Kursus- og opslagsmateriale

Transkript

1 Kursus- og opslagsmateriale December 2014

2 Lync 2013 Dette materiale er udarbejdet til et 1-dags kursus og gennemgår Lync 2013 med vægt på følgende funktioner: Gennemgang af brugerfladen med: Tilgængelighed Kontakter Chat besked/samtale Møder Lync og Outlook Indstillinger af Lync Vægten bliver lagt på følgende områder: Tilgængelighed visuelt Kontaktpersoner og grupper Finde og organisere kontakter Chat besked/samtale Del skrivebord eller programmer Møder med/uden video Lync og Outlook Lync udgave, januar 2015 Forfatter og grafisk design Heidi Bille, Dolphin Consult og Webstudy

3 Indholdsfortegnelse Lync Tilgængelighed/tilstedeværelse... 5 Buzylight... 5 Du kan se tilgængeligheds farven direkte på din kontakt... 6 Status... 7 Få besked, når en kontakt ændrer sin tilgængelighed... 7 Skift din tilgængelighed, direkte fra skrivebordet... 7 Kontakter... 8 Find en kontaktperson... 8 Flyt eller kopier en kontakt via menu... 8 Flyt eller kopier en kontakt... 9 Føj kontakt til liste over kontakter... 9 Tilføj en kontakt til Favoritter eller liste over kontakter Find en kontaktperson, sorteret efter status Find kontaktperson, sorteret efter relation Tilføj en person, der har tilføjet dig som kontakt Opret en gruppe under kontakter Navngiv ny gruppe Find kontaktperson, der er en del af en gruppe Send en chat besked Acceptere en Chat besked Ignorere en Chat besked Skrive en Chat besked Besvare en Chat besked Formatere tekst i en Chat besked Trække endnu en person ind i chatten Find tidligere Chat samtaler Send en Chat besked til en kontakt, der ikke er tilgængelig Dele Skrivebord Hvilken skærm skal andre kunne se Dele program Give kontrollen til en anden Indkalde kontakter til møde med/uden video Vælg om mødet skal være med eller uden lyd Opsætte mikrofon og højtalere på pc en Optage mødet Genoptage - Stoppe - Håndtere optagelser Handlinger i forbindelse med online møde Lync møde via Outlook - indkalde til Ændre et eksisterende møde til lync møde Indstillinger til Lync møde Vis menulinje i toppen af Lync-vinduet Find indstillinger Indstillinger Side 3

4 Indstillinger Generelt Personlig Liste over kontakter Status Mit billede Telefoner Vigtige beskeder Chat Ringetoner og lyde Lydenhed Videoenhed Fillagring Optagelse Lync møder Side 4

5 Tilgængelighed/tilstedeværelse Det er vigtigt, at dine kolleger kan se, om du er optaget eller ledig (og dermed om du kan/vil forstyrres)... Hvis du har et møde eller andet i din kalender i Outlook, vil Lync vise dig som optaget. > Klik på dropdown-listen under dit navn Buzylight Du kan få et Bizy Light, der f.eks. kan sættes på skærmen. Så kan kolleger, der går forbi dig, se den status, du har sat i Lync. Buzylight skifer farve, når du ændrer din tilgængelighed. Og den har sine egne ringetoner og blinker, hvis den bruges sammen med Lync telefoni. Side 5

6 Du kan se tilgængeligheds farven direkte på din kontakt Side 6

7 Status Du kan vælge at skrive en status, så dine kolleger kan se, hvad du laver lige nu. Husk at slette eller sætte ny status, når det du har skrevet ændres. Få besked, når en kontakt ændrer sin tilgængelighed Så du er klar, når vedkommende igen kan kontaktes. Skift din tilgængelighed, direkte fra skrivebordet Så du ikke behøver, at gå ind i Lync. Side 7

8 Kontakter Dine kontakter (personer og grupper af personer), gør det lettere at ringe, chatte m.m. til de personer, du ofte er i kontakt med. Find en kontaktperson Flyt eller kopier en kontakt via menu Side 8

9 Flyt eller kopier en kontakt Træk en kontakt med musen = Flyt kontakten Træk en kontakt med Ctrl + musen = Kopier kontakten Føj kontakt til liste over kontakter Hold musen over personens billede Klik på de tre prikker... Vælg Føj til liste over kontakter Vælg Andre kontakter eller en gruppe på listen Side 9

10 Tilføj en kontakt til Favoritter eller liste over kontakter Find en kontaktperson, sorteret efter status Side 10

11 Find kontaktperson, sorteret efter relation Tilføj en person, der har tilføjet dig som kontakt Side 11

12 Opret en gruppe under kontakter Navngiv ny gruppe Find kontaktperson, der er en del af en gruppe Side 12

13 Send en chat besked 1. Chat 2. Telefon 3. Video konference 4. Visitkort Send en mailmeddelelse m.m. Klik på Side 13

14 Acceptere en Chat besked Du får en besked på skærmen, når du bliver kontaktet via Lync. Klik på Accepter Ignorere en Chat besked Side 14

15 Skrive en Chat besked Besvare en Chat besked Klik i feltet under den besked du har modtaget. Skriv din besked. Når du trykker Enter, sendes beskeden. Hvis du fortsætter med at skrive og igen trykker Enter - bliver den nye tekst en fortsættelse af den første tekst. Du kan skifte linje uden at sende v.h.a. shift + Enter. Side 15

16 Formatere tekst i en Chat besked Trække endnu en person ind i chatten Find en kontakt og træk vedkommende ind i chatten Side 16

17 Find tidligere Chat samtaler Dine Chat samtaler/beskeder bliver gemt, så du kan finde dem frem igen. Du kender det fra Smartphones, hvor du kan se tidligere chat samtaler med en person. Send en Chat besked til en kontakt, der ikke er tilgængelig Du får denne besked, hvis du skriver til en kontakt, der er optaget: Side 17

18 Dele Skrivebord Du kan dele dit Skrivebord, så andre kan se, hvad du viser/skriver. Vær opmærksom på at, dem du deler Skrivebordet med kan se ALT, hvad du laver på din PC - også ting i andre programmer (f.eks. mail i Outlook), hvis du åbner programmerne. Dobbeltklik på en Kontakt og start Chat. Klik på Præsenter. Side 18

19 Hvilken skærm skal andre kunne se Hvis du har flere skærme, kan du vælge, hvilken af dine skærme, du vil dele. Side 19

20 Dele program Du kan dele programmer med andre. Det vil sige, at I kan samarbejde om indholdet i et dokument i f.eks. Word og skiftes til at skrive/rette/notere i dokumentet. Den eller de kontakter, du deler programmet med, kan kun se dette program og intet andet på din pc. Det vil sige, at du kan åbne og tjekke indhold i andre programmer uden at andre kan følge med. Dobbeltklik på en Kontakt og start Chat. Klik på Præsenter og Program knappen. De programmer du har åben, vises på listen. Klik på det program, du vil dele. Give kontrollen til en anden Det vil sige at I begge kan skiftes til at redigere og på den måde samarbejde og skrive i samme dokument. Side 20

21 Tryk Ctrl + Alt + Mellemrum for at overtage styringen igen Side 21

22 Side 22

23 Indkalde kontakter til møde med/uden video Du kan holde møder via Lync (som I gør nu med videokonference) Du kan starte et onlinemøde på to måder: Vælg om mødet skal være med eller uden lyd Side 23

24 Opsætte mikrofon og højtalere på pc en Nederst til venstre af Lync-vinduet er der en lille knap med en skærm og mikrofon. Optage mødet Du kan optage mødet, så det kan afspilles senere. Eller du kan optage en præsentation, hvor du viser/fortæller om et emne og hvor du så kan indsætte videoen i f.eks. en PowerPoint præsentation eller afspille den i forbindelse med et møde. Klik på Flere indstillinger i mødet og klik på knappen Start optagelse. Side 24

25 Genoptage - Stoppe - Håndtere optagelser Når du har optaget og Lync har behandlet optagelsen, kan du arbejde videre med den. Optagelsen bliver placeret i en mappe på dit C-drev. Billedopløsningen er 720p HD kvalitet og det er en mp4-fil. Handlinger i forbindelse med online møde Du kan f.eks. vælge at: invitere flere personer slå lyd fra andre deltagere (hvis der er støj på linjen ) ikke at se deltagervideo alle er deltagere (hvis der er for mange præsentationsværter) Side 25

26 Lync møde via Outlook - indkalde til Du kan indkalde til Lync møde direkte fra Outlook. Klik på knappen Nyt Lync-møde Side 26

27 Ændre et eksisterende møde til lync møde Klik på knappen Lync-møde Indstillinger til Lync møde Side 27

28 Side 28

29 Vis menulinje i toppen af Lync-vinduet Klik på knappen Vis menulinje Find indstillinger Klik på knappen med den lille stjerne/sol til højre i vinduet Side 29

30 Indstillinger Side 30

31 Indstillinger Her er indstillingsmulighederne i Lync. Generelt Personlig Side 31

32 Liste over kontakter Status Side 32

33 Mit billede Telefoner Side 33

34 Vigtige beskeder Chat Side 34

35 Ringetoner og lyde Lydenhed Side 35

36 Videoenhed Fillagring Side 36

37 Optagelse Lync møder Side 37