September Fjernvarme Fyn. Halmudbud til Fynsværkets blok 8. Udbudsbetingelser. S i d e 1 6

Transkript

1 Fjernvarme Fyn Halmudbud til Fynsværkets blok 8 Udbudsbetingelser S i d e 1 6

2 1. Indledning Generelle oplysninger Køber Udbudsform Kontraktform Tidsplan Udbudsmaterialet Bestanddele Maksimal kontraktmængde Øvrige krav Evaluering af tilbud Fremsendelse af tilbud Tilbudsafgivelse Tilbudsfrist... 6 S i d e 2 6

3 1. Indledning Nærværende udbudsbetingelser gælder for halmudbud til Fynsværkets blok 8. Fynsværket ejes af Fjernvarme Fyn Fynsværket A/S (i det følgende benævnt Fjernvarme Fyn ). Halmudbud med levering af halm for Indeværende halmsæson sæsonen 2016/2017. Kontrakterne starter ved indgåelsen og løber frem til og med den Minimumsmængden pr. tilbud udgør 300 tons. Der indgås udelukkende kontrakter med halmtypen Mikshalm. Der indgås udelukkende An værk -kontrakter. Der vil ikke være mulighed for at modtage slagge. Fjernvarme Fyn kan frit regulere kontraktmængderne med +/- 5%. Der henvises til Standardvilkår for uddybning herom. Der accepteres ikke leverancer af vinterbyg i perioden 1/8 1/11. Der vil være mulighed for at sende tilbudsskema på mail til [email protected] eller pr. post. 2. Generelle oplysninger 2.1 Køber Køber er: Fjernvarme Fyn Havnegade Odense C. Telefon: Ordregivers kontaktperson er: Thomas Baumgarten [email protected] Telefon: S i d e 3 6

4 2.2 Udbudsform Udbudsrunder er det bærende princip i Fjernvarme Fyn s halmindkøb. Ved halmudbuddet tilstræbes størst mulig ligebehandling af alle leverandører. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at tilbudsgivers tilbud vil være det endelige tilbud, der indgår i tilbudsvurderingen, idet der ikke efterfølgende vil være adgang til at forhandle indholdet af tilbuddet. Fjernvarme Fyn ønsker at henlede tilbudsgivers opmærksomhed på, at: Tilbud kun tages i betragtning, hvis tilbuddet overholder forskrifterne i nærværende udbudsbetingelser og i det samlede udbudsmateriale. Det er tilbudsgivers risiko, at tilbuddet afgives i overensstemmelse hermed. Risikoen for uklarheder i tilbuddet fra tilbudsgiver påhviler udelukkende tilbudsgiver. Der i udbudsmaterialet er vedlagt en vejledning til udfyldelse af tilbudsskemaet, som med fordel kan anvendes. Fjernvarme Fyn er forpligtet til at se bort fra tilbud, som ikke er indleveret rettidigt. 2.3 Kontraktform Tilbudsgiver skal indsende et skriftligt tilbudsskema til Fjernvarme Fyn enten via mail på adressen [email protected] eller via brevpost til Havnegade 120, 5000 Odense C. Hvis Fjernvarme Fyn accepterer det indsendte tilbudsskema, er der indgået bindende aftale mellem parterne. Tilbudsskemaet, som Fjernvarme Fyn returnerer med underskrift, vil herefter udgøre den skriftlige aftale. Tilbud skal afgives og eventuel halmleverandørkontrakt indgås i henhold til Standardvilkår. 2.4 Tidsplan Nedenfor er skitseret den forventede tidsplan for halmudbuddet: Frist for aflevering af tilbud 30. september 2016 kl Svarfrist for Fjernvarme Fyn 21. oktober 2016 NB! Ønsker tilbudsgiver at trække tilbuddet/tilbuddene tilbage, skal dette ske inden tilbudsfristen udløber, hvilket er den 30. september 2016 kl. 12:00. S i d e 4 6

5 3. Udbudsmaterialet September Bestanddele Nærværende udbudsbetingelser samt bilag udgør det samlede udbudsmateriale for dette halmudbud, og fastlægger dels rammerne for gennemførelsen af selve udbudsforløbet, dels krav og betingelser for levering af den udbudte ydelse. Bilagene til nærværende udbudsbetingelser består af nedenstående: Standardvilkår (bilag 1) Tilbudsskema (bilag 2) Vejledning til tilbudsskema (bilag 3) Håndbog - Transport af halm (bilag 4) 4. Maksimal kontraktmængde For mængder købt til den indeværende halmsæson (2016/2017) gælder det, at Fjernvarme Fyn forbeholder sig ret til at se bort fra tilbud, som bringer en leverandørs samlede kontraktmængde over ton. 5. Øvrige krav Leverandøren skal efterleve principperne i FN s Global Compact. Endvidere tilkendegiver tilbudsgiver ved underskrift af et tilbudsskema, at tilbudsgiver vil overholde gældende love og bestemmelser i forbindelse med levering af sin ydelse. Som ikkeudtømmende eksempler kan det nævnes: Arbejdsmiljøloven. Miljøbeskyttelsesloven. Færdselsloven. 6. Evaluering af tilbud Fjernvarme Fyn åbner og registrerer alle indkomne tilbud efter fristens udløb. Kontrakttildeling sker efter tildelingskriteriet laveste pris på sammenlignelige vilkår. Ved flere tilbud med ens pris, hvorved den nødvendige mængde overskrides, kan Fjernvarme Fyn frit vælge at antage samtlige tilbud med ens pris, hvilket medfører en forøgelse af den efterspurgte mængde, eller vælge at nedskrive tilbudsmængderne forholdsmæssigt. I tilfælde af en nedskrivning vil de pågældende halmleverandører blive orienteret pr. brev af Fjernvarme Fyn og anmodet om at give tilsagn til nedskrivningen. Gives der ikke tilsagn til nedskrivningen afvises tilbuddet. I stedet for en nedskrivning kan Fjernvarme Fyn også vælge at afvise alle tilbud med ens pris. S i d e 5 6

6 Alle accepterede tilbud skal have skriftlig besked samtidig, og indenfor en nærmere angiven fastsat dato. Afslag på tilbud fra øvrige deltagere i udbudsrunden, skal have skriftlig besked samtidig. Der afgives ingen oplysninger om udfaldet af udbudsrunden forinden. Ydermere videregiver Fjernvarme Fyn ikke oplysninger om udbuddets total indkøbte mængde eller priser. 7. Fremsendelse af tilbud 7.1 Tilbudsafgivelse Tilbud sendes/afleveres til: Fjernvarme Fyn Havnegade Odense C. Att.: Thomas Baumgarten Mrk.: Halm Eller Pr. mail til mailadressen [email protected] (Fjernvarme Fyn henstiller til, at tilbudsskemaerne ikke sendes fra en hotmail-adresse. Årsagen hertil er at tidligere erfaringer viser problemer med, at autosvar til hotmail-adresser aldrig når frem til modtageren) 7.2 Tilbudsfrist Tilbud skal være Fjernvarme Fyn i hænde senest 30. september 2016 kl. 12:00. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke indgå i tilbudsevalueringen. Enhver fristoverskridelse betragtes som væsentlig. Tilbudsgiver kan efter anmodning få udleveret en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for afleveringen. Tilbuddene vil først blive åbnet efter tilbudsfristens udløb. Det vil ikke være muligt for tilbudsgivere, at overvære selve åbningen af tilbuddene. S i d e 6 6