Pas på huslejen og bevar den gode service. Handleplan for AKB, København

Transkript

1 Pas på huslejen og bevar den gode service Handleplan for AKB, København

2 Handleplan for AKB, København Hvorfor en handleplan? I AKB, København vil vi passe på huslejen og bevare den gode service - for alle skal have råd til et godt hjem. Vi er i en positiv udvikling og ønsker også i fremtiden at følge med tiden. Alle skal fortsat opleve god service, vi vil holde huslejen nede og vores medarbejdere skal trives. Formålet med denne handleplan er at fremtidssikre AKB, København, så vi kan blive ved med at leve op til egne og eksterne krav. Vi bruger de nye krav fra regeringen som anledning til at se på, hvordan vi gør tingene nu, og hvordan vi kan gøre det bedre fremover. Hvordan er vi kommet frem til løsningerne? Med afsæt i 360 analyser af selskabets drift, har vi drøftet udviklingsmuligheder, så vi holder huslejen nede og stadig oplever en nærværende og fleksibel service. Afdelingsbestyrelserne har været samlet til tre temaaftener og en strategidag. På det grundlag, og med input fra driftspersonalet, har vi udarbejdet denne handleplan med fem tiltag, som hver især indebærer flere konkrete handlinger, der giver besparelser både på den korte og den lange bane. Handleplanen tager udgangspunkt i AKB, Københavns vedtægter, målsætningsprogram og politikker. Tiltagene i handleplanen imødekommer både krav om besparelser og ønsker om øget bæredygtighed, et blomstrende socialt liv i afdelingerne, et godt arbejdsmiljø samt forståelse for lokale forhold. Desuden lever den op til de samarbejder, vi har indgået med Københavns Kommune, KAB, BL med flere. BL og regeringen har ingået en aftale om, at den almene sektor skal spare 8,2 % på driftomkostningerne frem mod Det svarer til 1,5 mia. kroner for hele sektoren, og 22,7 mio. for AKB, København Temaaften 1-3 Handleplan Analyse Implementering Hvad sker der efterfølgende? Nogle af de beskrevne handlinger kan sættes i søen med det samme, imens andre har behov for yderligere analyse for at finde den bedste måde at få dem ført ud i livet. Alle handlinger tilpasses de lokale forhold under den fælles ramme, som tegnes i handleplanen. I 2020 udløber AKB, Københavns nuværende målsætningsprogram og handleplanen giver et solidt grundlag for at lave vores nye målsætningsprogram. Lokale servicefællesskaber er geografisk placerede driftsenheder. I et lokalt servicefællesskab, vil der være et eller flere driftsteams. Hvert team vil være tilknyttet en eller flere afdelinger. Teamet vil kunne dække hinanden ved ferie og sygdom.

3 Tiltag 1 Lokale servicefællesskaber I AKB, København hænger god service og en god arbejdsplads sammen. Hvis vi skal have den bedst mulige service, er det vigtigt, at vi har gode arbejdspladser, der holder på og tiltrækker dygtige medarbejdere. Styrken ligger i fællesskabet, hvor vi kan udnytte det at være mange. Så vi, selv om der skal passes på huslejen, kan opleve en nærværende, fleksibel og effektiv service. Derfor vil vi styrke brugen af medarbejdernes ressourcer og faglige kunnen, samt udnytte materiellet i driften og skabe gode fysiske rammer for medarbejderne. Det vil vi gøre ved at øge driftssamarbejdet på tværs af afdelinger gennem lokale servicefællesskaber. Samarbejdet vil understøtte bæredygtig drift. Alle beboere skal opleve god service fra driftspersonalet, der har indgående kendskab til ejendommen. Alle afdelingsbestyrelser skal senest i løbet af 2018 have kortlagt egne behov for lokalt driftssamarbejde og have truffet beslutning om, hvilken model for lokalt servicefællesskab, der giver den bedste beboerservice og den største fleksibilitet i driften til den lavest mulige husleje. Ved oprettelsen af servicefællesskaber vil der blive kigget på behovet for kontorer. Ingen medarbejdere skal stå alene, derfor skal alt driftspersonale indgå i et team. Den bedst egnede model for lokalt servicefællesskab skal udvikles på en sådan måde, at de faglige kompetencer for medarbejderne i servicefællesskabet bruges optimalt, til gavn for den lokale beboerservice og medarbejdernes arbejdsmiljø. Alle lokale servicefællesskaber skal dele maskinpark i det omfang det kan betale sig, under hensyntagen til den lokale beboerservice og muligheden for driftsbesparelser. Det skal ske igennem løbende indfasning, når eksisterende materiel skal udskiftes eller nyt tilkøbes. Lokale servicefællesskaber er at styrke samarbejdet mellem nærtliggende afdelinger, eller hvor der er faglige sammenfald mellem afdelinger af samme type f.eks. plejeboliger. I et lokalt servicefællesskab kan der være et eller flere driftsteams. Hvert team vil være tilknyttet en eller flere afdelinger. Teamet vil kunne dække hinanden ved ferie og sygdom. Servicefællesskaberne vil fortsat sikre, at driftspersonalet er kendte ansigter i afdelingerne.

4 Tiltag 2 Service ved hoveddøren Servicen i AKB, København skal være nærværende, fleksibel, imødekommende og let tilgængelig. Den personlige kontakt er vigtig. Det skal derfor være muligt at kontakte driftspersonalet, når du møder dem, og når det passer dig. Derfor vil vi indføre service ved hoveddøren. Det betyder, at du ikke længere behøver at komme ned på ejendomskontoret i åbningstiden for at bestille service. Service ved hoveddøren understøttes af KAB s it-platforme, herunder beboer-appen. Med øget samarbejde mellem driften i afdelingerne, vil vi opleve nærværende og tilgængelig service, som gør hverdagen nemmere for den enkelte beboer. Alle beboere skal opleve god, nærværende, fleksibel og effektiv service, der kan bestilles uafhængigt af tid og sted. Alle afdelinger skal implementere Service ved hoveddøren inden udgangen af Efter implementering skal der evalueres på omfanget af åbningstider på ejendomskontorerne. Alt relevant driftspersonale skal bruge KAB s beboer-app. Alle afdelinger skal tilbyde beboerne KAB s beboer-app som en del af servicetilbuddet. Alle henvendelser skal besvares/kvitteres for indenfor én hverdag, og der tilknyttes en primær kontaktperson, som følger sagen til ende. Service ved hoveddøren er frit valg af måden service bestilles på. Du kan vælge mellem telefonisk kontakt, mail, personlig kontakt eller via app på smartphonen. Driften kommer til din hoveddør, hvis der er behov for at afklare problemets omfang.

5 Tiltag 3 Fællesindkøb AKB, København ønsker at udnytte de lokale servicefællesskabers og KAB-fællesskabets størrelse optimalt gennem fællesindkøb. Alene i AKB, København blev der i 2015 indkøbt for ca. 194 mio. kr. Ved at pulje indkøb får vi mulighed for at opnå mængderabatter. Samtidigt vil en fælles indkøbspraksis sikre, at vores ønsker til bæredygtighed og etik bliver ført ud i livet. Derfor vil vi bruge KAB s indkøbsportal til at styrke indkøbsprocessen i de lokale servicefællesskaber, ligesom vi vil skabe større gennemsigtighed i priserne på eksterne service- og håndværksydelser. Det er vigtigt, at der følges op på, om priserne i indkøbsordningen er konkurrencedygtige. Alle indkøb skal overholde politisk vedtagne krav til indkøb angående bæredygtighed, etik og kvalitet. De lokale servicefællesskaber skal i videst muligt omfang benytte KAB s fælles indkøbsportal, dog således at hvis servicefælleskabet kan købe ind til lavere priser og mindst samme kvalitet som indkøbsportalen, kan servicefællesskabet vælge det mest fordelagtige alternativ. I så fald er servicefællesskabet forpligtet til at underrette indkøbsportalen om det mere fordelagtige tilbud. En vigtig funktion for KAB s fælles indkøbsportal er at indsamle og formidle gode og dårlige erfaringer fra de lokale servicefællesskaber, så det bliver lettere for de lokale indkøbsansvarlige at identificere de bedst egnede leverandører og håndværkere, herunder også at sikre at overenskomstmæssige forhold respekteres. Der skal være en indkøbsansvarlig i alle lokale servicefællesskaber. Kvaliteten af fællesindkøb forudsætter, at indkøbsportalen understøtter de lokale indkøbsbehov, og at der holdes styr på, om der opnås de ønskede rabatter. Derfor er det afgørende at driftspersonalet, der har direkte kontakt med hverdagens behov, involveres i indkøbsprocessen.

6 Tiltag 4 Styrket renovation AKB, København ønsker at fremme brugen af nye og mere miljøvenlige affaldssystemer, som også medvirker til et forbedret arbejdsmiljø og en minimeret driftsudgift. Vi skal være med til at passe på miljøet, men vi skal også passe på huslejen. Styrket affaldsrenovation kan ikke kun bidrage til miljøet, men også til at reducere udgifterne til renovation i den enkelte afdeling. Den daglige håndtering af renovation er en vane, som det kræver en særlig indsats at ændre, men vi tror på, at vi selv må gå forrest. Vi tager ansvar for, at vi gennem de rette affaldsløsninger både bidrager til øget genanvendelse og frigiver ressourcer i afdelingerne. Alle beboere skal have adgang til let og tilgængelig sortering af affald. Alle afdelinger med affaldsskakte skal med budget 2019 tage stilling til en plan for nedlæggelse af skakte. Inden udgangen af 2018 skal muligheden for at etablere nedgravede affaldssystemer afdækkes for alle afdelinger. Ved renovering og udskiftning af køkkener, skal der indtænkes affaldssortering. Affaldsskakte er en bekvem måde at komme af med sit affald på, men al erfaring viser, at det er en dyr løsning, som samtidigt minimerer sorteringen drastisk. Det er dyrt, fordi skakte ofte stopper til, så de skal renses, og personalet skal bruge meget tid på opgaven. Affaldsskakte har ofte dårlige arbejdsforhold til følge.

7 Tiltag 5 Økonomisk planlægning Som boligselskab er AKB, København forpligtet til at planlægge vedligeholdelsen af ejendommene, så både nuværende og kommende beboere kan bo i en velholdt og økonomisk sund afdeling. God planlægning af vedligeholdelse og henlæggelser er økonomisk bæredygtigt, da man forebygger økonomisk tunge poster og sparer på renten ved store lån. Vi vil øge fokus på henlæggelser, men det er ikke ensbetydende med, at alle udgifter til akutte opgaver afskaffes. Vi lægger vægt på, at der skabes en sund balance mellem langtidsbudgetter og årlige driftsbudgetter. Henlæggelsesniveau og vedligeholdelsesplaner skal være i balance og realistiske, så ingen beboer oplever unødige udsving i huslejen. I 2018 skal alle afdelinger have gennemgået vedligeholdelsesplanen og henlæggelsesniveauet. Retningslinjerne for brugen af og forholdet mellem konto 115 og 116 skal tydeliggøres og en ensrettet praksis skal implementeres i hele AKB, København i Det er bedre at forebygge fremfor at behandle sygdom. Det samme gør sig gældende for vedligeholdelsen af ejendomme. Vi har allerede fokus på planlægningen med langtidsplaner og henlæggelser. Dette arbejde skal fortsat styrkes, og der skal sikres en ensartet praksis i selskabet.

8 Implementeringsprincipper Alle tiltag skal implementeres i alle afdelinger med udgangen af Der kan være særlige lokale forhold, som betyder, at bestemte tiltag ikke kan implementeres. Den lokale drift har sammen med afdelingsbestyrelsen ansvaret for at fremlægge forholdene for organisationsbestyrelsen, hvis man ønsker at søge om dispensation. Implementering af alle tiltag skal ske med størst muligt hensyn til medarbejderne i AKB, København. Medarbejderstyrken tilpasses løbende i forhold til faglige behov og udvikling i organiseringen af driften. Eventuel reduktion af behovet for medarbejdere vil så vidt muligt ske ved naturlig afgang. Hvis en afdeling har tiltag, der giver bedre drift og besparelser, og som ikke er omfattet af handleplanen, skal handleplanen ikke stå i vejen for implementering af disse. Organisationsbestyrelsen vil løbende følge op på, om de enkelte afdelinger, og selskabet som helhed, efterlever handleplanen. Læs mere på: AKB-KBH.dk blog.akb-kbh.dk Følg os på: facebook.com/akb.kbh instagram.com/akbkoebenhavn