Quick Guide for Mobil Reception (Omhandler mobil reception også kaldet isymphony)

Transkript

1 Quick Guide for Mobil Reception (Omhandler mobil reception også kaldet isymphony) Generelt Mobil Reception er et værktøj som bruges til at overvåge medarbejdere, kø er og meget andet samt styre dit omstillingsanlæg Mobil Reception er et software som du kan bruge sammen med PC og Mac. Mobil Reception er produceret af teamet bag isymphony (Link: Hjemmeside) Indholdsfortegnelse: Generelt Download Installation Opsætning af administrator Opsætning af en bruger Sådan gør du som administrator Opsætning af lokalnumre Opsætning af profiler Opsætning af kø er Opsætning af konferencerum Opsætning af rettigheder Sådan gør du som bruger Generelt overblik over klienten Sådan starter du et opkald til et kendt num.. Sådan starter du et opkald til et ikke kendt.. Sådan omstiller du et opkald Sådan omstiller du et opkald med besked in.. Sådan logger du dig selv eller andre ind og.. Sådan finder du rundt i dine kø er Yderligere vejledning og hjælp Side 1 Side 1 Side 1 Side 2 Side 3 Side 4 Side 5 Side 6 Side 7 Side 7 Side 8 Side 9 Side 9 Side 10 Side 10 Side 11 Side 11 Side 12 Side 13 Side 13 Download Du kan hente softwaret på ipinion hjemmeside under kundecenter og downloads. Installation Dobbeltklik på filen du har hentet ned på din computer og følg anvisningerne på skærmen.

2 Opsætning af en administrator Start klienten ved at klikke på Første gang du åbner klienten får du nedenstående skærm, hvor du skal vælge om du Vil opsætte en administrator eller en alm. Bruger profil du vil opsætte en administrator. Indtast ip adressen og klik Next Marker Setup administration manager connection og klik Next Vælg Tenant i Type, indtast rock.virtualpbx.dk i Mappe, indtast brugernavn og password i Virksomhed og Password (Disse informationer finder du i dit velkomstbrev) og klik Finish. Din administrator er nu opsat.

3 Hvis du har indtastet de rigtige oplysninger vil du se følgende symbol ud for Server Hvis ikke vil du se dette symbol og så bør du tjekke dine indtastninger dette gør du ved at klikke Værktøj, Preferencer og Administration Login. Vælg Dan en ny profil og klik Next Opsætning af en bruger Start klienten ved at klikke på Første gang du åbner klienten får du nedenstående skærm, hvor du skal vælge om du Vil opsætte en administrator eller en alm. Bruger profil du vil opsætte en ny bruger profil. Indtast dit navn og klik Next (eksempel: Peter Hansen)

4 Indtast rock.virtualpbx.dk i Host og klik Next Din profil er nu oprettet og du er klar til at gå i gang med klienten du skulle gerne se en skærm lignende den du ser ovenfor hvis ikke skyldes det at du måske ikke har udfyldt oplysningerne korrekt tjek dine indtastninger ved at gå til Værktøj, Preferencer, Profiles og klik på din profil. Indtast rock.virtualpbx.dk i Mappe, indtast virksomhedsnavn i Virksomhed (Bemærk her bruger du samme navn som er valgt til administrator brugernavn i henhold til dit velkomstbrev), indtast brugernavn og password for brugerens profil og klik Finish

5 Sådan gør du som administrator Følgende sider omhandler udelukkende brugen af klienten som administrator du lærer blandt andet hvordan du opsætter nye profiler, lokalnumre, kø er, rettigheder m.m. Hvis du ikke er administrator skal du gå videre til kapitlet Sådan gør du som bruger. Opsætning af lokalnumre Lokalnumre kan både være interne lokalnumre som overvåges samt eksterne telefonnumre. Højreklik Lokalnumre og Ny Hvis du vil oprette et lokalnummer som er en del af dit omstillingsanlæg indtaster du blot lokalnumre (Eksempel: 14) i Lokalnummer, indtaster et navn i Navn, evt. Mobilnummer og e- mail adresse og koden SIP/14- demo i Peer (Bemærk demo udskiftes med dit virksomhedsid) og klikker Gem.

6 Opsætning af profiler Du skal oprette profiler til de medarbejdere som skal benytte klienten som bruger du kan oprette alle de profiler du ønsker, dog er du begrænset på antal samtidige brugere i henhold til den licens du har købt (Dette ser du ved at klikke på din virksomheds navn under Virksomheder. Højreklik Profil og Ny Hvis du vil oprette et lokalnummer som ikke er en del af dit omstillingsanlæg indtaster du blot det fulde nummer (Eksempel: ) i Lokalnummer, indtaster et navn i Navn, evt. Mobilnummer og e- mail adresse og klikker Gem. Bemærk På visse klienter kan det være nødvendigt at fjernet teksten i feltet Peer.

7 Opsætning af kø er Du kan oprette kø er som dine brugere kan overvåge, logge sig ind og ud af samt se statistik for indkommende opkald - husk at du er begrænset på antal kø er i henhold til den licens du har købt (Dette ser du ved at klikke på din virksomheds navn under Virksomheder. Indtast et brugernavn i User Name, indtast et password i Password, vælg medarbejderens lokalnumre i listen under Lokalnummer og klik Gem. Højreklik KØ og Ny

8 Indtast et ID på den KØ du skal have oprettet i Navn, indtast kø ens rigtige navn efterfulgt af demo (demo udskiftes med virksomhedsid) i Kø og i henhold til hvad den er navngivet på dit omstillingsanlæg (Bemærk Som udgangspunkt er der oprettet følgende kø er Salg, Support, Admin, Default) og klik Gem. Opsætning af konferencerum Kontakt venligst ipinion s kundeservice på telefon (+45) Konferencerum kan kun oprettes af ipinion. Opsætning af rettigheder Indtast et navn til din gruppe i Navn, vælg de profiler som skal være medlem af denne rettigheds gruppe og klik Tilføj. Du kan oprette rettighedsgrupper, hvis visse eller alle dine brugere skal begrænset i forbindelse med hvad de har rettigheder til, hvad de kan se og hvem de kan se. Foretag dine indstillinger og klik Gem. Højreklik Rettigheds Grupper og Ny

9 Sådan gør du som bruger 4 Hvis du har flere end én telefon (Eksempelvis en IP Telefon og en Mobiltelefon) kan du her vælge hvilken telefon der skal bruges til udgående opkald marker pilen for at vælgen den individuelle telefon (Pilen er blå ude for den aktive telefon). Følgende sider omhandler udelukkende brugen af klienten som alm. bruger du lærer blandt andet hvordan du ser status på medarbejdere, overvåger dine kø er, omstiller opkald og logge andre brugere ind og ud af kø er m.m. Generel overblik over klienten Næste skærm vi kigger på er Extension (Personer) Skærmen her interne såvel som eksterne personer som er oprettet af din administrator de enkelte rubrikker repræsenterer en person og har forskellige farver som også er defineret af dine administrator, men normalt vil man se følgende farve skema: Grå er enten personer der er offline eller eksterne personer Grøn er personer som er online (Interne) Gul er personer som tilringes (Interne) Rød er personer som er optagede (Interne) Første skærm vi skal kigge på er My Extensions 1 Feltet her bruges til at indtaste et nummer lokal eller 8 cifret telefonnummer du ønsker at starte et opkald til du trykker Ring 2 for at starte opkaldet. 3 Her kan du se om den enkelte telefon er tilgængelig eller om den er offline frakobler du eksempelvis din IP Telefon vil denne vise Offline. 1 her har du mulighed for at søge i dine extensions Søgningen er dynamisk, så når du eksempelvis skriver ipi finder den alle extensions som har ipi i navn eller nummer. 2 her kan du sortere i dine personer. 3 her vælger du en sorteringsrækkefølge. 4 Klik her for at ringe til brugerens mobil. 5 Klik her for at ringe til brugerens voic . 6 Klik her for at logge brugeren ind eller ud af de enkelte kø er

10 7 Klik her for at sende en e- mail til brugeren. Sådan starter du et opkald til et kendt nummer For at starte et kald til et nummer som findes i klienten dobbelt klikker du blot på rubrikken i Extension Hvis du har mange numre kan du søge i feltet Søg: Når du dobbelt klikker vil systemet ringe til din telefon og når du svarer ringes der ud til det nummer du dobbeltklikkede på. Sådan starter du et opkald til et ikke kendt nummer Sidste skærm vi skal kigge på er Profile Navigator 1 Her kan du se om profilen er online er linket blåt er du online og er det gråt er du offline du kan højreklikke for at forbinde din klient. 2 Her har du listet de forskellige visninger som er til rådighed under din profil du kan dobbeltklikke på en visning og så åbnes den inde i klienten. Indtast numret du ønsker at ringe til i feltet til vestre for Ring og klik Ring eller tryk enter på dit tastatur. Systemet ringer nu til din telefon og når du svarer ringes der ud til det nummer du indtastede.

11 Sådan omstiller du et opkald Omstil opkald med blind I nyeste version af PC Omstilling har du mulighed for at vælge mellem tre forskellige metoder i forbindelse med oms omstilling. Gå til Værktøj > Indstillinger Under en aktiv samtale tager du fat i din rubrik 1, drager den over den bruger 2 som skal modtage opkaldet og slipper. Vælg mellem Blind, Assisted eller Ask, klik Apply og OK Blind Opkald omstilles direkte ved drag n drop Assisted Opkald omstilles efter du har givet besked til modtager ved drag n drop Ask Her bliver du spurgt om du ønsker at bruge Blind eller Assisted omstilling. Når du slipper bliver din egen linier afbrudt op du kan nu se at modtageren af opkaldets telefon ringer Svares opkaldet kan du trække det tilbage på samme måde som du omstillede det.

12 Sådan omstiller du et opkald med besked Når modtageren svarer opkaldet giver du den ønskede besked og trykker Transfer 1 er der ingen svar ved modtager eller ønsker modtager ikke at svare kan du trykke Cancel 2 for at hente opkaldet tilbage. Bemærk Systemet ligger ikke opkaldet for dig det skal du selv gøre. Sådan logger du dig selv eller andre ind og ud af de forskellige kø er. Du kan logge personer ind og ud af hver enkelt kø - dog kræver dette at din administrator har givet adgang til denne funktion. Under en aktiv samtale tager du fat i din rubrik 1, hiver den over på rubrikken for den medarbejder som skal modtage opkaldet 2 og slipper Systemet ringer nu både til modtager dig og du svare selvfølgelig opkaldet Klik på ikonet som ligner en person Før musen hen over Kø er, her får du listet de tilgængelige kø er og kan logge enten dig selv eller den enkelte person ind eller ud. Hvis du er i tvivl om du selv eller de enkelte personer er meldt ind eller ud af de enkelte grupper kan du findes deres status i vinduet for den enkelte kø se nedenfor Sådan finder du rundt i dine kø er. Du finder en masse nyttige informationer omkring kø er og personer samt statistik i vinduerne for de enkelte kø er.

13 Yderligere vejledning og hjælp Har du brug for mere information om hvordan du bruger klienten eller hvad du kan som administrator er du velkommen til at kontakte ipinion s kundeservice på telefon (+45) eller på e- mail kundeservice@ipinion.dk 1 Her kan se se statistik som vedrører den valgte kø 2 Her kan du se hvor mange opkald der venter i en en kø og hvilket nummer de har ringet fra ønsker du at svare et specifikt kald i kø en tager du blot fat i linien, hiver den hen over din egen telefon og slipper. 3 Her ser du hvor langt tid den enkelte har ventet i kø en 4 Her ser du hvor mange opkaldet der er svaret siden du loggede ind i klienten 5 Her ser du hvor mange der enten har fortrudt eller som har ventet i så lang tid at de har afbrudt opkaldet. 6 Her ses personer som er medlemmer i kø en 7 Her ses om den enkelte person er ledig, optaget eller dens telefon står og ringer 8 Her ses om personen er logge ind i kø en 9 Her ses kort statistik i forbindelse med hvor mange opkald personen har svaret 10 Her kan du logge den enkelte person ind eller ud af gruppen