Biomasseindkøb A/S forbeholder sig ret til ikke at tildele og indgå kontrakt, herunder i tilfælde af, at de indkomne priser ligger væsentligt over markedsprisen Kontrol af tilbud Åbningen af tilbud kan overvåges af en uafhængig kontrollant, der er udpeget af foreningen Danske Halmleverandører og på forhånd godkendt af REFA Biomasseindkøb A/S.

6 Kontrollanten har til opgave at: Tilse at alle tilbud behandles lige Tilse at valget af leverandører eller afvisning af tilbud foregår i overensstemmelse med bestemmelserne i afsnit Meddelelse om resultat af licitationen og indgåelse af halmleveringskontrakter Valget af leverandører afsluttes på den i annoncen angivne dato (estimeret), og denne dag udsendes samtidigt henholdsvis underskrevet kontrakt til den(de) vindende tilbudsgiver(e) og afslagsbrev til de øvrige tilbudsgivere indeholdende en kort begrundelse for afslaget. Der afgives ingen oplysninger om udfaldet af licitationen forinden. 3.8 Forhøjelse af indgåede halmleveringskontrakter Forhøjelse ud over den samlede udbudte mængde REFA Biomasseindkøb A/S kan uden at foretage nyt udbud forespørge leverandørerne, hvorvidt de kan øge mængden i de enkelte halmleveringskontrakter med op til 15 %. REFA Energi vil i givet fald fremsende en sådan forespørgsel om at forhøje halmkontrakterne til samtlige leverandører, som har fået tildelt kontrakt under denne licitation. Leverandørerne anmodes om skriftligt at vedstå de tilbudte priser, eftersom leverandøren ikke har mulighed for at ændre sine oprindelige priser. Udvælgelse af de leverandører, som herefter får forhøjet deres halmleveringskontrakt, sker efter samme proces som beskrevet i afsnit Forhøjelse som følge af manglende levering; REFA Biomasseindkøb A/S kan på tilsvarende vis uden nyt udbud tilbyde at forhøje mængden i en enkelt halmleveringskontrakt med op til 15 %, såfremt en eller flere halmleverandører ikke leverer den aftalte volumen. I så fald fremsendes anmodning om kontraktudvidelse alene til de leverandører, som allerede har været i stand til at levere de aftalte mængder. 4. Udveksling af informationer 4.1 Generelt Informationer om REFA Biomasseindkøb A/S licitationer af halm eller øvrige udbud kan til enhver tid findes på Alle potentielle tilbudsgivere opfordres til jævnligt at besøge hjemmesiden for at finde nærmere information om REFA Biomasseindkøb A/S brændselslicitationer. Dette gælder specielt: Annoncering af kommende licitationer Licitationsbetingelser Eksempel på halmleveringskontrakt Hyppigt forekommende spørgsmål og svar REFA Biomasseindkøb A/S Halmvejledning 2016.

7 Generelle informationer, såsom kontaktoplysninger. 4.2 Forholdet mellem tilbudsgiverne indbyrdes Det er forbudt for tilbudsgiverne at koordinere deres tilbud. Videregivelse af informationer til tredjemand eller koordinering af tilbud, priser eller øvrige forhold i relation til licitationen er ikke tilladt og kan medføre aflysning af licitationen. 4.3 Forholdet mellem REFA Energi og tilbudsgiverne REFA Biomasseindkøb A/S behandler tilbud fra de enkelte tilbudsgivere fortroligt og videregiver ikke tilbud og halmleveringskontrakter til tredjemand, dog undtaget i forbindelse med kontrol af tilbud jf. afsnit Samtlige informationer, som REFA Biomasseindkøb A/S i forbindelse med udbuddet meddeler den enkelte tilbudsgiver, må kun anvendes til udarbejdelse af tilbuddet eller til gennemførelse af den aftalte leverance. Der må ikke forekomme forhandling mellem REFA Biomasseindkøb A/S og tilbudsgiverne af indkomne tilbud, eller udveksles yderligere informationer end afklaring af aftalegrundlaget. 5. Spørgsmål Såfremt udbuddet eller aftalegrundlaget giver anledning til spørgsmål har tilbudsgiverne mulighed for skriftligt at kontakte REFA Biomasseindkøb A/S med henblik på afklaring. Spørgsmål kan dog også indsendes elektronisk til [email protected], mærket Spørgsmål til licitation i emnefeltet. REFA Biomasseindkøb A/S kan vælge at offentliggøre spørgsmål og svar i anonym form på REFA Energis hjemmeside, således at andre potentielle tilbudsgivere får samme information.