INTRODUKTION TIL OUTLOOK 2010

Transkript

1 INTRODUKTION TIL OUTLOOK 2010

2 Indhold INTRODUKTION TIL OUTLOOK PROGRAMMETS OPBYGNING OPSÆTNING OG INDSTILLINGER I OUTLOOK OPSÆTNING AF SKRIFTTYPER I OUTLOOK OPSÆTNING AF SIGNATUR I OUTLOOK OPSÆTNING AF LÆSERUDER I OUTLOOK AKTIVERING AF SØN- OG HELLIGDAGE I OUTLOOK OPSÆTNING AF EGENSKAB FOR KALENDER I OUTLOOK STYRING AF RUDER I OUTLOOK MAIL I OUTLOOK PRIORITET KONTROL OPFØLGNING ANVENDELSE AF ADRESSEKARTOTEK I OUTLOOK AUTOSVAR (IKKE TIL STEDE) KALENDER I OUTLOOK AFTALE OG MØDE PLANLÆGNING I OUTLOOK ANVENDELSE AF PLANLÆGNINGSASSISTENTEN I OUTLOOK ANVENDELSE AF GRUPPEKALENDER WEBMAIL I OUTLOOK SIGNATUR I WEBMAIL ÆNDRE PASSWORD I OUTLOOK INSTRUKTIONSFILM TIL OUTLOOK PROGRAMMETS OPBYGNING OPSÆTNING AF SKRIFTTYPER I OUTLOOK OPSÆTNING AF SIGNATUR I OUTLOOK OPSÆTNING AF LÆSERUDER I OUTLOOK AKTIVERING AF SØN- OG HELLIGDAGE I OUTLOOK OPSÆTNING AF EGENSKAB FOR KALENDER I OUTLOOK STYRING AF RUDER I OUTLOOK MAIL I OUTLOOK PRIORITET KONTROL OPFØLGNING ANVENDELSE AF ADRESSEKARTOTEK I OUTLOOK AUTOSVAR (IKKE TIL STEDE) KALENDER I OUTLOOK AFTALE OG MØDE PLANLÆGNING I OUTLOOK ANVENDELSE AF PLANLÆGNINGSASSISTENTEN I OUTLOOK ANVENDELSE AF GRUPPEKALENDER Side 2/28

3 INTRODUKTION TIL OUTLOOK 2010 I forbindelse med overgangen fra Lotus Notes til Outlook er der behov for en mindre orientering om programmet, samt nogle opsætningsmæssige indstillinger. Fra centralt hold er standard størrelsen på den enkelte mailboks sat til 2GB. Endvidere er der også sat en standard maksimum størrelse på mail således, at hverken indgående eller sendt mail kan overstige 50MB. Endelig skal man være opmærksom på, at nogle filer, ikke kan sendes uden at man zipper dem fx program og systemfiler. PROGRAMMETS OPBYGNING. Outlook 2010 bygger på de samme ideer som nogen kender fra Office Den store visuelle forskel i forhold til ældre Office produkter ligger i hvad Microsoft kalder Faneblade & bånd. Ideen med disse bånd er, at menuerne/ikonerne ændre sig på båndet i forhold til hvilken funktion man ønsker og anvende. Indstillinger for programmet i version 2010 foregår under fanebladet Filer Læse rude. Navigations rude. Læg mærke til de store knapper i bunden for hurtig udpegning. Opsætningen af ruder foregår under fanebladet Vis Opgavepanel. Side 3/28

4 Læse rude. Mailens indhold kan læses. Afhængigt af indstillinger for visning af mail vil Outlook systemet registrere om mailen er læst Navigations rude. Ønsket mail udpeges (mus el. pil) Mailen åbnes ved dobbeltklik eller Enter Mail lukkes ved Esc OPSÆTNING OG INDSTILLINGER I OUTLOOK 2010 OPSÆTNING AF SKRIFTTYPER I OUTLOOK 2010 For at kunne opfylde kravene fra UC Syddanmarks designmanual skal der foretages nogle indstillinger i programmet. Aktiver Filer Indstillinger Post Side 4/28

5 Under Opret meddelelser vælges punktet Brevpapir og skrifttyper.. Punkterne Nye s og Svar på eller videresendelse af meddelelser skal begge indstilles skrifttypen Verdana i størrelse 10 Udpeg skrifttypen Verdana i størrelse 10 Efter at punkterne Nye s og Svar på eller videresendelse af meddelelser er indstillet til skrifttypen Verdana i størrelse 10 vælges OK Hele vejen ud. Side 5/28

6 OPSÆTNING AF SIGNATUR I OUTLOOK 2010 For at kunne opfylde kravene fra UC Syddanmarks designmanual vedr. mail afslutning skal disse sættes ind i programmet. En smart finesse i Outlook, er at man kan operere med flere signaturer. Vi vil i eksemplet oprette tre forskellige. Kaldt Arbejde Arbejde kort Privat Aktiver Filer Indstillinger Post Under Opret meddelelser vælges punktet Signaturer.. Som udgangspunkt er -signatur tom Vælg Ny indtast fx Arbejde og afslut med OK Side 6/28

7 Udfyld signaturen Arbejde med de oplysninger der er er krævet. Se evt. opsætningen fra notes i mappen C:\UCSSIGN filen notesafsl.html Åben denne fil i en browser og kopier teksten ikke billedet! Skrifttypen skal også her være Verdana størrelse 10 Indsæt efterfølgende billedet ved at aktivere billedikonet (*) og billedet C:\UCSSIGN\ Logo_kort.jpg udpeges Signaturen Arbejde kort oprettes på samme måde som ovenstående. Dog med en reduceret mængde skrift Noget tilsvarende laves ved signaturen Privat Disse arbejdssignaturer skal så indsættes i henholdsvis Nye meddelelser og Svar/videresendelse Det smarte ved denne funktion er at mails man svarer på bliver markeret med den korte version de ved jo hvem du er! Hvorimod nye mails bliver påført den udførlige arbejdssignatur Den Private signatur vælges i selve en Vælg OK hele vejen ud Side 7/28

8 OPSÆTNING AF LÆSERUDER I OUTLOOK 2010 Læseruder i Outlook 2011 er som standard sat til og marker mails efter 5 sekunder og muligheden for og anvende mellemrumstasten til og skifte markør position. Disse standarder kan dog for nogle brugere være en prøvelse og arbejde under. Standard indstillingen betyder, at hvis markøren har været placeret på en mail i 5 sekunder vil systemet registrere den som læst. Denne kan selvfølgelig ændres til x antal sekunder, men det vil stadig betyde, at der hvor markøren bliver efterladt vil blive markeret som læst. En anden mulighed er at sætte indstillingen til Marker emnet som læst, når markeringen ændres. Altså når man flytter markeringen fra en til en anden. Læsning ved brug af mellemrumstasten betyder at man kan bruge mellemrumstasten til og bladre i mails Hvis man ønsker, at ændre standard indstillingerne for læserude gøres det sådan: Aktiver Filer Indstillinger Post Outlook-ruder Aktiver Læserude.. Side 8/28

9 AKTIVERING AF SØN- OG HELLIGDAGE I OUTLOOK 2010 Som udgangspunkt er søn- og helligdage ikke aktiveret i Outlook. De er dog umiddelbart tilgængelige men skal som sagt aktiveres. Aktiver Filer Indstillinger Kalender Kalenderindstillinger Aktiver Tilføj helligdage Kalender for de lande der skal implementeres skal udpeges. Aktiver herefter OK Selvom at der var flueben ved Danmark skal ser vælges OK Søn- og helligdage vil nu blive indført i kalenderen OPSÆTNING AF EGENSKAB FOR KALENDER I OUTLOOK 2010 Som standard kan alle ansatte ved UC Syddanmark se hinandens kalender som optaget/ledig tid, emne, placering. Hvis man ønsker og give yderligere adgang til kalenderen gøres det under Egenskaber for kalender Aktiver Kalendertilladelser på fanebladet Startside Side 9/28

10 Standard er sat til Ledig/optaget tid, emne, placering dette styres via Exchange serveren. Hvis der ønskes, at en person eller en gruppe får andre rettigheder på ens kalender gøres det ved: 1. Tilføj personen eller personerne. 2. Kontroller at den ønskede person er markeret 3. Den pågældende person tildeles rettigheder på din kalender. Eksemplet viser: Michael Tarp kan se kalenderen med Detaljerede oplysninger. Han har mulighed for og flytte tidspunktet. Og han har mulighed for og slette møde Side 10/28

11 STYRING AF RUDER I OUTLOOK 2010 Det er muligt og tilpasse layoutet individuelt i Outlook Opbygningen af startsiden kan blandt andet styres af Ruder Læse rude Navigations rude Opgavepanel Styring af ruder sker i fanebladet Vis Ønsker man og ændre på en af disse ruders indstillinger skal man aktiver den lille trekant Standard er Outlook sat til højre i læserude. Ønskes en anden indstilling aktiveres den her. Indstillinger her referer til det samme som under punktet Opsætning af læseruder Side 11/28

12 Vælges Bund Ændres udseende til kun og indeholde en kolonne som er opdelt i to områder. Med mail oplysninger øverst. Og med mail indhold nederst Vælges Deaktiveret Ændres udseende til kun og indeholde en kolonne. Og mail indhold er ikke synligt. MAIL I OUTLOOK 2010 Denne vejledning vil ikke beskæftige sig med de grundlæggende mailfunktioner så som sende og modtage en mail. Vejledningen er tænkt som en hurtig indførsel i programmet ud fra den forudsætning, at læseren har et basalt kendskab til et mailprogram. Start Outlook på ikonet. Ved brugernavn indtastes: ucs\xxxx (fire initialer) Adgangskode oplyses af IT- afdelingen. NB. Ønsker du og ændre adgangskode foregår det via webmailen se punktet ÆNDRE PASSWORD I OUTLOOK 2010 side 27 hvis du anvender Navision og evt. trådløs net kan det også påvirke adgangen der. En ny mail startes i fanen Startside længst til venstre. En hurtigere måde og starte en ny mail på, uanset hvor man står i selve mail delen af programmet er ved og aktiver (Ctrl + n) Side 12/28

13 I Til feltet indtastes den ønskede adresse. Er modtageren en kollega fra UC Syddanmark kan man nøjes med og skrive navnet. Navnet kan kontrolleres ved og aktiver Kontroller navne i båndet. Navne (interne) vil også kunne udpeges ved og aktiver Til eller Adressekartotek Adresselister og mailadresser på ekstern bruger kommer til og ligge i Public Folders afslutningen kan ændres ved og udpege et alternativ på ikonet Signatur Vedhæftning (filer) foregår ved og aktiver den velkendte clips. I Outlook 2010 er der derudover muligt og vedhæfte et visitkort, egne kalenderoplysninger eller et andet Outlook element fx en mail PRIORITET KONTROL For og anskueliggøre vigtigheden over for modtageren af mailen, kan dette indikeres ved og hæve og sænke prioriteten. Det har intet med hastighed og gøre, kun en visuel indikation af mailen ved modtageren. Ved og aktiver Mærker fremkommer der en dialogboks som blandt andet inder holder Anmodning om kvittering, når meddelelsen er modtaget og en Anmodning om kvittering, når meddelelsen er læst Det er ikke givet, at dette understøttes af den mailserver hvor modtager adressen befinder sig. Endvidere kan man i nogle systemer også afvise, at lade sine mails blive markeret som Side 13/28

14 læst OPFØLGNING Det er allerede muligt under udfærdigelsen af mailen at indiker om der ønskes opfølgning. Afhængigt af valgt opfølgningstidspunkt vil mailen blive påført et stempel Side 14/28

15 Også mail der modtaget kan markeres med opfølgning. Når mails er blevet påført en opfølgning vil de fremgå i Opgavepanelet på forsiden. ANVENDELSE AF ADRESSEKARTOTEK I OUTLOOK 2010 Modtager af ny mail kan enten indtastes i det tilhørende felt. Eller det kan udpeges ved og aktiver Til.. eller Adressekartotek Aktiver Adressekartotek Afhængigt af hvilket Adressekartotek der er valgt vil der fremkomme person- eller gruppeoplysninger som kan udpeges ved (dobbelt klik) eller (Enter) Side 15/28

16 Ved og kikke ned over listen af navne kan man se, at der er tre typer af elementer. 1. Person med globus. Personens mailboks ligger uden for Outlook/Exchange miljøet. I dette tilfælde betyder det, at personens mailboks ikke er blevet konverteret til Outlook og han/hun vil modtage mailen i Lotus Notes. 2. Person uden globus. Personens mailboks er konverteret og er derfor en del af Outlook/Exchange miljøet. 3. To personer. Gruppe på normalt to eller flere personer. Hvis man vælger og skrive til en gruppe kan gruppen vises med eller uden + foran gruppenavnet. En gruppe med + foran navnet betyder, at gruppen er en statisk mailgruppe. Forstået på den måde, at der er nogen der har sat navnet ind i gruppen. Gruppen opdateres manuelt i AD et. Hvis gruppen ikke har et + tegn foran, betyder det, at den er dynamisk. Hvilket igen betyder, at den bliver dannet på baggrund af AD grupper. Typisk hvilken afdeling personen er ansat i. Aktiveres + vil der (evt. kun første gang) komme en dialogboks frem om og udvide listen vælg OK Gruppens medlemmer vil herefter blive foldet ud Ønsker man at slette enkelte personer på listen kan det gøres. Uden at det som sådan påvirker gruppen. Grupper uden + kan ikke foldes ud og man kan ikke se/kontroller gruppens indhold. Men da de styres via AD et er gruppens indhold hele tiden valid i forhold til den enkelte personens afdelings placering. Side 16/28

17 En gruppe eller en person kan også være placeret i Public Folders og er indikeret med et billede af en mappe med et mail ikon på. Disse mailgrupper er beregnet til og indeholde mailoplysninger på personer, der ikke er ansat ved UC Syddanmark. Altså personer ude fra. Listerne ajourføres af en person eller en gruppe af personer fx i en afdeling. Listerne kan synliggøres eller skjules for den enkelte bruger. AUTOSVAR (IKKE TIL STEDE) Ikke til stede agenten aktiveres på følgende måde: Vælg Fanebladet - Filer Under punktet Oplysninger vælges Autosvar Her kan det godt tage lidt tid inden programmet reagerer! Det ønskede autosvar udfyldes henholdsvis i I min organisation og i Uden for min organisation Teksten kan god være forskellig! Endelig er det også muligt og indstille et tidsrum hvor autosvar er aktiveret. Så længe Autosvar er aktiveret vil dette kunne ses under: Punktet Oplysninger vælges Autosvar Eller direkte i Indbakken Side 17/28

18 Personer der kontakter dig i perioden hvor Autosvar er aktiveret vil automatisk modtage den indtastede tekst. NB. Der bliver ikke leveret en status mail med oversigt over hvilke personer der kontaktet dig i perioden hvor Autosvar har været aktiveret. KALENDER I OUTLOOK 2010 Gennemgangen af kalenderfunktionen i Outlook 2010 vil forgå ud fra de samme præmisser som ligger til grund for gennemgangen af mail delen. Kalenderoplysninger fra personer der anvender Lotus Notes vil ikke være synlig i Outlook! Men møde aftaler kan udveksles mellem de to systemer. Alle bruger i Outlook er sat standard til at vise optaget/ ledig tid, emne, placering. For og ændre perioden der er synlig i kalenderen kan man henholdsvis aktiver Dag Arbejdsuge Uge Måned Ved og vælge Måned visning kan uge nummer aflæses Side 18/28

19 AFTALE OG MØDE PLANLÆGNING I OUTLOOK 2010 Ny aftale aktiveres på ikonet eller ved og trykke (Crtl + n) Nyt møde aktiveres på ikonet En smart og nyttig detalje i Outlook er at der ned i højre hjørne fremkommer en rulleliste der anskueliggør muligheder og konflikter for et møde den pågældende dag med den ønskede mødelængde NB. Kalenderoplysninger fra Lotus Notes bliver ikke overført. Side 19/28

20 Valg af mødedag kan foretages ved og ændre datoen ud for stjernen eller ved og klikke i kalenderen i højre hjørne Relevante indstillinger sættes og sendes Efter afsendelsen vil det planlagte møde fremgå af kalenderoversigten Tilbagemeldingen foregår via mail. Her vil man enten kunne se om mailen bliver accepteret afvist eller om der bliver bedt om yderligere oplysninger Åbnes mailen/kalenderen vil man foroven kunne se tilbagemeldingen på mødeanmodningen. I bunden af kalenderhovedet kan man se status på tilbagemeldinger, er kun relevant ved flere inviterede Side 20/28

21 ANVENDELSE AF PLANLÆGNINGSASSISTENTEN I OUTLOOK 2010 Mødet udfyldes med mødedeltager og en eventuel mødedag Aktiver Planlægningsassistenten 1. Personer kan kobles til/fra i oversigten ved og fjerne/sætte flueben ud for personen. Der tilføjes yderligere personer under listen. 2. Tidsindikatoren kan placeres på et andet tidspunkt ved hjælp af tidslinjen eller markering med musen. 3. Hurtigvalg af en alternativ dato kan foregå i kalenderoversigten. Side 21/28

22 Når et passende tidspunkt er fundet. Ingen konflikter eller mindst mulige. Man kan her vælge og Sende eller gå tilbage til Aftale Under aftale vil man kunne se, at det fremfundne mødetidspunkt er overført til aftalen og de øvrige ting som emne og sted kan udfyldes inden afsendelse. ANVENDELSE AF GRUPPEKALENDER Aktiver først Kalender i navigationsruden. Aktiver derefter Kalender-grupper Vælg Opret ny kalendergruppe Side 22/28

23 Indtast et sigende navn til kalendergruppen Udpeg de personer der skal kunne ses i oversigten. Kalenderoplysninger virker kun for personer der anvender Outlook kalender. Personer i adressekartoteket med en Globus er personer der pt. ikke er omlagt/konverteret til Outlook. Læseruden bliver delt op med x antal kalendere således overblikket bliver bedre. Hvis der ønskes tilføjet flere personer til en eksisterende gruppekalender kan det gøres på følgende måde: Højreklik på gruppekalenderens navn. Vælg Tilføj kalender fra Fra adressekartoteket Udpeg den/de personer der ønskes tilføjet. Side 23/28

24 Ønskes en person/kalender slettet fra en eksisterende gruppekalender gøres det på følgende måde: Højreklik på det navn/kalender der ønskes slettet Vælg Slet Kalender Side 24/28

25 WEBMAIL I OUTLOOK 2010 Outlook 210 webmail kan du tilgå via browseren på en hvilken som helst computer i verden. Login og password styres via AD et ucs. På sigt vil det password du anvender for og tilgå UC Syddanmarks netværk blive det samme som anvendes til webmailen For at starte webmail åbnes en browser (Internet Explorer) Indtast adressen webmail.ucsyd.dk Adressen bliver omdirigeret til en linje hvilket betyder, at det er en sikker forbindelse der anvender kryptering. Efter indtastning af webadressen fremkommer login billedet. Her kan du vælge om computeren er offentlig eller privat Forskellen ligger i om du er vidende om computeren/internetforbindelsen overholder UC Syddanmarks sikkerhedsforskrifter. Pt. er der ingen (marts 2011) Hvis der sættes flueben i Brug Outlook Web App Light anvendes der en applikation som ikke kræver en så stor datalinje. Dette sker dog på bekostning af funktionaliteten. Indtast initialer (4) med tilhørende password det samme som du anvender til Outlook klienten/program. Når man er logget ind opfører web applikationen sig meget på samme måde som i klientdelen. Dog har man ikke de samme funktioner til rådighed. Side 25/28

26 SIGNATUR I WEBMAIL I højre hjørne aktiveres Indstillinger og punktet Se alle indstillinger Under Indstillinger vælges igen Indstillinger og i punktet Post udfyldes E- mail signatur Skrifttype og størrelse er Verdana/10 Sæt evt. kryds i Medtag automatisk min signatur ellers kan signaturen også indsættes manuelt i selve en, når denne skrives. Hold formatet i html. Vælg Gem nederst i højre hjørne NB. Der kan ikke indsættes billede. Side 26/28

27 ÆNDRE PASSWORD I OUTLOOK 2010 Hvis man ønsker og ændre password i Outlook skal man huske på, at det følger login fra AD et UCS. Sagt på en anden måde, hvis du ændrer password i Outlook ænder du dermed også password i Outlook klienten og fx Navision. På sigt vil det også få indvirkning på dit login til computerne samt det trådløse net mm. i UC Syddanmark. Aktiver Indstillinger i højre hjørne af browseren. Vælg Skift adgangskode Udfyld Eksisterende adgangskode med det nuværende. Indtast det ønskede password i Ny adgangskode og i Bekræft ny adgangskode. Passwordet skal som minimum overholde følgende: 7 tegn langt. Indeholde både tal og bogstaver. Mindst et stort bogstav. Vælg Gem nederst i højre hjørne Knud Adamsen 2. august 2011 Side 27/28

28 INSTRUKTIONSFILM TIL OUTLOOK 2010 PROGRAMMETS OPBYGNING OPSÆTNING AF SKRIFTTYPER I OUTLOOK 2010 OPSÆTNING AF SIGNATUR I OUTLOOK 2010 OPSÆTNING AF LÆSERUDER I OUTLOOK 2010 AKTIVERING AF SØN- OG HELLIGDAGE I OUTLOOK 2010 OPSÆTNING AF EGENSKAB FOR KALENDER I OUTLOOK 2010 STYRING AF RUDER I OUTLOOK 2010 MAIL I OUTLOOK 2010 PRIORITET KONTROL OPFØLGNING ANVENDELSE AF ADRESSEKARTOTEK I OUTLOOK 2010 AUTOSVAR (IKKE TIL STEDE) KALENDER I OUTLOOK 2010 AFTALE OG MØDE PLANLÆGNING I OUTLOOK 2010 ANVENDELSE AF PLANLÆGNINGSASSISTENTEN I OUTLOOK 2010 ANVENDELSE AF GRUPPEKALENDER Side 28/28