Implementeringsplan. energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

Transkript

1 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

2 Indholdsfortegnelse 1. Resume 4 2. Rapportens afsnit 7 3. Baggrund 9 4. Opdateret business case og projektøkonomi Opdateret Business Case Projektøkonomi Følsomhedsanalyser Konklusion på business case og projektøkonomi Implementeringsplan Projektorganisation Projektplan Udredning Leverandørstrategi Udbudsmetode Ressourcer og udgifter ELENA Kompetenceudvikling Input fra interviews Nuværende kompetenceniveau Validering Analyseresultat og anbefalinger Anbefalinger 91 2 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

3 Bilagsliste Bilag 1: Prisoverslag for levering og opsætning af solcelleanlæg på seks pilotbygninger i Aarhus Kommune Bilag 2: Økonomi på Borgmesterens Afdelings niveau Bilag 3: Projektplan Bilag 4: Interne ressourcer opgjort af Aarhus Kommune og evalueret af Deloitte Bilag 5: Kompetenceudvikling Bilag 6: Energirapporter Kuben Management 3 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

4 1. Resume Deloitte har i samarbejde med Aarhus Kommune udarbejdet en implementeringsplan og skitseret projektøkonomien for energioptimering af m 2 af Aarhus Kommunes bygningsportefølje. Resultatet viser, at magistratsafdelingernes projektøkonomi, med opdaterede forudsætninger, ved et investeringsomfang på kr. 456 mio. opnår en positiv nutidsværdi af grønne investeringer på kr. 300 mio. Indledningsvist i implementeringsperioden er der for magistratsafdelingerne identificeret negativ projektøkonomi med akkumuleret højdepunkt i 2015 på negativ kr. 9,2 mio., som følge af nødvendige engangsinvesteringer. Der opnås akkumuleret overskud fra 1. kvartal Første år efter implementering (år 2019), udgør overskuddet kr. 16,7 mio. Energioptimeringspotentiale og behov for grønne investeringer Aarhus Kommune af 6. februar 2012, viste en rentabel business case på energioptimering af Aarhus Kommunes bygningsportefølje. For at AAK kan træffe endelig beslutning omkring ambitionsniveau og metode for energioptimering af porteføljen, har der været behov for at udarbejde en implementeringsplan med fokus på internt ressourceforbrug, organisering, kompetenceudvikling, projektplan, udbudsmetodik, leverandørstrategi, opdatering af forudsætninger, udvidelse af screeningsgrundlag samt projektøkonomi gennem både implementering og drift af energioptimeringsprojektet. Resultatet af business casen, hvor der er medtaget en andel af internt ressourceforbrug, kompetenceudvikling, reduceret areal, udvidet antal af bygningsscreeninger (6 nye bygninger) viser, at nutidsværdien for 40 procents CO 2 -reduktion er højest. Investeringsomfanget for scenariet er kortlagt til kr. 456 mio., og energibesparelsen udgør i 2012-priser 40,7 mio. kroner årligt. Den estimerede projektøkonomi, viser, at der for magistratsafdelingerne indledningsvist i implementeringsperioden opnås en negativ projektøkonomi. Dette skyldes, at der påbegyndes initiativer, som ikke i sig selv skaber energibesparelser, men som er nødvendige for at understøtte et omfangsrigt effektiviseringsprojekt. Den estimerede negative projektøkonomi opnår sit akkumulerede højdepunkt i 2015 med kr. minus 9,2 mio., mens der akkumuleret opnås overskud fra 1. kvartal Dette estimat er baseret på en grov vurdering af tidspunktet for investeringer 4 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

5 og kan på nuværende tidspunkt ikke opgøres med tilstrækkelig sikkerhed. Samtidig er der foretaget fire følsomhedsanalyser for projektøkonomien for at afdække om projektets økonomi kan rumme eventuelle betydelige ændringer i forudsætningerne. Der er i analyserne fokuseret på ændrede prisfremskrivninger, øget inkludering af interne ressourcer i projektøkonomien, reducerede besparelser i forhold til det skitserede samt øget investeringsomfang. Baseret på de opstillede forudsætninger viser et ambitiøst energioptimeringsprojekt på 40 % CO 2 -reduktion at have højeste nutidsværdi: Tabel 1. Estimeret investeringsbehov ved tre forskellige ambitionsniveauer. Alle priser er eksklusive moms. Forskellen mellem investeringsomfang og teknologi er udgift til ekstern bygherrerådgivning, herunder bygningsscreening. CO 2 - reduktion Investeringsomfang Heraf teknologi Intern rente Marginal rente Nutidsværdi Årlig energibesparelse 2012 priser Positiv likviditet påvirkn. år 1 efter impl. [%] [mio. kr.] [mio. kr.] [%] [%] [mio. kr.] [mio. kr.] [mio. kr.] 20% ,2% 15,2% ,6 6,6 30% ,6% 6,9% ,4 6,0 40% ,7% 3,5% ,7 2,1 Nedenfor er angivet de væsentlige fokusområder, for at sikre et succesfuldt implementeringsprojekt og en solid projektøkonomi: Etablering af projektorganisation Det anbefales at etablere en projektorganisation bestående af en styregruppe, et projektsekretariat, en række fagarbejdsgrupper og en række grupper baseret på ensartede bygninger (segmentbaserede) implementeringsgrupper. Udfærdigelse af ELENA-ansøgning Hvis Aarhus Kommune vælger et ambitionsniveau på 40 procent CO 2 -reduktion er der mulighed for at opnå tilskud fra EU ELENA støttemidler, hvorfor det anbefales at der udarbejdes en EU ELENA ansøgning med henblik på at opnå tilskud til dækning af en række forberedende, eksterne rådgivningsaktiviteter med ELENA støttemidler. Det er væsentligt, at ELENA-midlerne anses som et ekstraordinært tilskud og indtægter herfra er derfor ikke inkluderet i ovenstående business case. Udredningsfase For at kunne foretage økonomistyring og budgetstyring på MA-niveau (bygningsejerniveau) vurderes det, at en udredning og afstemning mellem energiforbrug, energiudgifter og CO 2 -udledning (klimarapportering) på MA-niveau, understøttet af 5 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

6 en økonomistyringsmodel på bygningsniveau, er nødvendig for at kunne monitorere projektøkonomien og sikrer projektstyringen samt at besparelserne høstes i takt med at de grønne investeringer realiseres. Udbudsmetode For at opnå en leverandørmodel der er fleksible og sikre høj kvalitet i leverancen bør der umiddelbart efter iværksættelse af energioptimeringsprojektet indledes en markedsundersøgelse for understøttelse af valgte udbudsmodel. Herefter opstartes udbudsprocessen med en prækvalifikation til rammeudbuddet for screeningspartner og entreprenører baseret på den af bygningscheferne valgte leverandørstrategi: hovedleverandør med uvildig screeningspartner. Strategisk beslutning om investering i solceller Ved 40 % CO 2 -reduktionsscenariet opnås halvdelen af CO 2 -besparelserne samt halvdelen af de økonomiske besparelser fra implementering af solceller. Aarhus Kommune bør i forbindelse med planlægning af installation af solceller foretage en strategisk beslutning vedrørende implementering af vedvarende energikilder, samt vurdere følsomheden over for den nuværende nettoafregningsordning, da denne er en forudsætning for business casen. Implementering af solceller vægter højt i forbindelse med nedbringelsen af CO 2 - udledning i Aarhus Kommune, hvorfor de spille en væsentlig rolle i at kommunen kan nå sine ambitiøse klimamålsætninger. Dynamisk projekt Den skitserede implementeringsplan, leverandør- og udbudsstrategi indeholder en stor grad af fleksibilitet og dynamik, idet omfang af investeringer løbende kan justeres i takt med, at der opnås erfaringer og dannes et detaljeret overblik over de enkelte segmenter og udfordringerne med disse. Såfremt et segment eksempelvis viser sig at have særlige udfordringer eller fordele at fremskynde, kan disse prioriteres i tidsplanen og investeringsomfang i henhold til det ønskede. Dette er ligeledes gældende, såfremt der sker ændringer i nettoafregningsordningen inden solcellerne er færdiginstalleret. Den dynamiske tilgangsvinkel kræver en stram styring af projektet, dets økonomi og opsamling af erfaringer fra de optimerede bygninger, hvorfor det er væsentligt, at projektsekretariat, arbejdsgrupper og implementeringsgrupper tilføres de fornødne kompetencer og ressourcer. 6 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

7 2. Rapportens afsnit Nærværende rapport er opbygget af følgende delelementer: I afsnit 3 beskrives baggrunden for gennemførsel af indeværende analyse. I afsnit 4 beskrives de ændrede forudsætninger for udarbejdelse af den opdaterede business case samt afgrænsning af Aarhus Kommunes bygningsportefølje og udvælgelse / energiscreening af pilotbygninger. Ydermere er udarbejdet et estimat af den overordnede projektøkonomi, der skitserer økonomien gennem projektet, dels kvartalsvist for Borgmesterens Afdeling og dels på årlig basis for magistratsafdelingerne (MA) overordnet set. I afsnit 5 præsenteres implementeringsplan og projektorganisation og udgifterne til ekstern assistance samt opgørelse af internt ressourcebehov og omkostninger. Derudover er der skitseret en valgt leverandørstrategi og en udbudsmetode til sikring af succesfuld implementering af energibesparende tiltag. Afsnit 6 omhandler kompetenceudvikling, kompetenceportræt og kompetenceprofiler af kommunens driftsmedarbejdere. I afsnit 7 gennemgås Deloittes anbefalinger baseret på resultaterne af nærværende undersøgelse. 7 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

8

9 3. Baggrund Indeværende rapport er udført for at validere den af Deloitte udarbejdede business case i februar 2012, ved at indarbejde forudsætninger og elementer, som ikke var indeholdt i den tidligere version. Endvidere udarbejdes en implementeringsplan, indeholdende et estimat over projektøkonomien gennem projektperioden. Det samlede energibesparelsespotentiale for forskellige ambitionsniveauer ved energioptimering af størstedelen af Aarhus Kommunes bygningsportefølje blev kortlagt af Deloitte i februar Business casen er i nærværende analyse udvidet, og indeholder flere elementer for at give et helhedsorienteret beslutningsgrundlag for ledelsen for et større energioptimeringsprojekt. Deloitte har i samarbejde med kommunen, herunder projektleder Karen Margrethe Høj Madsen, Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø (MTM), udarbejdet et oplæg til en implementeringsplan med projektplan over en 5½-årig implementeringsperiode, en projektorganisation, der skal sikre et centralt ledet implementeringsprojekt med involvering af de respektive magistratsafdelinger, samt en udredning af kompetencebehovet for at sikre energirigtig drift af kommunens bygninger, der sikrer fastholdelse af de opnåede besparelser ved implementering af energitiltag. For at kunne give et mere detaljeret billede af påvirkningen på økonomien i Aarhus Kommune ved et større implementeringsprojekt, er der udarbejdet et estimat af projektøkonomien, der på Borgmesterens Afdelingsniveau viser likviditeten for kommunen kvartalsvist gennem implementeringsperioden på 5½ år, og synliggør projektøkonomien årligt på magistratsafdelingsniveau i hele business casens levetid. De ekstra elementer, der er inddraget i nærværende analyse, er primært udgifter til interne ressourcer i projektperioden, kompetenceudvikling og en yderligere opgradering af energiledelse. Endvidere er der foretaget energiscreeninger af seks ekstra bygninger, for at validere det samlede energibesparelsespotentiale. I nærværende analyse er Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg (MSO) ikke indeholdt i business casen, i projektøkonomiopgørelsen eller i opgørelsen af interne ressourcer ved implementering, drift eller kompetenceudvikling. MSO fremhæver forskellige årsager hertil; herunder blandt andet generel mistillid til Deloitte 9 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

10 samt betænkeligheder over forudsætningerne i projektet. Herunder at det er et meget langvarigt projekt med stor usikkerhed om, der kan fastholdes et tilstrækkeligt fokus gennem hele projektet og derved opnå de skitserede energibesparelser. MSO har ejendomme, hvor store dele af energiudgifterne afholdes af brugerne, hvorfor energibesparelser tilfalder brugerne og ikke til kommunen. Det anbefales derfor, at der i udredelsesfasen foretages en analyse af, hvilke bygninger, der kan inddrages med økonomisk gevinst for kommunen, enten fordi kommunen afholder energiudgifterne, eller hvor kommunen kan hæve huslejen i boligerne og derved belaste business casen positivt. Det er derfor stadig muligt at inkludere MSO i den deltaljerede projektplan og projektøkonomi, som den foreslåede udredningsfase danner grundlag for og som bør foretages af projektsekretariatet ved dennes opstart. Nærværende rapport udgør et beslutningsgrundlag, og resultaterne forventes fremlagt for byrådet i Aarhus Kommune (AAK) i august Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

11 4. Opdateret business case og projektøkonomi Der er foretaget en opdatering af tidligere udarbejdet business case: Energioptimeringspotentiale og behov for grønne investeringer Aarhus Kommune af 6. februar Derudover er der udarbejdet en overordnet opgørelse over projektøkonomien som er opgjort for implementeringsperioden på i alt 5½ år samt for projektperioden indeholdende implementeringsperioden og de efterfølgende 15 års drift, i alt 21 år (hele business casens levetid). Den store forskel mellem business casen og oversigten over projektøkonomien er, at førstnævnte ikke inkluderer implementeringsperioden og forudsætter, at implementering af energibesparende foranstaltninger alle er gennemført i år nul med 15 år efterfølgende drift for at skabe et ledelsesmæssigt beslutningsgrundlag. Projektøkonomien inkluderer implementeringsprojektet og dermed hvornår de enkelte investeringer gennemføres, samt hvornår der tilfalder forskellige typer af driftsudgifter og driftsbesparelser gennem hele projektperioden. Derfor er resultatet af de to analyser ikke ens hovedsageligt på grund af tidsforskellen på 5½ år som implementeringsperioden er opgjort til. At investeringerne i projektøkonomien er fordelt over implementeringsårene og tilskrives prisudvikling betyder eksempelvis at den tekniske investering stiger fra kr. 404 mio. til kr. 433 mio. Business casen er dermed velegnet som overordnet beslutningsgrundlag, hvorimod projektøkonomien kan danne grundlag for styring af implementeringsprojektet samt estimerer den økonomiske påvirkning af magistratsafdelingerne samlet set Opdateret Business Case Nye forudsætninger for business case I rapport udarbejdet af Deloitte af 6. februar 2012 er opstillet en række forudsætninger, der lægger til grund for udarbejdelse af den oprindelige business case. I nærværende rapport er business casen opdateret med yderligere input og en række nye forudsætninger. I indeværende rapport er alene angivet de ændrede forudsætninger. 11 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

12 De væsentligste ændringer i forudsætninger mellem den oprindelige og den opdaterede business case er: Udvidelse af pilotbygninger, der skaleres på baggrund af fra 6 til 12 bygninger Inkludering af udgifter til eksterne og delvis inkludering af interne ressourcer ved at gennemføre implementeringsprojektet og efterfølgende energirigtig drift af bygningerne Inkludering af eksterne udgifter og delvis udgifter til interne ressourcer til kompetenceløft og løbende kompetenceudvikling af driftsmedarbejdere Ændringer af værdien af reduceret strafafgift for manglende afkøling af fjernvarmen De ændrede forudsætninger er beskrevet nedenfor i detaljer: Udbygning af business case I den oprindelige business case var en række bygninger ikke indeholdt på grund af manglende datagrundlag eksempelvis hvis de var angivet uden areal eller energiforbrug for el, vand eller varme i Der er i nærværende analyse set nærmere på disse ejendomme, i et forsøg på at få flere bygninger med i business casen. Dette har dog vist sig at være yderst ressourcekrævende, og antallet af ekstra bygninger, der er mulige at inkludere, er blot fem. Der foretages ikke en yderligere udredning i nærværende analyse, men datagrundlaget for at etablere et mere fuldstændigt billede af ejendomsporteføljens bygnings- og energidata bør kortlægges i forbindelse med den anbefalede udredningsfase, beskrevet nærmere i afsnit Yderligere energiscreeninger For at validere den oprindelige business case samt skabe et bredere skaleringsgrundlag, er der foretaget energiscreeninger af yderligere seks bygninger. Bygningerne er udvalgt på baggrund af medianen af hver enkelt segments energinøgletal. Energinøgletallet for en bygning er elforbruget gange med en faktor 2,5 plus varmeforbrug, divideret med bygningens areal. De nyudvalgte ejendomme ses nedenfor sammen med energinøgletallet for deres tilhørende segment. 12 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

13 Tabel 2. Energinøgletal for hhv. segmenterne og de yderligere udvalgte ejendomme Segment Energinøgletal kwh/m 2 Nyudvalgt ejendom Energinøgletal kwh/m 2 Døgninstitutioner 219 Langenæs Allé Administrationsbygninger 198 Silkeborgvej Lokalcentre og Plejehjem 262 Sommersmindevej Fritid- og idrætsanlæg 225 Skovvangsvej Daginstitutioner 248 Marselis Boulevard Skoler 162 N.J. Fjordsgade Energinøgletallene for segmenterne er i nærværende analyse udregnet anderledes end i analysen udarbejdet i februar 2012, hvorfor nøgletallene er ændret. Således benyttes nu medianen for nøgletallene for bygningerne i hvert segment i stedet for det tidligere benyttet gennemsnit for alle bygninger. Dette sikrer, at uhensigtsmæssigheder ved fejlregistreringer og store eller små energiforbrug ikke har stor indflydelse på udvælgelsen, da det vægter i mindre betydelig grad i medianen end i et almindeligt gennemsnit. Denne nye betragtning påvirker kun bygningsudvælgelsen, der nu anses for mere robust. Ejendommene er udvalgt i samarbejde med Aarhus Kommune, der har godkendt dem som værende repræsentative for deres segment. I 13 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

14 Tabel 2 afviger energinøgletallet for Skovvangsvej 127 betydeligt fra segmentets nøgletal. Grunden til, at der ikke er udvalgt en ejendom med et nøgletal tættere på det for segmentet skyldes, at disse ejendomme har et lille areal der skiller sig markant ud fra medianen for segmentet og vil være svage at skalere på. Energiscreeningen af disse ekstra bygninger er gennemført af Kuben Management og energirapporterne er vedlagt i bilag Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg I tidligere udarbejdede business case var Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg (MSO) medtaget med deres servicearealer. Årsagen til at alene servicearealet var inkluderet i business casen skyldes, at der er en økonomisk udfordring ved at foretage energibesparelser i boligsektionerne, da energibesparelsen ikke nødvendigvis kan indhentes fra slutbrugeren. I nærværende analyse ses der helt bort fra MSO s arealer. Som tidligere nævnt, har MSO ytret ønske om at være inkluderet i et energioptimeringsprojekt, men det er uvist hvilke arealer, der skal indgå en business casen. Gennem projektforløbet har der været rettet henvendelse til MSO flere gange, men MSO har ikke deltaget i de workshops og seancer, der har defineret outputtet af indeværende analyse. Nærværende analyse omfatter således fire magistratsafdelinger og en bygningsportefølje på m Energiforbrug Som i den oprindelige business case benyttes energiforbrug for 2009 for samtlige bygninger, med undtagelse af Marselis Boulevard 48, der jf. Aarhus Kommune er blevet energirenoveret siden, hvorfor forbrug fra 2011 benyttes her Energibesparelser I daginstitutionen Spiloppen er identificeret tiltag med store energibesparelser til følge. Der er i den oprindelige business case indsat en ekstraordinær sikkerhedsfaktor for denne institution, der reducerer de fundne energibesparelser med 20 %. Dette gør sig også gældende i nærværende business case, og denne sikkerhedsfaktor er inddraget for at sikre, at der for daginstitutioner ikke angives et for stort besparelsespotentiale. Da der er fundet store besparelser i den nyudvalgte daginstitution Marselis Boulevard, er der dog intet, der tyder på, at besparelserne for Spiloppen er af urealistisk størrelse. 14 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

15 Ved installation af det i tilbuddet angivne solcelleanlæg, se bilag 1, vil Gammelgårdsskolens anlæg producere mere strøm end skolen benytter. Dette er ikke rentabelt, da merproduktionen blot kan sælges til feed-in tarif. Derfor er både investeringen og besparelsen på solcelleanlægget på Gammelgårdsskolen kun indregnet med 60 % af det der er angivet i energirapporten Salg af energibesparelser I forhold til den tidligere udarbejdede business case, beregnes salg af energibesparelser i nærværende business case på baggrund af de skalerede energibesparelser separat for både el og varme i kwh. Da denne beregningsmetode er mere finmasket i nærværende analyse, har det vist sig at det faktiske salg af energibesparelser er mindre end først antaget. Disse udgør i denne analyse, en værdi af kr. 12 mio. ved 40 %-reduktionsscenariet Energipriser Fjernvarme I den opdaterede business case benyttes fjernvarmepriser opgivet af AffaldVarme Aarhus fra 2012, efter aftale med Aarhus Kommune. Prisen er ekskl. moms. Fjernvarmepris - forbrugsvariabelt: 44 øre pr. kwh. Det er os oplyst, at AffaldVarme har indgivet en indstilling til byrådet, vedrørende en ændring af afregningsformen for fjernvarme med virkning fra Ændringen af afregningsformen foretages således, at den overordnede økonomi for Affald- Varme Aarhus er uændret. Der er taget udgangspunkt i den gennemsnitlige afkøling for hele AffaldVarme Aarhus kundeportefølje på 35,2 C. Den ændrede prisafregning vil påvirke prisen på varme for den enkelte bygning positivt, såfremt en bygning har en højere afkøling af fjernvarmevandet end 35,2 C, og negativt såfremt en bygning har en lavere afkøling and 35,2 C. Aarhus Kommunes bygningsportefølje er stor, og det antages, at porteføljen samlet har gennemsnitsafkøling tæt på 35,2 C, hvorfor en ændring af afregningsformen ikke vil have en væsentlig indflydelse på Aarhus Kommunes energiøkonomi eller business casens resultater. Energioptimering og indregulering af varme- og brugsvandsystemerne i kommunens portefølje, indgår i en række af energirapporterne. En naturlig konsekvens heraf vil være en højere afkøling af fjernvarmevandet og Aarhus Kommune opnår formodentlig en gevinst ved energioptimering, hvis der overgås til den ny afregningsform. Denne gevinst er ikke indeholdt i indeværende business case. 15 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

16 Energiforsyningen i Aarhus Kommune vil på et tidspunkt blive CO 2 -neutral. Dette vil bevirke, at kommunen i fremtiden derved vil reducere deres CO 2 -udledning, uanset om energioptimeringsprojektet gennemføres eller ej. De må antages, at når energiforsyninger bliver CO 2 -neutrale, stiger priserne på den energi, de udbyder. Dette vil blot gøre nærværende energioptimeringsprojekt mere rentabelt, hvorfor det ikke bør have negativ indflydelse på projektet. Forholdene der peger i retningen af en dyrere CO 2 -neutral energiproduktion kan kort skitseres som: Meget tyder på at der vil ske stramninger i EU-lovgivningen med henblik på at opnå en langt større genanvendelighed af ressourcer og nedbringelse af affaldsmængden, samtidig med at der er noget der tyder på at det i fremtiden ikke vil være tilladt at brænde plastik i affaldsforbrændingsanlæggene, som varmeforsyner kommunerne. Dette betyder, at det må antages at prisen på affald i første omgang vil stige betydeligt og på længere sigt vil affald ikke kunne indgå som input varmeproduktionen. Alternativet til affald kan være biobrændsel, som allerede nu oplever stigende priser samtidig er fremstilling af biobrændsel en konkurrent til fødevareproduktion, hvor prisstigningerne er betydelige i disse år. Derfor vil den fremtidige stigende efterspørgsel på biobrændsel forventes at medføre drastiske prisstigninger. El Som for fjernvarme, benyttes elpriser fra år 2012, aftalt i samarbejde med Aarhus Kommune. Priserne er ekskl. moms. Elpris, leverandør: 0,42 kroner pr. kwh. Elpris, distribution (gennemsnit af fire distributører): 1,17 kroner pr. kwh. Elpris, samlet: 1,59 kroner pr. kwh. Aarhus Kommune har en eldistributør, Galten El, hvor elprisen er os ukendt, hvorfor dennes pris ikke indgår beregningen. Dette vurderes ikke at have væsentlig betydning for resultatet. 16 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

17 Strafafgift på fjernvarme Ved den nuværende afregningsform er der en strafafgift, såfremt den årlige afkøling på fjernvarme er under 30 C. I første version af Teknologisk Instituts energirapporter (indgår som bilag i rapport af 6. februar) fremgår det i en række forslag, at strafafgifterne undgås ved at gennemføre visse energitiltag. Ved en efterfølgende dialog med bygningernes driftsansvarlige er det fremkommet, at antagelser om strafafgift i flere tilfælde ikke har været korrekte, og alle disse besparelser medtaget i den oprindelige business case er efterfølgende fjernet fra energirapporterne og ikke medtaget i den opdaterede business case. Der er midlertidigt stadig en strafafgiftsmæssig gevinst ved at energioptimere en række af kommunens fjernvarmeinstallationer. Der har ikke været muligt at få oplyst Aarhus Kommunes samlede omkostninger til strafafgifter af AffaldVarme Aarhus. Derimod er der modtaget afkølingsoplysninger på 10 af de i alt 12 bygninger indeholdt i business casen. I alt 8 af disse har indenfor de sidste fem år modtaget strafafgift. Hvis der laves gennemsnitsbetragtninger på disse bygninger og skaleres med samme faktorer som i business casen estimeres det at Aarhus Kommunes omkostninger til strafafkøling i de udvalgte bygninger udgør omtrent kr årligt. Det vurderes, at en stor andel af disse omkostninger bortfalder, i takt med at varmeanlæggene indreguleres og optimeres, hvorfor der i nærværende business case er regnet med en reduktion i strafafgift for hele den udvalgte portefølje på kr ekskl. moms årligt baseret på et overordnet skøn af besparelse ved bortfald af strafafgift på manglende afkøling af fjernevarmevand Solceller Der sker løbende en ændring af prisen på solceller, hvorfor der er indhentet et nyt tilbud for opsætning af solceller på de seks pilotbygninger der var skaleringsgrundlag for den oprindelige business case og som blev udvalgt vinteren Dette tilbud ses i bilag 1, og heraf fremgår det, at prisen på solceller er faldet. Det vurderes af solcelleforeningen at solcellemarkedet er mættet af udbud i øjeblikket, der påvirker prissætningen af solceller nedadgående. Derfor kan der muligvis forventes mindre prisstigninger på solceller i fremtiden, hvilket der tages højde for i den indregnede sikkerhedsfaktor på 25 % Implementeringsperioden og den efterfølgende drift Kompetenceudvikling Kompetenceportræt 17 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

18 Udarbejdelse af kompetenceportræt er prissat til kr ekskl. moms og belaster business casen med 100 %. I nærværende afsnit gennemgås de forskellige udgifter, der belaster business casen, og det angives i hvilket omfang elementerne er indeholdt, enten med 50 eller 100 %. Forklaringen herfor er angivet i afsnit 5.6. Kick Off For at informere kommunens medarbejdere om projektet, afholdes Kick Off møder. De eksterne ressourcer hertil er i afsnit opgjort til kr ekskl. moms. Det interne ressourceforbrug ved deltagelse i disse møder er opgjort, i samarbejde med Aarhus Kommune, til kr ekskl. moms, og begge disse poster er indeholdt med 100 %. Kompetenceløft For at opnå et kompetenceløft af medarbejderne er de interne ressourcer opgjort til en initialinvestering på kr ekskl. moms i afsnit 5.6. Denne post er indeholdt i business casen med 50 % svarende til kr ekskl. moms. De samlede eksterne ressourcer til kompetenceløft er opgjort til kr ekskl. moms, jf. afsnit 6, og disse udgifter er indeholdt i business casen med 100 %. Kompetenceudvikling For at kunne opretholde energibesparelser i bygninger samt identificere nye løbende energibesparelsespotentialer, er det afgørende, at driftspersonalet i ejendommene besidder de rigtige kompetencer. Ud over det initiale kompetenceløft anbefales det, at medarbejderne i Aarhus Kommune løbende gennemgår kompetenceudvikling. Den interne ressourcebelastning i forhold til kompetenceudvikling er opgjort til kr ekskl. moms per år i 15 år efter endt implementering, jf. afsnit 5.6, og denne udgift er indeholdt i business casen med 50 %, hvorfor den samlede udgift hertil er kr ekskl. moms per år. Det antages, at der allerede i dag budgetteres med kompetenceudvikling af medarbejdere og at udvikling af kompetencer inden for energirigtig drift er en del heraf. De eksterne ressourcer til kursusafholdelse er opgjort til kr ekskl. moms. pr. år, jf. afsnit 6.3.5, og denne post er indeholdt med 100 % Implementeringsperiode og omkostninger Implementeringsperioden er fastsat til at vare 5½ år, og for at sikre at Aarhus Kommune er en del af processen samt at der opnås det maksimale potentiale, er 18 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

19 det essentielt, at Aarhus Kommune bidrager med de nødvendige ressourcer. Det anbefales at oprette et projektsekretariat samt arbejds- og implementeringsgrupper, der skal drives af sekretariatet under implementeringsprocessen. Ressourcerne hertil er alle interne, og er estimeret til at udgøre følgende, i alt i den 5½-årige implementeringsperiode (der henvises for udregninger til afsnit 5.6). Udgifterne er opgivet ekskl. moms. Projektsekretariat og arbejdsgrupper: kr ekskl. moms. Denne udgift medtages med 50 % svarende til kr. ekskl. moms, idet det antages, at de 50 % udgør den merudgift kommunen har ved at iværksætte implementeringsprojektet. Implementeringsgrupper: kr ekskl. moms. Denne udgift medtages med 50 % svarende til kr. ekskl. moms. Implementeringsgrupperne antages at udgøre hele implementeringen dog undtaget ½ år. Ovenstående betragtninger er som beskrevet gældende for en implementering på 4½ år. Ved hhv. 20 og 30 %-scenarier er der medtaget en forholdsmæssig udgift, idet disse implementeringer er hhv. 3 og 4 år. Nedenstående poster er indeholdt 100 % i business casen: Juridisk rådgivning: kr ekskl. moms til assistance til udarbejdelse af udbudsstrategi og udbudsmateriale. Bygherrerådgivning: kr ekskl. moms, over implementeringsperioden. For hhv. 20- og 30 %-scenarier er udgiften medtaget forholdsmæssigt i forhold til implementeringsperioder. Ekstern assistance til udarbejdelse af ELENA-ansøgning: kr ekskl. moms, ved en projektstørrelse på over 50 mio. euro, dvs. 40 %-scenariet Udredningsfase Udredningsfasen er skønsmæssigt prissat til kr ekskl. moms, og det antages, at dette vil være udgiften uanset om opgaven varetages af kommunen selv eller eksterne konsulenter. Udgiften er medtaget 100 % i business casen. Se beskrivelse af fasen i afsnit Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

20 Energiledelse på bygningsniveau For at kunne foretage energiledelse på bygningsniveau og danne overblik over forbruget i de enkelte magistratsafdelinger, er det nødvendigt at installere bimålere i flere bygninger og koble disse op til KeepFocus. Der er i den oprindelige business case pr. februar 2012 indeholdt en udgift til installation af fjernaflæste målere samt et mer-abonnement til KeepFocus. Da det anbefales at have energiledelse på bygningsniveau og ikke ejendomsniveau er der en merudgift til opsætning af bimålere og opkobling af disse til KeepFocus. Det vurderes, at der er ca. 75 ejendomme, hvor der bør installeres bimålere, således skabes der mulighed for fyldestgørende energidata på bygningsniveau. Udgift til køb og installation af målere er pr. bygning oplyst af Aarhus Kommune til at være kr ekskl. moms. Svarende til yderligere initialudgift: kr ekskl. moms, som er indeholdt med 100 % i business casen. Udgift til mer-abonnement til KeepFocus er oplyst af Aarhus Kommune til at være kr. 425 ekskl. moms pr. måler, og det antages, at der opsættes 3 målere ekstra i hver af de 75 bygninger. Løbende årlig yderligere abonnementsudgift: kr ekskl. moms, der er indeholdt 100 % i business casen. Den fremadrettede energiledelse varetages i den nye fælles bygningsfunktion, og i afsnit 5.6 er den årlige omkostning hertil bestemt til kr ekskl. moms. Denne post er indeholdt med 50 %, svarende til en årlig udgift på kr ekskl. moms Fyrtårne og energirigtig drift Driftsfolkene i bygningerne skal fremadrettet have fokus på energirigtig drift, og de faglige fyrtårne skal assistere og instruere driftsfolkene løbende efter behov. Udgiften hertil er fastsat til årligt at udgøre kr ekskl. moms, jf. afsnit 5.6. Denne medregnes med 50 % svarende til kr ekskl. moms pr. år Kalkulationsrente I den oprindelige business case blev benyttet en kalkulationsrente på 3,5 %. Statens samfundsøkonomiske kalkulationsrente for energiinvesteringer er fastsat til 6 procent, hvilket vurderes meget højt af både nationale ekspertorganer samt i sammenligning med andre EU-lande. Eksempelvis kan nævnes Tyskland, der opererer med en kalkulationsrente 2,2 % på energiprojekter. De Økonomiske Råd anbefaler herhjemme, at der til miljø og energiprojekter benyttes en kalkulationsrente på 3 %. Denne rente er benyttet i den opdaterede business case. 20 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

21 Uddybning af business case Visse elementer er af Aarhus Kommune ønsket uddybet i forhold til den oprindelige business case. Disse gennemgås nedenfor Reinvesteringer i business casens levetid Som beskrevet estimeres den gennemsnitlige tekniske levetid på energibesparende tiltag til 15 år i business casen. Der er i denne periode ikke taget højde for reinvesteringer i forskellige tiltag. Et eksempel herpå er pumper, der har en teknisk levetid på 10 år, og derfor potentielt skal udskiftes igen inden for business casens levetid. Mange tiltag har dog en teknisk levetid på mere end 15 år, eksempelvis solceller, ventilationsanlæg og klimaskærmsløsninger, hvorfor denne gennemsnitsbetragtning med en levetid på 15 år vurderes at give et overordnet retvisende billede. I praksis betyder dette, at der dels vil være behov for reinvesteringer, mens der ligeledes vil være tekniske installationer og energibesparelser, der vil eksistere efter år 2032 (slutår for business casen). Som det fremgår senere i rapporten vil en betragtelig andel af investeringerne være i solceller, hvor reinvesteringen dels finder sted efter business casens udløb, samtidig med at reinvesteringen ikke er tvungen, da bygningerne kan driftes uden Prisfremskrivninger Der er generelt stor diskussion om, hvilken prisfremskrivning, der er sandsynlig for energipriserne. Nedenstående oplysninger er udleveret af Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø, og viser priserne for el, dels for distribution af ELRO, og dels for leverance af hhv. Brabrand Net, Nrgi, Østjysk Energiforsyning og Viby Net for et gennemsnit i magistrafafdelingerne for hhv. 2009, 2010, 2011 og Tabel 3. Udvikling i elpriser, dels for distribution og dels for leverance i [kr.] [kr.] [kr.] [kr.] Elro 0,431 0,383 0,39 0,422 Brabrand Net 0,94 0,94 0,99 1,1 Nrgi 1,04 1,07 1,15 1,18 Østjysk Energiforsyning 0,85 0,85 1,08 1,18 Viby Net 0,84 0,93 0,98 1,04 Gennemsnit 1,3485 1,3305 1,44 1, Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

22 Den faktiske prisudvikling fra 2009 til 2012 er på 4,7 % p.a. inklusive inflation, hvilket stemmer godt overens med de 5 %, der benyttes i indeværende analyse. Historiske data for elprisstatistikken er indhentet fra Energistyrelsen fra , og statistikken viser, at prisudviklingen for el i husholdninger (forbrug på kwh) er på 4,5 % og for små virksomheder (forbrug på kwh) er på 5,5 %. De årlige priser for fjernvarme fra AffaldVarme Aarhus varierer meget fra år til år. Dette skyldes, at forsyningsselskabet er takstfinansieret og derfor ikke må foretage opsparing. AffaldVarme har planer om at overgå til biomasse, hvilket baseret på ræsonnementer skitseret ovenfor vil øge priserne i fremtiden. Derfor antages det realistisk, at varmepriserne herfra også fremskrives med 5 %, som det er tilfældet for el Resultater ny business case Resultaterne for den nye business case forudsætter, at implementering af energibesparende foranstaltninger foretages i år nul. Business casens levetid og lånets løbetid er fastsat til 15 år. For at der kan træffes en beslutning om ambitionsniveau for energioptimering, er det afgørende at have et overordnet kendskab til projektøkonomien gennem implementeringsperioden, og denne er indeholdt i afsnit 4.2. Nedenfor ses en oversigt over de estimerede økonomiske resultater af den opdaterede business case. 22 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

23 Tabel 4. Estimeret investeringsbehov ved tre forskellige ambitionsniveauer. Alle priser er eksklusive moms. Forskellen mellem investeringsomfang og teknologi er udgift til ekstern bygherrerådgivning, herunder bygningsscreening. CO 2 - reduktion Investeringsomfang Heraf teknologi Intern rente Marginal rente Nutidsværdi Årlig energibesparelse 2012 priser Positiv likviditet påvirkn. år 1 efter impl. [%] [mio. kr.] [mio. kr.] [%] [%] [mio. kr.] [mio. kr.] [mio. kr.] 20% ,2% 15,2% ,6 6,6 30% ,6% 6,9% ,4 6,0 40% ,7% 3,5% ,7 2,1 Det ses af tabellen, at der er en betydelig økonomisk gevinst ved at foretage energioptimering, uanset hvilket scenarie, der vælges. Den største nutidsværdi fås ved CO 2 -reduktioner på 40 % med en nutidsværdi på kr. 230 mio., hvorved der opnås en intern rente på 8,7 % og årlige energibesparelser ved nuværende energipriser på kr. 40,7 mio. Investeringsomfanget er tæt på identisk med den tidligere udarbejdede business case (kr. 449 mio.), mens forrentningen (11,1 %) og energibesparelsen (kr. 45 mio.) er faldet. De væsentligste ændringer, der gør sig gældende, er: 1. Øget investeringsomfang fra inddragelse af interne ressourcer og kompetenceudvikling 2. Øget investeringsomfang ved inddragelse af seks nye bygninger, grundet generelt mindre rentabilitet i Kuben Managements energirapporter 3. Reduceret investeringsomfang ved opdatering af solcellepriser i Teknologisk Instituts energirapporter 4. Reduceret investeringsomfang og energibesparelse ved reduktion af arealet fra MSO servicearealer (omtrent m 2 ) 5. Økonomisk besparelse ved reduktion af fjernvarmestrafafgift 6. Øget energibesparelse fra opdatering af energipriser til 2012 tal Disse elementer har ligeledes en indvirkning på likviditetspåvirkningen i år 1, der er reduceret fra kr. 6,8 mio. til kr. 2,1 mio. Det skal dog pointeres her, at likviditetsvurderingen bør komme fra projektøkonomianalysen, der er langt mere detaljeret. 23 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

24 Teknologiopdeling For at give et overblik over hvor besparelserne opnås er energibesparelsesforslagene opdelt i teknologier og nedenfor findes et illustratorisk estimat over fordelingen. Betydning og omfang af investeringerne afhænger overordnet af hvor CO 2 - reduktionerne opnås samt hvor energibesparelserne høstes i forhold til de enkelte teknologier i de tre forskellige CO 2 -reduktionsscenarier fremgår af Tabel 5. Opdelingen i teknologier skal ses som et estimat baseret på energiscreeninger af 12 bygninger indeholdende sikkerhedsfaktorer på bl.a. investering, solceller og besparelser i daginstitutioner. De faktiske besparelser inden for hver teknologi vil variere fra nedenstående opgørelser, mens den samlede besparelse antages at have en retvisende størrelse. Tabel 5. Investering i energibesparende foranstaltninger inkl. 25 % sikkerhedsfaktor, energibesparelse samt CO 2 -reduktion afhængig af teknologi for hhv. 20, 30 og 40 % CO 2 -redukstionsscenariet Investering Andel af investering Energibesparelse Andel af energibesparelse CO 2 -reduktion 20 %-scenarie [mio kr.] [%] [mio kr.] [%] [%] Varme 23,1 21% 4,4 21% 4% Ventilation 28,1 26% 9,8 47% 9% Belysning 17,2 16% 2,9 14% 3% CTS 7,9 7% 1,0 5% 1% Solceller 15,8 14% 1,5 7% 1% Klimaskærm 11,0 10% 1,1 5% 1% Andet 0,7 1% 0,1 0% 0% Opgradering energiledelse 5,4 5% 0 0% 0% Total 109,2 100% 20,6 100% 20% Investering Andel af investering Energibesparelse Andel af energibesparelse CO 2 -reduktion 30 %-scenarie [mio kr.] [%] [mio kr.] [%] [%] Varme 23,4 10% 4,4 14% 4% Ventilation 28,2 12% 9,8 32% 9% Belysning 18,8 8% 3,0 10% 3% CTS 8,6 4% 1,0 3% 1% Solceller 135,1 58% 11,1 36% 11% Klimaskærm 11,0 5% 1,1 4% 1% Andet 0,7 0% 0,1 0% 0% Opgradering energiledelse 5,4 2% 0 0% 0% Total 231,2 100% 30,4 100% 30% 24 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

25 Investering Andel af investering Energibesparelse Andel af energibesparelse CO 2 -reduktion 40 %-scenarie [mio kr.] [%] [mio kr.] [%] [%] Varme 30,1 7% 4,7 12% 5% Ventilation 34,3 8% 10,2 25% 10% Belysning 26,3 7% 3,4 8% 3% CTS 10,8 3% 1,1 3% 1% Solceller 283,9 70% 20,0 49% 20% Klimaskærm 12,1 3% 1,1 3% 1% Andet 0,7 0% 0,1 0% 0% Opgradering energiledelse 5,4 1% 0 0% 0% Total 403,6 100% 40,7 100% 40% For 40 %-scenariet gælder, at halvdelen af de opnåede CO 2 -reduktioner kommer fra implementering af solceller ved 70 % af investeringen, hvor der i 30 %-scenariet opnås CO 2 -reduktioner fra installation af solceller på 11 % ved ca. 33 % af investeringerne. Det skal her bemærkes, at det er en væsentlig forudsætning, at afregningen af den producerede strøm fra solcellerne kan indgå i den nuværende nettoafregningsordning. Fremtiden for nettoafregningsordningen er usikker, og inden solcelleprojekter igangsættes, skal det verificeres, at denne ordning er gældende på det tidspunkt hvor solcellerne erhverves. Ved 40 %-reduktionsscenariet vægter implementering af solceller højt, hvorfor de spiller en væsentlig rolle i forhold til, at kommunen kan nå sine ambitiøse klimamålsætninger. Der er indeholdt en sikkerhedsfaktor på 25 % på alle investeringer inkl. solcelleinvesteringer. Herudover er der indlagt projekteringsomkostninger på 5 % af investeringen på solceller, hvorfor der samlet set på solcellerne er lagt 30 % oveni investeringen. Ingen investeringer i business casen, inkl. solcelleinvesteringer, tager hensyn til en eventuel mængderabat, hvilket vil påvirke business casen positivt. Som tidligere nævnt er der mulighed for, at solcellepriserne vil stige i de kommende år, hvilket burde være inkluderet i sikkerhedsfaktoren samt i en eventuel mængderabat. Nedenfor ses den samlede energireduktion dels i MWh (varme- og elbesparelser adderet) og dels i % af det samlede energiforbrug. Dette vises for energibesparelserne og udspecificeret for installation af solceller. 25 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

26 Tabel 6. Energibesparelse i MWh og i % af det samlede forbrug vist dels for energibesparelser og dels for installation af solceller 20 %-scenarie Samlet energireduktion Samlet energireduktion [MWh] [%] Energibesparelser 26,5 17% Solcellebesparelser 0,9 1% Total 27,5 18% 30 %-scenarie Samlet energireduktion Samlet energireduktion [MWh] [%] Energibesparelser 26,7 18% Solcellebesparelser 7,2 5% Total 33,9 22% Samlet energireduktion Samlet energireduktion 40 %-scenarie [MWh] [%] Energibesparelser 28,0 18% Solcellebesparelser 13,1 9% Total 41,1 27% Ovenstående tabel viser, at solceller ved 40 %-reduktionsscenariet, udgør 1/3 af de samlede energibesparelser (MWh). Ved de to andre scenarier udgør solcellerne en mindre andel. Igen er det vigtigt at fremhæve at de skitserede MWh besparelser indgår som en mellemregning i at opgøre den økonomiske besparelse og CO 2 - reduktion. Den faktiske MWh besparelse vil variere i takt med at projektet implementeres, idet det vil være forskellige løsninger der opnår den skitserede målsætning med en anderledes fordeling mellem el og varme end de 12 pilotejendomme viser. Formålet med at opstille et ledelsesmæssigt beslutningsgrundlag er at opgøre CO 2 -reduktion og den økonomiske besparelse. For at sikre at det vil være muligt for kommune at nå det vedtagne mål, er der lagt sikkerhedsfaktorer ind og derved sikres det, at der kan installeres den fornødne teknologi i bygningerne der er nødvendig for at nå CO 2 -mål og økonomiske mål. Ovenstående MWh opgørelse må ikke betragtes som et mål, men blot som en mellemregning til Business Casen. Aarhus Kommune bør forinden planlægning af installation af solceller foretage en strategisk beslutning om elforsyningen i Aarhus Kommunes bygninger og om hvordan et større solcelleprojekt vil påvirke denne. Hvis solceller inkluderes i et energioptimeringsprojekt i Aarhus Kommune, foreslår Deloitte en implementeringsgruppe på tværs af magistratsafdelingerne, der har solceller som ansvarsområde. 26 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

27 4.2. Projektøkonomi Business casen blev udarbejdet som et ledelsesmæssigt beslutningsgrundlag for at synliggøre besparelsesscenarier og den tilhørende rentabilitet efter implementering er gennemført i kommunens bygningsportefølje. For at kunne vurdere den generelle projektøkonomi på magistratsafdelingsniveau foretages der hermed en detaljeret projektøkonomisk analyse årligt gennem hele projektperioden. Borgmesterens Afdelings likviditet er opgjort kvartalsvist i implementeringsperioden, og resultaterne heraf er vist i bilag Forudsætninger for projektøkonomi Forudsætninger for kortlægning af projektøkonomien er beskrevet i det følgende. 40 % reduktionsscenarie Vurderingerne er baseret på 40 % reduktionsscenariet for business casen på kommunens ejede og benyttede ejendomme samt af lejede og benyttede ejendomme; i alt m 2. Der ses her bort fra MSO s bygninger. Projektets levetid Hele projektperioden (bestående af udredelses- og udbudsfasen samt implementeringsperioden) udgør i alt lidt over 21 år, startende i år 2012 med alle økonomiske påvirkninger afsluttet i år Tidspunkt for investeringer Tidspunkt for investeringer og resulterende besparelser kan først fastlægges efter udredningsfasen, hvorfor tidspunkt for investering i indeværende rapport er estimeret helt overordnet og er baseret på et ensartet investeringsbehov for hvert bygningssegment. I realiteten vil segmenterne være af forskellig størrelse, hvorfor investeringer vil falde anderledes end antaget. Det foreslås, at der i udredningsfasen udarbejdes en forundersøgelse for hvert segment, og dermed kan det detaljerede investeringsflow tilrettelægges. Det betyder, at indeværende projektøkonomi og projektplan er helt overordnet og illustrativ, da projektsekretariatets første opgave vil være at udarbejde en mere præcis plan for investeringerne og besparelserne fordelt på magistratsniveau. Dette arbejde bør være baseret på resultaterne af udredningsfasen. Denne overordnede skitse for investeringer er udarbejdet og estimeret kvartalsvist i samarbejde mellem Aarhus Kommune og Deloitte. For resultaterne vedrørende magistratsafdelingerne under ét er disse efterfølgende omregnet og præsenteret på årligt niveau. 27 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

28 Der er i projektplanen skitseret seks implementeringssegmenter, der løbende overlapper hinanden. Hver af disse er fastsat til at være lige store med en implementering i 2,5 år. Segmenterne vil efter udredningsfase fremstå i forskellig og prioriteret størrelse, men det er ikke muligt med nuværende datagrundlag. Energibesparelser og salg heraf Energibesparelsens og salg af energibesparelsernes eksakte størrelse for de enkelte bygningssegmenter er estimeret med afsæt i investeringer i energibesparelsestiltag ved et fast forhold igennem hele projektperioden. Jo flere segmenter, der sker implementering i, jo flere energibesparelser høstes der. Der er ikke taget højde for en eventuel mulighed, ved at de laveste frugter høstes først, hvilket vil bevirke at der vil komme større energibesparelser i starten. Det planlægges dog, at starte implementering i det segment, der skønnes med de mest rentable investeringer. En væsentlig forudsætning i projektøkonomien er, at energibesparelser implementeret i ét kvartal allerede i efterfølgende kvartal medfører en likviditetsforbedring fra den reducerede energiudgift. For at dette kan gøre sig gældende skal følgende sikres: 1. At der indgås en overordnet aftale med forsyningsselskaberne, der sikrer, at der efter implementering af energitiltag i de enkelte bygninger sker en nedjustering af á conto-faktureringer, så de ændres til forventet fremtidigt forbrug. 2. At der, i tilfælde hvor energiudgifter afholdes fra centralt hold (magistratsafdeling), gennemføres en kvartalsmæssig budgetkorrektion fra magistratsafdelingen til den enkelte bygning/institution, så det sikres, at magistratsafdelingen opnår gevinsten. Førstnævnte har Aarhus Kommune indledningsvis diskuteret med AffaldVarme Aarhus mht. fjernvarmeafregningen. Der var i den sammenhæng åbenhed for ændringer af acontofaktureringer ifm. energioptimering. Lignende aftaler bør indgås med el-forsyningsvirksomheder og der er, så vidt vi er oplyst, ikke kontraktlige hindringer herfor. Herudover er det væsentligt, at tilskud fra salg af energibesparelser opnås kvartalet efter, at de løbende investeringer er implementeret. Dette forudsætter at kommunen har en fast aftale med en aftager af energibesparelser samt at der hurtigt kan afrapporteres til de(n) indberetningspligtige virksomhed(er). 28 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

29 Ovenstående er altafgørende for at sikre en god projektøkonomi og der skal udarbejdes rutiner og et økonomistyringsgrundlag, der sikrer at dette gennemføres. Såfremt disse forudsætninger ikke stemmer overens med det, der praktisk gennemføres, vil det have en negativ indflydelse på magistratsafdelingernes projektøkonomi i implementeringsperioden. Udredningsfasen bør danne grundlag for at etablere denne økonomistyring og de procedurer, der giver projektsekretariatet de fornødne værktøjer hertil. Beregningstekniske forudsætninger for Borgmesterens Afdeling Det forudsættes, at investeringen i de anlægstekniske poster kan lånefinansieres hos KommuneKredit (KK) ved låneoptagelse udenfor lånerammen. Dette er bl.a. erfaret af Aarhus Kommune i forbindelse med ESCO-projektet. Endvidere er der fra andre kommuner kendskab til, at projekter med samme udgiftsposter er blevet lånefinansieret. Endvidere forudsættes det, at der gennem alle udrednings- og implementeringsperiodens 5½ kalenderår, primo hvert år optages et lån af Borgmesterens Afdeling hos KK svarende til de anlægsudgift (energioptimeringstiltag), der forventes afholdt i løbet af året. Udgifter til lånet afholdes det første år af BA, der ændrer budgettet for magistratsafdelingerne det kommende år. Lånet BA optager antages at være et 15-årigt annuitetslån med den gældende markedsrente hos KK. Budgetkorrektionens størrelse fastsættes ved Aarhus Kommunes realrente, der efter aftale med Borgmesterens Afdelingen er fastsat til 3 % p.a. Magistratsafdelingernes løbende træk fra Borgmesterense afdeling, forventes at være relativt jævnt fordelt over det enkelte år. Den lånestrategi der her er valgt, giver derfor en merrenteudgift til BA på omtrent halvdelen af den angivede renteudgift, ift. en normal byggekredit. Markedsrenten hos KK, som Borgmesterens Afdeling optager lån med, er ligeledes fastsat til 3 %. Der kan forekomme år, hvor der ikke er sammenhæng mellem markedsrenten og realrenten. Amortiseringsperioden på 15 år (svarende til den gennemsnitlige tekniske levetid) afviger fra kommunernes lånekatalogs traditionelle afskrivningshorisonter. Det forventes alligevel muligt at optage foreslåede lån samt at foretage afskrivninger på investeringerne over 15 år. Disse forhold af afstemt med Thomas Stilling Andersen ved Borgmesterens Afdeling. Lånene forudsættes optaget uden omkostninger til kurs 100. Beregningstekniske forudsætninger for magistratsafdelingerne Alle løbende omkostninger, indtægter og investeringer indeksreguleres med en fast inflation på 2 % p.a. og energibesparelser indeksreguleres yderligere med en prisfremskrivningsfaktor på 3 % på energipriser. 29 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

30 Projektpulje I implementeringsperioden foreslås dannet en projektpulje indeholdende det økonomiske overskud i implementeringsperioden fra projektet. Denne pulje kan bruges som buffer mellem de forskellige segmenter, da disse ikke vil have samme rentabilitet eller risiko gennem implementeringsperioden. Derved sikres der en fornuftig risikostyring i implementeringsperioden. De enkelte magistratsafdelinger opnår derved ikke fordeling af overskuddet, før det samlede økonomiske overskud i implementeringsperioden er endelig kendt. Projektpuljen benyttes således som en risikopulje, der er med til at sikre økonomien gennem projektet. En anden årsag til at oprette projektpuljen er, at det skal fastlægges, hvordan besparelserne skal fordeles magistratsafdelingerne i mellem. Pengene kan f.eks. fordeles efter opnåede energibesparelser. Hvordan de fordeles skal fastlægges inden implementeringsperioden begynder, således alle er indforstået med forudsætningerne herfor. Projektøkonomiberegningerne viser, at der opnås et akkumuleret overskud fra år 2017, hvorefter overskuddet fra energioptimeringsprojektet overføres i projektpuljen. Det endelige overskud udbetales i år 2018 efter projektets afslutning. Projektpuljen kan også dække eventuelle uforudsete udgifter i forbindelse med energirenovering af bygningerne, som der erfaringsmæssigt opstår ved projekter og bygningsomfang af denne størrelse. I det følgende gennemgås en række poster i projektøkonomimodellen. De poster markeret med (KK) lånefinansieres gennem KommuneKredit og placeringen af de enkelte investeringer tager afsæt i projektplanen vedlagt i bilag 3. De resterende udgifter indgår i Aarhus Kommunes normale drift. Strafafgift på fjernvarme AffaldVarme Aarhus fakturerer løbende sine kunder for brug af fjernvarme, dels via acontoregninger og dels via en årlig opgørelse af faktisk forbrug. Her opgøres ligeledes hver institutions afkøling af fjernvarmevand over året og hvorvidt der eventuelt skal betales strafafgift. Disse årsopgørelser kan have fire forskellige afregningsperioder og det antages, at Aarhus Kommunes bygningers afregningstidspunkter fordeler sig jævnt over disse intervaller, således at strafafgiften for dårlig afkøling fordeler sig ligeligt over året. Effekten af den økonomiske besparelse i forbindelse med reduktion af strafafgifter kommer 4 kvartaler efter den faktiske energibesparelse, og er indeholdt i forhold til størrelsen af energibesparelsen. Ved fuld implementering udgør den årligt kr Projektsekretariat og arbejdsgrupper 30 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

31 Udgiften hertil er opgjort til en årlig løbende udgift. Projektet løber over i alt 5¼ år, fra 2013 til og med 1. kvartal 2018, og udgifterne er jævnt fordelt ud over hvert år. Dette er med undtagelse af år 2013, hvor udgifterne det første halve år er indeholdt med halvdelen af de resterende kvartaler, da implementering eller bygningsscreening endnu ikke er begyndt. Implementeringsgrupper (KK) Udgiften til implementeringsgrupperne er afhængig af hvor mange segmenter, der er i gangværende. Det antages, at der i alt er 6 segmenter hver med implementering i 2,5 år, svarende til i alt 180 måneder med implementering. Ud fra projektplanen er udgiften for hver af de 180 måneder placeret jævnt baseret på en helt overordnet betragtning, da det eksakte investeringsflow ikke kan opgøres på nuværende tidspunkt. Udgifterne løber fra 1. kvartal 2014 til og med 1. kvartal Fyrtårne og driftspersonel Fyrtårne og øget driftspersonel er en løbende årlig udgift i bygningernes drift. Udgiften er fordelt jævnt over året, i hele projektøkonomiens levetid. Udgifterne hertil optrappes dog fra 2. kvartal 2014, kvartalet efter implementeringen er begyndt, da det først er herfra bygningerne forventes driftet energirigtigt. Udgifterne medtages i det forhold energibesparelserne høstes og udfases i takt med, at energibesparelser ophører efter 15 år. Energiledelse Interne ressourcer Der er afsat et fast beløb til energiledelse årligt. Dette er jævnt fordelt over året og starter i 1. kvartal 2013 og udfases i takt med, at energibesparelser ophører efter 15 år. Se forudsætninger under business case. Opsætning af målere (KK) For at kunne foretage energiledelse på hele Aarhus Kommunes bygningsportefølje på MA-niveau er det nødvendigt med installation af fjernaflæste målere og opkobling til KeepFocus. 1/3 af omkostningerne hertil er placeret i 4. kvartal 2012 og de resterende 2/3 af omkostningerne er placeret i 1. kvartal Løbende abonnement 31 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

32 Den merudgift, der vil forekomme ved opkobling af ekstra målere til KeepFocus, er en årlig udgift, der er fordelt jævnt over året. Udgiften er indeholdt fra 1. kvartal Kompetenceudvikling Kick Off Udgiften til at informere og motivere Aarhus Kommunes medarbejdere om projektet er indeholdt som en engangsudgift i 4. kvartal Der er indeholdt interne og eksterne ressourcer, hvor de eksterne ressourcer kan lånefinansieres (KK). Kompetenceportræt og kompetencemodel (KK) Kortlægning og implementering af kompetenceportræt og kompetencemodel er en udgift, der er indeholdt med halvdelen i 4. kvartal 2012 og med halvdelen i 1. kvartal Kompetenceløft Det initielle kompetenceløft løber fra 1. kvartal 2013 til og med 2. kvartal 2014 og indgår med lige store andele i alle kvartaler, på nær det første og det sidste, hvor der her er indeholdt 2/3 af udgiften i forhold til de resterende kvartaler. Dette er gældende for både de interne ressourcer, og de eksterne der kan lånefinansieres (KK). For yderligere information om kompetenceløft og udvikling henvises til afsnit Løbende kompetenceudvikling Den løbende kompetenceudvikling er fastsat som en løbende årlig udgift, der er jævnt fordelt over året. I 2013 er der i 3. kvartal indeholdt 2/3 af udgiften i forhold til resterende kvartaler. Hverken interne eller eksterne ressourcer til løbende kompetenceudvikling er indeholdt i lånefinansieringen og udfases i takt med, at energibesparelser ophører efter 15 år. Udredningsfase (KK) Udredningsfasen forventes at forløbe i 4. kvartal 2012 og 1. og 2. kvartal 2013 med hhv. 1/3, 1/2 og 1/6. Bygherrerådgivning (KK) Bygherrerådgivning antages benyttet i alt i 62 måneder fra februar 2013 til og med marts De første 21 måneder antages et større behov for bygherrerådgivning 32 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

33 og halvdelen af rådighedsbeløbet benyttes jævnt gennem disse måneder. I de 41 måneder herefter forventes et mindre behov for bygherrerådgivning og den resterende halvdel af beløbet til bygherrerådgivning fordeles jævnt herudover. ELENA-ansøgning (KK) Halvdelen af midlerne til ELENA-ansøgningen er afsat i 4. kvartal ¼ af midlerne er afsat i 1. kvartal 2013 og derudover er der afsat 1/8 i 2. og 3. kvartal Eventuelt opnået tilskud fra ELENA-midler er ikke medtaget i projektøkonomiopgørelsen. Juridisk rådgivning (KK) Den juridiske rådgivning antages benyttet jævnt over et år fra 4. kvartal 2012 til og med 3. kvartal Energiscreening (KK) Energiscreening pågår løbende over 25 måneder, som vist i projektplanen, fra september 2013 til og med september Investeringer heri er fordelt jævnt over perioden. Implementering af tiltag investering (KK) Implementering af tiltag løber fra februar 2014 til og med marts Idet hvert segment i gennemsnit gennemgår implementering i 2,5 år, er der tilsammen 180 implementeringsmåneder. Disse er fordelt ud over perioden, jf. projektplanen, og økonomien er fordelt ud fra samme faktor. Der er derved afsat flest midler midt i implementeringen, hvor der implementeres i alle segmenter samtidig, og mindst i starten og slutningen af perioden, hvor der kun implementeres i et enkelt segment ad gangen Økonomi for magistratsafdelingerne Økonomien for hele projektets levetid er opgjort kvartalsvist på overordnet magistratsafdelingsniveau for hele perioden fra år 2012 til I præsentationen er vist resultaterne fra hele perioden opsummeret på årsniveau. På de næste sider ses resultaterne for økonomien årligt for magistratsafdelingerne under ét. 33 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

34 Magistratsafdelinger Røde tal i parentes er indtægter, sorte tal er omkostninger Driftsposter Budgetkorrektion fra Borgmesterens Afdeling i forhold til startår Projektsekretariat og arbejdsgrupper Implementeringsgrupper Fyrtårne og øget driftspersonel Interne ressourcer energiledelse Interne ressourcer til løbende kompetenceudvikling Interne ressourcer til initielt kompetenceløft Interne ressourcer kick-off Eksterne ressourcer løbende kompetenceudvikling Mer-abonnement energiledelse Reduceret strafafgift (14.739) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Energibesparelser 0 0 ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Salg af energibesparelser 0 0 ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Sum af driftsposter ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Indbetaling/udbetaling projektpulje ( ) Sum af driftsposter inklusiv projektpulje ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Anlægsposter (lånefinansieret) Kortlægning af kompetenceportræt Eksterne omkostninger kompetenceløft Eksterne ressourcer til kick-off Opgradering af eksisterende energiledelse til online Yderligere opgradering af energiledelse til MA-niveau Udredningsfase Bygherrerådgivning Rådgivning ELENA-ansøgning Juridisk rådgivning Energiscreening Implementering af TILTAG - investering Træk af likviditet hos Borgmesterens Afdeling ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Sum af anlægsposter Projektøkonomi uden projektpulje Projektøkonomipåvirkning primo ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Periodens påvirkning ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Projektøkonomipåvirkning ultimo ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Projektøkonomi med projektpulje Projektøkonomipåvirkning primo (0) ( ) ( ) ( ) ( ) Periodens påvirkning ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Projektøkonomipåvirkning ultimo (0) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) 34 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

35 Magistratsafdelinger Driftsposter Budgetkorrektion fra Borgmesterens Afdeling i forhold til startår Projektsekretariat og arbejdsgrupper Implementeringsgrupper Fyrtårne og øget driftspersonel Interne ressourcer energiledelse Interne ressourcer til løbende kompetenceudvikling Interne ressourcer til initielt kompetenceløft Interne ressourcer kick-off Eksterne ressourcer løbende kompetenceudvikling Mer-abonnement energiledelse Reduceret strafafgift ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Energibesparelser ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Salg af energibesparelser Sum af driftsposter ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Indbetaling/udbetaling projektpulje Sum af driftsposter inklusiv projektpulje ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Anlægsposter (lånefinansieret) Kortlægning af kompetenceportræt Eksterne omkostninger kompetenceløft Eksterne ressourcer til kick-off Opgradering af eksisterende energiledelse til online Yderligere opgradering af energiledelse til MA-niveau Udredningsfase Bygherrerådgivning Rådgivning ELENA-ansøgning Juridisk rådgivning Energiscreening Implementering af TILTAG - investering Træk af likviditet hos Borgmesterens Afdeling Sum af anlægsposter Projektøkonomi uden projektpulje Projektøkonomipåvirkning primo ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Periodens påvirkning ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Projektøkonomipåvirkning ultimo ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Projektøkonomi med projektpulje Projektøkonomipåvirkning primo ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Periodens påvirkning ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Projektøkonomipåvirkning ultimo ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) 35 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

36 Budgetkorrektion fra Borgmesterens Afdeling i forhold til startår Det kommende år efter BA har optaget lån hos KommuneKredit, korrigeres magistratsafdelingerne (MA) i deres budgetter, således at de betaler hvad, der svarer til renter og afdrag (afskrivninger) på de optagede lån efter Aarhus Kommunes realrente. Budgetkorrektionen stiger løbende i takt med, at der optages flere lån, og falder igen hen mod periodens slutning, efterhånden som lånene udløber. Sum af driftsposter Summen af driftsposter viser den samlede økonomi for det pågældende år for driftsposterne. Det ses, at der i år 2016 opnås et overskud fra implementeringsprojektet. Indbetaling/udbetaling projektpulje Det akkumulerede overskud i implementeringsperioden kan med fordel tilbageholdes i en projektpulje, der kan dække uforudsete omkostninger i forbindelse med implementeringsprojektet, og kan udligne forskelle i rentabilitet mellem de forskellige segmenter og magistratsafdelinger. Såfremt projektpuljen ikke benyttes under implementeringsperioden fordeles midlerne, når implementeringsprojektet er slut, hvilket forventes at være i år Sum af driftsposter inkl. projektpulje Summen af driftsposter viser den samlede økonomi for det pågældende år. Da overskuddet tilbageholdes i 2017, er den samlede driftspost her lille. Til gengæld ses et stort overskud i 2018, hvor projektpuljen frigives. Sum af anlægsposter Summen af anlægsposter er nul, da disse netop dækkes af de lån, der optages løbende i BA, og frigives til MA. Projektøkonomipåvirkning ultimo (uden projektpulje) Den akkumulerede projektøkonomi viser, at der er et lille underskud i slutningen af 2012 samt de næste 4 år af projektperioden på magistratsafdelingsniveau. Oversigten viser et akkumuleret underskud i 2016 på kr. 0,5 mio. Såfremt der foretages et kvartalsvist estimat, er underskuddet størst i 2. kvartal 2015 med kr. 9,2 mio. Fra år 2017 bliver den akkumulerede projektøkonomi positiv og i 2017 er overskuddet på kr. 10,4 mio, såfremt disse ikke indgår i projektpuljen. Dette overskud stiger 36 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

37 Primo projektøkonomipåvirkning periode igennem hele den tekniske levetid til 2032, hvor der er et overskud på kr. 457 mio., hvilket svarer til en nutidsværdi på kr. 300 mio. i over hele projektets levetid. Projektøkonomipåvirkning ultimo (med projektpulje) Projektøkonomien med projektpuljen varierer fra ovenstående i år 2017, hvor overskuddet tilbageholdes. I dette år stiger overskuddet fra projektøkonomien ikke, hvilket dog ændres i 2018, hvor pengene fra projektpuljen udbetales. Af nedenstående figur fremgår økonomien gennem hele levetiden dels for implementeringsperioden (til og med 1. kvartal 2018) og driftsperioden (indtil 2032) for magistratsafdelingerne. Udsvingene i år 6 og 7 skyldes projektpuljens ind- og udbetaling Magistratsafdelingernes årlige projektøkonomi (ikke akkumuleret) 0 ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Figur 1. Økonomien for hele projektets levetid gennem implementering og drift af energioptimeringsprojekt i Aarhus Kommune. (Negativ = overskud) x- aksen er antal år i projektperiode (år 1 = 2012) Følsomhedsanalyser Der foretages fire forskellige følsomhedsanalyser for at synliggøre effekten på projektøkonomien samt den overordnede økonomi, hvis enkelte parametre varierer betydeligt fra det antagede. Disse fire scenarier samt effekten af ændringerne gennemgås i det følgende. Magistratsafdelinger - uden projektpulje År fra projektstart Magistratsafdelinger - med projektpulje Break even ved øget investeringsomfang Denne følsomhedsanalyse indikerer, hvor meget de tekniske investeringer i specifikke energitiltag, inkl. sikkerhedsfaktorer, skal overskrides, for at projektøkonomien på årsniveau kun netop giver overskud i år 2019, der er første år efter implemente- 37 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

38 ringsperioden er slut. Ved at ændre investeringssummen fra kr. 398 mio. til kr. 589 mio. har projektøkonomien sit break even (nulpunkt) i Således skubbes overskuddet i projektøkonomien fra 2016 til 2019, og den akkumulerede projektøkonomi giver først overskud i Investeringssummen kan eksempelvis blive påvirket af en eventuel stigning i omkostninger til håndværkere som følge af store investeringer i energioptimering i Danmark og i Aarhus Kommune, risiko for usædvanligt store stigninger i solcellepriser samt andre uforudsete omkostninger. Hvis investeringssummen stiger som angivet, reduceres nutidsværdien til kr. 125,3 mio. Resultaterne af nærværende følsomhedsanalyse ses for de første 11 år nedenfor. 38 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

39 Magistratsafdelinger Røde tal i parentes er indtægter, sorte tal er omkostninger Driftsposter Budgetkorrektion fra Borgmesterens Afdeling i forhold til startår Projektsekretariat og arbejdsgrupper Implementeringsgrupper Fyrtårne og øget driftspersonel Interne ressourcer energiledelse Interne ressourcer til løbende kompetenceudvikling Interne ressourcer til initielt kompetenceløft Interne ressourcer kick-off Eksterne ressourcer løbende kompetenceudvikling Mer-abonnement energiledelse Reduceret strafafgift (14.739) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Energibesparelser 0 0 ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Salg af energibesparelser 0 0 ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Sum af driftsposter ( ) ( ) ( ) Indbetaling/udbetaling projektpulje Sum af driftsposter inklusiv projektpulje ( ) ( ) ( ) Anlægsposter (lånefinansieret) Kortlægning af kompetenceportræt Eksterne omkostninger kompetenceløft Eksterne ressourcer til kick-off Opgradering af eksisterende energiledelse til online Yderligere opgradering af energiledelse til MA-niveau Udredningsfase Bygherrerådgivning Rådgivning ELENA-ansøgning Juridisk rådgivning Energiscreening Implementering af TILTAG - investering Træk af likviditet hos Borgmesterens Afdeling ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Sum af anlægsposter Projektøkonomi uden projektpulje Projektøkonomipåvirkning primo Periodens påvirkning ( ) ( ) ( ) Projektøkonomipåvirkning ultimo ( ) Projektøkonomi med projektpulje Projektøkonomipåvirkning primo Periodens påvirkning ( ) ( ) ( ) Projektøkonomipåvirkning ultimo ( ) 39 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

40 Break even ved reduceret energibesparelse Denne følsomhedsanalyse har til formål at belyse, hvor stor en andel af de beregnede energibesparelser, der kan undlades at blive realiseret, for at opnå break even i 2019, på trods af fastholdte investeringer. Manglende realisering af energibesparelser kan eksempelvis skyldes adfærdsmæssige krav om højere indetemperatur end angivet i energirapporter og lign. Ved at ændre de årlige energibesparelser fra kr. 40,7 mio. til kr. 28,9 mio. opnås, at projektøkonomien har sit break even i Den akkumulerede projektøkonomi viser her først overskud fra år Ved et break even i 2019 ved en reduceret energibesparelse opnås en nutidsværdi på kr. 83,6 mio. i projektøkonomien. Resultaterne af denne ændring ses for de første 12 år nedenfor. 40 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

41 Magistratsafdelinger Røde tal i parentes er indtægter, sorte tal er omkostninger Driftsposter Budgetkorrektion fra Borgmesterens Afdeling i forhold til startår Projektsekretariat og arbejdsgrupper Implementeringsgrupper Fyrtårne og øget driftspersonel Interne ressourcer energiledelse Interne ressourcer til løbende kompetenceudvikling Interne ressourcer til initielt kompetenceløft Interne ressourcer kick-off Eksterne ressourcer løbende kompetenceudvikling Mer-abonnement energiledelse Reduceret strafafgift (14.739) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Energibesparelser 0 0 ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Salg af energibesparelser 0 0 ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Sum af driftsposter ( ) ( ) ( ) ( ) Indbetaling/udbetaling projektpulje Sum af driftsposter inklusiv projektpulje ( ) ( ) ( ) ( ) Anlægsposter (lånefinansieret) Kortlægning af kompetenceportræt Eksterne omkostninger kompetenceløft Eksterne ressourcer til kick-off Opgradering af eksisterende energiledelse til online Yderligere opgradering af energiledelse til MA-niveau Udredningsfase Bygherrerådgivning Rådgivning ELENA-ansøgning Juridisk rådgivning Energiscreening Implementering af TILTAG - investering Træk af likviditet hos Borgmesterens Afdeling ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Sum af anlægsposter Projektøkonomi uden projektpulje Projektøkonomipåvirkning primo Periodens påvirkning ( ) ( ) ( ) ( ) Projektøkonomipåvirkning ultimo ( ) Projektøkonomi med projektpulje Projektøkonomipåvirkning primo Periodens påvirkning ( ) ( ) ( ) ( ) Projektøkonomipåvirkning ultimo ( ) 41 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

42 Interne ressourcer og kompetenceudvikling påvirker projektøkonomien med 100 procent Følsomhedsanalysen viser, hvordan det påvirker projektøkonomien, såfremt alle de opgjorte omkostninger til interne ressourcer indgår med 100 % i projektøkonomien frem for med 50 %, som estimeret ovenfor. Økonomien for år 2017 og 2018 giver umiddelbart overskud, men den akkumulerede projektøkonomi giver i dette tilfælde først overskud fra år Samlet set opnås en nutidsværdi på kr. 248,7 mio. Analysen viser, at det for hele perioden stadig er rentabelt at gennemføre et ambitiøst energioptimeringsprojekt, omend den positive projektøkonomi først opnås første år efter at implementeringen er gennemført (år 2019). Resultatet af ændringen ses for de første 12 år nedenfor. 42 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

43 Projektøkonomipåvirkning primo ( ) ( ) ( ) ( ) Periodens påvirkning ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Projektøkonomipåvirkning ultimo ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Projektøkonomi med projektpulje Projektøkonomipåvirkning primo ( ) ( ) ( ) ( ) Periodens påvirkning ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Projektøkonomipåvirkning ultimo ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Projektøkonomi uden projektpulje Anlægsposter (lånefinansieret) Kortlægning af kompetenceportræt Eksterne omkostninger kompetenceløft Eksterne ressourcer til kick-off Opgradering af eksisterende energiledelse til online Yderligere opgradering af energiledelse til MA-niveau Udredningsfase Bygherrerådgivning Rådgivning ELENA-ansøgning Juridisk rådgivning Energiscreening Implementering af TILTAG - investering Træk af likviditet hos Borgmesterens Afdeling ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Sum af anlægsposter Indbetaling/udbetaling projektpulje Sum af driftsposter inklusiv projektpulje ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Driftsposter Budgetkorrektion fra Borgmesterens Afdeling i forhold til startår Projektsekretariat og arbejdsgrupper Implementeringsgrupper Fyrtårne og øget driftspersonel Interne ressourcer energiledelse Interne ressourcer til løbende kompetenceudvikling Interne ressourcer til initielt kompetenceløft Interne ressourcer kick-off Eksterne ressourcer løbende kompetenceudvikling Mer-abonnement energiledelse Reduceret strafafgift (14.739) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Energibesparelser 0 0 ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Salg af energibesparelser 0 0 ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Sum af driftsposter ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) 43 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune Magistratsafdelinger Røde tal i parentes er indtægter, sorte tal er omkostninger

44 KL s prisfremskrivninger benyttes I henhold til Kommunernes Landsforening (KL) Løn og Priser, i alt bør prisfremskrivninger foretages med overordnet 1,8 % p. a., hvilket differentierer sig fra de benyttede prisfremskrivninger i nærværende analyse på hhv. 2 % for løn- og materialefremskrivninger og 5 % for energiprisfremskrivninger. Nedenstående tabel viser ændringen i projektøkonomien, såfremt KL s prisfremskrivninger benyttes. Den akkumulerede projektøkonomi bliver positiv fra år 2018 og nutidsværdien for hele projektet er kr. 83,5 mio. Der er generelt forskellig praksis for budgettering i de forskellige magistratsafdelinger. Magistratsafdelingerne foretager ikke budgetkorrektioner i forbindelse med forventede energiprisstigninger for derved at lægge op til, at der foretages energibesparelser i institutionerne. Dermed vil KL s prisfremskrivninger være et svagt billede af de udgifter, kommunen kan forvente i fremtiden på energi. Den faktiske økonomiske besparelse i magistratsafdelingerne er således mere lig den, skitseret i nærværende afsnit, på trods af, at de reelle energibesparelser er større. 44 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

45 Magistratsafdelinger Røde tal i parentes er indtægter, sorte tal er omkostninger Driftsposter Budgetkorrektion fra Borgmesterens Afdeling i forhold til startår Projektsekretariat og arbejdsgrupper Implementeringsgrupper Fyrtårne og øget driftspersonel Interne ressourcer energiledelse Interne ressourcer til løbende kompetenceudvikling Interne ressourcer til initielt kompetenceløft Interne ressourcer kick-off Eksterne ressourcer løbende kompetenceudvikling Mer-abonnement energiledelse Reduceret strafafgift (14.652) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Energibesparelser 0 0 ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Salg af energibesparelser 0 0 ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Sum af driftsposter ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Indbetaling/udbetaling projektpulje Sum af driftsposter inklusiv projektpulje ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Anlægsposter (lånefinansieret) Kortlægning af kompetenceportræt Eksterne omkostninger kompetenceløft Eksterne ressourcer til kick-off Opgradering af eksisterende energiledelse til online Yderligere opgradering af energiledelse til MA-niveau Udredningsfase Bygherrerådgivning Rådgivning ELENA-ansøgning Juridisk rådgivning Energiscreening Implementering af TILTAG - investering Træk af likviditet hos Borgmesterens Afdeling ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Sum af anlægsposter Projektøkonomi uden projektpulje Projektøkonomipåvirkning primo ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Periodens påvirkning ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Projektøkonomipåvirkning ultimo ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Projektøkonomi med projektpulje Projektøkonomipåvirkning primo ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Periodens påvirkning ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Projektøkonomipåvirkning ultimo ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) 45 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

46 Følsomhedsanalyse mht. afregning af solceller Projektøkonomien og business casen tager udgangspunkt i, at nettoafregningsordningen for solceller er gældende for kommuner, hvilket er tilfældet for indeværende. Dette betyder, at 1 kwh afregnes til ca. kr. 1,4 svarende til prisen på el eksklusiv moms. Såfremt nettoafregningsordningen ikke er gældende, vil afregningsprisen ændre sig, uden at det på nuværende tidspunkt er muligt at forudsige den pris, der i givet tilfælde bør inkluderes i projektøkonomien. For erhvervsdrivende virksomheder gælder i dag, at strømmen afregnes time for time, og dermed vil en merproduktion af strøm i givne tidsrum afregnes til en feed-in tarif ihht. forsyningsloven på 60 øre/kwh for strøm produceret af vedvarende energi (VE). Dimensionering af solcelleanlægget i forhold til bygningens forbrug af strøm time for time og over ugen (24/7) er væsentlig for at sikre den maksimale afregningspris, såfremt nettoafregningsordningen ikke er gældende. Det betyder, at det stadig vil være muligt at opnå en afregningspris på kr. 1,4, såfremt bygningen har et jævnt forbrug af strøm over døgnet og over ugen, og såfremt anlægget dimensioneres optimalt. Det betyder, at det ikke har været muligt at foretage en følsomhedsanalyse ved bortfald af nettoafregningsordningen, idet: Alternativ til ordningen ikke kendes Regler og omfang af feed-in tarif muligvis også ændres som følge af ændringer i nettoafregningsordningen Placering og dimensionering af solceller er afgørende for hvilken gennemsnitlig/total afregningspris, der opnås for den enkelte bygning Det må forventes, at afregningsprisen for el ved ændringer i ovenstående må ligge mellem 0,6 og 1,4 kr./kwh, og at prisen kan variere fra bygning til bygning og i henhold til ovenstående listede forhold. Det er derfor vigtigt, at disse forhold og usikkerheder medtages i vurderingen af investeringsomfang i solceller Konklusion på business case og projektøkonomi I forhold til tidligere udarbejdet business case er en række yderligere elementer medtaget i indeværende analyse. Dette tæller elementer som internt ressourceforbrug og kompetenceudvikling af medarbejdere. Screeningsgrundlaget er udvidet fra 6 til 12 bygninger, arealet reduceret med MSOs servicearealer og der er udarbejdet en anden anskuelse vedrørende fjernvarmestrafafgiften. Herudover er der 46 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

47 indarbejdet en række mindre elementer som opdateret energipriser og solcellepriser. Med de grundlæggende forudsætninger beskrevet i rapporten ændrer den opdaterede business case ikke markant ved det overordnede beslutningsgrundlag. Investeringen ved 40 % reduktionsscenariet estimeres til kr. 456 mio. som forrentes med 8,7 % årligt med en nutidsværdi på kr. 230 mio. Det er væsentligt at pointere, at dele af kortlagte interne ressourceforbrug alene påvirker business casen med 50 %. Business casen tager ikke højde for implementeringsperioden og tidspunktet for investeringernes og pengestrømmenes placering. Derfor henvises der til udarbejdede projektøkonomiopgørelse, der estimerer de økonomiske påvirkninger overordnet set for magistratsafdelingerne under ét. Business casen viser, at ved et CO 2 -reduktionsscenarie på 40 % består halvdelen af CO 2 -reduktionen og halvdelen af den økonomiske besparelse af implementering af solceller. Implementeringen af solceller er inkluderet som et særskilt implementeringsprojekt i implementeringsplanen, og det er vigtigt, at der foretages strategiske overvejelser vedrørende kommunens investeringer i vedvarende energikilder, inden projektet igangsættes. I forbindelse med placering af solcellerne bør følsomheden og fremtid for nettoafregningsordning samt arkitektoniske forhold tages i betragtning, og der bør derfor udarbejdes en overordnet vurdering af areal, byplanlægning og bygningernes egnethed til opsætning af solceller. For magistratsafdelingerne samlet set, har de indledende år i implementeringsperioden en negativ projektøkonomi. Dette skyldes, at der påbegyndes energiscreeninger og andre initiativer, som ikke direkte skaber energibesparelser fra starten. Den negative projektøkonomi når sit akkumulerede højdepunkt i 2015 med kr. minus 9,2 mio., mens der akkumuleret opnås overskud fra 1. kvartal Driftsposternes sum udgør i første år med ren drift (2019) et årligt overskud på kr. 16,7 mio. og nutidsværdien af projektøkonomiens poster i hele perioden udgør kr. 300 mio. Dette er mere retvisende end tidligere præsenterede nutidsværdi, idet forudsætningerne giver et langt mere detaljeret tidsperspektiv i analysen. Udførte følsomhedsanalyser viser at: 1. Nutidsværdien falder til kr. 83,5 mio., når der fremskrives med KL s fremskrivningsanvisninger frem for analysens forudsætninger. Der opnås positiv akkumuleret projektøkonomi i 1. kvartal Medtages alle interne ressourcer med 100 % frem for med eksempelvis 50 % i projektøkonomien opnås positiv akkumuleret projektøkonomi i 2019 og 47 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

48 nutidsværdien reduceres til kr. 248,7 mio. Energioptimering må stadig betragtes som et rentabelt projekt. 3. Det er i business casen estimeret, at der opnås energibesparelser i et økonomisk omfang af kr. 40,7 mio. Hvis investeringsomfanget fastholdes, men besparelserne ikke opnås i formodet omfang, skal besparelsen reduceres til under kr. 28,9 mio. (2012 priser), for at der opnås en negativ projektøkonomi i år 2019, dvs. året efter implementering. 4. Der er i business casen estimeret et investeringsomfang i specifikke energitiltag på kr. 398 mio. Hvis denne post, af hensyn som øget prispres på håndværkere, uforudsete omkostninger mv., stiger til over kr. 588,6 mio., opnås en negativ projektøkonomi efter implementering i år Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

49 5. Implementeringsplan For at opnå et fyldestgørende beslutningsgrundlag er der udarbejdet et forslag til en overordnet implementeringsplan med en implementeringsperiode på 5½ år indeholdende implementering i 4½ år Projektorganisation For at sikre et succesfuldt implementeringsprojekt, foreslås der oprettet en central projektorganisation, der kan støtte op om det samlede projekt. I Figur 2 er projektorganisationen skitseret. 49 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

50 Figur 2. Projektorganisation Styregruppe Styregruppen består af en økonomirepræsentant samt to udvalgte bygningsrepræsentanter, hvoraf den ene er formand. Det er styregruppen, der træffer de overord- 50 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

51 nede beslutninger om projektet, og er derfor det besluttende organ. Styregruppen refererer direkte til direktørkredsen i kommunen, der er projektejer. Projektsekretariat Projektsekretariatet skal lede hele projektet og sikre fremdrift heri, og er derfor det ledende organ i projektorganisationen. Endvidere styres projektøkonomien i projektsekretariatet. Projektsekretariatet er skitseret til at bestå af fire fuldtidsansatte i hele implementeringsperioden: Projektleder (PL) o o Har det daglige ansvar for at drive implementeringen via arbejdsgrupper og implementeringsgrupper samt opstarte arbejdsgrupper og implementeringsgrupper Har ansvar for projektøkonomien o Har ansvar for afholdelse af styregruppemøder, og at udarbejde dagsorden og materiale til disse møder o o Udarbejder referater fra styregruppemøder og rundsender disse Har det ledelsesmæssige ansvar for sekretariatet. Medarbejdere og arbejdsgrupper referer til PL Økonomiansvarlig o Skal styre projektøkonomien gennem hele projektet og opretholde projektstyringsgrundlag samt har medansvaret for udredningsfasen sammen med projektlederen Ansvarlig for kontraktstyring og kvalitetssikring o o Skal indgå kontrakter med diverse entreprenører og screeningspartere og følge op på at leverancerne overholdes. Den ansvarlige herfor forventes at have et tæt samarbejde med implementeringsgrupperne og har ansvaret for ensartethed i kontraktstyring og kvalitetssikring (KS). Skal være en integreret del af udbudsgruppen Projektsekretær med ansvar for kommunikation 51 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

52 o Skal løse diverse løbende ad hoc opgaver, der understøtter projektet, og kommunikere projektets fremdrift ud til medarbejdere og borgere i kommunen samt inddrage disse i processen. Her kan der samarbejdes med den eksisterende adfærdsgruppe i kommunen. o Skal forestå ledelsen af kompetenceudviklingsgruppen Arbejdsgrupper Der er opstillet tre forskellige arbejdsgrupper, der udfører deres rolle på tværs af implementeringen i segmenterne. Økonomi og evaluering af performance o Denne arbejdsgruppe har ansvaret for udredningsfasen, og skal derudover danne grundlaget for og følge op på, hvorvidt de implementerede energibesparende foranstaltninger fører til energibesparelser i de enkelte bygninger. Heri ligger også en analyse af, hvordan den praktiske håndtering af fordeling af overskud fra realisering af energibesparelser skal foregå. Den økonomiansvarlige fra projektsekretariatet indgår i denne arbejdsgruppe. Kompetenceudvikling o For at kunne opretholde og identificere nye energibesparende foranstaltninger er det essentielt, at de relevante medarbejdere på alle niveauer har de nødvendige kompetencer. Dette vil for nogle dels kræve et kompetenceløft og for alle kræve løbende kompetenceudvikling. Ansvaret for identificering af behov og af de nødvendige kurser ligger i denne arbejdsgruppe og bør tage afsæt i afsnit 6. Kompetenceudvikling. Udbud / indkøb o Der skal gennem projektet dels indgås rammeaftaler med relevante leverandører, og løbende skal der, forud for implementering i hvert segment, foretages miniudbud. Ansvaret herfor ligger i denne arbejdsgruppe. Implementeringsgrupper Implementeringen foregår i syv etaper, én etape pr. segment samt en etape for implementering af solceller. Implementeringen igangsættes i et segment ad gan- 52 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

53 gen, men implementeringen i segmenterne skal foregå sideløbende for at kunne opretholde en implementering på 4½ år. Implementeringsgrupperne er selvstændige grupper, der består af repræsentanter fra de magistratsafdelinger, der er i de respektive segmenter, og overordnet set referer implementeringsgrupperne til projektsekretariatet. Dannelse af implementeringsgrupperne kan først ske, når der er foretaget en udredning, der skitserer, hvilke bygningssegmenter der involverer de forskellige magistratsafdelinger, der screenes og i hvilken rækkefølge der mest rentabelt optimeres. Der bør lægges vægt på, at implementeringsgrupperne foretager erfaringsudveksling, så projektet drives fremad så hensigtsmæssigt som muligt. Da investering i solceller udgør en væsentlig del af besparelsen foreslås det at der etableres en selvstændig implementeringsgruppe til håndtering af installation af solceller, for derigennem at opnå ensartethed i udførelsen og for at udnytte erfaringsopsamling mest muligt, samt at sikre den rette strategiske og æstetiske placering af cellerne på kommunens bygninger. Implementering af solceller sker således på tværs af implementeringsgrupperne Projektplan Nærværende implementeringsprojekt omfatter en stor bygningsportefølje, hvorfor det er nødvendigt med en omfattende tidsplan, der skitserer de forskellige faser projektet skal igennem, og hvornår disse forventes afviklet. På denne måde er alle involverede parter ajourført med hvornår, hvilke delfaser igangsættes, og hvilke overordnede deadlines og milepæle der forventes. Projektstrategien, der kortlægger længden og rækkefølgen af implementering implementering i segmenterne, skal fastlægges via udredningen inden den endelige projektplan kan udfærdiges. En overordnet projektplan er skitseret i Figur 3. Projektstart er fastsat til 1. november 2012 og afslutning i efter 1. kvartal En detaljeret projektplan er vedlagt i bilag Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

54 Opstart Projekt ledelse Udbudsproces Kompetencer Kortlægning og implementering Segment 1 Segment 2 Segment 3 Segment 4 Segment 5 Segment Figur 3. Overordnet projektplan for energioptimering i Aarhus Kommune. Opstartsfase Opstart af projektet består af to primære delelementer; én udredningsfase samt en fase, hvor projektorganisationen og projektrammen etableres. Udredningsfasen har til formål at få afstemt energiforbrug, energiudgift og CO 2 - udledning på bygningsniveau, hvilket muliggør at projektøkonomien kan etableres på magistratsafdelingsniveau og på segmentniveau. Udredningsfasen har en varighed af seks måneder fra primo november 2012 til ultimo april 2013 og er nærmere beskrevet i afsnit 5.3. I delfasen hvor projektorganisation og projektramme etableres, skal der vedtages den overordnede strategi for implementeringen Der skal endvidere udarbejdes en screeningsplan på baggrund af strategien for implementering, samt ske en eventuel opmanding i Aarhus Kommune til at drive projektet. Det endelige produkt er vedtagelsen af en projektplan (projekthåndbog), som i detaljen beskriver implementeringsprocessen i Aarhus Kommune. Gennem hele projektforløbet afholdes der styregruppemøder og projektsekretariatsmøder med henholdsvis én måneds mellemrum og én uges mellemrum. Projektledelse Projektledelse er naturligvis et gennemgående element i hele implementeringsperioden. Udbudsfasen 54 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

55 Udbudsfasen i projektet forløber sideløbende med udredningsfasen med opstart i november Udbudsfasen er nærmere beskrevet i afsnit 5.5, og består af en markedsundersøgelse, prækvalifikation til udbud, indgåelse af rammeaftaler med et antal udvalgte leverandører og til slut miniudbud på konkrete energirenoveringsprojekter i den operationelle implementeringsplan. Hele udbudsfasen starter med et udbud af bygherrerådgivning for hele projektet. Dette er der afsat tre måneder til. Kompetenceudvikling Kortlægning og opgradering af kompetenceniveau hos medarbejderne i kommunen er indlagt i projektplanen, som et separat spor og kan grundlæggende opdeles i to delfaser; et initialt kompetenceløft, som omfatter en kortlægningsfase samt det reelle kompetenceløft og en delfase, hvor der sker løbende kompetenceudvikling af medarbejderstaben i Aarhus Kommune. Kompetenceløftfasen strækker sig over 16 måneder fra projektstart i februar 2013 til udgangen af maj 2014, og bør foretages inden opstart af implementering i hvert segment. I denne fase er også indeholdt tid til et udbud, der skal sikre en rådgiver, der kan stå for at udføre kompetenceportrættet og en kompetenceplan. Den løbende kompetenceudvikling opstartes sideløbende med implementeringen påbegyndes i segment 1 d. 1. august 2013 til projektafslutningen i starten af Den løbende kompetenceudvikling fortsætter ligeledes efter implementeringsperiodens afslutning. Kompetenceudvikling er nærmere beskrevet i afsnit 6. Kortlægning og implementering Det er skitseret, at investeringerne i energioptimeringstiltag foregår segmentvist. Segmenterne er opbygget efter bygningernes anvendelse, og ved at optimere ét segment ad gangen, sikres helhedsorienteret optimering af bygningsporteføljen. Her er det muligt at høste erfaringer inden for og på tværs af segmenterne, der kan benyttes direkte i den videre implementering. Erfaringer, der ikke er segmentbaserede, bør ligeledes deles med implementeringsgrupperne for de andre segmenter. Som illustreret i Figur 3 samt i bilag 3, overlapper implementeringen i de forskellige segmenter. Designet i projektplanen for implementering på segmentniveau er i denne projektplan generisk for de seks identificerede segmenter. I realiteten er nogle segmenter større og andre mindre, hvorfor rækkefølgen af segmenterne bør prioriteres inden projektopstart. Udredningsfasen, nøgletalsanalyser af bygningsdata i segmenterne og erfaringer fra Aarhus Kommune og rådgivere kan danne basis for prioritering af rækkefølgen. Det anbefales at prioritere dels det segment der er størst, da det herved sikres, at implementering kan nås i implementeringsperioden samt dels det 55 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

56 segment, der forventes at opnå størst energibesparelsespotentiale i, da sund projektøkonomi og projektresultater herved sikres fra start. En endelig tilpasning af implementeringsplanen og tilpasning af længden af de respektive segmenter kan først udarbejdes, når den endelige projekthåndbog udarbejdes. Samtidig vil den operationelle implementeringsplan inden for hvert segment først blive udarbejdet under kortlægningsfasen, efter miniudbud er udført. Kortlægningsfasen består først af en screeningsfase, som for segment 1 påbegyndes primo september 2013, hvor bygninger energiscreenes af en energimærkningscertificeret screeningspartner fra rammeaftalen. Denne fase forløber sideløbende med interviewfasen med de driftsansvarlige i de screenede bygninger og begge faser har en estimeret varighed af 3 måneder. Dette vil variere afhængig af segmentets størrelse. Herefter udarbejdes en operationel implementeringsplan for det pågældende segment på bygningsniveau og denne er estimeret til at blive vedtaget ultimo januar Her planlægges på et detaljeniveau, hvor det er muligt at kortlægge, hvilke energibesparende foranstaltninger der implementeres hhv. først og sidst i implementeringsperioden. Derudover er det her muligt at tage hensyn til prioritering af konkrete bygninger med udfordringer på grund af ombygning, ændret anvendelse osv. Implementeringsfasen er fastsat til 4½ år indeholdende implementering i alle seks segmenter. Det vurderes vigtigt at have en realistisk men stram tidsplan så projektet ikke får en tidsplan, der gør projektet til en tilstand og ikke et projekt. Til de afholdte workshops har der været en naturlig skepsis overfor, hvorvidt 4½ år til implementering er realistisk. Selve implementeringsfasen, hvor entreprenøren/entreprenørerne implementerer de tekniske løsninger samt energiledelse i et segment er estimeret til at vare 2½ år per segment, hvor der efter tre måneder påbegyndes commissioning på de forskellige bygninger, dvs. måling af om bygningerne performer som projekteret. Commissioningfasen skal minimum strække sig over to år og vil for flere segmenter først være afsluttet efter projektafslutning. Denne fase vil med fordel kunne udvides yderligere, så der foretages dybdegående performance-målinger i længere tidsperiode efter implementeringen end skitseret. En del af commissioning er at skitsere, hvorvidt energiforbruget i en bygning er reduceret, og dette vil ske løbende via on-line energiledelse fra centralt hold, også efter implementeringsperiodens udløb Udredning Som belyst i rapporten Energioptimeringspotentiale og behov for grønne investeringer Aarhus Kommune leveret til Aarhus Kommune af Deloitte d. 6. februar 2012 har det ikke været muligt at foretage en afstemning mellem kommunens faktiske energiforbrug og omkostningerne hertil, hverken på overordnet eller på magistratsafdelings-niveau. Derudover er der identificeret udfordringer i validiteten af 56 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

57 den udførte klimarapportering. På baggrund heraf er det vurderet, at en udredning og afstemning mellem energiforbrug, energiudgifter og CO 2 -udledning (klimarapportering) på MA-niveau, understøttet af en økonomistyringsmodel på bygningsniveau, er nødvendig for at kunne etablere en projektøkonomi, der sikrer projektstyringen samt at besparelserne høstes i takt med at de grønne investeringer realiseres. Udredningen bør igangsættes så snart projektet er godkendt, for at sikre et validt datagrundlag og en god projektopstart. Deloitte anbefaler, at udredningen med fordel kan finde sted fra november 2012 til ultimo april Den estimerede varighed på seks måneder overlapper med projektopstart og udbud, men det vurderes, at udbud og udredning uden problemer kan forløbe sideløbende. Økonomistyring og budgetansvar foretages på MA-niveau i Aarhus Kommune, hvorfor udredningsfasen er nødvendig for at kunne etablere et styringsgrundlag for projektøkonomien på MA-niveau gennem implementeringsperioden. Business casen i indeværende rapport er opgjort på totalt MA-niveau og skal nedbrydes på de forskellige magistratsafdelinger. Udredningsfasen er helt afgørende for at: sikre en sund projektøkonomi synliggøre udviklingen i projektøkonomien, herunder hvornår der opnås overskud i de forskellige magistratsafdelinger skabe grundlag for energirigtig drift af bygningerne opnå korrekt klimarapportering til omverdenen sikre, at energibesparelserne høstes til fordel for MA og kommunens økonomi. Derefter vil projektsekretariatet være i stand til at etablere det fornødne grundlag, og processen er skitseret i Figur 4: 57 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

58 Figur 4. Illustration af proces til styring af projektøkonomi på MA-niveau Derudover har udredningsfasen til formål at identificere rækkefølgen for implementering i segmenter, således at de mest rentable besparelser opnås først. Resultatet af udredningsfasen vil derfor være at etablere projektøkonomi og budgettering på MA-niveau og klarlægning af bygningssegmenter baseret på opdaterede bygningsdata og forbrugsdata og afstemning med de enkelte magistratsafdelinger Omfang af udredningsfasen Energidata (KeepFocus) er tilgængelige på ejendomsniveau, mens bygningsdata (Caretaker) er opgjort på bygningsniveau. Da energidata er opgjort på ejendomsniveau, er det ikke muligt at få energiforbrug eller -udgifter fordelt ud på de enkelte magistratsafdelinger, da fordelingen af bygninger til MA foretages på bygningsniveau. En udredning af energidata skal bestå i at sikre, at data i Caretaker og KeepFocus er sammenhængende og opdateret via en unik nøgle, således det er muligt at sammenholde bygninger fra de to programmer og derved kunne knytte energiforbrug og CO 2 -udledning til den specifikke bygning. Elementerne, der indgår i udredningfasen er beskrevet herunder: Opgradering af detaljeniveau i KeepFocus o Det er vigtigt at sørge for, at antallet af bygninger er ens i de to programmer. Opdelingen er mere finmasket i Caretaker, og for at få det samme detaljeniveau i KeepFocus, vil det være nødvendigt at opgradere antallet af målere ved at få installeret bimålere, samt 58 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

59 adskilt de ejendomme i KeepFocus, der indeholder bygninger i flere magistratsafdelinger. Arealer på bygningsniveau opdateres o Areal (m 2 ) skal angives på bygningsniveau (Caretaker), og ikke på ejendomsniveau (KeepFocus). Dette vil sikre, at bygninger i de forskellige magistratsafdelinger kan adskilles fra hinanden. Informationstyper vedr. bygninger skal være knyttet specifikt til enten Caretaker eller KeepFocus o For at minimere tidsforbrug til opdatering og kvalitetssikring af bygningsdata og sikre ensartethed de to programmer imellem anbefales det, at specifikke informationstyper knyttes til enten det ene eller det andet program. Dvs. informationstypen kun fremgår af det ene program og ikke af begge. Der etableres en intern procedure, der sikrer at datagrundlag og bygninger gennemgås og opdateres en gang årligt, således der ryddes op i, hvilke bygninger kommunen ikke længere har til rådighed/ejer. Energiudgifter afstemmes til opdaterede forbrugsdata på MA og segment niveau Der etableres en intern procedure, der sikrer, at der kan foretages løbende udtræk, afstemning og opdatering af energiomkostninger på bygningsniveau baseret på en central energiledelse. Dette skaber grundlaget for at følge økonomien, og sikre at á conto-fakturaer fra forsyningsvirksomheder nedbringes i overensstemmelse med det forventede og det budgetterede. Ud over at udredningen danner grundlag for en opdatering af projektøkonomien på MA-niveau for energioptimering i Aarhus Kommune, skaber den også et økonomistyringsgrundlag for projektsekretariatet igennem implementeringsperioden. 59 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

60 5.4. Leverandørstrategi Der er erfaringsmæssigt udfordringer med at opnå fleksible leverandøraftaler, der sikrer fælles incitamenter for bygherre, rådgivende ingeniør og entreprenør(er) til at opnå høj kvalitet i løsningerne. Derfor er valg af leverandørstrategi samt udbudsmetode et væsentligt element i at skabe et grundlag for et godt samarbejde med leverandører. På afholdt workshop d. 15. juni 2012 blev udbudsmetode og leverandørstrategi gennemgået for de fire deltagende MA ere. Workshoppen danner grundlag for beslutning om valg af strategi. Valg af udbuds- og leverandørstrategi var en gennemgang af de udfordringer, der erfaringsmæssigt har været i kommunen med at drive anlægs- og energioptimeringsprojekter baseret på opstillede kriterier for at opnå succesfuld optimering af bygningerne. Strategi for valg af leverandører er vigtig i forhold til at fastlægge den grad af indflydelse og gennemsigtighed, som ønskes fra udbudsgiver i implementeringsfasen. I nærværende afsnit vil tre leverandørstrategier blive evalueret: Totalentreprise Screening, håndværkere og rådgivning samlet under entreprenøren Hovedentreprise Screening adskilt fra rådgivning og håndværkere under entreprenøren Fagentreprise Screening adskilt fra entreprise, og håndværkere under fagentreprenører De tre leverandørstrategier er uddybet i afsnit Følgende kriterier, som blev diskuteret på workshoppen d. 15. juni 2012, ligger til grund for evalueringen af leverandørstrategierne: Ansvar leverandør og bygherre Egnethed i forhold til drift af stort tværgående projekt Internt ressourceforbrug hos bygherre Uvildighed Garanti Pris Konklusioner fra workshoppen er skitseret i nedenstående tabel. 60 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

61 Tabel 7. Udsagn fra workshop i forhold til leverandørstrategier. Deloitte har opdelt udsagn i fordele og ulemper. Totalentreprise Hovedentreprise Fagentreprise Fordele - Middel forbrug af interne ressourcer fra udbyder - Økonomisk overblik - Garanti - Middel forbrug af interne ressourcer fra udbyder - Velkendt, og giver derfor tryghed - Bedre styring og samarbejde med tilbudsgiver - Gennemskuelighed ift. prissætning af ydelser - Ingen udgifter til garanti - Giver indflydelse - Kompetenceudvikling internt know how høstes ift. energirigtig drift Ulemper - Mindre indflydelse på udførelse - Kræver meget præcis beskrivelse af udbud - Usikkerhed ift. slutresultat - Mere kontrol fra udbyder - Risiko for ekstra-regninger - Garanti er dyr - Som udgangspunkt gives der ikke garanti fra nogen parter - Kræver mange interne ressourcer fra udbyder - Kompetencefølsomhed qua viden på egne hænder ved eventuelle aftrædelser - Ingen garanti Ud fra input på workshoppen og Deloittes erfaringsgrundlag, er der i nedenstående Figur 5 skitseret et overblik over forskellige leverandørstratgier ud fra de udvalgte evalueringskriterier. Entreprisetype Udbyder Ansvar Entreprenør Egenethed ift. drift af stort tværgående projekt Internt ressourceforbrug Uvildighed Garanti Total Lidt Meget Meget Mellem Ingen Ja Høj Hoved Mellem Mellem Meget Mellem Stor Måske Mellem Fag Meget Lidt Lidt Højt Stor Nej Mellem Pris Figur 5. Skematisk oversigt over evalueringen af leverandørstrategier Ud fra overstående evaluering og sammenholdelse af de tre leverandørstrategier var der konsensus på workshoppen mellem AAKs bygningschefer d. 15. juni 2012, hvorfor det blev besluttet, at der vælges en hovedentreprise-strategi, hvor der tilknyttes en ekstern rådgiver og hvor energiscreeningen udbydes separat. Herved opnås et helhedsorienteret perspektiv i energirenoveringen af de enkelte bygninger 61 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

62 i bygningsporteføljen i de forskellige MA ere. Samtidig sikres en gennemskuelig proces, hvor Aarhus Kommune, screeningspartner, ekstern rådgiver og entreprenør i samarbejde kan realisere det fulde energioptimeringspotentiale inden for de besluttede økonomiske rammer, som er skitseret i Deloitte rapporten Energioptimeringspotentiale og behov for grønne investeringer afleveret til Aarhus Kommune d. 6. februar Gennemgang af leverandørstrategier Totalentreprise Totalentreprise er en strategi, hvor en entreprenør påtager sig alle opgaver i forbindelse med projektet, dvs. de foretager energiscreeninger, hyrer håndværkere og agerer rådgivere på projektet (Figur 6) og, bygherres indflydelse på projektet vil derfor være lille. Dette betyder erfaringsmæssigt ikke, at den interne ressourcebelastning hos udbyder bliver tilsvarende lille, da det kræver kontrol at sikre, at entreprenøren udfører opgaverne som beskrevet. Derudover kræver totalentreprise en meget præcis beskrivelse af det forventede projekt og de forventninger som bygherre har til entreprenøren. Ved valg af totalentreprise som leverandørmodel, vil projektøkonomien være nemt overskuelig gennem projektforløbet. Det viser sig dog ofte, at der er en løbende dialog omkring hvorvidt flere elementer er indeholdt i kontrakten eller skal tilgå som ekstraydelser, og derved merudgift for kommunen. En garanti er mulig i denne model, men en garanti for at opnå et vist niveau af energibesparelser fra entreprenøren kan være dyrt købt. Figur 6. Totalentreprise. Én entreprenør varetager alle funktioner i forbindelse med udførelsen af projektet Hovedentreprise En strategi, hvor entreprise- og energiscreeningsdelen adskilles fra hinanden, betegnes i denne rapport hovedentreprise og er skitseret i Figur 7. Der etableres her 62 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

63 to separate udbud; ét på energiscreeningen og ét på selve entreprisen. Udbuddet af entreprisedelen og de målsætninger, som forventes opfyldt baseres på energiscreeningen af den pågældende bygningsportefølje. Dette vil skabe en gennemskuelighed i prissætningen i forhold til de specifikke ydelser. Entreprenøren forpligter sig til at levere aftalte ydelser, baseret på en uvildig energiscreening, ved indgåelse af kontrakt med bygherre, hvilket sikrer, at energitiltagene implementeres. Muligheden for at få fastsat en garanti for realisering af de angivne energibesparelser er ukendt, og det må antages at en sådan garanti vil være dyr, da det er forskellige parter der hhv. kortlægger energibesparelserne og implementerer tiltagene. Udbyders forbrug af ressourcer ved valg af denne leverandørform vurderes at være på niveau med en totalentreprise, men til forskel kan der være behov for at tilknytte en ekstern rådgiver, som kan benyttes som sparringspartner og kan være med til at sikre koordinering, styring og fremdrift i projektet. Figur 7. Hovedentreprise. Energiscreening og entreprise udbydes separat og der tilknyttes en ekstern rådgiver til at koordinere og facilitere processen Da entreprenøren ved denne model prissætter sine ydelser på baggrund af energirapporterne, er det vigtigt, at dokumentationsgraden af tiltag i screeningsrapporterne er stor, så entreprenøren kan prissætte deres ydelse så præcist som muligt. En større entreprenørvirksomhed har udtalt, at de godt kan prissætte deres ydelse på baggrund af detaljerede energirapporter, såfremt dokumentationen er fyldestgørende. Detaljeringsgraden i energirapporterne skal uanset leverandørform være høj, og almindeligvis foretager entreprenørvirksomheden en uddybning af energirapporterne, men i nærværende process vil dette arbejde ligge hos screeningspartneren. 63 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

64 Fagentreprise Den sidste leverandørstrategi er fagentreprise-modellen, hvor energiscreening og entreprise er adskilt og udbydes i separate udbud. Ydermere vil udbuddet af entrepriseopgaver i denne model blive udbudt fagspecifikt, dvs. at udskiftning af eksempelvis pumper vil blive varetaget af én entreprenør, mens andre typer af opgaver vil blive varetaget af andre entreprenører. Prissætningen af ydelser ved anvendelse af denne strategi er gennemskuelig, men samtidig kræver det en stor grad af koordinering og projektledelse fra bygherre og en eventuel ekstern rådgiver. Fordelene ved en fagentreprise er, at bygherre vil være tæt på projektet hele vejen igennem, og derved vil der høstes viden og udvikles kompetencer internt i bygherres organisation i forhold til energioptimering og fremtidig energirigtig drift. Strategien er velkendt i Aarhus Kommune og giver derfor en tryghed derigennem, men der skal påregnes et stort ressourceforbrug i forbindelse med koordinering og projektledelse af opgaven fra Aarhus Kommune, og på grund af et stort antal involverede aktører, kan det være svært at nå i mål med opgaven. Samtidig er det vanskeligt at energioptimere helhedsorienteret i de enkelte bygninger, som er essentielt for at kunne realisere det fulde energioptimeringspotentiale inden for de aftalte økonomiske rammer, skitseret af Deloitte. Figur 8. Fagentreprisestrategi. Energiscreening og energioptimering udbydes separat. Entreprisen udbydes fagspecifikt og styres af Aarhus Kommune og tilknyttet ekstern rådgiver 5.5. Udbudsmetode Oplæg til udbudsmetoden er skitseret i Figur 9. Formålet med at skitsere udbudsmetoden og diskutere den på workshoppen, er at sikre fleksibilitet i løsning af opgaverne, således at de udfordringer der kommer med renovering og energioptimering kan håndteres i takt med at de opstår, frem for at skulle aftales inden kontrak- 64 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

65 ter indgås. Dermed er det også vigtigt, at der i udbudsmetoden og i de indgående aftaler med leverandører sikres, at der etableres et fælles incitament mellem bygherre, screeningspartner og entreprenør, der sikrer, at de bygningsudfordringer der opstår, kan håndteres til alles tilfredshed og til en rimelig pris for alle parter. Processen indledes med en markedsundersøgelse, hvorefter der udbydes en prækvalifikation til rammeudbuddet, som følges op af mini-udbud inden for de forskellige segmenter i bygningsporteføljen. Figur 9. Udbudsmetoden består af delfaser, hvor der indledes med en markedsundersøgelse. Derpå udbydes en prækvalifikation til ramme-udbuddet, hvorefter de enkelte mini-udbud indledes En markedsundersøgelse indleder udbudsprocessen, hvilket muliggør dialog med leverandører i markedet for entreprise- og screeningskontrakter. Dialogen har til formål at sikre, at den endelige udbudsstruktur er attraktiv for samarbejdsparterne, og de dermed vil afgive tilbud på opgaven. Samtidig sikrer Aarhus Kommune, at udbuddet imødekommer de krav og forudsætninger, der faciliterer en optimal implementeringsproces og realisering af projektmål. Markedsundersøgelsen skal forholde sig til, hvordan prissætningen af opgaver fra screeningspartnerens side kan danne grundlag for tilbudsgivning fra entreprenøren, således at projektøkonomien kan hænge sammen og entreprenøren ikke lægger for store sikkerhedsfaktorer på deres tilbud. Markedsanalysen kan resultere i, at udbudsproces og udbudsform ændres undervejs i forløbet. Markedsundersøgelsen og dialog om leverancemodeller, der sikrer fælles incitamenter og fleksibilitet i løsningerne tager udgangspunkt i de vilkår og betingelser, som er nævnt i Udbudsrådets Vejledning om grænser for dialog ved udbud af juni Der er jævnfør vejledningen bred adgang til dialog mellem en myndighed og virksomheder før udbud. Reglerne giver således myndighederne 65 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

66 adgang til at søge og modtage rådgivning fra private virksomheder til udarbejdelse af udbuddet. Det er vigtigt at sikre imødekommelse af lighedsprincippet, for at sikre at alle efter dialogen har mulighed for at byde på det efterfølgende udbud. Derudover vil andre interesserede få mulighed for at henvende sig til projektsekretariatet med eventuelle bemærkninger til emnerne på spørgelisten. Prækvalifikation og rammeaftaler Markedsundersøgelsen vil danne baggrund for udbudsmaterialet til prækvalifikationen, hvor entreprenører og screeningsvirksomheder (rådgivende ingeniører) kvalificeres til selve udbudsrunden, hvor der indgås rammeaftaler med et antal entreprenører og et antal screeningspartnere op til 5. Det blev på workshoppen anbefalet at vælge hovedentreprenør-strategien netop fordi screening og entreprise forløber adskilt, som omtalt i afsnit 5.4. Efter indgåelsen af rammeaftaler med entreprenører og screeningspartnere udbydes miniudbud på segmentniveau, hvilket muliggør tilpasning af de enkelte udbudsprocesser til den specifikke energioptimeringsopgave og bygningsportefølje. Dette endelige antal af entreprenører og screeningspartnere er ikke fastlagt til henholdsvis 5 og 3, som illustreret i Figur 9, men kan tilpasses under udbudsprocessen. Ekstern rådgiver Såfremt Aarhus Kommune vælger at benytte sig af en ekstern bygherrerådgiver som beskrevet under hovedentreprise, er opgaven af et sådant omfang, at arbejdet skal i udbud. Der er derfor afsat tre måneder til et sådant udbud i tidsplanen. Endvidere er udgiften til bygherrerådgivning indeholdt i både business casen og projektøkonomien. Juridisk rådgivning Der skal igennem projektet afholdes flere udbud og indgås mange kontrakter. Derfor er der indeholdt udgifter til ekstern juridisk rådgivning i business casen, således at juristerne i kommunen kan suppleres hermed. Afhængig af omfanget af den juridiske rådgivning kan det være nødvendigt at gå i udbud, alternativt kan Aarhus Kommune benytte sig af en indkøbsaftale. Såfremt det skal i udbud, anbefales det at holde udbud om juridisk rådgivning som det første i processen, da dette kan benyttes i hele implementeringsperioden. 66 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

67 5.6. Ressourcer og udgifter I forlængelse af afholdt workshop fredag den 15. juni 2012, blev deltagere bedt om at opgøre forventede interne ressourcer til implementering af energibesparende foranstaltninger i Aarhus Kommunes bygningsportefølje, ekstraudgifter til energirigtigdrift af kommunens bygninger, behov for kompetenceløft samt løbende kompetenceudvikling. Yderligere interne ressourcer i forbindelse implementeringsprojektet er opgjort herudover, heriblandt ressourcer til projektorganisationen i implementeringsperioden og central energiledelse. Endvidere skal kommunen afholde udgifter til eksterne parter, hvilket også er opgjort. I nærværende afsnit er den evaluerede interne ressourcebelastning i form af timeforbrug fra Aarhus Kommunes egne medarbejdere over implementeringsperioden samt den fremadrettede drift opgjort. Magistratsafdelingernes input til de interne ressourcer er evalueret på baggrund af nedenstående kriterier. I bilag 4 ses en detaljeret oversigt over hver magistratsafdelings indmeldinger, samt evalueringer heraf. De angivne timetal skal ses som et estimat. Evalueringskriterier og forhold der ændrer på ressourceforbrug: Energiledelse forankres centralt i den fælles bygningsfunktion og der sikres fyldestgørende on-line energiledelsessystem med udgangspunkt i KeepFocus og med opgradering af CTS. Dette bevirker, at den overordnede energiledelse foregår centralt med 3 medarbejdere. Der er sat midler af til målere, opgradering af systemer og personale til overvågning, hvilket bevirker en justering af ressourceforbrug over projektets 15-årige løbetid De faglige fyrtårne placeres/styres centralt i den fælles bygningsfunktion, hvilket betyder deling af faglige fyrtårne på tværs af magistratsafdelinger Intern ressourcebelastning til implementering og drift i de enkelte magistratsafdelinger er justeret i en enkelt magistratsafdeling, ud fra en sammenligning med indmeldingerne fra de andre magistratsafdelinger Antal medarbejdere for de respektive magistratsafdelinger er opgjort på baggrund af interview med bygningschefer d. 31. maj 2012 udført af Christina Billington, Deloitte og illustreret i afsnit 6 Der er i nærværende analyse skelnet mellem implementeringsperioden og den efterfølgende drift. Begge elementer er indeholdt i projektperioden. Der vil mellem de to faser være en indkøringsperiode, som der ikke er taget højde for. Nedenstående tabeller viser hhv. udgiften i implementeringsperioden og den efterfølgende 67 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

68 årlige udgift i business casens levetid. Den evaluerede vurdering af ressourceforbruget er angivet, og hvor det har været muligt, er indmeldingerne fra Aarhus Kommune ligeledes angivet. Nogle elementer vurderes at bidrage med 100 %, da udgifterne alene skyldes implementeringsprojektet og derfor er deciderede merudgifter. Nogle udgifter er blot indeholdt med 50 %, da disse i forvejen enten afholdes af kommunen, og arbejdsopgaverne forventes at være en del af den eksisterende arbejdsbeskrivelse for de ansattes arbejde eller som en substitut for noget andet arbejde de ansatte ikke længere skal udføre. Nogle af udgifterne vurderes blot ikke at skulle belaste business casen med mere end 50 % pga. at arbejdet i en eller anden form burde foretages fremadrettet uanset. Posterne og deres bidragssats er beskrevet i det følgende, og sidste kolonne angiver hvor stor en andel af udgifterne business casen influeres med. 68 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

69 Tabel 8. Interne ressourcer og udgifter til eksterne parter i forbindelse med nærværende implementeringsprojekt Implementering (projektperiode, 5 år) Indmeldt fra AAK (kr.) Evalueret vurdering (kr.) Påvirkning business case (%) Interne ressourcer Sekretariat & arbejdsgrupper (kr./år) % Implementeringsgrupper (kr./år) % Kompetenceløft* % Energiledelse (kr./år) % Kick off % Udgifter Etablering af energiledelse Opgradering i business case % Yderligere målere ny udgift % Eksterne udgifter Udførelse af kompetenceportræt og kompetencemodel % Kompetenceløft % ELENA-ansøgning % Kick off % Udredningsfase % Ekstern bygherrerådgivning % Juridisk rådgivning % *Komptenceløft omfatter alene det intielle kompetenceløft. Alt fremtidig kompetenceudvikling er placeret under "Drift" i nedenstående skema. Drift (årligt efter implementering) Indmeldt fra AAK (kr./år) Evalueret omkostning (kr./år) Påvirkning business case (%) Interne ressourcer Energiledelse % Personel (fyrtårne + driftsfolk) % Kompetenceudvikling % Udgifter Kompetenceudvikling % Energiledelse abonnement Opgradering i business case % Yderligere målere ny udgift % Total I det følgende er de evaluerede ressourceforbrug der ligger til grund for ovenstående oversigt beregnet. I Tabel 9 er der foretaget et estimat af timepris baseret på månedsløn afhængig af titel. Det antages, at lønningerne inkluderes et tillæg på 20 % af lønnen til dækning af sociale bidrag ATP, pension mv. Lønomkostningerne bruges i de følgende beregninger. 69 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

70 Tabel 9. Lønomkostninger inkl. overhead Timepris (kr) kr/mdr Fyrtårn/akademiker Tekniker Serviceledere og servicemedarb Til projektsekretariatet medregnes fire fuldtidspersoner, til arbejdsgrupperne forudsættes 3,5 fuldtidspersoner og til energiledelse fra centralt hold forudsættes tre fuldtidspersoner ansat. Ressourcerne til implementeringsgrupper og drift er evalueret på baggrund af indmeldinger fra Aarhus Kommune. Tabel 10. Udgifter til projektsekretariat og arbejdsgrupper Pr. måned Pr. år Projektsekretariat Projektleder Kontraktstyring Økonomi Sekretær (kommunikation) Arbejdsgrupper 3,5 personer (á kr/mdr) Sum Projektsekretariatet og arbejdsgrupperne er vurderet at influere business casen med 50 %. De årlige evaluerede udgifter til energiledelse er opgjort til følgende, og influerer business casen med 50 %: Tabel 11. Udgifter til energiledelse Energiledelse Pr. måned Pr. år 3 personer (á kr/mdr) Nedenfor er en oversigt over de ressourcer, som magistratsafdelingerne forventes at afholde til energirigtig drift af bygningerne i forhold til hvordan bygningerne driftes i dag i hhv. implementeringsperioden og til den fremtidige løbende energirigtige drift af bygningerne. Der vises både de indrapporterede tal fra magistratsafdelingerne, samt den evaluerede vurdering. 70 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

71 Tabel 12. Interne udgifter til hhv. implementeringsperioden og den årlige efterfølgende drift. Der vises dels de udgifter fire af magistratsafdelingerne i Aarhus Kommune har meldt ind samt en evaluering heraf. Udgift pr. år, kr. Implementeringsperiode AAKs vurdering Evalueret vurdering MBU MSB MKB MTM Total Udgift pr. år, kr. Decentral drift AAKs vurdering Evalueret vurdering MBU MSB MKB MTM Total Begge ovenstående poster medtages i business casen med 50 %. Kompetenceudvikling er estimeret til følgende interne ressourcebelastning for ud fra det i afsnit skitserede behov: Initialinvestering for kompetenceportræt og kompetencemodel: Eksterne ressourcer: kr ekskl. moms Initialinvestering for kompetenceløft: Interne ressourcer: kr ekskl. moms (medtages med 50 %) Eksterne ressourcer: kr ekskl. moms Løbende kompetenceudvikling: Interne ressourcer: kr./år ekskl. moms (medtages med 50 %) Eksterne ressourcer: kr./år ekskl. moms. 71 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

72 5.7. ELENA EU har igangsat initiativet ELENA (European Local Energy Assistance) som et initiativ i kampen om at nå målsætningen. ELENA er et tilskuds- og låneprogram, hvor tilskud går til at dække op til 90 % af de omkostninger, der er forbundet med at forberede store energibesparende foranstaltninger, bl.a. i offentlige bygninger. Tilskuddet forudsætter en investering, der er mindst 25 gange større end forberedelsesomkostningerne, der søges om dækning til. ELENA-programmet administreres af EIB (European Investment Bank), som kun behandler ansøgninger med investeringer over EUR 50 mio. Investeringerne kan stadig foretages i lokale banker som f.eks. KommuneKredit. Der er også åbnet mulighed for at samarbejde med KfW bankgruppe via KommuneKredit. KfW behandler kun ansøgninger under EUR 50 mio. Det er kun muligt at opnå støtte i tre år, hvilket vil være tilstrækkeligt i dette projekt, eftersom hovedparten af udgifterne til rådgivning mv. ligger inden for de første 3½ år af projektperioden. Tidshorisonten for opnåelse af ELENA-støtte er omkring ½ år, og der er ingen ansøgningsfrist. Udgiften til assistance til udformning af ansøgning er medregnet i projektøkonomien, men et eventuelt tilskud er ikke medtaget og vil derfor påvirke projektøkonomien positivt. 72 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

73 6. Kompetenceudvikling Introduktion Energioptimering og energirigtig drift af Aarhus Kommunes bygninger stiller høje krav til både kompetencer og ændret adfærd hos ledere og driftsmedarbejdere i kommunen. Dette afsnit har til formål at: afdække og beskrive de krav og forventninger, der er til de fremtidige kompetencer og kompetenceniveauer hos de implicerede medarbejdergrupper afdække og beskrive det eksisterende kompetenceniveau på et overordnet niveau estimere budget til kompetenceudvikling, både initialt og til løbende kompetenceudvikling, så medarbejderne klædes på til at håndtere de nye/ændrede krav i forhold til opgaver, kompetencer og energirigtig adfærd give Deloittes anbefalinger til yderligere tiltag, som Aarhus Kommune bør overveje for at opnå størst mulig effekt af energioptimeringen og kompetenceudvikling af medarbejderne Metode Metoden til afdækning af fremtidigt kompetenceniveau, nuværende kompetenceniveau og kompetencegabet har bestået af interviews, workshops, efterfølgende analysearbejde og afslutningsvis benchmark/sparring med interessenter f.eks. uddannelsesleverandører med erfaring fra lignende transformationsprocesser med henblik på validering Interviewproces Deloitte har i alt gennemført 13 interviews, et fokusgruppeinterview og en workshop. Der er i alt afholdt fire personlige interviews med bygningscheferne fra følgende magistratsafdelinger: Sociale Forhold og Beskæftigelse (MSB), Teknik og Miljø 73 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

74 (MTM), Kultur og Borgerservice (MSB) og Børn og Unge (MBU). Herudover er der afholdt telefoninterviews. Endvidere er der afholdt et fokusgruppeinterview med deltagelse af medarbejdere fra de fire magistratsafdelinger. For at få et billede af det aktuelle kompetenceniveau hos de lokale bygningsansvarlige, serviceledere og servicemedarbejdere i de enkelte magistratsafdelinger, er der afholdt 9 telefoninterviews. Alle interviewpersoner er blevet udvalgt af den udpegede projektleder fra Aarhus Kommune. Vi har i forbindelse med interviews og workshops forsøgt at inddrage medarbejdere så bredt som muligt fra de enkelte magistratsafdelinger. Som det fremgår andetsteds i rapporten, har det ikke været muligt at inddrage centrale repræsentanter fra MSO. En oversigt over de personer, som har været involveret i interviewprocessen findes i bilag Input fra interviews Alle interviewede medarbejdere og bygningschefer fokuserede i interviews og workshops på, at magistraterne i Aarhus Kommune i dag er forskellige med hensyn til medarbejderprofiler, roller og ansvar inden for området og derfor naturligvis også har forskellig tilgang til opgaveløsning og kompetenceudvikling. Samtidig var et overordnet budskab for de interviewede, at der opleves et behov for og gevinst ved etablering af en mere ensartet rolle- og kompetencestruktur på tværs af magistratsafdelingerne med klart definerede ansvarsområder, opgaver og kompetenceniveauer. Yderligere blev der peget på vigtigheden af, at der kræves både tekniske, forretningsmæssige og personlige kompetencer hos alle for at gennemføre projektet med succes. Med udgangspunkt i overstående har dette afsnit til formål at: skitsere det fremtidige kompetencebehov med fokus på kompetencestruktur/ - profiler og kompetencer vurdere det generelle kompetencegab i forhold til de fremadrettede krav og forventninger 74 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

75 Fremtidigt kompetencebehov Interviewene med bygningschefer og medarbejdere viser som nævnt, at der i dag hersker forskellig praksis på området. Der blev udtrykt et ønske om en fælles fremtidig kompetencestruktur/en definition af roller og ansvar på tværs af magistratsafdelinger bestående af 1) faglige fyrtårne, 2) teknikere, 3) serviceledere og servicemedarbejdere Kompetencestruktur Ledernes og medarbejderes forslag til den overordnede fremtidige kompetencestruktur er beskrevet nedenfor - i forhold til kompetencer og opgaver samt overvejelser i forhold til uddannelsesmæssig baggrund Fagligt fyrtårn Fagligt fyrtårn Faglige kompetencer Det faglige fyrtårn er specialist med såvel teoretisk viden som praktisk erfaring inden for et specifikt område som f.eks. vedvarende energi, CTS, klimaskærm, elinstallationer og ventilation. Almene kompetencer Har erfaring med projektledelse og projektlederrollen. Kan kommunikere til og samarbejde med mange forskellige målgrupper, f.eks. teknikere, serviceledere og servicemedarbejdere. Kan udarbejde strategiske handlingsplaner og sikre gennemførsel. Opgaver Et fagligt fyrtårn skal fungere som konsulent, rejsehold og brandslukningsfunktion med det formål at yde faglig vejledning, sparring og rådgivning til driftspersonale o.a., når der opstår uhensigtsmæssige hændelser og problemer, som driftspersonalet ikke selv er i stand til at håndtere. Det vil være en fordel, hvis det faglige fyrtårn har erfaring fra drift. Uddannelsesmæssig baggrund Ingeniør, maskinmester eller arkitekt Tekniker Tekniker Faglige kompetencer Teknikeren er generalist inden for det driftstekniske område og forventes at have et bredt og overordnet teoretisk kendskab til de tekniske fagområder, 75 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

76 Tekniker som teknikeren skal understøtte med. Teknikerens viden og erfaring gør, at vedkommende både har overblik over og en forståelse af, hvordan de enkelte dele af et anlæg virker og indgår i helheden. Det vil sige, at det forventes, at teknikeren kan aflæse, styre og regulere installationer og driftsindstillinger (setpunkter), fejlfinde og fejlrette i et rimeligt omfang. Derudover forventes det, at teknikeren har fokus på energiledelse. Teknikeren forventes at have kompetencer inden for kommunikation og samarbejde, da teknikeren i løbet af en typisk arbejdsdag vil være i dialog med interessenter med forskellige baggrund og forudsætninger. Opgaver Teknikerens primære opgave er at varetage den tekniske problemløsning ude i de enkelte bygninger, når vedkommende tilkaldes. En gruppe af teknikere forventes dog fremadrettet at varetage en central energiledelse med opgaver inden for online overvågning og driftsstyring. Almene kompetencer Uddannelsesmæssig baggrund Elektriker, konstruktør eller arkitekt 76 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

77 Serviceleder og -medarbejder Serviceleder og -servicemedarbejder Faglige kompetencer En serviceleder og en servicemedarbejder er generalist inden for det driftstekniske område. Servicelederen og servicemedarbejderen har derudover et godt kendskab til den eller de bygninger, hvor de har ansvaret for drift og vedligeholdelse. Almene kompetencer Med udgangspunkt i deres bygningskendskab forventes servicelederen og servicemedarbejderen at være proaktiv, så det er muligt så tidligt i forløbet at håndtere eventuelle problemstillinger og tilkalde en tekniker eller et fagligt fyrtårn til udbedring. Servicelederen og servicemedarbejderes forventes ligeledes at have kompetencer inden for kommunikation og samarbejde. Opgaver I forbindelse med implementering af central online energiledelse forventes serviceledere og servicemedarbejdere at skulle anvende tid på eftersyn, identifikation og registrering af fejl og vurdering af, hvem der skal konsulteres/rekvireres for at afhjælpe fejl. Derudover skal en serviceleder og en servicemedarbejder kunne varetage almindelig drift og vedligeholdelsesopgaver, foretage kontrolopgaver, trimning, udskiftning af tekniske komponenter og kvalitetskontrol af apparatur mv. Uddannelsesmæssig baggrund Ingen krav, men gerne være uddannet inden for det driftstekniske område Fremadrettede kompetencer Bygningschefernes og medarbejdernes forventninger til den fremadrettede kompetencestruktur stiller en række krav til de kompetencer, som den enkelte medarbejder/kompetenceprofil (rolle) skal besidde og ligeledes krav til det forventede kompetenceniveau. Bygningscheferne og medarbejderne var enige om, at der fremadrettet er behov for at fokusere på både de faglige og de almene kompetencer, hvis Aarhus Kommune skal opnå sit mål om energirigtig bygningsdrift. Nedenfor findes en opstilling af de faglige og almene kompetencer, som bygningscheferne og medarbejderne vurderer, er nødvendige at besidde for den enkelte medarbejder dog med forskelligt kompetenceniveau alt efter den fremadrettede rolle som fagligt fyrtårn, tekniker mv. 77 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

78 Faglige/tekniske kompetencer De faglige/tekniske kompetencer er en samlet betegnelse for kompetencer inden for teknik, indeklima, bygningsrådgivning og økonomi. En faglig/teknisk kompetence er en kompetence, der er relevant i forhold til løsning af en specifik opgave. Den kan derfor også benævnes en opgavespecifik kompetence. Hver kompetence beskrives nedenfor med et antal nøgleord, som blev nævnt af bygningschefer og medarbejdere. Faglige/tekniske kompetencer Kompetence Nøgleord Teknik Indeklima Byggerådgivning Økonomi Belysning Central Tilstandskontrol og Styring (CTS), energiledelse, energistyring og dataindsamling Klimaskærm og generel byggeviden Elinstallationer Køleanlæg Vandinstallationer Varmeanlæg Vedvarende energi Ventilation Indeklima og arbejdsmiljø Optimeringsmuligheder og besparelsespotentialer Sammenhængs- og konsekvensforståelse Bygningskendskab kende sin butik Eksterne byggerådgivere - udvælgelse, opfølgning og rettigheder Økonomisk sund fornuft Budgettering Styrings- og ledelsesmæssige redskaber Almene kompetencer De almene kompetencer er en samlet betegnelse for kompetencer inden for ledelse og selvudvikling, innovation, kommunikation og service og samarbejde. En almen kompetence er en kompetence, der bidrager til, at de opgavespecifikke, faglige kompetencer anvendes bedst muligt. Hver kompetence beskrives nedenfor med et antal nøgleord, som blev nævnt af bygningschefer og medarbejdere. Strategiske og almene kompetencer Kompetence Nøgleord Ledelse og selvudvikling Innovation Fleksibilitet Motiveret til at lære nyt Overblik og proaktivitet Projektledelse Kreativitet Holde sig orienteret om den teknologiske 78 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

79 Strategiske og almene kompetencer Kompetence Nøgleord Kommunikation og service Samarbejde udvikling Nytænkning Ny- og videreudvikling af løsninger Formidling i øjenhøjde dvs. fokus på modtagerens viden og forudsætninger Inddragelse af borgere og institutionsledere (elever, forældre osv.) Servicerende Indgå i faglige fællesskaber Kompetenceanvendelse på tværs (synergier) 6.3. Nuværende kompetenceniveau Introduktion Interviewene med bygningschefer og medarbejdere omhandlede, ud over et fokus på de fremadrettede kompetencer, også en vurdering af, hvor de umiddelbart oplevede et kompetencegab mellem det eksisterende kompetenceniveau og de fremadrettede krav og forventninger hos de forskellige medarbejdergrupper. Bygningscheferne blev derudover bedt om at estimere, hvor meget tid de vurderer, at der skal afsættes til kompetenceudvikling både initialt i forbindelse med et kompetenceløft og i forbindelse med den løbende kompetenceudvikling. Dette afsnit har til formål at: opsummere bygningschefernes og medarbejderens generelle vurderinger af kompetenceudviklingsbehov opstille bygningschefernes vurderinger af tidsforbrug i forbindelse med kompetenceudvikling Bygningschefer kompetencebehov Bygningscheferne oplever i dag, at deres områder er underbemandede. Dette medfører, at de generelt har svært ved at se, hvordan de kan håndtere både den daglige drift og den ønskede energioptimering på en og samme tid. Nedenfor findes en opstilling over bygningschefernes tilbagemelding i forhold til kompetenceudviklingsbehov centralt og decentralt. Bygningschefernes tilbagemelding er opstillet pr. magistratsafdeling. 79 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

80 En oversigt over den nuværende organisation, som blev meldt ind af de enkelte bygningschefer findes i bilag 5. Magistratsafdeling MSB MTM MKB MBU Centralt kom- Der er behov for Tilstrækkeligt Der er behov for Tilstrækkeligt petencebehov rekruttering af kompetenceni- kompetenceløft kompetenceni- en ingeniørprofil veau i dag. inden for de veau i dag. til varetagelse af tekniske kompe- rollen som tencer - ventila- fagligt fyrtårn. tion, vand, Arkitekt- og konstruktørprofi- varme og el samt installation. lerne vurderes ikke umiddelbart at kunne kompetenceudvikles til at varetage denne rolle. Decentralt Behov for kom- Behov for kom- Behov for kom- Behov for kom- kompetence- petenceud- petenceudvikling petenceløft petenceudvikling behov vikling inden for inden for vvs og inden for CTS inden for det det tekniske varmeanlæg. tekniske område område f.eks. Alternativet til f.eks. installa- pumper og kompetenceløft tion og inden for solceller. kunne være mere almene Behov for adfærdsmæssige ændringer hos servicemedarbejdere fx nyansættelser kompetencer som kommunikation, formidling og nytænkning (innovation). pedeller og Behov for ad- pædagoger. færdsmæssige ændringer hos tekniske ser- vicemedarbejde- re, herunder pedeller og ejendomsser- vicemedarbejde- re. Rekrutterings- Der er et kon- Rekruttering af 1 Rekruttering af Der er behov for behov kret behov for at ingeniør, herun- 1-2 ingeniører nyansættelser 80 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

81 Magistratsafdeling MSB MTM MKB MBU rekruttere med- der en med med spidskom- centralt for at arbejdere med kompetencer petence inden kunne imøde- den faglige inden for vvs og for installation. komme ambiti- kompetence varme og 1-2 onsniveauet, evt. f.eks. 1-2 inge- energimedarbej- som projektan- niører eller dere. sættelser. maskinmestre Bemærkning Siden interviewene med bygningscheferne og workshoppen med bygningscheferne den 15. juni, er der truffet en beslutning om, at de faglige fyrtårne placeres/styres centralt i den fælles bygningsfunktion, hvilket betyder, at de faglige fyrtårne fremadrettet deles på tværs af magistratsafdelinger Medarbejdere Medarbejdernes udtrykker ligesom bygningscheferne en bekymring for, at deres afdelinger allerede i dag er underbemandede, hvilket gør det svært at inddrage energioptimering med det nuværende medarbejderantal. Nedenfor findes en skematisk oversigt over hovedresultaterne fra fokusgruppen. Projektledere og ingeniører Centralt kompetencebehov Deltagerne vurderer, at konstruktørerne har en rigtig god baggrund for at kunne kompetenceudvikles inden for energi om end interessen blandt denne gruppe af medarbejdere vurderes at være varierende. Maskinmestrene har generelt et mindre behov for kompetenceudvikling. Et muligt relevant område kunne være fejlfinding. Det kunne overvejes at erstatte nogle konstruktører med maskinmestre. Denne medarbejdergruppe har typisk kompetencerne til og interessen for at betjene og overvåge CTS. Decentralt Projektlederne har generelt et behov for kompetenceløft inden for bygherrerådgivning. kompetencebehov Deltagerne er usikre på, om det giver mening at kompetenceudvikle pedeller og viceværter. Få vil have potentialet til at bevæge sig væk fra den traditionelle viceværtrolle og oplevelsen er, at interessen for at tilegne sig ny viden 81 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

82 Projektledere og ingeniører og nye kompetencer ikke synes at være til stede. Serviceledere på skolerne er meget interesserede i at få mere viden om teknik og oparbejde kompetencer inden for det tekniske område, og man vil med fordel kunne kompetenceudvikle dem i forhold til at forstå helheder og se konsekvenser. Der udtrykkes også et specifikt behov for at løfte kompetenceniveauet hos socialpædagogerne og rådhusbetjentene. Disse medarbejdergrupper antages dog at være tænkt ind i brugeradfærdsprojektet, hvorfor disse ikke behandles yderligere her. Teknologisk udvikling Deltagerne oplever, at den teknologiske udvikling accelererer, hvilket også udfordrer deres egen formåen i forhold til at tilegne sig nye teknologiske kompetencer. Det kræver efterhånden specialistviden at kunne betjene en CTS Decentralt Telefoninterviewene med lokale bygningsansvarlige og servicemedarbejdere havde til formål at få et billede af, hvordan disse medarbejdere vurderer sig selv i forhold til kompetenceudviklingsbehov på kort og længere sigt. Lokale bygningsansvarlige, servicemedarbejdere m.fl. Kompetencebehov Servicemedarbejdere og lokale bygningsansvarlige vurderer, at de har et generelt behov for at blive kompetenceudviklet inden for de tekniske områder som ventilation, regulering og styring af CTS, varmeanlæg og køleanlæg. Der er et ønske om at få opfrisket den eksisterende viden om anlæg, og hvordan de vedligeholdes samt få et kompetenceløft inden for sammenhængene mellem CTS, varmeanlæg, regulering, ventilation etc. Derudover ønskes en løbende kompetenceudvikling inden for ændringer af eksisterende teknologi og i forbindelse med introduktion af nye energiformer Tidsforbrug til kompetenceudvikling Nedenfor findes en oversigt over bygningschefernes vurdering af tidsforbrug til kompetenceudvikling både til det indledende kompetenceløft og til den efterfølgende kompetenceudvikling. 82 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

83 Magistratsafdeling MSB MTM MKB MBU Tidsforbrug til Fagligt fyrtårn: Fagligt fyrtårn: 5 Fagligt fyrtårn: Fagligt fyrtårn: initialt kompe- Har i dag ikke dage dage. 20 dage (eks- tenceløft ansat medarbejder med denne profil. Tekniker: 2-3 uger. Tekniker: 3 dage. Serviceleder/- medarbejder: 2 dage. Tekniker: 2-4 dage. Serviceleder/- medarbejder: 1½ dag. ternt og internt kursus). Tekniker: 3 dage. Serviceleder/- Serviceleder/- medarbejder: 16 medarbejder: 2- dage (eksternt 3 uger. og internt kursus). Tidsforbrug til Fagligt fyrtårn: Fagligt fyrtårn: 3 Fagligt fyrtårn: Fagligt fyrtårn: 5 løbende kom- ikke relevant. dage. 2-5 dage. dage. petenceud- vikling (årligt) Tekniker: 1-2 uger. Tekniker: 2 dage. Tekniker: 2-5 dage. Tekniker: 2½ dag. Serviceleder/- Serviceleder/- Serviceleder/- Serviceleder/- medarbejder: 1- medarbejder: 1 medarbejder: 1 medarbejder: 3 2 uger. dage. dage. dage Validering Bygningschefernes har meget forskellige opfattelser af, hvad der skal afsættes af tid til det indledende kompetenceløft af de medarbejderprofiler, der fremadrettet skal varetage de forskellige roller. Erfaringerne fra en række kursusleverandører inden for området viser, at det indledende kompetenceløft af særligt de faglige fyrtårne og serviceledere/- medarbejderne ligger på ca. 5 dage for de faglige fyrtårne og 1 dag for serviceledere/-medarbejdere. Dette skyldes følgende antagelser: De medarbejdere, som Aarhus Kommune påtænker, skal varetage de forskellige roller, har allerede i dag et grundlæggende kompetenceniveau i forhold til de opgaver, som de fremadrettet skal varetage. Det vil med andre ord sige, at der er en forventning om, at det indledende kompetenceløft skal bygge videre på en allerede eksisterende viden og erfaring inden for de enkelte områder. 83 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

84 Det er en forudsætning, at der er en klar definition af roller, ansvar og kompetencer mellem de forskellige medarbejdergrupper, der afføder hyppigere opgaveløsninger inden for specialistområder, og at der etableres formelle netværk til videndeling. Der er en forventning om, at det indledende kompetenceløft af de faglige fyrtårne vil omhandle en opdatering i forhold til den nyeste viden inden for et givent teknisk område, da et fagligt fyrtårn i udgangspunktet allerede er specialist inden for et givent område. Serviceledere/-medarbejdere er generalister. Formålet med kompetenceløftet er derfor at give denne gruppe medarbejdere et brush up i relation til deres allerede eksisterende viden i forhold til bygningsrigtig drift. Det vil sige, at formålet her er at give dem en introduktion til, hvordan de enkelte anlæg taler sammen og hvad de kan gøre for at sikre bygningsrigtig drift. Ovenstående medfører således, at der kan være divergens mellem det tidsforbrug som Deloitte anbefaler og bygningschefernes indmelding Analyseresultat og anbefalinger En fælles tilgang til kompetenceudvikling Afledt af interviews af bygningschefer og medarbejdere, anbefaler Deloitte at kompetenceudviklingen relateret til projektet tager afsæt i at implementere et fælles fremtidigt kompetenceportræt og en egentlig kompetencemodel for at fokusere på den ønskede fælles definition/beskrivelse af roller og forventet adfærd hos driftspersonalet og faglige fyrtårne, således at kommunens målsætning om energirigtig bygningsdrift opnås - se nedenfor. Kompetenceportrættet tager afsæt i Aarhus Kommunes værdisæt om troværdighed, respekt og engagement (den indre cirkel) samt bæredygtighed, lovgivning og kvalitet (den ydre cirkel). Faglige/tekniske kompetencer (visuelt markeret som blå kompetencer) og almene kompetencer (visuelt markeret som grønne kompetencer) er områder, der understøtter Aarhus Kommunes målsætning om energirigtig drift af bygninger. Kompetenceportrættet er illustreret således. 84 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune

85 Med udgangspunkt i kompetenceportrættet anbefales Aarhus Kommune at udarbejde klare adfærdsbeskrivelser for de enkelte roller - fagligt fyrtårn, tekniker, serviceleder mv. Dette vil sikre, at der fremadrettet kan opstilles energirigtige adfærdsmål for den enkelte driftsmedarbejder og fagligt fyrtårn med udgangspunkt i de konkrete forventninger, der er til den enkelte rolles kompetencer og kompetenceniveauer. Implementering af kompetenceportræt og kompetencemodel med klare adfærdsbeskrivelser i forhold til de enkelte roller (adfærdsmatrix), vil danne grundlag for, at sætte fokus på energirigtig adfærd at medarbejderne fremadrettet deltager i relevante og målrettede kompetenceudviklingsforløb, der understøtter klimamålene herunder, at der er forventninger til videndeling, netværksaktiviteter mv. et værktøj til MUS processen, der giver mulighed for at leder og driftsmedarbejder kan aftale energirigtige mål for den enkelte medarbejder dvs. understøtte strategien for området Omkostninger til udvikling af en kompetencemodel med klare adfærdsbeskrivelser pr. kompetenceprofil (rolle) i forhold til de enkelte kompetencer, vurderes at udgøre omtrent kr og er indeholdt i business casen. 85 Implementeringsplan for energioptimering og grønne investeringer Aarhus Kommune