Rapportering for 2. kvartal Udbygning af Sydvestjysk Sygehus, Esbjerg

Transkript

1 Rapportering for 2. kvartal 2016 Udbygning af Sydvestjysk Sygehus, Esbjerg Udarbejdet den 12. juli 2016

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Kortfattet status Rapportering Byggeriets fremdrift Byggeriets fremdrift, Fase Byggeriets fremdrift, Fase Byggeriets fremdrift, Fase Projektets økonomi Projektets økonomi, Fase Projektets økonomi, Fase Projektets økonomi, Fase Risikovurdering Opretholdelse af sikker sygehusdrift i forhold til de mange byggerier som pågår Øget omfang presser budgettet for ny sengebygning Flytning af sygehusdrift fra byggefelt for ny sengebygning Forurening, PCB, bly og asbest, tværgående Koordination i forbindelse med helikopterlandingsplads Koordinering af facaderenovering og byggeri under Generalplanen Kvalitet og indhold Kvalitet og indhold, Fase Kvalitet og indhold, Fase Kvalitet og indhold, Fase Generelle principper Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift

3 1 Indledning Formålet med Generalplanen for Sydvestjysk Sygehus, Esbjerg er at omdanne det fra et specialesygehus til et akutsygehus som et led i regionens samlede akutplan. Generalplanen for Sydvestjysk Sygehus blev vedtaget af regionsrådet i marts 2010 og blev indledningsvist besluttet opdelt i 3 faser med flere underliggende projekter. Projektet er ikke et kvalitetsfondsprojekt, men er målt på formål og investeringens størrelse sammenlignelig hermed. Derfor udarbejder Sydvestjysk Sygehus i lighed med kvalitetsfondsprojekterne kvartalsrapport for Generalplanen. Udbygningen af Esbjerg Sygehus er inddelt i 3 faser: Fase 1: Fase 2: Fase 3: Omfatter etablering af Fælles Akut Modtagelse (FAM), ny- og ombygning af laboratoriehus, nybygning af dialyse, etablering og udvidelse af intensivstuer, udvidelse af nuklear medicinsk afdeling (NME) og en række andre ombygninger og rokader. Består primært af nybygning af sengebygning. Indeholder diverse renoveringer og ombygninger, herunder ombygning af administrationsbygningen og etablering af ambulatorier i eksisterende bygninger indeholdende sengedrift. Undervejs i planlægningen af Generalplanen er det i et samarbejde mellem regionen og sygehuset lykkedes at optimere flere af projektforløbene ved fremrykning af projektetaper planlagt udført i Fase 3 til foranliggende Fase 1. Herved er Generalplanens Fase 3 blevet reduceret tilsvarende. Endvidere er renoveringen af facaderne på eksisterende behandlingsbygning (01) og sengebygning (02), der er finansieret af den centrale pulje til udvendig vedligehold, blevet tilknyttet koordinationsmæssigt således, at byggerierne i forhold til sygehusdriften gennemføres koordineret for at minimere omfanget af gener. 2 Kortfattet status Figur 1: Projektets status Samlet status Fase 1 Fase 2 Fase 3 Økonomi Uændret Uændret Uændret Uændret Tid Uændret Uændret Uændret Uændret Kvalitet Uændret Uændret Uændret Uændret Forklaring: Uændret Forbedret Forværret Projektet er indenfor rammerne Projektet er indenfor rammerne, men der skal være ekstra opmærksomhed Projektet har overskredet rammerne, eller der er væsentlig sansynlighed for, at det vil ske Uændret niveau Forbedret niveau Forværret niveau 3

4 Etableringen af Fase 1 er nu tæt på afsluttet, og planlægningen af Fase 2 er godt på vej. Udrulningen af de nye koncepter i især FAM har givet projektet og sygehuset vigtige erfaringer, som nu hhv. skal vedligeholdes i FAM af sygehusdriften og søges implementeret i den nye sengebygning. November 2014 blev det i forbindelse med godkendelsen af byggeprogrammet for den nye sengebygning besluttet at forberede byggeriet for etablering af en helikopterlandingsplads i lighed med regionens øvrige akutsygehuse. Den nye sengebygning har derfor indbygget en elevator, som er dedikeret til dette formål, når behovet herfor måtte være tilstede. I sygehusdriften har der, afledt fra de nye forsynings- og logistikkoncepter, vist sig et behov for at se på adgangsforholdene i især kælderarealerne, som fremadrettet benyttes til den supporterende logistik og personalefaciliteter. Arbejdsgangene her skal belyses bedre i anden halvdel af året 2016 for at sikre sammenhængen til intentionerne i Generalplanens projekter. Den samlede overordnede økonomiske vurdering fastholdes for de frigivne opgaver i Generalplanen som realistiske for at nå i mål indenfor de bevilgede rammer. Fase 2, Ny sengebygning, som er kontraheret medio 2015 i totalentreprise, forløber fortsat fornuftigt. Hovedprojektet er afleveret til tiden og granskes pt. af bygherreorganisationen og dennes rådgivere med returnering heraf til totalentreprenøren medio juli Fremdriften, i såvel selve Generalplanen som den koordinationsmæssigt tilknyttede facaderenovering, forløber tilfredsstillende. Samlet set vurderes det, at opsatte kvalitetsmål for de igangværende projekter kan fastholdes. Organisatorisk er styregruppen for Generalplanen ændret således, at Torben Kyed Larsen erstatter Poul Bisgaard, som har valgt at gå på pension. 3 Rapportering I forhold til færdiggørelsestidspunkter, sondres der i nedenstående afsnit imellem to færdiggørelsestidspunkter: 1. Byggeriets færdiggørelse, hvor byggeriet forventes afleveret, og hvor entreprenører og rådgivere er færdige med deres arbejde. 2. Tidspunktet, hvor den nye bygning forventes fuldt implementeret af sygehusdriften. 4

5 3.1 Byggeriets fremdrift Samlet set forløber realiseringen af Generalplanen i overensstemmelse med den bevilgede investeringsprofil. I Fase 1 er følgende gennemført siden sidste rapportering: Den fælles akutmodtagelse, FAM, blev indviet 13. maj Forinden idriftsætningen af etape 3 blev selve indflytningsprocessen gennemført i et samarbejde mellem projektorganisationen og sygehusdriften og forløb uden større problemer. Ideoplægget for etableringen af en ambulatorie- og forskningsklynge placeret på det nuværende sengeafsnit 242 blev godkendt af regionsrådet den 27. juni Forberedende udbudsarbejder omkring etableringen af en ambulatorie- og forskningsklynge i det areal, som i dag rummer sengeafdeling 242, er derfor nu påbegyndt. Området var ved generalplanens vedtagelse i 2010 udlagt til et øget antal af intensive og intermediære sengepladser. Dette behov er i de senere år aftaget, hvorimod der er sket en forøgelse af behovet for ambulatoriekapaciteten. Projektet forventes udbudt i efteråret I Fase 2, Ny sengebygning, har totalentreprenøren afleveret hovedprojektet, som granskes af projektorganisationen sammen med sygehusdriften. Forberedende arbejder for rydning af byggefeltet i form af flytninger og rokader pågår. Omlægning af hovedinstallationer er igangsat fra maj 2015, således at byggefeltet er klar til totalentreprenøren i august Projektet følger fortsat tidsplanen. 5

6 For Fase 3 er renoveringen af administrationsbygningen gennemført. I 2016 er der ikke nogen planlagt aktivitet for så vidt angår Fase 3. Facaderenovering af bygning 02: Facaderenoveringen, som er finansieret af puljen for udvendig vedligeholdelse, pågår og forløber tilfredsstillende. Etape 3, som omfatter renovering af den eksisterende sengebygning 02 nord, er kontraheret med den vindende hovedentreprenør. Fremdriften i denne etape følger rettidigt Generalplanens Fase 2, ny sengebygning og forventes færdig 2. kvartal De kommende Etaper 4 og 5 forventes afsluttet i hhv og Byggeriets fremdrift, Fase 1 Fremdriften af byggeriet for Fase 1 følger stort set den reviderede investeringsprofil og konkluderes derfor tilfredsstillende. Etablering af en ambulatorie og forskningsklynge (242) Området overdrages af sygehusdriften den 27. september 2016 til byggeriet, hvorefter etableringen af klyngen påbegyndes. Projektet har påbegyndt udbudsplanlægningen, hvor det undersøges hvorledes sygehusets behov bedst imødekommes i forbindelse med det kommende udbud. Udbuddet gennemføres i september 2016, hvorefter byggeriet igangsættes. Projektet forventes afsluttet primo Fælles Akut Modtagelse (FAM) Projektet er idriftsat, og konstaterede mangler i forbindelse med afleveringen er afhjulpet. Mangler, som måtte konstateres i afhjælpningsperioden, afhjælpes løbende i et samarbejde mellem entreprenørerne, projektafdelingen og sygehusets driftsorganisation. Laboratoriehuset, Dialysen, Nuklearmedicinsk og terapienheden Projekterne er idriftsat, og konstaterede mangler i forbindelse med afleveringen er afhjulpet. Mangler, som måtte konstateres i garantiperioden, afhjælpes løbende i et samarbejde mellem entreprenørerne, projektafdelingen og sygehusets driftsorganisation. Specifikt har sagerne vedrørende labora- 6

7 toriehuset og dialysen fortsat et opfølgningsbehov i forhold til fejl og mangler i enten planlægning og udførelsen Byggeriets fremdrift, Fase 2 I samarbejdet med Esbjerg Kommune er der indgået aftaler omkring trafikafviklingen i området omkring sygehuset og byggeriet. Trafikken omlægges med afsæt i sikkerheden for de færdende i området i de kommende år. Sygehusets egne indkørselsforhold fra Haraldsgade ændres også, således sygehusets brugere mere sikkert fortsat kan komme til sygehuset fra Haraldsgade i hele byggeperioden. Forberedelsen af selve byggefeltet for den nye sengebygning pågår. Fjernelsen af PCB, bly og asbest er nu gennemført, og nedbrydningen af de resterende kælderdele af bygningerne 05, 06 og 20 pågår i henhold til klargøringstidsplanen. Forberedende arbejder for etablering af en helikopterlandingsplads pågår og forventes ligeledes afsluttet samtidigt med de forberedende arbejder for den ny sengebygning. Byggefeltet overdrages herefter til totalentreprenøren primo august Sygehusets linnedmodtagelse flyttes efter aftale med byggeriet og sygehusdriften i uge fra den nuværende modtagelse ved bygning 11 til hospitalets hovedvaremodtagelse beliggende syd for bygning 02 til en ny rampe, som rummer gode modtagelsesmuligheder for linnedmodtagelsen fremadrettet. Totalentreprenøren har den 1. juli 2016 afleveret hovedprojektforslaget til kommentering hos bygherreorganisationen. Forslaget granskes indtil 20. juli Såfremt hovedprojektet opfylder kontrakttildelingskriterierne, vil faseovergangen blive godkendt eventuelt med de bemærkninger, som måtte fremkomme ved granskningen. Den fysiske etablering af den ny sengebygning forventes fortsat at følge kontrakttidsplanen og påbegyndes derfor august Projektet vil i forhold til den nuværende aftale afsluttes primo 2019 med indflytning 1. kvartal

8 3.1.3 Byggeriets fremdrift, Fase 3 Ombygning bygning 02, 11 og 12 Efter aftale med styregruppen for Generalplanen påbegyndes planlægning af Fase 3 i efteråret Fase 3 omfatter jævnfør oplægget etablering og tilpasning af ambulant og dagkirurgisk kapacitet i bygningerne 02, 11 og 12. Facaderenovering Projektets etape 3 af 5, renoveringen af facaderne på den eksisterende sengebygning 02 nord, er nu under udførelse. Renoveringen af facaderne mod vest, skal være afsluttet inden uge , idet tilgangen til dette areal herefter lukkes undtaget herfor er rednings- og beredskabskøretøjer. Ved regionsrådets beslutning den 27. juni 2016 vedrørende fremrykning af projekter vedr. energioptimering og ud- og indvendig vedligeholdelse øges omfanget af facaderenoveringsarbejderne i 2016 til også at omfatte arbejder på bygning 02a (Næsen), samt en sydligt beliggende forbindelsesgang mellem bygningerne 01 og 02, som således begge får en opgradering, der matcher den øvrige facaderenovering. Arbejderne forventes udbudt og udført i indeværende år. Projekterne koordineres og planlægges i forhold til både byggeri og sygehusdrift af sygehusets projektafdeling i samarbejde med regionens bygningsafdeling. Projektafdelingen har derfor i samarbejde med den kliniske drift nedsat en koordinationsgruppe, som synliggør og afklarer afhængigheder mellem den kliniske drift og byggeriet. Projekterne reducerer undervejs sengekapaciteten i stamafdelingerne med op til 18 senge i alt i hver sekvens, der kompenseres af 11 nye sengeenheder placeret i den fælles akutmodtagelse, FAM, fra medio maj Byggeriet følger en rytme på 7 ugers sekvenser, som afledt følges internt i sygehusdriften. 8

9 3.2 Projektets økonomi Skema 1: Kvartalsstatus på økonomi og byggefremdrift Skema 1: Kvartalsstatus på økonomi og byggefremdrift Årets priser Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift (stade) Evt. difference: budget og forventet Oprindeligt Korrigeret Forbrug til Disponeret Forventet forbrug til resterende Forventet samlet budget budget forbrug forbrug forbrug Beløb i mio. kr. (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Mio. kr. Planlagt færdiggørelsesgrad Realiseret færdiggørelsesgrad Procent Delprojektoversigt Fase 1 244,2 296,6 266,1 0,4 30,1 296,6 0,0 89,7% 89,7% Fase 2 330,1 352,1 40,3 224,1 87,7 352,1 0,0 11,4% 11,4% Fase 3 124,4 69,6 1,3 0,0 68,3 69,6 0,0 1,9% 1,9% Projektorganisationen 0,0 22,8 12,5 0,0 10,3 22,8 0,0 54,8% 54,8% Reserve til regionsrådets disposition Reserve til prisregulering Evt. andre relevante reserveposter I alt investeringsramme 698,7 741,1 320,2 224,5 196,5 741,1 0,0 43,2% 43,2% Oprindelig budget: Budget fra 2. kvartalsrapport 2012 (ikke indexeret). Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget, løbende indexeret. Opdateret efter flytningen af dele af FAM fra Fase 3 til Fase 1 og etablering af Projektorganisationen. Budget for Fase 1 er tilført midler til miljøsanering. Budget for Fase 2 er tilpasset byggeprogrammet for sengebygning, incl. tilførsel for af midler til energiklasse Nye indeks for 2016 og fremadrettet er indarbejdet i ovenstående Projektets økonomi, Fase 1 Fælles Akutmodtagelse, FAM Projektet er overdraget til sygehusdriften af projektafdelingen. Projektet forventes at overholde den frigivne anlægsramme. Styregruppen har igangsat supplerende forberedende arbejder hidrørende etablering af en helikopterlandingsplads. Etableringen af en landingsplads indgår ikke i basisbudgettet for Generalplanen. Styregruppen har besluttet, at generalplanen indledningsvist afholder omkostningerne for de forberedende arbejder vedrørende etableringen af fundamenter, idet en senere etablering ville gøre dette betydeligt dyrere. Projektet afventer derfor enten særskilt bevilling eller ekstern fondsfinansiering herfor såfremt helikopterlandingspladsen måtte ønskes realiseret. Udførte projekter Nyt Dialyseafsnit, nuklearmedicinsk enhed, laboratoriehuset og udflytning af terapienheden: Projekterne er afleveret, mangelafhjælpningsperioden er overstået og garantiperioden forløber. Der er konstateret mangler i form af vandindtrængninger ved facaderne på projekterne Nyt Dialyseafsnit og laboratoriehuset. Årsagen hertil er under afklaring i samarbejde med totalrådgiveren for projektet. 9

10 Intensiv/intermediær Ambulatorie og forskningsklynge Etape 1 er afsluttet i Projektets resterende anlægsbudget er med regionsrådets beslutning herom nu delvist konverteret om til etableringen af en ambulatorie- og forskningsklynge. Samlet resterer 21,6 mio. kr. i projektet, hvoraf 15,7 mio. kr. nu er frigivet hos regionsrådet foråret Projektets økonomi, Fase 2 Ny Sengebygning Projektet har anvendt midler til såvel forberedende arbejder for det kommende byggeri samt planlægningen af samme. Herudover er der brugt midler til ledningsomlægninger, nedrivning, miljøsanering og bortskaffelse af eksisterende bygningsmasse for klargøring af byggefeltet. Projektet har måttet øge omfanget af interimsforanstaltninger for bedre at kunne adskille sygehusdrift, offentlig trafik og byggeri fra hinanden i de kommende 3 års byggeperiode i især Haraldsgade, hvilket har udløst øgede byggepladsomkostninger. Afslutningen af forprojektet har reduceret puljen for uforudsigelige udgifter fra 30,6 til 30,2 mio. kr., hvilket ses som et acceptabelt resultat. Faseovergangen betyder et øget planlægnings- og afklaringsniveau og dermed en mindre risiko for træk på puljen til uforudsigelige udgifter. Optionerne, som indgår i Change-/request-puljen, skal ifølge planen udgå efter faseovergangen fra forprojekt til hovedprojekt, idet totalentreprenøren nu skal kende det samlede projektomfang for at kunne kontrahere overfor underentreprenører og leverandører. Der er fra projektets side fortsat opmærksomhed omkring at kunne fastholde et økonomiske manøvrerum undervejs i projektet. De resterende change-/requests indgår fortsat i forhandlingerne omkring afslutningen af hovedprojektet. Hvis økonomien i hovedprojektet kan afsluttes på et tilfredsstillende niveau, forventes change-/ request puljen at blive reduceret yderligere som følge heraf. Der er i samarbejde med sygehusdriften aftalt udført et pilotprojekt, som forventes at teste og afprøve et behandlerstuekoncept (bedsidedokumentation) og et nyt bespisnings- og logistikkoncept. Det forventes, at testen gensidigt vil reducere sengebygningsprojektets konceptrisici for såvel sygehusdriften som byggeriet. Projektet vil endvidere give driftsorganisationen mulighed for at uddanne og træne personalet, og derved forberede sygehuset til de nye driftsvilkår i perioden frem til Projektet finansieres af sygehusdriften, men støttes med planlægningsbistand fra projektorganisationen Projektets økonomi, Fase 3 Ombygning bygning 02, 11 og 12 Der er ikke opstået nye forhold siden sidste kvartalsrapportering for bygning 02, 11 og 12. Derfor foreligger der fortsat ikke nogen konkret redegørelse om forventninger til projektets økonomi på nuværende tidspunkt. Udførte projekter Ombygning 00, Laksen Arbejder vedrørende ombygning af bygning 00, Laksen, er forløbet tilfredsstillende og den samlede anlægsramme er overholdt inkl. reservation afsat til mangelafhjælpning. Intet nyt siden sidste rapportering. 10

11 Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet Årets priser I alt I alt Opr. Indeks (121,7) Andel af total, pct. Mio. kr. Indeks 121,7 124,4 128,3 131,0 132,1 134,9 137,9 140,4 140,4 140,4 140,4 121,7 Delprojektoversigt Fase 1 3,6 12,6 51,5 99,5 47,0 46,4 30,0 0,0 0,0 6,1 0,0 296,6 274,0 41,4% Fase 2 0,0 0,0 0,0 0,4 4,7 20,0 106,5 57,7 79,9 82,8 0,0 352,1 307,8 46,5% Fase 3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,3 0,5 0,0 18,9 49,0 0,0 69,6 60,4 9,1% Projektorganisation 0,0 0,0 0,0 2,9 3,9 3,8 3,8 3,4 2,5 2,5 0,0 22,8 20,4 3,1% I alt investeringsramme 3,6 12,6 51,5 102,8 55,6 71,5 140,8 61,0 101,3 140,4 0,0 741,1 662,7 100,0% Projektets samlede anlægsbudget forventes at kunne fastholdes uden reduktion i kvalitet eller omfang. Muligheden for fremrykning af likviditet for Fase 2 har muliggjort, at projektets samlede fremdrift kan fremrykkes i op til 6 måneder. 3.3 Risikovurdering Der gennemføres løbende afværgetiltag for projektets problemstillinger. Overvågningen af planlægnings- og udførelsesarbejdet afdækker løbende nye risikoområder, som skal prioriteres og derefter håndteres i takt med Generalplanens realisering. Der vil derfor mellem kvartalsrapporterne ske en naturlig ændring af risikoemner. Derfor vil tidligere emner være udgået som følge af, at de enten er løst eller minimeret så meget, at de ikke længere vurderes til at skulle indgå i nærværende redegørelse, ligesom nye kan være kommet til. Projektets samlede risikoprofil er siden sidste rapportering uforandret som følge af, at faseovergangen i planlægningen af den ny sengebygning er gennemført tilfredsstillende, mens koordinationsopgaven for det samlede byggeomfang har afdækket yderligere risici siden sidst. Endvidere er problemstillingen omkring byggeriets påvirkning af adgangsveje for eksempelvis det vestlige tunnelsystem, parternes indkørselsforhold og retninger fra Haraldsgade undervejs i byggeperioden blevet bedre afdækket. Figur 3: Projektets hovedrisici Nr. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Tendens Opretholdelse af sikker sygehusdrift i forhold til de mange byggerier som pågår Øget omfang presser budgettet for ny sengebygning Flytning af sygehusdrift fra byggefelt for ny sengebygning Forurening, PCB, bly og asbest, tværgående Koordination ifm. helikopterlandeplads Koordinering af facaderenovering og byggeri under Generalplanen Opretholdelse af sikker sygehusdrift i forhold til de mange byggerier som pågår Flere sygehusdriftsområder er påvirket af byggeri, hvilket betyder øget risiko for især den kliniske 11

12 drift. Den seneste fremrykning og tilførsel af projekter vil øge omfanget af byggeri i forhold til tidligere. Tiltag: Projektafdelingen, som varetager koordineringen af byggeriet og sikrer rettidig involvering af sygehusdriftsorganisationen, har oprettet et koordinerende tværgående risikoudvalg, hvor interessenterne i fællesskab løbende afdækker og synliggør risici og derefter prioriterer passende og nødvendige tiltag, som udmøntes i handleplaner i samarbejde med sygehusdriften for at reducere konsekvenserne heraf. Projektafdelingen har afsat to personer til dette formål Endvidere søges byggeri- og sygehusdriften fortsat af hensyn til personsikkerhed isoleret mest muligt i egne driftsområder. Erfaringerne fra nogle af de første projekter i Generalplanen gør, at der er et stort fokus på sikring af mangelfri aflevering til driften. Dette for at sikre, at afhjælpningen af konstaterede mangler ved afleveringen af byggeriet gennemføres, inden driftsorganisationen overtager arealerne. Det forøgede fokus på fjernelse af fejl og mangler ved projektafleveringen har bevirket, at byggeriet ikke efterfølgende skal ind i de afleverede og nu idriftsatte områder i sygehusdriften efterfølgende for at udbedre fejl og mangler. Den økonomiske konsekvens for byggeriet, hvis risici indtræffer, vurderes til ca. 2,5 mio. kr., hvilket er en forøgelse siden forrige rapportering. Forøgelsen af den økonomiske risiko skyldes, at flere nye byggerier er under forberedelse og skal gennemføres på kort sigt. Byggerierne har hver for sig brug for tilgangs- og byggearealer, som vil påvirke sygehusdriften væsentligt i perioden frem mod Afhjælpnings- og koordinationsomkostningerne afholder primært udgifter til enten øgede styringsressourcer, forceringsomkostninger, ændrede arbejdstider og -former eller interimsforanstaltninger for bedre at adskille sygehusdrift og byggeri. Status er, at afhjælpningstiltagene løbende skal vurderes og prioriteres for realistisk at kunne gennemføre projekterne i en snæver tidsramme, hvor projekternes indbyrdes afhængigheder har en tendens til løbende at udfordre en stram hovedtidsplan Øget omfang presser budgettet for ny sengebygning Hovedprojektet er afleveret og granskes netop nu af projektorganisationen. Kontrakten mellem totalentreprenøren og sygehuset udfordres ved hver faseovergang, hvilket trækker hårdt på ressourcerne hos projektorganisationen samt de hertil tilknyttede bygherrerådgivere. Styregruppen for generalplanen har endvidere ved seneste styregruppemøde fremsat et ønske om, at intermediære patienter i et mindre antal stuer i den ny sengebygning kan håndteres på lignende driftsvilkår som intensiv-/intermediærafsnittene, hvor patienterne i dag kan placeres sammen to og to. Det udfordrer planlægningen i den ny sengebygning, som er udlagt som enkeltsengsstuemiljøer, der i så fald skal kunne sammenlægges parvist i et mindre omfang. Tiltag: Totalentreprenøren udarbejder løbende økonomiske redegørelser for konsekvensen af givne ændringsønsker. Prioritering sker derfor også løbende af projektorganisationen. Der er derfor et gensidigt stærkt fokus på kvalitet og omfang, økonomi og tid, som presser parterne løbende til at forholde sig til emnet. I samarbejde med totalentreprenøren er det aftalt, at planlægningen af byggeriet skal være fuldt afsluttet og kvalitetssikret inden opstart, som sker efter afslutningen af hoved- 12

13 projektets afslutning i juli måned Dette for at minimere usikkerheder og risici omkring såvel løsninger og omfang. Ønsket omkring muligheden for parvis drift i sengebygningen er blevet undersøgt. Der foreligger derfor en prissat løsning, som kan integreres på sigt såfremt styregruppen måtte give accept herpå. Økonomi: Brugerønsket ved inkluderingen af intermediære patienter i dobbeltstuer i ny sengebygning vurderes at ville påvirke projektets økonomi negativt. Risikoen vurderes dog fortsat samlet set til kr. 3 mio. kr. Status: Afslutningen af forprojektet har reduceret puljen for uforudsete udgifter med ca. kr siden projektforslaget. Samlet set er der forbrugt ca. 1 mio. kr. siden planlægningsstart. Afklaringsniveauet vil i forbindelse med afleveringen af hovedprojektet stige yderligere og derved sandsynligvis synliggøre yderligere risici, som vil reducere projektets risikopulje. Der vil i den nuværende fase blive et øget træk på bygherrerådgivningsressourcerne i juni og juli måneder Flytning af sygehusdrift fra byggefelt for ny sengebygning I forbindelse med rydningen af byggefeltet for ny sengebygning, er der afhængigheder ift. sygehusets interne logistikveje mellem afdelingerne hhv. nord og syd for Haraldsgade, hvor det kommende byggeri skærer midt mellem dette. Endvidere har planlægningen af etableringen af kælderarealerne for den nye sengebygning afdækket et behov for at adskille sygehusdriftens adgangsforhold i Haraldsgade ift. byggepladserne a.h.t. personsikkerheden. Tiltag: a. Vestligt tunnelsystem: I samarbejde med totalentreprenøren er der fundet en alternativ løsning, som muliggør driften af det vestlige tunnelsystem uden omkostninger for projektet eller sygehuset, som imødekommer såvel personsikkerheden for det kliniske personale i tunnelsystemet, som totalentreprenørens behov for fremdrift i byggeriet. b. Adgangsveje til sygehuset via stueplan Haraldsgade: For at sikre personsikkerheden for såvel den offentlige færdsel i Haraldsgade, samt indkørselsforholdene for sygehusets brugere til p-pladser og indgang nord og vest for sygehuset, etableres der såvel en ny vestligere beliggende indkørsel fra Haraldsgade samt en interimsafskærmning rundt omkring hele byggeriet, som sikrer, at byggeriets adgange og udbredelse gensidigt er klart markeret. Den samlede økonomiske risiko vurderes at være faldet til 0,475 mio. kr. Status: a. Igangsat hos totalentreprenøren. b. Planlægningen er godkendt i et samarbejde med Esbjerg kommune og efterfølgende igangsat og nu delvist etableret. 13

14 Forurening, PCB, bly og asbest, tværgående I forbindelse med regionens kortlægning af forekomster af PCB i regionens bygninger, er dette konstateret i både den nuværende behandlerbygning (01) og den nuværende sengebygning (02) i indeklimaet. Tiltag: Kortlægning af forureningsomfang for både PCB, asbest og bly er gennemført for både den kommende facaderenovering af eksisterende sengebygning og byggefeltet for ny sengebygning. Påvirkningen af intermediærudvidelsen internt i dette byggefelt er endnu ikke afdækket. Afdækning af omfang gennemføres 3. kvartal Økonomi: Den økonomiske konsekvens for området skal undersøges inden projekter igangsættes. Omkostningerne vil primært anvendes til øget omfang af interimsforanstaltninger for at miljøsanere i berørte områder. Omfanget vurderes til ca. 2,5 mio. kr., som bør håndteres i takt med renoveringen af facaderne i Status: Omfanget her er endnu ikke afdækket yderligere siden sidste rapportering, hvorfor status for risikoniveau er uændret Koordination i forbindelse med helikopterlandingsplads I forbindelse med udskiftningen af eksisterende facader på nuværende sengebygning og opførelsen af den nye sengebygning er der en risiko for, at planlægningen ikke er tilstrækkeligt imødekommende overfor muligheden for på sigt at etablere en helikopterlandingsplads på Sydvestjysk Sygehus. Tiltag: Efter aftale med styregruppen for Generalplanen er der udarbejdet et dispositionsforslag for etableringen af en helipad på Sydvestjysk Sygehus, Esbjerg. Dispositionsforslaget er præsenteret for styregruppen og rummer 4 forskellige løsninger, som alle tager afsæt i samme statiske grundprincip. Planlægningen har afdækket et behov for at udføre mindre justeringer og ændringer i henholdsvis projekterne ny sengebygning samt facaderenoveringen af den eksisterende sengebygning. Styregruppen for Generalplanen har efterfølgende besluttet at udføre forberedende funderingsarbejder i et nuværende tilgængeligt gårdrumsmiljø, som på sigt med etableringen af den nye sengebygning vil være væsentligt mindre tilgængeligt. Den økonomiske konsekvens er faldet til 2,5 mio. kr. og realiseres nu. Risikoen vil derfor udgå ved næstkommende rapportering. Status: Funderingsarbejderne er under udførelse og forventes afsluttet juli

15 3.3.6 Koordinering af facaderenovering og byggeri under Generalplanen Efter aftale med styregruppen for Generalplanen skal eksisterende facader på sengebygning og behandlerbygning renoveres i takt med Generalplanen. Endvidere vil beslutningen omkring fremrykning af projekter vedrørende medicotekniske anskaffelser, energioptimering, ud- og indvendig vedligeholdelse supplere den samlede risiko. Ovenstående vil betyde øget byggeri i forhold til sygehusdriften samt koordineringsrisici i forhold til Generalplanen. Tiltag: Det er valgt at organisere facadeudskiftningen under styregruppen for Generalplanen for at sikre tilstrækkelig opmærksomhed omkring koordinationen mellem projektet, sygehusdriften og Generalplanen. Facadeprojektet har endvidere valgt at tilkøbe selve byggeledelsen hos sygehusets projektafdeling for at sikre koordinationen ift. de øvrige projekter. Tilsynsopgaven fastholdes dog ved de eksterne rådgivere ligesom sikkerheds- og sundhedskoordinationsforpligtigelsen. Status: Deletape 3 er under udførelse og følger den samlede hovedtidsplanen. Deletaperne 4, 5, mellemgang mod syd samt bygning 03a er under udbudsplanlægning. Koordineringen heri sker i et tæt samarbejde mellem regionens bygningsafdeling og sygehusets driftsorganisation under koordination projektafdelingen. Den økonomiske konsekvens, hvis risici indtræffer for manglende koordination vurderes øget til nu samlet set at udgøre ca.7 mio. kr. Omkostningerne vil primært skulle anvendes til interimsarbejder, afværgeforanstaltninger samt styring og koordinering. Risici afklaret siden sidste rapportering Ingen 3.4 Kvalitet og indhold Gældende styringsmanual er godkendt af Regionsrådet den 20. januar Revision heraf indeholdende administrative rettelser er i overensstemmelse med styringsmanual godkendt af Region Syddanmarks økonomidirektør Mogens Sehested Kristensen den 24. juni Kvalitet og indhold, Fase 1 Den fælles akutmodtagelse, FAM, er udført med 63 enkeltstuemiljøer med direkte adgang til bad og toilet. Stuerne er indrettet som behandlerstuer, som muliggør, at det meste af patientens behandling kan gennemføres på stuen uden unødvendig flytning af den enkelte patient udover radiologiske undersøgelser. Regionsrådets beslutning omkring fastholdelse af intensiv-/intermediærområdets nuværende størrelse og placering og i stedet konvertere det nuværende sengeafsnit 242 til etablering af ambulatorier placeret i umiddelbar sammenhæng med et forsknings- og læringsmiljø i nærheden af den fælles 15

16 akutmodtagelse, forventes at muliggøre et smidigere, men mere accelereret patientforløb for især de akutte, men ambulante patienter Kvalitet og indhold, Fase 2 Sengebygningen forventes fortsat opført med den forudsatte kvalitet og antal sengestuer. Indretningen og kvaliteten af de nye sengestuer samt blodprøvetagningsrum, som skal bygges i den nye sengebygning, opføres i mock up versioner i det nuværende driftsområde 272. Derved muliggøres test og afprøvning af de vedtagne nye driftskoncepter såsom logistik-, bespisnings-, behandlerstuekoncepter, som imødekommer muligheden for den gode patientdialog og personalets arbejdsmiljøforhold. Sygehusets ledelse får samtidigt sammen med personalet en mulighed for at træne og uddanne sig til en ny hverdag, når projektet er færdigt. I forbindelse med planlægningen er det valgt at supplere med bedre sanitære forhold for bariatriske brugere i ankomstområdet. Behandlerstuekonceptet udviklet i Fase 1, FAM fastholdes som princip for stuer i Fase 2, Ny Sengebygning Dette muliggør den gode dialog mellem patienterne og det kliniske personale. Patienterne forventes derfor bedre at kunne følge med i hvad der skrives i journalerne, se prøveresultater fra hhv. scanninger, prøver mm. Endvidere etableres der pårørendeforhold, hvor der eksempelvis er inkluderet overnatningsmulighed for en pårørende. Der arbejdes fortsat på en stuestandardisering på tværs af specialerne, som sikrer mulighed for en mere dynamisk tilgang til, hvor patienterne bedst placeres i forhold til ressourcer og kompetencer. Forberedelsesarbejderne for etableringen af en helikopterankomstmulighed pågår. Forberedende anlægsarbejder udføres for at minimere omkostningerne for på sigt at etablere en helipad på sygehuset Kvalitet og indhold, Fase 3 Fase 3 forventes fortsat opført med det forudsatte areal og kvalitet. Bedre og mere effektive forhold for administrationen er etableret. 4 Generelle principper Der henvises til de generelle principper i rapporteringen for kvalitetsfondsprojekterne. Der foreligger dog følgende afvigelser: Bevilling til Projektorganisationen for Sygehusbyggeri er inkluderet i Generalplanens budget og forbrug. 16

17 Bilag 1. Tidsmæssig fremdrift Fase 1 Byggeprogram og projektering Status J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D Udbud Udførelse Implementering Fase 2 Byggeprogram Udbud Projektering Udførelse 0 Implementering Fase 3 Byggeprogram. og projektering Udbud Udførelse Implementering Fase 1: Fase 2 Fase 3 Fælles akutmodtagelse (FAM) Ny sengebygning Ombygning af administrationsbygning (2014/15) Ambulatorie & forskningsklynge Diverse renoveringer og ombygninger Overdragelse til SVS drift 17