KMD Opus Rollebaseret Indgang

Transkript

1 Januar 2013 KMD Opus Rollebaseret Indgang Minivejledning - løn Version 2.2 1

2 Indhold Forord Mine medarbejdere -> Medarbejderprofil Teamoversigten Mine medarbejdere -> Oversigt Mine medarbejdere -> Medarbejderprofil Mine medarbejdere -> Lønprofil Mine medarbejdere -> Kommunikation -> Kontaktoplysninger Mine medarbejdere -> Kommunikation -> Korrespondance Mine medarbejdere -> Øvrige oplysninger Mine medarbejdere -> Indlånte medarbejdere Fravær/nærvær -> Godkendelse og meddelelser Fravær/nærvær -> Indberet fravær/nærvær Fravær/nærvær -> Tidssaldi Fravær/nærvær -> Mødetidsplaner Fravær/nærvær -> Overfør og udbetal tid Fravær/nærvær -> Regler (regler for fraværsmeddelelser) Fravær/nærvær -> Rapporter Fravær/nærvær -> Barsel Løbende indberetninger -> Engangsydelser Ledelsesinfo. & Rapporter -> Personale & Løn Ledelsesinfo. & Rapporter -> Fravær Ledelsesinfo. & Rapporter -> Diverse lister Personaleudvikling Lønsimulering... 8 Vejledning og support

3 Forord Norddjurs Kommune har indgået kontrakt med KMD om køb af et nyt lønsystem (KMD Opus løn). Lønsystemet er sat i drift fra den 1. juli I den forbindelse er der sket en række ændringer i forhold til den tidligere måde at tilgå lønsystemet. Lønsystemet er nu en del af den Opus-løsning, som Norddjurs Kommune hidtil har anvendt til økonomistyring. Der er således tale om en integreret løsning, hvor løn og økonomi smelter sammen i en samlet løsning med samme indgang til data. I denne minivejledning gennemgås, hvorledes den rollebaserede indgang anvendes til indberetning og forespørgsel af fravær/nærvær og engangsydelser samt relaterede funktionaliteter. Der henvises tillige til KMD s generelle vejledning: idet det bemærkes, at der heri er beskrevet funktioner, som ikke er relevante for aftaleenhederne. Der er forskellige indgange til menuerne afhængigt af, om man er leder/stedfortræder eller assistent. Her tager vi afsæt i tilgangen for en leder/stedfortræder, som har adgang til fanen Mit personale. Assistenter har via Tid og Tillæg adgang til de oplysninger, der er anført i afsnit samt afsnit 17. Det er den stedlige leder/autorisationsansvarlige, der tager stilling til, hvilken autorisation (forretningsrolle) der gives til den enkelte medarbejder. Økonomiafdelingen er i øjeblikket ved at udarbejde oversigt over, hvilke forretningsroller der kan autoriseres til, samt hvilke rettigheder forretningsrollen giver adgang til. 3

4 01. Mine medarbejdere -> Medarbejderprofil Teamoversigten Når du klikker ned i menuerne f.eks. under Medarbejderprofil, finder du en Teamoversigt over dine medarbejdere. Du kan vælge, hvor mange medarbejdere der skal være synlige ved at klikke på tegnet til højre for Teamoversigt og vælge Personaliser : Det er også muligt at se tidligere eller kommende medarbejdere. OBS! Hvis der vises medarbejdere, der ikke hører under din organisatoriske enhed, eller hvis du mangler nogle af dine medarbejdere, skal du rette kontakt til lønkonsulenten. 02. Mine medarbejdere -> Oversigt Her præsenteres følgende: Oversigt over telefonliste for arbejdspladsen Oversigt over påmindelser (f.eks. MUS-samtaler, fødselsdage, jubilæum mv.) Hjælpefunktion 03. Mine medarbejdere -> Medarbejderprofil Her præsenteres følgende: Medarbejderens organisatoriske tilhørsforhold arbejdspladsens kaldenavn (LOS) Medarbejderens personlige data, f.eks. adresse, fødselsdato Lønafdelingens terminer (påmindelser) 04. Mine medarbejdere -> Lønprofil Her præsenteres følgende: Medarbejderens lønsammensætning og øvrige ansættelsesvilkår, f.eks. timetal I lønsammensætningen kan du i kolonnen Aftale se hjemlen for den enkelte løndel: C = Centralt aftalt, dvs. i overenskomsten D = Decentralt aftalt, dvs. i en forhåndsaftale I = Individuelt aftalt 05. Mine medarbejdere -> Kommunikation -> Kontaktoplysninger Her har du mulighed for at registrere følgende: Medarbejderes private telefonnumre Medarbejderes private adresser Relevante lokalnumre i Norddjurs Kommune Medarbejderens private kontaktpersoner ved nødstilfælde 4

5 06. Mine medarbejdere -> Kommunikation -> Korrespondance Her kan du se de ansættelsesbreve o.l., som er udskrevet siden sommeren Mine medarbejdere -> Øvrige oplysninger Her har du mulighed for at registrere følgende: Registrere udlån på: beklædning, bøger, ID-kort, nøgle Tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter Noteringer/tilrettevisninger hvis medarbejdere har fået bestemte instrukser, f.eks. omkring arbejdsmiljø, udførelse af tjenesten 08. Mine medarbejdere -> Indlånte medarbejdere Indlånte medarbejdere er en funktion, hvor du kan låne medarbejdere fra en anden organisationsenhed end din egen. F.eks. hvis I har en vikarenhed på jeres område. Hvis du har adgang til denne vikarenhed, kan du låne medarbejdere. Når medarbejderne er angivet som indlånte, kan du indberette oplysninger på disse medarbejdere ligesom du gør med egne medarbejdere. 09. Fravær/nærvær -> Godkendelse og meddelelser Anvendes ikke p.t. 10. Fravær/nærvær -> Indberet fravær/nærvær Her indberettes fravær på dine medarbejdere enten én ad gangen (Pr. medarbejder) eller for flere (Masseindberetning). Indberetning af fravær for medarbejdere, som er tilsluttet Vagtplan, foregår i denne løsning og skal ikke foretages via Rollebaseret indgang. Det er vigtigt, at fraværsindberetning sker løbende. Ellers vil der være risiko for manglende hjemsøgning af refusioner mv. Afbrydes sygdomsperioden p.g.a afvikling af ferie, skal lønkonsulenten samt dagpengekontoret have besked om første og sidste feriedag. Dermed kan man undgå, at der indledes en ny arbejdsgiverperiode på 30 dage. Det bemærkes, at der fremover ikke udskrives feriesedler. Den interne procedure fastsættes således på den enkelte aftaleenhed. På nogle institutioner vil det være mest hensigtsmæssigt, at medarbejderen indberetter sin ferie til lederen pr. , mens det andre steder er mere funktionelt fortsat at anvende en form for ferieseddel. Skabelon til en ferieseddel kan findes på HR-portalen under blanketter. 11. Fravær/nærvær -> Tidssaldi Her kan du se tidssaldi på dine medarbejdere, f.eks. restferie. 5

6 12. Fravær/nærvær -> Mødetidsplaner Der skal oprettes mødetidsplaner for alle medarbejdere, hvorpå der indberettes fravær via Fravær/nærvær. Dog skal der ikke oprettes mødetidsplaner for medarbejdere, der er tilsluttet Vagtplan, eller for dagplejere, lærere, pædagoger og pædagogmedhjælpere. Formålet med oprettelse af mødetidsplaner er, at det derved sikres, at fravær registreres med det rigtige timetal, hvilket bl.a. har betydning i forbindelse med afholdelse af ferie. Det har også betydning for validiteten af fraværsstatistikkerne. En mødetidsplan kan omfatte én eller flere medarbejdere og skal altid oprettes med virkning fra en mandag. For ansatte i flexjob bemærkes, at mødetidsplanen skal omfatte det aftalte timetal og ikke løntimetallet. 13. Fravær/nærvær -> Overfør og udbetal tid Der kan overføres ferietimer (5. ferieuge) samt 6. ferieugetimer til det efterfølgende ferieår. Blanket til overførsel/udbetaling af ferie, som ligger på HR-portalen, skal udfyldes inden 30. april. Øvrige fraværskvoter må ikke overføres af aftaleenhederne, men der skal i stedet ske henvendelse til lønafdelingen. 14. Fravær/nærvær -> Regler (regler for fraværsmeddelelser) I personalepolitikken er aftalt nogle opfølgningsintervaller, som er lagt ind, så der kommer advis. Hvis der på den enkelte aftaleenhed er aftalt strammere retningslinjer for opfølgning på fravær, er det muligt at indberette dem her. 15. Fravær/nærvær -> Rapporter Her findes forskellige rapporter til at følge op på afdelingens fravær. Det anbefales især i de sidste måneder op til ferieårets udløb den 30. april at følge ferieregnskabet og være opmærksom på, at ferien bliver afviklet og indberettet. Hvis indberetning af afholdt ferie ikke foretages, vil den fejlagtigt blive udbetalt til medarbejderen eller indbetalt til Feriefonden. 16. Fravær/nærvær -> Barsel Før fødsel indsend blanket nr til lønkonsulenten. Anmeldelse af graviditet/adoption skal ske senest 3 måneder før forventet fødsel. 6

7 Lønkonsulenten opretter en barselssag, og først derefter kan aftaleenheden indberette fravær i barselsperioden. Vær opmærksom på, om fravær i barselsperioden skyldes graviditetsgener, idet der i så fald kan opnås dagpengerefusion fra 1. fraværsdag. Efter fødsel indsend blanket nr til lønkonsulenten. Lønmodtagerens meddelelse om fravær i forbindelse med fødsel/adoption blanket 4907 skal sendes/afleveres til arbejdsgiveren inden 8 uger efter fødslen. 17. Løbende indberetninger -> Engangsydelser Under Engangsydelser findes 3 undermenuer: - Indberetning organisation - Indberetning medarbejder - Oversigt Her skal aftaleenhederne indberette engangsydelser hver måned dog undtaget indberetninger, der sker via Vagtplan. Vi anbefaler, at indberetning foretages under punktet indberetning organisation. Her fås overblikket over alle medarbejdere samtidig pr. organisationsenhed. Samtidig anbefaler vi, at ikrafttrædelsesdatoen indberettes med den første i den relevante måned eksempel ekstratimer den = ikrafttrædelsesdato Engangsydelser/indberetning medarbejder Denne funktion kan du med fordel benytte, hvis den organisatoriske enhed du indberetter for, er meget stor og du kun har få indberetninger. Engangsydelser oversigt Her kan man se indberetninger pr. person for den enkelte måned. Det er muligt at personalisere visningen, så man f.eks. får vist flere eller færre medarbejdere. Tidsfrister for engangsindberetning findes i periodeplanen, som ligger på forsiden af Rollebaseret Indgang. 18. Ledelsesinfo. & Rapporter -> Personale & Løn Her findes oplysninger om fordeling af lønudgifter, lønsammensætning mv. 19. Ledelsesinfo. & Rapporter -> Fravær Der kan foretages udtræk til fraværsstatistikker. Disse kan benyttes til forelæggelse på MED-møder, ligesom de naturligvis er anvendelige i forbindelse med lederens opfølgning på medarbejdernes fravær. 7

8 20. Ledelsesinfo. & Rapporter -> Diverse lister Her har du mulighed for at udtrække lister vedr. fødselsdage, jubilæum, udlån, senior- /fritvalgsordninger, tillidshverv, kontaktpersoner mv. 21. Personaleudvikling Denne funktionalitet anvendes indtil videre ikke. 22. Lønsimulering Som afløsning for den decentrale lønstyring anvendes lønsimulering, som findes under fanen Min økonomi -> Budgetopfølgning - > Mit forventede regnskab -> Løn Simuler løn. Vejledning i anvendelse er udsendt til aftaleenhederne. Den kan også fås ved henvendelse til lønafdelingen. Vejledning og support Du kan kontakte din sædvanlige kontaktperson i lønafdelingen for yderligere information. 8