FRA RAPPORT TIL HANDLING TRIVSELSUNDERSØGELSE 2017

Transkript

1 FRA RAPPORT TIL HANDLING TRIVSELSUNDERSØGELSE 2017 KØBENHAVNS KOMMUNE GÅ-HJEM-MØDE, ARBEJDSMILJØ KØBENHAVN

2 AMK S ROLLE I TU 2017 Trivselsundersøgelsen 2017 er besluttet i CSO (Centrale samarbejdsorgan) De 7 forvaltninger samarbejder i forskellige arbejdsgrupper om indholdet (med rådgivning fra AMK) Gå hjem møderne er en del af AMKs samlede rådgivning til Københavns Kommune ifm TU 2017

3 FRA AMK DELTAGER Tobias Brøndsted, organisationskonsulent Line Halborg, organisationspsykolog Torben Kristensen, arbejdsmiljøkonsulent / SIDE 3

4 PROGRAM Velkomst og rammen for mødet Check ind ved bordene Oplæg: Læsning og brug af rapporten Oplæg: Hvordan tilrettelægger vi opfølgningsprocessen? Dialog ved bordene: Hvad skal vi være opmærksomme på i opfølgningsprocessen? Oplæg: Særlige udfordringer - svære resultater Spørgsmål Tak for i dag

5 HVAD FÅR I MED HJEM? Hvordan I skal læse rapporten Gennemgang: 5 konkrete trin i opfølgningsprocessen Dialogmetoder + supplerende spørgsmål Håndtering af særlige udfordringer

6 FILM OM OPFØLGNINGSPROCESSEN

7 KK S MÅL MED TU Et billede af trivslen Bevare og styrke trivslen Udgangspunkt for lokal dialog om trivsel og arbejdsmiljø KK som attraktiv og effektiv arbejdsplads

8 FORMÅLET MED TU 17 Trivsel og effektiv løsning af kerneopgaven hænger sammen. Trivselsundersøgelsen handler derfor ikke kun om at få et vigtigt billede af hvordan medarbejderne har det men også at få et billede af arbejdspladsens muligheder for at løse sin kerneopgave. Formålet med TU er at sætte fokus på, hvordan vi i fællesskab kan skabe velfungerende rammer, hvor medarbejderne trives i at udføre et effektivt arbejde sammen.

9 ..MEN HVORDAN SKABES EN GOD OPFØLGNINGSPROCES? Som giver mening for leder og medarbejdere? Som fortsætter efter dialogmødet? Som har en positiv effekt på trivslen?

10 5 TRIN I OPFØLGNINGSPROCESSEN 1. Analyse af rapportens resultater 2. Forberedelse af dialogen med medarbejderne 3. Afholdelse af dialogmøde med henblik på uddybelse af resultater og forslag til handlinger 4. Handlingsplan 5. Løbende opfølgning og evaluering af handlinger / SIDE 10

11 DRØFT VED BORDENE (10 MIN.): Hvilke spørgsmål er vigtige for jer at få svar på i dag? Hvad oplever I kan være særligt udfordrende ved at lave en god opfølgningsproces?

12 FRA TAL TIL HANDLING 6. april kommer rapporterne, og nu kommer arbejdet med at bearbejde tallene og skabe mening ift. hverdagen på arbejdspladsen. Det handler om: 1. at skabe et nuanceret billede som kan skabe et udgangspunkt for dialogen på opfølgningsmødet 2. at få udvalgt de væsentligste resultater 3. sammen med medarbejderne at få konkretiseret hvorfor man har fået resultaterne, og hvilke handlinger der kan forbedre trivslen og samarbejdet Husk: Det kræver involvering af medarbejderne at få den vigtige skjulte viden bag tallene frem

13 TU17 RAPPORTEN

14 ANALYSE AF RAPPORTENS RESULTATER - FORSIDEN / SIDE 14

15 ANALYSE AF RAPPORTENS RESULTATER - INDHOLD / SIDE 15

16 SPØRGERAMMEN TEMAER Trivsel og motivation Indflydelse Samarbejde om den fælles opgave Indflydelse Nærmeste leder Ledelsen Læring og udvikling Håndtering af krav i arbejdet Fysisk arbejdsmiljø Sundhedsfremme Krænkende adfærd + forvaltningsspecifikke spørgsmål /temaer / SIDE 16

17 ANALYSE AF RAPPORTENS RESULTATER - TEMAOVERSIGT / SIDE 17

18 ANALYSE AF RAPPORTENS RESULTATER - SVARSKALA / SIDE 18

19 POSITIVE OG NEGATIVE FORSKELLE I ENHEDEN / SIDE 19

20 / SIDE 20

21 POSITIVE OG NEGATIVE FORSKELLE IFT. HISTORIK / SIDE 21

22 / SIDE 22

23 / SIDE 23

24 ANALYSE AF RAPPORTENS RESULTATER EN AFGØRENDE FORSKEL Som tommelfingerregel er grænsen 0,35 Grænsen anvendes både i forhold til vurderingen af, om der er forskel mellem arbejdspladsens resultater på et tema (eller enkeltspørgsmål) sammenlignet med det overliggende niveau / forvaltningen. Dette gælder ligeledes i forhold til vurderingen af, om der er forskel mellem arbejdspladsens resultater på et tema (eller enkelt-spørgsmål) sammenlignet med resultaterne i / SIDE 24

25 / SIDE 25

26 ANONYMITET Der udarbejdes kun rapporter, hvor der indgår mindst 5 besvarelser.

27 NULTOLERANCE SPØRGSMÅL Trivselsundersøgelsens spørgsmål afdækker, om der er krænkende adfærd i forbindelse med arbejdet i form af vold, trusler, mobning og chikane. I undersøgelsen i 2015 blev der udelukkende spurgt til krænkende adfærd på arbejdspladsen. I år er spørgsmålet udvidet til at omfatte arbejdsrelateret vold eller trusler om vold både i og udenfor arbejdstiden.

28 NULTOLERANCE SPØRGSMÅL Hvis der svares Ja til fx mobning, stilles følgende spørgsmål: - Hvor ofte har du været udsat for det? - Fra hvem har du været udsat for mobning? - Har mobningen fundet sted på dit nuværende job? - Har du fortalt en leder, en tillids- eller arbejdsmiljørepræsentant om problemet? - Er der gjort en indsats, for at der tages hånd om det på arbejdspladsen? - Finder mobningen stadig sted?

29 TEMASIDE SOCIAL KAPITAL I år er temasiden om social kapital blevet ændret i sin opsætning. Den helt store forskel er, at man i år har besluttet at inddrage de tre dimensioner af social kapital: samlende, brobyggende og forbindende. Det har man valgt, da dimensionerne er med til at beskrive dynamikkerne i forskellige relationer på arbejdspladserne.

30 TEMASIDE SOCIAL KAPITAL

31

32

33

34 SVARFORDELING I dette års trivselsundersøgelse kan man se svarfordelingen - dvs. antallet af svar på de forskellige trin på svarskalaen for hvert spørgsmål. Svarfordelingen kan bruges til at få et overblik over, om der er stor enighed i medarbejdergruppen omkring et spørgsmål, eller der er forskellige oplevelser af spørgsmålet.

35

36 OPFØLGNING MED MEDARBEJDERNE

37 APV

38 VIGTIGHEDEN AF AT FØLGE OP Kilde: Rambøll Management Consultings årlige referencemåling, fra bogen Resultatorientede Medarbejderundersøgelser

39 TRIN 1 ANALYSE AF RAPPORTENS RESULTATER Som leder kan det være nyttig at overveje: Hvordan resultaterne ser ud i forhold til ens forventninger Hvordan resultater, som er overraskende og kritiske, kan fordøjes, så det er muligt at reagere hensigtsmæssigt på dem Hvilke resultater der er strategisk vigtige Hvilke ressourcer og muligheder der er for at handle på resultaterne afhængig af, hvad dialogen med medarbejderne viser af behov Om der er noget, der skal handles på akut

40 TRIN 1 ANALYSE AF RAPPORTENS RESULTATER Drøft i MED/trio eller AM-gruppen: 1) Hvordan ser svarprocenten ud? 2) Hvor har vi fået hhv. høje vs. lave scorer? 3) Hvordan matcher resultaterne vores oplevelse og er der evt. noget rapporten ikke indfanger både positivt og negativt? 4) Er der noget, som overrasker os?

41 TRIN 1 ANALYSE AF RAPPORTENS RESULTATER 5) Hvor har vi særligt udviklet os positivt/negativt siden sidste trivselsundersøgelse? 6) Hvad har vi af mulige forklaringer? 7) Hvordan har vi evt. arbejdet med temaet den seneste tid og med hvilken effekt? 8) Hvad er særligt vigtigt at få drøftet på dialogmødet med medarbejderne? Hvad er fx ikke egnet eller hvad behandles andre steder?

42 TRIN 2 - FORBEREDELSE AF DIALOGEN MED MEDARBEJDERNE MED/trio eller AM-gruppen: - Udvælg de dele af resultaterne, som I anser for særligt vigtige og nyttige at præsentere og arbejde med på dialogmødet - Husk at vise et nuanceret billede

43 TRIN 2 - FORBEREDELSE AF DIALOGEN MED MEDARBEJDERNE Overvej hvordan I skaber den bedste dialog på mødet. Vil I gøre brug af nogle særlige dialogmetoder? Hvilke opfølgningsmetoder har I gode erfaringer med hos jer selv eller hørt godt om fra andre? Hvad skal vendes i plenum, og hvad skal måske drøftes i mindre grupper? Hvordan samler I op i slutningen af mødet?

44 TRIN 3 - AFHOLDELSE AF DIALOGMØDE

45 TRIN 3 - DIALOG INDEBÆRER?.at man strukturerer mødet på en måde, så medarbejderne får mulighed for at kvalificere deres besvarelser i trivselsundersøgelsen, og ikke blot får mulighed for at komme med en kommentar i plenum.

46 TRIN 3 - AFHOLDELSE AF DIALOGMØDE Opmærksomhedspunkter: For at omsætte resultater fra TU både de høje og lave scorer - må I ofte søge mere konkret viden Pas på ikke at fastlåse jer i mulige forklaringer på baggrund af de overordnede resultater. Det kunne handle om noget helt andet Vælg en anerkendende, fremadrettet, undersøgende og løsningsfokuseret tilgang

47 TRIN 3 - AFHOLDELSE AF DIALOGMØDE Skab dialog om, hvorfor resultaterne ser ud som de gør. Hvilke konkrete forhold på arbejdspladsen har ført til resultaterne i trivselsrapporterne? Hvor, hvornår og hvordan

48 TRIN 3 - AFHOLDELSE AF DIALOGMØDE Et eksempel: Er der et godt samarbejde mellem dig og dine kollegaer? Hvad kendetegner samarbejdet her hos os? I hvilke konkrete situationer i hverdagen fungerer samarbejdet om vores fælles opgave godt/mindre godt? Er vi enige om, hvad vores fælles opgave er? Hvilke ideer har vi til, hvordan samarbejdet om vores fælles opgaver eventuelt kan styrkes?

49 TRIN 3 - AFHOLDELSE AF DIALOGMØDE Udvikling af løsninger Tænk løsninger tæt koblet på det arbejde og de mål og rammer I har. Løsninger, der virker, retter sig mod udvikling af konkrete, specifikke aktiviteter og beslutninger ift. jeres kerneopgave og vilkår for at løse den

50 TRIN 4 - HANDLINGSPLAN Udarbejd en handlingsplan. Hvem skal gøre hvad og hvornår? Hvem følger op på handleplanens status? Vær opmærksom på, hvordan I vil sikre, at en evt. arbejdsgruppe arbejder videre med idéer til handling.

51 TRIN 4 - HANDLINGSPLAN Udvælg realistiske handlinger hellere for små end for store. Overvej indsats i forhold til udbytte! Hvad kan lade sig gøre i en travl hverdag?

52 TRIN 5 LØBENDE OPFØLGNING 0G EVALUERING Drøft løbende status på arbejdet med handlingsplaner i MED/arbejdsgruppen Inddrag medarbejderne i status på relevante møder Tag stilling til om handlingsplanen skal justeres hvad kan i praksis lade sig gøre? Fejr successerne!

53 DIALOG VED BORDENE Drøft nu ved jeres bord (15 min): Hvad skal vi være opmærksomme på, når vi planlægger opfølgningsprocessen? Hvad er det bedste råd, I vil give til hinanden om, hvordan man skaber et godt dialogmøde? Hvordan følger man bedst muligt op på dialogmødet?

54 SÆRLIGE UDFORDRINGER

55 FILM OM OPFØLGNINGSPROCESSEN

56 NÅR RESULTATERNE ER LAVE Lave resultater kan virke både paralyserende og demotiverende, især hvis de er overraskende. Skab et nuanceret billede fold jeres forskellige perspektiver ud. Opfølgningsprocessen kan med fordel sætte fokus på, hvordan man sammen får taget de første skridt i den rigtige retning.

57 NÅR RESULTATERNE ER LAVE Brug f.eks. skalaspørgsmål : Eksempel Er der et godt samarbejde mellem dig og dine kolleger = 3,5 - Hvad gør, at vi ikke er på 0? - Hvad skal der til for at vi kommer op på 4 indenfor den nærmeste fremtid? - Hvad skal der til for at komme op på 5 lidt længere ude i fremtiden?

58 NÅR DER ER KNAS I SAMARBEJDET MELLEM MEDARBEJDER(E) OG LEDER Det vigtigste er at have en undersøgende og anerkendende dialog med fokus på konkrete eksempler. En anerkendende og undersøgende dialog indebærer ikke, at man skal være enige, men at man forsøger at se det fra hinandens perspektiver. Overvej grundigt om I skal have en konsulent udefra til at facilitere processen.

59 NUL TOLERANCE SPØRGSMÅL Københavns kommune har nul-tolerance overfor vold, mobning og chikane. Det betyder, at arbejdspladsen skal reagere, hvis trivselsundersøgelsen viser, at en eller flere medarbejdere oplever dette. Københavns Kommunes politik om krænkende adfærd stiller i det hele taget krav om, at arbejdspladsen arbejder systematisk og målrettet med at forhindre vold, mobning og chikane. Hvis det alligevel forekommer, er det vigtigt, at der bliver reageret hurtigt og effektivt fra både ledelse og medarbejderrepræsentanter. Læs mere i Politik og retningslinjer for en samlet indsats i Københavns Kommune for at forebygge, identificere og håndtere problemer med vold, mobning og chikane på arbejdspladsen

60 NUL TOLERANCE SPØRGSMÅL Hav respekt for anonymiteten Send signal om, at det enkelte offer eller vidne efter eget ønske kan gå til TR, AMR eller leder Send signaler til medarbejdergruppen om ønsket adfærd Tjek om stien er klar Drøft definitioner og holdninger Brug eventuelt konsulenthjælp

61 ER STIEN KLAR HOS JER? Hvad kan man gøre, hvis man oplever sig mobbet? Hvem kan man gå til, hvis man mobbes/udpeges som mobber eller er i konflikt Hvad vil der så ske? (Fx at en nøgleperson tager en samtale med den mobbede) Hvad kan der efterfølgende ske (Fx videre undersøgelse af problemet, kontakt til eksterne konsulenter, konfliktløsning, ledelsen finder løsning) Hvilke konsekvenser kan det få, hvis man fortsætter med at mobbe (fx mundtlige/skriftlige advarsler, fyring)

62 SPØRGSMÅL DU IKKE HAR FÅET BESVARET? / SIDE 62

63 KONTAKTPERSONER I FORVALTNINGERNE BIF Charlotte Blumensaadt Mail: AL0S@bif.kk.dk Tlf.: BUF Conni Lachenmeier Mail: ZY5T@buf.kk.dk Tlf.: KFF Freja Kinly Jensen Mail: FL9R@kff.kk.dk Tlf.: SOF Lis Kelsen Mail: CQ8Y@sof.kk.dk Tlf.: SUF Eva Borg Mail: VS89@suf.kk.dk Tlf.: TMF Kenneth Greve Jensen Mail: kenjen@tmf.kk.dk Tlf.: ØKF-Rådhus Rasmus Simonsen Mail: E61P@okf.kk.dk Tlf.: Anders Stærdahl Villadsen Mail: ET7N@okf.kk.dk Tlf.: Koncernservice Charlotte Kjær Mail: AK4A@okf.kk.dk Tlf.: KEID Mette Bomholt Lindvig Mail: AQ4Q@okf.kk.dk Tlf.: / SIDE 63

64 TAK FOR I DAG OG GOD ARBEJDSLYST MED TRIVSELSUNDERSØGELSEN 2017 Tjek AMKs TU-site for metoder og redskaber Kontakt AMK eller forvaltningerne, hvis I har brug for hjælp. / SIDE 64