SAPA projektorganisering - kom godt i gang

Transkript

1 SAPA projektorganisering - kom godt i gang Fem gode råd Fem første steps 1. Skab overblik over alle projekter og få skabt ledelsesmæssig bevågenhed, synlighed og forankring 2. Informér om forandringer 3. Brug drejebogen, brug KOMBIT og brug dit kommunale netværk 4. Spis elefanten i små bidder sæt delmål og fejr små successer 5. Skab dynamisk samarbejde mellem it-afdelingen, forretningsdelen og navnlig slutbrugerne, så alle i organisationen føler ejerskab for den færdige løsning 1. Overvej organiseringen (program ja/nej)? 2. Skaf styregruppe-/programledelsesmedlemmer med mandat i kommunen 3. Udpeg en projektleder for SAPA og en særskilt teknisk projektleder for STS linjen af SAPAprojektet 4. Udarbejd kommissorium og få det godkendt 5. Få kortlagt systemmæssige og kontraktmæssige afhængigheder til KMD SAG

2 Oversigt over opgaver og roller for et SAPA projekt Opstart Faser Forberedelse Udrulning Afslutning Løbende opgaver Opgaver Kommissorium Projektorganisering Mobilisering af projektdeltagere Gevinstrealisering Oprydning af sager Styregruppe Følgegruppe Projektleder/ SAPA ansvarlig Kontraktansvarli g Roller Gevinstansvarlig It fagspecialist Fag specialist Systemejere SG FLG KA GA IS FS SE EL Vurdering af omfang (tilpasning til systemet) Snitflader Databehandlingsaftaler Oprydning af sager Arbejdsgange/processer Kortlægning af brugsmønstre i SAPA Flytning af brugere Parathedsanalyse-og måling Arkivering af gammelt system Brugerrettigheder, planlægning Uddannelse planlægning Test planlægning Migrering planlægning Investeringer i nyt it Snitflader Arbejdsgange/processer Test Migrering Driftprøve Brugerrettigheder Uddannelse Sikkerhedsgodkendelse Gevinstrealisering Snitflader Sikkerhedsgodkendelse Systemejer/superbrugerorganisation Projektafslutning/evaluering Ledelse og styring Opsigelse af kontrakter Databehandlingsaftaler Eksterne leverandører

3

4

5 Forslag til organisering af SAPA Programorganisering Simpel organisering SG Fælles styregruppe monopolprojekterne Fælles styregruppe monopolprojekterne SG PG Fælles programledelse Fælles projektleder Projektleder for hvert projekt En eller flere projektgrupper KY SAPA SDP KY SAPA SDP Projektgruppe for hvert projekt Fordele Ulemper Fordele Ulemper Én styregruppe der kæmper for alle projekter Bedre støtte til projekterne Bedre mulighed for indsigt Koordinering af aktiviteter og informationsstrøm mulig Gevinstrealisering samlet i en styregruppe Større organisering, kræver mange ressourcer Tidskrævende at beslutninger skal ske i flere led Kræver kendskab/ overblik i styregruppe til alle underprojekterne Flytning af ejerskab langt væk fra faggruppen (specielt ved KY og SDP) Denne organisering kan med fordel anvendes i små kommuner, hvor projekterne er mindre Kræver færre ressourcer Én styregruppe der har det samlede overblik Mulighed for fælles ressourcer for alle projekter fx it-ressourcer I store kommuner vil denne organisering give for stor arbejdsbyrde for projektlederen og kræve stor tværgående viden Styregruppen skal have kendskab til og viden om alle projekter Projektlederen skal styre og koordinere flere opgaver

6 Risici for SAPA-projektet Risici Manglende involvering af topledelse Manglende ressourceplanlægning/ allokering (timer) Formålet med projektet er ikke tydeligt Manglende eller forkert udpegede superbrugere Manglende fastholdelse af projektmedarbejderne Effekt Tidsplan skrider. Manglende forankring. Opgaver der ikke bliver løftet. Forskydning af tidsplan. Fejl i kommende processer. Opgaver bliver ikke løftet. Manglende kvalitet. Gevinsterne reduceres. Manglende opbakning. Medfører andre risici. Modstand mod projektet. Værdien/gevinsterne udebliver. Projektet taber viden, hvilket giver tilbageløb. Tiltag Involver topledelse i styregruppe. Tilpas budskaber til den topleder, man henvender sig til. Oprette en digitaliseringsgruppe med fagchefer, hvor der diskuteres strategi. KOMBITs kommuneansvarlige evt. hjælpe med at adressere emnet i topledelsen Forsøg at være så konkret som mulig med omfanget af opgaven og hvilke kompetencer, der er behov for Aftale med forvaltningerne evt. skriftlig. Det skal italesættes løbende. Udarbejd en kommunikationsstrategi Inddrag eventuelt kommunikations-medarbejder. Orienter dig i materialet fra KOMBIT og anvend det. Anvend interessentanalyse. Gør det klart, hvad superbrugerne skal bruges til og hvilken rolle de skal spille Synliggør konsekvensen af at få de forkerte superbrugere. Tag kontakt til eksisterende superbrugere af KMD Sag. Afbalancere opgavemængden. Have styr på projekt-organisation og opbakning fra ledelsen. (SAPA er specielt på dette punkt). Sikre trivsel af projektdeltagerne. Journalisering er vigtigt for at kunne overdrage viden. Projektlog over opgaver(opmærksomhedspunkt, beskrivelse, status, prioritering, resultat, dokumentation) Vigtigt at fejre succeser. Fokus på hvad der lykkes. Skrive korte beslutningsreferater af vigtige møder.

7 Risici for SAPA-projektet Risici Manglende kompetencer Sammensætningen af deltagere projektorganisationen fungerer ikke Manglende kommunikation mellem programledelse og projektledelse Uklar ansvarsfordeling mellem program og projektledelse For stor decentralisering og autonome tiltag. Manglende konsensuspraksis. Effekt Manglende kvalitet i beslutningerne. Opgaver bliver ikke løst. Manglende kvalitet i beslutningerne. Opgaver bliver ikke løst. Opgaver falder imellem to stole og bliver ikke udført.. Opgaver falder imellem to stole og bliver ikke udført.. Nogle ledere har andre prioriteringer og viser mangel for bred forståelse og samarbejde. De rette ressourcer bliver ikke allokeret til projektet og en central projektleder vil ikke kunne have gennemslagskraft. Tiltag Er der opgaver, der kan løses af andre kommuner (genbruge analyser m.m. fra andre kommuner) Samarbejde med andre kommuner om deling af de rette kompetencer. Tage stilling til uddannelse af projektledere. Gøre projektet og dets opgaver attraktive( Kurser. Udarbejd en dybdegående interessentanalyse og anvend den. Kendskab til personerne. Tidlig kickoff, hvem kan arbejde sammen? Forventningsafstemning (hvad er man forpligtet til?). Faste ugentlige koordinationsmøder Uformelle møder. Kortlægning af hvilke opgaver Forventningsafstemning. Få inddraget stærke ledere på ejerskabssiden/ i styregruppen og dermed få sikret mandat