Torsdag den 13. oktober 2016 kl på Sportstar College Ikast-Brande, Hagelskærvej 35, 7430 Ikast

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Ikast KFUM Volley Torsdag den 13. oktober 2016 kl på Sportstar College Ikast-Brande, Hagelskærvej 35, 7430 Ikast Indkaldte: Johannes Elbæk (afbud), Anja Kjærsgaard, Lisa Gramkow Østergaard (referent), Erik Kreuzfeldt, Poul Kastbjerg, Julie Dahl (kommer kl ), Emma Björkman (afbud), Mats Björkman. (lokaler følger rækkefølgen ovenfor) Referat: Punkt: 1. Aftale med Sportstar College Uddybning/beslutning Møde med Karsten Werge. Kort status: Startede i 2008, volley var med fra starten. Efter lidt lavvande er det mere attraktivt at dyrke volley og være på Sportstar College. Bl.a. som følge af træning sammen m. ISI. Mats sidder i bestyrelsen. P.t. 120 boende elever + ca hjemmeboende (100 værelser i alt). Det er toppet de sidste par år. Hovedparten af eleverne har tidligere gået på ISI. Man følger i hovedreglen de sportslinier, der også er på ISI. Der er nogle uregelmæssigheder ift. betaling af klubbens collegekontingent. Både Karsten og Anja tjekker op på dette. Fire elever (Freja, KP, Camilla, Julie J.) har haft reduceret pris ( sponsorat ), som dog ophører, når de bliver 18 år. Fuld pris er 4250 pr. måned (for dobbeltværelse). Hjemmeboende er på 1135 kr. Dette har været aftalen for at få volley-college i gang. Kommende elever (fra 2017/2018) skal betale fuld pris eller delpris og så være trænere. Evt. aftale om at college opkræver det manglende beløb i klubben. College overvejer at sænke prisen for hjemmeboende, så nogle flere får lyst. De hjemmeboende har mulighed for at træne om morgenen tre gange ligesom de andre. Klubben betaler årligt kr. i kontingent. Og kommitter sig til at forsøge at skaffe seks elever i alt på college om året (ikke pr. årgang). Hvis man ikke når i mål, siger man til i god tid. Træningstilbuddet er klubbens ansvar, der har vi i øjeblikket aftale med ISI. Klubben kan overveje at få sponsorater til at betale for noget af opholdet. Aftalen med college sendes fra Karsten til Lisa. Skrives under og sendes tilbage. (er videresendt til bestyrelsen)

2 2. Godkendelse af dagsorden og referat 3. Opfølgning på sidste referat Godkendt. Pokalskab OK 4. Volley for life Trænermøde Frigøre ressourcer i hverdagen fx ved at have buspenge med ind i kontingentet. Mere skarpe på hvem der har hvilke opgaver. Opgaver ifm. ligakampe: Johannes har den fulde opgave. Holdleder til hvert hold ønskes. Opgaver: Kørsel, kontingent- og licensinddrivelse og på sigt styre stævner, tjanser osv. LGØ laver beskrivelse til Facebook, og beder trænerne om at byde ind. Trænere, haltider, trænerliste LGØ laver udkast til trænerliste. Mats redigerer. Listen skal indeholde oversigt over aftaler med trænerne. Styrketræning i hallen Afventer aftaler m. håndbolds klublokale. Tøjsponsor/-leverandør hvad endte aftalen med? Skal købe årligt for kr. (vejledende leverandørpriser) og får kr. retur. Julegave via Mikasa. Sikring af betaling af kontingent og andre gebyrer 148 har tilmeldt sig mod 122 ca. samme tid sidste år. 42 drenge har betalt for spillertøj. 22 drenge har betalt for træningsdragt. Ingen piger har betalt. Se vedlagte regneark. LGØ spørger Kjellerup vedr. div. herrer samt Lau vedr. kids. 5. Oprykning til ligaen Ansøgning fonde til elektronisk pointtavle v. EK noget nyt En anden fond søges. En tavle koster Evaluering af 1. kamp noget vi mangler at have styr på? Statistik købes af en Christian Holst. Streaming på søndag kører alligevel, der opsættes et mindre stativ.

3 Oprette betaling i Conventus på stævnet NNC november 600 kr. Johannes er ansvarlig fremover for ligakampe. 6. Ansøgningsfrister Lederuddannelse: ansøgningsfrist 1. november. OK AK sikrer. Ansøgning om DM til forbundet senest 1. november EK søger U14 og U Evaluering af Ikast Volley Cup Der var for få trænere til vores (ældste) hold. Tilmelding af egne spillere kunne være bedre. Vi vil dog ikke lægge udgiften oveni kontingentet, da ikke alle spillere deltager. Cuppen gav et godt overskud. 8. Kommunens julefrokost Første fredag i dec. Poul sørger for frivillige. 9. PR v. EK (Frederik Dahl) 10. Nyt fra Ungeudvalget v. EB/JD 11. Sponsorarbejde v. JE 12. Nyt fra kidsudvalget v. AK Det går godt. OBS på at få nogle ind i ungeudvalget i ISI s aldersgruppe. Der er kommet rigtigt mange sponsorpenge ind. AK sikrer regning til Ege kr. LGØ sender deltagerliste ramasjang til Poul, som tjekker op på kontingentbetaling. Ramasjang skal have en t-shirt hver, Poul finder størrelser, EK hjælper med bestilling. 13. Økonomi 14. Eventuelt og næste møde Vores penge i Vestjysk bank flyttes tilbage til Handelsbanken. KFUM kontingent: Betales (800 kr.) Næste møde: 8. nov. kl hos Erik.

4 Årshjul/huskeliste Januarmøde: Planlægning af evt. DM i marts. Planlægning af påskecamp. Kontingentfastsættelse (husk trøjepakke) og budget (og regnskab) som forberedelse til generalfors. Trænere næste sæson Februarmøde: Planlægning af generalforsamling. Regnskab og budget. Indstilling af årets et-ellerandet på generalforsamling. - Aktivitetstilskud: Ansøgningsfrist: 31. marts (incl. årsregnskab, medlemstal, børneattest. - Lokaletilskud: Frist 31. marts. (børneattest) - Tildeling af lokaler: Frist 15/3. Tilmeldingsmail vedr. TC-camp i påsken. Planlægning af hjælpere til samme. Forslag til MJVB vedr. støtte til talentcenter fra kredsen. (undersøge deadline for forslag) Martsmøde: Konstituering af bestyrelsen: Formand, næstformand, kasserer og sekretær samt opgavefordeling i øvrigt. Ungdomsafslutning Opfølgning på beslutninger til generalforsamlingen I marts 2017 drøftes evt. opgradering af deltagelse i MJVB/DVBF. Aprilmøde: Planlægning af TC-summercamp sidste uge i juni. Trænere den kommende sæson Invitation af efterskoler til Ikast CUP? Ansøgning af elitepulje hos IBK jf. referat januar Majmøde: Trænere den kommende sæson. Indstilling af ildsjæl til kommunen eller idrætspræstation (august-arrangement) Tilmeldingsmail vedr. TC-summercamp primo juli. Sæsonopstart. Annonce i avisen vedr. sæsonstart før sommerferien af hensyn til forældrenes planlægning. Junimøde: Planlægning af Ikast Volley Cup i september: Rekruttering af tjanser, mad-damer, stævneansvarlig, præmier, t-shirts (OBS tilmelding senest 14 dage før ellers ingen t- shirts), annoncering, priser, ISI-sponsering, plakat/infostander, svineri/oprydning giv besked til trænerne, affald, bus. HUSK der skal være trænere med, når der er overnatning. Udfordre os til at gøre det anderledes til Ikast Cup: Reklamer med halv pris hvis tilmelding før sommer, drikkedunk, vand på bordene (kande indkøbes), diplom med holdbillede. Præmiesponsorater til slik. Dyr bus kan vi servere frokost på anden vis? FOU: Indstilling til årets træner el. lign.? Sæsonopstart PR.

5 Augustmøde: Pizzavolleydato efterår. Årsplan. Ungdomsstævner, mixstævner, seniorkampe, kidsstævner. Ikast volley cup, aftale med ISI om aftenarrangement. Sedler til trænerne: Tilmelding/kontingent (HUSK tilskud til fattige børn), kalender, tilmelding til Ikast Cup. Trænermøde:Børneattester for den kommende sæson, reklameseddel til kammeraterne. Tjekke conventus for aflysninger af træninger i løbet af sæsonen. Septembermøde: Tilmeldingsstatus fordeling af hold. Datoerne for Danmarksmesterskaberne i 2016 er: Oktobermøde: Lederuddannelse: ansøgningsfrist 1. november. Ansøgning om DM til forbundet senest 1. november Kommunens julefrokost Novembermøde: Julegave til trænerne? Decembermøde: Planlægning af generalforsamling ca. februar. Pizzavolleydato forår. Faste punkter: Godkendelse af dagsorden og referat Opfølgning på sidste referat Økonomi Sponsorarbejde Nyt fra ungdomsudvalget/hvervegruppen Eventuelt og næste møde