Statsforvaltningens brev af 16. september 2008 til et kommunalt fællesskab. Vedrørende revisionsberetning nr. 2 for regnskabsåret 2006.

Transkript

1 Statsforvaltningens brev af 16. september 2008 til et kommunalt fællesskab Vedrørende revisionsberetning nr. 2 for regnskabsåret Statsforvaltningen har den 21. januar 2008 modtaget årsregnskab for regnskabsåret 2006, og har den 5. februar 2008 modtaget kopi af beslutningsprotokol fra bestyrelsesmødet den 4. september 2007, hvor årsregnskabet og revisionsberetningerne blev behandlet. Statsforvaltningen har nu afsluttet sagens behandling. Det er ikke i overensstemmelse med lovgivningen, at bestyrelsen ikke har taget stilling til de afgivne bemærkninger i det møde, hvor beretninger samt regnskab godkendes. Da der imidlertid efterfølgende er taget initiativer til at imødekomme de afgivne bemærkninger, foretager statsforvaltningen ikke yderligere i sagen. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund : Følgende fremgår af punkt 5 om revisionens bemærkninger og anbefalinger i den afsluttende beretning for regnskabsåret 2006 : Tidligere fremsatte bemærkninger Vi har ved revisionen konstateret, at de tidligere fremsatte bemærkninger i revisionsberetning nr. 2/2005 ikke fuldt ud var afklaret. TILSYNET MED KOMMUNERNE I REGION SYDDANMARK STATSFORVALTNINGEN SYDDANMARK STORETORV AABENRAA JOURNAL NR.: /252 SAGSBEHANDLER: SBSOE DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: EAN-NR SE-NR syddanmark@statsforvaltning.dk EKSPEDITIONSTID: MANDAG - ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: TELEFONTID: MANDAG-ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: I afsnit [rettelig 4.3.4] har vi redegjort for hvilke konkrete tiltag, selskabet har gjort p.t. Vi finder det kritisabelt, at der ikke er sket afklaring af 4 af de i sidste års beretning påpegede mangler. Vi vil senere følge op på resultaterne heraf. Lånebestemmelserne for Infra Service I/S Infra Service I/S er undergivet den til enhver tid gældende lovgivning for fælleskommunale selskaber. Bestemmelserne

2 om at optage kortfristede lån fremgår af 9, stk. 2 i bekendtgørelse om kommunernes låntagning m.v. Det fremgår således af den tilhørende vejledning, at For kommunale fællesskaber, interessentskaber, andelsselskaber, aktieselskaber og lignende med bestemmende kommunal/amtskommunal indflydelse i forening gælder, at kassekreditten maksimalt må andrage 50 kr. pr. indbygger i de kommuner, der er omfattet af fællesskabet m.v. Infra Service I/S havde ved udgangen af 2006 et træk på kassekreditten på 44,2 mio kr., hvilket er væsentligt over den tilladte grænse på 50 kr. pr. indbygger. Vi skal anbefale, at der tages skridt til nedbringelse af kassekreditten gennem fastlæggelse af en ændret økonomisk strategi for fremtiden. Odense Kommunes indskud i selskabet Afklaringen af Odense Kommunes indskud i interessentskabet trækker ud. Det er vores opfattelse, at Infra Service I/S s økonomiske stilling er ringere end den burde være, som følge af manglende afklaring på mellemværendet. Vi må anbefale, at der snarest sker en afklaring herpå. Etablering af Infra Service I/S er sket ved indskudskapital på 20 mio kr. I balancen optræder nettomellemværendet med Odense Kommune på ca. 5 mio kr. som Infra Service til gode. Vejle Kommune har i oktober 2006 berigtiget deres indskudsdel ved indbetaling af 1,4 mio kr. til selskabet. Følgende fremgår af afsnit under revisionsberetninger : Det er påset, at tidligere fremsendt revisionsberetning er behandlet i bestyrelsen. Det fremgår dog ikke, at bestyrelsen har taget stilling til de fremførte bemærkninger. Bestyrelsen skal efter de kommunalretlige regler tage udtrykkelig stilling til, hvorledes de fremkomne bemærkninger skal besvares. Det påhviler administrationen af komme med forslag til besvarelse til bestyrelsen. Vi skal anbefale, at bestyrelsen i fremtiden træffer afgørelse med hensyn til de fremsatte bemærkninger til regnskabet. Afsluttende revisionsberetning for året 2005 er behandlet i bestyrelsen den 12. juni 2006 uden en konkret stillingtagen til bemærkningerne. SIDE 2

3 Vi har fået oplyst, at der er taget følgende beslutninger omkring bemærkningerne : 1. Økonomistyring Der vil snarest blive udarbejdet en økonomihåndbog 2. Maskiner og materiel Direktøren har iværksat en fuldstændig optælling af alle maskiner og alt materiel. Denne forventes at foreligge ved udgangen af Lagerbeholdning Direktøren har oplyst, at der vil blive foretaget optælling pr. 30. juni og 31. december 2007 for at sikre, at god regnskabsskik overholdes. Der vil blive foretaget regnskabsmæssige reguleringer over driftsregnskabet for 2007 af ændringer i lageret. 4. Lønninger [Statsforvaltningen har taget særskilt stilling til dette spørgsmål i sag med j.nr /272]. 5. Momsreguleringsforpligtigelse Forholdet er berigtiget med vores assistance. Under punkt 15 i dagsordenen for mødet den 4. september 2007 behandlede bestyrelsen regnskab og revisionsberetninger for regnskabsåret Følgende fremgår blandt andet af protokol fra dette møde: Indstilling : Direktionen indstiller : Regnskab og beretninger til godkendelse. Beslutning : Bestyrelsen godkendte regnskaber og beretninger. Bestyrelsen beder direktionen komme med oplæg til løsning af revisionens bemærkninger til kommende bestyrelsesmøde herunder punktet om lånebestemmelser. Bestyrelsen ønsker til næste møde en status på indbetaling af Odense Kommunes indskud. Bestyrelsens bemærkninger : Bestyrelsen forventer fremover som minimum én årlig lageropgørelse Bestyrelsen finder behov for en hurtig afklaring af direktionens aflønning SIDE 3

4 Bestyrelsen finder, at der i overensstemmelse med direktørkontrakterne skal ske en årlig lønforhandling. Følgende fremgår af punkt 3.2.2, og 5.6 i revisionsprotokollat af 17. april 2008 : Interessentskabets korte kreditter Kassekreditten udgør pr. statusdagen tkr., hvilket overskrider det tilladte beløb på 50 kr. pr. indbygger i Odense og Vejle Kommuner, jf. 9, stk. 2 i bekendtgørelse om kommunernes låntagning m.v. I 2007 var der i Odense kommune indbyggere og i Vejle kommune var der indbyggere, hvilket samlet giver indbyggere, og således en maksimalt tilladt kredit på tkr. Interessentskabet har således overskredet det tilladte træk på kassekreditten på statusdagen. Det skal oplyses at maksimum på kassekreditten den 29. februar 2008 er reduceret fra tkr. til tkr Overdragelsesaftale Odense Kommune har den 21. december 2007 underskrevet overdragelsesaftalen vedrørende oprindeligt indskud i Vi henviser til afsnit 5.6 vedrørende betalinger m.v. 5.6 Tilgodehavender hos interessenterne Rest til gode pr. 31. december 2007, Odense Kommune kr. Betalt den 4. februar 2008, kr. Statsforvaltningen udtalelse : Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne og kommunale fællesskaber, jf. 60, overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1 i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven nu lovbekendtgørelse nr. 696 af 27. juni 2008). Følgende fremgår af 45, stk. 2 i styrelsesloven : 45, stk. 2. Kommunalbestyrelsen afgiver regnskabet til revisionen. Efter at revisionens bemærkninger til årsregnskabet har været meddelt økonomiudvalget og - for så vidt angår bemærkninger, der ikke umiddelbart angår den forvaltning, der hører under økonomiudvalget - tillige den pågældende kommunale myndighed til besvarelse, træffer SIDE 4

5 kommunalbestyrelsen i et møde afgørelse med hensyn til de fremkomne bemærkninger og regnskabets godkendelse. Med ordene meddeles til besvarelse i 45, stk. 2 sigtes til, at det påhviler vedkommende kommunale forvaltning som led i den sædvanlige forberedelse af kommunalbestyrelsens beslutninger at fremkomme med en indstilling til kommunalbestyrelsen, hvilken afgørelse kommunalbestyrelsen skal træffe med hensyn til de af revisionen fremsatte bemærkninger til regnskabet, der vedrører udvalgenes umiddelbare forvaltningsområde. Det påhviler vedkommende kommunale myndighed at kommentere hver enkelt af revisionens bemærkninger, således at kommunalbestyrelsen kan træffe afgørelse på grundlag heraf. Kommunalbestyrelsen skal træffe afgørelse vedrørende hver enkelt af de af revisionen fremsatte bemærkninger. Da revisionens bemærkninger vedrører enkelte poster på årsregnskabet, må det antages, at kommunalbestyrelsen er forpligtet til at træffe afgørelse om bemærkningerne til hver post for sig. Ordene i bestemmelsen om, at kommunalbestyrelsen træffer afgørelse med hensyn til de af revisionen fremsatte bemærkninger indebærer, at kommunalbestyrelsen må træffe en egentlig beslutning om, hvorvidt og i bekræftende fald hvad der skal foretages i anledning af den enkelte bemærkning. En bemærkning om, at revisionens antegnelse er taget til efterretning, kan ikke anses for fyldestgørende, da den ikke sikkert angiver, hvad kommunalbestyrelsen har besluttet i anledning af de fremkomne bemærkninger. En bemærkning om, at man havde noteret sig bemærkningerne forekommer det endnu mere usikkert, hvad der er besluttet, eller om der er besluttet noget. Det er forudsat i bestemmelsen, at kommunalbestyrelsen træffer afgørelse med hensyn til de af revisionen fremsatte bemærkninger i det møde, hvor regnskabet godkendes. Følgende fremgår af 57, stk. 2 i styrelsesloven : 57, stk. 2. Kommunens årlige regnskab sendes til vedkommende statsforvaltning, jf. 47, sammen med revisionsberetningen og de afgørelser, som kommunalbestyrelsen har truffet i forbindelse hermed, jf. 45, stk. 2. Baggrunden for kravet om indsendelse til tilsynsmyndigheden er, at statsforvaltningen herved får mulighed for at påse, at kommunens behandling af regnskab og revisionsberetninger er i overensstemmelse med bestemmelsen lovgivningen, herunder 45, stk. 2 i styrelsesloven. SIDE 5

6 Der henvises til Hans B. Thomsen m.fl., Lov om kommunernes styrelse med kommentarer, 2004, side 293 f., side 310 og 397 og Preben Espersen, Kommunal Bevillingsret, 1987, side 120 og 122. Statsforvaltningen har noteret sig, at interessentskabskontrakten for InfraService I/S ikke indeholder nærmere bestemmelser om revisionens afgivelse af beretninger, ligesom den ikke indeholder bestemmelser om bestyrelsens stillingtagen til eventuelle bemærkninger i sådanne beretninger. Det fremgår således alene, at det godkendte regnskab med tilhørende revisionsberetninger fremsendes umiddelbart efter godkendelsen til interessentkommunerne og tilsynsmyndigheden, jf. punkt 15.3 i interessentskabskontrakten. Da interessentskabskontrakten ikke udtrykkeligt indeholder bestemmelser, der fraviger den kommunal styrelseslovgivning, finder 45, stk. 2 i styrelsesloven tilsvarende anvendelse for InfraService I/S. Det kommunale fællesskabs bevillingsmyndighed bestyrelsen skal således i et møde træffe afgørelse med hensyn til de fremkomne bemærkninger og regnskabets godkendelse. Statsforvaltningen konstaterer, at bestyrelsen ikke i sit møde den 4. september 2007, hvor beretningens bemærkninger og regnskabet har været behandlet, har truffet beslutning om, hvad der skal foretages i anledning af de afgivne bemærkninger. Det anses således ikke at være tilstrækkeligt, at man udsætter sin stillingtagen til de afgivne bemærkninger til et senere møde. Bestyrelsens administration af 45, stk. 2 i styrelsesloven har således ikke været i overensstemmelse med lovgivningen. For så vidt angår bemærkningerne om status på de afgivne bemærkninger vedrørende regnskabsåret 2005, har statsforvaltningen noteret sig, at der efterfølgende er iværksat forskellige initiativer til imødekommelse af bemærkningerne. For så vidt angår bemærkningerne om kassekredittens maksimum, jf. 9, stk. 2 i lånebekendtgørelsen, har statsforvaltningen tillige noteret sig oplysningen i punkt i revisionsprotokollat af 17. april 2008, hvoraf fremgår, at maksimum på kassekreditten den 29. februar SIDE 6

7 2008 er reduceret fra tkr. til tkr., hvormed størrelsen af kassekreditten er bragt indenfor den ramme, der fremgår af 9, stk. 2 i lånebekendtgørelsen. Vedrørende bemærkningen om den manglende afklaring på det kommunale fællesskabs mellemværende med Odense Kommune, er statsforvaltningen bekendt med, at Odense Kommune den 4. februar 2008 har indbetalt et skyldigt beløb på godt kr. Statsforvaltningen foretager derfor ikke yderligere vedrørende revision af regnskabet for I øvrigt : InfraService I/S s daværende og nuværende revision har modtaget kopi af denne skrivelse. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside på internettet ( Med venlig hilsen Anne Rasmussen kontorchef /Stella Bøttger specialkonsulent SIDE 7