TIDSHÅNDTERING I PROMARK SEKRETÆRENS OPGAVER

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "TIDSHÅNDTERING I PROMARK SEKRETÆRENS OPGAVER"

Kristian Philip Clemmensen
7 år siden
Visninger:

1 TIDSHÅNDTERING I SEKRETÆRENS OPGAVER 1 Indhold 1. Sekretærens opgaver i ProMark Sådan registrerer du egen projekttid og eget fravær Sådan kontrollerer du, om alle uger i en måned er lukket notifikationer Følgende notifikationer er pt. sat op Opsætning - skal sekretæren kunne se alle i afdelingen eller kun sig selv? Kontrol af fravær brug af fanebladet Administration Sådan retter du i fravær Fanebladet Fravær KPI... 7

2 2 1. SEKRETÆRENS OPGAVER I Når du logger ind som sekretær, kan du se 4 faneblade øverst. Projekttid og Fravær samt Administration og Fravær KPI. Du bruger Projekttid og Fravær til dels at registrere dine egne timer og eget fravær, og dels til at kontrollere og eventuelt rette i andres registreringer. 2. SÅDAN REGISTRERER DU EGEN PROJEKTTID OG EGET FRAVÆR Se vejledningen Tidshåndtering i ProMark: Registrering af projekttid og fravær. 3. SÅDAN KONTROLLERER DU, OM ALLE UGER I EN MÅNED ER LUKKET NOTIFIKATIONER Denne kontrolfunktion sker ikke som i ARS ved hjælp af en rapport, men ved hjælp af såkaldte notifikationer. En notifikation er en funktion i ProMark, der er sat op til på et bestemt tidspunkt at tjekke, om noget er gjort eller ikke gjort, og derpå give besked herom via mails til en eller flere interesserede. 3.1 Følgende notifikationer er pt. sat op 1. Den første notifikation tjekker den første dag i en ny måned, om alle har lavet sign-off på alle uger i den sidst forløbne måned. Er det ikke tilfældet, sendes en mail til de pågældende med en besked om at tidsregistre og huske at lukke ugen/ugerne ved at sætte flueben i Ugentligt signoff. 2. Den tredje dag i måneden tjekker ProMark om der efter første rykker stadig skulle være medarbejdere med uger uden flueben i Ugentligt sign-off. Er det tilfældet, sendes en mail til disse, med et noget mere bestemt sprogbrug. 3. Den fjerde dag sendes hvis der stadig er uger uden flueben i Ugentligt sign-off en mail med en liste over de formastelige til afdelingens ProMark-sekretær.

Som sekretær er nu din opgave at følge op og sikre, at måneden lukkes. Skulle det ikke kunne lade sig gøre, tager du som sekretær stilling til, hvad der så skal gøres.

3 Som sekretær er nu din opgave at følge op og sikre, at måneden lukkes. Skulle det ikke kunne lade sig gøre, tager du som sekretær stilling til, hvad der så skal gøres. En mulighed er at lukke den pågældendes måned uden registrering. 4. OPSÆTNING - SKAL SEKRETÆREN KUNNE SE ALLE I AFDELINGEN ELLER KUN SIG SELV? Du kan som sekretær opleve, at du under Projekt registreringer kan se projekt-budgettallene for alle medarbejdere i din afdeling. Med en stor afdeling kan det virke uoverskueligt. Via et filter har du mulighed for at skifte mellem kun at kunne se dig selv og at kunne se alle i afdelingen. 1. Klik på filter-ikonet i det øverste venstre hjørne Du kommer nu ind i Filteropsætning, hvor alle filtre som udgangspunkt er tomme. Gem denne opsætning ved at døbe den Alle i feltet Administration og trykke Gem som.

3. Opsæt nu et filter på dig selv ved at udfylde Efternavn og Fornavn og skrive Sekretær alene i feltet Gem aktuelt filter som. Afslut ved at trykke Gem som. 4 4.

4 3. Opsæt nu et filter på dig selv ved at udfylde Efternavn og Fornavn og skrive Sekretær alene i feltet Gem aktuelt filter som. Afslut ved at trykke Gem som Når du vil skifte mellem de to filtre, vælger du det filter, som du ønsker i dropdown-menuen under Gemte filtre. Når du har valgt, klikker du på knappen Indlæs. For at komme ud af filteret og tilbage til dér, hvor du kan registrere timer, vælger du knappen Luk. 5. KONTROL AF FRAVÆR BRUG AF FANEBLADET ADMINISTRATION OBS! Alle illustrationer er med testdata. Under fanebladet Administration vil du som sekretær få et overblik over det fravær, der er registreret i afdelingen i en given måned. Sørg for at du har valgt filteret Alle.

5 5 Denne såkaldte fraværskalender kan vises på forskellige måder. I stedet for at vælge alle medarbejdere i en måned (valgt pr. default), som vist ovenfor, kan du vælge én medarbejder i en 12 måneders periode. Brug pilene foroven i ovenstående skærmbillede til at vælge den ønskede periode. I eksemplet herunder vises alle 12 måneder i 2016 for den valgte medarbejder. Hvis du konstaterer en fejlregistrering, f.eks. at Steen Voigt den 26. januar 2016 ikke var syg pga. en arbejdsskade, men blot almindelig syg (se eksemplet ovenfor), kan du enten anmode medarbejderen om at rette det selv eller selv gå ind og rette det. Dog kun hvis bogføringen endnu ikke er sket. 6. SÅDAN RETTER DU I FRAVÆR Hvis den enkelte medarbejder ikke selv vil/kan rette sin fejlregistrering, gør du følgende: 1. Vælg fanebladet Fravær og ændr filteret til Alle. Så du har mulighed for at finde medarbejderen, der har fejlregistreret. Vælg vedkommende.

6 6 Hvis du har mange medarbejdere, kan det være besværligt at finde den pågældende på listen (som er i AU-nummer-orden). En genvej her er at klikke i feltet, hvor den valgte medarbejder står (her Karin Balle Madsen). Herved dukker et slette-kryds op til højre for navnet. Klik på krydset og feltet bliver tomt. Du kan nu skrive navnet, fornavn eller efternavn eller mellemnavn, på medarbejderen. 2. Du får nu vist medarbejderens kalender (i dette tilfælde Steen Voigts kalender). Du skal eventuelt vælge den rette måned. Marker den forkerte registrering med et flueben i datoen og tryk på Indsæt fravær. Du kan nu slette registreringen, og derefter vælge den rette fraværsårsag.

7 7 7. FANEBLADET FRAVÆR KPI Vejledning kommer senere.

Relaterede dokumenter

TIDSHÅNDTERING I PROMARK SEKRETÆRENS OPGAVER. Indhold

TIDSHÅNDTERING I PROMARK SEKRETÆRENS OPGAVER. Indhold TIDSHÅNDTERING I 1 SEKRETÆRENS OPGAVER Indhold 1. Promark-Sekretærens opgaver i ProMark... 2 2. Sådan registrerer du egen projekttid og eget fravær... 2 3. Sådan kontrollerer du, om alle uger i en måned