Brugervejledning. til. CR Udvalg

Transkript

1 Brugervejledning til CR Udvalg

2 Indholdsfortegnelse Afsnit 1 (Forord) Side Forord 1 Hovedmenuen 2 Generelle forhold i CR Udvalg 4 Aktiv periode 7 Afsnit 2 (Systemtilpasning) Side Databasestier 1 Postnumre 2 Kommune 3 Dokumentreferencer 4 Tekstbehandlere 6 Komprimér database 7 Om CR Udvalg (link til CR Udvalg på 8 Afsnit 3 (Udvalgsmedlemmer) Side Udvalgsmedlemmer 1 Afsnit 4 (Udvalg) Side Udvalg 1 Afsnit 5 (Partier) Side Partier 1 Afsnit 6 (Udskrivning) Side Udskrivning 1 Multi 3 Afsnit 0 Side 2 af 27 August

3 CR Udvalg CR Udvalg er et lille nemt program til brug for administration af politiske- eller andre udvalg i en kommune eller i en virksomhed. Administration af udvalg Produktet er integreret med tekstbehandling og så man nemt kan vedligeholde og kommunikere med de enkelte medlemmer. Systemet gør det nemt at bevare overblikket ligesom nye udvalg for en ny periode kan oprettes uafhængigt af de aktuelle udvalg. Systemet er yderst fleksibelt idet man selv kan oprette de dokumenter man ønsker at anvende i systemet, herunder dokumenter med brevfletning. Brevfletning kan ske til valgfri etiket. Med dette produkt får man en godt værktøj til løsning af udvalgsarbejdet. Kolding, august 2007 Svend E. Johansen CRSoft Afsnit 1 Side 2 af 27

4 Hovedmenuen Programfunktioner vælges fra menulinien over skærmbilledet. Menulinien indeholder følgende elementer: Hovedmenuen Menulinien Filer: Indbygget F1 hjælp Afslut Komprimering af databasen Om CR Udvalg (versionskontrol) Opdatér programmet Redigér: Udvalgsmedlemmer Udvalg Partier Udvalgsfunktioner Afsnit 1 Side 3 af 27

5 Systemtilpasning: Sti til databaser Postnummertabel Kommuneoplysninger Dokumentreferencer Udskrivning: Lister Multi funktion Afsnit 1 Side 4 af 27

6 Generelle forhold i CR Udvalg Genvejstaster: Det er muligt at anvende CR Udvalg uden brug af mus. Alle knapper og menuer er forsynet med et genvejsbogstav. Bogstavet er understreget og aktiveres sammen med ALT-tasten. Klik med musen I CR Udvalg klikkes én gang med musen, med mindre det specifikt er angivet, at der skal dobbelt-klikkes. Tabulatorrækkefølge: Vær opmærksom på, at det er TAB tasten, der skal anvendes for at»gå til nyt felt«. Klik med musen <TAB>«i stedet for <ENTER> Datoangivelser: Datoer Datoen kan angives i formatet (uden årstal) det aktuelle årstal efterstilles automatisk, eller man kan indtaste hvor 07 automatisk oversættes til Der er overalt i systemet mulighed for at vælge dato fra en indbygget kalender ved at klikke på knappen til højre for datofeltet. Når der klikkes på en dato overføres denne automatisk til et datofelt. Genvejstasten for overførsel af datoen er dog altid <ENTER> fra dette billede. Afsnit 1 Side 5 af 27

7 Blankning af felter: Blankning af felter Det er mulig at blanke (nulstille) et feltindhold ved at taste en enkelt gang på mellemrumstangenten. Blankningen kan foretages i alle datofelter samt i cpr - nummerfeltet. Sortering i lister Når der vises data i»listeform«, er det muligt at ændre sorteringen ved at klikke på den ønskede»bjælke«i skærmbilledet. Sortering Eksempelvis vil et klik på CprNr bjælken vise samme valg-liste blot sorteret på personnummeret. Bredere kolonner i listerne Kolonnebredde Ved visning af oplysninger i lister er der ikke altid plads til at vise eksempelvis hele navnet. Alle lister kan derfor gøres bredere eller smallere ved at anbringe musen i overskriftsbjælken og»trække«kolonnen bredere. Bemærk, at musepilen bliver til en OBS: Den ændrede kolonnebredde gemmes ikke, hvorfor kolonnebredden altid er nulstillet når listen (skærmbilledet) igen åbnes. Afsnit 1 Side 6 af 27

8 Luk og Gem-knapperne Gem og Luk På alle skærmbilleder findes Luk-knap og på de fleste en Gem-knap. Gemmer oplysningerne. Lukker skærmbilledet (ESC kan tillige anvendes). De oplysninger, der oprettes eller redigeres i CR Udvalg, gemmes ikke automatisk. Der er derfor nødvendigt først at aktivere Gem-knappen, inden skærmbilledet lukkes, hvis man ønsker at gemme eventuelt rettede oplysninger. Sletning Slet knappen giver mulighed for at slette et ikke ønsket stamkort eller en ikke ønsket beregning. Vær opmærksom på, at slettes et stamkort kan data for denne person ikke genskabes, men må nødvendigvis indberettes igen. Alle udskrifter vises på skærmen, hvis ikke andet afkrydses. Når udskriften fysisk vises på skærmen, kan der vælges udskrift til printer direkte herfra (CTRL+P kan tillige anvendes). Vælges udskrift til skærm, kan udskriften hurtigt foretages til printeren ved at vælge printer-knappen øverst i billedet. Udskrivning Afsnit 1 Side 7 af 27

9 Aktiv periode CR Udvalg kan arbejde med flere aktive perioder. Man kan således opbygge en ny periode mens man fortsat anvender den gamle periode. I hovedmenuen vises hvilken periode der i øjeblikket er aktiv hos brugeren OBS Bemærk, at to brugere godt kan arbejde med hver sin periode. Klik på kappen for at vedligeholde perioder. Skærmbilledet viser de oprettede perioder. Klik på Opret knappen for at oprette en ny periode. Når en periode oprettes manuelt skal oprettelse af udvalg og partier også foretages manuelt. Afsnit 1 Side 8 af 27

10 Markéres en periode bliver Kopier knappen aktiv. Ved at klikke på kopiér knappen tilbydes kopiering af alle relevante oplysninger fra én periode (den valgte) til en ny. Angiv den nye periode og klik på Kopi knappen for at oprette perioden med en kopi af partier og udvalg. Afsnit 1 Side 9 af 27

11 Databasestier Inden CR Udvalg tages i brug efter installation er det en god idé at kontrollere systemopsætningen. Indstilling af CR Udvalg CR Udvalg kan afvikles i flerbrugermiljø med op til 10 samtidige brugere. Skal CR Udvalg afvikles i flerbrugermiljø skal systemet indstilles til at anvende samme database. Fra hovedmenuen vælges: Systemtilpasning -> Databasestier: Systemet anvender en fælles datafil CRU_DATA (fælles for alle brugere af systemet) samt en lokalt placeret hjælpedatabase CRU_HELP som skal være anbragt lokalt hos hver enkelt bruger. Hjælpedatabasen anvendes i forbindelse med udskrivning fra systemet. Afsnit 2 Side 2 af 27

12 Postnumre I systemet findes en indbygget postnummerfortegnelse. Fortegnelsen kan redigeres og der kan tilføjes nye postnumre. OBS Skriv en del af bynavnet og klik på <TAB> tasten og listen vil vise de byer der macher kriteriet. Afsnit 2 Side 3 af 27

13 Kommune Tilpasningen af systemet til egen kommune sker i nedenstående billede. Oplysningerne medtages på alle faste udskrifter fra systemet. Afsnit 2 Side 4 af 27

14 Dokumentreferencer CR Udvalg gør det nemt at skrive breve til udvalgsmedlemmerne. For at kunne anvende dokumenterne på en nem måde opsættes en reference til dokumentets placering. Skal dokumentet indeholde en brevfletning skal brevfletningen foretages inden der opsættes reference til dokumentet. Klik på Opret knappen for at oprette en ny reference: Klik på knappen for at udpege dokumentets placering: Afsnit 2 Side 5 af 27

15 Giv dokumentet et let genkendeligt navn. Angiv om der er tale om et dokument der skal anvende brevfletning. De dokumenter der er oprettet reference til vises med et (F) efter dokument stien hvis dokumentet anvendes til brevfletning. Afsnit 2 Side 6 af 27

16 Tekstbehandlere CR Udvalg kan opsættes til at anvende følgende tekstbehandlere: Word (fra Word 2000 og fremefter) Filerne UDVALG.TXT eller MEDLEM.TXT dannes. Lotus Word Pro (fra WordPro 97 og fremefter) Filerne UDVALG.LWP eller MEDLEM.LWP dannes. OpenOffice (fra version 1.X og fremefter. Vær opmærksom på at OO fra version 2 skal have IMPORTERET den flettefil der skal anvendes. Se i vejledningen til OO.) Filerne UDVALG.CSV eller MEDLEM.CSV dannes. Filerne dannes i det lokale katalog hvor også hjælpedatabasen er placeret. Afsnit 2 Side 7 af 27

17 Komprimér database CR Udvalg er baseret på en MS Access 2000 database. Undertiden kan det være nødvendigt at komprimere og reparere databasen. Dette kan foretages via funktionen: Filer -> Komprimér database. Der må ikke være brugere i systemet når databasen komprimeres. Afsnit 2 Side 8 af 27

18 Om CR Udvalg Fra CR Udvalgs Om.. billede har man adgang til de seneste nyheder om programmet: I øverste højre hjørne vises den aktuelle version af programmet og lige under kundeoplysningerne vises hvilken version den aktuelle database har. Det er muligt via linket Læs seneste nyt at læse sidste nyt om CR Udvalg på Afsnit 2 Side 9 af 27

19 Udvalgsmedlemmer Vedligeholdelse af udvalgsmedlemmer sker ved at vælge menupunktet Redigér -> Udvalgsmedlemmer eller ved at taste F2 i menubilledet. Vedligeholdelse af medlemmer Indtast de relevante oplysninger om medlemmet. Søgning: Søgning af medlem OBS Når et CPR-nummer indtastes fungerer feltet som et søge-felt: Findes medlemmet vises de allerede oprettede data. Klik på søg eller tast F3 Alle oprettede medlemmer vises. Afsnit 3 Side 2 af 27

20 Søgning kan endvidere foretages ved angivelse af et udvalg: eller ved angivelse af en funktion eller en partibetegnelse. Dobbeltklik på personen eller klik på Åbn knappen for at åbne stamkortet for den valgte person. adresse: For at angive en adresse på et medlem klikkes der på stamkortet: knappen på Angiv mailadresse og klik på Gem knappen. adressen kan anvendes fra stamkortet med det samme. Afsnit 3 Side 3 af 27

21 Klik på Vis knappen for at se hvilke udvalg personen er medlem af: Billedet viser hvilke udvalg personen er medlem af og hvem han/hun er suppleant for. Klikkes på Skift knappen vises Hvem der er suppleant for det valgte medlem og i hvilke udvalg. Afsnit 3 Side 4 af 27

22 Udvalg Vedligeholdelse af udvalg sker ved at vælge menupunktet Redigér -> Udvalg eller ved at taste F4 i menubilledet. Vedligeholdelse af udvalg Billedet viser alle oprettede udvalg i den aktive periode. Vælges et medlem i rullelisten Medlem, vises de udvalg den pågældende person er medlem af. Visning af sammenhæng til udvalg Vælges et parti i rullelisten Parti, vises de udvalg hvor det pågældende parti er repræsenteret. OBS Det er en forudsætning for den sidste visning, at der er angivet partibogstav på det enkelte medlem. Afsnit 4 Side 2 af 27

23 Klikkes på et udvalg i listen og klikkes på Medlem knappen vises de udvalg som pågældende person er medlem af. Visning af sammenhæng til medlem Klikkes på et medlem i listen kan medlemmets placering i udvalget (prioritet) ændres, ved at klikke på PIL OP eller PIL NED knapperne til højre i skærmbilledet. Klik på Udskriv knappen for at udskrive en medlemsliste, etiketter eller et brev. Klik på Åbn knappen for at åbne det pågældende medlems stamkort. Klik på Fjern knappen for at fjerne et medlems tilknytning til et udvalg. Alle relationer i forhold til det aktuelle udvalg 0-stilles herunder suppleantoplysninger. Klik på Tilføj knappen for at tilføje et nyt medlem til udvalget. OBS Er der valgt et medlem i listen tilbydes der at tilknytningen til det aktive udvalg kan redigeres for dette medlem herunder også suppleantrelationer. Afsnit 4 Side 3 af 27

24 Partier Vedligeholdelse af partibetegnelser sker ved at vælge menupunktet Redigér -> Partier eller ved at taste F5 i menubilledet. Vedligeholdelse af partier Billedet viser alle oprettede partibetegnelser samt de opnåede antal mandater i den aktive periode. Afsnit 5 Side 2 af 27

25 Udskrivning Udskrivning kan foretages alle relevante steder i programmet. Dog vil udskrivning via udskrivningsmenuen give flere muligheder. Udskrivningsmenuen Herudover kan der tilknyttes et valgfrit antal breve til systemet. Billedet viser alle oprettede udskrivningsmuligheder - bortset fra breve. Der kan udskrives til skærm, printer og fil (flettefil). For visse listers vedkommende kan der udskrives etiketter (via brev) Følgende udskrivningsmuligheder findes: Medlemmer i udvalg Der skal vælges et udvalg. Der kan udskrives etiketter. I forbindelse hermed kan angives hvor mange gange man ønsker en etiket pr. medlem. Partiliste Der kan udskrives en liste over i hvilke udvalg et parti er repræsenteret. Det er nødvendigt at der angives parti tilhørsforhold på det enkelte medlem. Det- Afsnit 6 Side 2 af 27

26 te forhold kan være forskelligt fra periode til periode men ikke i samme periode. Personliste Der kan udskrives en liste over alle oprettede personer i systemet. Udvalgsliste Der skal vælges et udvalg. Listen viser de personer der er medlemmer af det valgte udvalg. Udvalgsliste for medlem Listen viser de udvalg hvor medlemmet er registreret. Ved udskrivning af etiketter skrives dog kun 1 etiket pr. medlem uanset hvor mange udvalg personen er medlem af. Skal der udskrives flere etiketter for det enkelte medlem skal dette angives (21 stk. = 1 ark) Udvalgsposter for parti Listen viser de udvalg hvor det pågældende parti er repræsenteret. For hvert udvalg vises tillige hvilke medlemmer fra partiet der beklæder posterne. Afsnit 6 Side 3 af 27

27 Multi Vælg Udskrivning -> Multi eller tast F8 Med denne funktion er det muligt at sende en mail til hele udvalget eksempelvis mødeindkaldelser eller referater som ønskes udsendt via mail. Send mail til hele udvalget Klik på for at åbne mailprogrammet. OBS I øjeblikket understøttes kun MS Outlook som mailprogram Afsnit 6 Side 4 af 27