Hedensted & Omegns Rideklub

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmødet tirsdag d Deltager: Anette Mortensen, Agnethe Pagh, Rikke Mahaffy, Ann Worm, Karen Tang, Christina Bendorf, Lars Mau og Heidi Høgdall. Afbud fra Anne Sofie Damgaard Jensen. Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra forrige møde 2. Dialog med kommunen 3. Økonomi 4. Gennemgang af prisliste/opstaldningskontrakter 5. Handicapafdelingen/Elevskolen 6. Kontaktpersoner til udvalg 7. Nøgler 8. Løbende sager 9. Evt. 10. Næste møde 1: Godkendelse af referat fra forrige møde Referat godkendt 2: Dialog med kommunen Deltagere fra kommunen: Hans Vacker, Peter Hüttel, Kim Sørensen og Torben Lindskjold. Karen fortæller om situationen i klubben, herunder bl.a., at vi stort set ikke har fået overdraget noget fra den tidligere bestyrelse, heller ikke interne referater. Vi har desuden en stor udfordring med bogholderiet, da det har vist sig, at der kun er sporadisk bogført siden februar Vi arbejder hårdt på at skabe os et overblik over den økonomiske situation i klubben. Vi har nedsat et økonomiudvalg, som skal hjælpe os på fode igen, og vi arbejder på at lave et regnskab til den ordinære generalforsamling. Ved sidste generalforsamling var der et underskud på kr hvoraf de 80 var afskrivninger, og så var der et stort forbrug af el, som der blevet taget hånd om. Derudover var der nogle fratrædelser, og disse skulle have feriepenge mm. Omkring vores ansatte oplyser vi kommunen, at Philip Melby ikke har ønsket at indgå i yderligere dialog med os efter, at han sygemeldte sig d. 26/11 samme aften som den ekstraordinære generalforsamling fandt sted. Bestyrelsen opsagde Philips kontrakt pga. omstruktureringer, da vi var bekymrede for økonomien. Philip har efterfølgende efter eget ønske indgået en fratrædelsesaftale, der betyder, at han er fratrådt sin stilling i Hedensted Rideklub pr. 1/ Stina Sørensen har også valgt at opsige sit job pr. 21/12, men forlod arbejdspladsen i utide d. 17/12. 1

2 Der er en del opstaldere, der har valgt at flytte deres heste. Det virker herefter som om den generelle uro i stalden har lagt sig, og at de, der er tilbage, vil klubben og vil se fremad. Det gør, at vi nu kan starte på en frisk, så vi kan få en positiv ånd tilbage i klubben. Der er pt. en del tomme bokse, men der er flere henvendelser fra folk, som gerne vil ind. Vi har informeret via interne veje Facebook, hjemmesiden og opslagstavler. I forhold til de forskellige skriverier i pressen, har vi valgt ikke at tage til genmæle, hvilket vi får stor opbakning til fra kommunen. Der er stor enighed om, at det er vigtigt, at der er ro på, at der kommer folk ind, og at der er positivitet blandt dem, som kender stedet. Vi bibeholder aktiviteterne, således at der kan skabes en sund økonomi. Stævneoversigt for 2013 er klar, og bliver afviklet som vanligt. Fra Fritidsudvalget er der et konkret ønske om at få avisen til at skrive noget positivt TREC er bevilliget kr. til udstyr. Man foreslår at lave en happening, så Fritidsudvalget får synlighed og HDR får positiv omtale. Generelt udtrykker Fritidsudvalget stor tilfredshed med den kontakt, der tidligere har været med klubben og ønsker, at det skal komme igen, hvilket klubben også har stor interesse i. På sigt vil vi, når vi får overskud til det, gerne arbejde på at få større stævner til. Det kræver dog, at man får lavet nogle ordentlige bunde. Vores bunde trænger til udskiftning både indendørs og udendørs. Hos kommunen er der stor lydhørhed for behovet, og man vil diskutere, om vi evt. kan få noget samarbejde op med Aktivcenteret, som kan levere arbejdskraft. Større stævner i fremtiden kunne gavne både Hedensted Kommune og rideklubben. Man vil forsætte dialogen omkring, hvordan og hvorledes, man kan få økonomisk hjælp hertil fra kommunen. Kommunen har et konkret ønske om, at man afprøver Conventus. Man har fra rideklubbens side afprøvet det tidligere uden større succes, men systemet skulle være udviklet væsentligt siden, og kommunen vil meget gerne, at vi skal prøve det igen. Conventus er gratis at komme på, det giver et større og bedre samarbejde med kommunen, og i fremtiden skal alt indberettes elektronisk. Afslutningsvis diskuterer man, hvorledes man kan arbejde mere målrettet på at skaffe sponsorater til rideklubben. Vi kunne evt. i fællesskab med Vennerne, som varetager sponsoraterne for HDR, kontakte eksisterende sponsorer for at fortælle om situationen, ny bestyrelse mm. Konklusionen på snakken med kommunen bliver, at der fra deres side er stor opbakning til HDR. 2

3 3: Økonomi - Vi arbejder hårdt med at få bogført for det meste af året, men vi mangler stadig adgang til banken. Der ligger nogle regninger til betaling i systemet, men problemet er, at der ikke findes fysiske kopier af regningerne. - Danske Bank er pengeløs, så fremover kan vi ikke hente byttepenge der. Vi vil se på muligheden for at få en anden bank til stævnekontoen med døgnboksaftale. - Varelageret i cafeteriet skal tælles op, og samtidig skal der sættes priser på. Der skal også tælles sløjfer op. Der mangles 14 sponsorgaver til distriktsstævnet, som vi evt. må købe evt. fra DLG (Land og Fritid). - Aktivitetsudvalget har samlet kr til en elevpony efter juleafslutningen og personlige sponsorater. - I forhold til tilbagebetaling af depositum osv. til rejste opstaldere, skal vi have lavet en opgørelse når vi har adgang til banken, og vi kan afstemme, hvad der er indbetalt og det faktisk tilgodehavende. - Der har været samlet sammen til et høspyd. Vi undersøger, hvor pengene fysisk er pt. - Der er forsvundet nogle redskaber, en del værktøj, en trillebør, noget hø og noget foder Jan laver en opgørelse herover. 4: Gennemgang af prisliste/opstaldningskontrakter Der mangler en hel del opstaldningskontrakter. Der kommer en gennemgang af samtlige opstaldningskontrakter. Ændringer til prislisten vedr. ridehuskortene pr : Månedskort: 280,- Halvårs kort: 1250,- Helårskort: 2000,- Der er ydes ikke refusion for allerede betalte ridehuskort. - Karen kigger på prislisten. 5:Handicapafdelingen/Elevskolen Til næste møde skal Line og Agnethe have udarbejdet en liste over hvilke ponyer/heste, der bruges. Derudover skal de lave en status over hestene/ponyernes tilstand og deres udstyr. Vi ved, at flere sadler ligger meget dårligt, og Agnethe får derfor en til at kigge på dem. Agnethe følger op på juleafslutning (sponsorater) Handicap - Lundager Skolen kommer tilbage til januar. Vi skal have en snak med alle afdelinger og have en visions snak. 3

4 6: Kontaktpersoner til udvalg Stævneudvalg: Christina Bendorf Herunder: Springudvalg: Christina Bendorf Dressurudvalg: Anne Sofie Damgaard Jensen (med Ann som support) Teknikudvalg: Lars Mau Handicapudvalg: Heidi Høgdall Aktivitetsudvalg: Agnethe Pagh Personaleudvalg: Christina Bendorf, Annette Mortensen og Heidi Høgdall Økonomiudvalg: Karen Tang, Pia S. Jensen, Mogens Svendsen og Kurt Rand Cafeteriaudvalg: Annette Mortensen Elevskolen: Agnethe Pagh Juniorudvalg: Rikke Mahaffy Sponsorudvalg: Lars Mau Ekst. undervisere: Rikke Mahaffy 7: Nøgler Her mangler også lister/kontrakter over hvilke nøgler, der er udleveret til hvem. De nøgler der står på kontrakterne hører nødvendigvis ikke til dem som har nøglerne. Nøgle nr. skal sendes til Annette Mortensen, og der skal herefter oprettes ny nøgleseddel til hver opstalder. Annette sørger for dette. 8: Løbende sager Ansatte i stalden: Der skal udarbejdes en liste over daglige og løbende arbejdsopgaver vedr. stald/daglig ledelse. Heidi og Ann udarbejder dette. Udover Jan har vi pt. Juan og Henriette i praktik. Vi arbejder på at få overblik over kontrakter på hø/halm. Weekendvager: Vi mangler at få besat nogle weekendvagter fremover. Henvendelse til Rikke Mahaffy. 9: Eventuelt Lars fremkommer med kort referat fra Teknikudvalgsmøde: Der vil komme genknus på møddingen De arbejder på at reparere og forny hegnet Porten ud til gården skal smørres Porten til halmladen skal laves Lars vil fremadrettet være tovholder på, hvem der rydder sne. 4

5 Mht. Steen Rasmussens udtalelser i Horsens Folkeblad, så har vi valgt ikke at tage til genmæle. Vi kan bare konstatere, at vi ikke kan genkende Steens version af sagen. Der udarbejdes en opgaveliste over hvad vi har nået, hvad vi skal nå og hvad status er en form for Aktionsplan. Karen laver udkast. 10.Næste møde Mandag d Dagsorden hertil: 1: Godkendelse af referat 2: Økonomi 3: Løbende sager - elevskole og handicapafdeling - status på stalden, herunder weekendvagter - nøgler og kontrakter - status på ansatte - Opgaveliste / Aktionsplan 4: Eventuelt 5: Næste møde 5