Brugergrupper. Involvering ved udbud og indkøb i Region Nordjylland.

Transkript

1 Brugergrupper Involvering ved udbud og indkøb i Region Nordjylland.

2 Koncerntankegang - stor omsætning fælles grundlag Indkøbsområdet i Region Nordjylland er et vigtigt strategisk område, og Region Nordjylland vil udnytte sit samlede indkøbspotentiale til, at opnå de økonomisk mest fordelagtige indkøb af varer og tjenesteydelser ud fra en totalomkostningsbetragtning, der bl.a. inkluderer pris, kvalitet, service og logistik samt særligt vægtede dimensioner som eksempelvis miljø og etik. Indkøbsorganisation Indkøbskontoret skal med en effektiv og professionel tilgang etablere indkøbsaftaler, og skal medvirke til videreudvikling af koncernens indkøbsmæssige drifts- og serviceopgaver samt fremme helhedstænkning i regionen, således at indkøbsressourcerne udnyttes optimalt. Brugerindflydelse medbestemmelse Region Nordjylland ønsker at inddrage brugerne i et tæt samarbejde ved etablering af indkøbsaftaler. Brugerne har afgørende faglig viden om, hvilke krav der stilles til de produkter der indgås aftale for. Det er med til at sikre indkøb af de rigtige produkter, skabe ejerskab for processen og sikre implementering og anvendelse af indkøbsaftalerne. Derfor er brugergruppernes arbejde meget vigtigt. Lokal styrkelse af opbakning til repræsentanter i brugergrupper Der skal være eksplicit opbakning fra brugere og alle ledelsesniveauer til den vedtagne brugerinddragelse, og de udvalgte repræsentanter har mandat til at handle på vegne af hele faggrupper. Brugerrepræsentanterne bidrager med de relevante faglige informationer i indkøbsprocessen på en mindre bureaukratisk måde. Der skal skabes forståelse for, at ikke alle brugere hverken kan eller bør involveres i de enkelte udbud, og den anvendte procedure sikrer derfor, at der frigives tid til kernefunktionen at behandle borgere i Regionen. Med venlig hilsen Jens Winther Jensen Sundhedsfaglig direktør

3 Brugergrupper en vigtig medspiller i udbud Som offentlig institution er Region Nordjylland forpligtet til at sende indkøb af varer og tjenesteydelser i offentligt udbud i EU. Det skal sikre, at alle interesserede leverandører får mulighed for at byde på opgaven. Samtidig skal det sikre, at regionen får mulighed for at vælge det tilbud, vi finder mest fordelagtigt, når vi ser på de totale omkostninger. I Region Nordjylland betragter vi ikke blot varen ud fra et økonomisk perspektiv. Vi inddrager også andre dimensioner som kvalitet, service og logistik, men også miljø og etik betyder noget, når vi vælger en leverandør. Faglig ekspertviden spiller derfor en væsentlig rolle, når vi udbyder varer og tjenesteydelser samt indgår kontrakter med leverandører på sundhedsområdet. Derfor nedsætter Indkøbsfunktionen en brugergruppe, når et vareområde eller en tjenesteydelse, skal udbydes. Brugergrupperne består af repræsentanter fra organisationen, som har kompetence inden for det område, der udbydes. Indflydelse på indkøb Repræsentanterne i en brugergruppe, er med til at sikre størst mulig faglighed i valget af leverandør samt sikre, at der tages udgangspunkt i de lokale behov. Selvom Indkøbsfunktionen har det overordnede ansvar for at indgå indkøbsaftaler i Regionen, er de afhængige af et tæt samarbejde med det sundhedsfaglige personale, som dagligt arbejder med de produkter, der indgås aftaler for. Brugerne har en afgørende faglig viden om, hvilke krav der stilles til de produkter, de bruger i dagligdagen. Derfor har brugergrupperne stor indflydelse på, hvad der bliver købt.

4 Valg af repræsentanter Indkøbsfunktionen har løbende behov for personer til givne brugergrupper. Som medlem af en brugergruppe skal man kunne handle på vegne af hele faggrupper. Derfor er det vigtigt, at brugergrupperne består af storbrugere inden for det aktuelle vareområde og samtidig har beslutningskompetence i forhold til at evaluere tilbud og vælge leverandører. En brugergrupperepræsetant skal have stor faglig viden inden for det aktuelle område eller eventuelt have en specialistuddannelse. Det er med til at sikre, at vi indgår aftaler med de helt rigtige leverandører. I gruppen kan også indgå repræsentanter for f.eks. hygiejne, sikkerhed eller arbejdsmiljø, hvis det skønnes at være hensigtsmæssigt. Sygehusledelsen eller Afdelingsledelsen tager stilling til, hvem der skal sidde som repræsentant i de enkelte brugergrupper. Som udgangspunkt udpeges en repræsentant fra hvert sygehus. Vigtigt at prioritere Som medlem af en brugergruppe skal du kunne deltage i møder og gennemgå tilbudsmateriale og kravspecifikationer. Et arbejde der tager tid fra den egentlige drift, men som er væsentligt at prioritere, fordi det netop er her, at der er behov for den faglige ekspertise. Det er i de situationer, hvor der skal stilles krav til leverandørerne, eller der skal tages stilling til, hvilke af de afgivne tilbud, som er mest fordelagtigt for vores organisation og lever op til de standarder, som er for det givne område. Her er fagligheden og den jævnlige brug af produktet altafgørende.

5 Faser i et udbud Når vi udbyder varer og tjenesteydelser i Region Nordjylland, foregår det i et tæt sammenspil mellem indkøbere og brugere, som har forskellige roller og ansvarsområder i processen. Behovsfasen Et behov kan opstå på flere måder, for eksempel stor udvikling inden for det aktuelle område uopdyrkede områder med mulighed for økonomisk gevinst udvikling af nye specialer Aftaleindgåelse Her er det brugergruppens ansvar bl.a. at analysere tilbud udvælge leverandører deltage i eventuelle afprøvninger. Analyse og planlægningsfasen Indkøberen er igennem en række processer, f.eks. analyse af økonomien indhentning af informationer vedr. specielle regler/ love gældende for området hygiejne eller sikkerhedsmæssige hensyn planlægning af tidsforbrug/tidsplan for området udarbejdelse af kravspecifikationer og tildelingskriterier brugergruppen mødes og tager stilling til hvilke krav vi skal stille til produktet indhenter evt. informationer fra øvrige brugere beslutter hvilke tildelingskriterier udbuddet skal have. Implementeringsfasen Efter aftalen er indgået, er det indkøberens opgave i samarbejde med brugergruppen at sikre, at aftalen bliver implementeret i organisationen. Et arbejde der blandt andet omfatter at formidle nødvendige informationer på sygehusene drift og evaluering der skal følges op på nye aftaler indkøber og brugergruppe skal mødes for at drøfte om aftalen fungerer stå til rådighed for at svare på spørgsmål fra øvrige brugere.

6 Ansvar, roller og spilleregler Det er brugergruppens ansvar at udarbejde kravspecifikationer, som sikrer korrekt udvælgelse af produkter. Det betyder at brugergruppen skal involvere andre brugere/afdelinger i nødvendigt omfang holde sig fagligt opdateret om produktområdet være tovholder overfor øvrige afdelinger/brugere på sygehusene i forbindelse med implementering af nye produkter svare på spørgsmål af faglig karakter i udbudsperioden deltage i brugergruppemøder. Brugergruppen skal overholde følgende etiske spilleregler tavshedspligt omkring indhold og priser i tilbuddene ikke have nære/økonomiske relationer til specifikke leverandører ikke deltage i leverandørkonferencer/kurser afholdt i udbudsperioden omkring det udbudte aftaleområde. tavshedspligt omkring valgte leverandører inden kontraktskrivning. Planlægning af udbud Hvert år laves en udbudsplan for udbuddene i Region Nordjylland. Prioritering af denne tager udgangspunkt i forskellige kriterier, som kan have indflydelse på rækkefølgen. F.eks. mulighed for størst mulig økonomisk gevinst eller/og ønske om at følge udviklingen af nye produkter/ specialer til gavn for patienterne. Udbud på landsplan I nogle tilfælde vil det være formålstjenlig at udbud gennemføres fælles for flere regioner eller som landsudbud. Disse fællesudbud finder sted efter grundigt analysearbejde og vurdering, eller efter politisk beslutning. For at sikre brugerindflydelse på fællesudbud/landsudbud vil det oftest være behov for at oprette en tværregional brugergruppe for hver varetype. Den enkelte region er så ansvarlig for at inddrage egne brugere og udstyre repræsentanter i den landdækkende brugergruppe med det nødvendige mandat. Det er indkøberens ansvar at være tovholder mellem tilbudsgivere og brugergruppe i alle faser af udbuddet være ansvarlig for udarbejdelse af tidsplan, udbudsmateriale og alle øvrige administrative opgaver udarbejde realistiske tidsplaner sørge for overholdelse af alle deadlines sørge for at alle juridiske og etiske spilleregler overholdes sikre at alle involverede parter bliver hørt udbrede kendskab til nye aftaler der er indgået udarbejde konverteringslister og informationsmateriale om ændringer i sortimentet.

7 Vil du vide mere Regionens indkøbspolitik Brugergruppemedlemmer og kommissorium for brugergrupper Mere om udbud og gennemførelse af udbud Portal hvor regionens udbud offentliggøres Region Nordjylland har én centralt organiseret indkøbsfunktion, der er en del af koncern økonomi. Det er Indkøbsfunktionens opgave effektivt og professionelt at etablere indkøbsaftaler og medvirke til at videreudvikle koncernens indkøbsmæssige drift og serviceopgaver. Indkøbsfunktionen har ansvar for at: strukturere koncernens samlede indkøb så stordriftsfordele udnyttes optimalt. afvikle koncernens vareflow på en hensigtsmæssig måde via regionens e-handelssystem (ILS) sikre at gældende lovgivning på indkøbsområdet overholdes varetage et professionelt samarbejde med leverandørerne.

8 April 2011 Layout: Koncern Kommunikation Koncern Økonomi Indkøbskontoret Niels Bohrs Vej Aalborg Ø