Dagsorden AARHUS UNIVERSITET. Møde den: 31. oktober 2012, kl Internationalt Center, mødelokale 2 LSU møde i AU Forskning og Talent

Transkript

1 AARHUS UNIVERSITET Møde den: 31. oktober 2012, kl Internationalt Center, mødelokale 2 LSU møde i AU Forskning og Talent Dagsorden Deltagere: Kristian Thorn, Helle Colding Seiersen, Sanne Vejlin Nielsen, Anna Louise Dolan Plaskett, Ida Marie Gerdes, Grethe Baasch Thomsen, Astrid Cermak, Mette Glerup Thomsen, Lone Urbak, Jeppe Dørup Olesen, Marianne Aarø-Hansen, Line Riggelsen (suppleant, BSS), Lisbeth Lauritsen (HR og referent), Signe Osbahr (observatør) Dagsorden 1. Opfølgning på VD seminar Diskussion af, hvilke emner LSU ønsker at arbejde med fremadrettet Indtastning af gule noter er og evaluering er medsendt som bilag 2. Retningslinjer for arbejdstid og håndtering af fravær. Endelig drøftelse af retningslinjerne Proces for formidling af retningslinjerne Opdateret udkast medsendt som bilag. Dato: 17. oktober 2012 Side 1/1 3. Orientering om HR-løn. Information om processen omkring HR-løn og hvilke implikationer det får for ph.d.-administrationerne. HR-løn forventes implementeret i 2014 for ph.d.- administrationerne, men det er en god ide allerede nu at tage dialogen i LSU. 4. Håndtering af stress diskussion af håndtering af stress før, under og efter notat fra stressgruppen medsend som bilag 5. Kompetenceudvikling Opfølgning på drøftelser på uddannelsesdag Diskussion af, hvordan vi kan arbejde med det fremadrettet Diskussion af årshjul evt. nedsættelse af arbejdsgruppe 6. Orientering om Status for lønforhandlinger 7. Plan for arbejdet i LSU i 2013 Der foreslås følgende fire datoer: 6. februar, 8. maj, 4. september og 27. november alle gange kl Løst og fast AU Forskning og Talent Aarhus Universitet Helsingforsgade Aarhus N au@au.dk

2 Evaluering af VD seminar den 26. september Spørgeskemaet er udsendt til 122 respondenter den 28. september. Der er rykket for besvarelser den 11. oktober, og undersøgelsen er afsluttet den 16. oktober. De 122 respondenter inkluderer således både ledelse og arrangører af seminaret. 97 af 122 har helt eller delvist besvaret skemaet, hvilket giver en svarprocent på har ikke deltaget i seminaret, og af de resterende 94 besvarelser har 91 respondenter gennemført spørgeskemaet. Besvarelserne er dels vist som søjlestakket diagram, se nedenfor, samt i tabelform sidst i dokumentet, 1

3 Kommentarer til ovenstående: Ang. sociale indslag synes jeg det bedste var det allerførste, hvor man skulle finde sammen med nogen, man ikke kendte og præsentere sig, men det kan jeg ikke finde i ovenstående. Gruppearbejdet om sammenhænge var for ukoordineret og blev (måske derfor) lidt for lavpraktisk. "Sammenhænge" (Gruppeopdelt) Samarbejde og snitflader til andre VD-områder, Brugerorientering og partnermodel, Sammenhæng mellem internationalisering, forskning og talentudv. Dette punkt skulle have været casebaseret. mange var slet ikke med, på hvordan vi skulle gribe det an. Prioriteringer og muligheder i AUFT - Internationalisering var ikke organiseret tilstrækkeligt struktureret. Der var 10 min. til drøftelse i grupper, resten gik med proces og opsummeringer. Nuancer og detaljer (=pointer!) i drøftelserne gik dermed tabt i mange tilfælde. 2

4 Gerne mere specifikke spørgsmål som udgangspunkt for gruppearbejde. Bedre gennemtænkt proces/facilitering af gruppearbejde. Emnerne var der ikke noget ivejen med, men når spørgsmålet er for bredt så bliver diskussion let afsporet/ufokuseret. Og generelt vil det nok også være bedre med lidt mere tid til den slags aktiviteter. Det var uhensigtsmæssigt at det ikke var meldt ud på forhånd at man skulle betale for drikkevarerne om aftenen. Det havde været rart at kunne have haft småmønter parat. For meget pep talk (blev klaret sidste år på Sandbjerg. Brug for mere praktisk information om hinanden/matchmaking. Sociale indslag var ikke så opfindsomme/relevante I vores gruppe vedr. "prioritering og muligheder" var det meget svært at dreje samtalen fra udvikling til prioritering/konsolidering. Faktum er at der er for mange udviklingsprojekter i søen og at vi ikke får dem implementeret godt nok, før vi går igang med noget nyt Jeg synes, der var mange gode forslag og initiativer. Det kunne være hensigtsmæssigt, hvis der blev udarbejdet en liste over konkrete tiltag, der kommer ud af dagen, og til næste års VD-seminar, kunne der følges op! Jeg var bedt om at være ordstyrer, og det gjorde/gør jeg gerne. Desværre forventede folk, at ordstyren var forberedt. Derudover sad vi to grupper i samme lokale, så rigtig mange kunne ikke høre noget og/eller blev forstyrret af det, der blev sagt i den anden gruppe. Der var overordnet set et rigtig godt flow i seminaret, hvilket var særligt glædeligt set i betragtning af, at det varede hele dagen. Stram tidsstyring var fint, generelt stor ros til planlægningsteamet bag dagen. Jeg gik umiddelbart efter middagen og deltog derfor ikke i quiz'en Kristians oplæg gav optimisme og ro i forhold til den nærmeste fremtid Oplæggende omkring visioner var præget af "hvor travlt vi får" og " udfordringer" måske havde det været bedre at fokuserer lidt på den samme optisme og ro og evt. værdsættelse af den hårde periode vi alle lige har været igennem/er i. Gruppearbejdet omkring muligheder og prioriteringer var for brede og det virkede derfor ikke som om der var en opsummering eller et resultat. Gruppearbejde omkring snitflader, jeg synes det endte med at vi blot sad og kritiserede andre områder- uden de var der til at forsvare sig. De sociale indslag var rigtig gode ved dette seminar. påfaldende først at høre VD fortælle at målet for 13 er konsolidering og derefter høre center-chefer fortælle om deres vilde ambitioner uden at nogen prøvede at synliggøre hvordan konsolidering skal indfri ambitionerne... Jeg synes det var lidt sent info om seminaret kom ud. Synes Børge Obels oplæg var super. Jeg synes man skal have sådan et "key note" oplæg til fremtidige F&T seminarer - feks kunne jeg godt tænke mig man overvejede f.eks. sådan en som John Taylor fra Liverpool Univ, som kunne holde et oplæg om "Research Internationalization" eller sådan noget, som vil være relevant for os alle. Synes også det sidste gruppearbejde manglede i den grad et oplæg at diskutere ud fra. Det blev en meget løs snak, hvor vi alle havede hver sin oplevelse af hvad temaet for vores gruppesnak snak skulle være. Lidt mere struktur der havde været godt. Kommentarer til ovenstående: Jeg er nyansat (startede 11/9), så seminaret var faktisk en rigtig god intro til VD området, omend det var lidt svært for mig at bidrage til gruppediskusionerne, men her var jeg så også med på en lytter. 3

5 Gerne mulighed for mere tid til udveksling af den enkeltes jobfunktion. Evt. præsentation af grupper, hvor medarbejderne ses samlet. Jo flere arrangementer, desto større bliver tilhørsforholdet til AUFT også Kommentarer til ovenstående: Ja, fik talt med mange interessante mennesker fra forskellige steder i organisationen. Andre møde former med kollegaer som arbejder med relaterede temaer kunne være mere effektive Det er det sociale aspekt og at tale med folk i pauserne der rykker, frem for oplæggene som de godt bare kunne have sendt ud skriftligt de fleste af dem. Jeg mangler en mulighed her mellem "i høj grad" og "hverken eller". Savner en 'til dels'-valgmulighed For mig var dette seminar kun brugbart i forhold til at: Høre Kristians tanker om området samt at netværke med mine kollegaer i F&T. Kommentarer til seminaret generelt: Generelt rigtigt godt! Ved gruppediskussionerne kunne det have været rart, hvis folk havde sagt deres navn og hvor de kom fra, det samme i plenum. Jeg har allerede et rigtig godt samarbejde med resten af VD området, så VD seminaret gav ikke noget ekstra her. Det var interessant at høre, hvor vi er på vej hen - særligt KRTH og Børge Obels oplæg. Gruppearbejderne blev for ufokuserede. Så vidt jeg oplevede programmet, så var fokus ikke på at lære mere til kendskabet til de øvrige områder indenfor AUFT, men at drøfte emner indenfor vores områder. Man var jo også opdelt efter arbejdsfelt. Opsummeringer i plenum tager lang tid og er ofte ikke så givende. Mange nuancer og pointer går tabt undervejs. Det er bedre at bruge tiden på mere tid til de faglige drøftelser. Forslag: VD Seminaret starter med frokost og slutter med aftenbuffet. Man kan ikke tale et fællesskab frem som ikke er der! Det ville have været fint med bordplan til morgen og middag for at tvinge folk til at snakke med andre end de vante. Der var for stor et tids'gap' mellem det indre liv og socialt arrangement/forplejning Meget langt, og meget tæt program. Den arbejdsvirkelighed jeg pt. er i ligger langt fra visionerne, bl.a. er det ikke muligt at opretholde "sikker drift". Dagen var derfor på den ene side provokerende i sit indhold fordi min arbejdsvirkelighed er en anden, end den der blev præsenteret. På den anden side var det godt at få et positivt indspark med optimisme og begejstring fra alle de gode kolleger. Jeg er spændt på at se hvad der kommer ud af de forskellige faglige indslag (gruppediskussioner). Den egentlige værdi af seminaret bliver først klar for mig, når der kommer tilbagemeldinger fra ledere og LSU. Da "Forskning og Talent" omfatter mange personer" kan gruppearbejde evt. baseres mere på grupper som har sammenlignelige arbejdsopgaver. 4

6 Mindre grupper er super. To store grupper i samme rum er umuligt. Se tidligere kommentarer Generelt en rigtig god dag, men det ville være rigtig godt hvis man kunne kombinere det sådan, at halvdelen af programmet foregår i helikopterperspektiv (strategi, hvor skal vi hen, hvordan kan vi samarbejde på tværs i FT osv.) og den anden halvdel er langt mere specialiseret således at man er delt ud i grupper med kollegaer der sidder med samme opgaver. Oplægget om arbejdtid og fleks fungerede ikke ret godt - det skabte mere forvirring end afklaring. Her skulle man have præsenteret de nye retningslinjer konkret - nu sidder en del tilbage med et stort spørgsmålstegn - hvad indeholder de der nye retningslinjer? Partnermodellen er allerede implementeret på GSST. Det kunne have været en fordel, at en medarbejder fra GSST holdt et oplæg på minutter om, hvordan modellen fx kan se ud i praksis. De fleste i grupperne der skulle diskutere partnermodellen, anede ikke hvad den går ud på og så mange problemer/udfordringer ved den, som et oplæg fra folk der arbejder med den kunne have afmystificeret. Har allerede kommenteret tidligere - se dem Jeg har brug for at få et større kendskab til de andre PhD skoler og VD, for at forstå den større sammenhæng og kunne komme med forslag til sammenhæng på tværs af VD. Fint og velarrangeret arrangement Deltog du i VD seminaret den 26. september 2012? Ja 94 96,9% Nej 3 3,1% I alt ,0% Vi vil gerne vide, hvad du synes om følgende: - Information om seminaret Meget godt 12 13,2% Godt 52 57,1% Hverken/eller 22 24,2% Mindre godt 4 4,4% Dårligt 0 0,0% Ved ikke 1 1,1% Vi vil gerne vide, hvad du synes om følgende: - Velkomst ved Kristian Thorn Meget godt 33 36,3% Godt 53 58,2% Hverken/eller 3 3,3% Mindre godt 0 0,0% Dårligt 1 1,1% Ved ikke 1 1,1% 5

7 Vi vil gerne vide, hvad du synes om følgende: - "Visioner: Hvor er AU på vej hen på vores område?" Oplæg om elementer til strategier i AUFT Meget godt 12 13,2% Godt 52 57,1% Hverken/eller 23 25,3% Mindre godt 3 3,3% Dårligt 0 0,0% Ved ikke 1 1,1% Vi vil gerne vide, hvad du synes om følgende: - "Prioriteringer og muligheder i AUFT"(Gruppeopdelt) Meget godt 9 9,9% Godt 41 45,1% Hverken/eller 19 20,9% Mindre godt 18 19,8% Dårligt 3 3,3% Ved ikke 1 1,1% Vi vil gerne vide, hvad du synes om følgende: - "Den nye organisation" Oplæg ved Børge Obel Meget godt 52 57,1% Godt 28 30,8% Hverken/eller 6 6,6% Mindre godt 3 3,3% Dårligt 0 0,0% Ved ikke 2 2,2% Vi vil gerne vide, hvad du synes om følgende: - "Sammenhænge" (Gruppeopdelt) Samarbejde og snitflader til andre VD-områder, Brugerorientering og partnermodel, Sammenhæng mellem internationalisering, forskning og talentudv. Meget godt 10 11,0% Godt 19 20,9% Hverken/eller 25 27,5% Mindre godt 23 25,3% Dårligt 11 12,1% Ved ikke 3 3,3% 6

8 Vi vil gerne vide, hvad du synes om følgende: - "Indre liv i AU Forskning og Talent" Meget godt 8 8,8% Godt 46 50,5% Hverken/eller 20 22,0% Mindre godt 9 9,9% Dårligt 0 0,0% Ved ikke 8 8,8% Vi vil gerne vide, hvad du synes om følgende: - Forplejning Meget godt 8 8,8% Godt 37 40,7% Hverken/eller 25 27,5% Mindre godt 16 17,6% Dårligt 3 3,3% Ved ikke 2 2,2% Vi vil gerne vide, hvad du synes om følgende: - Socialt indslag - teambuilding Meget godt 18 19,8% Godt 40 44,0% Hverken/eller 22 24,2% Mindre godt 5 5,5% Dårligt 3 3,3% Ved ikke 3 3,3% Vi vil gerne vide, hvad du synes om følgende: - Socialt indslag - STOMP Meget godt 22 24,2% Godt 30 33,0% Hverken/eller 8 8,8% Mindre godt 7 7,7% Dårligt 5 5,5% Ved ikke 19 20,9% Vi vil gerne vide, hvad du synes om følgende: - Socialt indslag - Quiz Meget godt 24 26,4% Godt 35 38,5% 7

9 Hverken/eller 6 6,6% Mindre godt 3 3,3% Dårligt 0 0,0% Ved ikke 23 25,3% Har seminaret givet dig et større indblik i de forskellige områder i AU Forskning og Talent? I meget høj grad 2 2,2% I høj grad 43 47,3% Hverken/eller 28 30,8% I mindre grad 15 16,5% Slet ikke 1 1,1% Ved ikke 2 2,2% Føler du, at et arrangement som VD seminaret er med til at gøre det lettere for dig at etablere faglige kontakter på tvært i AU Forskning og Talent? I meget høj grad 13 14,3% I høj grad 47 51,6% Hverken/eller 19 20,9% I mindre grad 10 11,0% Slet ikke 0 0,0% Ved ikke 2 2,2% Samlet status Ny 0 0,0% Distribueret 0 0,0% Nogen svar 4 4,1% Gennemført 93 95,9% Frafaldet 0 0,0% I alt ,0% 8

10 Videndeling og kommunikation ERFA 1: Mindre tidskrævende erfaringsudvikling fx at det er ok at ringe op og spørge en kollega et andet sted i organisationen. Vigtigt at komme fysisk rundt til hinanden! Skabe situationer, hvor man er ved hinanden. Faktiske projekter/opgaver sammen Pas på ikke at tænke snævert AUFT, når man tænker erfaringsudveksling Erfaringsgrupper skal betinges i behov, og betingelser skal være tydelige og kommunikerede ERFA-grupper også på tværs af VD. Det kræver, at man finder den rette/relevante gruppe Selvstartede ERFA-grupper, hvor koordinator/tovholder har afsat tid i sine arbejdsopgaver til at facilitere og videreformidle erfaringer Videndeling med eks. Ph.d.-skolerne ved fælles seminar, så vi ved, hvordan opgaver osv. løses at man lærer af hinanden Tværgående arbejdsgruppe i henhold til nye services og videreudvikling Medarbejdere med samme opgaver skal lære af hinanden mødes uformelt en gang om året, så det bliver naturligt at sparre og få skabt en nærhed Brug hinanden! AD HOC, ERFA-grupper (kortvarige, specielle emner) ERFA-grupper (Behovsdrevne) Opgavespecifikke, små mindre ERFA-grupper med dedikeret facilitator Genopliv + målret ERFA Korte statusmøder i arbejdsgrupper ca. 1 gang om ugen kommunikation videndeling planlægning opgavefordeling IT, nyheder og kommunikation 2: IT: AU-systemet skal kunne spille sammen med AUH-systemet At systemet virker og understøtter det vi skal bruge det til God hjemmeside (i stedet for den nuværende og dysfunktionelle vi har) Kan regne med, at kommunikationen reelt sker gennem nyhedsbreve? Bliver de læst? Nyhedsbrev: tænke flere nyheder/resultater ind - fx dele relevante rapporter Kort og præcis + relevant kommunikation Velfungerende IT-systemer IT skal fungere optimalt optimering af de nuværende systemer INTRANET Medarbejderintro (a la studiemetroen) Livechat/blog mellem personer, der har samme opgaver på de forskellige fakulteter Intranet som alle Pc er åbner til som på Skejby Intern opslagstavle til små beskeder og opklarende spørgsmål/svar

11 Ledelsen 3: Når der implementeres nye tiltag, skal det samtidig kommunikeres ud, så ingen er i tvivl om, hvad det handler om Vigtigt at drøfte ting igennem forventningsafstemning og signaler i det som sker fra ledelsen Husk at medarbejdere er forskellige; drives og motiveres (og demotiveres) af forskellige ting/forhold Fysisk synlighed af ledere Løbende opfølgning på initiativer af ideer fx fra Sandbjerg og VD-seminar hvem gør det? Gå-hjem-møder 4: Faglige oplæg Faglige og personlige kurser Roterende morgenmadsmøder (videndeling + kommunikation) Besøgsrunde. Rundt på besøg ved hinanden, se hvor vi fysisk sidder og hvilken service/vejledning osv. gives der Besøgsrunder. Afdelingerne besøger hinanden Besøgsrunde (få sat ansigt på hinanden) Praktik af en dags varighed i andre enheder (videndeling) Gå-hjem-møder mellem søjlerne Eks. et par medarbejdere fra IC kan møde op ved forskningsstøtteenheden og fortælle, hvad I kan bruge os til (videndeling og kommunikation) Tværgående og faglige arrangementer/foredrag emner relevante til VD s arbejdsområder Flere tværorganisatoriske kurser Hvem gør hvad 5: Det ville være super med et besøg på vores personalemøde af repræsentant fra LSU Fokus på forsknings og talents medarbejderportal Synliggørelse af oversigt over vores kompetencer, hvem laver hvad? mangler vi kompetencer i vores enhed? Kollegadatabase som opdateres jævnligt og udbred kendskabet til den Synliggørelse af det eksisterende kompetencekatalog. Hvor ligger det på intranettet? Film: 35 sekunders præsentation af medarbejder på Pure profil baseret på softwarepakke Tap aktiv brug af Pure til kompetenceprofil Andet 6: Bedre/strammere mødekultur medfører, at tid og emner bliver mere målrettede Jobrotation Struktur for at tvinge viden i hinanden på tværs af AUFT Deltagelse i messer og konferencer på tværs af hele forskning og talent

12 Trivsel og arbejdsglæde Faglige arrangementer 1: Tour de Campus(es) (socialt) Fælles frokost (på tværs) man skiftes til at være vært Faglige eftermiddagsarrangementer: gå-hjem-møder og foredrag (Børge Obel var interessant) Flere korte arrangementer fx morgenmad ½ time hver 14. dag med de nærmeste kollegaer Sociale tiltag Ny skiaftale med bedre, drikkelig, kaffe helst hele bønner! Fælles morgenmad/frokost Fastholdelse af nuværende sociale arrangementer (julefrokost, sommerfest og skovtur) En årlig revy Gratis øl og vin i fredagsbaren. Stormøde i hele VD-området hvert kvartal. Skiftes til at være vært for VD-området. Midler til LOKAL teambuilding/kvalitetstid. Husk fredags øl = kendskab til kolleger Personalegoder 2: Kaffemaskine Talentudvikling. Karriereveje for potentielle Top-TAPPER intern rekrutteringsvej Frugtordning. Fælles motion fx gåtur efter frokostpausen Motion i arbejdstiden Frugtordning på HELE AU Frugtordning ALLE steder Frokoststue Betalt fredags øl Arbejdsplads!! Hjemmearbejdsplads Hjemmecomputer til rådighed for alle medarbejdere Stillerum Fælles intro for nyansatte i AUFT fx 2 gange om måneden. Ledelsesopgaver lederskab 3: Trivsel: klart og synligt lederskab Konsolidering. Tid til at komme sig (vi er lidt slidte) Hvad er det vi ikke skal? Hvad skal nedprioriteres? (konsolidering) Klar definition af arbejdsopgaver Smil avler smil gir sol. Sol skal skinne fra oven. Anerkendelse fra ledelsen motiverer medarbejderne Mere fokus på arbejdsopgaverne end organisation Gennemsigtighed

13 Gennemsigtighed. Man skal vide hvem der gør hvad Inddragelse! Feedback på hvornår man når sine servicemål - en baseline Uddelegering af beslutningskompetencer for at få smidige beslutningsgange, så der er kortere fra ide til handling Åbenhed og ærlighed Bedre sammenhæng mellem administrative centre og back office Skabelse/genskabelse af en bedre holdånd mellem institut og søjler Konsolidering ikke flere nye ting Målrettet information + invitationer til møder Personalepolitik 4: Bevidsthed omkring stress/stresshåndtering Arbejdsglæde: fleksibilitet i arbejdstid Fleksible arbejdstider Anerkendelse på forskellige niveauer 5: Mere positiv holdning til internationalisering fra VIP er og andre TAP er Bedre dialog imellem VIP og TAP. Mere respekt fra VIP ernes side. Skal eventuelt kommunikeres fra ledelsens side God dialog og ros mellem kollegaer Positiv omkring egne og andres arbejdsopgaver (drop brokkekulturen) Anerkendelse og ros (individuel) Anerkendelse for indsats (hvem skal det komme fra i en matrixmodel?) Implementering af større projekter. Ph.d. Planner tager meget lang tid og giver tungere sagsbehandling forståelse oppefra Pralevæg med positiv feedback fra brugerne Lettere adgang til kompetenceudvikling Kompetenceudvikling af den enkelte medarbejder Trivsel = fleksibilitet for medarbejderen Kollega til kollega 6: Uformel tone med respekt for hinanden Bedre service fra alle ansvarlighed Åbne døre til gangen, men med mulighed for at lukke dør, hvis man skal arbejde koncentreret Husk at holde pauser sammen alene (som menneske) Andet 7: Geografisk nærhed

14 Tredje udkast Retningslinjer for arbejdstid og håndtering af fravær i AU Forskning og Talent I AU Forskning og Talent (AU-FT) er der stor fokus på brugerne og opgavevaretagelsen, men det må ikke forveksles med at overlade medarbejderne til deres egen samvittighed. Det er lederens ansvar, at mængden af arbejdsopgaver matcher den tid, der er til rådighed. Vicedirektørområdet ønsker at fremme en arbejdstilrettelæggelse og et arbejdsmiljø, hvor der er balance mellem arbejde og fritid. Dermed skabes de bedste forudsætninger for trivsel og bæredygtig opgavevaretagelse på lang sigt. Nedenstående retningslinjer for arbejdstid og håndtering af fravær i AU Forskning og Talent er et produkt af arbejdet i AU Forskning og Talents samarbejdsudvalg (LSU). Dokumentet regulerer særlige forhold, der ikke er omtalt i overenskomster, love, bekendtgørelser etc. Der henvises til HR s medarbejder ABC for beskrivelse af de generelle forhold: Den generelle indgangsvinkel til reglerne er: - Ansvarlighed - Fleksibilitet - Rummelighed Nedenstående regler skal gælde generelt for AU Forskning og Talent. Visse regler kan være forskellige mellem afdelinger. Men de skal synliggøres. I særlige tilfælde kan leder og den enkelte medarbejder lave individuelle aftaler. Der bør være størst mulig åbenhed om særlige aftaler mellem medarbejdere og ledere. Der henvises i øvrigt til Aarhus Universitets generelle personalepolitiske retningslinjer samt gældende overenskomster. I tilfælde af tvivl eller afklarende spørgsmål kan AU-FT s partner i HR kontaktes. Arbejdstid, registrering og flex Mål: - AU-FT skal kunne opfylde sine åbningstider og forpligtelser overfor AU. - AU-FT s medarbejdere skal være tilgængelige for kolleger i og uden for afdelingen for at sikre et sundt samarbejde i teams, grupper og afdelinger. - Bemanding skal sikres i ferier og ved f.eks. sygdom. - Tidsregistrering skal kunne danne grundlag for eget flextidsregnskab. Registrering og opgørelse af tidsforbrug på opgaver og projekter skal ske efter behov i samarbejde med lederen. - Tillid under ansvar. Regler: - Medarbejdere skal gennem deres kalender angive møder, aftaler og fravær. - Afdelinger skal være bemandet og funktionsdygtige inden for en eventuel åbningstid. - Medarbejdere skal normalt placere deres arbejdstid inden for tidsrummet

15 Tredje udkast - Der er vide muligheder for at lave individuelle aftaler med nærmeste leder om at placere arbejdstiden uden for dette tidsrum. - Særlige tidsrammer aftales for vagtsituationer og driftssikkerhed. - Alle medarbejdere skal registrere deres tid i VD-områdets flexskema. - Saldoen for flex må være maks. +37 timer og min. -15 timer med mindre andet aftales med lederen, f.eks. i tilfælde af sæsonbetonet arbejde. - Medarbejderen skal orientere sin leder, når grænserne nærmer sig, såfremt der ikke allerede foreligger en aftale. - Lederen skal holde sig orienteret og sikre balance mellem tid og opgaver. - Afspadsering/afvikling af flextimer skal ske under hensyntagen til arbejdsopgavernes udførelse og afvikles i forholdet 1:1 som enkelttimer/halve/hele fridage. For HK ere ydes tillæg jfr. overenskomsten, hvis arbejdet udføres i weekender eller på helligdage efter pålæg eller aftale med nærmeste funktionschef. Afspadsering i form af hele dage sker efter aftale med lederen og i forståelse med kolleger. - Ved opgørelse af flex tages der ikke hensyn til om medarbejderen modtager rådighedstillæg. Hjemmearbejde Mål: - Medarbejdere bør så vidt muligt udføre deres arbejdsopgaver på AU-FT s lokationer. Kravet om tilstedeværelse har til formål at sikre tilgængeligheden i forhold til den enkelte medarbejder, at fastholde og udvikle samarbejdet med kolleger og samarbejdsparter samt sikre medarbejderens kendskab til, hvad der foregår på arbejdspladsen. - Hjemmearbejde kan udføres, såfremt der er et behov og arbejdet tillader det. Regler: - Hjemmearbejde skal afvejes med vagtplan, bemanding samt andres behov for kontakt med medarbejderen. Der vil normalt ikke kunne aftales faste hjemmearbejdsdage (f.eks. en bestemt ugedag). - Hjemmearbejde skal aftales mellem leder og medarbejder. Overarbejde og nødsituationer Mål: - Planlagte opgaver skal kunne løses. - Opståede problemer skal løses hurtigst muligt. - Overenskomster skal holdes. Regler: - Overarbejde skal være pålagt af leder for at tælle som overarbejdstid, ellers opgøres timerne som flextid. - Arbejde, der, som følge af pludseligt opståede nødsituationer, har ligget uden for den normale arbejdstid, kan af lederen efterfølgende godkendes som pålagt overarbejde. 2

16 Tredje udkast - Regler for overarbejde og timeafregning fastlægges i overenskomster og af AU HR. Se regler på: arbejdstidsregler/. - Overarbejde vil kun undtagelsesvis kunne komme til udbetalinger og da kun, hvis der er hjemmel herfor i overenskomsten, og det pålagte overarbejde er dokumenteret. Ved udbetaling af overarbejde vil et evt. rådighedstillæg blive taget i betragtning. AU-FT s interne fælles mødeaktiviteter (herunder rejser) Mål: - AU-FT s medarbejdere skal kunne deltage i afdelingsmøder. - Der tages hensyn til den geografiske spredning. - Eventuelle gener ved rejseaktivitet minimeres så vidt muligt gennem planlægning og udnyttelse af rejsetiden. Regler: - Fællesmøder annonceres i god tid. - Deltagelse pr. videokonference opmuntres. - Hvor det er relevant, angives i mødeindkaldelse, om det er et videomøde eller om fremmøde forventes. - Møder holdes sædvanligvis inden for tidsrummet Møder med deltagelse på tværs af geografi holdes så vidt muligt inden for tidsrummet Heldagsmøder indkaldes i særlig god tid. - Rejsetid tæller som normal arbejdstid (ikke som overtid). - Såfremt rejsen starter fra egen bopæl, opgøres arbejdstiden fra medarbejderen tager af sted hjemmefra, dog maximalt 13 timer pr. døgn. - Deltagelse i sociale aktiviteter, f.eks. om aftenen efter et fagligt arrangement, medregnes ikke som arbejdstid. - Medarbejdere, som har brug for overnatning pga. møder/aktiviteter over flere dage, kan efter aftale med lederen arbejde længe de dage, de er udenbys, og afspadsere efterfølgende. Rejser og kursusdeltagelse Mål: - AU-FT ønsker at skabe de bedst mulige forudsætninger for, at medarbejdere deltager i relevante kurser, seminarer og anden kompetenceudviklende aktivitet. - Vicedirektørområdet bidrager til varetagelse af AU s internationale interesser, international markedsføring og rekruttering samt opbygning af netværk med partnere i udlandet - Ønsker til kompetenceudvikling fremføres bl.a. ved MUS. Regler: - Kursusdage, seminarer, konferencer mv. tæller som udgangspunkt som normale arbejdsdage, dvs. neutralt i flextidsregnskabet. 3

17 Tredje udkast - Hvis man er kursusleder opgøres den reelle arbejdstid, dog maximalt 13 timer pr. døgn. - Rejsetid tæller som normal arbejdstid (ikke som overtid). - Såfremt rejsen starter fra egen bopæl, opgøres arbejdstiden fra medarbejderen tager af sted hjemmefra, dog højst 13 timer pr. døgn. For rejser af længere varighed opgøres arbejdstiden på grundlag af den faktisk arbejdede tid, herunder deltagelse i obligatoriske aftensarrangementer, dog højst 13 timer pr. døgn. - Ved rejse i egen bil benyttes statens takster for transportgodtgørelse (Laveste km.-takst. Bemyndigelse til høj takst kan gives i særlige tilfælde), jf. AU s politik for kørsel i egen bil. - Medarbejdere i AU-FT er forpligtet til at overholde AU s rejsepolitik. Se i AU s politik for køb af rejser mv.: Ferie mv. Mål: - AU-FT ønsker at skabe de bedst mulige vilkår for at vicedirektørområdets medarbejdere kan afholde den berettigede ferie. - Ferie planlægges med henblik på at sikre det bedst mulige match mellem medarbejderens ønsker og arbejdspladsens behov. Regler: - Ferie, herunder særlige feriedage, og afvikling af flex planlægges, så afdelingen kan varetage sine funktioner tilfredsstillende. Hovedferierne drøftes og aftales med leder og kollegerne i afdelingen. Såfremt afdelingens medarbejder ønsker at fastlægge ferie(rejser) meget tidligt, forudsættes dette at ske i forståelse med berørte kolleger. - Behov for eventuel lukning af afdelingen i sommerferieperioden eller i forbindelse med mellemkommende fridage (jul, påske, fredag efter Kr. Himmelfartsdag o.lign.) aftales mellem vicedirektøren og den enkelte funktionschef. - Afholdelse af ferie, herunder tvungen afholdelse af ferie imellem jul og nytår o.l., kan pålægges med mindst 1 måneds varsel. - Medarbejderen har til ansvar at registrere ferie i flexskemaet og/eller sikre grundlag for inddatering i det relevante system. - Medarbejderen kan overføre maksimalt 5 dage af den ordinære ferie og kun til det umiddelbart efterfølgende ferieår. Overførsel forudsætter udtrykkelig forudgående, skriftlig aftale herom med chefen. Ikke afholdte feriedage, der hidrører fra den ordinære ferie (25 dage), udbetales ikke. - Særlige feriedage (den 6. ferieuge) skal som udgangspunkt afholdes i det relevante ferieår. Såfremt dette af ekstraordinære årsager ikke kan ske, kan de optjente dage i sjældne tilfælde udbetales efter forudgående skriftlig aftale med den nærmeste chef. Fravær, uplanlagt (dvs. sygdom, barns sygedag, omsorgsdage) Mål: - Leder, kolleger og samarbejdspartnere skal have besked ved fravær. - Leder skal kunne sikre opgavevaretagelsen trods fravær i afdelingen. 4

18 Tredje udkast - AU s generelle retningslinjer samt lovkrav m.h.t. sygefraværssamtaler og refusion skal kunne opfyldes. Regler: - Fravær skal noteres i den elektroniske kalender og eventuelle møder skal aflyses af medarbejderen selv eller med hjælp fra en kollega. - Medarbejderen skal meddele sygdom, omsorgsdage eller barns sygedage så tidligt som muligt og senest kl den første fraværsdag, jf. vejledning om registrering af ferie og fravær. Så vidt muligt oplyses om fraværets forventede varighed. - Hvis medarbejderens barn bliver sygt i løbet af en arbejdsdag, kan medarbejderen vælge enten at flexe ud og afholde barns 1. sygedag næste dag, eller afholde barns 1. sygedag på dagen, hvor sygdommen opstod. 2. sygedag afholdes om nødvendigt dagen efter 1. sygedag. - Medarbejderen giver besked om raskmelding. Ved sygemeldingens ophør opdaterer medarbejderen flexskema og/eller sikrer grundlag for inddatering af fravær i det relevante system. - Ved længere tids sydom (over 21 dage) afholder medarbejderens chef og medarbejderen sygefraværssamtale efter gældende regler. HR partneren for AU Forskning og Talent foretager indberetning om samtalen til kommunen og søger samtidig om refusion (skal ske senest 4 uger efter 1. sygedag). - Såfremt en medarbejder har haft flere sygefraværsperioder af kortere eller længere varighed, afholder medarbejderens chef en samtale med medarbejderen. Formålet med samtalen er at drøfte medarbejderens fravær, herunder arbejdspladsens muligheder for at støtte. - For sygdom under ferie henvises til ferielovens regler på området. Særlige fridage (træder i kraft 1. jan. 2013) Følgende dage er fridage med løn på Aarhus Universitet: december december - 5. juni Følgende dage kan medarbejdere efter aftale med nærmeste leder holde fri, hvis arbejdssituationen efter lederens vurdering tillader det: - 1. maj 5

19 AARHUS UNIVERSITET UDKAST Håndtering af stress i AU Forskning og Talent I AU Forskning og Talent er arbejdet for mange medarbejdere kendetegnet ved et varierende arbejdspres hen over året. Der vil ofte være perioder med stort arbejdspres og perioder med mindre arbejdspres. Stress og generel travlhed kan ikke sidestilles, men arbejdspresset kan vokse sig så stort over en længere periode, at det risikerer at udvikle sig til arbejdsrelateret stress. Arbejdsrelateret stress kan ofte defineres som tab af kontrol. Dette tab kan forekomme i forskellige situationer, og det kan være forskelligt, hvilken situation der udløser det for den medarbejder, som rammes af stress. Dato: 5. oktober 2012 Side 1/3 Stress opstår i relationer og ikke kun i det enkelte individ. Stress på en arbejdsplads påvirker dermed ikke kun den enkelte medarbejder, der rammes af stress, men hele den pågældende afdeling. Stress er derfor en fælles udfordring og et fælles ansvar for den enkelte, for kolleger og for lederen. Forebyggelse af stress For at forebygge stress i Forskning og Talent tilstræbes følgende At den enkelte medarbejders opgaveportefølje opfattes som havende en tilfredsstillende opgavesammensætning og -volumen, set over en længere periode, så der opnås en fornuftig balance mellem arbejde og fritid At der er restitutionsperioder, sådan at arbejdspresset opfattes som værende i balance, set over en længere periode At der er en åben og inddragende ledelsesstil At lederen har opmærksomhed på løbende uddannelse i afdelingen i kommunikations- og samtaleværktøjer ift kunder og kolleger At lederen for den enkelte såvel som for afdelingen foretager en klar prioritering af arbejdsopgaverne At det opfattes som legitimt at italesætte oplevelsen af et for højt arbejdspres, både for den enkelte medarbejder, for kolleger og for lederen Aarhus Universitet Nordre Ringgade Århus C Tlf.: Fax:

20 AARHUS UNIVERSITET At lederen viser lydhørhed og handlekraft over for medarbejderes italesættelse af et for højt arbejdspres At det er legitimt for en medarbejder at sige ja til en ny opgave, på betingelse af at der fjernes en anden opgave, så den samlede arbejdsmængde ikke stiger uforholdsmæssigt At leder og medarbejdere har fokus på at fange signaler om begyndende stress tidligt, f.eks. ved at være opmærksomme på at stressramte kan have tendens til at skjule stress og forsøge at klare problemerne længst muligt selv. Side 2/3 Hvis stress opstår Hvis en medarbejder rammes af stress og sygemeldes og/eller får løftet nogle af sine opgaver væk, er det i det efterfølgende forløb vigtigt at tage højde både for den stressramte medarbejder og for de øvrige medarbejdere i teamet/afdelingen. I en sådan situation er lederen forpligtet til at indkalde teamet/afdelingen til et fælles møde og prioritere opgaverne, i erkendelse af at ikke alle opgaver kan løses i samme omfang og på samme niveau med en reduceret medarbejderskare. Lederen er desuden som altid forpligtet til at tilrettelægge en hensigtsmæssig arbejdsportefølje for den enkelte medarbejder og for den samlede gruppe, både hvad angår mængden af opgaver og sammensætningen af disse. Derudover kan lederen indhente midlertidig arbejdskraft i form af vikarer, studentermedhjælp o.l. Er der ressourcer til det andre steder i Forskning og Talent, kan relaterede afdelinger evt. hjælpe hinanden på tværs. Åbenhed og lydhørhed er vigtigt, både mellem leder og medarbejdere og medarbejdere imellem. For den enkelte medarbejder, der er stressramt, kan følgende muligheder komme i spil Psykologhjælp Kompetenceudvikling Sygefraværssamtale med mulighed for tæt dialog om hjælp, arbejdsbetingelser, relationer og håndtering af opstart For den samlede afdeling kan følgende muligheder komme i spil Et fælles forløb med konsulent/mediator uden for Forskning og Talent, f.eks. med fokus på at blive bedre til at fange stresssignaler i tide Tilbagevenden efter stresssygemelding Det er vigtigt at bevare en så høj grad af kontakt mellem arbejdspladsen og den sygemeldte som muligt. Det kan f.eks. være i form af

21 AARHUS UNIVERSITET Løbende kontakt med leder og kolleger Ved deltidssygemelding Ved en gradvis tilbagevenden til jobbet Tilbud om faste feedback samtaler og opgavestatus med nærmeste leder i en aftalt periode efter tilbagevenden. Side 3/3 Når den sygemeldte medarbejder er tilbage, er det for alle parter vigtigt med en erkendelse af, at ting kan have forandret sig. Dels kan den medarbejder, der har været ramt af stress, have ændret sig, dels kan arbejdsgangene og løsningen af arbejdsopgaverne i afdelingen have ændret sig.