Sådan håndterer vi personalesager i Børn og Unge

Transkript

1 Sådan håndterer vi personalesager i Børn og Unge Alle dokumenter, der hører til en personalesag, skal gemmes på medarbejderens sag i RI Lønservice. Der skal ikke forefindes personalesager i papirform. 1. Hvad indeholder en personalesag? Formålet med den samlede digitale personalesag i RI Lønservice, opdelt i 9 personalemapper, er at sikre, at alle relevante dokumenter vedrørende en medarbejders ansættelse altid er samlet ét sted. Det giver den nemmeste og mest effektive adgang til personalesager i Aarhus Kommune. Samtidig giver det den bedste sikkerhed og tryghed for, at vi kan styre, hvem som har adgang til en medarbejders personalesag samt mulighed for effektivt og sikkert at håndtere, hvad der skal ske med en personalesag, når en medarbejder fx fratræder eller skifter stilling internt i Aarhus Kommune. Mappestrukturen i en personalesag Medarbejderens personalesag består af 9 mapper, der udgør medarbejderens samlede personalesag: 1. Ansættelse og lønaftaler 2. Barsel og orlov 3. Ferie 4. Pension 5. Personaleudvikling (herunder MUS referater) 6. Sygdom og fravær 7. Tjenestelige forhold 8. Diverse 9. Indscannede P-mapper og dokumenter før edoc Det er kun ledere og personaleadministrative medarbejdere fra Aarhus Kommune, som kan tilgå og oprette dokumenter i de 9 mapper. Se nedenstående afsnit om hvem, der har adgang til en medarbejders personalesag. Hvad skal vi gemme i personalesagen - de 9 mapper En medarbejders personalesag skal indeholde de dokumenter på en medarbejder, som det er relevant at arkivere som en del af medarbejderens ansættelsesforhold. Fysiske papirdokumenter, som er genereret efter , skal indscannes og gemmes digitalt på personalesagen (upload) og modtagne s med relevante dokumenter skal ligeledes gemmes på personalesagen i en af de 9 mapper. Det sikrer, at indholdet i en medarbejders personalesag fra den altid er samlet ét sted. Det er meget vigtigt, at personaledokumenter placeres i de rette mapper for at sikre, at det er muligt at finde arkiverede dokumenter efterfølgende. Der henvises til nedenstående liste over retningslinjer for, hvad som skal gemmes i de forskellige mapper. 1

2 2. Er der dokumentation, som ikke skal gemmes i personalesagen? Straffe- og børneattester Den offentlige straffeattest, den private straffeattest samt børneattesten må ikke gemmes på personalesagen. I stedet skal der lægges et notat på sagen om, at straffe- og/eller børneattest er indhentet samt at det er vurderet, om attesterne giver anledning til bemærkninger. Straffe- og børneattest må ikke gemmes, men skal makuleres/slettes, når der er lagt notat på sagen. Forslag til tekst i notat: I forbindelse med ansættelsessagen tilknyttet (NAVN PÅ ANSØGER) har Aarhus Kommune modtaget en (børneattest/offentlig straffeattest/privat straffeattest) den (DATO). Aarhus Kommune har konstateret, at der ikke er forhold på (børneattesten/straffeattesten). Hvis der er forhold på børne-/straffeattesten, som lederen vurderer ikke er til hinder for ansættelse, skal der gøres et kort notat til sagen om, at lederen har foretaget denne vurdering. Forslag til tekst i notat: I forbindelse med ansættelsessagen tilknyttet (NAVN PÅ ANSØGER) har Aarhus Kommune modtaget en (børneattest/offentlig straffeattest/privat straffeattest) den (DATO). Aarhus Kommune har konstateret, at der er forhold på (børneattesten/straffeattesten). Disse er blevet drøftet med ansøgeren og det er vurderet, at det ikke er til hinder for ansættelsen. Dokumenter med ikke-relevante personfølsomme oplysninger om anden person end medarbejderen Dokumenter med personfølsomme oplysninger om andre end medarbejderen selv og som ikke er relevante for medarbejderens ansættelsesforhold må ikke gemmes i personalesagen. Dokumentation for udbetaling af løn Dokumentation, der danner baggrund for udbetaling af løn/engangsydelser, skal ikke gemmes i personalesagen. Eksempelvis tjenestetidsskemaer. Disse kan i stedet gemmes i mappen Lønbilag, som findes i RI Lønservice eller i en administrativ sag i edoc. Personlige noter til eget brug Dokumentation, der ikke selvstændigt har betydning for medarbejderens ansættelsesforhold, bør ikke gemmes i personalesagen. Det kunne eksempelvis være en leders oplysninger og egne noter om en medarbejder eller anden dokumentation, som bliver drøftet med medarbejderen ved en senere samtale. Her er det kun referatet, der bør journaliseres. Det kunne også være mails fra en leder, der beder en administrativ medarbejder om at foretage sig et eller andet ift. den pågældende medarbejder. Her skal mailen ikke journaliseres i personalesagen, men kan 2

3 journaliseres i en administrativ edoc-sag eller i mappen Lønbilag i RI Lønservice. Et eventuelt dokument i mailen, der har relevans for ansættelsesforholdet, fx en lønaftale, skal journaliseres på personalesagen. Dokumentation fra isoleret sagsforløb omkring en medarbejder Dokumentation og korrespondance fra isolerede sagsforløb, igangsat af en særlig hændelse vedrørende en medarbejder, bør ikke gemmes i medarbejderens personalesag. Det kunne eksempelvis være en disciplinærsag, hvor flere parter er involveret, herunder fx personalejurister i den centrale personaleafdeling. Dokumentationen og korrespondancen journaliseres i edoc i en administrativ enkeltsag til det konkrete sagsforløb. Kun afsluttende dokumenter fra sagsforløbet med relevans for det videre ansættelsesforhold skal gemmes i personalesagen, når sagsforløbet er afsluttet. Figur 1 Eksempel på isoleret sagsforløb - hvad skal gemmes i personalesagen 3. Navngivning af personaledokumenter i personalesagen Det er meget vigtigt for at kunne genfinde et dokument i en personalesag, at det er døbt med et sigende dokumentnavn. Det skal fremgå tydeligt af dokumentnavnet hvad det er for et dokument. Fx hvis det er et referat, så skal det fremgå at det er et referat og hvad det er referat af og fra hvornår Fx Referat af sygefraværssamtale af 20. januar Det anbefales ligeledes, at det af dokumentnavnet altid først fremgår hvilken dato, dokumentet vedrører og at det skrives som år/måned/dato. Dvs. at alle dokumenter navngives som følger: År/måned/dato titel på dokument. Eksempelvis: 2015/01/20 Referat af sygefraværssamtale 20. januar

4 4. Hvem har adgang (autorisation) til en personalesag? En medarbejders nærmeste leder og dennes eventuelle stedfortræder i OPUS vil altid have adgang (autorisation) til medarbejderens personalemapper (personalesag). Derudover vil de administrative medarbejdere, som har ansvar for at udføre løn- og personaleadministrative opgaver, have adgang (autorisation) til de medarbejderes personalemapper (personalesager), som er placeret inden for den organisatoriske afgrænsning, som deres personalemæssige opgaveansvar omfatter. Tildeling af autorisation og den løn- og personaleadministrative rolle sker altid som en del af Aarhus Kommunes fastlagte procedure for tildeling af autorisationer, og vil altid i sidste ende være godkendt af den ansvarlige leder. 5. Regler for, hvornår man må tilgå og læse indhold i en personalesag Adgang til en personalesag og dens indhold må kun ske i det omfang, udførelsen af løn-og personaleadministrative opgaver kræver det. Det, at man har adgang (autorisation) til en medarbejders personalesag, betyder altså ikke, at man må benytte den adgang og fx fremsøge og læse indhold på en medarbejder. Det er kun tilladt at tilgå en personalesag og de dele af indholdet af en personalesag, som har relevans i udførelsen af ens konkrete lønog personaleadministrative opgaver på den pågældende medarbejder. Der foretages logning-aktivitet på personalesager, som kan bruges til kontrol af, hvem der har tilgået og ændret indhold i en given personalesag. 4

5 6. Indhold i de 9 personalemapper Mappenavn Anvendes til: Eksempler på dokumenter Ansættelse og lønaftaler Barsel og orlov Alle dokumenter omkring aftaler om ansættelse- og lønforhold herunder breve og dokumenter vedrørende ændringer i medarbejderens løn- og ansættelsesforhold. Alle dokumenter med relation til forhold omkring medarbejderorlov herunder barsel. Ansættelsesbreve Ansøgning/cv Stillingsopslag Underskrevne lønaftaler Notat vedrørende børne- og straffeattest Tro- og loveerklæring Vilkår for ansættelse Udtalelser Kopi af bekræftelser på ansættelse Anciennitetsberegning Opsigelsesdokument fra medarbejder Fleksjobbevillinger Senioraftaler Fratrædelsesaftale Konstitutionsaftaler Kørselsbemyndigelse Uenighedsreferater ifbm. lønforhandling Barselsaftaler Forside fra vandrejournal Ansøgninger om orlov Orlovsskrivelser Ferie Alle dokumenter med relation til forhold omkring medarbejderens ferieforhold - fx gengivelse af det indberettede vedr. anmodning om overførsel eller udbetaling af ferie Ferieaftaler Blanketter med ferieanmodninger Andre dokumenter vedr. ferie Pension Alle dokumenter vedr. pension f.eks. valg mellem pension, løn og evt. seniordage. Personaleudvikling Alle dokumenter vedr. medarbejderudvikling. MUS-referater Andre MUS dokumenter (dog ikke personlige noter til eget brug) Kursusbeviser mv Dokumenter vedr. uddannelse Kompetenceudviklingsplan Sygdom og fravær Alle dokumenter vedr. forhold om medarbejderens sygdom og fravær. Referater fra fraværssamtaler Lægeerklæringer Mulighedserklæringer Fraværsoversigter Referater fra rundbordssamtaler 56 aftale Tjenestelige forhold Dokumenter vedr. tjenstlige forhold omkring ved ansættelsen fx påtaler, Skriftlige påtaler Advarsler Partshøringer 5

6 Diverse advarsler og referater fra tjenestelige samtaler. Skal anvendes så lidt som muligt Meddelelse om opsigelse Referater fra tjenstlige samtaler Indscannede P- mapper og dokumenter før edoc Her placeres alle dokumenter fra tidligere personalearkiver fx indscannede dokumenter fra det gamle bemandede P-mappe arkiv (fysisk personalesag). Lønbilag Udover ovenstående mapper, er der i RI Lønservice også en mappe, der hedder Lønbilag. Denne mappe er ikke en del af personalesagen, men kan anvendes til at opbevare forskellige former bilag i forhold til lønudbetalingen. 6