Halsnxs Kommune. 2013/2014 for det offentligt stottede boligbyggeri

Transkript

1 Halsnxs Kommune Notat om det regnskabsmwssige tilsyn for regnskabsaret 2013/2014 for det offentligt stottede boligbyggeri 1. Lejerbo, Frederiksyrk 2. Hundested almennyttige Boligselskab 3. Halsnan Ny Boligselskab PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, CVR-nr Strandvejen 44, 2900 Hellerup T: , F: ,.dk

2 Halsnms Kommurte Notat om det regnskabsmwssige tilsyn for regnskabsaret 2013/2014 for det offentligt stottede boligbyggeri Indhold Afsnitsnr. Indledning 1-2 Grundlaget for tilsynet 3-5 Redegorelse for det udforte arbejde 6-12 Strukturering af gennemgang af de enkelte boligorganisationer og ldreboliger Konklusion Afslutning 21 Bilag 1 Lejerbo, FrederiksymI, regnskabsmssigt tilsyn for 2013/2014 Bilag 2 - Hundested almennyttige Boligselskab, regnskabsmwssigt tilsyn for 2013/2014 Bilag 3 Halsnaes Ny Boligselskab, regnskabsmxssigt tilsyn for 2013/2014 Indledning 1 I henhold til almenboligloven skal kommunalbestyrelsen fore tilsyn med de almene boligorganisationer, der er beliggende i kommunen. 2 Efter aftale har vi varetaget det regnskabsmaassige tilsyn for regnskabsaret for 2013/2014 for almene boligorganisationer i Halsnxs Kommune. Vi bar foretaget gennemgang af forelagte regnskaber og andet regnskabsmateriale for folgende boligselskaber: Lejerbo, Frederiksvwrk boligorganisation og 8 afdelinger Hundested almennyttige Boligselskab boligorganisation og 8 afdelinger samt afdeling for sideaktivitet Halsnxs Ny Boligselskab boligorganisation og 10 afdelinger Grundlag et for tilsynet 3 Kommunalbestyrelsen skal fore tilsyn med almene boligorganisationer i henhold ill folgende regelgrundlag: Bekendtgorelse nr af 21. august 2013 OM by om almene boliger m.v. Bekendtgorelse nr af 16. december 2013 om drift af almene boliger m.v. Vejledning nr af 27. december 1996 om drift af almene boliger m.v. 1

3 4 Tilsynet fores gennem et arligt regnskabstilsyn, kommunens lovbestemte godkendelse af en ratkke okonomiske enkeltdispositioner, samt et teknisk tilsyn af den vedligeholdelsesmwssige tilstand. 5 Nrvwrnede notat omfatter alene det Adige regnskabstilsyn. Vi bemwrker, at vi ikke har foretaget revision af foreliggende regnskaber, men har foretaget en gennemgang og vurdering i henhold til gaeldende bestemmelser om tilsynets udforelse. Redegorelse for det udforte arbejde 6 Det fremgar af kapitel 19 i bekendtgorelse om drift af almene boliger, at revisionen af en almen boligorganisation skal foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og i henhold til gwldende revisionsinstruks. 7 Det fremgar specifikt, at revisor straks skal foretage indberetning til bestyrelse og kommunalbestyrelsen, hvis revisor konstaterer uregelmaessigheder af vsentlig betydning for boligorganisationens eller en afdelings okonomiske drift, eller hvis revisor bliver opmaarksom ph lovovertraedelser eller tilsideswttelser af forskrifter af vwsentlig betydning. Revisor skal ligeledes foretage indberetning til boligorganisationens bestyrelse og kommunalbestyrelsen, hvis der opstar usikkerhed om, hvorvidt boligorganisationen eller en afdeling kan overholde sine okonomiske forpligtelser. 8 Vi bemeerker ogsh, at der er krav om, at revisor skal fore revisionsprotokol, hvor det skal anfores, hvilke revisionsarbejder der er udfort, samt alle vwsentlige forhold, der har givet anledning til bemwrkninger, herunder forhold, hvor der er usikkerhed om, hvorvidt boligorganisationen har handlet i overensstemmelse med gaeldende regler. Specielt oplyses om revisors undersogelse samt vurdering og konklusioner vedrorende boligorganisationens interne kontrol og registreringssystemer, boligorganisationens formal (navnlig om dispositioner udenfor formalet), sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. 9 Vores gennemgang har derfor taget udgangspunktet i boligselskabernes regnskaber for 2013/2014, inldusive revisionspategningen og de lovkrwvede sporgeskemaer, samt foreliggende revisionsprotokollater for regnskabsaret. Samtidig har vi gennemgaet bestyrelsens beretning for 2013/2014 og senest foreliggende styringsrapporter og referater Ira styringsdialogmoder for de 3 boligorganisationer. 10 Ved vores gennemgang har vi indledningsvis haft fokus ph eventuelle forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspategningen pa regnskabeme og eventulle vaesentlige bemrkninger i revisionsprotokollatet. ii Samtidig har vi ved gennemgang af regnskaber og det ovrige materiale foretaget vurdering af, om boligorganisationerne overholder faktuelle og lovgivningsmwssige regler, herunder konstatering af eventuelle vwsentlige forhold i sporgeskemaet, organisationens henlaeggelse til dispositionsfond og arbejdskapital, afdelingeme regnskabsmxssige behandling af underskud og storrelsen af henlggelser. I forbindelse med vores gennemgang har vi ogsa foretaget sammenholdelse med de registrerede oplysninger i regnskabsdatabasen hos Landsbyggefonden. 2

4 12 Vi bemrker, at vi bar faet oplyst, at revisorerne for pagwldende almene boligorganisationer ikke bar foretaget indberetning udover den ordinre kommunikation i revisionsprotokollaterne. Strukturering af gennentgang af de enkelte boligorganisationer 13 Redegorelsen for det regnskabsmwssige tilsyn for de anforte almene boligorganisationer fremgar af vedlagte bilag Redegorelsen er struktureret pa folgende vis: Forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspategningen Vwsentlige forhold i revisionsprotokollatet Ovrige forhold Konklusion og forslag til byradets kommunikation til bestyrelsen for organisationen 15 Efter aftale med kommunens administration, og i lighed med sidste ãr, har vi for hver enkelt bemwrkning anfort en given rating, der angiver vores vurdering af "graden af vsentlighed" af de givne forhold: A Der er konstateret et eller flere forhold, som byradet bor reagere pa ved at indkalde boligorganisationens bestyrelse til et snarligt mode for uddybning og redegorelse for nwvnte forhold B Der er konstateret et eller flere forhold, som byradet bor reagere pa ved at krve yderligere skriftlig redegorelse Ira boligorganisationens bestyrelse C Boligorganisationens regnskaber kan tages til umiddelbar efterretning. De forhold, der matte were, berettiger alene til optagelse pa agendaen for na2ste styringsdialogmode 16 Vi henviser til bilag 1-3 for vores bema2rkninger til de nwvnte boligorganisationer. Konklusion 17 Som det fremgar af bilag 1-3 foreslar vi, at kommunen tager regnskaberne og revisionsprotokollaterne for 2013/2014 til efterretning. 18 Vi bar konstateret folgende vtsentlige forhold, der rubriceres som rating A: Hundested almennyttige Boligselskab: Bemwrkninger om dispositionsfondens finansielle beredskab Hundested almennyttige Boligselskab, afdeling Degnebakken: Bemzerkninger om fortsat drift Hundested almennyttige Boligselskab, afdeling 28-5 Hoje Topholm I: Bemeerkninger om overforfaldne prioritetsydelser

5 19 Vi har konstateret folgende forhold, der rubriceres som rating B: Lejerbo, Frederiksvwrk: Udvikling i dispositionsfond Hundested almennyttige Boligselskab, afdeling 28-3 Ullerupywnge, afdeling 28-5 Hoje Topholm og afdeling Degnebakken: Aftikling af opsamlet underskud Hundested almennyttige Boligselskab, afdeling 28-5 Hoje Topholm og afdeling Degnebakken: Bemwrkninger om henlwggelser Halsnws Ny Boligselskab, afdeling 2505 Bofwllesskab Tommerpladsvej, 2531 Skovbrynet og 2532 Havlitvej: Afvikling af resultatkonto Halsnws Ny Boligselskab, afdeling 2505 Bofwllesskab Tommerpladsvej, 2506 Mollehaven 2525 Troldehaven og 2530 Tscherningshave: Tilgodehavende i henhold til antenneregnskab 20 Endelig har vi folgende bemwrkninger, der rubriceres som rating C: Lejerbo, Frederiksvwrk, afdeling Provestene, Sandskaret, afdeling Sandskaret II og Arresopark: Revisionspategning om ikke tilstrwkkelige henlggelser Lejerbo, Frederiksvwrk: Datering af regnskaber Hundested almennyttige Boligselskab: Datering af regnskaber Halsnws Ny Boligselskab, afdeling 2506 Mollehaven og 2508 Elmegarden i Melby: Bemwrkninger om utilstrwkkelige heniwggelser Halsnws Ny Boligselskab: Datering af regnskaber Afsluining 21 I henhold til revisorloven skal vi oplyse, at vi har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet Kobenhavn, den ii. august 2015 Pricew ecoopers Statsaut evisionspartnerselskab Torben Nor ov Jensen statsautorise et revisor Lars Ankersen statsautoriseret revisor -1-4

6 Bilag 1 Lejerbo, Frederiksywrk, regnskabsmwssigt tilsyn for 2013/2014 Forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspategningen Regnskabet for boligorganisationen er revideret og pategnet af revisor den 3. marts Regnskaberne for de 8 afdelinger bliver underskrevet i perioden fra 6. januar februar Sporgeskema er gennemgaet og pategnet af revisor den 3. marts Revisor har i forbindelse med pategning af regnskaberne afgivet folgende supplerende oplysninger: Revisionspategning, budgetter: Revisionspategningerne for organisationen, henholdsvis afdelingerne, indeholder en supplerende oplysning vedrorende forstaelsen af revisionen: "Boligorganisationen/afdelingen har i overensstemmelse med god regnskabsskik for almene boligorganisationer som sammenligningstal i resultatopgorelsen for regnskabsaret 2013/2014 medta get de godkendte resultatbudgetter for 2013/2014 og 2014/2015. Resultatbudgetterne har, som det fremgor af regnskabet, ikke v&ret underlagt revision." Tilsyn: Da den supplerende oplysning er af faktuel karakter og i overensstemmelse med erklaeringsbekendtgorelsen for revisorer giver dette ikke anledning til bemxrkninger, hvorfor der ikke foretages yderligere. Revisionspategning, ikke tilstraekkelige henl=gelser - rating C Revisionspategningen for 4 afdelinger indeholder folgende supplerende oplysninger vedrorende forhold i regnskabet: Afdeling 024-0, Provestenen "Som det fremgar af resultatopgorelsen, er der ikke henlagt tilstrxkkelige midler til dmkning af de i regnskabsaret afholdte udgifter til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser. Driftspewirkningen udger kr " Afdeling 126-0, Sandskaret "Som det fremgar af resultatopgorelsen, er der ikke henlagt tilstrwkkelige midler til dwkning af de i regnskabsaret afholdte udgifter til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser. Driftspovirkningen udgor kr " _IL 5

7 Afdeling Sandskaret II "Ifolge langtidsbudgettet for planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse, vii der i 2014/2015 ikke vxre tilstrwkkelige henlwggelser til at dwkke de planlagte vedligeholdelsesarbejder mu. I langtidsbudgettet er der budgetteret med at der skaffes eksternfinansiering. " Afdeling Arresopark "Som det fremgar af resultatopgorelsen, er der ikke henlagt tilstrwkkelige midler til dmkning af de i regnskabsa ret afholdte udgifter til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser. Driftspavirkningen udgor kr.19.40,5." Bestyrelsen anforer i sin arsberetning, "Til revisors supplerende oplysning om driftspavirkning pa konto 116, planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse, i afdeling 24-0, 126-0, og kan vi oplyse, at driftspavirkningen anses for at vare ekstraordinxr. Lan gtidsbudgetterne er korrigeret, saledes at driftspavirkningen bor kunne undgas. Til revisors supplerende oplysning, om at der i afdeling i 2014/2015 ikke vii vxre tilstrwkkelige henlxggelser til at dwkke de planlagte periodiske vedligeholdelsesarbejder m.v. kan vi oplyse, at langtidsbudgettet vii blive revideret saledes at der er tilstrwkkelige henlagte midler til at dxkke de planlagte arbejder" Tilsyn: Vi skal anbefale, at forholdet med tilstrkkelige henlwggelser igen bliver taget pa agendaen pa naeste styringsdialogmode, eventuelt med en summarisk opgorelse af henlwggelserne pr. lejemalsenhed pr. afdeling, ud fra hvilke malswtningen kan konkretiseres og fastswttes. Vwsentlige forhold i revisionsprotokollatet Revisionsprotokollatet er dateret af revisor den 3. marts Bortset fra ovenstaende bemwrkninger om forholdene, der fremgar af revisionspategningerne giver revisionsprotokollatet ikke anledning til bemaerkninger. Ovrige forhold Udvikling dispositionsfond rating B Boligorganisationens disponible dispositionsfond udgor pr. 30. september 2014 i alt DKK svarende til DKK pr. lejemalsenhed mod sidste ar DKK 669 pr. lejemalsenhed. Stigningen i den disponible dispositionsfond skyldes, at lan konto 719 i modswtning til sidste ar ikke indgar i den bundne del. Det er vores opfattelse, at belob anfort pa konto 719 skal angives som bunden del af dispositionsfonden. 6

8 I henhold til driftsbekendtgorelsen skal der ske bidrag fra afdelingerne til dispositionsfonden nar denne udgor under udgore DKK pr. lejemalsenhed. Bestyrelsen har i sin arsberetning medtaget en oversigt over udviklingen i dispositionsfondens disponible saldo frem til ar 2022/2023. Heraf fremgar, at dispositionsfondens disponible saldo i ar 2015/2016 vii vaore negativ. Bestyrelsen anforer, at finansiering af helhedsplanen i afdeling 135-0, Maglehoj, endnu ikke er endelig, hvorfor der er usikkerhed om de fremtidige tilskud fra dispositionsfonden. Forholdet ses ikke at vaere omtalt i revisionsprotokollatet. Tilsyn: Vi skal anbefale, at Halsnaes Kommune paser, at bestyrelsen sikrer en forsvarlig udvikling i dispositionsfonden, samtidig med, at boligorganisationens forpligtelser i forbindelse med driftsstottesager i afdeling 135-0, Maglehoj skal afldares. Datering af regnskaber rating C: Vi har konstateret, at bestyrelsens pategning samt overste myndigheds datering af de enkelte regn- skaber er forskellig fra registreringen/dateringen i regnskabsdatabasen hos Landsbyggefonden. Tilsyn: Vi skal foresla, at det pa nste styringsdialogmode pranciseres, at der skal vaere overens- stemmelse mellem datering i regnskaberne og i regnskabsdatabasen hos Landsbyggefonden. Konklusion og forslag til byradets kommunikation til bestyrelsen for organisationen Vores gennemgang og tilsyn har givet anledning til, at vi anbefaler byradet, at det i skrivelse til boligselskabets bestyrelse meddeles folgende: I forbindelse med det okonomiske tilsyn med Lejerbo Frederiksvxrk, herunder gennemgang af regnskaberne og revisionsprotokollatet for 2013/2014, har byradet taget regnskaberne for selskabet og afdelingerne samt revisionsprotokollatet til efterretning med folgende bemanrkninger: At boligselskabet skal orientere kommunen i relation til udvikling i dispositionsfonden, nar der foreligger en afklaring af boligorganisationens forpligtelser i forbindelse med driftsstottesager i afdeling At belob anfort under konto 719 angives som bunden del af dispositionsfonden. At bestyrelsen for boligselskabet skal sikre, at der fremadrettet bliver budgetteret med tilstrxkkelige henlwggelser. 7

9 Bilag 2 Hundested almennyttige Boligselskab, regnskabsmxssigt tilsyn for 2013/2014 Forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspategningen Regnskabet for boligorganisationen er revideret og pategnet af revisor den 30. september Regnskaberne for de 8 afdelinger bliver underskrevet den 30. september Sporgeskema er gennemgaet og pategnet af revisor den 30. september Revisor har i forbindelse med pategning af regnskaberne afgivet folgende supplerende oplysninger: Revisionspategning, budgetter: Revisionspategningerne for organisationen, henholdsvis afdelingerne, indeholder en supplerende oplysning vednorende forstaelsen af revisionen: "Boligorganisationen/afdelingen har i overensstemmelse med by om almene boliger og driftsbekendtgorelsens krav til almene boligorganisationer regnskabsaflwggelse som sammenligningstal I resultatopgorelsen medta get godkendte budgetter. Budgetterne har, som det fremgar af regnskabet, ikke vxret underlagt revision." Tilsyn: Da den supplerende oplysning er af faktuel karakter og i overensstemmelse med erklringsbekendtgorelsen for revisorer giver dette ikke anledning til bemwrkninger, hvorfor der ikke foretages yderligere. Revisor har i forbindelse med pategning af regnskaberne afgivet folgende forbehold: Revisionspategning boligorganisation rating A "Boligorganisationens egenkapital er indregnet med 4,5 mio. kr. Heraf er 3,6 mio. kr. bundet i indskud I Landsbyggefonden samt udlon til afdeling Hoje Topholm I. Somfolge heraf er det i regnska bets note 803 anforte om Dispositionsfondens disponible del, i alt 2,3 mio. kr., ikke et udtryk for et reelt finansielt beredskab, idet dette alene vii vxre til stede, sofremt arbejdskapital er positiv. " Revisor supplerer i protokollen under deres kommentarer til den udforte revision, at boligorganisationen tidligere har optaget et lan hos DAB med henblik pa blandt andet finansiering af boligorganisationens arbejdskapital. Lanets restsaldo fremgar af regnskabets konto 812. DAB har vedrorende lanemellemvrendet afgivet tilbagetra2delseserkla2ring over for boligorganisationens grld til afdelinger (afdelingsmidler). Pa den baggrund vurderer revisor, at der er den fornodne sikkerhed for afdelingens midler. Tilsyn: 8

10 Vi er enig i revisors forbehold for dispositionsfondens finansielle beredskab. Vi skal henvise til efterstaende forbehold afgivet i forhold til regnskabet for afdeling Degnebakken. Revisionspategning afdeling 28-11, Degnebakken rating A "Afdelingen har for 2013/14 realiseret et underskud pa kr., hvorefter afdelingens akkumulerede underskud andrager kr. Underskuddet kan blandt andet henfores til udgifter vedrorende tab pa fraflyttere. Pd vores foresporgsel oplyser administrator, at den relative store fraflytningsfrekvens, og de dermed afledede tab i vwsentlig grad skyldes kombinationen af afdelingens beliggenhed og det aktuelle lejeniveau. Samlet indebwrer dette blandt andet, at afdelingen ordinwrt er ramt af lejeledighed. I indevxrende ar er lejeledighedsudgiften ekstraordinwrt nedbragt somfolge af genhusningsbehovet i omradet. Den anstrengte okonomiske situation har endvidere medfort, at afdelingen ikke har haft mulighed for at betale prioritetsydelser til kreditforeningen rettidigt pr. 30. juni 2014, hvor overforfaldne skyldige prioritetsydelser udgor kr. Med baggrund iforanstdende oplyser administrator pa vores foresporgsel, at det i regnskabet anforte budget for 2014/2015 ikke er realistisk; men blot udtrykker en gentagelse af et delvist inflationskorrigeret budget for 2010/2011. Administrator vurderer, at et realistisk omkostningsbudget vii indebwre en huslejestigning pa mindst 30 procent. Da afdelingens okonomiske situation jf. foranstoende er uholdbar oplyser administrator supplerende, at afdelingen forventes omfattet af driftsstottesag, hvor indgar lejenedswttelse samt et delvis frasalg af afdelingens ejendom. Hertil kommer, at afdelingens bygningsmassige situation jf. det oplyste er uholdbar, hvorfor administrator i samarbejde med boligorganisationen i tilknytning til driftsstottesagen har udarbejdet en tilstandsrapport for afdelingen med henblik pa ansogning om byggeskadefinansiering. Landsbyggefonden har efter det oplyste endnu ikke realitetsbehandlet ansogningerne om okonomisk stotte. I henhold til revisionsinstruksen skal revisor pose, at afdelingens indtwgter og udgifter er i balance. Med baggrund iforanstdende vurderer vi, at afdelingen uden stottetiltag fortsat vii realisere ikke uvxsentlige underskud. Vi vurderer endvidere, at afdelingen ikke ved egen drift vii kunne inddxkke de forventede underskud, idet en foroget husleje ma forventes at resultere i en foroget lejeledighed ligesom det vurderes, at der uden stottetiltag er en betydelig risiko for, at afdelingen fortsat ikke vii vwre i stand til at indfri sine gxldsforpligtelser fuldt ud i takt med, at disse forfalder til betaling. Arsregnskabet er i lighed med sidste or aflagt i henhold til regnskabsprincippet om fortsat drift. Dette forudswtter, at den fornodne likviditet er til stede. Da ansogningerne om okonomisk stotte JL 9

11 endnu ikke er realitetsbehandlet af Landsbyggefonden kan vi ikke vurdere i hvilket omfang okonomisk stotte kan forventes modtaget. " Revisor supplerer i protokollen under kommentarer til den udforte revision, at afdelingen ordinrt er ramt af lejeledighed. I indevxrende regnskabsar er lejeledighedsudgiften ekstraordina3rt nedbragt som folge af genhusningsbehovet i omradet. Revisor supplerer endvidere, at gennemforsel af en lejestigning anses af administrator for beheeftet med betydelig risiko for lejeledighed, en vurdering som efter det oplyste tiltrandes af boligorganisationens bestyrelse samt af tilsynsmyndighe den. Folgelig har tilsynsmyndigheden godkendt en midlertidig fravigelse af balanceprincippet. Revisor anforer, at administrator oplyser, at Landsbyggefonden endnu ikke har kunnet imodekomme afdelingens ansogning om okonomisk huslejestotte som folge af fondens begrwnsede okonomiske midler. Stottesagen vii efter det oplyste i stedet gennemfores som driftsstottesag, hvor der fortsat indgar lejenedswttelse samt et delvist frasalg af afdelingens ejendom. Et delvist frasalg af afdelingens ejendom fordrer ministeriel godkendelse, hvilket er modtaget ved skrivelse af 9. september Hertil kommer, at afdelingens bygningsmwssige situation, jf. det oplyste, er uholdbar, hvorfor administrator i samarbejde med boligorganisationen i tilknytning til driftsstottesagen i regnskabsaret 2012/13 har udarbejdet en tilstandsrapport for afdelingen med henblik pa ansogning om byggeskadefinansiering. Landsbyggefonden har efter det oplyste endnu ikke realitetsbehandlet ansogningerne om okonomisk state. Revisor anforer, at afdelingen som folge af den meget stramme okonomi ikke haft mulighed for at betale prioritetsydelser til kreditforeningen. I afdelingens regnskab pa konto 420 fremgar, at afdelingen pr. 30. juni 2014 har overforfaldne prioritetsydelser pa i alt kr. Pa revisors foresporgsel oplyser administrator, at boligorganisationens udlan til afdelingen er utilsigtet idet det, jf. driftsbekendtgorelsen 49 stk. 3, anfores at: "En afdelings midler kan gennem boligorganisationen udlemes til anvendelse for boligorganisationens andre almene afdelinger. Udlem met ikke ske til afdelinger med opsamlede driftsunderskud, der skyldes udlejningsvanskeligheder, eller til afdelinger, hvor udlejningsvanskeligheder forventes." Tilsyn: Vi er enige i revisors forbehold og vurderer, at afdelingens okonomiske situation er yderst risikobetonet set i forhold til de garantistillelser, som Halsns Kommune har overfor afdelingen. Dette vurderes pa baggrund af, at ansogning om okonomisk stone endnu ikke er realitetsbehandlet af 10

12 Landsbyggefonden, og der derfor ikke foreligger afklaring af i hvilket omfang, der kan opnas okonomisk stotte. Vi er endvidere enig i revisors bemanrkning, om at der ikke ma ske udlan til afdelinger med opsamlede driftsunderskud, der skyldes udlejningsvanskeligheder, eller til afdelinger, hvor udlejningsvanskeligheder forventes. Vi bemrker, at forholdet ogsa var gaeldende i arsregnskabet for 2012/13. Vwsentlige forhold i revisionsprotokollatet Revisionsprotokollatet er dateret af revisor den 30. september Protokollatet giver anledning til folgende bemrkninger. Afdeling Hoje Topholm I rating A Revisor anforer i protokollen, at afdelingens resultat udgor et underskud pa kr. Underskuddet kan i vsentligt omfang henfores til renteudgifter vedrorende morarenter angaende prioritetsydelser, i alt kr. Pa vores revisors foresporgsel oplyser administrator, at afdelingen har en relativ stor fraflytningsfrekvens, og de dermed afledte tab i vsentlig grad skyldes kombinationen af afdelingens beliggenhed og det aktuelle lejeniveau. Hertil kommer, at afdelingens indvendige vedligeholdelsesmwssige stand - i et enkelt afsnit - ikke er tilfredsstillende til beboelse, hvilket indebrer, at afdelingen er ramt af lejeledighed. I henhold til revisionsinstruksen skal revisor pase, at afdelingens indtgter og udgifter er i balance. Med baggrund i foranstaende oplyser administrator pa revisors foresporgsel, at det i regnskabet anforte budget for 2014/15 ikke er realistisk; men blot udtrykker en gentagelse af et delvist inflationskorrigeret budget for 2010/2011. Administrator vurderer, at et realistisk omkostningsbudget vii indebwre en huslejestigning pa mindst 24 procent. Gennemforsel af en lejestigning i dette omfang anses af administrator for behwftet med betydelig risiko for lejeledighed, en vurdering som efter det oplyste tiltrxdes af boligorganisationens bestyrelse samt af tilsynsmyndigheden. Folgelig har tilsynsmyndigheden godkendt en midlertidig fravigelse af balancelejeprincippet. Revisor anforer, at da afdelingens okonomiske situation, jf. foranstaende, er uholdbar har administrator i samarbejde med boligorganisationen udarbejdet en helhedsplan for afdelingen, der har dannet grundlag for ansogning om okonomisk stotte til genopretning af afdelingens okonomi samt bygningsmwssige renoveringer omfattende blandt andet delvis nedrivning af afdelingens bygninger. Sidstnwvnte krver ministeriel godkendelse, hvilket er modtaget i indeva2rende regnskabsar. _11 11

13 Som led i behandlingen af afdelingens ansogning om okonomisk state har Landsbyggefonden i skrivelse af ii. juli 2013 beregnet, at afdelingens husleje efter virkning af investeringer og kapitaltilforsel vii udgore 780 kr./m2/ar. Kommunen og Landsbyggefonden bar tidligere givet tilsagn om okonomisk stotte under betingelse af blandt andet foranstaende ministerielle godkendelse. Da endelige tilsagn om okonomisk stotte saledes foreligger, forventer administrator, at der efter gennemforsel af Helhedsplanen kan skabes balance i afdelingens okonomi. Da de endelige stottetilsagn er modtaget i indevxrende regnskabsar, bar Landsbyggefonden pabegyndt udbetalingen af okonomisk state. Afdelingen bar i henhold til Helhedsplanens bestemmelser indregnet de modtagne stottemidler under arsregnskabets konto 406, i alt kr. Realiserede udgifter, som kan henfores til Helhedsplanens gennemforsel, er indregnet i regnskabet under konto og udgor pr. 30. juni 2014 i alt 52,9 mio.kr. Udgifterne udgor primxrt manglende lejeindtgter relateret til lejemal omfattet af den planlagte nedrivning, udgifter til genhusning samt udgifter til nedbringelse af prioritetslan, der kan henfores til den del af afdelingens ejendom, hvor bygningsnedrivningen realiseres. Afdelingen bar som folge af den meget stramme okonomi ikke haft mulighed for at betale prioritetsydelser til kreditforeningen. I afdelingens regnskab pa konto 420 fremgar, at afdelingen pr. 30. juni 2014 bar overforfaldne skyldige prioritetsydelser pa i alt kr. Det er administrators forventning, at Helhedsplanens endelige gennemforsel vii kunne omfatte betaling af de overforfaldne skyldige prioritetsydelser. Protokollatet giver ikke anledning til ovrige veesentlige bemaerkninger. Ovrige forhold Afvikling af resultatkonto rating B I afdeling 28-3 Ullerupvatnge udgor det opsamlede underskud pr. 30. juni 2014 TDKK 99. I budgettet for 2014/2015 fremgar en afvilding pa TDKK 36. Afdeling 28-5 Hoje Topholm bar i indevatrende regnskabsar afviklet opsamlet underskud med TDKK i forbindelse med kapitaltilforselssag. Det opsamlede underskud udgor pr. 30. juni 2014 TDKK I noten er angivet, at det forventes, at den oparbejdede underskudsaldo helt eller delvis finansieres af helhedsplanen. Der er saledes ikke budgetteret med afvikling af underskudssaldoen i budgettet for 2014/15. I afdeling Degnebakken udgor det opsamlede underskud pr. 30. juni 2014 TDKK I budgettet for 2014/2015 fremgar en afvilding pa TDKK IL 12

14 I henhold til g ldende bekendtgorelse skal opsamlede driftsunderskud afyikles over hojst tre hr. Skonnes det det pakrwvet for boligernes videreforelse, kan en negativ saldo dog afvildes over hojst 10 hr. Forholdene er ikke omtalt i bestyrelsens arsberetning eller i revisionsprotokollatet. Tilsyn: Vi skal anbefale kommunen, at bestyrelsen tilskrives at sikre en afvilding af opsamlede underskud i oyerensstemmelse med bekendtgorelsen. Henlwggelse rating B: Afdeling 28-5 Hoje Topholm I forbedringsarbejder samt afdelingens akkumulerede underskud er ved arets udgang blandt andet finansieret af afdelingens henlagte midler. Dette indebeerer, at afdelingens henlxggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser er illikvide, hvorfor akutte behov for anvendelse af henlaeggelsesmidler kan nodvendiggore supplerende lhnefinansiering. Afdelingen Degnebakken forbedringsarbejder samt akkumulerede underskud er ved arets udgang finansieret blandt andet af afdelingens henlagte midler samt lhneoptagelse i boligorganisationen. Dette indebrer, at afdelingens henlxggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser er delvist illikvide, hvorfor akutte behov for anvendelse af henlaeggelsesmidler efter deres formal kan nodyendiggore lhnefinansiering. Vi bar noteret os, at henlggelserne til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser i afdeling 28-5 Hoje Topholm I samt afdeling Degnebakken er begraenset. Henlxggelserne udgor ifolge udtraek fra Landsbyggefondens database henholdsvis 2111a. pr. m2 samt 237kr. pr. m2. Afdeling 28-5 Hoje Topholm er i sporgeskemaet anfort med utilstraekkelige henlwggelser ved istandsaettelse ved fraflytning. Tilsyn: Vi skal anbefale, at forholdet sxrskilt bliver taget ph agendaen pa nste styringsdialogmode, eventuelt med en summarisk opprelse af henlwggelserne pr. lejemalsenhed pr. afdeling, ud fra hvilke malswtningen kan konkretiseres og fastsaettes. I relation til afdelingens illikvide henlaeggelser skal bemwrkes, at i henhold yejledning om drift af almene bolig my. er det, af hensyn til midlernes likviditet, en ufravigelig forudstning, at der en modsvarende trxkningsret i bank, sparekasse eller lignende, eller at den fornodne likviditet er sikret pa anden vis. Vi skal anbefale, at bestyrelse og revisor paser, at den fornodne likviditet er sikret, samt at forholdet beskrives i deres rapportering. 13

15 Datering af regnskaber rating C: Vi bar konstateret, at bestyrelsens pategning samt overste myndigheds datering af de enkelte regn- skaber er forskellig fra registreringen/dateringen i regnskabsdatabasen hos Landsbyggefonden. Tilsyn: Vi skal foresla, at det pa nste styringsdialogmode prciseres, at der skal v&re overens- stemmelse mellem datering i regnskaberne og i regnskabsdatabasen hos Landsbyggefonden. Konklusion og forslag til byradets kommunikation til bestyrelsen for organisationen Vores gennemgang og tilsyn bar givet anledning til, at vi anbefaler byradet, at det i skrivelse til boligselskabets bestyrelse meddeles folgende: I forbindelse med det okonomiske tilsyn med Hundested almennyttige Boligselskab, herunder gennemgang af regnskaberne og revisionsprotokollatet for 2013/2014, har byradet taget regnskabet for organisationen og afdelingerne samt revisionsprotokollatet til efterretning med folgende bemxrkfinger: At der grundet af de forbehold, som revisor tager omkring savel boligorganisation som afdeling Degnebakken, til stadighed skal fores en udvidet dialog mellem boligorganisation og byradet, og at enhver veesentlig ae ndring i nuvwrende forhold meddeles Halsnaes Kommune i umiddelbar foringelse af haendelse, herunder ogsa udviklingen i forhold til Landsbyggefondens behandling af indsendte ansogninger omkring stottemuligheder. At der grundet de bemaerkninger, som revisor anforer omkring afdeling 28-5, Hoje Topholm I, til stadighed skal fores en udvidet dialog mellem boligorganisationen og byradet, herunder udvikling i den stramme okonomi i forhold til betaling af forfaldne prioritetsydelser samt folger udviklingen helhedsplanen i forhold til afvikling af underskud. At bestyrelsen for boligselskabet sikre: o At der fremadrettet bliver budgetteret med afvilding af opsamlede driftsunderskud i overensstemmelse med bekendtgorelsen At der fremadrettet bliver budgetteret med tilstrwkkelige henlzeggelser til istandswttelse ved fraflytning. At den fornodne likviditet er sikret i relation til afdelingernes illikvide henlaaggelser o At forholdet omkring udlan til afdelinger med udlejningsvanskeligheder afldares 14

16 Bilag 3 Halsnws Ny Boligselskab, regnskabsnixssigt tilsyn for 2013/2014 Forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspategningen Regnskabet for boligorganisationen er revideret og pategnet af revisor den 10. oktober Regnskaberne for de 10 afdelinger bliver underskrevet i perioden fra 15. september september Sporgeskema er gennemgaet og pategnet af revisor den 10. oktober Revisionspategningen for organisationen og afdelingerne er uden forbehold eller supplerende oplysninger. Af revisors pategning pa arsregnskabet fremgar det, at revisionen ikke har omfattet de i arsregnskabet anforte budgettal, hvorfor de ikke udtrykker nogen revisionskonklusion herom. Vaesentlige forhold i revisionsprotokollatet Revisionsprotokollatet er dateret af revisor den 10. oktober Protokollatet giver anledning til folgende bemzerkninger. Afvikling af resultatkonto rating B Revisor har folgende omtalte i revisionsprotokollen vedrorende resultatkonto, hvor det fremgar, at opsamlet resultat i afdeling 2505 Bofzellesskab Tommerpladsvej, 2531 Skovbrynet, 2532 Havlitvej og 2533 Serviceareal afvikles over de kommende 4 ar. Revisor bemwrker, at bekendtgorelse om drift af almene boliger m.v. 66 stk. 3 foreskriver, at opsamlet resultatkonto som udgangspunkt skal budgetteres afviklet over hojst 3 ãr uanset som kontoen er positiv eller negativ. Tilsyn: Vi er enige i revisors bemrkninger, at indestaender pa afdelingernes resultatkonto skal budgetteres afriklet over hojst 3 ar. Bestyrelsen har ikke i arsberetningen omtalt forholdet. Vi skal anbefale kommunen, at bestyrelsen tilskrives at sikre en afvikling af indestaender i overensstemmelse med bekendtgorels en. Antenneregnskab - rating B Revisor har folgende omtale i revisionsprotokollatet vedrorende tilgodehavende hos lejerne via an- tenneregnskabet: 15

17 "Afdeling 2505 har et samlet tilgodehavende hos lejerne via antenneregnskabet pa kr pr. 30. juni Tilgodehavendet er opstaet i 2011/2012. Ifolge antennereglerne skal tilgodehavendet afregnes overfor lejerne inden for en kort eirra.kke. " "Afdeling 2506 har et samlet tilgodehavende hos lejerne via antenneregnskabet pel kr pr. 30. juni Tilgodehavendet er opstaet gennem flere regnskabseir. Lejerne er overgaet til individuel antenne, hvorfor det opsamlede tilgodehavende skal afvikles inden for me get kort tid, antenneregnskabsreglerne. " "Afdeling 2525 har et samlet tilgodehavende hos lejerne via antenneregnskabet pa kr pr. 30. juni Tilgodehavendet er opstoet gennemflere regnskabsar. Ifolge antennereglerne skal tilgodehavendet afregnes overfor lejerne inden for en kort arrwkke. " "Afdeling 2530 har et samlet tilgodehavende hos lejerne via antenneregnskabet pa kr pr. 30. juni Tilgodehavendet er opstaet gennemflere regnskabsar. Ifolge antennereglerne skal tilgodehavendet afregnes overfor lejerne inden for en kort arrwkke. " Tilsyn: Vi er enige i revisors bemaerkninger. Bestyrelsen har ikke i arsberetningen omtalt forholdet. Vi skal anbefale kommunen, at bestyrelsen tilskrives at sikre at der sker afregning overfor lejere. Ovrige forhold Henlwggelse rating C: Vi har noteret as, at der i seneste referat af styringsdialogmode af 2. juni 2014 fremgar, at henlggelsesniveauet i afdeling 2506 Mollehaven og 2508 Elmegarden i Melby er lavt. Bestyrelsen omtaler forholdet i arsberetningen og anforer, at okonomien i afdeling 2506 Mollehaven bor styrkes gennem huslejestigninger til daekning af ogede henlxggelser til istandsaettelse ved fraflytning. For afdeling 2508 Elmegarden i Melby er der ikke anfort bematrkninger hertil i arsberetningen. Datering af regnskaber rating C: Vi har konstateret, at bestyrelsens pategning samt overste myndigheds datering af de enkelte regn- skaber er forskellig fra registreringen/dateringen i regnskabsdatabasen hos Landsbyggefonden. 16

18 Tilsyn: Vi er enige i konklusionen fra styringsdialogmodet og skal foresla, at forholdet saerskilt bliver taget pa agendaen pa nxste styringsdialogmode, eventuelt med en summarisk opgorelse af henlxggelserne pr. lejemalsenhed pr. afdeling, ud fra hvilke malsxtningen kan konkretiseres og fastsxttes. Vi skal foresla, at det pa nxste styringsdialogmode prxeiseres, at der skal vxre overensstemmelse mellem datering i regnskaberne og i regnskabsdatabasen hos Landsbyggefonden. Konklusion og forslag til byradets kommunikation til bestyrelsen for organisationen Vores gennemgang og tilsyn har givet anledning til, at vi anbefaler byradet, at det i skrivelse til boligselskabets bestyrelse meddeles folgende: I forbindelse med det okonomiske tilsyn Halsnxs Ny Boligselskab, herunder gennemgang af regnskabet og revisionsprotokollatet for 2013/2014, har byradet taget regnskabet samt revisionsprotokollatet til efterretning med folgende bemaerkninger: At bestyrelsen for boligselskabet sikre: o At der fremadrettet bliver budgetteret med afvikling af indestaender pa resultatkontoen i overensstemmelse med bekendtgorelsen o At tilgodehavende hos lejerne via antenneregnskabet afregnes overfor lejerne o At henleeggelserne i afdeling 2506 Mollehaven og 2508 Elmegarden fremadrettet bliver foroget 17