Bestyrelsesmøde

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Til stede: Daniel Hvilsted, Malene Eilers, Maria Wieborg Jacobsen, Mie Lange Nonboe, Mikkel Riber Christensen, Kris Møllerhøj Andreasen og Rasmus Bjørn Referent: Rasmus Ordstyrer: Malene Dagsorden Opfølgning fra sidst Konstituering af bestyrelsen Status på mix, kreds og træner til M4 Status på kreds Evaluering af GF og ekstraordinær GF Status på hold og kontingent Status trøjeindkøb og trænertøj Indkøb af computer og kamera til kampe Indkøb af ting til klubhus Opslag til fysser Fokusplan og spotkurser Hollandstur Kids Status på spons Sekretærer til 2DD Tjanser Status drift Status Liga Rengøring og oprydning af klublokaler Slutrunder Grand slam Opfølgning fra sidst Dommerkursus Vi kommer til at stå for det første dommerkursus efter afskaffelsen af A- og B-dommerkurser. Det bliver et basisdommerkursus i uge 45 (tirsdag Nørre B 17-21) og 46 (torsdag Marselisborg baner ad gangen) og der bliver også inviteret og hvis vi bliver for mange kan vi måske låne lokaler af idrætssamvirke. Konstituering af bestyrelsen Formand: Maria Næstformand: Mikkel Kasserer: Mie

2 Driftchef: Malene Menige medlemmer: Daniel, Kris og Rasmus Overdragelse af kassererposten Brian håndterer kassererposten til han og Mie kan mødes og lave en overdragelse. Mie sættes med på mails til Brian indtil hun får overdraget posten. Henvendelser ang. kontingent tager Mie stilling til og sender oplysninger til Rasmus hvis nogen betaler kontingent via kontooverførsel. Ansvarsfordeling i bestyrelsen Kris: Træneransvarlig Kontakt med divisionstrænere Erstatningsplaner Kontaktperson med Atletion Bolde o o Til kamp i begge haller skal boldene fra Marselisborg bruges i Team DK hallen Sørge for at trænerne tjekker bolde Rasmus: Klubmodul- og hjemmesideansvarlig Daniel: Kreds- og Motionsansvarlig Kontakten for kreds- og motionstrænere og spillere via holdrepper Fokustræninger (planen for i år er lavet) Kontaktperson for MVBK o Melde hold til Grand Prix stævner og aftale hvilke stævner vi afholder o Sørge for stævneansvarlige til Grand Prix stævner o Holde styr på vores DS hold o Halfordelingsmøde for DS via Allan fra Lyseng o Kampskemaer o Vurdere stemningen i motionsafdelingen o Kontaktperson for mixturnering o Sikre at motionsafdelingen får den information de skal Status på mix, kreds og træner til M4 Kris skriver til damerne i teknisk træning for damer at nu hvor det er kommet i gang skal de på skift lægge en plan for træningerne på M4. Det kan være en spiller fra DSH der træner hver 3. uge når teknisk er på Atletion. Der var første stævne i den interne mixturnering 25. september. M2 havde ikke fået at vide der var intern mixturnering i tide og kunne ikke stille hold.

3 Status på kreds Der skal udlægges nogle retningslinjer for hvordan trænere kan rykke spillere op fra lavere rangerende hold og hvordan der skal kommunikeres trænerne og spilleren imellem. Det bliver gjort på trænermødet til december. Evaluering af GF og ekstraordinær GF De har begge kørt rigtig godt og uden problemer. Det er dog et problem at så få møder op, og vi er nødt til at få flere til at komme. Der har muligvis været en fremgang i løbet af de senere år, men vi skal have trænerne til at indskærpe for holdene at det er vigtigt de møder og vi synes alle hold bør være repræsenteret. Vi skal inden sommerferien have lavet en aftale om hvad der skal ske ift. næste generalforsamling. Status på hold og kontingent Der ser ud til at være rigtigt mange der har betalt, og der følges op de steder vi kan se der er nogen der mangler. Status trøjeindkøb og trænertøj Der er for få store trøjer i 2DD s sæt. Der er en trøje i 3DD s sæt der er trykt forkert, så Maria tjekker om den kan byttes til en stor størrelse og så kan den byttes mellem sættene. Mie og Maria undersøger hvor mange penge der er blevet brugt i år indtil nu og finder ud af hvor meget der er tilbage til at købe trænertøj for. De træningssæt der er stillet til rådighed for LigaH er ikke private sæt og de må derfor ikke bruge dem i andre sammenhænge end deres egne kampe. Indkøb af computer og kamera til kampe Rasmus køber en computer, den billigste bærbare man kan få fra ny. Efter konsultation med Ben købes også et kamera der kan bruges til at optage kampene. Samlet budget for dette er 5000kr. Indkøb af ting til klubhus Vi skal bruge en projektor med lærred og et nyt anlæg til klubhuset. Mie undersøger om det er noget vi kan få Tuborgfonden til at dække. De har en pause i ansøgninger, så der skal undersøges andre muligheder også og måske forberede ansøgningen til de er klar igen i november. Rasmus tjekker hos Martin om der er mulighed for at købe et sæt JBL som dem der har været lånt før. Opslag til fysser Mie får en skabelon af Maria og laver et opslag. Molle har lovet at tage det med ned på fys-skolen. Derudover bliver det opslået internt. Fokusplan og spotkurser Fokusplanen er lagt og der er lagt datoer ind for spotkurser. Disse skal lige revideres med Ben og efter det får Daniel overdraget ansvaret for at følge op på den og melde ud.

4 Hollandstur Mikkel var med LigaD og nogle af divisionstrænerne i Holland til en træningsturnering og sparring med vores venskabsklub dernede og beretter fra turen. En anden gang vil det nok give mere mening at flere fra bestyrelsen er med frem for trænere da der ikke var så meget for trænerne, men vi kan lære meget af deres måde at køre en klub på. De vil gerne køre noget for trænerne når de kommer til DK. Der bliver sendt et slideshow til Ben med en præsentation fra klubben dernede. Kids Forbundet vil køre et projekt med kidsvolley i Aarhus og har en langsigtet plan klar og kører også omkostningerne for projektet. De har kontakter i de andre klubber i området (Steffen Vestergaard og Kenneth Rusbjerg) og har spurgt Maria om hun vil være med fra ASV. Maria tager med til første møde 20/10, men skal ikke være den permanente kontakt ang. dette og hun melder tilbage med mere info efter mødet. Status på spons Der er stadig ikke noget sponsorudvalg, men trænerne er blevet bedt om at opfordre spillere til dette. Der er pt indhentet sponsorater for ca kr. for LigaD og der er udsigt til flere. Der er ikke fundet nogen sponsorater til herrerne, men Crøll og DG har en dialog med mulige sponsorer. Herrerne er ved at udarbejde noget nyt sponsormateriale. Sekretærer til 2DD Stina laver plan i stedet for Alice for hvem der har sekretærtjanser til div-kampe. Det er okay at hold skal være sekretærer før deres egne kampe, det er bare Liga der ikke må det. Tjanser Der er ikke kommet alle de løbstjanser vi er vant til, men Mette Groos arbejder på at finde alternative. Der vil muligvis komme nogle tjanser med kort varsel. Malene har møde med ligaholdene omkring deres tjanser og hvilke muligheder de har for at tjene nogle penge til deres hold, fx bartjanser til Nytårsstævne og Unite eller virksomhedsvolley. Status drift Malene har haft møde med Nina og hun er på udveksling i foråret, men kan måske hjælpe til nytårsstævnet. Der skal snart sendes invitationer ud til nytårsstævnet og vi skal i år forsøge at få flere tilmeldinger end sidste år. Maria sender en liste med kontaktinfo til en lang række klubber til Malene så hun kan sende mails ud.

5 Status Liga Der er kommet styr på eventudvalget og de er i gang med at planlægge events for hjemmekampene resten af sæsonen. Der er meldt ud at kommunikationsudvalget også er på plads nu. Trænerne til ligaholdene får personligt træningstøj Der skal laves en gruppe på facebook for dem der kunne have interesse i at lave statistik på ligakampene og så må kampene fordeles fra starten når gruppen er klar. Der er kommet nye regler for tilskuerkrav. Der uddeles ikke længere bøder, men hvis man er i top 3 over tilskuere er der belønning. Der skal efter hver kamp noteres en række detaljer i et excel-ark og det står eventudvalget for. Vi skal måske tage billeder til både ude og hjemmekampe til dokumentation. Der er rygter om at nogle af de andre klubber snyder på vægten, så det holder vi øje med. Mikkel og Rasmus har været ude og teste lys i stadionhallen da forbundet har fået lavet en opmåling til oprykningskampen i foråret. Der var 35 ud af 120 lysstofrør der ikke duede, så vi får Atletion til at skifte dem og melder det tilbage til forbundet. Kampreferater og nyhedsbrev Vi vil gerne have at Michelle laver noget promovering af klubben på de sociale medier, og stå for at indsamle kampreferater. Disse kan samles ind og meldes ud samlet og der kan måske følges op med ugens kampe hvor der er en oversigt over hvem der spiller i den kommende uge. Det der skal på hjemmesiden kan koordineres med Rasmus. Der kan laves et nyhedsbrev der kan udkomme 3 gange på en sæson. Rengøring og oprydning af klublokaler Der skal sendes besked ud om at holdene skal være bedre til at rydde op i klublokalet på Nørre B. Der skal også laves en plan for rengøring blandt de holde der træner de respektive steder, men ingen hold skal have tjans begge steder. Der er ny vanskade på Nørre B og der er sat én på sagen. Ting vedrørende klublokalet er derfor sat lidt på hold til vi har overblik over det. Slutrunder Forbundet vil gerne have at vi byder ind til et af slutrundestævnerne, og Maria har lovet at vi vil vende den igen i bestyrelsen. Der var snak om at give et bud på vores egne præmisser, men der er enighed om at vi takker nej. Grand slam Vi mangler fortsat at få betaling fra ABC for tilmeldingsgebyrene til Grand Slam og det rykker vi for.