Elektronisk spørgeskema Vejledning

Transkript

1 Elektronisk spørgeskema 2009 Vejledning

2

3 Indberetning på Elektronisk spørgeskema for 2009 Introduktion Elektronisk spørgeskema 2009 (ESP 2009) giver Dem mulighed for at lette arbejdet i forbindelse med indberetning af lønoplysninger til Danmarks Statistik. Bruger virksomheden et lønprogram til den normale lønadministration, anbefaler vi, at De undersøger, om det nuværende lønprogram kan benyttes til denne indberetning. Er dette tilfældet, vil det være den hurtigste og nemmeste løsning. ESP 2009 har den fordel, at det er muligt at genbruge personoplysningerne fra periode til periode. Dette gør, at De kun skal indtaste lønoplysningerne, samt eventuelle ændringer i personoplysningerne. Systemkrav ESP 2009 fungerer på pc ere med følgende specifikationer: Elektronisk spørgeskema er kun testet under XP. Men kan med stor sandsynlighed afvikles under Vista og Windows 7 i kompatibilitets tilstand for XP. Pentium-processor eller bedre Min. 8 mb ram Min. 7 mb fri plads på harddisk. Send data via e-post Det er muligt at sende sikker e-post til Danmarks Statistik. E-post med fortroligt indhold bør sendes krypteret til Danmarks Statistik på adressen:. En forudsætning for at kunne sende krypteret e-post til loen er, at du har det certifikat (af typen OCES) der hører til adressen. Dette certifikat kan hentes på: i to forskellige formater (certifikat til lønstatistikken). Dels i.vcf format, hvilket er det mest praktiske hvis du anvender et postprogram fra Microsoft (Outlook eller Outlook Express). Dels i.cer format (base64-kodet) som kan anvendes i andre postprogrammer. Certifikaterne følger også med dette program og ligger i biblioteket: \Danmarks Statistik\DstLøn 2009\Epost. Danmarks Statistik kan ikke hjælpe med teknisk support i forbindelse med afsendelse af krypteret e-post. I stedet henviser vi til DanId s supportsider på: Du kan også få hjælp på: Du kan læse mere grundlæggende om digital signatur på: Sådan kommer De i gang For at ESP 2009 kan startes Programmet skal være installeret. Installation af programmet 1. Sæt cd-rommen med teksten "Elektronisk spørgeskema, Lønstatistik 2009" i cd-romdrevet eller disketten "Elektronisk spørgeskema, Lønstatistik 2009, Diskette 1" i diskettedrevet. 2. Åben Windows programmet Filhåndtering eller Stifinder. 3. Markér cd-romdrevet (D-drevet) eller diskettedrevet (A-drevet) i venstre del af skærmen og dobbeltklik på SETUP.EXE. Filen er repræsenteret vha. nogle sejl til venstre for navnet 4. Installationsprogrammet er nu startet, klik på NÆSTE eller tast ENTER for at fortsætte. Der fremkommer lidt praktiske oplysninger, klik igen på NÆSTE eller tast ENTER for at fortsætte. 3

4 5. Installationsprogrammet spørger, om hvor programmet skal installeres (standardbibliotek). Standardbiblioteket er: C:\ Documents and Settings\Danmarks Statistik\DstLøn2009. Klik på NÆSTE eller tast ENTER, for at acceptere og begynde installationen. Ønskes standardbiblioteket ændret, kan der klikkes på SKIFT. 6. Installationsprogrammet spørger, om man er Klar til at installere programmet klik på installer eller tast ENTER for at fortsætte. 7. Hvis der installeres fra cd-rom, springes dette punkt over. Hvis der installeres fra diskette vil programmet efter et stykke tid spørge efter diskette 2. Tag diskette 1 ud af diskettedrevet og indsæt diskette 2 med teksten Elektronisk spørgeskema, Lønstatistik 2009, Diskette 2 og klik på OK. Installationen vil nu fortsætte. Det samme vil gøre sig gældende for diskette 3 og Installationen er nu udført. Klik på UDFØR for at afslutte installationen. 9. Installationen er nu færdig, fjern CD-rommen eller disketten fra drevet. 10. Der vil under Start i gruppen Programmer være dannet en folder kaldet DstLøn Ligeledes vil der på skrivebordet være dannet en genvej DstLøn For at starte programmet åbnes DstLøn 2009 og skærmbilledet som figur 1 bliver åbnet. 13. Dobbeltklikkes på Læs mig vil man få lidt praktiske oplysninger. 14. Dobbeltklikkes på "Vejledning" vil en vejledning til programmet komme frem. Helt ny bruger af elektronisk spørgeskema 1. Vælg menupunktet for den indberetningsperiode De skal til at indberette årlig lønstatistik. 2. Herefter udfylder De SE-NR., P-nummer, CPR nr., arbejdsfunktionskode og jobstatus og tast Enter. 3. Nu står De i starten af skemaet, skemaet består af 3 sider. 4. Ved hvert punkt er der en vejledning i toppen af skærmbillede. Tidligere indtastet data kan genbruges i 2009 Har De tidligere benyttet Elektronisk spørgeskema til at indberette lønstatistik, er der mulighed for at konvertere personoplysninger til brug i ESP (Skal kun gøres én gang.) Hvordan? 5. Vælg menupunktet for den indberetningsperiode De skal til at indberette (årlig). 6. Herefter vælger De punktet Indlæsning af eksisterende data. 7. Her vælger De, Ja. 8. De skal nu vælge hvilken periode, De vil hente oplysningerne fra. Det mest hensigtsmæssige er at benytte de seneste opdaterede oplysninger. 9. Vælg OK. 10. Nu vil der fremkomme en dialogboks. Såfremt De har installeret programmet på standardstien (fulgt installationsvejledningen), vil programmet stille sig i det bibliotek hvorfra data skal hentes. HUSK at markere den fil der skal åbnes. (Se figur 3 eller 4.) Herefter vil programmet foretage de nødvendige ændringer af data, så de kan benyttes til den ønskede indberetning. Er programmet ikke placeret på standardstien (dvs. at De selv har valgt drev eller bibliotek), vil der i dialogboksen stå Søg i: DSTLøn De skal nu selv finde frem til data fra sidste år. Vha. trykknappen til højre for "Søg i" kan man skifte biblioteker samt drev. Når filen er fundet, skal man blot markere denne og trykke på åben. Har konverteringen forløbet som den skulle, fremkommer en bekræftende besked. 4

5 Figur 1. Hovedmenu Indtastning af oplysninger Før oplysningerne kan indtastes, vælges Årlig indtastning af data. Opdatering af identer i basen En oversigt i basen fås enten ved at klikke på ikonet, eller ved at vælge Skemaer og dernæst vælge Gennemse (Ctrl F7). Herefter kan man markere den ident, der ønskes opdateret og klikke på Vælg. Ved markering af Primærnøgle i nøgletyper er det muligt at søge efter CVR-NR. i søgefeltet til venstre. Ved markering af Secondary i nøgletyper er det muligt at søge efter navne på medarbejderne. Opret nye identer Opret en ny ident i basen gøres ved at klikke på ikonet, eller ved at vælge Skemaer og dernæst vælge Nyt (Alt F2) Næste skema i basen Ved valg af denne ikon, er det muligt at "bladre" frem igennem sine identer. Foregående skema i basen Ved valg af denne ikon, er det muligt at "bladre" tilbage igennem sine identer. Slet ident i basen Ved valg af denne ikon, vil den valgte ident blive slettet fra basen. Gentag foregående skema's feltindtastning Ved valg af denne ikon, er det muligt at kopiere foregående skema's oplysninger til det pågældende felt. Afslut inddatering /opdatering Herved afsluttes for inddatering/opdatering og hovedmenuen vil fremkomme igen. 5

6 Opbygning af ESP 2009 Hovedmenuen består af 4 menupunkter. Årlig løn Til diskette Send data via e-post Udskrivning Figur 2. Henter data fra årsstatistikken Årlig løn Vælges dette menupunkt fremkommer yderligere 2 valgmuligheder: Årlig indtastning af data Indlæsning af eksisterende data Årlig indtastning af data Dette menupunkt giver mulighed for at indtaste oplysninger om virksomhedens ansatte til brug ved den årlige lønstatistik. Indlæsning af eksisterende data Dette menupunkt giver mulighed for at konvertere tidligere indtastede oplysninger til brug ved årlig inddatering, se figur 4, (om konvertering se side 4, punkt 6). 6

7 Til diskette Dette menupunkt benyttes, når alle oplysninger er indtastet og er klar til at blive indberettet. Vælger De dette punkt, fremkommer yderligere 2 valgmuligheder: Kvartalsvis kopiering Årlig kopiering Årlig kopiering Dette punkt kopierer de indtastede oplysninger i årlig inddatering ned på en diskette. Der er mulighed for at benytte både drev A og B. Send data via e-post I denne version af elektronisk spørgeskema er det muligt, at sende data via e-post. Vi skal her gøre opmærksom på, at det er virksomhedernes eget ansvar at anvende digital signatur, som gør, at data sendes sikkert, (se side 3). Vælges dette menupunkt fremkommer yderligere 2 valgmuligheder: Hent Danmarks Statistiks offentlige certifikat nøgle på hjemmesiden Send årlige data Hent Danmarks Statistiks offentlige certifikat nøgle på hjemmesiden På kommer man ind til Danmarks Statistiks hjemmeside med opslag på, hvordan man sender sikker e-post med digital virksomheds signatur til Danmarks Statistik. Send årlige data Ved at vælge Send årlige data vil et skærmbillede tilsvarende figur 3 fremkomme, se side 8. Præudfyldt Alle felter i figur 3 vil være præudfyldt. I første indtastningsfelt vises hvor den pakkede datafil ligger (den bliver vedhæftet i e-posten). Næste linie bliver emnefeltet i e-posten. Sidste linie angiver hvem modtagerne af e-posten er, (lønsektionen Danmarks statistik). Ydermere skal der tages stilling til om e-postprogrammet er MS Outlook (Microsoft produkt) eller et andet produkt. 7

8 Figur 3. Send årlige data Hvis man alligevel ikke ønsker at sende e-posten anvendes tasten Luk. Ved at anvende send vil e-postprogrammet blive kaldt jf. figur 4. E-posten sendes som sædvanligt. Figur 4. E-post til Danmarks Statistik 8

9 Udskrivning Ønsker De oplysningerne udskrevet på papir, til eget brug, vælges dette punkt. Herefter vælges årlig udskrivning. Årlig udskrivning Dette punkt udskriver de indtastede oplysninger for året Der er flere forskellige udskrivningsmuligheder. En nærmere beskrivelse findes efter figur 5. Figur 5. Udskrivning Der er ikke mulighed for at vælge printer-tilslutning. Denne vil altid være den lokale printer. Udskriftsform giver 3 muligheder: En ident pr. side Alle identer på en side Een enkelt ident En ident pr. side Denne mulighed medtager alle indtastede oplysninger pr. ident. Hver ident fylder en A4 side. Alle identer på en side Udskriften viser en kort oversigt over hvilke medarbejdere, som findes i systemet. Der udskrives kun enkelte oplysninger om alle identerne. Denne mulighed kan benyttes, hvis De ønsker en kort oversigt over hvilke personer, som er indtastet i systemet. En enkelt ident Denne udskriftsform gør det muligt at få udskrevet samtlige oplysninger for en enkelt ident. Cpr.nr. for vedkommende indtastes på linien. Udskriften fra dette menupunkt er identisk med udskriften som fremkommer ved valg af En ident pr. side. Vis udskrift Det er muligt at gennemse det man ønsker udskrevet på papir, før det udskrives (se figur 6). Udskriften kommer automatisk frem, når der er klikket OK i Printer og Udskriftsform (Se figur 5). 9

10 Figur 6. Liste over indberetninger 10

11 Generelle spørgsmål Vi har samlet de mest stillede spørgsmål sammen og gengivet dem. Skulle De ikke kunne finde den nødvendige hjælp i denne vejledning, er de meget velkommen til at kontakte Kenneth Thomsen på tlf Spørgsmål: Hvorfor sletter programmet hele tiden mine data, når jeg skal indtaste en ny ident? Svar: Når man vil indtaste en ny ident, er det vigtigt, at anvende ikonen eller at anvende Skemaer/Nyt (Alt F2). Hvis det er et nyt skema vil der i venstre nederste hjørne stå Nyt. Ved opdatering af gamle identer vil der samme sted stå Åben. Spørgsmål: Hvordan sletter jeg et forkert valgt ciffer ved indtastning af arbejdsfunktionskode? Svar: Når boksen med hierarkisk søgning er aktiv, kan det sidste indtastede ciffer altid slettes ved at benytte backspacetasten. Denne er placeret lige over ENTER og har påtrykt en. Bemærk samtidigt at arbejdsfunktionen altid skal være på 6 cifre. Når sidste linie i dialogboksen viser den ønskede kode, vælges kode ved at taste ENTER. Spørgsmål: Hvad skal jeg indtaste under punktet P-Nummer? Svar: I dette felt skal virksomhedens P-nummer oplyses. Hvis virksomheden har to eller flere P- enhedsnumre skal der indberettes P-nummer for hver enkelt medarbejder. For virksomheder der udelukkende har aktiviteter på en adresse, skal der i feltet P-Nummer blot indtastes "0". Hvis De har arbejdssteder, der ikke har fået tildelt et P-nummer, kan de finde P-nummeret på Hvis De i øvrigt har spørgsmål til P-numrene, bedes De kontakte Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Spørgsmål: Der er ikke nogen fil der hedder SETUP.EXE på min installations cd-rom? Svar: I dette tilfælde er det et spørgsmål om, hvordan dine filer bliver vist i stifinder. Der er to muligheder: 1) vha. ikonen visninger (i stifinder) kan man ændre fremvisningen af filerne således, at den vil vise filerne med extention. 2) Vælg den SETUP med en markering af nogle sejl til venstre for navnet SETUP ( ). 11