Bestyrelsesmøde Ikast KFUM Volley. Tirsdag den 11. august 2015 kl hos Poul Kastbjerg.

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Ikast KFUM Volley Tirsdag den 11. august 2015 kl hos Poul Kastbjerg. Indkaldte: Johannes Elbæk, Anja Kjærsgaard, Lisa Gramkow Østergaard (referent), Erik Kreuzfeldt, Poul Kastbjerg, Julie Dahl, Emma Björkman. Mats Björkman, sportschef inviteres fast. (lokaler følger rækkefølgen ovenfor) Referat: Punkt: 1. Godkendelse af dagsorden og referat 2. Opfølgning på sidste referat Uddybning/beslutning Godkendt Sportschef overdragelse, annoncering. Trænerkontrakter: EK/MB finder en løsning. Al kontakt vedr. trænerne går via MB. På næste møde drøftes kommunikation herunder Facebook, hjemmeside mv. Jørgen inviteres. Der laves opslag på FB om Mats nye position i gruppen når spillertøjet er klar. Drenge, der ikke har fået spillertøj: OK 3. Volley for life Seneste nyt: Der er gode rammer (tider) og flere trænere. Næste skridt bliver at få flere rammer/trænere, der passer til at få flere kids og ungdom. Den gode økonomi understøtter os i de visioner og gør det muligt at investere. Næste skridt: Rekruttering af spillere, ledere, trænere. Finde gode aktiviteter, der giver noget. Det kræver, at vi tør prøve ting af. Fx før-efter ferier, få fat i efterskoler i maj. Skal dermed være gode til at modtage nye spillere, selvom de ikke har spillet før. Skal også være gode til at fastholde spillerne, fx med arrangementer for spillerne. Uddannelse af trænere og ledere fx intern. Måske trænerweekend eller tur hvert år. Arbejde endnu mere med at gøre alle medlemmer til foreningsmennesker. Så kommer frivilligheden og bidraget. Hvad skal vi tage fat i først? MB arbejder videre på at nedsætte grupper, der kigger på hver af de fire dele. Nyt møde i volley for life? Ikke endnu. Trænermøder: PK planlægger datoer - Uge 41, uge 51, uge 6. Det skal ligge en mandag eller onsdag kl. 19.

2 4. Trænere sæson december: Volleygalla bus til trænerne? Der er etableret trænerteam med Mia, Gjesse, Bjørn og Jørgen til at tage sig af JSH, JSD, mandagsmotion. Hvis det er muligt flyttes HU/div. træningen fra til den tidlige tid på ISI kl Ikast Cup - planlægning Tilmeldinger: 4 hold + forespørgsler. Lisa sender besked rundt om tilmelding pr. mail og facebook. Haltider: Mangler hal c. Bus? AK hører Gentofte. Når vi sender rundt vedr. hjælpere spørges efter buschauffør. T-shirts: EK laver aftaler med Rene. Deadline for tilmelding hvis t-shirt: 6/9. Tryk på bagsiden + årstal. Stævneleder: Donslund Madlavning: Det kører. Sponsering: EK tjekker m. ISI. (OK) Aftenunderholdning: Sumodragter. Underholdningschef? Seddel med praktiske ting EK (netværk og kode). Smagning v. Mats. 6. Planlægning Årsplan: Nej Pizzavolleydatoer: Søndag den 6. december frokost eller aftenpizza. Kampe kl. 10, 12, 14, 15, 17. (tjek) Klubdragt: Kan bestilles ifm. klubaften hos Sportigan. Sender besked rundt, når træningsdragten er klar. Frivilligfest: Holdes hos MacY fredag den 4/3 (1. prior.) eller 11/3 (2. prior). 7. Kåringer/nyhedsbrev fra folkeoplysningsudvalget 8. PR v. EK (Frederik Dahl) 9. Nyt fra Ungeudvalget v. EB/JD 10. Sponsorarbejde v. JE Lisas forslag til kåringstekst blev drøftet og godkendt. Lisa sørger for at sende ind. EK sender billeder. PR sæsonopstart v. EK: Annonce sættes i avisen 19/8. Facebook-annoncer for JSH/JSD. Plakat til gymnasiet og handelsskolen. Besked til morgensamling v. Müzeyyen eller Henriette (?). Handelsskolen v. Pernille. Vil gerne lave ryste-sammen-tur Egetæpper + BP støjmåling. AK sender faktura. EK sender mails til AK. 11. Nyt fra ungdomsudvalget v. EK 12. Nyt fra kidsudvalget v. AK 13. Økonomi 14. Eventuelt og næste møde Intet nyt. Opstart 19/8. Det går godt. Kontingenter kommer ind. Sommercamp: Faktura sendes på alle omkostninger kr. Næste møde: kl Afbud fra Mats og Johannes.

3 Børneattester: LGØ sikrer. Opdatering af hjemmeside m. bestyrelsesmedlemmer på næste møde. EK husker kamera.

4 Årshjul/huskeliste Januarmøde: Planlægning af evt. DM i marts. Planlægning af påskecamp. Kontingentfastsættelse og budget (og regnskab) som forberedelse til generalfors. Trænere næste sæson Februarmøde: Planlægning af generalforsamling. Regnskab og budget. Indstilling af årets et-ellerandet på generalforsamling. - Aktivitetstilskud: Ansøgningsfrist: 31. marts (incl. årsregnskab, medlemstal, børneattest. - Lokaletilskud: Frist 31. marts. (børneattest) - Tildeling af lokaler: Frist 15/3. Tilmeldingsmail vedr. TC-camp i påsken. Planlægning af hjælpere til samme. Forslag til MJVB vedr. støtte til talentcenter fra kredsen. (undersøge deadline for forslag) Martsmøde: Konstituering af bestyrelsen: Formand, næstformand, kasserer og sekretær samt opgavefordeling i øvrigt. Ungdomsafslutning Opfølgning på beslutninger til generalforsamlingen Aprilmøde: Planlægning af TC-summercamp sidste uge i juni. Trænere den kommende sæson Invitation af efterskoler til Ikast CUP? Ansøgning af elitepulje hos IBK jf. referat januar Majmøde: DVBF repræsentantskabs-møde 6. juni 2015 kl i Kolding (Deltagere? Afventer dagsorden. Sættes på igen senere (dagsorden udkommer ca ). JF. ref Trænere den kommende sæson. Planlægning af overnatningsweekend for kids. Indstilling af ildsjæl til kommunen eller idrætspræstation (august-arrangement) Tilmeldingsmail vedr. TC-summercamp primo juli. Annonce i avisen vedr. sæsonstart før sommerferien af hensyn til forældrenes planlægning. Sæsonopstart. Junimøde: Planlægning af Ikast Volley Cup i september (booket 14-15/9-2013): Rekruttering af tjanser, mad-damer, stævneansvarlig, præmier, t-shirts (OBS tilmelding senest 14 dage før ellers ingen t-shirts), annoncering, priser, ISI-sponsering, plakat/infostander, svineri/oprydning giv besked til trænerne, affald, bus. Udfordre os til at gøre det anderledes til Ikast Cup: Reklamer med halv pris hvis tilmelding før sommer, drikkedunk, vand på bordene (kande indkøbes), diplom med holdbillede. Præmiesponsorater til slik. Dyr bus kan vi servere frokost på anden vis? FOU: Indstilling til årets træner el. lign.? Sæsonopstart PR.

5 Trænere næste sæson: Jørgen og Mats (Peder) inviteres med til mødet. Augustmøde: Pizzavolleydato efterår. Årsplan. Ungdomsstævner, mixstævner, seniorkampe, kidsstævner. Ikast volley cup, aftale med ISI om aftenarrangement. Sedler til trænerne: Tilmelding/kontingent (HUSK tilskud til fattige børn), kalender, tilmelding til Ikast Cup. Trænermøde:Børneattester for den kommende sæson, reklameseddel til kammeraterne. Septembermøde: Tilmeldingsstatus fordeling af hold. Datoerne og Danmarksmesterskaberne i 2016 er: april 2016 U april 2016 U april 2016 U21 (fredag-søndag) store bededag maj 2016 U18 Ansøgningsfristen for afholdelse af U DM er den 1. november. Oktobermøde: Lederuddannelse: ansøgningsfrist 1. november. Ansøgning om DM til forbundet senest 1. november Kommunens julefrokost Decembermøde: Planlægning af generalforsamling ca. februar. Pizzavolleydato forår. Faste punkter: Godkendelse af dagsorden og referat Opfølgning på sidste referat Økonomi Sponsorarbejde Nyt fra ungdomsudvalget/hvervegruppen Eventuelt og næste møde