REVIDERET DAGSORDEN TIL AFDELINGSMØDE

Transkript

1 6. Eventuelt Dagsorden: REVIDERET DAGSORDEN TIL AFDELINGSMØDE Boligorganisationen AlmenBo Aarhus Frydenlunds Allé 8 Postboks Aarhus V Telefon post@almenboaarhusdk CVR september2012 1menBo 1. Valg af dirigent og referent. 2. Godkendelse af forretningsorden. 3. Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning. Fælleshuset Sabro Vænge Hermed fremsendes revideret dagsorden med tilhørende bilag til ordinært afdelingsmøde i Til beboerne i afdeling Godkendelse af afdelingens budget 2013 samt forelæggelse af afdelingens regnskab Behandling af indkomne forslag: 1. Forslag fra Lonni Kube: Afdelingsbestyrelsen Med venlig hilsen Mandag den 10. september 2012, kl Er tidligere afgørelser og driftsbudgetter gældende. 2. Konto Maling af skure. 4. Udskiftning affordøre og bundstykke. 5. Udskiftning af køkkener. 6. Gulvene synker. 7. Nedsættelse af forbruget af el om natten. 8. Fælleshuset, større depositum for lejere udenfor afd. 29 Kontortid Mandagonsdag Torsdag Fredag lukket

2 Afdeling 29 [menbo AÅRHUS Forretningsorden for ordinært afdelingsmøde Ordinært afdelingsmøde afholdes i den. henhold til AlmenBo Aarhus s vedtægter samt nedenstående forretningsor 1. Afdelingsmødet har besluttet, at der afholdes ét årligt ordinært afdelingsmøde, hvorpå afdelingens driftsbud get behandles. 2. Dagsorden for ordinært afdelingsmøde 1) Valg af dirigent. 2) Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde. 3) Godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år. 4) Behandling af indkomne forslag. 5) Valg af formand for afdelingsbestyrelsen for så vidt denne afgår. 6) Valg at medlemmer til afdelingsbestyrelsen. 7) Valg af suppleanter. 8) Eventuelt. 3. Adgang til afdelingsmødet og stemmeret på dette har lejere i afdelingen, disses ægtefæller eller hermed sidestillede personer. Hver husstand har 2 stemmer uanset husstandens størrelse og uanset afstemnings form eller indhold. Stemmeret skal udøves ved personlig fremmøde. Adgang har tillige men uden stemme ret foreningens ledelse og repræsentanter for denne. Afdelingsmødet kan beslutte, at andre deltager i mø det, ligeledes uden stemmeret. Foreningens ledelse kan beslutte, at andre kan deltage i mødet med taleret. 4. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder forhandlingerne og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen og påser, at vedtægterne og denne forretningsorden overholdes. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg, der bistår dirigenten ved afstemninger. Antallet af stemmeud valgsmedlemmer fastsættes af dirigenten. Afdelingsmødet vælger en mødesekretær, der refererer de trufne beslutninger og det nøjagtige resultat af afstemninger samt udfærdiger et kort sammendrag af forhandlingerne. Referatet underskrives foruden af mødesekretæren tillige af dirigenten og afdelingsforrnanden. 5. Afstemninger ved ikkeperson valg kan foregå ved håndsoprækning, dog kan 25% af de fremmødte stern meberettigede forlange skriftlig afstemning. Ved personvalg, hvor der er opstillet flere kandidater, end der skal vælges, skal der altid være skriftlig af stemning. modsat fald er stemme Ved personvalg gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges, I sedlen ugyldig. Ved stemmelighed bortfalder forslaget. Ved personvalg, hvor der er stemmelighed mellem 2 eller flere per soner, foretages omvalg blandt disse personer. Ved opstilling til tillidsposter skal vedkommende være tilstede, eller der skal foreligge et skriftligt tilsagn, der skal være dirigenten i hænde ved mødets begyndelse. 6. Formand for afdelingsbestyrelsen vælges særskilt på afdelingsmødet. Afdelingsbestyrelsen består af 3 personer, hvoraf i person sidder i peges af afdelingsbestyrelsen. repræsentantskabet. Denne person ud Ovenstående vedtaget på afdelingsmødet den 24. april 2012

3 Budgettet viser en stigning på kr svarende til 6,16 % Dispositionsfondsbidrag udgør kr pr. lejemålsenhed Administrationsbidrag udgør kr ,00 pr. lejemålsenhed Budgettet er udarbejdet i samarbejde mellem afdelingsbestyrelsen og administrationen Antal lejemål 33 Afdelingens M Sabro Ejendommens beligenhed: Sabro Vænge 557 Sabro Vænge 557 I Henlæggelser N. ORenter og afdrag kreditforeningslån Her kan du se, hvorledes 100 huslejekrorter anvendes: 1% Offentlige og andre faste udgifter Variable udgifter OEkstraordinære udgifter Ny gennemsnitlig leje pr. m2 pr ,15 Stigning pr m2 39,54 Gennemsnitlig leje pr. m2 pr. 641,61 Arbejdskapital udgør kr. 0,00 pr. lejemålsenhed Almenbo Aarhus

4 Budget for året 2013 Regnskab Budget Budget Afvigelse Udgifter 105 Prioritetsydelser Ejendomsskatter Vandafgift Renovation , Forsikringer Afdelingens energiforbrug Bidrag til boligorganisationen 72, Bidrag Byggefonden: A + G indskud Renholdelse Almindelig vedligeholdelse Planlagt vedligeholdelse dækkes af henlæggelser Istandsættelse ved fraflytning Særlige aktiviteter Diverse udgifter , Henlæggelse: Planlagt vedligeh Henlæggelse: Istandsæt v/fraflytning A Henlæggelse: Istandsæt v/fraflytning B Henlæggelse: Tab ved fraflytning Andre henlæggelser Ydelse lån forbedringsarbejder Afskrivning forbedringsarbejder Ydelser lån bygningsskader Ydelser lån ombygning Tab ved lejeledighed Tab ved fraflytning Andre renter Ydelser vedr. driftsstøtte Afvikling opsamlet underskud Korrektion vedr, tidligere år Godtgørelse til fraflyttede lejere Beboerrådgivere Årets overskud Samlede udgifter Indtægter 201 Almenefamilieboliger Almene ungdomsboliger/værelser Almene ældreboliger Erhvervslejemål Institutioner Kældre/pulterum Garager/carporte/parkeringspladser Særlig lejeforhøjelse forbedringsarb Merleje Renteindtægter Andre ordinære indtægter Driftssikring og anden særlig driftsst Korrektion vedr, tidligere år Ekstraordinære indtægter Årets underskud Huslejeforhøjelse Samlede indtægter

5 Ejendomsskat Vandafgift Renovation Forsikring Udgifter Renter og afdrag på kreditforeningslån Resultatopgorelse Regnskab Budget henvendelse til foreningens administration. Såfremt afdelingens udvidede regnskab med noter ønskes udleveret, kan dette fås ved godkendt regnskabet i foråret Regnskabet er revideret i henhold til gældende lovgivning. Endvidere har afdelingsbestyrelsen Passiver i alt Langfristet gæld Kortfristet gæld i alt Passiver Henlæggelser i alt Aktiver i alt Omsætningsaktiver Aktiver Anlægsaktiver i alt Balance pr Samlede indtægter Renteindtægter Årets underskud Andre indtægter Indtægter 201 Huslejeindtægter Samlede udgifter Henlæggelse: Tab v/lejeledighed og fraflytning Henlæggelse: lstandsætv/fraflytning Renter og afdrag på forbedringslån Andre ekstraordinære udgifter Administrationsbidrag Bidrag til Byggefonden: A og G indskud Renholdelse Almindelig vedligeholdelse Planlagtvedligeholdelse Særlige aktiviteter Diverse udgifter Henlæggelse: Planlagt vedligeholdelse Andre henlæggelser Årets overskud ill Elafgift og udarbejdelse af varmeregnskaber dækkes af henlæggelser Regnskab for 2011 AFD. 29, Sabro Vænge 557

6 Kælder maling io.ooo Revideret /SM Langtidsbudget for henlæggelser og planlagt vedligeholdelse og fornyelser Afdeling 29 Sabro Vænge 10 årig vedligeholdelsesplan PRIMÆRE BYGNINGSDELE Ydervægge fuges/vedlh. Udvendige trapper, sokler Tagkonstruktioner Kældertrapper Altaner rep IALT KOMPLETTERENDE BYGNINGSDELE Vinduer/døre justeres fuger vinduer/døre Udv. Cylinderlåse vedlh./udskiftes Sålbænke + låsekasser udskiftning/repr og rep Punkt. Ib Udskiftning I overf fra Udskiftning Udskiftning Udskiftning Tagrender ruder nedløb udsk afterrassedøre 09/10 afveluxvinduer af vinduer lejlighedsdøre af døre IALT OVERFLADEBEKLÆDNINGER Tag udskiftning/vedligeh. lakering Hoveddøre kælderdøre males Udv. Maling Renov.Imaling af træværk af vaskerier af vægge Selskabslokale: Selskabslokale: Nyt Nyt paptag overpap på på fælleshus Iofter+træværk Maling , og Mellemslibning og lakering i gård & VMskur store skure IALT

7 WS ANLÆG Ventilatorer Varmeanlæg renoveres/vedligehold. Udskiftning at vekslere Brugsvandinst.$b. vedligehold Udskiftning af trykdifferensregulatorer Rensning aftrækskanaler Radiator udskiftning (løbende) Faldstammer renovering Toilet, håndvask, bl.batteri mm. (løbende) IALT ELANLÆG Ledningsnet renovering IALT 0 o o INVENTAR Komfur udskiftning Udskiftning af køle/frys til lavenergi Udskiftning af emfang Køkkener renovering/udskiftning Trinetter Vaskemaskiner Tørretumbler udskiftning 11 stk udskiftning udskiftning øvrigt vaskerianlæg udskiftning Betalingssystem Strygerulle i fællesvaskeri Udskiftning af køkkenskabe + bordplader Opvaskemaskine til fælleshus Ialt ØVRIGE DELE OG ANLÆG

8 Energimærkn. Abnn Serviceaftale legepladsudstyr IALT Afgang/tilgang netto Henlæggelser PRIMO Henlæggelser ULTIMO _ Snerydning Gartner Renovering grønne områder Belægning pplads/gård opretning Rep af belægninger, trapper mv. Beplantning Faskiner retablering/vedl. i terræn io.ooo Traktor, fejemaskine, værktøj (andel) Legeplads, gård, haveareal Parklamper Haveanlæg inkl, belægning io.ooo Postkasser (udskiftning) Vin på gavl (beskæring) Tagpap, tagrender og evt beklædning. Overf fra 08/ Etablering af bomme / chikaner Skure beklædn. i portåbriinger tagrender IALT SERVICEAFTALER O.A Planlagt vedligehold ialt Budgetteret henlæggelse Anden kapitalanskaffelse L Årets overskud LIKVIDITETSBUDGET FOR HENLAGTE MIDLER TIL PLANLAGT VEDLIGEHOLDELSE OG FORNYELSE Byggeindeks 1998 = 100% Byggeindeks ,6% Byggeindeks 2011 i procent 139,4% Procentstigning iflg. budgetgrundlag 2,2% Reguleringsfaktor i procent 141,6%

9 Til beboerne i afdeling 29 AlmenBo Aarhus Sabro den 25. august 2012 Emner ti ekstraordinært afdelingsmøde Forslag til dagsordens punkt 5 Med henvisning til tidligere godkendte driftbudgetter som det fremgår af vedlagte referater, fra afdelingsmøde den 3. marts 2010 og 2. marts 2011 skal der spørges om tidligere afgørelser og driftbudgetter er gældende, hvis ikke hvad er så begrundelsen. Der er vedlagt dokumentation for at afdelingen i år 2009 og 2010 har haft huslejestigningerpå henholdsvis 1,75% og 2,00%. På afdelingsmødet 15. maj 2012 blev der til deltagerne, omdelt materiale fra afdelingsmødet den 2. marts 2011 dette materiale var driftsbudget for 2011/2012 og skema over planlagte vedligeholdelser. Særligt skal bemærkes vedr, afdelingens konto 4100 at der til udskiftning af dårligt træværk og maling af træværk, var godkendt lånoptagelse på Ca. kr , som skulle finansieres ved max lejeforhøjelse på 3%. Maling af skure, hvad skal der ske? Hvad skete der lige med farven på træværket? Behov for udskiftning af fordøre, og bundstykke ved fordøre. Hvad vil det koste at udskifte hele køkkenet, se ved lagte reklame? Hvad er der af muligheder for at skifte enkelte køkkenskabe til fx. høj udtræksskab og hjørneskab med runddel, hvad vil det koste? Gulvene synker, hvad kan der gøres? Besparelser jeg foreslog i maj, at der arbejdes på muligheden for at nedsætte forbruget af el om natten, hvad er der fundet ud af om dette, sensor m.m.? Udlejning af fælleshuset større depositum for lejerer udenfor afd. 29, rengøring af firma ved udlejning til andre udenfor afd. 29? Hvad er status? Hvad gøres der for at fortælle at parkering af fælleshusets lejer og gæster, ikke kan ske i området. Anden transportmulighed end parkering i området, og på græsarealerne. Indsendt af Lonni Kube, Sabro Vænge 53

10 Tlf 12. marts 2009 Sabro Vænge 53 Lonni Kube b.4 ÅRHUS KONTORET BOLIG På baggrund af de på afdelingsmødet den 4. marts godkendte budgetter for år 2009/10 varsles hermed en stigning pr med 1,75 %, af den årlige boligleje. Varsling af lejeforhøjelse Type Beløb Deres nuværende opkrævning pr. måned er specificeret på følgende måde: Varslingen kan specificeres således: 8471 Sabro Dato Type Nuværende leje Ændring Fremtidig leje lkrafttrædelsesdato forhøjelsen kan opnå en af disse ydelser, selv skal ansøge om dette. Skema hertil kan fås hos Boligtagere der får boligsikring/ydelse vil automatisk få reguleret dette, mens boligtagere der efter boligforeningen eller kommunen. Med venlig hilsen Boligkontoret Arhus / Boligforeningen Fagbo Lejl/Sagsnr. Hevtbkaarhus.dk ost@hhno rh us. d k Admi&strotionen Brendstrupgårdsvej 7 Postboks 3012 HF Arhus N

11 Postboks Type Beløb bog Emall Dir.tI Lej/Sagsnr. 8. marts2010 ARHUS O ONTORET ( BOLIG Vi varsler en forhøjelse af din husleje i henhold til budgettet, der er godkendt på afdelingsmødet. Varsling af lejeforhøjelse Forhøjelserne træder i kraft pr Forhøjelsen erpå 2,00 % Sabro Vænge 53 Lonni Kube Din nuværende opkrævning er specificeret på følgende måde: 8471 Sabro Dato Varsllngen kan specificeres således: Type Nuværende leje Ændring Fremtidig leje lkrafttrædelsesdato reguleret samtidigt med, at lejen ændres. Hvis din husstand modtager boligstøtte som modregnes i lejen, vil boligstøtten automatisk blive Hvis du har spørgsmål til ovennævnte, er du velkommen til at kontakte kontoret. Med venlig hilsen Bogholderiet Tryk2 TO Brendztrupgàrdsvej 7 Ooligkontoret Arhus 8200 Arhus N

12 HTH kan hjælpe. 2 har regeringen nemlig fremrykket investeringer der ger dit køkken til en renovering? Så er muligheden der nu! lyt KØKKEN lent. Så fortæller vi mere om jeres muligheder og om, hvordan vi kan hjælpe. IYE MULIGHEDER, er. Med vores totalkoncept får I en samlet løsning, hvor vi står for alt fra første til bygge/projektstyring og installation of de nye køkkener i alle lejligheder. r den køkkenleverandør, der har hjulpet flest danske boligforeninger med nye i din afdelingsbestyrelse, der kan aftale et møde med en HTH erhvervs drer almene boliger. Det kan også komme din bolig til gode

13 Referat af afdelingsmøde den 3 marts 2010 Fagbo afdeling 13 Sabro vænge Dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning 3. Godkendelse af afdelingens driftsbudget 2010 I Behandling af indkomne forslag 5. Valg a. Valg af afdebngsbestyrelsesmedlem (på valg er Ulrik Schmedes) b. valg af suppleant I er 6. Eventuelt Repræsentanter for 8 lejemål var mødt op. Fra Boligkontoret deltog Mogens Truelsen. Fra ejendomsfunktionærerne deltog Jesper Langballe. Formand Inga Bjerg bød velkommen til mødet og foreslog Annie Lund som dirigent og sig selv referent 1. De foreslåede blev vagt og Annie Lund konstaterede, at mødet var lovligt indvarslet 2. Inga Bjerg fremlagde afdelingsbestyrelsens beretning. Beretningen handlede om usikkerheden når det analogiske signal lukkede og vi gik over til det digitate ty afdelingsbestyrelsen gik over til epost i maj 2009 fyring af en ejendomsfunktionær parkeringsproblemer i 2009 især når fælleshuset var udlejet problemer med udlejning af afdelingens gæsteværelse. BLa. at det ikke må udlejes unge boligsøgende køle / fryseskabe udskiftes med nye inden for nærmeste fremtid renovering af facadebeklædning samt udskiftning af træværk nøgler som opbevares på Brendstrupgårdsvej afdelingsregnskab under konto 408 restgælden på byggeriet Sabro vænge debat om husdyr snerydningen i afdelingen Derefter blev beretningen sat til afstemning, og blev godkendt 3. Budgetforslaget der var blevet udsendt blev gennemgået, hvorefter det blev kommenteret. BLa. var der spørgsmål om, hvornår renoveringen af træværket går i gang og hvorfor det ikl er startet, når det på mødet i 2008 blev besluttet. Mogens forklarede, at der ikke på nuværende tidspunkt er penge til renoveringen. Der skal indhentes forskellige tilbud inden igangsættelsen. Foreløbig vil der blive sat en arkitekt på oi gaven for at undersøge, hvor meget af træværket der trænger til at blive skiftet ud. Drifts budgettet blev sat til afstemning og blev godkendt. 4. Forsiag: i a: Lille håndvask i vaskeriet og aftagelig vandsiange Vedtaget I b: Afskaffelse af husdyr Forkastet Forhøjelse af leje af Fælleshus og Gæsteværelse Vedtaget b:

14 Referat af afdelingsmode i Fagbo marts Til stede var 6 beboere, i ejendomsfunktionær samt Carl Danielsen fra administrationen og Ole Frederiksen fra Hovedbestyrelsen. 1. Ole Frederiksen blev enstemmigt valgt til dirigent. 2. Bestyrelsens beretning blev enstemmigt godkendt, efter en del irrelevant polemik, som dirigenten afbrød. 3. Afdelingens drifisbudget blev godkendt efter nogle enkelte opklarende spørgsmål og svar. 10års budgettet blev ligeledes godkendt. Carl Danielsen gjorde opmærksom på, at på gran afny lovgivning omkring et overskuds anvendelse, ville det være en god ide, at f a lavet Velux vinduer, inden , idet afdelingen i indeværende år har en ekstraordinær jindtægtj,å kr a. Inga Bjerg blev valgt for 2 år efter b. Hans Peter Lund Hansen blev enstemmigt valgt til bestyrelsesmedlem for 2 år. c. Lisbeth Christensen blev enstemmigt valgt til bestyrelsesmedlem for i år. d. Tage Nielsen blev valgt som i suppleant og Ulrik Schmedes som 2. suppleant. Begge enstemmigt. Hermed blev alle tilstedeværende valgt. Bortset fra Annie Lund. 5. Under eventuelt redegjorde Anni Lund detaljeret for sin begrundelse for at forlade bestyrelsen i utide. Der var også en kort drøftelse af de dyre TVpakker. Ole Frederiksei gav en kort redegørelse for Fagbos ønske om at undersøge fusionsmulighed med Statsbo. Ole Frederiksen

15 5. a) Valg af afdelingsbestyrelsesmedlem. Annie Lund, Sabro vænge 5, blev valgt b) Valg af suppleant/er. Ingen blev valgt 6. Fra januar 2010 overtog Annie Lund udlejningen af Sabro Vænges fælleshus. Se hjemmesi den under afdelinger, Sabro Vænge, Afdelingsbestyrelsen. Undertegnede Inga Bjerg overtog udlejningen af gæsteværelset 51 a 2a ) A nøgle, med adgang til alle boliger destrueres Vedtaget 2b ) Køle I Fryse skabe med lavenergi Vedtaget udskiftningen starter Ca. midt april 3a ) Automatisk tænd og sluk lys i vaskeriet Vedtaget 3b ) Privat parkering i området Forkastet 3c ) Udlån af diverse haveredskaber fra skuret Der bliver ikke indkøbt nye haveredskaber, da mange beboere ikke afleverer dem tilbage. I nødstilfælde kan beboerne låne redskaber af varmemesteren 3d ) Fodring af diverse dyr på jorden Er forbudt ifølge Fag bo s vedtægter 3e ) lsglatte stier, parkeringspladser v/redskabsskuret (adgang tip salt / grus om muligt fra red skabsskuret) anden belægning ved parkeringspiadserne ved skuret Vedtaget. Der afsættes penge til indkøb af plastbøtter til salt og grus på næste års budget 3f) Storskrald afskaffes? Forkastet 4a ) Fester højtider markeres Vedtaget, Gitte Holm valgt til aktivitet 5a ) Renovering af køkken og bad Vedtaget Mogens Truelsen sender skema ud til beboerne. Alle der er interesseret kan tilmelde sig. Spørgsmål kan rettes til inspektør Mogens Truelsen, Brendstrupgårdsvej 7, tlf Hermed sluttede mødet Referent Inga Bjerg