Brugervejledning. Aftalesystemet

Transkript

1 Brugervejledning Aftalesystemet Revideret den

2 Indholdsfortegnelse 1. Hvordan logger jeg på? Login Startside Brugernavn og Kodeord Glemt kodeord Skift kodeord Digitalt aftalesystem Aftaleoversigten Aftaleflowet Oprettelse af entrepriseaftaler Entrepriseopgørelse Oprette tillægsaftaler Oprette flere tillægsaftaler Automatisk tillægsaftale nummering Godkende tillægsaftaler Review af tillægsaftaler Aftaler med sikkerhedsstillelse Aftalen er udfyldt forkert eller skal slettes Appendiks A - Blanket til oprettelse af en ny rådgiver- eller entreprenør-bruger i BBS

3 1. Hvordan logger jeg på? 1.1 Login Der er adgang for rådgivere til BBS fra almindelig internet browser på adressen: Startside 1.3 Brugernavn og Kodeord Indtast det brugernavn, som du har fået tildelt af BYGST/SLKE og dit kodeord. Husk at angive dit brugernavn med STORE BOGSTAVER. Klik derefter på 1.4 Glemt kodeord Hvis du har glemt dit kodeord, så klik på indtaster dit Brugernavn og derefter klikker på .. Et nyt skærmbillede vil fremkomme, hvor du. Et nyt kodeord vil blive tilsendt til din 2

4 1.5 Skift kodeord Hvis du vil skifte kodeord, så klik på. Et nyt skærmbillede vil fremkomme, hvor du klikker på. Herefter fremkommer nedenståede skærmbillede, hvor du skal indtaste dit brugernavn, dit gamle kodeord og det nye, som du gerne vil skifte til. 2. Digitalt aftalesystem Alle entreprise- og tillægsaftaler sendes digitalt og underskrives digitalt. Alle brugere i systemet er oprettet med eget brugernavn og kodeord. Når aftaler godkendes digitalt, sættes et digitalt stempel på aftalen med brugernavn og dato. Der udsendes mail adviseringer til brugerne, når der ligger aftaler, som skal godkendes. Entreprenører kan først se aftalerne, når de er godkendt af rådgiver. Entreprenører skal være oprettet i systemet. Rådgiver sender de udfyldte brugeroprettelsesblanketter til Bygningsstyrelsen. Blanketten ligger som Appendiks til vejledningen. 3. Aftaleoversigten Aftaleoversigten kan vise aftaler for brugeren, som er logget ind eller for firmaet, som brugeren er tilknyttet. Det betyder, at alle i firmaet kan se (og godkende) aftaler, som er knyttet til firmaet. Knapperne Medarbejder og Firma benyttes til at skifte imellem de to visninger. 3

5 I aftaleoversigten er aftalerne inddelt i 4 kategorier: Opgaver Her ligger de aftaler, som afventer en handling fra brugeren. Dvs. aftaler, som ligger i brugerens "indbakke". I Proces Her ligger de aftaler, som er igangværende og som endnu ikke er afsluttet. Det er aftaler, som afventer en handling fra andre end brugeren, som er logget ind. Bogførte Her ligger aftaler, som er godkendt af alle parter (Bygherre, rådgiver og entreprenør) og som er bogført. Lukkede byggesager Her ligger aftaler på byggesager, som er afsluttet og lukket. Oversigterne kan udvides/skjules ved at klikke at klikke på og. Aftalerne åbnes ved at dobbeltklikke på linien. 4

6 4. Aftaleflowet Aftalerne bliver videresendt i flowet hver gang en aftale godkendes af enten rådgiver eller entreprenør. Hvis der er sket en fejl i udfyldelsen af aftalen og den er blevet afsendt, så kan man bede den næste i flowet om at afvise aftalen. Aftalen vil så blive sendt tilbage til den forrige for redigering. 5. Oprettelse af entrepriseaftaler Oprettelse af entrepriseaftaler initieres i BBS-Økonomi, men indtastningen foregår i BBS-Aftaler. Overgangen sker ved en lille advisering, hvorefter at BBS-aftaler startes i en ny fane. En aftale er først færdig oprettet, når den er godkendt i BBS-Aftaler. Når den er godkendt, vil der blive sendt en advisering via mail til entreprenør, om at der ligger en entrepriseaftale i BBS-Aftaler, som der skal tages aktion på. BBS-Økonomi ( BBS-Aftaler ( Mail advisering Initier entrepriseaftalen Udfyld aftalen og godkend i BBSaftaler Via link i mail logger entreprenør sig på BBS-aftaler 5

7 Aftaler sendes digitalt. Modtageren af entrepriseaftalen angives på budgetposten ved angivelse af kreditor. For at oprette en entrepriseaftale skal du logge ind på Entrepriseaftaler kan oprettes, når du står i Budget- eller Regnskabsoversigten (klik på linkene Budgetoversigt/Regnskabsoversigt eller på knapperne. 1. Marker den budgetlinie, som du vil oprette en entrepriseaftale på. Følgende skal være på plads, før du kan oprette en entrepriseaftale: - Entreprenør, skal være tilknyttet (det er her du angiver, hvem du indgår en aftale med) - Der skal være angivet et licitationsbudget 2. Klik derefter på Entrepriseaftaler i rullegardinet Opret. 3. Klik på vinduet Du føres nu over til entrepriseaftalen i et nyt vindue 4. Udfyld entrepriseaftalen 5. Vedhæft evt. filer 6. Klik Godkend for at videresende aftale til entreprenør (se efterfølgende skærmdumps) Ad 1 & 2) Intitier entrepriseaftalen Ad 3) 6

8 Ad 4 6) Entrepriseaftale vises og der kan nu indtastes i formularen. 7

9 6. Entrepriseopgørelse Entrepriseopgørelsen giver overblik over entreprisens: tillægsaftaler (stade og beløb) summen af tillæggene sikkerhedsstillelse Entrepriseopgørelsen kan findes ved at åbne entrepriseaftalen fra oversigten og klikke på knappen Entrepriseopgørelse. 8

10 Eksempel på en entrepriseopgørelse Hver tillægsaftale er et hyperlink, så når der klikkes på tillægsaftalen- åbnes den. 9

11 7. Oprette tillægsaftaler På entrepriseopgørelsen er der i nederste højre hjørne en knap for oprettelse af tillægsaftale Tillægsaftalen udfyldes: 10

12 7.1 Oprette flere tillægsaftaler Der kan oprettes flere tillægsaftaler ad gangen. Opsummeringen af tillægsaftaler kan ses på entrepriseopgørelsen. 7.2 Automatisk tillægsaftale nummering Når der oprettes en tillægsaftale, vil der automatisk blive udfyldt et tillægsaftalenr. Nummeret vil altid være det højeste oprettet tillægsaftalenr. for entreprisen + 1. Det er muligt at ændre nummeret. Det er dog ikke muligt, at oprette flere tillægsaftaler med samme nummer. 7.3 Godkende tillægsaftaler Når du er klar til at sende tillægsaftalen klikkes på knappen entreprenøren. og aftalen vil blive sendt til 7.4 Review af tillægsaftaler Hvis du vil have tillægsaftalen til review til bygherre benyttes knappen. Aftalen vil nu blive sendt til bygherre. Når bygherre har godkendt vil den blive sendt tilbage til dig (rådgiver). 8. Aftaler med sikkerhedsstillelse Er der på entrepriseaftalen anført sikkerhedsstillelse, så vil du modtage en mailadvisering, når entreprenøren har godkendt aftalen. Der vil i mailen stå: "Er du rådgiver, skal du tage aktion på sikkerhedsstillelsen" Ved at klikke på linket i mailen kommer du direkte ind på den pågældende aftale. Som rådgiver skal du sikre: At garantioplysningerne er påført aftale og i henhold til den vedhæftet garanti At entreprenør har vedhæftet en underskreven garanti. Hvis aftalen ikke overholder ovenstående afvises aftalen og den vil blive sendt tilbage til entreprenøren for redigering. 9. Aftalen er udfyldt forkert eller skal slettes Rådgiver kan ikke slette en aftale og en aftale kan ikke slettes, hvis den er videresendt (godkendt). Hvis der ligger en aftale i udkast (det vil sige, at den ikke er blevet afsendt), så kan projektlederen hos Bygningsstyrelsen slette aftalen. Hvis der er sket en fejl i udfyldelsen af aftalen og den er blevet afsendt, så kan man bede den næste i flowet om at afvise aftalen. Aftalen vil så blive sendt tilbage til den forrige for redigering. 11

13 Appendiks A - Blanket til oprettelse af en ny rådgiver- eller entreprenørbruger i BBS Blanketten vedr. oprettelse af en: Rådgiver Entreprenør Evt. udløbsdato Personens navn: Personens mail-adresse: Personens firma inkl. adresse Firmaets cvr-nummer: Rådgiver Evt. byggesag(er) som den nye rådgiver skal tilknyttes Entreprenør Sag og konto som den nye entreprenør skal tilknyttes Rekvireret af * Godkendt af ** Dato Navn * Navnet på rådgiveren ** Navnet på projektlederen hos Bygningsstyrelsen Vejledning Blanketten anvendes i forbindelse med oprettelse af en ny rådgiver- eller entreprenør-bruger i BBS. Blanketten udfyldes af rådgiveren og sendes via mail til projektlederen hos Bygningsstyrelsen. Projektlederen sender efterfølgende blanketten til [email protected] der varetager den egentlige oprettelse. Økonomi sender brugernavn og password til brugeren samt til projektlederen og rådgiverens orientering. 12