Godkendt. Fordeling af poster: Formand: Erik Kreuzfeldt Næstformand: Poul Kastbjerg Kasserer: Anja Kjærsgaard Sekretær: Lisa Gramkow Østergaard

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Ikast KFUM Volley Den 12. marts 2013 kl , hos Erik Kreuzfeldt, Svaneparken 327, Ikast Indkaldte: Johannes Elbæk, Anja Kjærsgaard, Lisa Gramkow Østergaard (referent), Erik Kreuzfeldt, Poul Kastbjerg, Mathias Overby. (lokaler følger rækkefølgen ovenfor) Referat: Punkt: 1. Godkendelse af dagsorden og referat 2. Konstituering af bestyrelsen 3. Fordeling af ansvarsområder 4. Opfølgning på sidste referat Beslutning Godkendt. Fordeling af poster: Formand: Erik Kreuzfeldt Næstformand: Poul Kastbjerg Kasserer: Anja Kjærsgaard Sekretær: Lisa Gramkow Østergaard Trænerkurser: Erik Ungdomsudvalg: Poul suppleret af Erik Kidsudvalg: Anja og Lisa Kantinen/Hyldgård: Tove Mogensen (OK m. Tove) Hal- og lokalebooking/nøgleansvarlig/ hjemmeside, intern turneringsplan m. tjanser: Jørgen Donslund Påsætning af dommere: Jørgen Donslund. Materialeansvarlig - herunder bolde, stænger, net, trøjer: Poul Kastbjerg (Erik tjekker forbundet vedr. forsikring) Stævner/arrangementer bemanding: Poul Kastbjerg Stævner/arrangementer forplejning: Charlotte Kreuzfeldt PR/pressemeddelelser: Erik Kreuzfeldt og Jørgen Sponsorater: Johannes Elbæk suppleret af andre Kommunikation i øvrigt: Lisa og Anja Medlemsregistrering og indberetning: Lisa Aktivitetstilskud: Lisa Tilskud til lederuddannelser: Anja Børneattester: Lisa Årsplan: Jørgen Donslund Forældrekontakt: Ansvaret ligger primært hos trænerne. Poul støtter op ift. ungdom særligt hvis trænerne er unge. Ligeledes Lisa og Anja for kidsafd. Samarbejde med ISI: Erik Kreuzfeldt Lisa sender ovenstående til Jørgen og Tove. Nyt om buspriser v. Anja. Udsættes. Sport2go: Opfølgning efter samtale med DGIprojektlederen. Drøftes igen i juni. 1

2 EM 2013 Klubmodul kører i forvejen. Det eneste vi skal tage stilling til, er om vi vil have et banner. Jørgen arbejder videre med at skaffe banner til hjemmesiden. Idræt for alle jf. Der er ikke linket på hjemmeside/sendt mail ud: Vi venter til sæsonstart. 5. TC påskecamp Styr på bemandingen og forplejningen. 6. Planlægning af april ungdoms-dm 7. Nyt fra Ungeudvalget Erik undersøger mailadresser hos forbundet ifm. bestilling af t-shirts Jørgen er turneringsansvarlig Poul er flagansvarlig Rekruttering starter efter TC camp: Poul Fotograf og facebookside: Erik Husk links til resultater på FB Indmarch og præmier: Karen (OK m. Karen /Lisa) Hæfte m. billeder og spillerdata (skabelon bruges): Erik tjekker med Jørgen. Minimumsløsning. Evt. kan Johannes hjælpe med tryk. Vi stiller ikke med dommere. Anja sørger for sekretærer og laver seddel. Lisa får tjans om søndagen. Der blev på generalforsamlingen 2013 nedsat et ungeudvalg med Tenna Donslund, Mathias Overby, Frederik Kreuzfeldt og Mathias Elm. Ungeudvalget har et budget på kr. 1. opgave bliver at kigge på klubdragten. Max pris 500 kr. (+/- 50 kr.). Bestyrelsen tager sig af sponsordelen. Idé: Velkomstfest med ISI. 8. ISI-møde (30. april) Introduktion til klubben til de kommende elever. Erik deltager suppleret af Johannes og Mathias. 9. Sponsorarbejde Sponsorgruppe til talentholdet: Særligt fokus på herretalentholdet i 2. div. Jørgen har sponsoroplæg Erik spørger. Johannes arbejder videre på det. Sponsorarbejde til klubdragten Handelsbanken forsøges. Andelsbanken. Nordea. 10. Opfølgning på beslutninger på Prioritering af punkter Se bilag 1. generalforsamling 2013 Trænersituationen drøftes næste gang. Poul og Erik tager en snak med ungdomstrænerne Der forventes at være 11 HU14 spillere næste år. Jakob Ø. vil gerne træne dem. Kidsspillere rekruttering drøftes næste gang. Familievolley er lidt svær at løse. Ikke førsteprioritet. Sportsstar College nævnes af Erik til mødet på ISI. Muligheden skrives på hjemmesiden (Lisa tager fat i Jørgen) Fonde ifm. college: Dennis (Erik tager fat) 11. Frivilligbørsen Afholdes 14. maj i Remisen Brande. Som deltager på 2

3 12. Nyt fra ungdomsudvalget 13. Økonomi 14. Eventuelt og næste møde børsen har man mulighed for dels at tilbyde en frivillig ydelse/hjælp til de øvrige deltagere, dels selv at få løst en praktisk opgave eller få en hjælpende hånd til en udfordring, som man bakser med i hverdagen - uden udveksling af penge. Mulige emner: Busser, hjælp til madlavning. Erik og nok også Lisa deltager. Nye bolde samt net til at bære bolde er indkøbt. Det går stadig godt. Næste møde: Den 16. april kl hos Lisa Den 7. maj kl hos Poul Bilag 1: Opfølgning på generalforsamling 2013: Handlingsprogram Der skal fortsat være Kidsvolley på alle skoler. Kidsvolleys målgruppe er klasse. Der skal rekrutteres trænere, så der er et rimeligt antal i forhold til antallet af spillere. 2. Det er et mål at kunne tilbyde volley for alle aldersgrupper i ungdomsvolley. 3. Det er et mål at fastholde så mange medlemmer som muligt i klubben, så de fortsætter deres volleykarriere som voksne. 4. Det er et mål at have damehold, herrehold og motions- og mixhold på et passende niveau for den aktuelle medlemsskare. 5. Det er et mål at have et talentherrehold i 2. division. 6. Der skal arbejdes målrettet med at forbedre rekrutteringen. 7. Der etableres et ungeudvalg med eget budget, der skal arbejde på at gennemføre de gode ideer, der er fremkommet på generalforsamlingen. 8. Det undersøges, om der kan laves familiebaseret volley. 9. Alle medlemmer (eller deres forældre) forventes at bidrage til klubbens drift ved at tage del i arbejdet med hjemmestævner, hjemmekampe, kørsel til kampe, Ikast Cup, sommercamp og andre arrangementer. 10. Arbejdsopgaver fordeles til holdene, som sørger for, at de bliver løst. 11. Der skal arbejdes på at udvikle talentmiljøet og udnytte college-pladserne i løbet af 3-5 år. 12. Klubben undersøger om der er fonde, der vil støtte talenter og talentudvikling fx med udgifterne til at bo på college. Vedr. gruppearbejde m. input i plenum: 3

4 Ideer til ungeudvalget: Boldkanon Flere arrangementer Holdhygge/fester/julefrokost uden for træningerne. Ekstra halleje træninger i arenaen eller på ISI. De gamle brusere tilbage i hal A. Beachvolleyturnering i Ikast om sommeren. Dommerstole hal A Ud og se volleykampe (internationalt) Fælles udflugter fx paintball, go cart. Arrangement i hallen med fælles spil og lege. Efterfulgt af mad/fest Overlevelsestur uden de gamle nisser! Volleyturnering i udlandet Længere træningstid til HU14 Ungdom vælger selv klubdragten Ideer til familievolley Cirkus Pip kan udnyttes, så vi laver noget om lørdagen Enten et fælles spil og/eller spil hvor børnene og de voksne spiller for sig selv. For at skabe frirum til at de voksne kan spille volley. Kunne der laves noget tværfagligt samarbejde med gymnastikforeningen, hvor vi stiller en træner el. lign til rådighed til noget kaste-gribe-noget. Hvor de små kan lave småspil og lege. I Gentofte anbefaler man alle gymnaster, når de bliver for høje, at de spiller volley. Kan vi koble os på mor/barn gymnastik i deres katalog? Huskeliste til kommende punkter: Brug af arv Opfølgning på generalforsamling (løbende): Punkter foreslået i plenum. Cykelløb i april 2012 udsat på ubestemt tid Conventusmøde med trænere og ledere dato? ÅRSHJUL: Januarmøde: Planlægning af evt. DM i marts. Planlægning af påskecamp. Kontingentfastsættelse og budget (og regnskab) som forberedelse til generalfors. Februarmøde: 4

5 Planlægning af generalforsamling. Regnskab og budget. Indstilling af årets et-ellerandet på generalforsamling. - Aktivitetstilskud: Ansøgningsfrist: 31. marts (incl. årsregnskab, medlemstal, børneattest. - Lokaletilskud: Frist 31. marts. (børneattest) - Tildeling af lokaler: Frist 15/3. Tilmeldingsmail vedr. TC-camp i påsken. Planlægning af hjælpere til samme. Martsmøde: Konstituering af bestyrelsen: Formand, næstformand, kasserer og sekretær samt opgavefordeling i øvrigt. Aprilmøde: Planlægning af TC-summercamp sidste uge i juni. Planlægning af trænermøde i juni. Trænere den kommende sæson EM2013 Majmøde: Trænere den kommende sæson. Planlægning af overnatningsweekend for kids. Indstilling af ildsjæl til kommunen eller idrætspræstation (august-arrangement) Tilmeldingsmail vedr. TC-summercamp primo juli. Annonce i avisen vedr. sæsonstart før sommerferien af hensyn til forældrenes planlægning. Junimøde: Planlægning af Ikast Volley Cup i september (booket 14-15/9-2013): Rekruttering af tjanser, mad-damer, stævneansvarlig, præmier, t-shirts, annoncering, priser, ISIsponsering, plakat/infostander, trøjer via Rahbek, svineri/oprydning giv besked til trænerne, affald, bus. Udfordre os til at gøre det anderledes til Ikast Cup: Reklamer med halv pris hvis tilmelding før sommer, drikkedunk, vand på bordene (kande indkøbes), diplom med holdbillede, Jørgen har engangsglas. Lederbowling, whiskysmagning for ledere, præmiesponsorater fx 100 kr. til Intersport U18, håndklæde U16, medalje til U14, taske med logo, dyr bus kan vi servere frokost på anden vis? Pizzavolleydato efterår. FOU: Indstilling til årets træner el. lign? Sæsonopstart: Afsat kr. i budget til PR. Augustmøde: Årsplan. Ungdomsstævner, mixstævner, seniorkampe, kidsstævner, fordeling af pipvolley. Ikast volley cup, inkl. seddel til spillerne, aftale med ISI om aftenarrangement. Sedler til trænerne: Tilmelding/kontingent (HUSK tilskud til fattige børn), kalender, tilmelding til Ikast Cup Børneattester for den kommende sæson, reklameseddel til kammeraterne. Septembermøde: Kommunens julefrokost, tilmeldingsstatus fordeling af hold. Oktobermøde: Lederuddannelse: ansøgningsfrist 1. november. Decembermøde: Planlægning af generalforsamling ca. februar. Pizzavolleydato forår. 5

6 Faste punkter: Godkendelse af dagsorden og referat Opfølgning på sidste referat Økonomi Sponsorarbejde Nyt fra ungdomsudvalget/hvervegruppen Eventuelt og næste møde 6