Kom godt i gang med Outlook fra dag 1

Transkript

1 Kom godt i gang med Outlook fra dag 1 Outlook pr. 7. august 2017

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse...2 Før du går i gang med Outlook...4 Vær opmærksom på...4 Første gang du åbner Outlook...5 Aktiver din Officekonto og åbn Outlook via Citrix...5 Generelt om Outlook...10 Åbn altid Outlook helt før du åbner Lotus Notes...10 Saml dine primære Citrix ikoner som favoritter...11 Sådan ser din Outlook mail ud...12 Find: Mail, Kalender, Kontakter og Opgaver i Outlook...12 Tilpas Outlook skærmbillederne...13 Træffes-ikke-agent / Autosvar...15 Brug Outlook fra mobil, tablet eller anden PC...17 Log på Maas360 fra android mobil/tablet (fx Samsung)...18 Log på MaaS360 fra iphone/ipad...27 Log på microsoftonline.com fra mobil eller tablet...34 Microsoft vejledninger...36 Mail...37 Del Lotus Notes dokumenter og ESDH-sager via links...37 Journaliser mails fra Outlook til ESDH...39 Kendte fejl ved journalisering...41 Indsæt signatur i Outlook

3 Tilknyt fælles-postkasser...44 Sikker mail...44 Kalender...45 Her finder du kalenderen...45 Book lokale, bil mm. til dit møde...46 Se din kollegas kalender...48 Kontaktpersoner...49 Afinstallér DME...50 Fjern app'en på Iphone/Ipad...50 Fjern app'en på Samsung (og andre android-enheder)...50 Her får du hjælp til Outlook...56 Kære kollega Du har adgang til Outlook fra og med mandag d. 7. august Fra fredag d. 4/8 frem til mandag morgen d. 7/8 er der ikke adgang til mail og kalender i Lotus Notes, da vores postkasser bliver flyttet. Husk! Du er velkommen til at møde op til et eller flere af stormøderne, som afholdes gennem hele august, hvis du har brug for en intro til Outlook og hjælp til at komme i gang. Du finder en plan over stormøderne på Medarbejderportalen under Outlook. Samme sted finder du bl.a. også denne vejledning og primo august lægger vi en vejledning, til at logge på Citrix via ipad, dér også. Vi ønsker dig god fornøjelse med Outlook. IT og Digitalisering 3

4 Før du går i gang med Outlook Vær opmærksom på... At det kan tage lidt tid første gang du logger på og før alle dine mails og kalenderaftaler er hentet ind. Men fortvivl ikke de skal nok dukke op. At du kan få hjælp til at komme i gang med Outlook fra den lokale Digitale Ambassadør, at Helpdesken ( ) er ekstra bemandet i uge 32-34, og at du er velkommen til at besøge et eller flere af stormøderne, som afholdes hele august. At vi har fået nyt helpdesksystem, som du finder via ikonet med den røde mand på dit PC-skrivebord. At denne vejledning samt andre nyttige links fx plan for stormøder, længere vejledninger og FAQ, ligger på forsiden af Medarbejderportalen under 'Outlook'. Og vær også opmærksom på... At vi frem til 1. januar 2018 fortsat arbejder i Lotus Notes dog ikke mail og kalender, som efter 7/8 er Outlook. Du har fortsat kiggeadgang til mail og kalender i Lotus Notes. At det kan tage lidt tid, at skifte mellem Lotus Notes og Outlook hvis du har mange vinduer åbne. At du kan sende links til Lotus Notes dokumenter via Outlook. At du fortsat skal dele dokumenter ved at sende links rundt og ikke selve dokumentet. At du kan journaliseres fra Outlook til ESDH (Emne-, Borger-, Børne, Ejendom- og PersonaleSag). At du fortsat skal dokumentere i systemerne og ikke på PC'en. 4

5 Første gang du åbner Outlook Aktiver din Officekonto og åbn Outlook via Citrix Første gang du logger på Outlook via PC, skal du igennem en række aktiverings-vinduer, og det kan tage lidt tid før alle dine mails og kalenderaftaler er indlæst. - Så hav tålmodighed. 1 Tænd PC'en, og log på som du plejer. Tryk på ikonet, som vi har lagt på dit skrivebord. Ikonet bruges både fra arbejdspladsen og udefra - fx hjemme. Ikonet åbner den nye Citrix side: Mangler du ikonet, eller fejler det, kan du bruge denne internetadresse: 1 Indtast dine initialer og Citrix kode: 5

6 3 Tryk 'Tillad': 4 Tryk på 'APP's': 5 Tryk på Outlook (Tryk ikke på Word, Excel eller Powerpoint før du har gennemført aktiveringen af officekontoen). Første gang du logger på, kan det tage lidt tid: 6

7 6 Outlook starter op: 7 Tryk på 'Permit use': 7

8 8 Indtast din Citrix kode under din adresse: 9 For at aktivere Office skal du indtaste din gribskov-mailadresse: 8

9 10 Indtast din Citrix adgangskode under din mailadresse: Kommer du til slut til Outlook uden at have været i gennem alle de nævnte skærmbilleder, skal du ikke fortvivle din Outlook vil fungere alligevel. 9

10 Generelt om Outlook Åbn altid Outlook helt før du åbner Lotus Notes Sørg for at åbne Outlook helt før du klikker på og åbner Lotus Notes. På den måde kan du undgå at få fejl, når du journaliserer en mail til ESDH (Emne-, Borger-, Børne-, Ejendom- og PersonaleSag) 10

11 Saml dine primære Citrix ikoner som favoritter 1 Tryk på 'APP's': 2 Tryk på 'Detaljer' på fx Outlook-ikoner: 3 Tryk på 'Føj til favoritter': 4 Nu ligger dit Outlook-ikon under favoritter: 11

12 Sådan ser din Outlook mail ud Find: Mail, Kalender, Kontakter og Opgaver i Outlook Når du har åbnet Outlook-mailen har du adgang til din kalender, dine kontaktpersoner og Opgaver via ikoner nederst til venstre på 'Navigationslinjen': Du kan skifte mellem ikonerne ved at trykke CTRL + 1, 2, 3 eller 4. 12

13 Tilpas Outlook skærmbillederne Du har mulighed for at tilpasse måden din mail, kalender, opgaver og kontakter bliver vist på. Brug altid den gennemgående 'Vis'-fanen i det blå bånd som udgangspunkt. Den viser de mange muligheder, der er for at tilpasse skærmbillederne. Herunder forklares hvordan du får mailen til at ligne det, du kender fra Lotus Notes: 1 Tryk på 'Vis': 2 Tryk på pilen på knappen 'Læserude'. Vælg 'Deaktiveret': 13

14 3 Tryk på pilen på knappen 'Visning af meddelelse'. Vælg 'Slået fra': ' Vælg om ændringen skal gælde i den mappe (fx indboksmappen) som du står i, eller alle mapper: 4 Tryk på 'Indstillinger for visning': Vælg 'Gruppér efter': Fjern flueben øverst til venstre og tryk 'OK': 14

15 Træffes-ikke-agent / Autosvar Ved ferie eller anden fravær sætter du din træffes ikke agent sådan: 1 Tryk på 'Filer': 2 Vælg 'Oplysninger' og 'Automatiske svar': 15

16 3 Markér 'Send autosvar' for at gøre autosvar aktiv Sæt datoerne for dit fravær: Vær obs på at systemet kun sender autosvar til interne kolleger. Hvis der skal sendes til autosvar skal du oprette dette særskilt på fanen 'Uden for min organisation': 16

17 Brug Outlook fra mobil, tablet eller anden PC Af sikkerhedsmæssige grunde kan vi ikke bruge den Outlook app, som er tilgængelig i Google Play og App Store. Du har 2 andre muligheder for at tilgå Outlook fra mobil og tablet: 1 Outlook via app'en Maas360 Du kan bruge app en Maas360 som hentes via internettet og som giver en sikker forbindelse til Outlook. Fordelen ved Maas360 frem for microsoftonline.com er: Bliver din mobil/tablet stjålet, kan indhold i app'en slettes centralt Du kan se mails og kalender (dog ikke sende og modtage) når du er offline. 2 Outlook online Du kan også vælge at tilgå Outlook via en browser og denne adresse: Log blot på med initialer@gribskov.dk og din Citrix kode. 17

18 Log på Maas360 fra android mobil/tablet (fx Samsung) Maas360 er den mest sikre måde, at tilgå Outlook. Med Maas360 kan du tilgå mail og kalender offline. MaaS360 kræver, at du har kode på din mobil/tablet, og at den går i lås-tilstand efter max 2 minutters inaktivitet. Når du vælger at installere MaaS360, skal du vide, at du acceptere betingelser, som betyder at Gribskov Kommune får adgang til indstillingerne på din mobil/tablet for netop at kunne sætte og vedligeholde de sikkerhedsmæssige indstillinger. Derudover skal ud være opmærksom på, at systemet er engelsksproget. OBS Er du ikke interesseret i dette, kan du altid tilgå Outlook via microsoftonline.com dog kun når du har internetadgang. Sådan installerer du Maas360 Har du ikke kode på din mobil eller tablet, skal du starte med at oprette det. Gå til Indstillinger > Min Enhed > 'Låseskærm' > vælg 'Skærmsikkerhed' > vælg 'PIN-kode' > Indtast ønsket kode. 1 Åbn Google Play butikken: Skriv MaaS360 i søgefeltet og klik på forstørrelsesglas-ikonet. 18

19 2 Vælg 'MaaS360 MDM for Android'. 'Tryk på 'Installer': 3 Tryk på 'Accepter' (ikke alle får denne side vist): 19

20 4 Tryk på 'Åbn': 5 Indtast din 'gribskov mailadresse 'og 'Gribskov' Tryk på 'Continue': 20

21 6 1 Indtast dine initialer i 'Username'. 2 Indtast din Citrix kode i 'Password'. 3 Markér om du installerer MaaS360 på din private mobil (Personal) eller en Gribskov-mobil (Corporate). Tryk Continue : 7 Tryk på 'Continue': 21

22 8 Sæt flueben i 'have read and accept the terms' (At du har læst og accepteret betingelserne, som er kort beskrevet indledningsvist i denne vejledning). Derefter tryk 'Continue': 9 Tryk 'Continue': 22

23 10 Tryk på 'Aktivér': flueben i 'Jeg bekræfter...' (Denne side kan blive vist med 11 Sæt hvid baggrund). Tryk 'Bekræft.: 23

24 12 Nu ligger MaaS360 på din mobil/tablet 13 Åbn MaaS360 (Hvis den ikke åbner automatisk) Vælg en kode, som du ønsker at bruge til Maas360 Det må ikke være den samme kode, som du bruger til at åbne din mobil/tablet med: 14 Tryk på mail-ikonet: 24

25 15 Tryk 'Continue': 16 Tryk 'Installer': Tryk 'fortsæt' 17 Tryk 'Acceptér' (Ikke alle får vist dette billede): 25

26 18 Gå ud på skrivebordet igen. Tryk på MaaS360 app'en og log ind: 19 Tryk på mailikonet': 20 Indtast din Citrix kode. Sæt flueben. Tryk 'Sign In': En velkomst side åbner Tryk 'Skip' og du er inde på din mail. Når du åbner app'en MaaS360 fremover skal du blot trykke på app'en og taste din kode for at være inde ved dine mails og kalenderaftaler. 26

27 Log på MaaS360 fra iphone/ipad MaaS360 er den mest sikre måde, at tilgå Outlook. Med MaaS360 kan du tilgå mail og kalender offline. MaaS360 kræver, at du har kode på din mobil/tablet, og at den går i lås-tilstand efter max 2 minutters inaktivitet. Når du vælger at installere MaaS360, skal du vide, at du acceptere betingelser, som betyder at Gribskov Kommune får adgang til indstillingerne på din mobil/tablet for netop at kunne sætte og vedligeholde de sikkerhedsmæssige indstillinger. Derudover skal du være opmærksom på, at systemet er engelsksproget. OBS Er du ikke interesseret i dette, kan du altid tilgå Outlook via microsoftonline.com dog kun når du har internetadgang. Sådan installerer du Maas360 Har du ikke kode på din mobil eller ipad, skal du starte med at oprette det. Gå til Indstillinger > 'Adgangskode' eller på nyere iphones 'Touch ID & adgangskode '. Sæt koden. 1 Åbn internetbrowseren Safari på din mobil/tablet: Indtast adressen: Tryk på 'Gå' tasten på tastaturet. Tryk 'Continue': 27

28 2 1 - Indtast dit Brugernavn og login. 2 - Markér om du installerer MaaS360 på din private mobil (Personal) eller en Gribskov-mobil (Corporate). 3 - Tryk Continue : 3 Sæt flueben i 'I have read and accept the terms' (At du har læst og accepteret betingelserne, som er kort beskrevet indledningsvist i denne vejledning). Derefter tryk 'Continue': 28

29 4 Tryk 'Continue': 5 Tryk 'Installer': 6 Har du ikke kode på din mobil, bliver du nu guidet igennem til at oprette en. Har du sat kode på din mobil spring til næste punkt. 29

30 7 Indtast adgangskoden til din mobil: 8 Tryk 'Installer': 9 Læs betingelserne, og tryk 'Installer': 30

31 10 Tryk 'Godkend': 11 Tryk 'Installer': 12 Tryk 'OK': 13 Nu ligger MaaS360 på din mobil/tablet: 31

32 14 Åbn MaaS360: Vælg om du vil bruge Touch ID I Maas360 app. Hvis ja tryk 'Enable': Vælg den kode, som du ønsker at bruge til Maas360 Det må ikke være den samme kode, som du bruger til at åbne din mobil/tablet med: Du bliver bedt om at indtaste koden igen. 15 Tryk 'Tillad': 32

33 på ' ' for at sætte din op til at hente mails fra 16 Tryk Outlook: din Citrix kode Indtast Sæt flueben i 'Sync Contacts to Device' 3 Tryk 'Sign in': 33

34 Log på microsoftonline.com fra mobil eller tablet Du kan logge på Outlook fra Pc'er, mobiler og tablets. Det kræver kun at du har internetadgang. Dvs. du kan ikke se dine mails, hvis du ikke er på nettet. 1 Åbn internetbrowseren på din mobil/tablet: Indtast adressen: microsoftonline.com Tryk på 'Gå' tasten på tastaturet 2 Tryk 'Log på' (denne side møder du kun første gang nogle brugere sendes også direkte videre til pkt. 3) 34

35 3 Indtast din gribskovmailadresse og du bliver herefter ført til Gribskov loginsiden: 4 Indtast din Citrix-kode og tryk på tasten 'Gå' på tastaturet eller knappen 'Log på': 35

36 5 Du kommer nu ind til Outlook. Vælg 'Mail' eller 'Kalender': Du får også vist knappen 'Onedrive', men den funktion bruger vi ikke på nuværende tidspunkt i Gribskov Kommune. 6 Skift mellem mail, kalender og egne kontakter nederst i skærmbilledet: Microsoft vejledninger Standardvejledninger Microsoft tilbyder mange standardvejledninger på internetsiden support.office.com. Søg på Office 2016, som er den version Gribskov har. Søg på Google Det kan også være nemt og hurtigt, at finde svar ved at søge på internettet fx med Google. Søg på Office Hjælp i Outlook: I Outlook kan du også få hjælp ved at indtaste spørgsmål eller emneord i Fortæl mig hvad du vil foretage dig i det øverste blå bånd i mailen og kalenderen: 36

37 Mail Del Lotus Notes dokumenter og ESDH-sager via links I Outlook kan vi ikke sende gule links, som vi kunne i Lotus Notes. Men vi skal fortsat opretholde vores gode vane med ikke at sende filer rundt i mailen. I perioden frem til nyt intranet i januar 18 skal vi sende links fra Lotus Notes dokumenter ved at kopiere dokumentets adresse og sætte den ind i Outlook mailen: 1 Højreklik på dokumentet du vil linke til - vælg 'Dokumentegenskaber'. Lille vindue med dokument egenskaber åbner. Vælg faneblad nr. 5 (+) og marker hele adressen i feltet Id og kopier den via CTRL + C: 37

38 2a Gå over i Outlook mailen og sæt linket ind med CTRL + V stedet for at kopiere linket direkte ind i Outlook mailen kan du 2b Ioprette et 'lækkert' link ved at: Markere den tekst, som du vil lave til et link: Trykke CTRL + I Indsæt adressen med CTRL + V i feltet 'Adresse' og trykke 'ENTER' eller klikke på OK -knappen: Teksten er nu et link og man ser ikke den lange linkadresse: 38

39 Journaliser mails fra Outlook til ESDH Får du fejl ved journalisering? Se side 17 Indtil 1/ hvor vi får nyt ESDH system (Sagsbehandlingssystemet, som hedder SBSYS) - skal du journalisere mails til ESDH (Profile) Emne-, Borger-, Børne-, Ejendom- og PersonaleSag fra Outlook på følgende måde: 1 Stå på 'Hjem': 2 Markér mailen, som skal journaliseres. 3 Tryk på knappen 'Profile ESDH', som ligger på værktøjsrækken længst ude til højre: 39

40 4 Vælg først den relevante database og herefter sagen: 5 Du får vist dine egne sager, men du kan også søge andre sagsbehandlere og sagnumre frem i øverste felt: 6 Vælg sagen og tryk 'OK'. Mailen bliver markeret med 'Journaliseret' og kan slettes fra indbakken: 40

41 Kendte fejl ved journalisering IT er bekendt med 2 mulige fejl, når man journaliserer mails: A Den ene handler om, at man har Lotus Notes sessioner hængende i systemet. Løsningen er ikke at åbne både Outlook og Lotus Notes samtidigt, når du åbner dem om morgenen. - Åbn den ene og vent til den er læst ind før du åbner den anden. Får du alligevel fejlbeskeden, så kan Helpdesk hjælpe dig ved at smide dig af Lotus Notes. Helpdesk tlf Fejlen ser sådan ud: 41

42 B Den anden fejl kan man opleve at få, når man journalisere en mail som kommer fra en afsenderadresse, der er ukendt for systemet. Løsningen er, at trykke på 'Vis flere navne' og vælge det, som giver bedst mening for din situation. Fejlbeskeden ser sådan ud: 42

43 Indsæt signatur i Outlook Du kan have forskellige signaturer og skifte mellem dem, når du opretter en ny mail. - Sådan opretter du en signatur: 1 Åbn en mail. 2 Tryk Ny, indtast navnet på din signatur. Tryk Ok : 3 Indtast din signatur i tekstfeltet: Tryk på Signatur og vælg Signaturer : 43

44 - Og vælg hvornår du vil have vist signaturen: Afslut med Ok Tilknyt fælles-postkasser Du kan kun åbne fællespostkasser, som du har adgang til. For at kunne tilføje en fælles postkasse skal du kende navnet på postkassen. NB. Du finder vejledning til at tilknytte fælles-postkasser til din Outlook på forsiden af Medarbejderportalen under Outlook. Sikker mail Sikker mail sendes fortsat kun fra fællespostkasser. A For at sende sikker mail skal du blot starte emnefeltet med 2 skildpadde -tegn: 44

45 Kalender Vær opmærksom på kalenderaftaler i de første dage med Outlook. Når du har fået Outlook skal du være opmærksom på, at møder, som er oprettet i Lotus Notes og, som du accepterer i Outlook, kan få forskudte mødetidspunkter. Så følg op på de møder, du accepterer i de første dage med Outlook. Her finder du kalenderen Du tilgår kalenderen via mailboksen. I bunden af din mailboks ligger en række ikoner - et af dem åbner din kalender: 45

46 Book lokale, bil mm. til dit møde Du finder den fulde vejledning til ressource-booking på Medarbejderportalen under Outlook. Sådan booker du ressourcer i Outlook: 1 Stå på fanen 'Hjem' og tryk på 'Ny aftale': 2 Tryk på knappen 'ResourceFinder ': ' 46

47 3 Brug ResourceFinder s lokationstræ til at finde et mødelokale på netop den lokation du ønsker. Når du vælger en lokation, vises de tilgængelige mødelokaler i oversigten til højre. Her kan du se om mødelokalet er ledigt. Her vil det også fremgå, om mødelokalet evt. kun kan bookes i et bestemt tidsrum. I bunden af skærmen kan du se, hvad de forskellige farver betyder. Du kan se informationer om mødelokalet/ressourcen ved at klikke på ressource navnet. For at vælge et mødelokale, sætter du flueben i boksen ud for mødelokalets navn. Du kan både vælge et mødelokale og nogle ressourcer på samme reservation. Du skal nu beslutte om du ønsker at bestille mad og/eller andre services nu, eller om du vil vente indtil du ved hvor mange der deltager i mødet: Hvis du ønsker at bestille services med det samme klikker du på Ordreformular. Hvis du ønsker at afslutte bookningen af mødelokalet uden at bestille services, klikker du på Gem og luk. 47

48 Se din kollegas kalender I Outlook kan du nemt se kollegers kalendere. Du skal blot tilføje de kalendere, som du vil se. Sådan tilføjer du kalender: 1 Tryk på fanen 'Hjem': 2 Tryk på knappen 'Åbn kalender' og dernæst 'Fra adressekartoteket og vælg medarbejder: 3 Kalenderen kan du efterfølgende vælge at få vist eller ikke vist i venstre kolonne under 'Delte kalendere': 48

49 Kontaktpersoner Du kan oprette din eget gruppe af kontaktpersoner. 1 Tryk på Kontakter på navigationslinjen: 2 Tryk på knappen 'Ny kontaktpersongruppe': 2 Indtast et navn på kontaktgruppen. Tryk på den lille pil ved knappen 'Tilføj medlemmer' Tryk på 'Fra adressekartoteket - og vælg de medarbejdere, som du vil have med i gruppen. 49

50 Afinstallér DME Når vi går over til Outlook har vi adgang til mail og kalender via microsoftonline.com og via app en Maas360. De medarbejdere, som har brugt DME Kalenderintegration, skal derfor afinstallere DME-app'en fra deres mobiltelefon og tablet. Fjern app'en på Iphone/Ipad 1 Tryk på ikonet til der kommer et kryds i hjørnet. Tryk på krydset. App'en er fjernet. Fjern app'en på Samsung (og andre android-enheder) Samsung Galaxy S4 1 Kør fingeren over skærmen - oppefra og ned. 50

51 2 Tryk på tandhjulsikonet: (Indstillinger) 3 Vælg 'Mere': 4 Tryk på 'Applikationsmanager': 51

52 4 Vælg 'DME': (måske du skal skrolle lidt for at finde den) 5 Tryk på 'Afinstaller': 6 Tryk på 'Afinstaller': DME-app'en er nu væk fra enheden. 52

53 Samsung Galaxy S5 Neo 1 Kør fingeren over skærmen - oppefra og ned. 2 Tryk på tandhjulsikonet (Indstillinger): 3 Tryk på 'Applikationer': 4 Tryk på 'Applikationsmanager': 53

54 5 Skrol ned og find DME-app'en: 6 Tryk på 'Afinstaller': DME-app'en er nu væk fra enheden. 54

55 Mine noter: 55

56 Her får du hjælp til Outlook Lær Outlook at kende Klik rundt Vær nysgerrig går du i stå, og har du brug for hjælp, så... Spørg din kollega mange kender allerede Outlook. Søg på nettet mange har spurgt om det samme. Søg i Microsofts vejledninger på support.office.com Mød op på et eller flere af Outlook-stormøderne i august se hvor og hvornår på Medarbejderportalen under Outlook. Kontakt din lokale Digitale Ambassadør se hvem det er på Medarbejderportalen under Outlook. Kontakt Helpdesk på eller opret en sag via linket på dit PC-skrivebord. 56