Quickguide Connect App 3.0

Transkript

1 Quickguide Connect App 3.0

2 Information Denne guide beskriver de grundlæggende funktionaliteter i Connect App 3.0 til din smartphone. Vær opmærksom på at der kan være funktionaliteter beskrevet i denne vejledning, som ikke er tilgængelige på din App, da nogle funktionaliteter er licensstyret. Har du spørgsmål til Appen er du velkommen til, at kontakte os eller administratoren af jeres telefonisystem. Med venlig hilsen ipvision Support Skodsborgvej 305 D DK 2850 Nærum Åbningstid: Mandag Torsdag kl. 8:00-16:00 Fredag kl. 8:00-15: support@ipvision.dk

3 Menu struktur Herunder findes en kort beskrivelse af menu strukturen. Kontakter I kontakt-viewet vises de kontakter som er markeret som foretrukne + VIP. I viewet kan man se kontaktens tilstedeværelse, noter som kontakten har tilføjet, outlook info ses først når man går ind på kontakten. Tryk og hold på kontakten for at åbne pop-up vinduet med alle kommunikationsmulighederne. Du har her mulighed for følgende: foretage opkald, chatte, sende SMS mv. Tryk på kontakten for at se det detaljerede view. I dette view kan man se oplysninger så som: organisation, afdeling, adresse, kontaktens telefonnumre og seneste møder i outlook. I det detaljerede view er der også samme funktioner som i pop-up vinduet. Mig Mig menuen giver dig mulighed for at styre tilstedeværelse, samt at ændre din egen information. Det er også i dette view du kan skrive en note som vil blive vist ud for din bruger, ligesom du kan ændre din tilstedeværelse ved at oprette en aktivitet. Chats Fra menupunktet Chats kan du modtage og sende chat beskeder, ligesom du kan oprette gruppe-chats og lave teamsamarbejde.

4 Opkaldsprogram Opkaldsprogrammet anvendes til at foretage opkald, fra appen. Opkaldslog I opkaldsloggen kan du se den loggede opkaldshistorik i kronologisk rækkefølge, med det senest opkald først i loggen. Loggen indeholder følgende oplysninger: dato, navn, telefonnummer (når det er tilgængeligt), ubesvarede kald, indgående kald, udgående kald samt tilhørende opkaldsoptagelser og telefonsvarerbeskeder. Logfilen samler data fra alle dine devices forbundet til systemet. Voic Menupunktet Voic giver dig mulighed for at aflytte dine telefonsvarerbeskeder. ACD-grupper ACD-gruppe viewet viser de ringegrupper som du er medlem af, det vil sige de ringegrupper som du kan melde dig ind- og ud af. Ind- og udmelding af ringegrupper kan ske direkte i Appen. MiTeam (Kræver licens) I MiTeam kan du se og oprette mødeindkaldelser, streams, chat mm.

5 Fremtidig tilstedeværelse Fremtidig tilstedeværelse giver mulighed for at se og planlægge fremtidig tilstedeværelse. Det er muligt at synkronisere fremtidig tilstedeværelse med Microsoft Exchange Server, således at Outlook kalenderaftaler vises i Appen. Aktivitetsomdirigering (Kræver kalds regler) Aktivitetsomdirigering gør det muligt at lave regler for løsningens aktiviteter. Det er eksempelvis muligt at lave en regel for aktiviteten syg, således at kald omdirigeres til en kollega eller til en afdeling såfremt aktiviteten er sat. Indstillinger I menuen Indstillinger har du mulighed for følgende: Opkaldsopsætning Definere hvordan et opkald skal håndteres. Omstillingstype Vælge den omstillingsfunktion du ønsker. Fejlfindingslogfiler finde og dele Fejlfindingslogfiler VoIP-tilstand Vælge det netværk som du ønsker at aktivere VoIP-tilstand på. Generelle indstillinger Lave indstillinger for chatbeskeder, status og logfiler samt systemindstillinger. I ios(iphone) har du kun VoIP indstillinger, resten kan findes under iphones egne indstillinger. Om I menupunktet Om kan det ses hvilken version af Mobil Appen der benyttes.

6 Sådan foretager du et opkald Når du skal foretage et opkald, kan dette gøres ved enten at søge kontakten frem, eller ved at benytte opkaldsprogrammet. Foretag opkald via en eksisterende kontakt Tryk på Kontakter i menuen. I kontakt-viewet vises de kontakter som er markeret som favoritter som standard. For at søge en kontakt frem tryk da på søge-ikonet. Ønsker du at foretage et opkald til en af dine favoritkontakter, skal du trykke og holde på kontakten, for at åbne pop-up vinduet med kommunikationsmulighederne. Tryk nu på Opkald.

7 Foretag opkald via opkaldsprogrammet Tryk på Opkaldsprogram i menuen. Tast det ønskede nummer og tryk på røret i den grønne ring for at ringe op. Sådan afslutter du et kald For at afslutte et igangværende kald tryk da på det røde telefonrør ikon.

8 Opret ny kontaktperson Ønsker du at oprette en ny kontaktperson gøres dette ved via Opkaldslog i menuen. Tryk på Opkaldslog for at se din kaldshistorik, og finde det nummer som du ønsker at tilknytte en kontakt til. Tryk og hold på nummeret indtil pop-up vinduet åbnes. Tryk nu på Føj til liste over kontakter. Udfyld den information som du ønsker at have tilgængelig omkring kontakten, og afslut med at trykke på Udført. Ved oprettelse af kontakten kan du også vælge at tildele den en af følgende kategorier: Foretrukken, kontakt, VIP eller blokeret. Dette gøres ved at trykke på Foretrukken øverst i højre hjørne. Kontakt kategorier Kontakt En kontaktperson med kategorien Kontakt er en helt almindelig kontaktperson som du kan søge frem og ringe op. Foretrukken Foretrukne kontakter vil som standard være vist på siden Kontakter. VIP Når en kontaktperson er markeret som VIP kan der laves særlige kaldsregler for dem. (Kræver kalds regler) Blokeret Når en kontakt er kategoriseret som Blokeret vil kald fra denne blive afvist med optaget tone. (Kræver kalds regler)

9 Sådan deler du en kontakt Ønsker du at dele en kontakt i din kontaktliste kan dette gøres på følgende måde. Søg kontakten frem via menuen Kontakter. Tryk på kontakten for at se det detaljerede view. Tryk derefter på med modtageren. ikonet og vælg hvordan du vil dele kontakten Ændring af status Når du skal ændre din status kan dette gøres ved at swipe til venstre på skærmen. Alternativt kan status ændres via menuen Mig. Tryk derefter på aktivitetslinjen hvis du blot ønsker at sætte en anden status, du vil derefter få mulighed for at vælge den ønskede status i drop down menuen. Den valgte status vil fremgå indtil du sætter en ny status. Ønsker du derimod sætte en status med sluttidspunkt, skal du i stedet trykke på de tre prikker ud for aktivitetslinjen for at åbne menuen for brugertilpasset aktivitet.

10 I menuen for brugertilpasset aktivitet kan følgende tilpasninger foretages: Aktivitet Tilgængelighed Sluttidspunkt for aktivitet Aktivitetesomdirrigering Ændring af udgående nummer Ønsker du at ændre det nummer som vises ved udgående kald, gøres dette via menuen Mig. For at ændre det udgående nummer tryk da på Opkalds-id. Du bliver nu præsenteret for de numre som du kan vælge at vise ved udgående kald. Tryk på den runde cirkel ud for det nummer som du ønsker at vise udgående for at vælge det, når prikken er sort som vist ved nummeret så er nummeret valgt. Afslut ved at trykke på fluebenet.

11 Ind- og udmelding i ringegrupper Det er muligt at melde sig ind- og ud af ringegrupper via menuen ACD-grupper. Tryk på menupunktet og du vil få vist de ringegrupper som du kan melde dig ind- og ud af. Du er meldt ind i ringegruppen når den sorte prik er synlig ved siden af Logget på.

12 Afsendelse af Chat beskeder Ønsker du at sende en chat besked til en kollega gøres dette ved at søge kontakten frem, og trykke på kontakten for at gå til det detaljerede view, og her trykke på Chat knappen. Så snart chatvinduet er åbnet vises beskeden har påbegyndt en chat., skriv chatten og afslut ved at trykke på send ikonet(pilen).

13 MiTeam (Team-samarbejde) (Kræver licens) Ønsker du at starte en stream gøres dette via menuen MiTeam. Tryk på ikonet i højre hjørne og vinduet Opret en stream. I feltet Titel navngives chatten. Navnet på chatten kan eksempelvis være navnet på en afdeling, et projekt eller lign. I feltet Inviter søges de kollegaer frem som du ønsker skal deltage i chatten. Afslut ved at klikke på flueben-ikonet. Du vil herefter få mulighed for at skrive i gruppe-chatten. Når chatten er oprettet kan den efterfølgende ses når der klikkes på Chats, i dette view vil både chats og gruppe-chats fremgå.

14 Funktionaliteter i stream I en stream er der en række funktionaliteter som kan bidrage til at gøre samarbejde nemmere. I en stream kan du bl.a. Chatte Skrive notater Dele filer Gemme links eller billeder fra internettet Tegne på whiteboard Oprette To-Do lister med adviserede deadlines Oprette mapper til at organisering af filer Afholde telefon eller videomøder Tage billeder og optage talebeskeder til chatten Sådan opretter du et nyt element Ønsker du at tilføje en fil, et billede eller et link til en gruppe-chat, så skal du trykke på plustegnet nederst i venstre hjørne i chatten. Herefter åbnes menuen hvor du kan vælge det element som du ønsker at oprette eller tilføje. Menustruktur(faneblade) i gruppe-chat Topmenuen i gruppe-chatten er inddelt således: Chat - herunder vises alle aktiviteter i gruppe-chatte Filer - herunder vises alle filer, whiteboards mm. To-Do - herunder vises To-Do listen

15 Omstilling af kald Der er to muligheder for omstilling af et igangværende kald. Omstilling med præsentation hvor kaldet præsenteres inden det omstilles til modtageren, og omstilling uden præsentation hvor kaldet ikke præsenteres. Omstilling uden præsentation Når du skal omstille et igangværende kald uden at præsentere kaldet for modtageren, skal du først åbne mobil Appen. Er Appen aktiv i et andet vindue skifter du blot til dette vindue. Tryk nu på Kontakter og find den kontakt som du ønsker at omstille kaldet til. Tryk på Omstil for at omstille kaldet til modtageren. Omstil knappen kommer først til syne når man er gået ind på Kontakten Tryk evt. på kontakten og hold nede, så kommer Omstillings menu frem. Såfremt du i Indstillinger ikke har defineret en omstillingstype, vil du hver gang du skal omstille et kald blive spurgt om det skal være Præsenteret eller Upræsenteret. Når omstillingen er gennemført dvs. når modtager har taget kaldet, vil følgende besked blive afspillet: viderestilling af kaldet er gennemført.

16 Omstilling med præsentation Når du skal omstille et igangværende kald med præsentation skal du først åbne mobil Appen. Er Appen aktiv i et andet vindue skifter du blot til dette vindue. Tryk nu på Kontakter og find den kontakt som du ønsker at omstille kaldet til. Tryk derefter på Omstil for at ringe kontakten. Såfremt du i Indstillinger ikke har defineret en omstillingstype, vil du hver gang du skal omstille et kald blive spurgt om det skal være Præsenteret eller Upræsenteret. Tryk på Præsenteret. Når der er etableret forbindelse til kontakten bliver omstillingsmenuen synlig, og du kan nu vælge at omstille kaldet ved at trykke på gå tilbage til dit oprindelig kald og lægge på, hvor den så automatisk omstiller til personen du præsenteret til, eller du kan afbryde omstillingen trykke på den røde Afbryd omstilling knap.

17 Mobil VoIP Denne App understøtter Mobil VoIP kald, det betyder at der kan foretages kald på mobiltelefonen, som går via en internetforbindelse i stedet for GSM-nettet. Denne funktion kan være særdeles nyttig hvis man befinder sig i et område eller en bygning med dårlig mobildækning, og der er en internetforbindelse tilgængelig med en god kapacitet. Mobil VoIP aktiveres forskelligt på telefonen afhængig af om det er en Android eller ios mobiltelefon. Vær opmærksom på følgende! Det er vigtigt at være opmærksom på om ind-og udgående kald er foretaget og modtaget via mobil VoIP. Når et kald er modtaget eller foretaget via mobil VoIP, vil baggrunden være rød som vist nedenfor, er baggrunden ikke rød går kaldet via GSM-nettet og dets taksering. Aktivering af Mobil VoIP på Android Gå til menuen Indstillinger og tryk på VoIP-tilstand (På hvilke netværk vil du bruge VoIP-opkald?). Swipe knappen til højre ud for VoIP for at aktivere funktionaliteten. Vælg herefter hvilke netværk du ønsker at benytte Mobil VoIP funktionaliteten på. Afslut ved at trykke på Ok.

18 Aktivering af Mobil VoIP på ios Gå til menuen Indstillinger og tryk på VoIP-tilstand (På hvilke netværk vil du bruge VoIP-opkald?). Swipe knappen til højre ud for VoIP for at aktivere funktionaliteten. Vælg herefter hvilke netværk du ønsker at benytte Mobil VoIP funktionaliteten på.

19 Omstilling af kald med Mobil VoIP Omstilling af kald håndteres på en anden måde når Mobil VoIP er aktiveret, da kaldene modtages direkte i mobil Appen. Med mobile VoIP kan der kun foretages omstilling med præsentation. Omstilling med præsentation Mobil VoIP Når du skal omstille et igangværende kald med præsentation via Mobile VoIP, modtages kaldet direkte i Appen hvorefter kaldet besvares. Tryk derefter på pilen nederst i midten af skærmen (under det røde rør). Den seneste anvendte menu på Appen åbnes nu op. Har du ikke brugt Appen tidligere på dagen vil den som default åbne menuen kontakter Tryk på den kontakt som du ønsker at omstille til, og vælg det nummer som du vil ringe kontakten op på. Tryk på den kontakt som du ønsker at omstille til, og vælg det nummer som du vil ringe kontakten op på. Når der er etableret forbindelse til kontakten kan du præsentere kaldet, og efterfølgende omstille det ved at trykke på den grønne pil.

20 Fremtidig tilstedeværelse Fremtidig tilstedeværelse giver mulighed for at se og planlægge fremtidig tilstedeværelse. Der kan også knyttes en aktivitet til fremtidig tilstedeværelse, hvilket gør det muligt at få telefonisystemet til at agerer efter en given aktivitet, i det tidsrum du holder møde. Du kan se fremtidig tilstedeværelse 5 arbejdsdage frem i tiden. Det er muligt at synkronisere fremtidig tilstedeværelse med Microsoft Exchange Server, således at Outlook kalenderaftaler vises i Appen. Booking af møde Ønsker du at booke et møde gøres dette via menuen Miteam. Tryk på ikonet i højre hjørne og vinduet Opret et møde. Udfyld nu mødeindkaldelsen og afslut ved at trykke på flueben.