Introduktion til dokumentstyringssystemet

Transkript

1 10. Hvordan afslutter jeg e-dok? Når du har afsluttet søgning og læsning af dokumenter, skal du klikke på Logoff i menuen i højre side af skærmbilledet 11. Hvad gør jeg, hvis jeg ikke kan anvende e-dok? Hvis du ikke kan logge på e-dok, eller du har glemt dit kodeord, kan du kontakte den lokale superbruger. Introduktion til dokumentstyringssystemet Fem gode vaner Brug e-dok når du har behov for information til at løse en opgave Lær søgefunktionen at kende og søg målrettet Giv redaktøren eller superbrugeren besked, hvis der er ord eller forklaringer du ikke forstår eller finder ulogiske Tjek din mailboks eller log jævnligt på e-dok Abonner på dokumenter, der har din interesse 12 Udarbejdet juni 2007; senest revideret maj 2009 Dorte Mark, Regionspsykiatrien Viborg

2 Indholdsfortegnelse 1. Hvad er e-dok? Hvordan finder jeg e-dok portalen? Hvad er Min side? Hvis du har brugerrettigheder til e-dok, kan du på Min side se dokumenter, du skal læsekvittere, læse korrektur på eller dokumenter, som er i høring hos dig. Alt efter hvilket job og ansvarsområde du har i organisationen, vil du få forskellige opgaver på Min side 3. Hvem kan bruge e-dok? Hvordan logger jeg på e-dok? Hvordan finder jeg oplysninger i e-dok? Emner Fritekstsøgning Alfabetisk søgning på nøgleord Hvad indeholder et dokument? Hvordan kommer jeg fra ét dokument til et andet? Hvad er abonnement?...10 Klik på Min side i menuen i højre side af skærmbilledet. På Min side vil dit navn figurere i den øverste linje. Hvis der er dokumenter, du skal læsekvittere for, vil du kunne se disse listet op efter de fire linjer med vejledende tekst, som er skrevet lige under dit navn 9. Hvad er Min side? Hvordan afslutter jeg e-dok? Hvad gør jeg, hvis jeg ikke kan anvende e-dok?...12 Når du skal læsekvittere, gør du flg.: - Vælg et dokument fra listen - Klik på linket Læsekvitter - Når du har læst (og forstået) dokumentet, klikker du på knappen Læsekvitter Nu gemmer dokumentstyringssystemet din kvittering, og der er dokumentation for, at du har gjort dig bekendt med dokumentet. 2 11

3 8. Hvad er abonnement? Hvis du har brugerrettigheder til e-dok, kan du abonnere på dokumentsamlinger eller dele deraf. Når der oprettes et nyt dokument eller et eksisterende dokument er revideret, vil du modtage en mail med link til det relevante dokument. 1. Hvad er e-dok? e-dok er Region Midtjyllands webbaserede dokumentsamling. e-dok erstatter tidligere metodebøger, behandlingsinstrukser, vejledninger etc. e-dok tilgås via en portal på Internettet. 2. Hvordan finder jeg e-dok portalen? Åbn internetbrowseren og skriv flg. i adressefeltet: Tryk på Enter på tastaturet. Klik på Abonnement i menuen i højre side af skærmbilledet. Du er nu ved e-dok portalen, hvor der er adgang til forskellige dokumentsamlinger I menuen i venstre side af skærmbilledet vælger du den ønskede dokumentsamling. Følg derefter vejledningen på skærmen. 3. Hvem kan bruge e-dok? Du kan læse i alle dokumentsamlinger uden brugerrettigheder, men hvis du skal varetage opgaver i e-dok, fx læsekvittere eller godkende dokumenter, skal du logge på dokumentsamlingen. 10 3

4 4. Hvordan logger jeg på e-dok? Du har modtaget et brev fra Region Midtjylland indeholdende et brugernavn og en adgangskode til regionens fælles it-systemer. Kodeordet er midlertidigt og skal ændres til et selvvalgt ord. Dette gøres på hjemmesiden Følg vejledningen i brevet. Indholdsfortegnelsen fungerer som links til afsnit i dokumentet. Røde links er aktive links; sorte links er inaktive og indikerer, at afsnittet ikke indeholder oplysninger. Når du klikker på et rødt link, føres du automatisk frem til det valgte afsnit i dokumentet Når du har registreret dit nye kodeord, er du klar til at logge på e-dok 7. Hvordan kommer jeg fra ét dokument til et andet? Alle dokumenter er oprettet i dokumentgrupper. Hvis du vil læse et antal dokumenter oprettet i samme dokumentgruppe, fx Modtagelse, kan du bladre i dokumenterne ved at vælge funktionen Næste dokument eller Forrige dokument i den nederste menu i højre side af skærmbilledet. I feltet Brugernavn skriver du det brugernavn, du har fået i brevet fra regionen I feltet Kodeord skriver du det kodeord, du har valgt til regionens fælles it-system. Derefter klikker du på feltet Sign In Du kommer nu til dokumentsamlingens forside 4 Hvis du skal læse et dokument, der er oprettet i et andet emne eller en anden dokumentgruppe, skal du enten bruge søgefunktionen eller vælge et emne og derefter det ønskede dokument. 9

5 Du ser nu en oversigt over nøgleord med det valgte begyndelsesbogstav 5. Hvordan finder jeg oplysninger i e-dok? Når du skal finde oplysninger i e-dok, har du to valgmuligheder: - du kan, via portalen, søge i op til fem fremmede dokumentsamlinger - du kan vælge kun at søge i egen dokumentsamling. Hvis du vil søge i fremmede dokumentsamlinger, klikker du på den valgte. Hvis du ønsker at søge i flere dokumentsamlinger samtidig, skal du holde Ctrl-tasten nede samtidig med du vælger. Skriv derefter dit søgeord i søgefeltet og klik på søg Klik på den blå trekant ud for ét af nøgleordene Der vises en oversigt over dokumenter indeholdende det valgte nøgleord. Vælg det ønskede dokument. 6. Hvad indeholder et dokument? Dokumenterne er, med få undtagelser, bygget op efter en skabelon. Skabelonen indeholder en indholdsfortegnelse. Hvis du vælger at søge i egen dokumentsamling, kan søgningen gennemføres via tre forskellige indgange: emner fritekstsøgning alfabetisk søgning på nøgleord 8 5

6 5.1 Emner I menuen i venstre side af skærmbilledet kan du finde dokumenter via emner. Emnestrukturen vil være forskellig dokumentsamlingerne imellem. Når du har valgt et emne, ses en oversigt over emnets indhold i det midterste felt. Emnet er opdelt i dokumentgrupper, fx Henvisninger. Hver dokumentgruppe indeholder en række dokumenter. Du åbner et dokument ved at klikke på den røde tekst. 5.2 Fritekstsøgning I menuen i højre side af skærmbilledet er der et felt til fritekstsøgning 5.3 Alfabetisk søgning på nøgleord Du har også mulighed for at finde dokumenter ved alfabetisk søgning på nøgleord. I menuen i højre side af skærmbilledet vælger du funktionen Søgevejledning Øverst i det midterste felt på skærmbilledet kan du vælge et bogstav i alfabetet Skriv et eller flere søgeord i feltet og klik på Søg Du får nu en oversigt over dokumenter, der indeholder det valgte søgeord. Du åbner dokumentet ved at klikke på titlen. 6 7