Håndtering af personalesager i Acadre

Transkript

1 Område: Human Resources Afdeling: Overenskomst og Jura Journal nr.: 07/1448 Dato: 16. februar 2011 Udarbejdet af: Maria Balle Kristiansen Telefon: Håndtering af personalesager i Acadre Sagsprincipper Oprettelse af ny personale sag: Der skal oprettes en sag pr. ansættelsesforhold/sted. Således, at der er en personalesag pr. medarbejder pr. institution/pr. afdeling i Regionshuset. Der oprettes en ny sag når: - Der sker ny ansættelse - En medarbejder ansættes i en ny institution. - Medarbejder fra Regionshuset ansættes i en ny afdeling Rekruttering opretter en ny sag personalesag, når der er sket ansættelse i Regionshuset og satellitterne. HR, Løn og Personale opretter en ny p-sag, når der sker ansættelse ved institutionerne. De institutioner der selv har adgang til Acadre opretter selv personalesager. Disse institutioner opretter selv personalesager. Når institutionen har lagt ansættelsesoplysningerne på sagen, så skal sagsansvarlig/kontaktperson i Acadre ændres, således at institutionens kontaktperson i HR, Løn og Personale får en mail om at sagen er ændret og derved kan HR, Løn og Personale overtage sagen samt udarbejde et ansættelsesbrev. Når ansættelsesbrevet er udfærdiget fra HR, Løn og Personale, ændres sagsansvarlig/kontaktpersonen igen til institutionen. Ajourføring af personalesagen Personalesagen skal løbende ajourføres, når der er forhold, som er af betydning for ansættelsesforholdet. Den medarbejdere, der har udarbejdet et dokument, har ansvaret for at dokumentet bliver journaliseret på sagen. Der er udarbejdet retingslinier på, hvad der SKAL, KAN og SKAL IKKE på personalesagen (se nedenfor)

2 Lukning af personalesag Lukning af personalesag skal ske i følgende tilfælde: - Ophør af ansættelsesforholdet - Medarbejderen får ansættelse ved anden institution eller afdeling i Regionshuset Lukningen sker 3 måneder efter sidste lønudbetaling, så der er taget højde for om der kommer materiale til sagen. Det foreslås, at HR, Løn og Personale lukker sagen, da afdelingen er ansvarlig for sidste løn udbetaling, kodning af ferie mv. Lukning af sager er nødvendig i forhold til Persondataloven og Arkivlovgivningen der er udarbejdet særskilte notater. Genåbning af en sag Der kan ske genåbning af en sag, såfremt der kommer materiale til en lukket sag, en sag der er lukket ved en fejl el. af andre grunde. Genåbning sker ved i dag ved, at der tages kontakt til IT. Der bør åbnes op for, at 1 2 personer i HR kan genåbne sager. Side 2 af 6

3 Område: Human Resources Afdeling: Overenskomst og Jura Journal nr.: 07/1448 Dato: 16. februar 2011 Udarbejdet af: Maria Balle Kristiansen Telefon: Bilag Materiale, der skal, kan og ikke skal ligge på en personalesag /Kan/ ikke Emne Dokumenttype Ansættelsesoplysninger Ansøgning med bilag Oplysningsskema Løntilbudsskema Ansættelsesbrev Underskrevet ansættelsesbrev Ændringsbreve Ændringsskema fx timetalsændring Oplysninger om graviditet/barsel Orlov Lønoplysninger Forhandlede løntillæg Referater Sygefraværssamtaler Ledelsessamtaler Tjenstlige samtaler Rundbordssamtaler Disciplinære sanktioner Advarsler Opsigelser Bortvisning Løngivende efteruddannelse Kommunom Diplomuddannelser Fratrædelsesoplysninger Opsigelse fra medarbejder Fratrædelsessamtale

4 Kompetenceplaner Der udarbejdes jf. krav i overenskomsten eller som et selvstændigt dokument under de årlige MUS-samtaler Kan Uddannelsespapirer Løbende videre/efteruddannelse Kursusbeviser ikke Revisionsmateriale Kørsel Udlæg ikke ikke ikke ikke Materiale vedr. straffe- og børneattester Registrering af ferie og sygdom Arbejdstidsplaner Referat/notater fra MUS Kategorisering og navngivning af dokumenter i den elektroniske personalesag Acadrefeltet Dokumenttitel bruges til kategoriseringen mens Indhold bruges til den forklarende tekst. Sidste kolonne er en vejledning til om dokumentet skal eller kan ligge på p-sagen. Dokumenttitel (Kategorisering) Ansættelse Løn og Pension Indhold (Eksempler på tekster) Ansøgning med bilag Oplysningsskema Ansættelsesbrev Ændringsbreve Ændringsskema fx timetalsændring Orlov Lønforhandlinger Pension Rate- og kapitalpension eller kan lægges på p- sagen Fravær Graviditet/barsel Side 4 af 6

5 Referater Disciplinære sanktioner Fratrædelse Kompetenceplaner Uddannelse Straffe- og børneattester (Kun om den er indhentet) Pasning af døende Tjenestefri uden løn Sygdom Sygefraværssamtaler Ledelsessamtaler Tjenstlige samtaler Rundbordssamtaler Advarsler Opsigelser Bortvisning Opsigelse fra medarbejder Fratrædelsessamtale Der udarbejdes jf. krav i overenskomsten eller som et selvstændigt dokument under de årlige MUS Kommunom mv. (dokumentation for løngivende efteruddannelse skal ligge på p- sagen) Diplomuddannelser Løbende videre/efteruddannelse Kursusbeviser Straffeattest indhentet Børneattest indhentet Mail til lederne om at der er intet til hinder for ansættelsen (Kan) Kan Kan Kan Side 5 af 6

6 Område: Human Resources Afdeling: Overenskomst og Jura Journal nr.: 07/1448 Dato: 16. februar 2011 Udarbejdet af: Maria Balle Kristiansen Telefon: Hvad Hvornår Hvordan Hvem Oprettelse af ny sag i Acadre 1 Ny ansættelse Regionshuset og satellitter 2 Ny ansættelse - institutioner 3 Ændring af ansættelsessted ny institution/ny afdeling i Regionshuset Oprettelse af ny sag i Acadre 1 HR, Løn og Personale ny ansættelse 2 HR, Løn og Personale /institutionerne 3 HR, Løn og Personale /institutionerne Ajourføring af personalesagen 1 Ansættelsesoplysninger 2 Lønoplysninger 3 Referater 4 Disciplinære sanktioner 5 Løngivende efteruddannelse 6 Fratrædelsesoplysninger 7 Kompetenceplaner 8 Uddannelsespapirer Akterne journaliseres på den relevante sag i Acadre 1 Institution/afdeling 2 HR, Løn og Personale 3 Institutionen/afdelingen/ HR, Overenskomst og Jura (medarbejderen der udarbejder det) 4 HR, Overenskomst og Jura 5 Institution/afdeling 6 HR, Overenskomst og Jura 7 Institution/afdeling 8 Institution/afdeling Lukning af sager 3 måneder efter sidste lønudbetaling Ophør af ansættelsesforhold Medarbejderne får ansættelse ved anden institution afdeling i Regionshuset Sagens status i Acadre ændres til A afsluttet Sagsbehandleren er ansvarlig for journalisering. L og P sætter erindring i kalender, hvorved sagen lukkes 3 måneder efter sidste lønudbetaling. Genåbning af en sag Nyt materiale er kommet til Fejl lukning af sag Henvendelse til IT eller medarbejder som kan åbne personalesagen 1 2 personer i HR-huset kan autoriseres til at genåbne sager kontakt disse personer. Emnesager Efter behov Oprettelse/ajourføring/lukning Den enkelte sagsbehandler