Vejledning Uddannelsesnævnets sagsbehandling i EASY P Sag. 8. maj 2017

Transkript

1 Vejledning Uddannelsesnævnets sagsbehandling i EASY P Sag 8. maj 2017

2 Vejledning Uddannelsesnævnet overgik september 2014 til at benytte EASY P modulet Sag til at kommunikere med skolerne om Uddannelsesnævnets afgørelser i sager om uddannelsestid, godkendelse som praktikvirksomhed samt skolepraktik-klager. Det betyder, at Uddannelsesnævnet beder skolerne oprette ansøgninger i EASY P Sag og dermed sende ansøgningen via EASY P. Uddannelsesnævnet vil tilsvarende oprette og orientere skolerne om afgørelser via EASY P Sag, hvis en virksomhed/elev har sendt en ansøgning direkte til Uddannelsesnævnet. Uddannelsesnævnet håber, at det for alle parter vil betyde en både hurtig, smidig og god behandling af virksomheders og elevers ansøgninger. Dels samles alle relevante oplysninger om praktikvirksomheder og elever i EASY P, og dels beskyttes behandlingen af personfølsomme oplysninger bedre i EASY P. Denne vejledning omfatter dels et generelt afsnit om sagsgangen og dels afsnittene 2-5 om konkrete sagstyper. Bilaget samler en oversigt over de spørgsmål, der skal besvares inden for de enkelte sagsområder, og spørgsmålene kan evt. kopieres herfra til Sagstekst i EASY P. Vejledningen skal læses i sammenhæng med Uni-C s vejledning Sager i EASY P, der nærmere beskriver modulet Sag, funktionstaster,oprette/afslutte sager, tilknytning af referencer mv. Indhold 1. Generelt... 3 a Hvem skal sagen sendes til Skabelon: Uddannelsesnævnet, Ansøgning om afkortning/forlængelse... 5 a Generelt om oprettelse af sag ud fra sagsskabelon... 6 b Sådan udfyldes Sagstekst ifb. afkortning Skabelon: Uddannelsesnævnet, virksomhedsgodkendelse Skabelon: Uddannelsesnævnet, dispensation for elevantal Skabelon: Uddannelsesnævnet, Skolepraktik klager Bilag oversigt over Sagstekst til kopiering til EASY P Uddannelsesnævnet 8. maj 2017 Side 2 af 13

3 1. Generelt Skabeloner For at sikre en hurtig og smidig behandling af sagerne, er der i EASY P Sag oprettet 4 skabeloner, som Uddannelsesnævnet beder skolerne benytte. Formålet med skabelonerne er at sikre alle relevante oplysninger under anvendelse af færrest mulige ressourcer fra både skolernes og Uddannelsesnævnets side. De 4 skabeloner er: Afsnit 2. Ansøgning om afkortning/forlængelse af uddannelsestiden for uddannelsesaftaler og skolepraktik elever Afsnit 3. LUU s indstilling vedrørende godkendelse som praktikvirksomhed Afsnit 4. Dispensation af elevantal i forhold til en eksisterende virksomhedsgodkendelse Afsnit 5. Klager over afgørelse vedrørende skolepraktik Undgå spam mails! For at begrænse antallet af automatiske orienteringsmails, er det vigtigt at følge trinene i de enkelte skabeloner, der beskrives nedenfor. Der afsendes automatisk orienteringsmails til Uddannelsesnævnet og sagsbehandleren hver gang, at skolen justerer i sagen og lukker/forlader sagen. Derfor er det vigtigt, at Uddannelsesnævnets sagsbehandler ikke tilkobles sagen, før skolen er parat til at sende sagen. Uddannelsesnævnet vil gøre tilsvarende i de sager, der oprettes af Uddannelsesnævnet. Hvem orienterer elev og virksomhed? - Hvis skolen opretter en sag på vegne af elev og virksomhed Uddannelsesnævnet taster afgørelsen direkte i sagen og beder skolen orientere virksomhed og elev om afgørelsen. Uddannelsesnævnet sender IKKE selv mail til virksomhed og elev. Dog sender Uddannelsesnævnet mail om afgørelsen direkte til virksomhed (og elev), hvis der skal gives klagevejledning, eller hvis der er knyttet særlige betingelser/forudsætninger til afgørelsen. Det vil fremgå af orieneringen til skole, hvis Uddannelsesnævnet allerede har sendt afgørelsen - Hvis virksomheden/eleven selv har indsendt ansøgning til Uddannelsesnævnet Uddannelsesnævnet sender en afgørelse pr. mail til virksomhed/elev og opretter samtidigt en sag i EASY P sagsmodulet, og den relevante skole modtager en EASY P mail om afgørelsen. Skolen vil derfor ikke fremover modtage kopi af afgørelsen pr mail/brev fra Uddannelsesnævnet. Mailen til elev og virksomhed vil ikke indeholde CPR nummer eller oplysninger af særlig personfølsom karakter. Skolen skal derfor sikre sig, at virksomhedens nye uddannelsesaftale/tillæg vedrører den konkrete elev, som Uddannelssnævnet har knyttet til sagen i EASY P. Uddannelsesnævnet 8. maj 2017 Side 3 af 13

4 a Hvem skal sagen sendes til På hver sag skal man under fanebladet Aktiviteter tilknytte den konkrete sagsbehandler i Uddannelsesnævnet. Ud for den aktivitet, som er knyttet til FU (faglig udvalg) tastes i kolonnen Ansv. initialerne for sagsbehandleren efter følgende fordeling: UDD: Uddannelsens navn Sagsbehandler Skole Ansv 15 Eventkoordinator Lone Hansen 791 LH 1770 Tandklinikassistent Lise Bjerregaard 791 LB 1912 Kontoruddannelse med specialer Mirlinda Sejfuli 791 MS (dog ikke de to offentlige specialer) 1912 Kontoruddannelse med specialer Lone Hansen 791 LH - speciale Lægesekretær, 4 - speciale Offentlig administration, Handelsuddannelse med specialer Lone Hansen 791 LH 1952 Detailhandelsuddannelse med specialer Lise Bjerregaard 791 LB Under fanebladet Yderligere rettigheder skal man i alle sager til Uddannelsesnævnet desuden fremsøge som Fagligt Udv nr. 91 og giver Uddannelsesnævnet Rettighed Skrive. Det er vigtigt at give nr. 91 skriveadgang, da det ellers ikke er muligt at få behandlet en sag i Uddannelsesnævnet under den konkrete sagsbehandlers ferie/fravær. Uddannelsesnævnet 8. maj 2017 Side 4 af 13

5 2. Skabelon: Uddannelsesnævnet, Ansøgning om afkortning/forlængelse De faglige udvalg kan godkende forlængelse/afkortning af uddannelsestiden for elever med uddannelsesaftale eller elever optaget i SKP. De faglige udvalg har delegeret kompetence til de lokale uddannelsestudvalg inden for nærmere fastlagte områder, men øvrige sager skal behandles af de faglige udvalg. Se nærmere om udvalgenes praksis og sagsbehandlerhåndbøger på hjemmesiden. Her kan man også læse, hvilke forlængelser virksomhed og elev selv kan aftale. Til brug for ansøgninger er der oprettet en skabelon Ans. om afkortning/ forlængelse / Uddannelsesnævnet, Ansøgning om afkortning/forlængelse: Der er følgende trin: Trin 1. Fremsøg den aftale, som ansøgningen vedrører, opret sagen ved at højreklikke til SA02 og hent skabelonen via knappen Sagsskabelon i SA02 jf. Uni-C vejledning Trin 2. I feltet Titel overskrives standardteksten Uddannelsesnævnet, Ansøgning om afkortning/forlængelse med udd nr., Afkort eller Forl samt virksomhedens navn, f.eks. 1932, Afkort, Hansens Eft. Trin 3. Under Sagstekst besvares spørgsmålene fra afsnit 2a. i denne vejledning i forhold til den konkrete ansøgning (hent evt. kopi af spørgsmålene i bilaget i denne vejledning) Trin 1. Under Yderligere rettigheder tilføjes 91. Uddannelsesnævnet med skriveadgang jf. afsnit 1.a. Trin 2. Under Aktiviteter tilføjes den konkrete sagsbehandler fra Uddannelsesnævnet som ansvarlig for aktiviteten FU: Behandle ansøgning og skriv afgørelse jf. afsnit 1.a. Trin 4. På de første 5 aktivteter ( Skolen ) i skabelonen ændres status til Gennemført, og sagen er hermed overdraget til sagsbehandleren i Uddannelsesnævnet. Skolen modtager en orienteringsmail, når der er truffet afgørelse, og skolen kan gennemføre de sidste aktivteter på sagen, før den afsluttes. Uddannelsesnævnet 8. maj 2017 Side 5 af 13

6 a Generelt om oprettelse af sag ud fra sagsskabelon Nedenfor beskrives nærmere, hvordan trin 1-3 gennemføres. Det er samtidigt en generel beskrivelse af, hvordan man opretter en sag ud fra en skabelon, og vejledningen gælder derfor også de følgende skabeloner i afsnit 3-5. Ad Trin 1 Aftalen Når aftalen er fremsøgt, højreklikker man til SA02, og sagen er klar til at blive oprettet. Der vil under fanen Referencer være tilknyttet følgende referencer - speciale, - lærested - aftale - person (elev) Herefter klikker man på Sagsskabelon i højre side af skærmbilledet og henter skabelonen. Dermed får man alle de aktiviteter der er skal gennemføres på denne sagstype. Hvis der ikke er registeret en aftale, kan sagen oprettes på lærestedet, og eleven kan tilknyttes. Men Uddannelsesnævnets afgørelse gives altid kun til en konkret elev og virksomhed, der har indgået aftale. Hvis skolen først senere registrerer aftalen, skal skolen også knytte aftalen som reference til sagen, før skolen lukker sagen. Ad Trin 2 Titel Udfyldes med det konkrete uddannelsessnummer og skriv enten Afkort eller Forl. samt virksomhedens navn. Ad Trin 3 Sagstekst Nedenfor er der medtaget et eksempel på en sagstype, og hvilke oplysninger der skal fremgå af feltet Sagstekst. Det er muligt at hente en kopi af spørgsmålene i bilaget til vejledningen og dernæst indsætte spørgsmålene i skabelonen i EASY-P. Man kan stadig benytte Uddannelsesnævnets ansøgningsskemaer til afkortning og forlængelse og uploade det udfyldte skema som Dokument under fanearket Referencer i stedet for at anføre alle oplysninger i Sagstekst. Ansøgningsskemaerne kan hentes på Hvis afkortning/forlængelse vedrører en elev optaget i skolepraktik, kan den samme skabelon og de samme sagstyper benyttes. Man skal blot udskifte Virksomhed med Praktikcenter. Uddannelsesnævnet 8. maj 2017 Side 6 af 13

7 b Sådan udfyldes Sagstekst ifb. afkortning Nedenfor er der medtaget et eksempel på en sagstype, og hvordan man udfylder Sagstekst med de relevante oplysninger. 1) Sagstype: Afkortning på baggrund af erhvervserfaring Skabelonen for erhvervserfaring kan også benyttes til sager, hvor virksomhed og elev først har underskrevet aftaleformularen efter aftalens start, og den nye formelle uddannelsesaftale ønskes nedsat. Uddannelsesnævnet 8. maj 2017 Side 7 af 13

8 3. Skabelon: Uddannelsesnævnet, virksomhedsgodkendelse De faglige udvalg har delegeret kompetence til at godkende praktikvirksomheder til Det lokale uddannelsesudvalg, men principielle sager skal indstilles af det lokale uddannelsesudvalg til det faglige udvalg, ligesom afslag på ansøgning/begrænsninger skal behandles af det faglige udvalg. Til brug for disse sager er der oprettet en skabelon Ans. om virksomhedsgodkendelse / Uddannelsesnævnet, virksomhedsgodkendelse: Der er følgende trin: Trin 1. Fremsøg det lærested, som ansøgningen vedrører, og opret sagen ved at højreklikke til SA02 og hent derefter skabelonen via knappen Sagsskabelon i SA02 jf. Se ovenfor afsnit 2.a. samt Uni-C vejledning Trin 2. I feltet Titel overskrives standardteksten Uddannelsesnævnet, Virksomhedsgodkendelse med uddannelsesnummer, Virk og virksomhedens navn, eks. 1912, Virk, Hansens kontorartikler Trin 3. Under Referencer uploades som Dokument det udfyldte godkendelsesskema Trin 4. Under Referencer uploades som Dokument Det lokale uddannelsesudvalgs indstilling og øvrige bilag. Trin 5. I Sagstekst tilføjes evt. supplerende oplysninger i forhold til de dokumenter, der er uploaded. Det skal anføres, hvorvidt skolen har besøgt virksomheden i forbindelse med ansøgningen Trin 3. Under Yderligere rettigheder tilføjes 91. Uddannelsesnævnet med skriveadgang jf. afsnit 1.a. Trin 4. Under Aktiviteter tilføjes den konkrete sagsbehandler fra Uddannelsesnævnet som ansvarlige ud for for aktiviteten FU: Behandle ansøgning, afgørelse jf. afsnit 1.a. Trin 6. På de første 6 aktiviteter ( Skolen ) i skabelonen ændres status til Gennemført, og sagen er hermed overdraget til sagsbehandleren i Uddannelsesnævnet. Skolen modtager en orienteringsmail, når der er truffet afgørelse, og skolen kan gennemføre de sidste aktivteter på sagen, før den afsluttes. Disse sager vil altid kræve, at der uploades en række dokumenter, der skal danne grundlag for afgørelsen. Derfor har Uddannelsesnævnet ingen standardtekst til Sagstekst, men Uddannelsesnævnet beder skolen oplyse, hvorvidt skolen/luu har besøgt virksomheden i forbindelse med ansøgningen (hvem og hvornår). En ansøgning skal altid omfatte det lokale uddannelsesudvalgs indstilling i sagen jf. de faglige udvalgs sagsbehandlerhåndbøger. Uddannelsesnævnet vil i disse sager altid orientere virksomheden direkte via mail. Uddannelsesnævnet 8. maj 2017 Side 8 af 13

9 4. Skabelon: Uddannelsesnævnet, dispensation for elevantal En praktikvirksomhed, der har en begrænset godkendelse til et bestemt antal elever, kan søge det faglige udvalg om dispensation til at have flere samtidige elever for en afgrænset periode eller permanent. De faglige udvalgs praksis fremgår nærmere af de faglige udvalgs sagsbehandlerhåndbøger til LUU. Til brug for disse sager er der oprettet en skabelon Ans. om elevantal/ Uddannelsesnævnet, dispensation for elevantal: Der er følgende trin: Trin 1. Fremsøg det lærested, som ansøgningen vedrører, opret sagen ved at højreklikke til SA02 og hent skabelonen via knappen Sagsskabelon i SA02 jf. afsnit 2.a. samt Uni-C vejledning Trin 2. I feltet Titel overskrives standardtitel med uddannelsesnummer, Elevantal og virksomhedens navn, eks. 1952, Elevantal, Bennys Børnetøj Trin 3. Under Referencer fremsøges igangværende uddannelsesaftale og tilknyttes Trin 4. Under Sagstekst indsættes kopi af spørgsmål fra bilaget i denne vejledning, og spørgsmålene besvares i forhold til den konkrete ansøgning Trin 5. Under Yderligere rettigheder tilføjes 91. Uddannelsesnævnet med skriverettighed jf. afsnit 1.a. Trin 6. Under Aktiviteter tilføjes den konkrete sagsbehandler fra Uddannelsesnævnet som ansvarlig ud for aktiviteten FU: Behandle ansøgning, jf. afsnit 1.a. Trin 5. På de første 5 aktivteter ( Skolen ) i skabelonen ændres status til Gennemført, og sagen er hermed overdraget til sagsbehandleren i Uddannelsesnævnet. Skolen modtager en orienteringsmail, når der er truffet afgørelse, og skolen kan gennemføre de sidste aktivteter på sagen, før den afsluttes. Ad trin 2 Nuværende elev Det faglige udvalg vil altid kun behandle ansøgninger om dispensation i forhold til konkrete uddannelsesaftaler. Derfor skal igangværende uddannelsesaftale(r) knyttes til sagen. Udvalget vil som udgangspunkt kun give dispensation til en konkret ny elev. Den nye elev skal derfor tilknyttes sagen, før skolen afslutter og lukker sagen. Ad trin 4 Sagstekst Ansøgninger om dispensation for antal samtidige elever handler typisk om, at en virksomhed i en periode gerne vil have to i stedet for én elev, selvom de almindelige elevantalsregler kun giver mulighed for én elev. Virksomheden skal derfor altid nærmere begrunde, hvorvidt det er oplæringsmæssigt forsvarligt i en periode at fravige elevantalsreglerne. En ansøgning vil f.eks. kunne indeholde følgende oplysninger (Spørgsmålene kan kopieres fra bilaget til denne vejledning til Sagstekst). Uddannelsesnævnet 8. maj 2017 Side 9 af 13

10 Uddannelsesnævnet 8. maj 2017 Side 10 af 13

11 5. Skabelon: Uddannelsesnævnet, Skolepraktik klager Hvis et praktikcenter har afvist at optage en elev i skolepraktik eller har meldt en skolepraktik elev ud af skolepraktik, kan eleven klage til det faglige udvalg. I disse sager beder de faglige udvalg altid det lokale uddannelsesudvalg om en udtalelse, før udvalget behandler klagen. Til brug for disse sager er der oprettet en skabelon Klage om SKP/ Uddannelsesnævnet Skolepraktik klage: Der er følgende trin: Trin 7. Fremsøg skolepraktikaftalen for eleven, opret sagen ved at højreklikke til SA02 og hent via knappen Sagsskabelon i SA02 skabelonen jf. afsnit 2.a. ovenfor og Uni-C vejledning Trin 8. I feltet Titel overskrives standardtitlen med uddannelsesnummer, SKP-klage, elevens navn, f.eks. 1921, SKP-klage, Benny Bob Trin 9. Under Referencer uploades som Dokument elevens klage Trin 10. Under Referencer uploades som Dokument skolens oprindelige afgørelse, Det lokale uddannelsesudvalgs udtalelse og øvrige bilag Trin 11. I Sagstekst tilføjes evt. supplerende oplysninger i forhold til de dokumenter, der er uploaded. Desuden skal elevens mailadresse anføres Trin 12. Under Yderligere rettigheder tilføjes 91. Uddannelsesnævnet jf. afsnit 1.a. Trin 13. Under Aktiviteter tilføjes den konkrete sagsbehandler fra Uddannelsesnævnet ud for Aktiviteten FU: Behandle klage jf. afsnit 1.a. Trin 14. På de første 7 aktiviteter ( Skolen ) i skabelonen ændres status til Gennemført, og sagen er hermed overdraget til sagsbehandleren i Uddannelsesnævnet. Skolen modtager en orienteringsmail, når der er truffet afgørelse. Uddannelsesnævnet 8. maj 2017 Side 11 af 13

12 Bilag oversigt over Sagstekst til kopiering til EASY P Sagstype Spm til kopi til Sagstekst 1. Afkortning på baggrund af erhvervserfaring 2. Afkortning fordi eleven skal påbegynde nyt arbejde 3. Afkortning fordi eleven er optaget på anden uddannelse 4. Forlængelse i forbindelse med restlæreforhold 5. Forlængelse i forbindelse med dobbeltuddannelse 6. Forlængelse af den ordinære aftale Nuværende aftaleperiode: Aftaleperioden ønskes ændret til ny slutdato: Uddannelsestiden nedsættes med (år, mdr, dage): Dato for den afsluttende prøve/fagprøve: Dokumentation for relevant erhvervserfaring: Virksomhedens mailadresse: Nuværende aftaleperiode: Aftaleperioden ønskes ændret til ny slutdato: Uddannelsestiden ønskes nedsat med (år, mdr, dage): Kan den afsluttende prøve/fagprøve afvikles inden for den afkortede uddannelsestid? Anfør dato: Dokumentation og dato for ansættelse: Virksomhedens mailadresse: Nuværende aftaleperiode: Aftaleperioden ønskes ændret til ny slutdato: Uddannelsestiden ønskes nedsat med (år, mdr, dage): Kan den afsluttende prøve/fagprøve afvikles inden for den afkortede uddannelsestid? Anfør dato: Ny uddannelse og dato for start på uddannelse: Virksomhedens mailadresse: Uddannelsestiden ønskes forlænget med (år, mdr, dage): Restlæreforholdet omfatter herefter perioden: Elevens samlede uddannelsestid inden for uddannelsen er herefter: Dato for den afsluttende prøve/fagprøve: Begrundelse: Virksomhedens mailadresse: Eleven er allerede uddannet inden for specialet: Den nye uddannelsesaftale oprettes for perioden: Dato for den afsluttende prøve/fagprøve inden for det nye speciale: Uddannelsestiden for det nye speciale er (år, mdr., dage): Virksomhedens mailadresse: Nuværende aftaleperiode: Aftaleperioden ønskes ændret til ny slutdato: Uddannelsestiden forlænges med (år, mdr, dage): Dato for den afsluttende prøve/fagprøve: Begrundelse: Uddannelsesnævnet 8. maj 2017 Side 12 af 13

13 Virksomhedens mailadresse: 7. Forøgelse eller dispensation for elevantallet 8. Godkendelse af virksomhed samt begrænset godkendelse af virksomhed 9. Klage over skolepraktik (afslag/ophør) Antal elever pt: Antal elever ønskes: Periode (Permanent/midlertidig start- og slutdato): Beregning af elevantal for uddannelsen: Begrundelse: Navn og CPR nr på ny elev, hvis kendt: Virksomhedens mailadresse: Evt. supplerende oplysninger til de uploadede dokumenter: Har skolen besøgt virksomheden i forbindelse med ansøgningen: Evt. supplerende oplysninger til de uploadede dokumenter: Uddannelsesnævnet 8. maj 2017 Side 13 af 13