EJERFORENINGERNE VEJLESØPARKEN Grundejerforeningen og Ejerforeningerne matr. nr. 1 dt og 1 dy

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde mandag d. 3. september 2012 Sted: Vejlesøparken Deltagere fra bestyrelserne: Peter Mering (G/F, 1 dt og 1 dy- SEB) Marianne Ringgren ((G/F, 1 dt og 1 dy- SEB) (referent) Erik Fæster (G/F og 1 dt) Ingelise Hatting (1 dy) Per Grønborg (G/F og 1 dy) Holger Dock (1 dt) Øvrige deltagere: Hans Kramer Pierre Ørndorf mht. punkt 1 Søren Sørensen mht. punkt 1 Carl Andersen, EKAS mht. punkt 2, 4 og 9 Bemærk, -at beslutninger er markeret med * - at alt der skal følges op på/udføres er markeret med kursiv- tekst. 1. Forslag til nye vedtægter med deltagelse af udvalg På generalforsamlingen i januar 2012 blev der nedsat et udvalg, der skulle komme med forslag til nye vedtægter for alle foreningerne. Udvalget, som består af P. Grønborg, Pierre Ørndorf, Søren Sørensen og Peter Sørensen, har i foråret fremsat forslag til nye vedtægter for alle tre foreninger. Der er ikke arbejdet med et samlet sæt vedtægter, fordi det vil kræve enstemmighed blandt alle ejerne at sammenlægge foreningerne ifølge advokat Birgitte Stenbjerre, som på vegne udvalget har vurderet spørgsmålet. Grønborg gennemgik udvalgets indstilling til nye vedtægter og disse blev gennemgået sammen med bestyrelsen. Der var følgende bemærkninger, idet der var divergerende meninger om nogle af ændringerne: -Grundfond Peter Mering synes principielt, at forslaget om etablering af grundfond var godt, men SEB- Ejendomme kan ikke gå ind for forslaget, da SEB- Ejendomme ikke ønsker at investere i en grundfond, da selskabet altid vil kunne opnå et bedre afkast af de investerede penge på anden vis. Der blev fra enkelte andre bestyrelsesmedlemmer samt Pierre Ørndorf og Søren Sørensen fremsat det synspunkt, at en grundfond ville være et godt salgsargument, da den vil jævne udgifterne ud for ejerne. Marianne Ringgren Side

2 Der var enighed om, at en mellemløsning kunne være, at der bliver lavet en særlig overgangsordning for SEB- Ejendomme, der tager hensyn til selskabets særinteresser. Ordningen skal ikke kunne bruges af eventuelle nye investorer af ejerlejligheder i ejendommen. Der var også enighed om, at dette spørgsmål skal tages med i den juridiske vurdering, samt at punktet nok skal behandles særskilt på generalforsamlingen. -Dirigent Der var enighed om at bibeholde afsnit om hvilke personer, der ikke kan vælges som dirigent, men at slette afsnittet om, at dirigentens navn skal oplyses på indkaldelsen til generalforsamlingen. Der var også enighed om, at dirigenten skal være en professionel, der på forhånd har haft mulighed for at sætte sig ind i dagsorden mv. -Udlejning Der var enighed om at slette afsnittet om udlejning og i stedet indarbejde et afsnit i 23 om misligholdelse, der præciserer, at manglende overholdelse af husorden og Byplan 23/lokalplaner betragtes som misligholdelse. Grønborg og Marianne Ringgren laver forslag til ny formulering. -Generalforsamling Der var enighed om, at en ekstraordinær generalforsamling ikke må afholdes i juli måned. -Blokke Der var enighed om, at det bør tilføjes hvilke blokke, der hører under henh. 1 dy og 1 dt. -Stemmeret Der var enighed om, at den juridiske vurdering skal omfatte spørgsmålet om, hvornår medlemmets stemmeret indtræder. Det blev også diskuteret, hvorvidt der bør indføres en regel om 2 stemmer pr. lejlighed for at afspejle den moderne ejerstruktur - hvor der ofte er 2 medejere af en ejendom. -Lovhenvisninger I forbindelse med lovhenvisninger i vedtægterne tilføjes et pt. -Vedligeholdelse af rør Søren Sørensen gav udtryk for det synspunkt, at alle rør både tilgængelige og skjulte bør være omfattet af ejerforeningens vedligeholdelsespligt. Det var bestyrelsen ikke enig i, men bestyrelsen anbefalede, at det på anden måde beskrives nøjagtigt, hvem der har ansvaret for de forskellige rør. -G/F s formål Der var enighed om, at det skal præciseres, at varmecentralen og værkstedsbygninger hører under G/F. -Forslag fra ejerne Frist for indsendelse af forslag ændres fra 30/11 til 31/12. Marianne Ringgren Side

3 Der var enighed om følgende for det videre forløb: -det er hensigten at nye vedtægter skal behandles på generalforsamlingen i januar vedtægterne skal færdigbehandles med ændringerne, og bestyrelsen skal være enige i den endelige indstilling. -der skal tages stilling til, om der skal fremlægges forslag med dissens -de endelige vedtægter skal gennemgås af en kompetent advokat. Birgitte Stenbjerre blev valgt. -på generalforsamlingen skal der i en oversigt vises, hvilke ændringer der er tale om. Det gøres ved at sammenstille erne over for hinanden, således at ejerne selv kan sammenligne ny og gammel. Derudover skal der være en særskilt følgeskrivelse, der beskriver de væsentlige ændringer. Der var også enighed om arbejdsfordelingen: -arbejdsgruppen færdigbehandler vedtægterne og sender til bestyrelsen -arbejdsgruppen laver sammenligningsoversigten samt beskrivelse af væsentlige ændringer -Grønborg laver brev til advokaten 2. Nyt 10- årigt vedligeholdelsesbudget og opfølgning på løbende rådgivning ved EKAS Carl Andersen fra EKAS gennemgik nyt 10- årigt vedligeholdelses- og forbedringsbudget for 2011/2012 til 2021/2022 (medtager en del af forslagene fra energimærkerapporten). Bestyrelsen godkendte budgettet, som er arbejdsbudget/plan, idet det endelige budget for det enkelte regnskabsår skal vedtages på den ordinære generalforsamling. Der blev aftalt følgende rettelser, som Carl Andersen foretager: -alle indtægter og afskrivninger fjernes, således at der udelukkende vises udgifter. Det er intentionen, at det nye 10- årige vedligeholdelsesbudget skal gennemgås på generalforsamlingen og udsendes sammen med dagsordenen til alle ejere. Det skal også efterfølgende lægges på foreningernes hjemmeside. På forespørgsel fra bestyrelsen om ejendommens generelle vedligeholdelsesstand henviste Carl Andersen til tilstandsrapport udarbejdet af EKAS. Carl Andersens tilstandsrapport er dog endnu ikke sendt til bestyrelsen. Han sørger for, at den bliver fremsendt hurtigst muligt. Det er intentionen, at den også skal lægges på foreningernes hjemmeside. Om vedligeholdelsesstanden nævnte Carl Andersen i øvrigt, at ejendommen efter EKAS s opfattelse er i god vedligeholdelsesstand, og at der ikke er presserende vedligeholdelsesopgaver, som ikke bliver varetaget. Affaldsprojektet forventes afsluttet ultimo oktober. Carl Andersen oplyste, at han holder møder efter behov med Hans Kramer, som forudsat i ny aftale om løbende rådgivning. 3. Formandens afgang Marianne Ringgren Side

4 Peter Mering forlader SEB- Ejendomme d. 1/ , idet han tiltræder nyt job i Danica Ejendomme. Formandsposten er dermed ubesat indtil generalforsamlingen i januar Der var enighed i bestyrelsen om, at foreningerne i perioden indtil generalforsamlingen kan klare sig uden formand, og at man vil invitere Peter Merings efterfølger, Solveig Rannje, til at deltage i bestyrelsesmøderne og til at være mødeleder. Det blev aftalt, at Marianne Ringgren laver udkast til beretning for foreningerne, og at beretningen så eventuelt kan blive læst op af dirigenten fra Datea, som forventes at blive advokat Kasper Zelmer. Bestyrelsen takkede Peter Mering for godt samarbejde og ønskede ham held og lykke fremover. 4. Solcelle anlæg (tilbud fra EKAS og Niras) 4.1 Tilbud fra EKAS på udbud mm. 4.2 Tilbud fra EKAS på rådgivning i forb. med isolering af tagkonstruktioner 4.3 Tilbud fra Niras på udbud mm. Der var enighed i bestyrelsen om at det er nødvendigt at få en afklaring af, hvad et projekt vil løbe op i, hvad ydeevnen er på et anlæg, forsikringsmulighederne, monteringsmetode på taget osv., inden det kan forelægges generalforsamlingen, og inden der kan tages stilling til ovenstående tilbud. Det blev aftalt, at Carl Andersen tager sig af dette, men at han forinden sender en mail til bestyrelsen med et oplæg på, hvad hans vurdering vil omfatte samt en pris herpå. Når bestyrelsen har godkendt dette, kan EKAS sætte afklaringsarbejdet sættes i gang, således at det kan tages op på generalforsamlingen i januar. Vurderingen skal være klar til næste bestyrelsesmøde i november. 5. Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde Referatet fra sidste møde er godkendt på mail. Eneste udestående punkt er afholdelse af møde om skovplanen med kommunens stadsarkitekt, Ingelise Hatting, Marianne Ringgren, Erik Fæster og Hans Kramer. 6. Opfølgning på kvartalsregnskaber og vedligeholdelse/igangværende opgaver Kvartalsregnskaberne (for perioden 1/ til 30/6-2012) blev gennemgået og gav anledning til enkelte bemærkninger -i Grundejerforeningen er der bogført ubudgetterede udgifter på kr , som vedrører en PCBundersøgelse. Den blev nævnt på generalforsamlingen i januar i år. Herudover er der bogført kr for konsulentbistand. Disse beløb vedrører bl.a. ny service aftale med Force Technology, juridisk bistand vedr. vedtægtsarbejdet, udgifter til bistand til undersøgelse af tagene i forbindelse med sol- celler og en tilstandsrapport på ejendommen udfærdiget af EKAS (vil blive lagt på foreningernes hjemmeside). Marianne Ringgren Side

5 -der er endvidere brugt kr på konsulentbistand til Force Technology og advokatfirmaet Plesner i forbindelse med sagen mod E.ON. Disse udgifter indgår i varmeregnskabet og figurerer ikke i kvartalsrapporterne. Han Kramer og Erik Fæster vil udarbejde en forklaring herfor til beboerne, når varmregnskabet skal udsendes. 7. Stillingsbeskrivelse for Hans Kramer Der er som tidligere aftalt på et bestyrelsesmøde udarbejdet et tillæg til Hans Kramers stillingsbeskrivelse, som også definerer en fuldmagt/anvisningsret for Hans Kramer i lighed med det, der sidste år blev meddelt til foreningernes revisor. *Bestyrelsen besluttede at godkende tillægget. Den godkendte tekst er som følger: -Opfølgning på og igangsætning af arbejder ifølge de vedligeholdelsesplaner, der er udarbejdet for ejendommen af Grundejerforeningens rådgiver, EKAS. -Afholde månedligt møde med EKAS med henblik på opfølgning af vedligeholdelsesplaner og eventuelle igangværende arbejder og/eller vurdering af kommende arbejder. -Opfølgning på overholdelse af de budgetter, der er vedtaget for Grundejerforeningen og Ejerforeningerne matr. nr. 1 dy og 1 dt. -Kontrol af administrators bogføring med henblik på at sikre, at udgifter bogføres på korrekte konti og foreninger. -Rapportere til bestyrelsen på bestyrelsesmøder om den løbende vedligeholdelse og igangsatte arbejder på ejendommen samt opfølgning på gældende budgetter og eventuelle igangværende projekter. -Videresende fakturaer til accept hos bestyrelserne for foreningerne i det omfang, de ikke kan anvises af ejendomsinspektør, jf. fuldmagt side 2. Fuldmagt Bestyrelsen har på møde 28/ vedtaget følgende regler for fuldmagt til Hans Kramer: -Arbejder inden for godkendt budget kan sættes i gang, når beløbet ikke overstiger kr Arbejder uden for godkendt budget kan sættes i gang, når beløbet ikke overstiger kr Hvis over kr skal bestyrelsens godkendelse indhentes på forhånd -Arbejder i forbindelse med akutte skader kan altid sættes i gang -Bestyrelsen skal godkende alle regninger over kr , inden de sendes til betaling i Datea. 8. Forhandlinger med E.ON Marianne Ringgren fortalte, at advokat Marlene Hannibal har afventet indsendelse af klage til Energitilsynet, fordi en ny medarbejder hos E.ON havde givet det indtryk, at E.ON var villige til at drøfte en forligsmæssig løsning af konflikten. E.ON havde derfor indbudt til et møde 30/8. I denne forbindelse sendte advokat Marlene Hannibal, Plesner Advokater, en dagsorden for de punkter, Vejlesøparken ville drøfte på mødet, nemlig: Marianne Ringgren Side

6 1. Størrelsen af overdækningen for , som Force Technology har opgjort til ca. 5,6 mio. 2. Afvikling af overdækningen for 2011, som Force Technology har opgjort til ca. 2 mio. Kræves afviklet i Fremtidig betaling til E.ON for kraftvarme på 813 kr. incl. moms/mwh fra og med 1/ (pt. betales ca. kr incl. moms). E.ON erklærede dog, efter at have set denne dagsorden, at de ikke ville diskutere metoden for opgørelse af kravet på 5.6 mio, som de i øvrigt ikke vil acceptere, hvorfor mødet blev aflyst. Efterfølgende har E.ON på mail meddelt, at de accepterer en foreløbig betaling på 813 kr./mwh. *På denne baggrund besluttede bestyrelsen: - at klagen til Energitilsynet skal indsendes straks -at der fra 1/9 betales kr. 813 kr/mwh, og at E.ON skal anmodes om at fremsende fakturaer i overensstemmelse hermed -at der mht. foreningernes tilbagebetalingskrav for 2011 på ca. 2 mio skal modregnes for beløbet i de resterende betalinger for 2012 (dvs. 4 x ), således at foreningerne får tilbagebetalingen for 2011 i 2012, således som det er forudsat iht. varmeforsyningsloven (dette fordi E.ON til trods for utallige opfordringer ikke har fremlagt regnskabet og ikke vil tilbagebetale pengene i 2012, som loven foreskriver). Det har dog efter mødet vist sig, at det ikke kan lade sig gøre at fratrække så stort et beløb, da fakturaerne for de næste måneder ikke er så høje. Bestyrelsen vil derfor tilstræbe, at modregning sættes i gang hurtigst muligt med så stort beløb som muligt (beregning og modregning aftales med foreningernes rådgivere Force Technology og advokat Marlene Hannibal). -at der i samarbejde med Force Technology skal udarbejdes en beredskabsplan, såfremt E.ON skulle true med at slukke for kraftvarmen pga. modregningerne (Hans Kramer oplyste, at der er kapacitet nok til at producere med gas på ejendommens eget fyr, men at det selvfølgelig bør undersøges). Det blev aftalt, at Marianne Ringgren sørger for, at disse ting iværksættes. 9. Plan for indgangspartier Det videre forløb for renovering af indgangspartierne blev drøftet. Det foreliggende projekt for nødvendig vedligeholdelse er estimeret til at koste ca. kr mio. Der var enighed om, at der bør medtages et adgangskontrol system i projektet for alle blokkene, samt at en renovering af adgangssystemet i blok 1 også skal medtages, da det er nedslidt ifølge Hans Kramer. Peter Mering tog forbehold for projektet for SEB- Ejendommes vedkommende. Det blev aftalt, at Carl Andersen taler med en el- ingeniør om prisindikation på dørtelefoner samt renovering af blok 1 s system og undersøger, om der er samkøbs-fordele i forhold til at få det etableret samtidig med de nye dørpartier (der i øvrigt skulle forberedes til dørtelefoner). Skal være afklaret inden mødet i november. 10.You- See tilbud Marianne Ringgren Side

7 Holger Dock har indhentet et tilbud fra You- See og oplyste, at tilbuddet omfatter de nuværende aftagere af signal fra YouSee, men det kræver ikke, at de, som i dag har andre løsninger (eller slet ingen), skal ind i aftalen. Til gengæld kan nye godt tilmelde sig aftalen. Aftalen vil være bindende i 5 år (+ 9 måneders opsigelsesfrist), altså en lang periode. Og den kan ikke opsiges, selv om priserne måtte stige undervejs. Den indeholder en besparelse i forhold til nuværende aftale på: Grundpakken: ca. 77 kr. pr. måned eller 924 kr. p.a. Mellempakken: ca. 62 kr. pr. måned eller 744 kr. p.a. Fuldpakken: ca. 62 kr. pr. måned eller 744 kr. p.a. Holger Dock oplyste også, at nettet i Vejlesøparken er konstrueret til at kunne yde 100Mbit. Det er altså up to date. Tilbuddet blev drøftet, og der var enighed om, at det er en god aftale. Det blev aftalt, at Holger Dock afklarer enkelte spørgsmål til aftalen hos You- See, inden videre tiltag. Herunder bør det drøftes med You- See, om nuværende og fremtidige beboere af lejligheder bindes af aftalen, henset til at bindingsperioden er på 5 år. 11. Nyt udbud for forsikringer Da IF forsikring har varslet meget store stigninger på forsikringerne, er det aftalt med Willis, at forsikringerne sendes i udbud igen. 12. Eventuelt Bestyrelsen har modtaget et brev af 25/ fra en beboer, der klager over parkerede biler på beboelsesvejene. Bestyrelsen diskuterede klagen med Hans Kramer, som oplyste, at han har indskærpet reglerne for parkering over for alle håndværkere, og at han løbende påser overholdelse af reglerne, men at der desværre ikke er ressourcer til flere gange om dagen at tilse beboelsesvejene og agere på alle ulovligt parkerede biler. Det blev aftalt, at Marianne Ringgren laver udkast til svar til ejeren. 13. Nyt møde -26/11 kl med Datea mhp. regnskabsgennemgang og budget 2012/2013 Generalforsamling mandag 14. januar Marianne Ringgren Side