Sindal, den 14/ Vedr.: Dokumenterede ulovligheder i Bolig Hjørring

Transkript

1 1 LBF Birger Kristensen Hjørring Kommune medlemmer af byrådet, Hans Paludan & Tommy Christiansen Statsforvaltningen Ann-Britt Møller Ministeriet Mikael Lynnerup Kristensen Sindal, den 14/ Vedr.: Dokumenterede ulovligheder i Bolig Hjørring Foreningen Beboer Assistance Hjørring er stiftet i september 2016 af en større gruppe fortrinsvis beboere i boligselskaber, administreret af Bolig Hjørring. Baggrunden herfor var blandt andet et stort antal klager indbragt til tilsynet i Hjørring Kommune over administrationsselskabet Bolig Hjørring (se nedenfor) og en konstatering af et helt passivt tilsyn, der i løbet af forår/sommer 2016 helt ophørte med, at sagsbehandle de mange klager. Et tilsyn der forsvarer den manglende sagsbehandling med, at man gik 100% ind for den planlagte fusion af selskaberne og mente, at denne ville løse de kompetenceproblemer, der i deres optik ligger til grund for de mange klager. Dette på trods af at omfattende dokumentation i de 4 indklagede sager (som foreningen nu har overtaget fra tidligere klagere) klart viser hvorledes vedtægter, lovgivning og beboerdemokratiske principper og rettigheder er klart overtrådt og tilsidesat af administrationen. Alle 4 sager har medført tab og i flere tilfælde underskud i de berørte afdelinger, der er indgivet flere politianmeldelser i sagerne, idet vi kan dokumentere dokumentfalsk, løgnagtige redegørelser og misvisende svar fra regnskabsafdeling og revisor, tilbageholdelse af særdeles kritiske og vigtige oplysninger for beboere og beboerdemokrater, ulovlige opkrævninger direkte i afdelingerne uden forudgående godkendelse fra afdelingsmøder og meget mere. Dette sammenholdt med problematikken, at administrationen nægter, at udlevere bilag og kontoudtog, (En sag som tilsynet har behandlet i flere omgange med to vidt forskellige afgørelser) medfører at beboere og andre reelt er afskåret fra indblik i økonomi, regnskab og budgetlægning og kritisk kontrol af disse. Kritisable forhold/ulovligheder Liste over dokumenterede ulovligheder 1) Ulovlig finansiering af administrationsbygning, herunder udlån fra boligorganisation uden sikkerhed. (Bilag 26) 2) Manglende kommunal godkendelse på købstidspunkt ved erhvervelse af administrationsbygning (Bilag 30) 3) Ulovlige opstartslån fra boligorganisationer 2008/2009 til Bolig Hjørring (div. Bilag) 4) Ulovlige lån til Bolig Hjørring i Hjørring Boligselskab 2012 (div. Bilag) 5) Ulovlig opkrævning af D&V. Se redegørelse fra tilsynet til statsforfatningen (Bilag 26)

2 2 6) Ulovlige vedtægter for Bolig Hjørring (Bilag 27 aktindsigt) 7) Nedrivning af ejendomme i forbindelse med helhedsplanen i Vestbyen uden godkendelse fra ministeriet. (Bilag 28) 8) Opstart af fællesadministration. Der forelægger ingen samarbejdsaftaler eller kommunal godkendelse. 9) Ulovlige lån til sideaktivitet (Bilag 11) 10) Diverse uregelmæssigheder unavngivne mellemregninger typisk ført på forkert konto med forkert fortegn (Bilag 10, 11, 12 og 15) 11) Manglende straksindberetning til kommunal bestyrelse og organisationer ved manglende uomtvistelig sikker for afdelingers midler. (Påpeget i flere tilfælde) 12) Misvisende/manglende revisions protokol i forbindelse med godkendelse af regnskaber (Sag indbragt for tilsynet) 13) Ulovlige udlån via mellemregninger der ikke er bundet i dispositionsfond. (Bilag 10, 11 og 12) 14) Huslejestøtte fra organisationer I forbindelse med helhedsplan ses ikke bogført i afdelingsregnskaber, som er indberettet af administration og revisor. (Bilag 15 og 29) 15) Manglende oprettelse af afdelinger i LBF til nye afdelinger og sideaktiviteter. 16) Overskridelser på byggesager finansieret via mellemregning skaber manglende uomtvistelig sikkerhed idet midlerne ikke kan frigøres hurtigt nok. (Bilag 26) LBF Vores 1. formelle henvendelse sker til regnskabsanalyseafdelingen i LBF den 7/9 (se bilag 16) vi får ikke svar herpå. Vi opdager senere at LBF har sendt henvendelser til administrationen vedr. hhv. Hjørring Boligselskab den 18/10 (Bilag 10) BB af 1938 den 8/11 (Bilag 12) og boligselskabet AB den 6/12 (Bilag 11) og udbeder sig svar på en del af de problematikker og fejl, som vi fremførte i vores 1. skrivelse. Ved indbringelse af yderligere dokumentation (Bilag 31) samt foreningens 4 rapporter oplyses vi om, at man her afventer den redegørelse, som Hjørring Kommune har bedt revisor Claus Muhlig om. Vi bliver ikke oplyst om, at LBF allerede har fået ekstra revisor erklæringer fra CM på dette tidspunkt vedr. reguleringskontoopgørelse. (Bilag 32, 33 og 34) Vi finder følgende kritisabelt/mangelfuldt ved sagsbehandling i LBF: - De tre skrivelser sendes med 1 måneds mellemrum - Selvom der konstateres ulovlige lån og indskudt garantikapital i administrationsselskab foretager man sig ikke yderligere (Bilag 10, 11 og 12) - Man fremsender hverken indhentede revisorerklæringer af 30/ eller de i bilag ovenfor nævnte redegørelser fra administrationen til Hjørring Kommune og oplyser heller ikke om disse i det videre forløb. (Hjørring Kommune har telefonisk oplyst BAH om, at man aldrig har modtaget dette materiale)

3 3 - Man udbeder sig ingen dokumentation fra hverken revisor eller administration og tjekker tilsyneladende heller ikke selv de oplysninger man modtager imod indberettede oplysninger fra regnskaber mv. - Manglende årligt tilsyn/kontrol af indberetninger vedr. reguleringskonti - Manglende kontrol af byggerier og manglende afslutning af byggeregnskaber på byggerier, som har været afsluttede siden Revisor Revisor Claus Muhlig, BDO har været revisor for Bolig Hjørring og alle de boligorganisationer, der har været administreret af BH siden opstart Vi finder det kritisabelt, at revisor ikke reagerer på det ulovlige udlån fra Boligorganisation BB af 1938 til Bolig Hjørring, og finder det skærpende, at revisor laver revision for begge organisationer uden at reagere og i tillæg ikke insisterer på fuld synlighed i årsregnskab og behørig påtegning i revisionsprotokoller. Vi tillægger at vi ikke har kunnet finde godkendelse fra boligorganisationen for udlånet til BH, samt at lånet er stillet uden sikkerhed. I 2012 ses ligeledes at revisor ikke reagerer på ulovlig midlertidigt træk i Hjørring Bolig Selskab. Revisor inkluderer dog kommentarer i den officielle revisionsprotokol. Vi ser at ved organisationens godkendelse af regnskabet benyttes en beboer venlig revisions protokol, der ikke indeholder nogen form for bemærkning til udlånet. Regnskabet viser i tillæg at BH har tilgodehavende af næsten samme størrelse i Vesterlund. Vi konstaterer således at der enten er sammenblanding af forskellige boligorganisationers økonomi gennem administrationen eller foretaget forsøg på sløring. I tillæg optræder posten med teksten Mellemregning og indberettet med afd. 5 som tekst og ikke Bolig Hjørring. På trods af at revisor udfører revision for alle organisationer optræder en afdeling (afd. 50) i forbindelse med flere organisationer Bolig Hjørring, AB s og BB af 1938 regnskaber med forskellige mellemregninger og over flere år. I revisorredegørelse redegør revisor for at dette er administrationen af kommunens ældreboliger på Svanelundsbakken. I tillæg har vi fundet at Svinget 4B, Bistro V som sideaktivitet er tinglyst på denne afdeling. Claus Muhlig har udarbejdet tre redegørelser i forbindelse med vores rapporter. Alle er uden dokumentation, men lange og indviklede forklaringer på punkter der kunne være dokumenteret med fremlæggelse af enkelte bilag. Herunder f.eks bevis for at BH rent faktisk har indfriet gælden til BB 1938 i 2010 i forbindelse med køb af administrationsbygning. Redegørelserne indeholder en del fejlagtige påstande herunder at der generelt ikke optræder mellemregning uden specifikation, at D & V planer opkræves i henhold til instruks fra LBF og meget mere. Vi har konstateret at der i 2014 optræder et lån på kr. til Bolig Hjørring i AB s organisationsregnskab (konto 722). Revisor påstår at der skulle være tale om mellemregning med afdeling 4. Vi konstaterer ved kontrolgennemgang (bilag 35) af afdelings 4 s regnskab, at de har et samlet tilgodehavende på ca. 5.5 mio. (Bilag 18 og 19). Vi ser også at der føres en mellemregning med BH i AB organisationsregnskab på konto 830 på

4 kr. (Bilag 37). Der er her enten forsøg på sløring eller tale om at revisor ikke har det nødvendige overblik. I forbindelse med vores redegørelse for huslejestøtte finder vi det kritisabelt, at hverken Claus Muhlig eller LBF informerer kommunen om de indhentede revisor erklæringer af Vi finder det i øvrigt højst mærkværdig at redegørelserne forsøges hemmeligstemplede. I henhold til vores skrivelse af , (bilag 29) kan vi yderlige fremlægge oprindeligt organisationsregnskab Hjørring Boligselskab for 2012 (bilag 38) som viser, at huslejestøtte egenbetaling på kr. ikke er betalt til afd. 16 (noter i regnskab til konto 803, dispositionsfond) som ellers angivet og attesteret af revisor (bilag 32) Der henvises i øvrigt til bilag 35 og 36 for vores yderligere kommentarer til Claus Muhligs redegørelser. Vi finder væsentlige fejl og misvisninger i redegørelserne. Tilsyn Vi har i tidligere skrivelser dokumenteret et passivt og i nogle tilfælde ikkeeksisterende tilsyn i Hjørring Kommune helt tilbage til Se tidligere skrivelser bilag 15 og 29. Vi finder Hjørring Kommunes fremgangsmåde vedr. tilsyn i forbindelse med vores rapporter besynderlig og kritisabel / Økonomiudvalgsmøde: Indstillingen fra tilsynet er særdeles fejlbehæftet og ser ud til, at være udfærdiget med det formål, at tegne et negativt billede af foreningen. Direktionen indstiller at Økonomiudvalget tager orienteringen om håndteringen af klagesagerne til efterretning hvilket godkendes. Ligeledes beder Økonomiudvalget om, at administrationen udarbejder oplæg vedr. ressourceforbrug og mulighed for ekstern bistand til håndtering af klagesagerne. (Bilag 40) 2. 14/ Økonomiudvalgsmøde. Her træffes beslutning om udenfor dagsorden, at bemyndige direktionen til, at antage ekstern revisor. Denne henvendelse sker telefonisk og uden skriftlig bekræftelse fra ekstern revisor. Der er ikke udarbejdet indstilling fra tilsynet forud for dette møde i strid med beslutningen fra ovenstående økonomiudvalgsmøde. (Bilag 30 og 40) 3. 21/ Byrådsmøde: Her godkendes fusionen efter særdeles fejlbehæftet indstilling. Fusionen vedtages uden sagsbehandling af indgivet klage over fusionsprocessen af 11/ Klagen går specifikt på om beslutningen er vedtaget i de enkelte selskabers besluttende organer. (Bilag 41) 4. 11/ Hjørring Kommune anmoder revisor om redegørelser vedr. de to sidste BAH rapporter, som også ekstern revisor spørger om / Økonomiudvalgsmøde lukket dagsorden: Sagsfremstillingen er atter særdeles fejlbehæftet hvad angår BAH s motiver. Vedr. ekstern revisor anføres følgende i sagsfremstillingen: Benny Lundgaard vil deltage på økonomiudvalgets møde og som uvildig fagperson give sin vurdering af BDO s revisionsrapporter og BAH s skrivelser Direktionen indstiller: at Økonomiudvalget med udgangspunkt i orientering fra BL, PwC, tager stilling til hvorvidt der er grundlag for at iværksætte en egentlig

5 5 revisorundersøgelse af økonomien i BH og de administrerede selskaber samt forvaltningen hvis udvalget ikke finder anledning til at iværksætte en sådan undersøgelse, behandler fremtidige henvendelser vedr. BH og de administrerede selskabers økonomistyring, bogføring og regnskaber i tillid til den af BDO foretagne revision Konklusion: Vi konkluderer at der er foretaget en politisk beslutning, som ikke er baseret på hverken reel sagsbehandling eller en detaljeret gennemgang af fremsendt materiale. Vi finder det kritisabelt, at alt er foregået for lukkede døre, udenfor dagsorden og uden skriftlig dokumentation. Vi konstaterer at mundtlig redegørelse ved Benny Lundgaard på økonomiudvalgets møde 18/ på baggrund af vores rapporter og revisor redegørelse for én af rapporterne nu tilsyneladende betyder, at tilsynet i div. redegørelser til statsforvaltningen (vedr. specifikke og komplekse klager, der ikke er behandlet i tilsynet) henviser til Benny Lundgaards redegørelse. Vi undrer os over at tilsynet kan tage Benny Lundgaard til indtægt for sager, som ikke er indeholdt i den dokumentation han har gennemgået, specielt set i lyset af de få timer han reelt har haft til, at gennemgå det både komplekse og omfattende sagskompleks. Det samlede timetal er 9 timer inklusiv forberedelse til og deltagelse i økonomiudvalgets møde den 18/1-2017, som tog knap 3 tmer (Se bilag 43) 1. Bolig Hjørring har på intet tidspunkt været bare i nærheden af konkurs (Bilag 26) 2. Vedr. D & V planer angives at det er korrekt, at betalingen af vedligeholdelsesplaner skal være en del af administrationsbidraget, men at der ikke er tale om dobbeltopkrævning. (Bilag 26) 3. Vi stiller os undrende overfor hvis Benny Lundgaard skulle have udtalt sig om, at ulovlige lån skulle falde under formelle fejl. (Bilag 26) 4. Vi undrer os over, at tilsynet undsiger sig ansvaret for, at føre tilsyn også med det regnskabsmæssige herunder revisionsrapporter. (Bilag 26) 5. Vedr. Sindal sagen (dokumentfalsk og fejl i byggeregnskaber mv.) henviser tilsynet igen til Benny Lundgaards redegørelse af 18/1. Vi kan dokumentere at Benny Lundgaard ikke har modtaget nogen dokumentation vedr. denne sag, i tillæg kan vi oplyse, at revisoren aldrig fra klagers side har været inddraget. Vi konstaterer i øvrigt at tilsynet aktivt har brugt efter eget udsagn (Bilag 26) vores rapporter og deres konklusioner i styringsdialogmøderne med boligselskaberne i okt-dec Således må man antage, at tilsynet i detaljer er bekendt med indholdet af og rigtigheden af konklusionerne. Afsluttende stiller vi os undrende overfor den politiske beslutning om, at alle nuværende og fremtidige klager behandles i fuld tillid til nuværende revisor. Vi kan ikke se hvorledes man kan udføre tilsyn, uden at forholde sig til klagernes evt. indhold ved at sagsbehandle i fuld tiltro til revisor.

6 6 Statsforvaltning Flere sager har været indbragt for Statsforvaltningen, på grund af meget lang sagsbehandlingstid i kommunens tilsyn og/eller grundet tvivlsomme afgørelser. Generelt har sagsbehandlingstiden i Statsforvaltningen også været uacceptabel lang, i nogle sager op til 8 måneder hvor der ikke ses udført sagsbehandling i sagerne. - Bilagssagen ved Flemming Sørensen afd. 10 Boligselskabet AB indbragt i Sindal-sagen ved beboergruppen Sindal indbragt 26/ med efterfølgende rykker og indlevering af yderligere bilag i sagen. - Indsendelse af foreningens rapporter. - Indsendelse af klage vedr. fusion. Ministeriet Flere beboerdemokrater har forespurgt til lovligheden af flere forhold igennem de seneste par år. Disse har været anvendt og indbragt som dokumentation for kommunens tilsyn. BoVendia nu er alt løst og i orden Efter 2 måneder og 8 dages drift i den nye organisation kan vi, på trods af tilsynets og byrådets optimisme med hensyn til, at en fusion mirakuløst skulle sikre, at driften fremover er lovlig og i fuld respekt for almenboligloven, bekendtgørelser, vedtægter og beboerdemokrati konstatere følgende: (Bilag 23) Administrationen misinformerer fortsat bestyrelse mv. vedr. status på byggesager, kommunal sagsbehandling mv. (bilag 23) Afdelingsbestyrelser; der træffer afgørelser med kun to fremmødte medlemmer Budget for BoVendia blev godkendt på bestyrelsesmøde 16/ på trods af, at regnskabet for 2016 endnu ikke er godkendt. Ligeledes godkendte man at fortsætte med den ulovlige praksis vedr. opkrævning af D & V planer på konto 602 udenom administrationsbidraget og uden, at afdelingerne har mulighed for, at fra- eller tilvælge denne ydelse. Bestyrelsen planlægger at flytte alle afdelingsmøder til afholdelse efter sommerferien, idet det letter administrationens arbejde. Man glemmer helt at dette kun kan besluttes ved de enkelte afdelingsmøder. Ligeledes har man drøftet salg af ejendom i en afdeling, selvom denne beslutningskompetence ligger i repræsentantskabet Man har stadig ikke informeret repræsentantskabet jf. økonomiudvalgets skrivelse af 19/ BoVendia at præcisere lovgivning, regler for bestyrelsesansvar mv som ellers indskærpet overfor bestyrelse og administration i brev af 19/ (Bilag 24)

7 7 BoVendia har hverken informeret organisations- eller afdelingsbestyrelser eller repræsentantskab om de mange kritikpunkter, der er frembragt af foreningen og er behandlet i økonomiudvalg mv. eller om, at revisoren er bedt om redegørelser eller om påtaler fra LBF vedr. ulovlige lån. Repræsentantskabsmødet den 30/ skal godkende regnskabet for Bolig Hjørring for 2016 selvom bestyrelsen selv først godkender dette på sit bestyrelsesmøde 23/3 kl. 16. Vi kan således konstatere, at tidsfristen (8 dage) for udsendelse af regnskab med beretning og revisionsprotokol ikke kan overholdes. Se vores skrivelse af 8/ (Bilag 25) Vi må desværre konstatere, at der ikke er et tilsyn med BoVendia fra Hjørring Kommunes side og kan kun opfordre øvrige ansvarlige myndigheder til, at gribe ind og sikre det lovpligtige tilsyn snarest muligt. Med venlig hilsen Beboer Assistance Hjørring Formand Kit Jensen Bilagsoversigt 1. Lovvejledning LBF vedr. konto Oversigt poster på konto Boligselskabet Vesterlund samlede dokumenter 4. LBF aktindsigt samlet vedr. boligselskabet AB afdeling 8 5. LBF aktindsigt samlet vedr. BB af 1938 afdeling 5 6. LBF aktindsigt samlet vedr. Hjørring Boligselskab afdeling Regnskab for Bolig Hjørring 2015 vedr. konto 823 og afd Regnskab for BB af vedr. konto Regnskab for Boligselskabet AB 2013 vedr. konto LBF analyseafdeling samlet kommunikation vedr. Hjørring Boligselskab 11. LBF analyseafdeling samlet kommunikation vedr. Boligselskabet AB 12. LBF analyseafdeling samlet kommunikation vedr. BB af Revisionsprotokol for Boligselskabet AB for 2014 vedr. afdeling Skøde på Svinget 4B, boligselskabet AB afdeling BAH skrivelse til div. Af 20/ med noter til CM redegørelse

8 8 16. Skrivelse til analyseafdelingen i LBF vedr. Bolig Hjørring 7/ Revisionsprotokol 2012 for Hjørring Boligselskab 18. Afdelingsregnskab afd. 4 AB 2014 vedr. konto Afdelingsregnskab afd. 4 AB 2014 vedr. konto Regnskabsbilag Bolig Hjørring 2013 vedr. konto Regnskabsbilag BB af vedr. konto Bilagssagen afdeling 10 AB og afdeling 16 HB 23. BAH skrivelse vedr. dagsorden bestyrelsesmøde i BoVendia 16/ Brev fra økonomiudvalget til BoVendia og BAH af 19/ BAH skrivelse af 8/ til kommunalbestyrelsen og tilsynet 26. Hans Paludans redegørelse til Statsforvaltningen af 7/ Aktindsigt vedr. opstart af Bolig Hjørring Aktindsigt vedr. helhedsplan Vestbyen, skrivelse fra ministeriet 29. BAH skrivelse til div. Af 1/ Besvarelse Hans Paludan vedr. aktindsigt 31. Mail til LBF fra BAH af 19/ Aktindsigt fra LBF vedr. helhedsplan afdeling 16 Hjørring Boligselskab 33. Aktindsigt fra LBF vedr. helhedsplan afdeling 5 BB af Aktindsigt fra LBF vedr. helhedsplan afdeling 8 Boligselskabet AB 35. Vores noter til CM redegørelse af 1/ vedr. økonomisk analyse 36. Vores noter til CM redegørelse af 1/ vedr. likviditet 37. AB organisationsregnskab for 2014 konto Oprindeligt organisationsregnskab for HB Indberettet organisationsregnskab for HB for Aktindsigt Hjørring Kommune vedr. revisor 41. Klage fra BAH til tilsynet i Hjørring Kommune vedr. fusionsprocessen. 42. HP redegørelse til statsforvaltningen af 13/ (dateret 1/3-2017) 43. Faktura fra Benny Lundgaard PWC til Hjørring Kommune af 23/1-2017