Implementering af Bookplan i Region Nordjylland

Transkript

1 Implementering af Bookplan i Region Nordjylland Susanne Skeem Projektleder RN Lena H. Malmberg Implementeringsansvarlig projektleder RN Capgemini Sogeti - Århus 21.maj 2015

2 Agenda Nyt bookingsystem i Region Nordjylland Organisering Standardisering Implementering Strategien for implementering Implementeringsmodel Planlægning af implementering Support Løbende forbedringer Dybde og breddeimplementering Opsamling og erfaringer

3 Region Nordjylland - januar fuldtids medarbejdere 1744 sengepladser indlæggelser og udskrivninger årligt operationer årligt ambulante besøg årligt

4 Forventede gevinster Fremme samarbejde samt udnytte kapacitet og ressourcer også på tværs af hospitaler/sygehuse, afsnit og klinikker. Minimere ventetider for patienter og sundhedsfagligt personale. Patient empowerment: EAR med visning af ventetider i ambulatoriet. Patienterne kan via webbooking se sine aftaler med regionens sygehuse, selv booke eller ændre udvalgte tider.

5 Nyt klinisk bookingsystem til RN Udarbejde kravspecifikation og usecases Udbudsproces valg af system Afklaring Klargøring Standardisering Implementering 2009 Okt April 2013 Okt Aug Juni 2015

6 Overordnet tidsplan for leverance og implementering af Bookplan K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 Teknik spor Implementeringsfase Test+Uddanelse Produktion Aalborg Sygehus Afklaring funktionalitet Integrationsspor Pakkeforløb Test Sygehus Vendsyssel Kvalitetssikring Test - kvalitetssikring Systemtilpasning - integrationer Sygehus Himmerland Impl Organisatorisk/implementering Undervisning Sygehus Thy-Mors Psykiatrien OP 1 DP1 OP 2 DP 2

7

8 Beslutningsproces - standardisering og implementering Organ UD KITA styregruppe Strategi for standarder Beslutter strategi Godkender oplæg Standardiserings områder Beslutter Standarder Beslutter strategi Godkender strategi Klinikforum Vurderer oplæg Vurderer oplæg Vurderer oplæg Operationel styregruppe Projektledelse Strategi for implementering Referencegruppe Delreferencegruppe Vurderer oplæg Vurderer oplæg Beslutter Godkender oplæg Udarbejder oplæg Høres Udarbejder oplæg Vurderer oplæg Høres Udarbejder oplæg Udarbejder oplæg

9 Bookplan med integrationer Digital post Lokal netværksprint Fjern print Breve / bilag Booking Aftaler og fremmøde CAVE Booking overføres til Booking overføres til ressourcens kalender Henvisninger / kontakter CPR Roller/rettigheder SMS

10 Standardisering

11 Region Nordjylland har 4 sygehusenheder - booking fungerer som ét sygehus Aalborg Universitetshospital Sygehus Vendsyssel Vendsyssel Aalborg Sygehus Thy-Mors Psykiatri Thy-Mors Psykiatri

12 Standardisering - princip At gøre alle ting på den samme måde på alle sygehusene i alle klinikker At gøre fælles ting på den samme måde på alle sygehusene i de fleste klinikker

13 %

14 Implementering

15 Strategien for implementering af Bookplan Implementering skal gennemføres fra august 2014 til juni 2015 Implementeringen gælder alle hospitaler i regionen herunder alle operationsafsnit, specialeafsnit (herunder Røntgen) og ambulatorier inklusiv webbooking Implementeringen skal ske parallelt ud fra en overordnet implementeringsplan Implementeringen tager udgangspunkt i tværgående standardisering

16 Organisationsdiagram for Bookplan implementering Udvidet Direktion Styregruppe for den Kliniske IT arbejdsplads Den Operationelle Styregruppe Koncern IT Projektleder Koncern IT delprojektleder + Sygehus IT projektledere 4 Implementeringsansvarlig fra leverandør Implementeringsorganisation STM 4 fra klinikken Alb 13 fra klinikken SVE 8 fra klinikken PSYK ingen fra klinikken Bruger- og Impl. org. 1 Bruger- og Impl. org. 7 Bruger- og Impl. org. 1 Bruger- og Impl. org. 5 Klinikledelse/ afsnit Impl. gruppe OP Impl. gruppe KIR Impl. gruppe OP Impl. gruppe KIR Oprettede brugere i RN Forventede aktive brugere i Bookplan 5500 Samtidige brugere 817 indtil nu.

17 Planlægning af implementering Projektgruppen (pl sygehusene, pl Koncern IT, Capgemini Sogeti ad hoc) Fælles implementeringsdrejebog Implementeringsplan for hvert sygehus (Fokus på tværgående afhængigheder og parallel implementering) Planlægning af Capgemini Sogetis deltagelse i implementeringen lokalt Koncern IT og Capgemini Sogeti Grundopsætning af Bookplan med udgangspunkt i standardisering Uddannelsesprogram for implementeringskonsulenterne Metodekatalog (Undervisnings- og implementeringsmateriale) Koncern IT og implementeringskonsulenter sygehusene Fælles uddannelsesmateriale baseret på Herskins metode

18 Generisk implementeringsdrejebog Aktiviteter i 8-11 ugers implementering Formøde med afsnits-/klinikledelse Aftaler og plan bringes på plads. Drejebog gennemgås Dataindsamling til 1 opsætning samt kortlægning af nuværende arbejdsgange Tid 2-4 timer 1 dag Superbrugerkursus implementeringsgruppen deltager og kommende arbejdsgange drøftes Møde vedr. beslutning af kommende arbejdsgange 2 dage 1 dag 1. Workshop - opsætning 1 dag.opfølgning i eget afsnit 2. Workshop opsætning (3-4 Workshop afhængig af størrelse på implementering) Afprøvning af systemopsætning og opfølgning Slutbrugerundervisning 1 dag.opfølgning i eget afsnit 2 dage 4-6 timer Inddatering af fremtidige aftaler fra nuværende bookingsystem Antal besøg X 1-1½ minut Driftsstart og support Opfølgningsmøde Anvendelsessupport i afdelingen 2-3 dage 2-4 timer

19 Grundopsætning med afsæt i standardisering for RN Excel ark pr spor til indlæsning af grunddata + dokument vedrørende grundlæggende opsætning i Bookplan Navngivning: Opgaver Afdelinger Ressourcer Opgavetyper Henvisnings kriterier Opgavetyper samt kobling til Artskode i PAS Breve Chat Andet: Søgeprioriteter på opgaver Administrativ og klinisk bemærk. Farver til afviklingsstatusser Afviklingsstatusser Lister Programindstillinger Retningslinjer for SMS med Grundskabelon og nød SMS Standard brevskabelon

20 Uddannelsesprogram for implementeringskonsulenterne 8 dages uddannelsesprogram april august dage v/ Capgemini Sogeti Anvendelse og opsætning af Bookplan 2 dage v/ Herskin IT-Pædagogik med udgangspunkt i Bookplan undervisningsmaterialet lektionsplaner ne 1 dag v/ Koncern IT Integrationer - PAS, RIS, Cave, Canon, NemSMS, brugeroprettelse 1 dag v/ Koncern IT, eksterne i RN, Capgemini Sogeti 1 dag v/ Koncern IT, Capgemini Sogeti Gennemgang af metodekatalog Redskab til arbejdsgangsanalyse Gennemgang af grundopsætning Opsamling samt resterende Bookplan funktionalitet

21 Løbende forbedringer under implementeringen Fokus: Forbedring af implementering undervejs Enkel elektronisk spørgeskemaundersøgelse til superbrugere og slutbrugere umiddelbart efter implementeringsforløb i 3 rul Anbefalinger/justeringer Det er vigtigt at afdelingsledelserne involveres i god tid om forestående implementering Studiebesøg på tværs af specialer og sygehuse anbefales Differentiering i undervisning således at indhold og opgaver relateres til hver faggruppe hvis ikke faggrupper opdeles Indsats for implementering af huskesedler og on-line hjælp i Bookplan Opjustering af Koncern IT support

22 Dybde og bredde implementering - opfølgning

23 Overordnede strategiske gevinster ved nyt bookingsystem Kapacitet Tværgående booking giver bedre ressourceudnyttelse på tværs af sygehusene, hvilket medfører øget produktivitet og færre udgifter til patientbehandling i øvrige regioner og på privathospitaler. Patientsikkerhed Tværgående booking giver bedre mulighed for indfrielse af behandlingsgaranti til gavn for patientsikkerheden. Patient Empowerment Patienters mulighed for selv at booke udvalgte tider vil øge patient empowerment patienters ejerskab. Det forventes, at selvbooking vil give færre udeblivelser.

24 Dybde og bredde implementering pilotprojekterne RSI webbooking Åben røntgen ambulatorium i Hjørring og Frederikshavn. (Marts maj 2015) Booker udvalgte røntgenundersøgelser, henvist fra egen læge Webbooking Jordmodercentret i Aalborg. (Juni december 2015) Gravide i normalgruppe kan ændre tider (enkelte kan booke) Booking på tværs Gynækologi Thisted, Hjørring, Frederikshavn og Aalborg (Juni december 2015) Udvalgte standardiserede aktiviteter udbydes på tværs

25 Opsamling og erfaringer Tidsplan Når vi implementeringen? Implementeringsstrategi herunder organisering af implementeringskonsulenterne Operationel styregruppe Standardisering Referencegruppe Evaluering Transition og forankring Udvikling af Bookplan klinikkens behov

26 Resume Nyt bookingsystem i Region Nordjylland Organisering Standardisering Implementering Strategien for implementering Implementeringsmodel Planlægning af implementering Support Løbende forbedringer Dybde og breddeimplementering Opsamling og erfaringer

27 Spørgsmål