Det bliver klart og tydeligt, når en medarbejder er oprettet og klar til planlægning.

Transkript

1 Medarbejder i ét flow (MIF) Medarbejder i ét flow kaldes i daglig tale MIF. Løsningen er indeholdt i SD Tjenestetid. Når der kommer nye medarbejdere ind fra lønsystemet, så kan man opdatere dem i ét samlet flow, hvor det er tydeligt, hvilke oplysninger SD Tjenestetid har brug for, før den nye medarbejder er klar til planlægning. Det bliver klart og tydeligt, når en medarbejder er oprettet og klar til planlægning. Indholdsfortegnelse Medarbejder i ét flow (MIF)... 1 Baggrund:... 2 Før opstart... 3 Hele processen et overblik:... 3 Almindelig bruger... 4 Det daglige arbejde... 4 Ved opstart af SD Tjenestetid:... 4 Arbejdet i dialogen:... 5 Arbejdet med listen:... 7 Tilpas visning:... 9 Flere felter der skal tjekkes? Alle felter er ikke kontrolleret? Superbruger Opstart af "medarbejder i ét flow" Opstart af "medarbejder i ét flow" på en afdeling eller en institution: En bruger skal rette i dialogkort Dialog designer: Styring af kontrol felter: Nyt kontrolfelt / nyt felt: Avanceret tilpas visning: Silkeborg Data A/S Kastaniehøjvej Silkeborg Telefon s. 1

2 Baggrund: Løsningen gør det nemmere for planlæggeren at sikre sig, at der ikke er medarbejdere i afdelingen, der ikke får planlagt tid eller får udbetalt løn. Et eksempel på problemet er, hvis der kommer en ny medarbejder fra lønsystemet. Hos planlæggeren dukker den nye medarbejder ikke op i arbejdstidsplanen, da der planlægges på en personalegruppe, som den nye medarbejder er oprettet i. Medarbejderen bliver syg, men der bliver ikke søgt om dagpengerefusion, da man ikke er opmærksom på sygemeldingen i systemet. Kunden mister penge. Dette problem løser vi ved at gøre opmærksom på forsiden af SD Tjenestetid, at der er nye medarbejdere i afdelingen, som skal håndteres. Dette kan også ske ved afdelingsskifte. Med "medarbejdere i ét flow (MIF)" bliver planlæggeren gjort opmærksom på alle medarbejdere, der ikke er klar til planlægning, og ovenstående udfordringer vil aldrig opstå. Det vil tydeligt fremgå, hvilke informationer der evt. mangler og hvornår medarbejderen er klar til planlægning. Silkeborg Data A/S Kastaniehøjvej Silkeborg Telefon s. 2

3 Før opstart Hele processen et overblik: Processen der skal gennemgås, før man er klar til at bruge "Medarbejder i ét flow": Sæt relevante afdelinger op Bestem dialog udseende Tilføj kontrol felter I er klar Silkeborg Data A/S Kastaniehøjvej Silkeborg Telefon s. 3

4 Det daglige arbejde Ved opstart af SD Tjenestetid: Almindelig bruger Ved opstart af Tjenestetid vil det tydeligt fremgå for planlæggeren, at der er nye medarbejdere, som skal kontrolleres, før de kan bruges til planlægning: Når listen indeholder medarbejdere vises meget tydelig en notifikation (den røde cirkel), med antal af medarbejdere der ikke er kontrolleret angivet i notifikationen. Når der dannes flere lister, så vil de fremgå af "pil ned" Listen med den "dybeste" (bredeste) søgning vil ligge øverst. Tryk på ikonet for at påbegynde arbejdet. Silkeborg Data A/S Kastaniehøjvej Silkeborg Telefon s. 4

5 Arbejdet i dialogen: Dialogen kan se således ud (detaljer længere nede): Når planlæggeren arbejder i dialogen, så vil det tydeligt fremgå, at der er felter, der skal kontrolleres. Dobbeltklik på en linje: Silkeborg Data A/S Kastaniehøjvej Silkeborg Telefon s. 5

6 Der er forskel på, hvordan kontrolfelterne skal håndteres: 1. Kontrolfelter der skal udfyldes 2. Kontrolfelter der skal kontrolleres: Der skal man ind og markere, at man har set feltet og taget stilling, ved at klikke på ikonet. Så ændres ikonet til: Man skal enten rette oplysningen i feltet eller klikke på ikonet. Når man retter i feltet ændres ikonet til flueben. Man kan afbryde arbejdet med medarbejderen, hvis man mangler informationer og lukke dialogen. Medarbejderen bliver stående på listen over ubehandlede medarbejdere, indtil alle kontrolfelter er håndteret. De ting man har udfyldt/ændret kan gemmes. Man vil dog få en advarsel: Man kan fra dialogen åbne en arbejdstidsplan eller en grundplan, uden at afbryde dialogen, så man på den måde kan se, hvor medarbejderen kan placeres i grundplanen. Ved valg af ikonet åbner man arbejdstidsplanen, som åbnes mandag i den uge, hvor medarbejderen starter. Ved valg af ikonet åbner man grundplanen (den relevante periode medarbejderen vises i). Når alle kontrolfelter på en medarbejder er kontrolleret, vil medarbejderen forsvinde fra listen. Silkeborg Data A/S Kastaniehøjvej Silkeborg Telefon s. 6

7 Arbejdet med listen: Det daglige arbejde vil i høj grad foregå direkte i listen, hvor man har følgende valg: Fungerer på samme måde, som hvis man dobbeltklikker på rækken. Man åbner den person, man vil redigere. Man kan med dette ikon vælge at rette direkte i listen, hvis man fx vil tilføje mobilnummer. Man kan tilføje med F2 eller taste direkte i feltet. En genvej til at tilføje personer til en personalegruppe. Dette kan gøres for flere personer af gangen. Opfrisk listen for nye/ændrede personer. en til/fra kommando: Til: listen filtreres, så kun personer, hvor der mangler kontrol af et eller flere felter vises. Fra: Alle personer, der er ansat indenfor den valgte periode, vises. Sæt kontrolleret = vælg at alle felter er kontrolleret Fjern kontrolleret = fravælg accept af kontrol = alle felter skal kontrolleres igen. Silkeborg Data A/S Kastaniehøjvej Silkeborg Telefon s. 7

8 Man kan tilpasse visning af listen, så der kommer flere/færre kolonner frem. Se separat guide senere. Man kan gemme som standard liste (gem liste kan kun udføres af administrator) eller gemme sin egen udgave (gem som liste), eller slette en uønsket liste. Man kan her vælge hvilken periode, man ønsker at redigere sine personer for. Desuden vises de kolonner, man har valgt i sin liste. Til venstre vises kolonnen "er kontrolleret" hvor der vil være flueben, hvis personen er færdig kontrolleret. Silkeborg Data A/S Kastaniehøjvej Silkeborg Telefon s. 8

9 Tilpas visning: Man kan i denne dialog redigere, hvordan visningen skal se ud for afdelingen/planlæggeren. Man tilvælger den Org.Enhed, man vil arbejde med: Silkeborg Data A/S Kastaniehøjvej Silkeborg Telefon s. 9

10 Her arbejdes dog med alle afdelinger tilvalgt: Man kan her bestemme hvilke felter der skal vises på listen: Og man kan bestemme sorteringen ved at ændre på "op" og "ned": Silkeborg Data A/S Kastaniehøjvej Silkeborg Telefon s. 10

11 Flere felter der skal tjekkes? Hvis man som planlægger ønsker at tjekke flere felter for sin egen afdeling, så kan man opsætte dette, ved at gå under Kartotek/Organisation/organisatoriske enheder, og der vælge sin egen afdeling: Og der under "kontrolfelter" selv tilføje ønskede kontrolfelter for sin afdeling. Dette vil ikke påvirke andre afdelinger. Silkeborg Data A/S Kastaniehøjvej Silkeborg Telefon s. 11

12 Alle felter er ikke kontrolleret? Hvis en medarbejder har flere ansættelsesperioder, så kan man opleve, at man ikke har kontrolleret alle felter på medarbejderens kort, selvom dialogen viser, at alle felter er ok. Dette skyldes, at man skal have kontrolleret ALLE medarbejderens ansættelsesperioder (kort), før man kan gemme: I dette tilfælde er der et kort, som har dato , og der er beskæftigelsesgrad ikke kontrolleret / udfyldt, derfor får man en fejl: Løsning: vælg det personalekort, der melder fejl, og kontroller felterne. Så kan der gemmes. Silkeborg Data A/S Kastaniehøjvej Silkeborg Telefon s. 12

13 Superbruger Opstart af "medarbejder i ét flow": Log på som administrator i Tjenestetid Marker først en afdeling til "workflow for medarbejderdata" Genstart TJT og log på samme afdeling som administrator Nu er der mulighed for at sætte kontrolfelter op på topniveau (og andre niveauer) se længere nede i guiden. Silkeborg Data A/S Kastaniehøjvej Silkeborg Telefon s. 13

14 Opstart af "medarbejder i ét flow" på en afdeling eller en institution: Log på som administrator. Marker den ønskede afdeling eller institution til "workflow for medarbejderdata" se guide ovenfor. Genstart TJT og log på samme afdeling eller institution som planlægger med adgang til afdeling eller institution, samt adgang til at redigere kontrolfelter (en rolle hvor rediger kontrolfelter indgår) Planlæggeren har nu mulighed for at sætte kontrolfelter op på afdelings- eller INST niveau. En bruger skal rette i dialogkort: OBS: før en medarbejder kan rette i dialogkortets opsætning, så skal man igennem følgende arbejdsgang: 1. Gå ind i listen over oplysninger der mangler 2. Gem listen som egen liste 3. Nu kan man rette i dialogkortet. Silkeborg Data A/S Kastaniehøjvej Silkeborg Telefon s. 14

15 Dialog designer: Planlæggeren kan vælge at opsætte sin egen dialog i en ny liste, som skal lede processen for udfyldelse af kontrol felter, eller de kan vælge den standard som SD har oprettet i systemet. OBS: som administrator kan man tilrette standard opsætningen, så den passer bedre til de aktuelle ønsker, så den erstatter standarden fra SD. Hvis man skal rette i standard dialog, skal man have rettighed til det først. Hvis man gemmer som sin egen dialog, får man lov til at tilrette. Et eksempel på en dialog: Kontroller, tilføj, slet eller vælg at lukke uden at gemme. Silkeborg Data A/S Kastaniehøjvej Silkeborg Telefon s. 15

16 Hvis der findes flere ansættelsesperioder, kan man vælge den rigtige ved at vælge pil ned og vælg "vis alle" hvis alle perioder ikke vises. Man kan også her lave en ny planlægningsperiode ved at vælge "ny". Vælg "sæt kontrolleret" hvis du ønsker at acceptere alle felterne på siden. Du kan fjerne dem igen (hvis du ikke har gemt valget) ved at vælge "fjern kontrolleret". Hop direkte til den aktuelle arbejdstidsplan. Rediger personalegrupper direkte i dialogen. Silkeborg Data A/S Kastaniehøjvej Silkeborg Telefon s. 16

17 Under Grundplaner kan man redigere personens tilknytning til grundplaner og hoppe til den aktuelle grundplan. Denne markering viser, at dette felt skal være udfyldt, før medarbejder er oprettet korrekt. Denne markering viser at der er noget der skal kontrolleres, før medarbejderen er klar til planlægning. Feltet behøver ikke at være udfyldt, der kan også være tale om information til planlæggeren. Nederst i venstre hjørne kan man enten vælge at redigere i dialog designeren eller at fravælge ikonerne øverst i dialogen. Man kan selv tilføje nye faneblade, og nye felter, som kan gøre det nemmere for planlæggeren at overskue de forskellige informationer, der skal udfyldes. Dette gør man ved at vælge Dialog designer: Silkeborg Data A/S Kastaniehøjvej Silkeborg Telefon s. 17

18 Bane 1 (felter) Bane 2 (design) Bane 3 (preview) Dialog designeren vil åbne op med det design, der er valgt som standard. Der er 3 baner: 1. Felter: alle felter, der kan vælges 2. Design: hvilken rækkefølge skal felterne udfyldes, samt visning af om det er en kolonne, en blok osv. 3. Preview: et eksempel på, hvordan dialogen vil se ud med eventuelle rettelser. Man kan nu tilføje eller fjerne felter, rette i rækkefølgen de optræder på dialogen, eller tilføje faner. Luk dialog designen uden at gemme / luk dialog designer og gem design. Silkeborg Data A/S Kastaniehøjvej Silkeborg Telefon s. 18

19 Tilføj en ny fane /et nyt faneblad tilføj en ny gruppering af informationer tilføj ny kolonne i design tilføj en sektion af informationer Tilføj et nyt felt til udfyldelse. Fjern på dialogen eller flyt op og ned i rækkefølgen. ses det tydeligt : Evaluer nuværende design i forhold til det fastsatte maksimum. Vurderes løbende og sammenholder nyt design med minimum tilgængelig skærmopløsning. Når design overstiger minimum, På denne måde tilsikres det, at man ikke bruger scroll funktionen i dialogen. Silkeborg Data A/S Kastaniehøjvej Silkeborg Telefon s. 19

20 Styring af kontrol felter: Der findes 2 slags kontrolfelter i løsningen: 1. Kontrolfelter der skal udfyldes 2. Kontrolfelter som kontrolleres / skal tages stilling Ikonerne gør det meget tydeligt, hvilke felter der er kontrolfelter. OBS: selvom det hedder et kontrolfelt, så kan det godt være udfyldt korrekt fra lønsystemet på forhånd. I så tilfælde er der tale om at man skal ind og markere, at man har taget stilling til, at det er den rigtige information, der står i feltet. Kontrolfelter, der skal udfyldes: Der findes felter som skal være udfyldt. Disse bestemmes systemmæssigt inden opstart. Der er taget stilling til disse felter (på topniveau), og disse kan ikke fravælges i medarbejderens egen opsætning. Dette gælder både felter der skal udfyldes, og felter der skal kontrolleres. Kontrolfelter, som skal kontrolleres: Dette er felter, som man skal gennemgå, men som ikke behøver at være udfyldt. Men der skal markeres, at man har taget stilling til, om feltet er udfyldt korrekt. Dette kan fx være Mobilnummer, som det ikke altid er muligt at tjekke eller udfylde, når medarbejderen starter. Der kan godt være felter i processen, som ikke skal være udfyldt, det bestemmer planlæggeren selv. Generelt: Når kontrolfelterne er oprettet på valgte organisatoriske niveau (det kan være topniveau, INST niveau, mellem niveau eller afdelingsniveau), så vil de fremtræde når dette punkt åbnes (under kartotek/organisation/organisatoriske enheder): Silkeborg Data A/S Kastaniehøjvej Silkeborg Telefon s. 20

21 Der kan man så selv tilføje flere kontrolfelter, eller ændre opsætningen via denne dialog: Silkeborg Data A/S Kastaniehøjvej Silkeborg Telefon s. 21

22 Når man ændrer i kontrolfelter, så vil den valgte enheds felter blive tilføjet de samlede felter. Nyt kontrolfelt / nyt felt: Man kan tilføje kontrolfelter til en organisatorisk enhed, som kan være: - en TOPINST - en INST - et mellemniveau - en afdeling Der kan oprettes kontrolfelter til det niveau, brugeren har adgang til: - til Topniveau for administratorer - til INST/Afdelingsniveau for planlæggere med adgang til INST - til afdelingsniveau for planlæggere med adgang til afdeling Alle tilgængelige felter kan til vælges. Der kan ikke fravælges felter valgt på niveauer, planlæggeren ikke har adgang til. Silkeborg Data A/S Kastaniehøjvej Silkeborg Telefon s. 22

23 Avanceret tilpas visning: Man kan i denne dialog redigere, hvordan visningen skal se ud for afdelingen/planlæggeren. Man tilvælger den Org.Enhed, man vil arbejde med: Her arbejdes dog med alle afdelinger tilvalgt: Man kan her bestemme hvilke felter der skal vises på listen: Silkeborg Data A/S Kastaniehøjvej Silkeborg Telefon s. 23

24 Og man kan bestemme sorteringen: Og man kan vælge hvilke felter listen skal grupperes efter. Silkeborg Data A/S Kastaniehøjvej Silkeborg Telefon s. 24

25 Man kan også oprette et filter, hvis listen skal sorteres yderligere: Hvor man kan gå ind og differentiere hvert enkelt felt. Det kan fx være hvis man kun ønsker at se på personer, der er ansat efter : Man vælger først feltet (ovenfor) Og vælger så hvad der skal sorteres efter: Silkeborg Data A/S Kastaniehøjvej Silkeborg Telefon s. 25

26 Og kan så sætte en faktor ind, der skal filtreres efter: Dette kan man vælge skal gælde for bestemte personalegrupper. Vælg funktioner: Under visningsperiode kan man vælge mellem forskellige kriterier for hvad der bestemmer valgt periode: Silkeborg Data A/S Kastaniehøjvej Silkeborg Telefon s. 26