Cirkulære af om indkøb af varer og tjenesteydelser i Selvstyrets centraladmini stration og underliggende institutioner

Transkript

1 Cirkulære af om indkøb af varer og tjenesteydelser i Selvstyrets centraladmini stration og underliggende institutioner Forniål 1. Formålet med cirkulæret er at sikre alle virksomheder lige adgang til offentlige kontrakter. Stk. 2. Cirkulæret skal endvidere bidrage til, at de offentlige institutioner opnår stordriftsfordele og effektivitet i deres indkøb både mht. pris og kvalitet. Stk. 3. Cirkulæret omfatter ikke udbud og indkøb i forbindelse med hygge- og anlægsvirksomhed. Anvendelsesområde 2. Ved brug af udbud i forbindelse med indkøb af varer og tjenesteydelser i Selvstyrets centraladministration og underliggende institutioner (i det følgende kaldet Enhederne), skal nærværende cirkulære overholdes. Stk. 2. Ved Enhederne forstås de i Grønland beliggende institutioner med bevillingstypen drift på Finansloven med undtagelse af de nettostyrede virksomheder (Asiaq, Mittarfeqarfiit og Nukis siorfiit) og Inatsisartuts Formandskab med dertil knyttede institutioner. De herved undtagne virksomheder og institutioner samt KNR kan dog ved ønske herom omfattes i udbud og aftaler. Se også 3. stk. 4. Stk. 3. Ved centralt indkøb af varer og tjenesteydelser som nævnt i Bilag i for en samlet forventet værdi over de i bilaget nævnte tærskelværdier pr. kalenderår, skal købet udbydes offentligt. Dette omfatter også delkontrakter, som samlet overstiger tærskelværdien. Stk. 4. Yderligere områder vil blive undersøgt med henblik på udvidelse af cirkulærets anvendel sesområde, hvorfor Økonomi- og Personalestyrelsen skal kontaktes af Enhederne inden indgåelse af aftaler vedrørende varer og tjenesteydelser generelt, som overstiger DKK i Kompetence 3. Udbud og indkøb er som udgangspunkt økonomi- og Personalestyrelsens ansvarsområde og vil ske på baggrund af en behovsvurdering hos Enhederne. Stk. 2. De enkelte Enheder må således ikke selv foretage indkøb af de i 2 nævnte varer og tjenesteydelser med mindre det sker i henhold til rammeaftale, jf. 5. Stk. 3. Efter aftale med de enkelte Enheder, kan den i stk. i nævnte kompetence videregives til én eller flere specifikke Enheder. Stk. 4. Enhederne samt Asiaq, Mittarfeqarfiit, Nukissiorfiit og KNR er forpligtiget til at orientere Økonomi- og Personalestyrelsen om planlagte udbud. Ligebehandling 4. Udbud i henhold til dette cirkulære gælder for alle virksomheder. Såfremt indkøb af varer og/eller tjenesteydelser kræver, at arbejdet drives eller udføres i GrØnland, skal betingelserne i Landstingslov om næringsvirksomhed i Grønland overholdes. Grønlandske tilbudsgivere skal være registreret i Grønlands Erhvervsregister. Stk. 2. På den baggrund skal alle tilbudsgivere behandles ens og udelukkende vurderes ud fra deres evne til at påtage sig den konkrete opgave. Stk. 3. Modtager den offentlige myndighed i forbindelse med specifikation af udbuddet rådgiv ning af potentielt berørte tilbudsgivere, skal konkurrerende potentielle tilbudsgivere stilles lige i den efterfølgende udhudsforretning.

2 Raminea[taler 5. Enhederne er I()rpligtet til at lølge rammeaftaler indgået eller tiltrådt af økonomi- og Personalestyrelsen Stk. 2. Ovennævnte Ibrpligtelse pihegyndes dog Først ved udløb af Enhedens allerede indgåede rammeaftaler,jl. 21. Uclbucisproceciurer 6. IndkØb al varer og tjenesteydelser som nævnt i 2, stk. 2 skal udbydes offentligt, hvor den samlede værdi af kontrakten br en 1 2 måneders periode overstiger de i 2, stk. 2 nævnte tær skelværdier. Begrænsede udbud kan dog anvendes som nævnt i 9, mens udbud efter forhand ung alene kan anvendes som nævnt i I 0. Stk. 2. Tilhudsgivning skal ske ved lukkede bud. Stk. 3. Udbudsproceduren herunder tilhudsgivning kan efter udbyders valg ske elektronisk. 7. I forbindelse med udbud vil der blive taget højde for om tilbudsgiverne har forfalden gæld vedrørende skatter og afgifter, jf. 7 i Landstingslov af 2. maj 1996 om inddrivelse og forebyg gelse af restancer til det offentlige samt har tegnet relevante lovpligtige forsikringer. Tilbudsgi verne skal i begge tilfælde selv tilvejebringe og fremsende den nødvendige dokumentation sammen med tilbuddet. Offentlige udbud 8. Indkøb af varer og ljenesteydelser som nævnt i 2, stk. 2 skal udbydes offentligt, hvor den samlede værdi af kontrakten pr. kalenderår overstiger de i 2, stk. 2 nævnte tærskelværdier. Stk. 2. Grænseværdien hæves forholdsmæssigt med de i 2, stk. 2 nævnte tærskelværdier for hver ekstra måned i kontraktsperioden. Stk. 3. Ved offentlige udbud skal alle have lige adgang til at byde. Begrænsede udbud 9. Begrænsede udbud kan anvendes, når kun bestemte leverandører har den nødvendige kapa citet eller det nødvendige speciale til at levere pågældende varer og/eller tjenesteydelser. Stk. 2. Ved begrænset udbud kan det offentlige gennemføre en prækvalifikationsrunde ved at indkalde mulige tilbudsgivere ved offentliggørelse af en udbudsannonce i pressen eller i elektroniske medier. I udbudsannoncen skal angives 1) en frist på mindst 15 arbejdsdage til at anmelde interesse i at deltage, 2) karakteren af de oplysninger vedrørende økonomisk og teknisk formåen, som skal doku menteres for at kunne blive prækvalificeret, samt dokumentationskrav herfor, 3) om opgaven vil blive tildelt efter kriteriet laveste pris eller efter kriteriet det økonomisk mest fordelagtige bud, og 4) hvor mange virksomheder der maksimalt vil blive opfordret til at afgive tilbud. Aftale efterforhandling 10. Ved aftale efter forhandling forhandles der med én eller flere virksomheder. Stk. 2. Når Erihederne vælger at forhandle, skal det senest ved forhandlingernes begyndelse over for de udvalgte virksomheder tilkendegives, hvilken procedure der vil blive fulgt, herunder hvilke kriterier, der vil blive lagt til grund for valget af leverandør.. Stk. 3. Aftale efter forhandling kan ske i følgende tilfælde

3 - GrØnlands - I frister I ) Hvis varen og/eller tjcnesteydelsens omfang, kvalitet eller tidsftrløb kun med stor vanskelighed kan fastlægges i et udhudsgrundlag 2) Nr kun en leverandør i praksis har mulighed tor at levere varer og/eller tjenesteydelserne. 3) Når gennemførslen al et udbud vil medcøre ulorholdsmæssigt store udgifter i forhold til den potentielle besparelse. Udbudsmeddelelse og -materiale 11. Meddelelse om offlntlige eller begrænsede udbud skal som minimum bekendtgøres samtidigt på grønlandsk og dansk følgende steder: Selvstyres hjemmeside en eller flere grønlandske landsdækkende aviser Stk. 2. Er kontraktens værdi over 25 mio. kr. pr. kalenderår, kan opfordringen til at byde endvi dere bekendtgøres på engelsk på minimum 2 internationale websites. Stk. 3. Er ydelsens karakter klart geografisk afgrænset kan opfordringen til at byde nøjes med at blive bekendtgjort i lokale medier. Det skal dog tages med i overvejelserne om andre udefra kommende aktører kunne tænkes at etablere sig på det pågældende marked, som en følge af udbuddet. 12. Udbudsmeddelelsen ved offentlige eller begrænsede udbud skal som minimum indeholde oplysninger om udbuddets karakter, omfang og relevante datoer, herunder start- og slutdato. Stk. 2. Der bydes på grundlag af de oplysninger, som fremgår af udbudsmaterialet. Udbudsma terialet skal være entydigt og således udformet, at der er klarhed over varens eller tjenesteydel sens omfang og indhold. 13. Udbudsmaterialet ved offentlige eller begrænsede udbud skal som minimum indeholde følgende oplysning: 1) Den valgte udbudsprocedure 2) De valgte udvælgelseskriterier, eksempelvis laveste pris, økonomisk mest fordelagtige tilbud og/eller andre kriterier, herunder vægtning af kriterierne 3) Hvem der er autoriseret til at åbne de indkomne bud, herunder om der vil blive brugt eks pertbistand til vurdering af buddene. 4) Hvor tilbudsgiver kan få yderligere specifikationer og/eller dokumentation 5) Afleveringsfrister 6) Formkrav, herunder format, sprog og afleveringssted 7) Betalingsforhold og i det omfang der tages betaling for udbudsmaterialet 8) Frist for offentliggørelse af budvinder Stk. 2. Det er tilstrækkeligt, at udbudsmaterialet herunder bilag udarbejdes på et sprog. Tekniske specifikationer 14. I det omfang udbudsmaterialet omfatter tekniske specifikationer. skal der i relation hertil udelukkende fokuseres på produktets ydelse og/eller standarder. Stk. 2. Det er ikke tilladt at kræve anvendelse af specifikke produkter, varemærker m.v. Stk. 3. I tilfælde hvor produktet vanskeligt lader sig beskrive, kan der henvises til specifikke produkter med tilføjelse af eller lignende i udbudsmaterialet. Stk. 4. Uanset bestemmelserne i stk. I -3 kan der for så vidt angår IT hard- og software af hensyn til kontinuitet, kompatihilitet og effektivitet kræves, at det leverede skal være kompatihelt med de allerede valgte standardprodukter.

4 T1(1S- og veciståe/sesfrister 15. Ved valg al ollentlige udbud skal fristen mellem annoncering og afleveringsfrist minimulti være 2 i dage. Stk. 2. Ved begrænsede udbud skal fristen mellem annoncering og acleveringsfrist minimum være 14 dage til i. fase (prækvalifikation) og derefter minimum 14 dage til 2. fase (tilbudsfasen). Stk. 3. Tidsfristen for aflevering er til forhandling ved udbud efter forhandling. 16. Tilhudsgiver er lorpligtet til at vedstå sit tilbud i 20 arbejdsdage efter fristen for afgivelse af tilbud, medmindre andet er angivet i udbudsmaterialet. Stk. 2. Ved lorhandlinger efter 10 frigøres en tilhudsgiver, der ikke indbydes til forhandlinger eller fravælges i løbet af forhandlingerne, fra sit tilbud, så snart beslutningen herom er meddelt tilhudsgiveren. Uoverenssteminencie bud 17. Bud som ikke afleveres på rette sted til rette tid eller ikke overholder de annoncerede formkrav skal kasseres. Annoncering df udbudisvindler 18. Vinder af en udbudsrunde skal annonceres på GrØnlands Selvstyres hjemmeside på det i udbudsmeddelelsen fastsatte tidspunkt. Følgende skal i forbindelse med annonceringen fremgå: I ) Karakteren og omfang af udbuddet 2) Den vindende tilbudsgivers navn og adresse 3) Hvilken udbudsprocedure, der er anvendt 4) Hvis udbud efter forhandling er valgt, en begrundelse for det. Klageadgang 19. Såfremt cirkulæret ikke overholdes, kan der fremsendes en klage til Departementet for Finanser. Stk. 2. Klagen vil ikke have opsættende virkning. Ikrafttræden og overgangsbestemmelse 20. Cirkulæret er revideret den 24. september og erstatter alle tidligere udgaver. Stk. 2. Cirkulæret vil minimum hvert år blive revideret i forhold til dets anvendelsesområde, idet det forventes løbende udvidet. 21. Indtil udløb af allerede indgåede rammeaftaler for hver enkelt enhed finder 5 ikke anven delse. Grøniands Selvstyre, den- j/ ) 2010 Zchz1 Departementschef I Daniel Gottrup Fungerende styrelseschef

5 Bilag i Cirkulærets anvendelsesområde Tjenesteydelser Beløbsgrænse I By eller region Snerydning DKK I Nuuk Rengøring DKK 5 mio. I Nuuk Konsulentbistand og rådgivning i forbindelse DKK 5 mio. I Hele GrØnland med IT-systemanskaffelser IT-drift og support DKK 5 mio. I Nuuk Opslag af stillingsannoncer DKK 5 mio. I Hele GrØnland Varer IT-udstyr herunder bla. computerc og tilbehør hertil. Printere og Multifunktionsmaskiner Kontorartikler KontormØbler og inventar DKK 1,5 mio. I Nuuk DKK i,5 mio. I Nuuk DKK I Nuuk DKK i mio. I Nuuk