TEKNISK INFORMATION: LESSOR PAYROLL TILSKRIVNING AF FERIEDAGE

Transkript

1 MICROSOFT DYNAMICS NAV Indholdsfortegnelse Indledning... 3 Opsætning... 3 Medarbejderne... 4 Lønarter... 5 Lønkørselskort... 5 Lønseddellayout... 6 Fraværsårsagskoder... 6 Beregning af feriedage... 8 Beregning af ferietimer... 9 Regulering af ferie Regulering af feriedage til FerieKonto TEKNISK INFORMATION: LESSOR PAYROLL TILSKRIVNING AF FERIEDAGE Dette White Paper beskriver, hvordan der automatisk bliver tilskrevet feriedage og evt. ferietimer i lønkørslerne. Version januar 2012 Copyright 2012 LESSOR A/S T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 1

2 BEMÆRK Dette dokument tjener kun informationsformål. Ved anvendelse af dokumentet til andre formål fralægger LESSOR A/S sig enhver garantiforpligtelse som følge af faktiske mangler og retsmangler. LESSOR A/S fralægger sig ethvert ansvar for direkte og indirekte skader hvad enten det udspringer af aftalen eller af loven som kan opstå i forbindelse med anvendelsen af eller anden brug af dokumentet. Dette dokument kan ændres af LESSOR A/S efter behov uden forudgående meddelelse. Indholdet af dette dokument er ophavsretligt beskyttet. Uden skriftlig tilladelse fra LESSOR A/S må dokumentet hverken helt eller delvist mangfoldiggøres på nogen som helst måde. De beskrevne programmer må kun anvendes eller kopieres i overensstemmelse med licensvilkårene. COPYRIGHTPÅTEGNING Copyright 2012 LESSOR A/S, Gydevang 46, 3450 Allerød, Danmark. Med forbehold af alle rettigheder. VAREMÆRKE De varemærker, som der henvises til i dette dokument og som er mærket med enten TM eller, er enten Microsoft Business Solutions varemærker eller indregistrerede varemærker. Varemærkerne Microsoft, Windows, Windows NT, SQL Server og BackOffice er derimod enten indregistrerede varemærker for Microsoft Corporation i USA og/eller andre lande. Der tages forbehold for alle ikke udtrykkeligt tildelte rettigheder. Udgivet af LESSOR A/S. T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 2

3 INDLEDNING Fra Servicepack 9 vil det være muligt at få tilskrevet feriedage og evt. ferietimer automatisk til medarbejderne, når du bogfører lønkørsler for indeværende optjeningsår. Hvis du ønsker at benytte denne mulighed, er det vigtigt, at du har fået opsat de nødvendige funktioner i Payroll. Hvis der er medarbejdere, der skal opspare og afholde ferie i timer, skal du være opmærksom på, at der altid skal tilskrives ferie i dage. Når ferien afholdes, vil ferien blive nedskrevet både i dage og timer. Dette skyldes, at der i henhold til ferieloven kun kan udskrives feriekort med dage. OPSÆTNING Under Opsætning, Ferieoplysning skal nedenstående felter udfyldes, for at der kan tilskrives feriedage automatisk. Optjeningsår: Her angives indeværende optjeningsår, som svarer til det år, du skal bogfører løn i. Feriefaktor: Her angives den feriefaktor, der skal anvendes til beregning af feriedage, hvis du ønsker at få beregnet feriedage på baggrund af timegrundlaget. Feriefaktoren er som standard udfyldt med 0,0144 (25 feriedage pr. år / 1739 arbejdstimer pr. år). Lønart til feriedage: Her angives den lønart, som feriedagene skal tilskrives på (standardlønart 9005 Ferie). Hvis dette felt ikke er udfyldt, når der bogføres en lønkørsel, vil der blive dannet en fejlmeddelelse for hver enkelt medarbejder med besked om, at der ikke bliver beregnet feriedage, men at medarbejderne bliver afregnet. Lønart til ferietimer: Her angives den lønart, som eventuelle ferietimer skal tilskrives på (standardlønart 9006 Ferietimer). Feriedage i år: Her angives antallet af feriedage, som der skal tilskrives medarbejderne, hvis medarbejderne er ansat hele optjeningsåret. Feriedage sidste år og Feriedage forrige år: Disse felter er ikke nødvendige i forhold til den automatiske tilskrivning af feriedage, men bruges, hvis du tilskriver feriedage med rapporten Beregn feriedage. T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 3

4 Medarbejderne På medarbejderkortet kan du angive, om den enkelte medarbejder skal opspare et andet antal feriedage end det antal, der er tastet for indeværende optjeningsår under Opsætning, Ferieoplysning. Dette opsættes på medarbejderkortet under fanebladet Ferie, hvor du i feltet Optjeningsår kan se det optjeningsår, der opspares i. Skal medarbejderen have et andet antal feriedage tilskrevet, angiver du det pågældende antal dage i feltet Feriedage i år. Hvis du også ønsker at få beregnet ferie i timer, skal du på de pågældende medarbejdere markere feltet Beregn ferietimer. I feltet Ferieopsparingsgrundlag kan du vælge, om der skal tilskrives feriedage på baggrund af medarbejderens Ansættelsesdage eller Faktiske timer. Vælger du Ansættelsesdage, bliver antallet af feriedage tilskrevet på baggrund af medarbejderens ansættelsesperiode. Vælger du Faktiske timer, bliver antallet af feriedage, der tilskrives, beregnet ud fra antallet af timer, medarbejderen har haft. T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 4

5 Lønarter Når du vælger at få tilskrevet feriedage og evt. ferietimer i lønkørslerne, sker opsparingen på de lønarter, der er valgt i felterne Lønart til feriedage og evt. Lønart til ferietimer under Opsætning, Ferieoplysning. Som standard bliver begge lønarter udskrevet på lønsedlen, når der afholdes ferie på fraværskode 2000 Ferie. Ønsker du også at få udskrevet tilskrivningen på lønsedlen, skal du markere feltet Vis optjening af ferie på lønartskortet under fanebladet Udskriftsindstillinger. Hvis du udskriver en lønberegning fx fra medarbejderkortet, vil opsparingen af feriedagene fremgå af udskriften, selvom du på lønartskortet har valgt ikke at udskrive opsparingen af ferie. Lønkørselskort På fanebladet Registreringsvalg skal der være markering i feltet Tilskrivning ferie for at få feriedage og evt. ferietimer tilskrevet. T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 5

6 Skal du på et tidspunkt lave en lønkørsel, hvor du ikke ønsker at få tilskrevet ferie, kan du fjerne denne markering, inden du bogfører lønkørslen. Lønseddellayout Hvis du gerne vil vise, hvad medarbejderne har opsparet for indeværende optjeningsår på lønsedlen, er dette muligt under Opsætning, Lønseddellayouttype. Stil markøren på det lønseddellayout, hvor du ønsker at få vist de opsparede feriedage eller timer, og aktiver knappen Layout, Lønseddellayout. Herefter oprettes der en ny linje, hvor du angiver, hvilken Layoutsøjle og Layoutrække du ønsker at få saldoen vist i. I kolonnen Tekst skriver du den tekst, der skal vises på lønsedlerne. I kolonnen Type vælger du Enheder, i kolonnen Optjeningsår angiver du indeværende optjeningsår, og i Positivfilter angiver du lønarten, som ferien bliver tilskrevet på. Fraværsårsagskoder Det er vigtigt, at dine fraværsårsagskoder er korrekt opsat, således at de dage og evt. timer, der opspares, bliver korrekt nedskrevet, når medarbejderne holder ferie. Til at afholde ferie bruges som standard fraværskode 2000 Ferie, som opsættes under Opsætning, Medarbejder, Fraværsårsager ved at aktivere knappen Fraværsårs., Opsætning. T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 6

7 Vælger du at tilskrive ferie i timer, er det vigtigt, at du på fraværskode 2000 Ferie også opsætter den lønart, du har valgt i feltet Lønart til ferietimer under Opsætning, Ferieoplysning, så de opsparede ferietimer bliver nedskrevet korrekt. Lønarten tilknyttes for de typer af medarbejdere, der opsparer ferie i timer, og opsættes som på billedet. T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 7

8 Vælger du at tilskrive ferie i timer til medarbejdere af typen Funktionær og/eller Arbejder funktionærlignende, skal du på fraværskode 2050 Ferie fratrådt funktionær også opsætte den lønart, du har valgt i feltet Lønart til ferietimer. Således vil opsparede ferietimer blive nedskrevet korrekt, når der afregnes feriepenge til en fratrådt funktionær og/eller arbejder funktionærlignende. BEREGNING AF FERIEDAGE Hvis der i feltet Lønart til feriedage under Opsætning, Ferieoplysninger er valgt en lønart, vil der blive beregnet feriedage automatisk, når der bogføres en lønkørsel. Det er antallet af feriedage, du har angivet i feltet Feriedage i år under Opsætning, Ferieoplysning eller på medarbejderkortet på fanebladet Ferie i feltet Feriedage i år, som vil blive tilskrevet i løbet af optjeningsåret. T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 8

9 Er der på medarbejderkortet valgt Ansættelsesdage i feltet Ferieopsparingsgrundlag under fanebladet Ferie, vil antallet af feriedage, der bliver tilskrevet i en lønkørsel, blive beregnet ud fra medarbejderens ansættelsesperioder og lønkørslens tildato. Er der tidligere tilskrevet feriedage, vil disse dage blive fratrukket. Eksempel: Lønperioden går fra den 1. april til 30. april. Medarbejderen har været ansat siden 1. januar og skal have tilskrevet 25 dage årligt. Der er tidligere bogført 6,25 dage for de første tre måneder. Når lønnen bogføres, vil der blive tilskrevet 2,08 feriedage. Er der ikke tilskrevet nogle feriedage tidligere, vil der i lønkørslen for april blive tilskrevet 8,33 feriedage. Er der i stedet valgt Faktiske timer i feltet Ferieopsparingsgrundlag på medarbejderkortet under fanebladet Ferie, vil antallet af feriedage blive beregnet ud fra de faktiske timer, medarbejderen præsterer. Antallet af feriedage beregnes ved at enhederne, der er på lønarten, som er angivet i saldotabellen FERIEDGGR (standardlønart 6150 Bruttoløn), ganges med faktoren, der er angivet i feltet Feriefaktor under Opsætning, Ferieoplysning. Eksempel: Lønperioden går fra den 1. april til 30. april. Medarbejderen har 20 timer i lønperioden. Når lønnen bogføres, vil der blive tilskrevet 0,29 feriedage (20 timer x feriefaktor 0,0144). Er der ikke tilskrevet nogen feriedage tidligere, og er der på medarbejderen allerede bogført præsterede timer, vil der i lønkørslen for april blive tilskrevet de feriedage, der mangler at blive beregnet. I begge tilfælde sker der afrunding af feriedagene løbende, så det vil stemme for året, med det antal feriedage, der er angivet under Ferieoplysning eller på medarbejderkortet. Hvis der er beregnet feriedage for en lønperiode, og du efterfølgende indsætter en fratrædelsesdato på en medarbejder, der ligger før tildatoen på lønkørselskortet, vil feriedagene automatisk blive rettet i næste lønkørsel, hvis medarbejderen ikke er spærret. Eksempel: Lønperioden fra 1. april til 30. april er bogført for medarbejderen, og der er i lønkørslen tilskrevet 2,08 dage. Indtastes der nu en fratrædelsesdato (fx 15. april), vil feriedagene blive nedskrevet med -1,03 feriedag, når lønnen for maj bogføres. Du skal være opmærksom på, at eventuelle reguleringer til lønnen skal foretages på almindeligvis. Dette betyder også, at feriedagene vil blive reguleret på medarbejderne, hvis du laver en lønkørsel, hvor tildatoen på lønkørselskortet ligger før den seneste bogførte lønkørsel. Det kunne fx være en lønkørsel med reguleringer. Hvis du ikke ønsker at få reguleret feriedagene, kan du på lønkørselskortet under fanebladet Registreringsvalg fjerne markeringen i feltet Tilskrivning ferie. BEREGNING AF FERIETIMER Er der i feltet Lønart til ferietimer under Opsætning, Ferieoplysninger angivet en lønart, vil der også blive beregnet ferietimer automatisk, når en lønkørsel bogføres. Antallet af ferietimer, der bliver tilskrevet, beregnes ud fra de timer, der er angivet i kolonnen Gns. Timer pr. dag for den kalender, der er valgt på medarbejderkortet under fanebladet Administration i feltet Feriekalender. Du kan se, hvad der er angivet i gennemsnitstimer på de kalendere, der er oprettet under Opsætning, Arbejdskalendertype. T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 9

10 På medarbejderkortet under fanebladet Ferie, skal feltet Beregn ferietimer være markeret, før der bliver tilskrevet ferie i timer. Er der på medarbejderkortet valgt Ansættelsesdage i feltet Ferieopsparingsgrundlag under fanebladet Ferie, vil antallet af ferietimer, der bliver tilskrevet i en lønkørsel, blive beregnet ud fra medarbejderens ansættelsesperioder og lønkørslens tildato. Er der tidligere tilskrevet ferietimer, vil disse timer blive fratrukket. Eksempel: Lønperioden går fra den 1. april til 30. april. Medarbejderen har været ansat siden 1. januar og skal have tilskrevet 185 timer årligt, svarende til et gennemsnit på 7,4 timer pr. feriedag. Når lønnen bogføres, vil der blive tilskrevet 15,39 ferietimer, hvis der tidligere er bogført 46,25 timer for de første tre måneder. Er der ikke tilskrevet nogen ferietimer tidligere, vil der i lønkørslen for april blive tilskrevet 61,64 ferietimer. Er der i stedet valgt Faktiske timer i feltet Ferieopsparingsgrundlag på medarbejderkortet under fanebladet Ferie, vil antallet af ferietimer blive beregnet ud fra de faktiske timer, medarbejderen præsterer. Antallet af ferietimer beregnes ved at gange enhederne på lønarten, som er angivet i saldotabellen FERIEDGGR (standard lønart 6150 Bruttoløn), med gennemsnitstimerne. Derefter ganges dette med faktoren, der er angivet i feltet Feriefaktor under Opsætning, Ferieoplysning. Eksempel: Lønperioden går fra den 1. april til 30. april. Medarbejderen har 20 timer i lønperioden, og gennemsnitstimerne på kalenderen er 7,4 timer. Når lønnen bogføres, vil der blive tilskrevet 2,13 ferietimer. Er der ikke tilskrevet nogen ferietimer tidligere, og er der på medarbejderen allerede bogført præsterede timer, vil der i lønkørslen for april blive tilskrevet de ferietimer, der mangler at blive beregnet. T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 10

11 I begge tilfælde sker der afrunding af ferietimerne løbende, så det vil stemme for året, med det antal feriedage, der er angivet under Ferieoplysning eller på medarbejderkortet, ganget med gennemsnitstimerne. Hvis der er beregnet ferietimer for en lønperiode, og du efterfølgende indsætter en fratrædelsesdato på en medarbejder, der ligger før tildatoen på lønkørselskortet, vil ferietimerne automatisk blive rettet i næste lønkørsel, hvis medarbejderen ikke er spærret. Eksempel: Lønperioden fra 1. april til 30. april er bogført for medarbejderen, og der er i lønkørslen tilskrevet 15,39 timer. Indtastes der nu en fratrædelsesdato (fx 15. april), vil feriedagene blive nedskrevet med -7,70 ferietimer, når lønnen for maj bogføres. Du skal være opmærksom på, at eventuelle reguleringer til lønnen skal foretages på almindeligvis. Dette betyder også, at ferietimerne vil blive reguleret på medarbejderne, hvis du laver en lønkørsel, hvor tildatoen på lønkørselskortet ligger før den seneste bogførte lønkørsel. Det kunne fx være en lønkørsel med reguleringer. Hvis du ikke ønsker at få reguleret ferietimerne, kan du på lønkørselskortet under fanebladet Registreringsvalg fjerne markeringen i feltet Tilskrivning ferie. REGULERING AF FERIE Hvis du har brug for at regulere de feriedage eller ferietimer, der er tilskrevet for tidligere optjeningsår, er der mulighed for at gøre dette under Periodiske aktiviteter, Afregn ferie-/søgnehelligdag, Regulering af feriedage. Aktiver knappen Funktion, Beregn feriedage. På fanebladet Medarbejder sættes de ønskede afgrænsninger vedrørende medarbejdere. Efterlades felterne blanke, sker der beregning på alle medarbejdere. På fanebladet Indstillinger angives beregningsperioden. Felterne Lønartsnr. (standardlønart 9005 Ferie) og Optjeningsår bliver udfyldt automatisk. Der skal sættes markering for, om der skal beregnes dage eller timer, samt hvorvidt alle linjer ønskes vist. Ønsker du, at der bliver reguleret ferie i både dage og timer på nogle eller flere medarbejdere, skal der først beregnes ferie i dage (standardlønart 9005 Ferie) og herefter i timer på den dertil oprettede lønart (standardlønart 9006 Ferie i timer). Beregningen af feriedage og ferietimer skal derfor ske af to omgange, hvor feltet Lønartsnr. ændres for den enkelte beregning og bogføres separat. T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 11

12 Kørslen indsætter de beregnede dage eller timer til bogføring i kladden Regulering af feriedage. Inden bogføring af denne kladde er det muligt at rette i de indsatte linjer. Aktiver knappen Funktion, Godkend linjer og herefter knappen Funktion, Bogfør ferieopsparing. Der bliver automatisk dannet og bogført en lønkørsel med teksten Automatisk feriedagskørsel. I lønkørslen bliver der både bogført lønposter på den eller de valgte lønarter samt fraværsposter på fraværskoden, der er valgt i feltet Fraværskode til ferie under Opsætning, Ferieoplysning på fanebladet Generelt. Regulering af feriedage til FerieKonto Hvis det er feriedage på medarbejdere med løbende feriepengeberegning, der skal reguleres og indberettes til FerieKonto via eindkomst, skal dette gøres ved manuelt at registrere på den lønart, hvor eindkomstkode 203 Feriedage (standardlønart 8500 Hensat nettoferiep.) er tilknyttet. Indtast reguleringen i en Fælleslønregistreringskladde eller på medarbejderens Perioderegistrering. I kolonnen Enheder tastes antallet af feriedage, der skal reguleres. Registreringen skal bogføres i en lønkørsel for sig selv ved at oprette et nyt lønkørselskort, hvor datofeltet Tildato udfyldes med en dato i det pågældende optjeningsår. På fanebladet Registreringsvalg er det kun Perioderegistreringer eller Fælleslønregistreringer, der skal markeres, afhængig af, hvad der er valgt. Vær opmærksom på, at du ikke har andre kladder i fælleslønregistreringen, der bliver medtaget i lønkørslen. Herefter bogføres lønkørslen. Dan indberetningsfilen til eindkomst, hvor rettelsen af feriedagene nu vil fremgå af kvitteringen. Hvis feriedagene også skal rettes, så fraværsopsparingen stemmer, og fx feriestatistikbilledet er korrekt, skal der også reguleres feriedage under Periodiske aktiviteter, Afregn ferie og søgne-/helligdag, Regulering af feriedage. T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 12