Ledelse. i Odense Kommune

Transkript

1 Ledelse i Odense Kommune 9

2 1

3 Ledelsesgrundlag i Odense Kommune I Odense Kommunes arbejde med at sikre gode serviceløsninger for borgere og virksomheder og skabe den nødvendige dynamik i udviklingen af disse, er kommunens ledelseskapacitet og -evne et centralt omdrejningspunkt. Derfor har Direktørgruppen udarbejdet et fælles ledelsesgrundlag for alle kommunens ledere. Målet er at skabe et fælles billede af rammerne for ledelse i Odense Kommune og tydeliggøre, hvad Direktørgruppen forventer af ledere i kommunen. Ledelsesgrundlaget er baseret på, at Odense Kommune er én virksomhed, bestående af mange, fagligt forskellige enheder med selvstændigt ledelsesansvar, som yder den umiddelbare service til byens borgere og virksomheder. Ledernes fælles forståelse af helheden er af fundamental betydning for at kunne realisere Odense Kommunes overordnede vision: Skabe rammer for et godt liv for byens borgere og virksomheder. Visionen for Odense Kommune har borgerne og virksomhederne som det fundamentale udgangspunkt, og ledelse skal i alle sammenhænge udøves med borgerne og virksomhederne i centrum. Lederne fungerer sammen med medarbejderne som kommunens ansigt udadtil. Lederne skal fungere som ambassadører for Odense Kommunes grundlæggende vision, værdier og holdninger og skal gennem ledelsesarbejdet i det daglige illustrere det gode eksempel. 2

4 Direktørgruppens forventninger til ledere i Odense Kommune Direktørgruppen ønsker at fremme en organisationskultur, der baserer sig på, at alle medarbejdere løser deres opgave på en effektiv måde og løbende har fokus på udvikling af opgaveløsningen. Omverdenen skal have tillid til Odense Kommune og opleve, at vi er åbne, møder folk med respekt og er klar til at indgå i en dialog. Odense Kommune skal være en attraktiv arbejdsplads. Man skal som medarbejder være engageret og stolt af at arbejde i kommunen. Man skal mærke, at det arbejde, man udfører, er værdifuldt, og vi må gerne udstråle begejstring, når noget lykkes. Vi forventer, at alle ledere bidrager til at understøtte og fremme denne kultur. Lederen har som sin fornemmeste opgave, at enheden når de mål og resultatkrav, som er opstillet for det pågældende område. Det skal ske igennem en ledelsesstil, hvor der lægges vægt på synlig ledelse, inddragelse af medarbejdere og interessenter samt deltagelse i det fælles ledelsesarbejde for det pågældende fagområde. Alle ledere har således en pligt til at indgå i det todelte lederskab dvs. ledelse af lederens egen enhed samt samarbejde med kollegaer i større fællesfaglige sammenhænge både inden for forvaltningen og på tværs af kommunen, hvor målet er at skabe fælles løsninger på et bredere fagområde end lederens eget. Herudover forventer vi, at alle ledere løbende medvirker til at sikre udvikling og tilpasning af serviceydelser og opgaveløsning over for borgerne og bidrager til at afstemme borgernes forventninger til områdets mulighed for at stille ydelser til rådighed. Endelig forventer Direktørgruppen, at alle ledere er aktive i forhold til at sikre egen kompetence- og karriereudvikling. Udover de overordnede krav til god ledelse har Direktørgruppen en række mere konkrete ønsker til ledernes måde at arbejde på. 3

5 Det forventes, at man som leder: udfylder rollen som både personaleleder og faglig leder udøver strategisk såvel som administrativ ledelse er omkostningsbevidst og løbende tænker økonomi sammen med de opstillede mål bidrager til at opbygge en kultur af medarbejdere med stor ansvarsfølelse, selvstændighed og selvdisciplin, som gerne vil handle i overensstemmelse med de mål og visioner, som er opstillet skaber rammer for størst mulig uddelegering af ansvar og kompetence til medarbejderne og for udviklingen af et godt arbejdsmiljø baseret på tryghed og tillid arbejder aktivt imod en fejlfinderkultur betragter kommunikation som et vigtigt ledelsesværktøj skaber rammerne for god intern og ekstern kommunikation efterlever og omsætter kommunikationsstrategien for Odense Kommune i det daglige arbejde arbejder helhedsorienteret på hele kommunens vegne, og tager ansvar for at inddrage relevante parter for at få en sag belyst bedst muligt bidrager til at ledelseskulturen præges af bestræbelser for at nå frem til de bedste løsninger og loyalt står bag de trufne beslutninger også ser ubehagelige kendsgerninger i øjnene og handler på dem 4

6 Det skal være attraktivt at være leder i Odense Kommune Det er Direktørgruppens ønske, at det skal være attraktivt at være leder i Odense Kommune. Det kræver bl.a., at man som leder har et selvstændigt ledelsesrum, hvor man kan praktisere sin ledelse. Ledelsesstrukturen skal være enkel og overskuelig med størst mulig delegation af beslutningskompetence til de enkelte enheder. Der skal samtidig være tæt sammenhæng mellem de forskellige ledelsesniveauer. Vi ønsker at betragte ledelse som en fagdisciplin og at sikre, at kommunens ledere får mulighed for løbende at drøfte deres egen ledelsesopgave, -stil og -rolle og får mulighed for at kompetenceudvikle sig i takt med de nye forventninger og krav, der stilles til ledelse. Som leder i kommunen må man kunne forvente, at ens egen leder efterlever ledelsesgrundlaget i praksis. Direktørgruppen lægger herudover vægt på: at der for alle ledere opstilles klare mål- og resultatkrav at man som leder tilbydes sparring og coaching at man som leder løbende inddrages i relation til beslutningsprocesser m.v. af betydning for ens eget arbejde at der arbejdes med brug af Ny Løn som strategisk ledelsesværktøj og skabes dialog om lederens løn i forhold til funktion, indsats og resultat. 5

7 Ledelsesgrundlaget i praksis Odense Kommune er så stor, at vi er nødt til at have flere ledelsesniveauer og lave en arbejdsdeling, hvor hver leder på sit niveau har ansvar for sit eget område men samtidig bidrager til og tager del i den fælles tværgående ledelse af hele kommunen dvs. praktiserer det to-delte lederskab. Man kan dele de forskellige ledelsesopgaver ind i tre kategorier: Direktører Fagforvaltningschefer Ledere af selvstændige enheder på udførerniveau Herudover er der stabsenheder og fællesfunktioner, som understøtter ledelsesopgaven på de øvrige niveauer. Også lederne af disse funktioner er omfattet af det fælles ledelsesgrundlag. Ledelsesopgaverne er forskellige i indhold og karakter på de tre niveauer, og der er forskellige forudsætninger for at udøve ledelse, men alle ledere har pligt til at skabe synlig sammenhæng mellem arbejdet på de tre niveauer. Det gælder ikke kun indenfor eget forvaltningsområde, men også på tværs af forvaltningerne. Forudsætningen herfor er, at man som leder forstår sin egen opgave som leder af eget område og som medspiller i den samlede ledelse af Odense Kommune. Det er derfor vigtigt, at alle ledere forholder sig aktivt til ledelsesgrundlaget og drøfter det med sin egen leder. Til eventuel brug for en sådan drøftelse er de særlige opgaver, forudsætninger for og forventninger til ledelse i hver af ovennævnte kategorier kort beskrevet i bilag 1. 6

8 Bilag 1: Særlige opgaver, forudsætninger for og forventninger til ledelse på forskellige ledelsesniveauer i Odense Kommune Det er vigtigt, at alle ledere i kommunen bruger ledelsesgrundlaget som anledning til at sætte fokus på egen ledelse herunder får lejlighed til at drøfte og oversætte tankerne om det to-delte lederskab til egen situation. Odense Kommune er så stor, at der er mange forskellige opgaver og ledelsesfunktioner. Derfor er ledelsesopgaven heller ikke den samme overalt. For at tydeliggøre den brede vifte af opgaver, man som leder løser i kommunen og de forskellige forudsætninger, lederne har for at udøve ledelse, er nedenfor angivet tre ledelsesniveauer for ledelse i Odense Kommune med de særlige ledelsesopgaver og forudsætninger for ledelse, der relaterer sig hertil. Beskrivelsen er ikke fuldstændig, men skal tjene som bidrag til debatten om, hvordan den enkelte leder ser sig selv og sin funktion i kommunen. Direktører Direktørerne har et særligt ansvar for den strategiske planlægning for Odense Kommune og for, at det sker i et tæt samspil med det politiske niveau. Der arbejdes for at skabe mening og sammenhæng samt helhed i overensstemmelse med kommunens beskrevne visioner og mål. Direktørgruppen er særlig forpligtiget til at sikre en god dialog med Byråd, Økonomiudvalg og fagudvalg om udvikling af mål, rammer og strategier for de vedtagne politikområder samt sikre den fornødne opfølgning. Direktørgruppen er bindeleddet mellem det politiske arbejde og de udførende enheder. Konkretiseringen og udmøntningen af beslutninger på baggrund af den overordnede strategiske planlægning sikres via den enkelte direktør for de pågældende fagområder. Det sker bl.a. ved at skabe bæredygtige driftsenheder med passende frihed og plads til ledelse - i overensstemmelse med de generelle krav til ledelse. Direktørerne er forpligtede til løbende at opbygge, fastholde og justere den samlede organisation. Direktørgruppens særlige strategiske fokusområder er den overordnede og sammenhængende planlægning, økonomistyring og personaleudvikling samt kommunikation og effektiviseringer via størst mulig brug af IT og veltilrettelagte arbejdsprocesser. Direktørerne skal herunder løbende vurdere, hvilke styringsredskaber, der mest hensigtsmæssigt tages i brug for at opnå de opstillede mål. 7

9 Fagforvaltningschefer Forvaltningscheferne har sammen med direktørerne ansvaret for den umiddelbare forvaltning af de respektive fagområder. Fagforvaltningscheferne sikrer forberedelse af de politiske beslutninger i udvalgene, og sikrer at beslutningerne implementeres via de udførende enheder. Fagforvaltningscheferne arbejder bla. via chefmøder med at formulere fagpolitikker, som udmønter de politisk fastsatte mål. De udførende enheder oversætter fagpolitikkerne i deres kontrakter, virksomhedsplaner eller arbejdsprogrammer, hvor mål og ressourcer samt den fornødne opfølgning konkretiseres. Fagforvaltningscheferne fungerer i mange sammenhænge som budbringer af signaler fra de udførende enheder og skal sikre en korrekt formidling af disse budskaber til de besluttende niveauer. Fagforvaltningscheferne har samtidig en særlig forpligtigelse til at medinddrage det udførende niveau i politikskabelsen. Fagforvaltningscheferne har et særligt ansvar for, at ledere på de udførende niveauer får rum til deres ledelse i overensstemmelse med de generelle krav til god ledelse. Ledere af selvstændige enheder på udførerniveau I de selvstændige enheder, der er udførende i forhold til en række forskellige brugergrupper, er hovedformålet at levere de serviceydelser, som er besluttet af det politiske niveau og at gøre det med en kvalitet, der respekterer de politisk fastsatte krav. Den særlige ledelsesopgave består her i at skabe rammerne for den bedst mulige gennemførelse af opgaverne, således at arbejdet i enheden foregår i overensstemmelse med de politikker, der overordnet er vedtaget for området og den kontrakt, virksomhedsplan eller det arbejdsprogram, der er udarbejdet for enheden. Der skal følges op på resultaterne, og det forventes, at lederen aktivt forholder sig til samtlige forhold i enhedens drift. Der skal løbende ske en kvalitetsudvikling af ydelserne med brugerne i centrum, og det forventes, at der arbejdes med en ambition om at blive de bedste på feltet. Lederen har desuden en særlig opgave i at bidrage til en løbende udvikling af det politikområde, som enheden er en del af bl.a. via tæt dialog med fagforvaltningschefen og andre lederkollegaer. Lederen er ofte kommunens repræsentant udadtil og skal via sit daglige arbejde oversætte kommunens politik og mål på området til brugerne. Omvendt skal lederen opsamle signaler fra brugerne om ydelserne og inddrage sin viden herom i udviklingen af området. 8 Udgivet: januar 2005 Redaktion: Informationstjenesten Layout: KreativGrafisk Oplag: 1000