Politik for Investor Relations (Informationspolitik)

Transkript

1 Sagsnr Baneskellet 1 Hammershøj 8830 Tjele Telefon CVR-nr Politik for Investor Relations (Informationspolitik) 1. Lovgrundlag Denne politik for Danske Andelskassers Bank A/S (i det følgende benævnt DAB eller banken) er udstukket af bestyrelsen med udgangspunkt i Markedsmisbrugsforordningen nr. 596/2014 (MAR), NASDAQ Copenhagens regler for udstedere af aktier af 3. juli 2016 samt bkg. nr af 9. december 2016 om udsteders oplysningsforpligtelser. 2. Formål Formålet med politikken er at sikre, at banken leverer rettidig, pålidelig, nøjagtige og ajourførte oplysninger og herudover har en god, åben og retvisende dialog med aktionærerne. Dette skal sikre en retvisende kursdannelse for DABs aktie og potentiel værdiskabelse for DAB. 3. Ansvarlige Det øverste ansvar for Investor Relations - og dermed for kommunikationen med DABs aktionærer - påhviler DABs bestyrelse og direktion. Det daglige ansvar er uddelegeret til DABs IR-ansvarlige, der er den til enhver tid værende kommunikationschef. I henhold til ajourføring af såvel den permanente som de hændelsesbaserede insiderlister er ansvaret, som anført i DABs interne regler, uddelegeret til DABs juridiske direktør. 4. Principper Kommunikationen med DABs aktionærer sker med udgangspunkt i de oplysningsforpligtelser, der påhviler DAB som følge af noteringen på NASDAQ Copenhagen og herunder generalklausulen: En udsteder skal offentliggøre intern viden i overensstemmelse med artikel 17 i MAR. Dette betyder, at DAB i sin kommunikation med aktionærer og øvrige interessenter prioriterer en åben dialog og et samarbejde under hensyntagen til, at ingen aktionærer eller andre Politik for Investor Relations (Informationspolitik) 1

2 interessenter modtager kursrelevante oplysninger, før disse er offentliggjort til markedet. Den åbne dialog betyder, at DAB anser en proaktiv tilgang, hvor såvel positive som negative nyheder kommunikeres ud på hurtig og retvisende facon, som en væsentlig del af DABs tilgang til markedet. Målet er overordnet at bibringe aktionærerne så megen information og så let adgang til information, som det er muligt under hensyntagen til reglerne på området. 5. Tidsplan 6. Grundlæggende kommunikation med investorer Kommunikationen med DABs aktionærer, analytikere, journalister og andre interessenter i IR-henseende koordineres af DABs IR-ansvarlige. Det er således den IR-ansvarlige, der er kontaktperson ved henvendelser fra de nævnte interessenter, og det er den IR-ansvarlige, der - i samråd med bestyrelsesformand og direktion - tilrettelægger den proaktive kommunikation med interessenterne. Politik for Investor Relations (Informationspolitik) 2

3 6.1 Hvem udtaler sig? Det er alene bestyrelsesformand, direktionen og den IR-ansvarlige, der udtaler sig om IRspørgsmål. Kontaktoplysningerne for den IR-ansvarlige skal til enhver tid være tilgængelige på DABs hjemmeside Kontaktperson for IR-spørgsmål er den IR-ansvarlige. 6.2 Selskabsmeddelelser Den altovervejende kommunikation med aktionærer sker via selskabsmeddelelser. Selskabsmeddelelser sendes elektronisk til NASDAQ Copenhagen og offentliggøres efterfølgende automatisk på DABs hjemmeside. Der sendes altid selskabsmeddelelser i forbindelse med: Offentliggørelse af finanskalender Offentliggørelse af årsrapport Offentliggørelse af halvårsrapport Offentliggørelse af kvartalsrapporter Indkaldelse til generalforsamlinger Referat fra generalforsamlinger Udstedelse af finansielle instrumenter Ændringer i ledelse og revision Indførelse af aktiebaserede aflønningsprogrammer Transaktioner mellem nærtstående parter Væsentlige ændringer i udsteders aktivitet eller identitet Beslutninger vedrørende optagelse til handel Finanskalender Omfanget skal altid være sådan, at selskabsmeddelelsen giver aktionærerne et fuldt og retvisende billede. Banken skal endvidere offentliggøre oplysninger, når de må antages at få mærkbar betydning for kursdannelsen på bankens værdipapirer. Det kræves ikke, at der faktisk sker ændringer i kursen på værdipapirerne. Oplysningspligten i henhold til denne bestemmelse kan bl.a. omfatte følgende: ordrer eller investeringsbeslutninger samarbejdsaftaler eller andre kontrakter kurs- eller valutakursændringer kredit- eller kundetab nye joint ventures forskningsresultater indledning af eller forlig i eller afgørelse af væsentlige retstvister økonomiske vanskeligheder beslutninger truffet af offentlige myndigheder eller domstole aktionæroverenskomster, som selskabet er bekendt med, der vedrører anvendelse af stemmerettigheder eller aktiernes omsættelighed rygter i markedet market maker-aftaler oplysninger om datterselskaber og associerede selskaber, og væsentlig ændring i resultatet eller den økonomiske stilling. Politik for Investor Relations (Informationspolitik) 3

4 Vurderingen af, om et forhold kræver en selvstændig selskabsmeddelelse, foretages af DABs direktion i samråd med bankens juridiske direktør samt IR-ansvarlige. I tvivlstilfælde kontaktes NASDAQ Copenhagens Surveillance-afdeling. Det samme gælder i tilfælde, hvor offentliggørelsen af en selskabsmeddelelse ventes at ville have betydelig kurspåvirkning. Direktionen er ansvarlig for, at der sker korrekt og rettidig offentliggørelse af børsrelevante oplysninger i overensstemmelse med gældende ret. Bestyrelsen skal om muligt have forelagt udkast til selskabsmeddelelser inden offentliggørelse, hvor dette er muligt indenfor lovens rammer. Bestyrelsen orienteres altid om udsendte selskabsmeddelelser af den IR-ansvarlige. 6.3 Henvendelser direkte til børsen Det kan i nogle situationer være nødvendigt med henvendelser direkte til NASDAQ Copenhagen forud for offentliggørelse af en selskabsmeddelelse. Det gælder henholdsvis, hvis der er rimelig grund til at tro, at DAB vil fremsætte et offentligt købstilbud om køb af finansielle instrumenter i et andet selskab optaget til handel, der er rimelig grund til at tro, at en tredjepart vil fremsætte et offentligt købstilbud til aktionærerne i DAB, og dette ikke er offentliggjort i en selskabsmeddelelse samt hvis en selskabsmeddelelse forventes at få særdeles mærkbar betydning for kursdannelsen på DABs aktier. Orientering sker sædvanligvis ved telefonisk henvendelse til NASDAQ Copenhagens Surveillance-afdeling. DABs juridiske direktør er ansvarlig for, at dette sker. 6.4 Hjemmesiden Alle meddelelser til Nasdaq og andre væsentlige meddelelser og oplysninger, herunder lovpligtig information, offentliggøres på bankens hjemmeside Banken har til brug herfor oprettet en særskilt investorside på sin hjemmeside, hvor følgende væsentlige meddelelser og oplysninger eksempelvis fremgår: - oplysninger om DABs organisation - oplysninger om bankens regnskaber og finanskalender - oplysninger om sammensætningen af bestyrelsen og bestyrelsens udvalg - DABs vedtægter - relevant materiale i forbindelse med bankens afholdelse af generalforsamling - CSR-rapporter og rapporter for Corporate Governance og Finansrådets ledelseskodeks. Herudover skal hjemmesiden som udgangspunkt indeholde al den information, en aktionær kan føle behov for. Det er den IR-ansvarliges opgave at sikre, at formålet bliver opnået. Politik for Investor Relations (Informationspolitik) 4

5 6.5 Årsrapport, halvårsrapport og kvartalsrapporter DAB udarbejder årsrapporter, halvårsrapporter og kvartalsrapporter. Offentliggørelsen af disse sker i henhold til DABs finanskalender, og regnskabsmeddelelsen sendes i forlængelse af godkendelsen på det bestyrelsesmøde, hvor DABs bestyrelse godkender den relevante rapport og selskabsmeddelelse - sådan at rapport og regnskabsmeddelelse offentliggøres samtidigt. Bankens bestyrelsesformand, direktion og IR-ansvarlige har i forbindelse med sådanne offentliggørelser et særligt ansvar for at være til rådighed for offentligheden, hvilket forud for offentliggørelsen koordineres mellem den nævnte persongruppe. 6.6 Generalforsamling DABs generalforsamling holdes i henhold til vedtægternes 11 hvert år inden den 30. april på et af DABs bestyrelse valgt sted i Region Midtjylland. Indkaldelse sker via brev til navnenoterede aktionærer, der har ønsket dette, annonce i et landsdækkende dagblad og samtidig offentliggørelse på DABs hjemmeside. Endvidere skal der som det første offentliggøres en selskabsmeddelelse med indkaldelsen. Efter generalforsamlingen offentliggøres en selskabsmeddelelse omfattende beslutninger taget på generalforsamlingen. Denne selskabsmeddelelse godkendes af bestyrelsen på bestyrelsesmødet i forlængelse af generalforsamlingen. 6.7 Aktionærmøder DAB holder i henhold til vedtægternes 9 hvert år og senest fem uger før den ordinære generalforsamling et aktionærmøde i hver af bankens aktionærkredse. På disse aktionærmøder orienteres aktionærerne inden for aktionærkredsen kort om DABs virksomhed i det forgangne år, hvilket sker ved bankens formand og/eller direktion. Endvidere gives en mere specifik beretning om DABs virksomhed i aktionærkredsen i det forgangne år. Det er også på de årlige aktionærmøder, at der afholdes valg til aktionærrådene i DABs seks aktionærkredse (se desuden Forretningsorden for Aktionærråd samt Valgregulativ vedrørende valg til aktionærrådet i hver region i Danske Andelskassers Bank A/S ). 7. Øvrig kommunikation med investorer DAB ønsker at være en åben virksomhed og indgå i dialog med aktionærer og andre interessenter. Derfor tilstræbes et højt informationsniveau og hurtige og præcise svar på henvendelser (under hensyntagen til, at informationsniveauet i black-out-perioden frem mod regnskabsoffentliggørelser holdes på et nødvendigt lavt niveau). DAB anvender på baggrund heraf forskellige instrumenter i større eller mindre omfang. Anvendelsen af disse instrumenter sker på baggrund af den IR-ansvarliges vurdering og i samråd med bestyrelsesformand og/eller direktion. Eksempler på instrumenter, der anvendes, er i det følgende beskrevet efter interessenter. Politik for Investor Relations (Informationspolitik) 5

6 Alle aktionærer DABs årsmagasin, der offentliggøres som en integreret del af årsregnskabet hvert år i februar måned og indeholder relevante artikler og eventuelt fagligt stof. Årsmagasinet udleveres til alle interesserede i en trykt version på de årlige aktionærmøder. Samme procedure følges ved den årlige, ordinære generalforsamling. Derudover er årsmagasinet til enhver tid tilgængeligt i en elektronisk version på DABs hjemmeside. Større investorer Møder I umiddelbar forlængelse af offentliggørelsen af DABs års-, halvårs- og kvartalsregnskaber afholder direktionen informationsmøder, hvor investorerne får information om sidste regnskabsperiodes gang. Kontakt til investorer Kontakt til investorer med henblik på drøftelse af bankens forhold håndteres alene af direktion. Direktionen kan i forbindelse hermed dog altid i det omfang direktionen finder det nødvendigt eller hensigtsmæssigt inddrage ét eller flere bestyrelsesmedlemmer og/eller medarbejdere i kontakten/den videre dialog. Investorers henvendelse til bestyrelsesmedlemmer om bankens forhold videregives til direktionen. Aktionærråd Lokale møder for aktionærråd Som minimum 4 gange om året afholdes der i de enkelte aktionærkredse aktionærrådsmøder. Det ene af disse møder skal ligge i umiddelbar forlængelse af bankens aktionærmøder i marts, og mødets dagsorden skal indeholde konstituering af aktionærrådet samt underskrift af forretningsorden. DABs repræsentanter på aktionærrådsmøderne er som minimum de filialdirektører, som er tilknyttet den pågældende aktionærkreds, samt de bestyrelsesmedlemmer, der er medlemmer af aktionærkredsen. Datoerne for det kommende års aktionærrådsmøder fastlægges i marts efter afholdt valg til aktionærrådet. DABs Direktionssekretariat er ansvarlig for dette. Orienteringsmails til aktionærrådsmedlemmer Med jævne mellemrum udsendes der fra centralt hold typisk fra den IR-ansvarlige - orienteringsmails til aktionærrådsmedlemmerne, hvor der kort orienteres om eksempelvis regnskaber, projekter, organisationsændringer og øvrigt relevant nyt i DAB. Medarbejdere En særlig kommunikation gør sig gældende i forhold til medarbejderne, hvoraf mange ligeledes er aktionærer i DAB. For at give disse den bedst mulige information om DABs økonomiske udvikling inviteres de i forbindelse med hver offentliggørelse af års-, halvårs- og kvartalsregnskaber som udgangspunkt til et morgenmøde dagen efter, hvor det i filialerne er filialdirektørerne, der med baggrund i et fra centralt hold udformet oplæg orienterer filialmedarbejderne om udviklingen i perioden. Det samme gør sig gældende på hovedkontoret, hvor direktionen orienterer medarbejderne i alle afdelinger om udviklingen i perioden. Politik for Investor Relations (Informationspolitik) 6

7 8. Forretningsgange I forlængelse af/tilknytning til Politik for Investor Relations (Informationspolitik) udarbejdes forretningsgange vedrørende den lovpligtige og den frivillige kommunikation med DABs aktionærer. Disse forretningsgange beskriver og uddyber særligt de under punkt 6 og 7 i denne politik beskrevne forhold for dermed at sikre realiseringen af målet for politikken. 9. Ajourføring Denne politik opdateres løbende efter behov og mindst én gang årligt. Bestyrelsen har ansvaret for, at ajourføring sker. 10. Offentliggørelse Denne politik offentliggøres efter godkendelse på bankens hjemmeside. 11. Vedtagelse og underskrift Således vedtaget på bestyrelsesmødet i Danske Andelskassers Bank A/S den 25. september 2017 Jakob Fastrup Klaus Moltesen Ravn Poul Weber Bent Andersen Tommy Skov Kristensen Anders Howalt-Hestbech Heine Bach Michael Vilhelm Nielsen Anette Holstein Lona Linding Britta Rytter Eriksen Politik for Investor Relations (Informationspolitik) 7