5P Undersøg dit Kliniske Mikrosystem

Transkript

1 5P Undersøg dit Kliniske Mikrosystem Kilde: (Worksheets) Hvad er 5P? 5P er en struktureret metode til at danne et fælles billede af det kliniske mikrosystem. Ethvert system har strukturer, processer, mønstre og resultater, og disse dele kan gøres mere eksplicitte ved at arbejde med dem ud fra nogle fastlagte kategorier. 5P består af 5 elementer, som samtidig udgør nogle grundbestanddele i det kliniske mikrosystem: Purpose = formål Patients = patienter Professionals = personale Processes = processer Patterns = mønstre Ved hjælp af 5P kan medlemmerne af det kliniske mikrosystem arbejde med forskellige spørgsmål og begynde at udforske deres kliniske mikrosystem; måske stille nye spørgsmål og begynde at se sig selv på en ny måde. Hvornår kan 5P bruges? 5P er en slags undersøgelses- eller diagnoseværktøj, som bruges tidligt i processen med at begynde at arbejde med og i sit kliniske mikrosystem. Det er dog områder, man konstant kan arbejde med og løbende tage op.

2 Formål (Purpose) Højt præsterende mikrosystemer har klart erklæret formål og mission. Alt for ofte har tværfaglige teams ikke taget sig tid til at diskutere og blive enige om formålet med mikrosystemet. Hvert medlem af mikrosystemet bør have mulighed for at bidrage til, hvad formålet skal indeholde. Et formål kan udgå fra spørgsmålene hvem er vi til for? og hvad er behovet?. Når vi fordyber os i dette emne får vi indblik i det enkelte medlems opfattelse af formålet, men vi vil også ofte få en diskussion, som afspejler forskellen mellem det, vi kan og vil og det behov, der er. Et fælles formål er et væsentlig fælles pejlepunkt i organisationen Hvorfor er vi her? Hvad er målet/formålet med det kliniske mikrosystem? Hvad forventer vi at skabe? Hvad ønsker vi at skabe? Med tanke på de patienter, vi yder omsorg for og det, vi forsøger at skabe, hvad er da vores intention? Patienter Hvert individuelle medlem af det kliniske mikrosystem har viden om de individuelle patienter, de yder pleje og behandling til; en viden, der er nært knyttet til en specifik kontekst på et specifikt tidspunkt. Det er vigtigt for mikrosystemet også at opnå en generel og mere indgående viden om den patientgruppe, der samarbejdes med. Det har betydning, når der f.eks. skal arbejdes med i højere grad at inddrage patienterne, når der skal lægges planer i samarbejde med patienterne, vurderes hvordan ydelser til patientgruppen bedst kan leveres, og hvordan patienterne oplever den behandling og de ydelser, de modtager. Hvem behandler og plejer vi? Antal patienter? Hvad er de hyppigst forekommende diagnoser og tilstande i vores kliniske mikrosystem? Fordeling af køn og alder? Er der grupper, som vi kunne yde omsorg for på en anden måde, end vi gør nu? Hvilke andre enheder understøtter vores arbejde med at imødekomme patientens behov? Hvor tilfredse er patienterne med vores enhed? Med informationen og behandlingen? Hvad efterspørger de? Hvordan kan vi arbejde med i højere grad, end vi gør nu, at inddrage patienter i pleje, behandling og organisering i det kliniske mikrosystem?

3 Personale (Professionals) Mange medlemmer af det kliniske mikrosystem oplever ikke deres egen og andres funktioner som indbyrdes afhængige i et system med fælles formål. De kan have svært ved at få øje på deres bidrag til systemet. Ethvert medlem af det kliniske mikrosystem må opfattes som en professionel med faglige kompetencer. Hvis hver person respekteres for netop dette og værdsættes som et værdifuldt bidrag til at få det kliniske mikrosystem til at fungere, kan det fremme selvværd, moral og engagement. Ved at lære mere om de mennesker, der arbejder i mikrosystemet, hvad de laver, når de arbejder, hvornår de arbejder, hvad de ønsker at lære, og hvordan de selv vurderer deres arbejdsplads, øges opmærksomheden på de kompetencer og ressourcer, der findes i det kliniske mikrosystem. Antal medarbejdere fordelt på forskellige faggrupper og deres arbejdstid ( f.eks. fuldtid, deltid) Hvilke kompetencer og funktioner har de, og hvordan hænger det sammen med formålet? Hvordan er teamets motivation/moral? Hvad laver hvert enkelt medlem helt præcist? Hvilke tidspunkter arbejder de på? Hvad ønsker de at lære? Hvordan prioriterer de deres arbejde? Hvilken informationsteknologi gør personalet brug af?

4 Processer Det tværfaglige team i mikrosystemet er en del af en masse forskellige processer, systemer og trin forbundet med pleje og behandling af patienterne; processer, der er indbyrdes forbundne, og som gerne skulle supplere hinanden. En vigtig del i forbedringsarbejdet er at sætte fokus på, hvordan arbejdsgange og processer aktuelt ser ud. Ofte har man ikke taget sig tid til at gennemgå de specifikke processer omkring pleje og behandling, der konstant gentages i mikrosystemet. Denne manglende viden om, hvordan de aktuelt fungerende processer rent faktisk virker og de variationer, de skaber, er årsagen til megen spild og nedsat driftssikkerhed i det kliniske mikrosystem. Når det tværfaglige team arbejder med at få kortlagt processer for, hvordan f.eks. rutinebehandling og pleje udføres eller for patientens vej ind i mikrosystemet, kommer alle medlemmernes forskellige perspektiver og synspunkter frem. En tilgang til at arbejde med sine processer er at identificere kerneprocesser og derefter udarbejde et procesdiagram. Et sådan diagram kortlægger processen fra start til slut, og kan være med til at indkredse, hvem der har hvilke funktioner i processen. Hvad er vores kerneprocesser? Hvad er vores støtteprocesser? Hvordan er vi indbyrdes afhængige af andre kliniske mikrosystemer? Hvordan fungerer vores processer? Hvad består vores processer af (aktiviteter, trin) Hvad er personalets opfattelse af de forskellige processer? Gør vi tingene ens? Hvordan gør vi dem forskelligt? Hvad er best practice? Det kan være hensigtsmæssigt at enkelte medlemmer starter med at lave et flowdiagram over forskellige arbejdsprocesser, som kan fremlægges og drøftes med flere eller alle medlemmer af mikrosystemet. I nogle sammenhænge kan det også være hensigtsmæssigt at inddrage patienter i beskrivelsen af kerneprocesser. Flowdiagrammet kan slås op, hvor alle har mulighed for at gennemgå og redigere i det.

5 Mønstre (Patterns) Kombinationen af patienter, personale og processer i det kliniske mikrosystem skaber mønstre, som afspejler den rutine, tænkemåde, følelse og adfærd, der opstår i relationerne. Det er også denne kombination, der skaber mønstrene i de resultater, der opnås eller de ydelser, der produceres. Mønstre findes i ethvert mikrosystem. Nogle mønstre er kendte, og der tales åbent om dem. Andre er kendte, men uden at der tales om dem, og atter andre er ubevidste, men med stor betydning for kulturen i mikrosystemet. Alle mønstre kan gøres mere bevidste og tages med i betragtning, når medlemmerne af mikrosystemet skal øge deres indsigt i, hvordan mikrosystemet fungerer, og hvad der kan gøres for at skabe forbedringer. Drøftes det i mikrosystemet, hvad patienterne ønsker og har behov for? Tales der om mikrosystemets resultater og outcome i forhold til kvalitet, omkostninger m.m.? På hvilken måde? Kan der ses nogle bestemte mønstre i de resultater, det kliniske mikrosystem opnår? Hvem snakker med hvem, og hvem snakker aldrig med hvem? Hvad har mikrosystemet forbedret, og hvad gør medlemmerne allermest stolt? Hvad fejrer mikrosystemet? Hvilke mønstre er vigtige, hvordan får vi viden om dem og hvad gør vi ved dem? Fremgangsmåde o Der er mange forskellige måder at arbejde med 5P på. Optimalt deltager så stor en del af det kliniske mikrosystem som muligt, men ofte er det i praksis en mindre del af personalet, der arbejder mere indgående med 5P. Her er der dog stadig måder at inddrage en større del af personalet på; f.eks. fokusgruppeinterviews og spørgeskemaer om de forskellige elementer. o Der kan nedsættes en tværfaglig arbejdsgruppe, der i en række effektive møder arbejder med et P per møde. Der kan også i en lidt længerevarende session arbejdes med alle 5P, og f.eks. planlægges, hvordan data kanl indsamles fra patienter og personale. Det væsentlige er, at der gives tid til at skabe bred opmærksomhed på det kliniske mikrosystem, hvem der er en del af det, og hvordan det fungerer. o Der kan arbejdes med 5P på en temadag for personalet, hvor hensigten med dagen f.eks. kan være at kredse sig ind på et forbedringsområde eller at producere viden og information, som senere kan danne grundlag for at finde forbedringsområder.

6 Uddybende litteratur Nelson, E. et al. (2007) Quality by design. A clinical microsystems approach. John Wiley & Sons. Kap. 6. Godfrey MM, Nelson EC, Wasson JH, Mohr JJ, Batalden PB. Microsystems in health care: Part 3: Planning patient-centered services. The Joint Commission Journal on Quality and Safety in Health Care 2003(29):4. Mats Bojestig og Anette Peterson (2007) Bästa möljiga varje gång. Qulturum, Landstinget i Jönköbings län