Tid og sted 26. juni 2013, kl , Bygningsstyrelsen, Carl Jacobsens Vej 39, 2500 Valby.

Transkript

1 REFERAT OPP Kalvebod Brygge 4. juli 2013 Byggeri 3 NNO J.nr. 13/00038 Tid og sted 26. juni 2013, kl , Bygningsstyrelsen, Carl Jacobsens Vej 39, 2500 Valby. Mødedeltagere Signe Primdal Kæregaard (BYGST), Bo Kobber Pedersen (BYGST), Maria Rask Lund (BYGST), Njal Olsen (BYGST), Jan Hetland Møller (PwC), Hasse Lyngsie Wulff (PwC) og repræsentanter fra de fire tilbudsgivere Præsentation / Fælles spørgemøde vedr. de juridiske og finansielle forhold 1. Velkomst Efter en præsentation af deltagerne gjorde Signe opmærksom på, at der den 25. juni bl.a. var gjort et referat fra det første spørgemøde samt spørgsmål-svar ark tilgængelige for tilbudsgiverne. Af disse dokumenter fremgår bl.a., at Bestiller på baggrund af tilbudsgivernes bemærkninger har ændret tilbudsfristen til den 2. december 2013 samt ibrugtagningstidspunktet til 1. august Præsentation af OPP-kontrakten Signe oplyste, at der er tale om en videreudvikling og tilpasning af den OPP-kontrakt, der i sin tid blev udarbejdet ved udbuddet af Rigsarkivet på Kalvebod Brygge og som siden er blevet videreudviklet i Bygningsstyrelsens OPP-udbud. Tilpasningen af OPPkontrakten fra projekt til projekt handler bl.a. om valget af exit-model, hvilket til dels afhænger af Bestillers vurdering af Aktivets/Byggeriets karakter, samt et fokus på en stor grad af genkendelighed. Signe oplyste endvidere, at Bestiller er opmærksom på, at der er omkostninger forbundet med allokering af risici. 3. Præsentation af betalingsmekanismen Jan gennemgik bilag 3 Betalingsmekanismen med særligt fokus på de ændringer, der er indeholdt i forhold til Bygningsstyrelsen tidligere OPP-udbud. Indledningsvist blev selve modellen for betalingsmekanismen gennemgået. Der er tale om et bilag, der er knyttet til de krav til funktionalitet mv., der fremgår af bilag 1 de funktionsbaserede krav. Hensigten er at give OPP-leverandøren incitament til at levere i henhold til det aftalte. Betalingsmekanismen indebærer en ret, men ikke en pligt, for Bestiller til at foretage nedslag i de løbende Enhedsbetalinger. Jan redegjorde for de nedslagsmetoder for forskellige typer af funktionsmangler, der fremgår af skema 2.5. Der anvendes således tre nedslagsmetoder med henblik på at gøre det lettere at registrere eventuelle mangler, herunder for at imødekomme det forhold, at der i vidt omfang er tale om storrumskontorer Carl Jacobsens Vej Valby T [email protected] CVR Bygningsstyrelsen er en del af Klima-, Energi- og Bygningsministeriet

2 1. nedslag relateret til areal 2. nedslag pr. sensor til registrering af termisk indeklima mv. 3. nominelle nedslag (hvor der ikke er relateret til areal). Endvidere blev princippet med udbedringsfrister gennemgået. Omkring indeksering oplyste Jan, at Bestiller har givet tilbudsgiverne mulighed for selv at vælge den andel af betalingen, der indekseres. Denne andel skal dog underbygges af omkostninger, der reelt er udsat for inflation i tilbudsgivers tilbudsmodel (dvs. drifts- og vedligeholdsomkostninger). Det skal således fremgå af tilbudsmodellen, hvorledes den ønskede andel som indekseres er fremkommet. Det blev endvidere bemærket, at andelen af enhedsbetalingen, der indekseres, vil påvirke den samlede ydelse i kontraktperioden og derfor være afspejlet i de enkelte tilbuds nutidsværdi og dermed i bedømmelsen af underkriteriet 'Pris'. Det er Bestiller, der fastlægger, hvilke indeks der skal anvendes samt vægtningen heraf, jf. pkt Omkring serviceydelser blev det bemærket, at nedslag for mangler i disse opgøres ud fra bl.a. det fejlmeldte areals størrelse, jf. pkt Det er nyt, at nedslag relateres til areal (som for funktionsdygtighed) i stedet for et fast beløb. Baggrunden er, at de store arealer medfører, at faste nedslag kan give enten forkert incitamentsstruktur eller ikke rimelige nedslag. Samtidigt er det nyt, at serviceydelser opdeles i indendørs/udendørs. Tilbudsgiverne har mulighed for at kommentere på antallet af nedslagspoint, der, jf. afsnit 8, kan medføre, at Bestiller kan ophæve kontrakten. 4. Spørgsmål fra tilbudsgiverne Vil Bestiller også tage risikoen for tilslutningsbidrag og tilsvarende afgifter? Bestiller vil ikke ændre fordelingen af risici i forbindelse med forsyning. Bestiller bemærker, at Bestiller påtager sig risikoen for langt størstedelen af prisstigninger for forsyning, mens OPP-leverandøren skal påtage sig risikoen for de relativt mindre ikke-variable forsyningsomkostninger som abonnement og tilslutningsafgifter. Det er således Bestillers vurdering, at Bestiller har påtaget sig langt hovedparten af risici i relation til forsyningsudgifterne, når bortses fra forbrugsmængderne. Tilbudsgiver vurderer, at der en fejl i formlerne i bilag 3 Betalingsmekanismen afsnit 5 knyttet til opgørelsen af nedslag. Bestiller undersøger dette og tilretter om nødvendigt. Vil Bestiller kompensere OPP-leverandøren for varme somre? Bestiller henviste til svaret på spørgsmål 26 i 'Spørgsmål svar ', hvoraf det fremgår, at tilbudsgiver bedes oplyse hvilken type kompensation, Side 2 af 5

3 der efter tilbudsgivers vurdering burde være aktuel ved usædvanligt varme somre. Bestiller bemærkede endvidere, at det, jf. de funktionsbaserede kravs afsnit 7.5, er angivet, at den operative temperatur i opholdsarealer må i løbet af et typisk år højst overstige 26 C i 100 timer og 27 C i 25 timer. Vil Bestiller præcisere, hvad konsekvensen er, såfremt der ikke opnås en byggetilladelse ud fra kravene til lavenergibygninger 2015? Bestiller vil præcisere OPP-kontrakten, således at det fremgår, at ændringer i den tilbudte Anlægsløsning, som skyldes, at den endnu ikke vedtagne byggeretsgivende lokalplan adskiller sig væsentligt fra det i bilag 9, Lokalplansforudsætninger, forudsatte, skal betragtes som ændringsønsker fra Bygningsstyrelsens side og således er Bestillers risiko. Øvrige ændringer i den tilbudte anlægsløsning, som skyldes krav i den endnu ikke vedtagne byggeretsgivende lokalplan er OPP-leverandørens risiko. Vil Bestiller forlænge tidsperioden mellem tidspunktet for meddelelse om, hvem der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud og den finansiel closing/kontraktindgåelse? Bestiller bemærker indledningsvist, at tilbuddet er bindende for tilbudsgiver fra det afgives samt at aktstykket er baseret på kontrakt med tilbudsgiveren, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Bestiller vil ikke forlænge tidsperioden mellem tidspunktet for meddelelse om, hvem der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud og den finansiel closing/kontraktindgåelse, idet Bestiller vurderer at perioden er sædvanlig og tilstrækkelig ift. karakteren af det bindende tilbud, som tilbudsgiver har afleveret. Vil Bestiller fremskynde udsendelsen af de nærmere vilkår for finansiel closing? Ja. Bestiller fremsender snarest beskrivelsen heraf. Kan Bestiller være sikker på, at tilbudsgiverne alle vil anvende swap-rente? Nej. Bestiller bemærker, at den valgte metode for finansiel closing efter Bestillers vurdering er den mest objektive model. Swap-renten kan således defineres objektivt og i øvrigt opgøres ift. tilbudsgivers konkrete fremmedfinansiering. Swap-renten vil således normalt kunne accepteres af finansierende banker, som en underliggende rente der opdateres pr. finansiel closing, mens tillæg til swap-renten omvendt fastholdes fra afgivelse af tilbud. Hvad er konsekvensen, hvis Bestiller overskrider tilbuddets vedståelsesfrist? I givet fald vil den vindende tilbudsgiver blive anmodet om at forlænge denne vedståelsesfrist. Bestiller kan ikke tvinge den vindende tilbudsgiver til at acceptere dette. Side 3 af 5

4 Tilbudsgiver vurderer, at den valgte exit-model kombineret med situationen, hvor grunden lejes, kan medføre, at tilbudsgiverne vil skulle afskrive Byggeriet til 0 kr. efter 50 år, da Bestiller vil kunne overtage Byggeriet uden betaling, hvis Bestiller ved OPP-kontraktens udløb samtidigt varsler opsigelse af Grundlejekontrakt 2. Bestiller vil genoverveje lejescenariet og vil snarest orientere tilbudsgiverne om eventuelle ændringer. Har Bestiller udbudt andre OPP-projekter, hvor der både var en ensidig købsret for Bestiller og et byggeri, der blev opført på en grund, som OPP-leverandøren skulle leje? Nej. Hvilke andre OPP-projekter har Bestiller udbudt, hvor der ikke har været en salgsret for OPP-leverandøren ved kontraktens udløb? Bestiller har anvendt tilsvarende exit-modeller i forbindelse med OPPprojekterne for Tingslysningsretten i Hobro samt retterne i Herning, Holbæk, Holstebro og Kolding. Vil Bestiller genoverveje at give OPP-leverandøren mulighed for at købe grunden? Bestiller vil genoverveje de relevante bestemmelser og vil snarest orientere tilbudsgiverne Hvornår forventer Bestiller at gøre de orienterende jordbundsundersøgelser tilgængelige? Det er bestillers forventning, jf. notatet "Beskrivelse af orienterende jordbundsundersøgelser" der blev gjort tilgængeligt den 25. juni, at disse undersøgelser samt et samlet, orienterende kort over eksisterende forsynings- og ledningsnet gøres tilgængelige senest i uge 31. Vil Bestiller overveje at overtage risici i forbindelse med hotspot-forurening? Bestiller henviser til referatet fra spørgemøde 1 den 18. juni, hvoraf det bl.a. fremgår, at Bestiller friholder OPP-leverandøren for halvdelen af de dokumenterede udgifter til arbejder vedr. oprensning af punktkildeforurening, diffus forurening mv. samt at Bestiller ikke vil øge denne andel. Har Bestiller kendskab til tidligere brug af grunden, der kunne medføre en øget sandsynlighed for hotspot-forurening? Nej. Vil Bestiller allerede nu arrangere endnu et spørgemøde, hvor samtlige udbudsaspekter kan drøftes? Bestiller vil indkalde til et nyt spørgemøde medio september og samtidigt ændre tidspunktet for afholdelse af det afsluttende spørgemøde til medio oktober. Side 4 af 5

5 Skulle tilbudsgiverne ønske flere fælles spørgemøder end disse, vil Bestiller være indstillet herpå. Vil Bestiller genoverveje hele OPP-kontraktens bestemmelse omkring fastsættelse af lejevilkår herunder især formuleringen om, at lejevilkårene ikke kan være ringere for Bygningsstyrelsen, end hvad der følger af OPP-kontrakten? Bestiller vil genoverveje denne bestemmelse og vil snarest orientere tilbudsgiverne Er Bestiller bekendt med, hvorvidt der kan forventes arkæologiske fund på grunden? Jf. det notat om arkæologiske forudsætninger, som Bestiller gjorde tilgængeligt for tilbudsgiverne den 25. juni, er det Københavns Museums vurdering, at selve opfyldslagene er arkæologisk uinteressante, og OPP-leverandørens projekt så længe det kun berører de opfyldte rumfang, næppe vil afføde arkæologiske undersøgelser. Hvis OPP-leverandøren i forbindelse med Den Tilbudte Anlægsløsning kommer i berøring med den oprindelige havbund under det opfyldte jordlag, kan eventuelle arkæologiske levn aflejret på den daværende havbund afdækkes og berøres. Bestiller bemærker, at Bestiller vil ændre OPP-kontraktens 18.2 således, at Driftsfasen også forskydes med den periode, som Ibrugtagningstidspunktet måtte blive forsinket grundet arkæologiske fund på grunden. Bestiller bedes genoverveje OPP-kontraktens bestemmelser om Bygningsstyrelsens hæveadgang. Bestiller vil genoverveje de relevante bestemmelser og vil snarest orientere tilbudsgiverne Vil Bestiller forud for næste spørgemøde systematisere samtlige risici og anskueliggøre fordelingen heraf for tilbudsgiverne? Bestiller gør opmærksom på, at det af OPP-kontraktens 2.7 fremgår, at hvis andet ikke positivt fremgår af Aftalen, bærer OPP-leverandøren den risiko, der er forbundet med at opføre, finansiere, eje og drive det af Aftalen omhandlede Byggeri. Bestiller vil ikke udover det anførte systematisere fordelingen af risici. Side 5 af 5