EJERSTRATEGI FOR VIRKSOMHEDER INDEN FOR TEKNIK- OG MILJØOMRÅDET M.M.

Transkript

1 EJERSTRATEGI FOR VIRKSOMHEDER INDEN FOR TEKNIK- OG MILJØOMRÅDET M.M. Teknik- og Miljøforvaltningen Dato Sagsnummer Dokumentnummer Baggrund og afgrænsning Køge Kommunes Byråd har vurderet, at der er behov for en ejerstrategi for de virksomheder indenfor teknik- og miljøområdet m.m., som kommunen har bestemmende indflydelse i. Det gælder: Energiforsyningen Køge Havn/Køge Jorddepot Det Grønne Hus Ejerstrategien blev, efter høring i virksomhederne, godkendt af byrådet d. 26. november Sekretariatet Køge Rådhus Torvet Køge Tlf Fax Kontakt: Torben Nøhr / Stefan Lildal-Schrøder Direkte tlf: Mail: stefan.lildal@koege.dk Der er store forskelle mellem de nævnte virksomheder og udøvelsen af ejerstrategien må derfor tilpasses disse forhold. Ejerstrategien er udformet på en sådan måde, at alle dens bestemmelser vil være relevante i forhold til Energiforsyningen, medens den i forhold til de øvrige virksomheder på forskellige områder vil blive tilpasset. Desuden har Byrådet udpeget repræsentanter til en række fælleskommunale selskaber samt enkelte andre selskaber indenfor forsyningsområdet, hvor det gennem samarbejde med øvrige kommuner kan være relevant at anvende principperne fra ejerstrategien. Det drejer sig om følgende virksomheder: MOVIA KARA/NOVOREN VEKS HMN Naturgas SEAS/NVE Økonomiudvalget har i forhold til Byrådet det politiske ansvar for Energiforsyningen, Køge Havn og Køge Jorddepot. Teknik- og Miljøudvalget har det politiske ansvar for Det Grønne Hus, MOVIA, KARA/NOVOREN, VEKS, HMN Naturgas og SEAS/NVE. Ejerstrategiens formål Formålet med en ejerstrategi for de nævnte virksomheder er at sikre varetagelsen af Køge Kommunes ejerinteresser i virksomhederne. Side 1/5

2 Ejerinteresserne vedrører dels fastholdelse og udvikling af kommunens økonomiske værdier, dels sikring af sammenhæng mellem virksomhedernes aktiviteter og kommunens visioner, politikker, strategier, planer mv. Køge Kommune respekterer naturligvis, at bestyrelserne i virksomhederne som udgangspunkt alene varetager virksomhedens egne interesser. Reglerne herfor er tydeligt beskrevet i aktieselskabslovgivningen, som Energiforsyningen er organiseret efter, samt i Havneloven, som Køge Havn er organiseret i henhold til. Men samtidig må der efter Byrådets opfattelse være en forståelse for den helhed og lokale kontekst, virksomhederne arbejder indenfor. Køge Kommune ønsker derfor aktivt at udøve sine ejerrettigheder og gøre sin indflydelse gældende over for virksomhederne. Dette foregår på generalforsamlingen, da kommunen ikke har instruktionsbeføjelse over for de udpegede bestyrelsesmedlemmer. Køge Kommune vil derfor med ejerstrategien sikre, at virksomhederne varetager Køge Kommunes interesser bedst muligt og sikrer en hensigtsmæssig og afbalanceret udvikling af virksomhederne på kort og langt sigt til gavn for kunder og Køge Kommune som helhed. Herunder beskrives ejerstrategiens delelementer. Dialog og samarbejde Et aktivt ejerskab og god selskabsledelse forudsætter et konstruktivt og positivt samarbejde mellem virksomhederne og ejer. Virksomhederne og Køge Kommune er derfor gensidigt forpligtet til løbende at informere hinanden om forhold, der må antages at have interesse for den anden part. Fra begge parters side tilstræbes det at informere hinanden så tidligt som muligt ud fra et princip om ingen overraskelser. Virksomhederne og Køge Kommune udarbejder i fællesskab et årshjul, der nærmere beskriver hvilke oplysninger, der som minimum skal udveksles mellem Køge Kommune og virksomhederne og hvornår. Der fastsættes bl.a. frister for kommunikation vedrørende virksomhedernes strategier, årsrapporter, takster og eventuelle oplysninger til kommunens årsregnskab. Virksomhederne orienterer mindst 1 gang årligt Økonomiudvalget eller Teknik- og Miljøudvalget om status og udviklingsplaner samt om, hvorledes principperne i Ejerstrategien er blevet udmøntet. Formand, Næstformand og Direktøren for virksomheden er til stede under orienteringen. Der udarbejdes herudover med passende mellemrum en kortfattet status/nyhedsbrev om virksomhedens aktiviteter, der fremsendes til Økonomiudvalg/Byråd eller Teknik- og Miljøudvalg. 2/5

3 Virksomhederne skal senest i starten af det andet år i en valgperiode udarbejde en overordnet strategi for virksomhedens udvikling i resten af valgperioden. Økonomiudvalget eller Teknik- og Miljøudvalget orienteres om strategien. De udpegede repræsentanter til bestyrelserne i MOVIA, KARA/NOVOREN, VEKS, HMN Naturgas og SEAS/NVE orienterer en gang årligt ved personligt fremmøde Teknik- og Miljøudvalget om den hidtidige udvikling samt planerne for det kommende år. Samarbejde med forvaltningen For at fremme det løbende samarbejde afholdes der månedlige bilaterale møder mellem Teknik- og Miljødirektøren og direktørerne for henholdsvis Energiforsyningen og Jorddepotet/Køge Havn. Med Køge Kyst er der aftalt særlige koordinerings- og partnermøder. Møder med Det Grønne Hus afholdes kvartalsvis. Kommunaldirektøren og/eller Teknik- og Miljødirektøren har adgang til dagsordener, referater og bilag. Embedsmændene er underlagt samme tavshedsregler, som gælder de politisk udpegede bestyrelsesmedlemmer. Det sikres, at denne ordning ikke giver problemer med utilsigtet mulighed for aktindsigt. Forventninger til virksomhederne Virksomhederne skal vægte forsynings- og leverancesikkerhed og fremtidssikring af anlæg højt. Samtidig skal de økonomiske værdier i virksomhederne bevares og udbygges. Borgere og virksomheder skal sikres konkurrencedygtige priser. For at sikre sidstnævnte skal virksomhederne løbende have fokus på effektiviseringer. Virksomhederne kan endvidere være tiltænkt særlige roller eller pålagt særlige forpligtelser i Køge Kommunes mere sektorspecifikke politikker, planer og strategier. Dette er eksempelvis tilfældet i Køge Kommunes klimaplan, affaldsplan, spildevandsplan og vandforsyningsplan. Såfremt virksomhederne er tiltænkt sådanne særlige roller eller forpligtelser, vil Køge Kommune gøre virksomhederne opmærksom herpå. Kommunen vil endvidere sikre, at virksomhederne inddrages i forbindelse med udarbejdelsen af sådanne politikker, planer, strategier mv. Virksomhederne skal omvendt loyalt efterleve de særlige roller og pligter, de er tiltænkt. Samarbejde indbyrdes og med lokale interessenter Virksomhedernes samarbejde med Køge Kommune, kommunens øvrige selskaber, erhvervsliv og uddannelsesinstitutioner skal prioriteres højt. Samarbejdet internt mellem virksomhederne skal løbende styrkes, og virksomhederne skal i fællesskab vurdere på hvilke områder, man med fordel kan løse opgaver sammen. Det gælder ikke mindst, hvor der er 3/5

4 oplagte anledninger til at understøtte hinandens formål som virksomheder og dermed opnå samlede kommunale synergier. Det er eksempelvis vigtigt ved tilrettelæggelsen af udbudsprocesser at give mulighed for at kommunens egne virksomheder får mulighed for at afgive bud. Nationalt og internationalt samarbejde og vidensdeling Virksomhederne skal have fokus på stordriftsfordele, faglig kompetenceudvikling, samt muligheder for strategiske samarbejder og fusioner, så dette kan komme borgerne til gode. Virksomhederne bør være proaktive i at opsøge viden om hvordan forsynings- og kommunal virksomhed generelt varetages i både andre kommuner og lande, som er sammenlignelige med Køge og Danmark. Virksomhedernes bestyrelser er i lighed med kommunens stående udvalg berettiget til at foretage én udlandsrejse pr. valgperiode og indenfor de gældende økonomiske rammer, der også gælder for de stående udvalg. Grundet Køge Havns internationale betydning gælder denne begrænsning dog ikke for Havnebestyrelsen. Miljøprofil Virksomhederne forventes at have en formuleret miljøpolitik og i relevant omfang bidrage til Køge Kommunes Klima- og Agenda 21-aktiviteter. Offentlighed Virksomhederne er forpligtet til løbende at have fokus på en åben og troværdig kommunikation, der gør det muligt for borgere og kunder at få indsigt i virksomhedernes aktiviteter. Virksomhederne skal prioritere brugen af nye medier såsom hjemmesider og digitale selvbetjeningsløsninger til at fremme daglig kommunikation og rapportering fra og til borgere/kunder. Det sikres, at virksomhedernes hjemmesider kan tilgås fra Køge Kommunes hjemmeside. Dagsordner fra bestyrelses- og udvalgsmøder bør opdeles i åbne og lukkede punkter, således at borgere, presse m.v. får mulighed for at følge med i virksomhedens udvikling. Virksomhederne forventes at følge reglerne i lov om offentlighed i forvaltningen, selvom de måtte være organiseret som aktieselskaber el. lign. Forhold af forretningsmæssig betydning, retssager m.v. vil dog som i den almindelige kommunale forvaltning være undtaget. Løn- og ansættelsesvilkår Virksomhederne skal aktivt og målrettet arbejde for at være attraktive arbejdspladser, hvor medarbejderne trives og sikres tryghed og udvikling gennem fokus på sikkerhed, arbejdsmiljø og efteruddannelse. Virksomhederne følger de almindelige løn- og ansættelsesvilkår for Køge 4/5

5 Kommunes ansatte, herunder personalepolitik og eventuelle personalegoder. Såfremt der ønskes foretaget fravigelser herfra forudsætter dette særskilt godkendelse i virksomhedens bestyrelse/udvalg med oplysning om årsagen til fravigelsen. Økonomiudvalget har fastsat særlige regler for aflønning af Virksomhedernes direktører, som skal følges. Udbud Virksomhederne kan efter aftale med Køge Kommune benytte og deltage i Køge Kommunes udbud. Såfremt virksomhederne selv forestår udbud, skal Køge Kommunes retningslinjer for udbud efterleves. Honorarer Beslutning om fastsættelse af honorar til virksomhedernes udvalgs- og bestyrelsesmedlemmer skal enten forelægges Køge Kommunes byråd eller virksomhedens generalforsamling til godkendelse. Ændringer til ejerstrategien Køge Kommune kan til enhver tid foretage ændringer eller justeringer i ejerstrategien. Dette sker efter dialog med virksomhederne, høring af evt. øvrige ejere og efterfølgende godkendelse af Byrådet. 5/5