Omstillingsbordet.dk - et webbaseret telefonisystem til erhverslivet.

Transkript

1 Omstillingsbordet.dk - et webbaseret telefonisystem til erhverslivet. Styrker: Aldrig optaget det er en af de største fordele ved det nye anlæg! (telefonadgangen til virksomheden er ikke begrænset af en eller et fåtal telefonlinier nej samtalerne er digitaliseret allerede på Care Solutions telefoniservere, og her bliver opkaldene modtaget af virksomhedens modtagemenu og lagt i kø, alt afhængig af indringers ønske/valg. Altså aldrig optagettone!) Indringer vælger herefter aktivt i en menu! Lille vindue kan tændes på din arbejdsplads for at vise hvem som ligger i kø m.m. Simple, pædagogiske skærmbilleder, som tilgås via din browser, gør det til en leg at styre omstillingsanlægget, indtale nye beskeder, ændre menu, lave tidsstyring osv. Tidsstyring: så virksomheden ikke skal koncentrere sig om at slå telefonsvarer til og fra og med forskellige menuer det går helt af sig selv. Kan jeg tage telefonen hjemme ja! du kan stille om internt og for den sags skyld tage telefonen i Cairo! Hvad man virkelig har brug for i et telefonisystem Basalt er følgende ting vigtige for brugerne af et telefoni-system (også kaldet omstillingsanlæg, telefonbord m.m.) det skal være let at indtale en besked det skal være let at oprette og redigere en menu som dirigerer kunden når han ringer op der skal være automatisk tidsstyring så der normalt ikke skal bruges tid på telefonisystemet men det skal være let at lave undtagelser fra tidsstyringen i akutte/stressede situationer skal man kunne sætte køen på pause eller flytte den til anden telefon!

2 det skal være let at indtale en besked og det er let! (indtaling og aflytning sker over den telefon man er koblet op med) vælg punktet beskeder vælg ny besked 1) navngiv beskeden 2) angiv hvad der skal ske når beskeden er afspillet, mulighederne er: læg på, omstil til given telefon, læg i fælleskø = (omstil til flere samtidige telefoner) 3) herefter vises den nye besked i listen over beskeder og den indtales ved at taste på ikonet mikrofon De indtalte beskeder ses, som nævnt listet på siden, for hver af dem gælder at de kan indtales (igen), aflyttes, redigeres eller slettes ved valg af relevant ikon mikrofon for indtaling højttaler for aflytning side med blyant = rediger det røde kryds = slet

3 det skal være let at oprette en menu, som kunden hører når han ringer op mikrofon for indtaling højttaler for aflytning side med blyant = rediger to sider = kopier menu det røde kryds = slet Når man vil oprette den/de menuer som skal modtage kunden når han ringer op, kan man med fordel tænke situationen igennem og skitsere på papir hvad der skal ske. F.eks. Lægeklinikken Vadum, tast 1 for tidsbestilling og receptfornyelse, tast 2 for at tale med lægen, tast 3 ved akut livstruende sygdom, tast 4 for at høre om mulighederne for bestilling og konsultation via klinikkens hjemmeside. Det kan også være en god ide at have indtalt de beskeder som skal kaldes ved tast på 2 uden for lægens telefontid osv.

4 Menuen gives navn f.eks. kl 8-9 Tast 1 skal kalde sekretæren for tidsbestilling og receptfornyelse hvorfor der vælges sekretærens telefon som aktion på tast 1.

5 og så fremdeles for de enkelte taster. Da lægens telefontid typisk slutter kl 9, kan der så med fordel oprettes en menu fra kl 9-11 (frokosttid) hvor punkt 2 ikke kalder lægens telefon, men en telefonbesked som oplyser om lægens telefontider. Menuen kl 9-11 kan ofte med fordel oprettes ved at kopiere menu 8-9! så slipper man for at indtale menuen igen og for at der kommer forskelle i det indtalte. Tast på

6 der skal være automatisk tidsstyring, så tingene passer sig selv! I princip består tidsstyringen af en række tidsstyringsskemaer som afløser hinanden via tidsopsætning. Denne opsætning kører i princip i al fremtid. Er der en begivenhed som forstyrrer dagsrutinen (møde, ferie, kursus etc) så ændres tidsstyringen midlertidig via en specialmenu. Specialmenuer har prioritet frem for de almindelige tidsstyringsskemaer. En specialmenu kan oprettes valgfri tid før begivenheden indtræffer. Sådan sætter man menuer og tidsstyringen op: Vælg Tidsstyring:

7 Opret almindeligt tidsstyringsskema 1. Vælg den menu eller besked tidsstyringsskemaet skal baseres på. 2. Vælg kalenderperiode for tidsstyringsskemaet 3. Vælg tidsrum.

8 De oprettede tidsstyringsskemaer sættes nu sammen så de samlet giver den styring af telefonbeskeder og telefonmenuer, som ønskes. Kompositionen kan ses i tidsstyringsoversigten, som er en kalender med de forskellige tidsstyringsskemaer vist svarende til de tidspunkter, hvor de skal være aktive. eksempel:

9 det skal være let at lave undtagelser fra tidsstyringen Et specialskema har altid prioritet fra for de almindelige tidsstyringsskemaer. Vælg Tidsstyring Vælg: Jeg ønsker at tilføje nyt specialskema Specialskemaet oprettes på samme måde som de almindelige tidsstyringsskemaer, se ovenfor. obs genbrug specialskemaer Når man har oprettet et specialskema for kursus, ferie etc, så er de lette at genbruge: Vælg relevant skema. Vælg rediger Tilpas kalenderperiode og tidsrum Vælg gem Obs: husk at skemaet skal være aktivt =

10 Sæt køen på pause eller flyt den til anden telefon. Akutte situationer opstår og netklinik.dk giver her brugeren luft gennem mulighederne køpause (her venter kunderne i køen uden at man stresses af ringelyd mens de venter) flyt kø her flyttes køen til en anden telefon.