Til boligorganisationer og administrationsfællesskaber

Transkript

1 LANDSBYGGEFONDEN Orientering om indhold og dataoverførsel til boligportalen Danmarkbolig.dk Til boligorganisationer og administrationsfællesskaber November 2007

2 Indledning... 2 Den boligsøgendes muligheder... 2 Oplysninger til portalen... 3 Data om boligorganisationen... 3 Data om afdelingen... 3 Data om byggeafsnit... 4 Data om den enkelte lejlighedstype... 5 Specielt om huslejebegrebet...6 Specielt om ventetid...6 Data om ledig lejlighed... 6 Nye afdelinger/byggeafsnit... 6 Support og undervisning

3 Indledning. Ved boligforlig i 2005 blev det besluttet, at der skulle etableres en fælles boligportal, hvor boligsøgende kunne få et overblik over alle den almene sektors boliger. Landsbyggefonden deltog i 2006 i en styregruppe med deltagelse af Socialministeriet, KL og BL og fik i 2007 ansvaret for at etablere portalen på basis af styregruppens anbefalinger. Efter EU-udbud er der indgået aftale om udvikling af portalen mellem WM-data og Landsbyggefonden. Portalen har til formål at give boligsøgende et samlet og ensartet overblik over almene lejligheder på linie med, hvad der kendes fra andre boligportaler - f.eks. fra ejerboligportaler. Der er mulighed for at linke til egne hjemmesider eller opskrivningssamarbejder. For at sikre et samlet overblik er det obligatorisk for boligorganisationerne at indberette data til portalen. Fokus på den boligsøgende giver endvidere behov for indberetning af data til den fælles portal, som kan komme på tværs af den administrative måde, data er bygget op i boligorganisationerne. Da IT-paratheden er forskellig for boligorganisationerne kan dataoverførsel til portalen foretages på 3 niveauer: Indtastning på hjemmeside(formular). Overførsel af fil med fastlagt format fra lokal computer med selvvalgt tidspunkt. Overførsel af fil med fastlagt format fra server til server med selvvalgt interval og aktivering. Instruktion i overførslen af data sker i særlig vejledning. Udtræk fra fondens stamdata kan arrangeres herunder BBR-numre til brug for en evt. sammenkædning af boligorganisationens egne data med byggeafsnitsdata. Der er registreret minimum 1 BBR-ejendomsnummer for stort set alle byggeafsnit. Der er endvidere indgået aftale med WM-data s hotline center om support til brugerne af portalen, det gælder såvel boligorganisationerne som de boligsøgende. Mulighederne for instruktion og support er nærmere beskrevet sidst i denne orientering. Boligorganisationer kan starte dataoverførsel til boligportalen ultimo oktober Den boligsøgendes muligheder Portalen er først og fremmest opbygget, så den hurtigt og enkelt giver den boligsøgende et overblik over boligmulighederne. 2

4 Den boligsøgende kan vælge et geografisk område og inden for dette område søge boliger f.eks. af en given størrelse og til en given husleje. Det er også muligt at foretage en mere avanceret søgning og f.eks. angive særlige ønsker om højeste ventetid, mulighed for at holde husdyr, handicapegnethed osv. Søgeresultatet bliver en oversigt over relevante lejlighedstyper. Ud fra søgeresultatet kan brugeren finde flere oplysninger om lejlighedstypen, f.eks. beliggenhed, beskrivelse, billeder osv. Man kan også få nærmere oplysninger om boligorganisationen og afdelingen. Det vil ligeledes være muligt at skrive en til boligorganisationen eller gå direkte til en www-adresse med mulighed for opskrivning. Oplysninger til portalen I dette afsnit redegøres for, hvilke data, boligorganisationerne skal lægge ind på portalen. Landsbyggefondens stamdata danner en grundlæggende struktur for portalens data. Der er en række oplysninger, som boligorganisationerne ikke behøver at indtaste. Ligesom det er enkelt at overskue, hvor data for de enkelte bebyggelser skal lægges ind. Der skal indlægges data på 4 niveauer (boligorganisation - afdeling byggeafsnit - lejlighedstype). Endvidere sker der en sammenkobling med tilgængelighedsdata fra Handicapbolig.dk, der som bekendt også er indberettet på byggeafsnit. Af administrative grunde er mange byggeafsnit samlet i en afdeling og afdelinger bliver jævnligt sammenlagt med andre afdelinger. Særligt om afdelinger og byggeafsnit: Mange afdelinger har kun ét byggeafsnit, og i de tilfælde kan det selvfølgelig være omstændeligt, at der skelnes mellem byggeafsnit og afdeling. Men det er vigtigt at foretage denne specifikation til byggeafsnitsniveau, da der er afdelinger med op til 32 byggeafsnit, afdelinger med stor afstand mellem bebyggelse/byggeafsnit (eksempelvis 20 km.) og afdelinger med op til 80 års forskel på opførelsesår. Endelig vil tilgængeligheden (handicapegnethed) for de enkelte byggeafsnit ofte være forskellige. Dette er faktorer som har mindre administrativ betydning men stor betydning for den boligsøgende. Endvidere vil det lette arbejdet med opdatering af portalen i forbindelse med sammenlægning af afdelinger, at der er sket opdeling i byggeafsnit, idet data vedrørende byggeafsnittene og underliggende lejlighedstyper uden videre kan fortsætte under den nye afdeling. Dvs. at fonden opdaterer mht. til sammenlægninger af afdelinger. 3

5 Data om boligorganisationen Oplysninger fra Landsbyggefondens stamdata: Boligorganisationens nummer. Boligorganisationens navn. Administrationsadresse. Telefonnummer. adresse. Hjemmesideadresse. (Felterne kan ikke overskrives, ved forkerte eller manglende oplysninger skal der ske henvendelse til Landsbyggefonden.) Oplysninger fra boligorganisationen: Eventuelle andre relevante hjemmesideadresser, som fonden ikke har registreret. Eventuel særlig adresse vedr. opskrivning. Eventuel fritekst f.eks. boligorganisationens opskrivningspolitik m.m. Eventuelt regler for opskrivning samt opskrivningsgebyr. Data om afdelingen Oplysninger fra Landsbyggefondens stamdata: Afdelingensnummer. Afdelingens navn. Antal byggeafsnit/bebyggelse. Oplysninger fra boligorganisationen: Særlige anvisninger vedr. opskrivning fleksibel udlejning el. lig. Eventuel fritekst - fællesoplysninger for afdelingen. Eventuel link til afdelingens hjemmeside. Eventuelle billeder. Data om byggeafsnittet Oplysninger fra Landsbyggefondens stamdata: Byggeafsnittets navn (I øvrigt anvendes betegnelsen bebyggelsen på boligsøge-delen af portalen i stedet for byggeafsnit.) Byggeafsnittets beliggenhed. Postnummer. Byggeafsnittets beliggenhedskommune. Byggeafsnittets opførelsesår. Antal boliger i byggeafsnittet BBR nummer til brug for identifikation/sammenkobling med boligorganisationens interne data Disse data kan ikke overskrives kun ændres ved henvendelse til Landsbyggefonden. Oplysninger fra boligorganisationen: Eventuel repræsentativ adresse til brug for geokodning (visning af byggeafsnittets beliggenhed på kort) Husdyr. Udfyldes med J/N. 4

6 Antenneforening. Udfyldes med J/N. Fælles telefon. Udfyldes med J/N. Internetforbindelse. Udfyldes med J/N. Særlige anvisninger vedrørende opskrivning som er ens for hele byggeafsnittet. Typisk er der følgende 3 valgmuligheder: Beboerfortrin Kommunal anvisning Fleksibel udlejning samt et fritekstfelt. Hvis bemærkninger i fritekstfeltet er sammenfaldende med boligorganisationens eller afdelingens bemærkninger, og feltet derfor allerede er udfyldt under boligorganisationen eller afdelingen, skal feltet ikke udfyldes Eventuel fritekst fællesoplysninger for byggeafsnittet. Eventuelle billeder. Data om den enkelte lejlighedstype Lejlighedstyper placeres ind på et byggeafsnit og såfremt det er vanskeligt at skelne tætliggende etaper/byggeafsnit kan lejlighedstyperne indplaceres på den ene af etaperne/byggeafsnittene. Landsbyggefondens stamdata indeholder ikke oplysninger om hvilke lejlighedstyper, der er indenfor de enkelte byggeafsnit. Under hvert byggeafsnit skal der oprettes et antal lejlighedstyper. Der skal minimum oprettes følgende lejlighedstyper: For hver boligtype: familieboliger, ungdomsboliger og ældreboliger. Hver lejlighedstype må kun omfatte én byggeritype - tæt/lavt (rækkehus/enkelt hus) eller etagebyggeri. Hver lejlighedstype må kun omfatte lejligheder med samme antal rum. Oplysninger fra boligorganisationen: Internt navn til brug i listen. Navn (vises for brugeren). Antal boliger. Boligareal (angives ved et interval). Oplysninger om tilgængelighed/ældre- eller handicapegnethed. Der er et link til hjemmesiden hvor eventuelle handicapprofiler for boliger i det pågældende byggeafsnit vises. Her kan boligorganisationen højst udvælge én registreret handicapprofil (1 række), som består af 3 karakteristika: 1) egnethed for kørestolsbruger 2) egnethed for gang-, arm- og håndhandicap 3) synshandicap. Nettohusleje (angives ved et interval, dog helst ikke med større bredde end 2000 kr.). Aconto vand og varme (angives ved et interval). Indskud (angives ved et interval). Ventetid (angives i interval og enheden er måneder). Særlige anvisninger vedr. opskrivning. Udfyldes med J/N hvis J er der følgende 3 valgmuligheder: Beboerfortrin Kommunal anvisning Fleksibel udlejning. Alle med et fritekstfelt. Hvis bemærkninger i fritekstfeltet er sammenfaldende med boligorganisationens, afdelingens eller byggeafsnittets bemærkninger, kan der henvises til de generelle beskrivelser i det pågældende niveau. Eventuel fritekst til fællesoplysninger for lejlighedstypen. Eventuelle billeder og lejlighedsplaner. 5

7 Eventuel fritekst til ledig lejlighed adresse m.m. (se nedenfor Data om ledig lejlighed ). Specielt om huslejebegrebet For hver lejlighedstype skal angives et interval for den månedlige husleje. Det er afgørende, at huslejen for hver enkelt bolig er sammenlignelig med huslejen for de øvrige boliger i portalen. Det er derfor besluttet, at der skal oplyses om nettohusleje + a conto udgifter til vand og varme. Er der ikke fælles vand- og varmeforsyning, skal huslejen tillægges et skønnet beløb til varmeudgifter og vand. Specielt om ventetid Ventetid er en af de oplysninger, der må forventes at have stor betydning for de boligsøgende. Ventetiden skal derfor opgøres på en måde, der gør den så præcis som muligt. Der kan enten angives et interval for forventet ventetid eller oplyses om der gælder særlige anvisninger (beboerfortrin kommunal anvisning fleksibel udlejning) Det er vigtigt, at ledige lejligheder og opsagte lejligheder, der ikke forventes udlejet øjeblikkeligt, fremtræder særlig klart på søgebilledet. Der vil derfor blive en kategori for de ledige lejligheder. Boligorganisationen kan indtaste de ventetidsintervaller, som den finder relevant. Forslag til ventetidsintervaller: En kategori for lejligheder, der forventes at blive ledige inden for 1 år En kategori for lejligheder med 1-4 års ventetid. En kategori for lejligheder med 5-8 års ventetid. En kategori for lejligheder med 9-12 års ventetid. En kategori for lejligheder med års ventetid En kategori for lejligheder med 20 års ventetid og mere. Alle kategorier skal angives i måneder. Det er vigtigt, at angivelsen af ventetiden altid er opdateret, så den afspejler udviklingen på markedet. Data om ledig lejlighed Ledige lejligheder fremhæves særligt i søgeresultatet. Oplysninger om ledige lejligheder f.eks. adressen kan skrives i et fritekstfelt under den pågældende lejlighedstyper. Men det er også muligt at lægge en ny lejlighedstype ind specifikt for den enkelte ledige lejlighed hvilket anbefales bl.a. på grund af muligheden for en mere præcis søgning og billeddækning. Nye afdelinger/byggeafsnit Når fonden har modtaget oplysninger om tilsagn til nybyggeri/ombygning fra kommunen (godkendelse af skema A via BOSSINF), vil en ny afdeling eller et nyt byggeafsnit blive oprettet i boligportalen. Derefter kan boligorganisationen oprette lejlighedstyper, 6

8 når de relevante oplysninger haves, også - hvis det er ønskeligt - inden færdiggørelsen af byggeriet. Nye afdelinger eller byggeafsnit, som er tilkøbt/overtaget eller som på anden måde ikke oplyses til fonden via kommunalt tilsagn i BOSSINF, skal boligorganisationen give meddelelse om til fonden. Support og undervisning. Undervisning bliver stillet til rådighed i form af skriftligt materiale samt i form af on-line undervisning. Fra portalen kan der, når boligorganisationen er logget ind, hentes den skriftlige vejledning og endvidere kan on-line undervisning startes. Der er indgået aftale med WM-data om oprettelse af hotline-support. Supporten retter sig både mod boligsøgende og mod boligorganisationer og vil være bemandet fra kl til kl Telefonnummeret er og mailadresse lbf@wmdata.com 7

9 Skærmbilleder fra indberetningen Login Træstruktur 8

10 Organisationsoplysninger Afdelingsoplysninger 9

11 Byggeafsnitsoplysninger Lejlighedstype 10