Markedsundersøgelse vedr. nye fællesmagasiner Informationsmateriale

Transkript

1 Markedsundersøgelse vedr. nye fællesmagasiner Informationsmateriale 31. oktober 2014 PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, CVR-nr

2 Indledning Bygningsstyrelsen foretager på vegne af Kulturministeriet i henhold til Bekendtgørelse nr af 04/10/2013 om kvalitet, OPP og totaløkonomi i offentligt byggeri en OPP-forundersøgelse vedrørende et større fællesmagasin for en række statslige institutioner. Fællesmagasinet skal opbevare arkiv- og biblioteksmateriale samt natur- og kulturhistoriske genstande. I forbindelse med OPP-forundersøgelsen ønsker Bygningsstyrelsen med bistand fra PwC at gennemføre en markedsundersøgelse blandt potentielle tilbudsgivere inden for rammerne af den tekniske dialog. Kulturministeriet har endnu ikke lagt sig fast på en bestemt samarbejdsmodel for tilvejebringelse af fællesmagasinet og er i den forbindelse interesseret i at få markedets input til en fremtidig strukturering af projektet. OPP-forundersøgelsen og herunder den tekniske dialog med markedet vil indgå i den beslutningsproces, som Kulturministeriet efterfølgende vil foretage med henblik på afklaring af, hvordan et nyt fællesmagasin kan tilvejebringes. Dette informationsmateriale er udarbejdet som grundlag for markedsundersøgelsen og drøftes med deltagerne i markedsundersøgelsen. Deltagerne i markedsundersøgelsen forventes således at have gennemlæst informationsmaterialet samt have forholdt sig til de spørgsmål, der er gengivet under de enkelte temaer. Følgende syv temaer forventes drøftet med de enkelte deltagere i markedsundersøgelsen. Tema 1: Udformning af eventuel OPP-model Tema 2: Kontraktens omfang Tema 3: Håndtering af særlige tekniske krav Tema 4: Mulighederne for totaløkonomisk optimering Tema 5: Risikodeling Tema 6: Håndtering af forhold vedrørende grund, herunder placering Tema 7: Aftaleperiode. Dette informationsmateriale er også gjort tilgængeligt på Uanset udtrykket teknisk dialog er udgangspunktet, at oplysninger ved teknisk dialog skal gå fra markedsaktørerne til ordregiveren og ikke den anden vej. De oplysninger, som Bygningsstyrelsen videregiver, vil derfor som udgangspunkt begrænse sig til en overordnet problem- og behovsbeskrivelse ledsaget af nogle supplerende spørgsmål, som man kan drøfte mulige løsningsmodeller på baggrund af, således at man bliver i stand til at kunne gennemføre et udbud. Derimod vil der ikke på mødet blive drøftet mere detaljerede forhold vedrørende udbudsmaterialets indhold og udformning. Det bemærkes for en ordens skyld, at de omkostninger, som deltagerne måtte have ved at deltage i den tekniske dialog, ikke godtgøres af Bygningsstyrelsen. Som afslutning på den tekniske dialog udarbejder Bygningsstyrelsen et afsluttende notat, hvoraf opsamling på processen samt eventuel supplerende information med videre vil fremgå. I notatet redegøres bl.a. for forløbet af den tekniske dialog, herunder hvilke områder, der har været drøftet, samt hvilke aktører, der har været involveret. Det pågældende notat gøres ligeledes tilgængeligt på PwC 2 af 12

3 Baggrund og idé Sagen omhandler et muligt fællesmagasin for Det Kongelige Bibliotek, Nationalmuseet, Statens Naturhistorisk Museum og Medicinsk Museion til arkiv- og biblioteksmateriale samt natur- og kulturhistorisk genstande. Opførelsen af et nyt fællesmagasin skal ses som en del af det langsigtede arbejde, som blev sat i gang med udredningen om bevaringen af kulturarven fra Udredningen pegede bl.a. på, at den bedste og mest omkostningseffektive bevaringsindsats er opbevaring i gode klimastabile magasiner. Det er forventningen, at følgende krav (i ikke prioriteret rækkefølge) skal tilgodeses i forbindelse med fællesmagasinet: Høj sikring af samlingerne, bygning og hele ejendommen Høj standard for bevaring af samlingerne Et teknisk og driftsmæssigt optimeret byggeri Et energioptimeret byggeri Et bæredygtigt byggeri både i forhold til miljø og økonomi Et byggeri der arkitektonisk forholder sig til facadeudtryk, samspillet med omgivelserne samt udearealer, der er tilpasset bygningens omgivelser og funktioner En funktionel indretning, der sikrer en optimal udnyttelse af fællesfaciliteter samt Et byggeri, der nemt kan udvides på sigt. Omfanget af det fremtidige byggeri er stadig under endelig afklaring. Det er pt. forventningen, at byggeriet har et samlet omfang modsvarende ca m2 med en forventet anlægssum på ca. DKK 375 millioner ekskl. moms. De fremtidige faciliteter placeres forventeligt således at de kan nås med ca. 1 times kørsel fra Slotsholmen. PwC 3 af 12

4 Tema 1: Udformning af eventuel OPP-model Et eventuelt udbud af fællesmagasinet som et OPP-projekt omfatter forventet et samlet udbud af design, opførelse, finansiering samt bygningsdrift og vedligehold af fællesmagasinet. Nedenfor er beskrevet de hidtidige tanker om udformningen af en evt. OPP-model. Som det fremgår af spørgsmålene ønskes en drøftelse af, hvorvidt OPP-modellen er hensigtsmæssigt struktureret. Projektering og opførelse Bestiller indgår aftale med Bestillerrådgiver I samarbejde med bestillerrådgiver udarbejdes udbudsmateriale, og der gennemføres et samlet udbud af design, projektering, opførelse, finansiering, drift og vedligehold af fællesmagasinerne OPP-leverandøren projekterer og opfører de nye fællesmagasiner med baggrund i de krav til byggeriet, der er givet gennem udbudsmaterialet. Ansvarsfordeling i driftsfasen OPP-leverandøren forestår al løbende bygningsdrift og vedligehold herunder håndtering af udearealer OPP-leverandøren forestår al løbende drift af tekniske installationer mv. De enkelte museer forestår selv de daglige driftsopgaver forbundet med drift af de enkelte magasiner. Ejerskab og finansiering OPP-leverandøren finansierer opførelsen af de nye faciliteter og er ejer af faciliteterne i aftaleperioden OPP-leverandøren modtager en løbende enhedsbetaling i 25 år for at stille faciliteterne til rådighed for Bestiller Ved aftaleperiodens ophør har Bestiller en ret til at tilbagekøbe aktivet til en på forhånd aftalt pris og i en på forhånd aftalt stand, ligesom OPP-leverandøren har en ret til at sælge aktivet til Bestiller på tilsvarende vilkår OPP-leverandøren udarbejder ved tilbudsafgivelse en tilbudsmodel, der synliggør beregningsgrundlaget for de enkelte brugeres lejebetalinger De enkelte museer afholder via driftsbevillinger lejebetalinger til Bestiller. Grund Mangler afklaring se tema 6. Ansvars- og aftaleperiode Aftaleperioden mellem Bestiller og OPP-leverandøren er år OPP-leverandøren har som ejer ansvar for byggeriet i aftaleperioden. PwC 4 af 12

5 Spørgsmål til drøftelse Er den beskrevne OPP-model hensigtsmæssigt udformet eller er der behov for en tilpasning? Finder I den beskrevne OPP-model interessant set i forhold til en evt. fremtidig tilbudsafgivelse? Hvordan bør ejerskabet til grunden håndteres? Vil det være hensigtsmæssigt at integrere en begrænset forudbetaling ved ibrugtagning af de nye fællesmagasiner f.eks. 10 % af opførelsesomkostningerne? Hvilke forhold skal staten være særlig opmærksom på i forbindelse med valg af fremtidig samarbejdsmodel? Har projektet en samlet størrelse, som gør OPP med privat finansiering relevant? PwC 5 af 12

6 Tema 2: Kontraktens omfang Et eventuelt udbud som OPP vil forventeligt omfatte projektering, etablering, bygningsdrift, vedligehold og finansiering af et nyt fællesmagasin. Som anført under tema 1 vil de fire institutioner selv varetage selve betjeningen og den daglige brug af fællesmagasinet. I forbindelse med markedsundersøgelsen ønskes det at indhente markedets input til hvilke fremtidige ydelser vedrørende facility management, der mest hensigtsmæssigt kan leveres af henholdsvis OPPselskabet og staten. Markedsundersøgelsen kan således være med til at afklare, hvorvidt og hvordan OPP-selskabet i samspil med staten kan sikre en helhedstænkning og integration af de forskellige elementer med henblik på at skabe størst mulig værdi og synergi for alle parter. Derudover skal undersøgelsen give et overblik over omfanget af de drifts- og vedligeholdsydelser, der med fordel kan inkluderes i udbuddet. Spørgsmål til drøftelse Hvilke facility management ydelser kan hensigtsmæssigt leveres af OPP-selskabet? Hvilke forhold skal staten være særlig opmærksom på i forbindelse med afklaringen af snitflader mellem den daglige brug af fællesmagasinet, som varetages af staten, og OPP-selskabets ydelser? Hvad kan staten opnå af gevinster af det løbende samarbejde i driftsfasen? Hvordan designes en velfungerende samarbejdsorganisation, der kan sikre et effektivt samspil i driftsfasen? PwC 6 af 12

7 Tema 3: Håndtering af særlige tekniske krav I et OPP-projekt er det væsentligt, at OPP-selskabet i vid udstrækning får mulighed for at tilbyde egne løsninger med totaløkonomien for øje, som baseres på krav fra ordregiver til funktionaliteten. De fire institutioner, som vil skulle anvende fællesmagasinet, har samtidigt en række specifikke og forskellige krav til fx belastning og klimatisering, og det er af afgørende betydning for genstandene og arkivalierne, at disse opfyldes i hele kontraktperioden. Som et eksempel på dette kan oplyses, at fællesmagasinet skal opføres med tre forskellige klimatyper; 1) Kølige basismagasiner, 2) Kølige tørre magasiner og 3) Kolde magasiner. Hvert af disse magasintyper stiller, jf. beskrivelsen nedenfor, med forskellige krav til bygningsfysik, dokumenteret temperatur, luftkvalitet, relativ luftfugtighed og energiforbrug: Kølige basismagasiner: Her tillades temperaturen at variere med årstiden, så den maksimale temperatur er ca. 16 ⁰C, mens den mindste temperatur er ca. 7 ⁰C. Den relative luftfugtighed skal være stabil på ca. 50 % RH året rundt. Maksimalt energiforbrug til klimatisering er 3 kwh/m 3 /år. Kølige tørre magasiner: I disse magasiner tillades temperaturen at variere på samme måde som i de kølige basismagasiner. Den relative luftfugtighed skal være stabil på ca. 30 % RH året rundt. Maksimalt energiforbrug til klimatisering er 10 kwh/m 3 /år. Kolde magasiner: Temperaturen i de kolde magasiner skal være mellem 2 ⁰C og 6 ⁰C året rundt. Den relative luftfugtighed skal være stabil på ca. 30 % RH året rundt. Maksimalt energiforbrug til klimatisering er 30 kwh/m 3 /år. Det er af afgørende betydning, at alle disse krav overholdes. Samtidigt er der foruden klimakrav en række indretnings- og konstruktionsmæssige krav, som indebærer, at fællesmagasinet forventes at indebære opførelsen af mere end tre forskellige magasintyper. I forbindelse med markedsundersøgelsen ønskes det at indhente markedets input til, hvorvidt og hvordan et OPP-selskab vil håndtere sådanne tekniske krav og hvordan det kan sikres, at disse overholdes kontinuerligt i hele kontraktperioden af hensyn til kulturarven. Samtidigt ønskes der input til, hvorvidt og hvordan sådanne særlige tekniske krav kan beskrives med funktionsbaserede krav, som giver OPP-selskabet den fornødne mulighed til at tilbyde totaløkonomisk optimale løsninger. Spørgsmål til drøftelse Institutionerne har tidligere arbejdet ud fra en forventning om, at de selv skulle opstille specifikke og ufravigelige krav til bygningskonstruktion, teknisk bestykning samt plangrundlag. Hvordan kan sådanne krav håndteres i en OPP-model? Hvordan kan staten sikre, at fællesmagasinet udformes, så energiforbruget som minimum overholder de angivne niveauer? Kan ovenstående krav i forhold til magasinerne vedr. temperatur og luftfugtighed indarbejdes som en del af udbudsmaterialet, hvorved der bliver mulighed for nedslag i den løbende enhedsbetaling såfremt kravene ikke opfyldes? Hvordan kan det i øvrigt sikres, at de skrappe og varierende krav til især temperatur og relativ luftfugtighed konstant overholdes? Hvordan kan det sikres, at et eventuelt OPP-selskab overholder de skrappe krav til sikring af fællesmagasinet? PwC 7 af 12

8 De fremtidige brugere har et ønske om at følge den fremtidige proces på tæt hold. Hvordan sikres en hensigtsmæssig inddragelse af de fremtidige brugere i såvel projekteringsfase og opførelsesfase ved et eventuelt udbud som OPP? Hvordan sikres en hensigtsmæssig integrering af de fremtidige brugeres krav til og viden om mulige tekniske løsningsforslag, hensigtsmæssig indretning af arkivfaciliteterne mv.? PwC 8 af 12

9 Tema 4: Mulighederne for totaløkonomisk optimering I et OPP-projekt er det centralt, at der kan opnås en totaløkonomisk optimering gennem sammentænkning af anlægsomkostninger og de efterfølgende drifts- og vedligeholdsomkostninger. Markedsundersøgelsen skal medvirke til at afdække, hvorvidt fællesmagasinet vil indebære de fornødne muligheder for totaløkonomisk optimering. Spørgsmål til drøftelse Har de forventede omkostninger til drift- og vedligehold et omfang, der gør, at et OPP-selskab ville kunne optimere forholdet mellem disse og så anlægsomkostningerne? Hvilke muligheder for totaløkonomisk optimering vurderer I, at projektet kunne indebære indenfor følgende områder: o Bygningsvedligehold o Tekniske installationer samt drift af arkivfunktioner o Logistik o Energi, forsyning og klima o Øvrige Hvad er jeres overvejelser omkring omfanget af driftsydelser og mulighederne for at realisere et totaløkonomisk potentiale? Hvordan vil det påvirke mulighederne for en totaløkonomisk optimering såfremt der som led i udbudsmaterialet opstilles en række specifikke og ufravigelige krav til de tekniske og konstruktionsmæssige løsninger? Hvilke muligheder for en totaløkonomisk optimering rummer en realisering som OPP sammenlignet med et traditionelt udbud? PwC 9 af 12

10 Tema 5: Risikodeling Det er centralt, at risici forbundet med et kommende fællesmagasin eventuelt som et OPP-projekt så vidt muligt håndteres af den part, der bedst og billigst kan håndtere disse. Markedsundersøgelsen skal medvirke til at afdække hvilke type risici ved et projekt som dette, der med fordel kan håndteres af henholdsvis staten eller OPP-selskabet både i forbindelse med anlæg og drift. Samtidigt skal undersøgelsen give overblik over, hvilke risici der kan forventes/skal være særlig opmærksomhed omkring i forbindelse med opførelsen og driften af fællesmagasinet. Spørgsmål til drøftelse Er der særlige risici vedrørende opførelsen af fællesmagasinet som et OPP-projekt, som staten skal være opmærksom på? Hvordan bør risici forbundet med grunden håndteres? Hvordan bør forbrugsrisici håndteres? Hvordan kan en hensigtsmæssig risikodeling understøtte kravene til det fremtidige byggeri herunder ønsket om: o Et teknisk- og drifts optimeret byggeri o Et energioptimeret byggeri o Et miljø og økonomisk bæredygtigt byggeri o Et byggeri med en vis fleksibilitet i forhold til indretnings- og brugsændringer o Et byggeri forberedt for udvidelse af magasinkapaciteten. Hvordan skabes en hensigtsmæssig incitamentsstruktur, der sikrer, at OPP-selskabet lever op til sine forpligtelser i driftsfasen (fx bonus, mulighed for nedslag i løbende betaling, krav til fællesmagasinets stand ved aftaleperiodens ophør)? Hvordan sikrer en OPP-leverandør sig I jer mod konsekvenserne af en eventuel konkurs? PwC 10 af 12

11 Tema 6: Håndtering af forhold vedrørende grund, herunder placering Det er planen, at fællesmagasinet skal placeres ca. en times kørsel fra Slotsholmen, men den nøjagtige placering er endnu ikke afgjort. Der er to overordnede modeller for valg af placering af grund: Placeringsmodel A: Staten udlejer den grund, som fællesmagasinet skal opføres på, til OPPselskabet. Placeringsmodel B: OPP-selskabet kan vælge placeringsmodel A eller tilbyde et fællesmagasin på en alternativ placering, som OPP-selskabet tilvejebringer under hensynstagen til en række på forhånd formulerede krav hertil, hvis dette kan give en totaløkonomisk bedre løsning. Spørgsmål til drøftelse Vil I være interesseret i placeringsmodel B, hvor I får mulighed for at komme med jeres egen grund? Hvilke fordele og ulemper ser I ved placeringsmodel B? PwC 11 af 12

12 Tema 7: Aftaleperiode Tidligere OPP-samarbejder i Danmark er typisk struktureret med baggrund i en aftaleperiode på år. Ved hjælp af bl.a. markedsundersøgelsen ønskes det at finde den optimale aftaleperiode for et eventuelt fremtidigt samarbejde. Markedsundersøgelsen skal yderligere afklare, hvilke forhold (fx bygningsvedligehold, øvrige investeringer, optioner, fleksibilitet mv.) der bør medtages ved den endelige fastlæggelse af aftaleperioden. Spørgsmål til drøftelse Hvad er den optimale aftaleperiode for den samlede kontrakt? Er der nogle af driftsydelserne, der bør udbydes med en kortere aftaleperiode? Er der andre forhold, som bør tages med i overvejelserne ved fastlæggelse af aftaleperioden? PwC 12 af 12