Senest opdateret: 22. juni 2017 SPØRGSMÅL OG SVAR. Vedr. offentligt udbud. Rammeaftale om levering af oversættelsesarbejde til Aarhus Universitet

Transkript

1 Senest opdateret: 22. juni 2017 SPØRGSMÅL OG SVAR Vedr. offentligt udbud af Rammeaftale om levering af oversættelsesarbejde til Aarhus Universitet Aarhus Universitet Indkøbskontoret Trøjborgvej Aarhus C Sags-nr

2 Spørgsmål nr. Spørgsmål Svar 1. Lot 2: Do the job entails having to move to Århus? 2. Er deltagelse i informationsmødet en forudsætning for at blive taget i betragtning. 3. Delaftale 2: Vedr. mangel på danske og/eller deciderede universitetsreferencer: Er det muligt i stedet at give jer eksempler på andre typer af oversættelser, eller redigerings-/korrekturopgaver på engelsk? 4. Har ikke nogen revisor eller bogholder - Hvad betyder det ift. 'finansiel og økonomisk formåen' kravene? No, moving to Aarhus is not necessary Nej, informationsmødet den 23. maj er blot en ekstra service. Præsentationsmateriale og spørgsmål fra dagen, vil alle blive lagt offentlig tilgængelig efterfølgende. Kravet til referencer på freelancedelen er 2 sammenlignelige opgaver inden for fakultetets fagområder og opgavetyper jf. udbudsbetingelserne pkt Referencer på opgaver udført for en virksomhed, organisation mv., der i størrelse og kompleksitet svarer til AU og AU s kerneopgaver. Det er ikke et krav at det er danske og/eller deciderede universitetsreferencer. Tilbudsgiver skal være en økonomisk solide virksomheder med positiv egenkapital og soliditetsgrad. Det er ikke et krav at tilbudsgiver har revisor eller bogholder, blot at der kan rekvireres dokumentation. Dette kan være i form af et årsregnskab eller en erklæring fra banken. 1

3 5. Delaftale 2, underaftale d: Jeg vil gerne byde ind på bl.a. underaftale d, men kun på samfundsfagene og muligvis også psykologi. Kan det lade sig gøre? 6. I udbudsbetingelserne (side 22 under Kompetencer ) står der, at de pågældende personer ansat i Leverandørens dedikerede team (oversættere, projektleder(e) og korrekturlæser(e)) skal have erfaring med samme eller tilsvarende CAT-værktøj (f.eks. SDL Trados Studio). Men i rammeaftalen (side 8 under Opgaveudførelse ), står der, at alle oversættelses- og korrekturlæsningsprocesser skal foregå i programmet Memsource. Underaftalerne skal anses som en helhed. Ordregiver vil opfordre tilbudsgiver til at vurdere om underaftalen har interesse på baggrund af prøveoversættelsen i kontraktsbilag 3. Alle projekter skal laves i Memsource, men leverandøren vil få en indkørings/overgangsperiode med mulighed for assistance fra Aus sprogkonsulenter. Dvs. at det ikke vil være praktisk muligt at importere og eksportere mellem Aus cloud og et andet oversættelsesmiljø. Kravet om erfaring med andre værktøjer i Memsource stiller vi for at være sikre på, at de pågældende oversættere vil nemt kunne sættes ind i vores system. Selvom vores projektledere kan bruge Memsource til andre projekter, bruger vores oversættere dog primært et andet oversættelsesværktøj. Men både filer, TM er og TB er kan eksporteres fra vores værktøj og importeres i Memsource til opdatering af AU s TM er og TB er. Vil vores nuværende set-up stadig opfylde jeres mindstekrav? 2

4 7. Delaftale 2 Binder delaftale 2 sig til både oversættelse fra dansk til engelsk og fra engelsk til dansk, eller vælger den enkelte freelancer sprogretning? 8. Kontraktbilag 3 Prøveoversættelser Ordregiver skriver i vejledningen at anvendelse af CATværktøjer især MT frabedes. Hvorfor det? 9. Har oversætter mulighed for at bruge oversættelserne i eget regi eller ligger ejerskabet kun ved Ordregiver? Den primære sprogretning er fra dansk til engelsk, hvorfor prøveoversættelserne også er danske. Fordi vi gerne vil få et indtryk af oversætternes kompetenceniveau uafhængigt af støtteværktøjer, og for at sikre, at alle oversættere har adgang til samme hjælpemidler undervejs. Ordregiver har ejerskab over færdige oversættelser. 10. Kan du bekræfte, at da AU anvender Memsource og forventer matchstruktur / rabatstruktur jf Memsource software ønsker at opbygge én hukommelse skal der fremsendes hhv tilbagesendes hukommelser i Memsource format Bureauet skal som udgangspunkt selv oprette et Memsource Cloud og afholde udgifter hertil. Freelancere må enten arbejde i eget Cloud eller tildeles et projektlederprofil i AUs cloud (med meget begrænsede rettigheder). Bemærk, at en freelancer kan nøjes med en 1+ Freelancer Account. så er det nødvendigt at oversættelsesbureau selv har erhvervet Memsource? 3

5 11. Skal alle CV er være på dansk? Tilbud skal afleveres på dansk, men Ordregiver accepterer CV er på engelsk. 12. Vedr. udbudsbetingelserne pkt. 3.3 Delaftale 2 - Freelancer (samlet estimeret til p.a.). En freelancer defineres som en mindre virksomhed, der tilbyder håndtering af daglige og fagnære oversættelsesopgaver for de administrative centre (herunder fakulteternes kommunikationsafdelinger), dekanater, institutter og centre. Som udgangspunkt er det de(n) udførende oversætter(e), som også håndterer den daglige kontakt med AU ifm. bestilling og dialog om opgaven. Delaftale 2 freelance henvender sig til freelancere grundet opgavernes beskaffenhed. Delaftale 2 er ikke forbeholdt freelancere, og alle er velkomne til at byde på en eller flere delaftaler/underaftaler. Alle indkomne tilbud på den enkelte delaftale/underaftale vil blive evalueret på lige vis i henhold til de underkriterier, som er beskrevet i udbudsbetingelserne. Kan Bureauer byde på Delaftale 2 Freelancer, hvis blot der ifm. bestilling og dialog om opgaverne vil være direkte kontakt mellem AU og de(n) udførende oversætter(e)? 13. Vedr. udbudsbetingelserne pkt. 3.3 Delaftale 2 - Freelancer (samlet estimeret til p.a.). En freelancer defineres som en mindre virksomhed, der tilbyder håndtering af daglige og fagnære oversættelsesopgaver for de administrative centre (herunder fakulteternes kommunikationsafdelinger), dekanater, institutter og centre. Som udgangspunkt er det de(n) Delaftale 2 freelance henvender sig til mindre virksomheder grundet opgavernes beskaffenhed., dog ikke forbeholdt mindre virksomheder. Virksomheden forventes ikke at kunne tilbyde projektstyring af større projekter, oversættelse til alverdens sprog, opgavehåndteringsplatforme mm. Det forventes, at opdragsgivere på AU får direkte kontakt til oversætter(e) ifb. 4

6 udførende oversætter(e), som også håndterer den daglige kontakt med AU ifm. bestilling og dialog om opgaven. Hvordan skal en mindre virksomhed helt præcist forstås? med bestilling og opgaveløsning, og at opgaverne fra samme fakultet som udgangspunkt løses af samme person i modsætning til den klassiske oversættelsesbureauløsning, hvor den daglige kontaktperson er en projektleder med kundekontakt, som agerer mellemled mellem oversættere og kunden. Det vil sige, at større virksomheder er velkommen til at byde ind på denne del, hvis de er i stand til at tilbyde samme høj serviceniveau, som tilbydes af freelancere/mindre oversættelsesvirksomheder. 14. Vedr. udbuddets pkt. 8.3 Delaftale 2 Freelancer Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver kan præsentere en liste over mindst 2 referencer AU søger en leverandør med kompetencer i netop sprogkombinationen da-en, og erfaringer fra andre sprogkombinationer kan ikke overføres. Vi har udført oversættelser på et andet sprog end engelsk for forskellige kunder (Referencer). Vort firma kan også levere oversætter dansk-engelsk, men har ikke udført sådanne opgaver endnu. Kan vort firma afgive tilbud på oversættelse iht. udbuddet (konditionsmæssigt), når vi ikke kan levere referencer på engelsk oversættelser? 5

7 15. Delaftale 1 - Bureau (estimeret til p.a.). Kan du forklare, hvad er, når anslået værdi er DKK? AU s årlige estimeret forbrug på delaftale 1 er 1,4 mio. I henhold til kontrakten er varigheden 2 år, dog med mulighed for forlængelse i 2x 12 mdr. Den anslået værdig er derfor 2,8 mio. 16. Delaftale 1: Hvad er den forventede volume af oversættelser fra engelsk til dansk? Hvad er forventningen af volumen af oversættelser fra dansk til engelsk? I henhold til besvarelsen i spm. 7, så er den primære sprogretning er fra dansk til engelsk, hvorfor prøveoversættelserne også er danske. Forventningen procentvis er: Da-eng ca. 95 % Eng-da ca. 5 % 17. Vedr. kravet om økonomisk og finansiel formåen Vil tilbuddet blive afvist som ukonditionsmæssigt, hvis tilbudsgiver i henhold til undtagelsen i årsregnskabsloven ikke oplyser sin årsomsætning, men alene fremlægger en erklæring vedr. økonomisk og finansiel formåen? Og vil det eventuelt være relevant at tage forbehold herom i bilag 4? 18. Vedr. kravet om referencer Vil tilbuddet blive afvist som ukonditionsmæssigt, hvis tilbudsgiver af fortrolighedshensyn ikke er i stand til at give Tilbudsgiveren bedes bekræfte at virksomheden har en positiv egenkapital og soliditetsgrad. Ordregiver beder ikke om oplysninger om årsomsætning, og kan kun fraråde tilbudsgiver at tage forbehold. Der henvises ligeledes til besvarelsen af spørgsmål 4. Ordregiver efterspørg referencer på sammenlignelige opgaver, der indholdsmæssigt svarer til de opgaver, der er beskrevet i udbudsbetingelser, for en virksomhed, 6

8 kontaktoplysninger på modtagere af sammenlignelige oversættelser, men alene beskriver de udførte opgaver i mere generelle vendinger? organisation mv., der i størrelse og/eller kompleksitet svarer til AU og AU s kerneopgaver (Forskning, uddannelse, talent, vidensudveksling med samfundet). Og vil det eventuelt være relevant at tage forbehold herom i bilag 4? Tilbudsgiver skal anføre navn og telefonnummer for at deltage i konkurrencen. Ordregiver kan kun fraråde tilbudsgiver at tage forbehold. 19. Vedr. udbudsbetingelserne pkt. 8.3, delaftale 2 freelancer Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver kan præsentere en liste over mindst 2 referencer Firmaet, har mange års erfaring med levering af oversættelser på andre sprog end dansk/engelsk. Firmaet har to freelancere tilknyttet, og deres særlige område er dansk/engelsk. I den forbindelse vil jeg gerne spørge, om deres referencer er valide. Der er som udgangspunkt ikke noget til hinder for at freelancernes referencer anføres, og såfremt forskrifterne i udbudsbetingelserne overholdes. Ordregiver ønsker at henlede opmærksomheden på udbudsbetingelsernes pkt. 9, som er retningslinjer vedrørende støtte, sammenslutninger af virksomheder, samt underleverandører. 7