Tirsdag den 5. februar 2013 kl hos Anja Kjærsgaard, HC Lumbyesvej 57, Ikast. Godkendt.

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Ikast KFUM Volley Tirsdag den 5. februar 2013 kl hos Anja Kjærsgaard, HC Lumbyesvej 57, Ikast Indkaldte: Tove Mogensen, Anja Kjærsgaard, Lisa Gramkow Østergaard (referent), Erik Kreuzfeldt, Poul Kastbjerg, Jørgen Donslund. (lokaler følger rækkefølgen ovenfor) Dagsorden: Punkt: 1. Godkendelse af dagsorden og referat (fast 2. Opfølgning på sidste referat (fast 3. Planlægning af generalforsamling Uddybning Godkendt. Nyt om buspriser v. Anja? uafklaret. Sport2go: hvem deltager i møde med DGI-damen: Anja, Tove og Lisa deltager den 19. eller 21. marts. IT kører det ift. billetsalg til EM2013 v. Jørgen? uafklaret Færdiggørelse af dagsorden (forslag vedlagt) tilrettet. Lisa sender til Jørgen som lægger på hj. siden. Lisa lægger besked på FB. Det er OK med Mats som dirigent OK med Per som revisor? Uafklaret. Anja spørger. Drøftelse af regnskab og budget (sendt af Anja). Vedr. budget: Husk at nævne ungeudvalg, Conventus og talenthold. Vi budgetterer med et underskud. Kommende bestyrelsesmedlemmer: Johannes Elbæk stiller op. Kontingentniveau fastholdes. Praktisk: Jørgen medbringer projektor og PC. Alt fremlægges digitalt. Plakat vedr. generalforsamling: Poul hænger op. En træner får særlig påskønnelsespris Anja sørger for check. Erik holder tale. 4. Div. kommunalt Aktivitetstilskud og lokaletilskud deadline Anja og Lisa handler. Lokaletildeling : Jørgen. 5. Planlægning af Erik og Poul planlægger. påskecamp Lisa rundsender besked om camp og DM i uge Indstilling til årets (hos kommunen) Udsat træner eller årets talent? 7. Planlægning af april ungdoms-dm 2*8 hold. 8. Arrangører af U21- Grand Prix-stævner i sæson efterlyses 9. Idræt for alle uanset baggrund Se bilag 2. Jørgen søger på Ikast Cup for at understrege en pointe. Se bilag 3. Jørgen skriver det på hjemmesiden og linker til siden 1

2 10. Opfølgning på beslutninger på generalforsamlingen den (fast 11. Nyt fra ungdomsudvalget/- hvervegruppen (fast Lisa mailer besked til trænerne. Se bilag 4. Udsat. Intet nyt. 12. Økonomi (fast Drøftet under punktet vedr. Generalforsamling. 13. Sponsorarbejde (fast 14. Eventuelt og næste møde (fast Intet nyt. Tak til Tove for året i bestyrelsen. Næste bestyrelsesmøde aftales på generalforsamlingen. Conventusmøde ml. Anja, Jørgen, Lisa 5. marts kl hos Anja. Dernæst oplæring af bestyrelse og trænere. Bilag 2 DVBFs Bredde- og Udviklingsstyregruppe (BUSG) efterlyser arrangører af U21 Grand Prix stævnerne i sæsonen Termin BUSG har besluttet, at de 3 indledende stævner kan placeres i perioden 9. november 2013 til 9. marts 2014, dog ikke den januar Dvs. at der ikke på forhånd er fastsat terminer. DM Spilles marts BUSG vil udvælge de 4 stævner blandt ansøgerne, så der sikres en fornuftig datomæssig og geografisk fordeling. Klubber der ønsker at være arrangør af et af de 3 indledende Grand Prix stævner eller Danmarksmesterskabet skal fremsende en ansøgning til turnering@volleyball.dk senest mandag den 1. april Bilag 3 Kære Ikast KFUM Idræt, Volleyball Erik Kreuzfeldt 2

3 Alle børn fortjener at få mulighed for at dyrke idræt og være med i det sociale fællesskab i foreningerne. I dag er tusindvis af børn ikke med, fordi deres forældre ikke har råd til fx kontingentet. Men også børn, der er medlem, risikerer at måtte opgive pga. forældrenes økonomi. Takket være en stor donation til DIF fra Procter & Gamble (P&G), der står bag en lang række kendte produkter som Gillette, Oral B, Pampers, Vicks, Pantene, Head & Shoulders, Duracell m.fl., får børn af økonomisk vanskeligt stillede familier nu mulighed for at få hjælp til kontingent, udstyr, stævner m.m. For hvert P&G produkt der bliver solgt i udvalgte kampagne uger i føtex, går 1 kr. til projektet. Kampagnen blev sat i gang i søndags i din lokale føtex. Hvem kan søge og til hvad For dig og din forening - og de øvrige idrætsforeninger i DIF - er donationen relevant. Det er nemlig kun DIF's foreninger, der på vegne af eksisterende eller nye medlemmer under 18 år kan søge om støtte. Foreninger kan søge om støtte til forskellige formål afhængig af det enkelte barns behov, og der kan søges støtte til: 1. Hel eller delvis betaling af foreningskontingent for børn under 18 år 2. Indkøb af beklædning og sportsudstyr til børn under 18 år 3. Hel eller delvis dækning af udgifter til børns deltagelse i sportsarrangementer, sommerlejre og lignende (Når økonomisk trængte forældre henvender sig til jer, vil de i mange tilfælde have en flyer med, som de har fået om projektet gennem fx kommune, skole eller i føtex) Det er nemt at søge Foreningerne kan søge om støtte løbende. Det er meget vigtigt for DIF, at det er nemt for foreningerne at søge. Der stilles derfor ikke krav om årsopgørelser, lønsedler og lign. fra forældrene for at foreningerne kan søge. Til gengæld skal foreningen afgive en tro og loveerklæring i forbindelse med ansøgningen. Der er IKKE garanti for at få det ansøgte beløb i støtte. DIF vurderer ansøgningen hurtigst muligt og vil forsøge at imødekomme det ønskede. Du kan læse mere om projekt 'Idræt for ALLE børn' og finde ansøgningsskema på Der kommer også informationsfoldere med magasinet Idrætsliv i februar. 3

4 Vi håber I vil tage godt imod 'Idræt for ALLE børn' og kan se mulighederne i det. Målet er, at idræt bliver for alle børn uanset deres baggrund. Bilag 4: Opfølgning på generalforsamling uddrag fra referat: Handlingsprogrammet har form af værdier. Disse er opdelt i sportslige, sociale og kommunikative værdier. Deltagerne bød ind med konkrete forslag til de sociale og kommunikative værdier (de sportslige varetages primært af trænerne i fællesskab med holdene): Sociale: Kanotur m. overnatning. Overnatning på skolen m. socialt arrangement. Sociale arrangementer på tværs af holdene. Sammenhold før/efter træning. Turnering på tværs af holdene en aften eller en weekend. Åbent i kantinen for ungdomsspillere efter fredagstræning. Forældrevolley. Bedstevolley Frederik vil gerne være træner. Kommunikative: Hvis vi bruger Facebook (FB), så vil de unge mennesker se beskederne. Det kan ikke stå alene, da man skal være 13 år for at bruge FB. Hvert hold kunne have sin egen FB-side. På hjemmesiden burde der reklameres mere med Talent Camp. Kampe (division) og stævner skal kunne ses på forsiden. Kan hjemmesiden forenkles, den er svær at finde rundt på. Særligt kontingent, tilmelding og licens er problematisk. Kan kassereren hjælpe med at modtage tilmeldinger ude i hallen? Flere billeder ude til kampene (af drengene). Det trækker folk til hjemmeside og FB Huskeliste til kommende punkter: Brug af arv Opfølgning på generalforsamling (løbende): Punkter foreslået i plenum. Cykelløb i april 2012 udsat på ubestemt tid ÅRSHJUL: Januarmøde: Planlægning af evt. DM i marts. Planlægning af påskecamp. Kontingentfastsættelse og budget (og regnskab) som forberedelse til generalfors. Februarmøde: Planlægning af generalforsamling. Regnskab og budget. Indstilling af årets et-ellerandet på generalforsamling. - Aktivitetstilskud: Ansøgningsfrist: 31. marts (incl. årsregnskab, medlemstal opgjort 1. november året forud, børneattest (indsendes 1 gang årligt uanset antal tilskud). - Lokaletilskud: Frist 31. marts. (børneattest) - Tildeling af lokaler: Frist 15/3. 4

5 Tilmeldingsmail vedr TC-camp i påsken. Planlægning af hjælpere til samme. Martsmøde: Konstituering af bestyrelsen: Formand, næstformand, kasserer og sekretær samt opgavefordeling i øvrigt. Trænere den kommende sæson EM2013 Aprilmøde: Planlægning af TC-summercamp sidste uge i juni. Planlægning af trænermøde i juni. Majmøde: Trænere den kommende sæson. Planlægning af overnatningsweekend for kids. Indstilling af ildsjæl til kommunen eller idrætspræstation (august-arrangement) Tilmeldingsmail vedr. TC-summercamp primo juli. Annonce i avisen vedr. sæsonstart før sommerferien af hensyn til forældrenes planlægning. Junimøde: Planlægning af Ikast Volley Cup i september (booket 14-15/9-2013): Rekruttering af tjanser, mad-damer, stævneansvarlig, præmier, t-shirts, annoncering, priser, ISIsponsering, plakat/infostander, trøjer via Rahbek, svineri/oprydning giv besked til trænerne, affald, bus. Udfordre os til at gøre det anderledes til Ikast Cup: Reklamer med halv pris hvis tilmelding før sommer, drikkedunk, vand på bordene (kande indkøbes), diplom med holdbillede, Jørgen har engangsglas. Lederbowling, whiskysmagning for ledere, præmiesponsorater fx 100 kr. til Intersport U18, håndklæde U16, medalje til U14, taske med logo, dyr bus kan vi servere frokost på anden vis? Pizzavolleydato efterår. FOU: Indstilling til årets træner el. lign? Augustmøde: Årsplan. Ungdomsstævner, mixstævner, seniorkampe, kidsstævner, fordeling af pipvolley. Ikast volley cup, inkl. seddel til spillerne, aftale med ISI om aftenarrangement. Sedler til trænerne: Tilmelding/kontingent, kalender, tilmelding til Ikast Cup Børneattester for den kommende sæson, reklameseddel til kammeraterne. Septembermøde: Kommunens julefrokost, tilmeldingsstatus fordeling af hold. Oktobermøde: Lederuddannelse: ansøgningsfrist 1. november. Decembermøde: Planlægning af generalforsamling ca. februar. Pizzavolleydato forår. Faste punkter: Godkendelse af dagsorden og referat Opfølgning på sidste referat Økonomi Sponsorarbejde Nyt fra ungdomsudvalget/hvervegruppen Eventuelt og næste møde 5