Rapportering for 1. kvartal Udbygning af Sydvestjysk Sygehus, Esbjerg

Transkript

1 Rapportering for 1. kvartal 2016 Udbygning af Sydvestjysk Sygehus, Esbjerg Udarbejdet den 19. april 2016

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Kortfattet status Rapportering Byggeriets fremdrift Byggeriets fremdrift, Fase Byggeriets fremdrift, Fase Byggeriets fremdrift, Fase Projektets økonomi Projektets økonomi, Fase Projektets økonomi, Fase Projektets økonomi, Fase Risikovurdering Opretholdelse af sikker sygehusdrift i forhold til de mange byggerier som pågår Øget omfang presser budgettet for ny sengebygning Flytning af sygehusdrift fra byggefelt for ny sengebygning Forurening, PCB, bly og asbest, tværgående Koordination i forbindelse med helikopterlandeplads Koordinering af facaderenovering og byggeri under Generalplanen Kvalitet og indhold Kvalitet og indhold, Fase Kvalitet og indhold, Fase Kvalitet og indhold, Fase Generelle principper Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift

3 1 Indledning Formålet med Generalplanen for Sydvestjysk Sygehus, Esbjerg er at omdanne det fra et specialesygehus til et akutsygehus som et led i regionens samlede akutplan. Generalplanen for Sydvestjysk Sygehus blev vedtaget af regionsrådet i marts 2010 og blev indledningsvist besluttet opdelt i 3 faser med flere underliggende projekter. Projektet er ikke et kvalitetsfondsprojekt, men er målt på formål og investeringens størrelse sammenlignelig hermed. Derfor udarbejder Sydvestjysk Sygehus kvartalsrapport for Generalplanen. Udbygningen af Esbjerg Sygehus er inddelt i 3 faser: Fase 1: Fase 2: Fase 3: Omfatter etablering af Fælles Akut Modtagelse (FAM), ny- og ombygning af laboratoriehus, nybygning af dialyse, etablering og udvidelse af intensivstuer, udvidelse af nuklear medicinsk afdeling (NME) og en række andre ombygninger og rokader. Består primært af nybygning af sengebygning. Indeholder diverse renoveringer og ombygninger, herunder ombygning af administrationsbygningen og etablering af ambulatorier i eksisterende bygninger indeholdende sengedrift. Undervejs i planlægningen af Generalplanen er det i et samarbejde mellem regionen og sygehuset lykkedes at optimere flere af projektforløbene ved fremrykning af projektetaper planlagt udført i Fase 3 til foranliggende Fase 1. Herved er Generalplanens Fase 3 blevet reduceret tilsvarende. Endvidere er renoveringen af facaderne på eksisterende behandlingsbygning (01) og sengebygning (02), der er finansieret af den centrale pulje til udvendig vedligehold, blevet tilknyttet koordinationsmæssigt således, at byggerierne i forhold til sygehusdriften gennemføres koordineret for at minimere omfanget af gener. 2 Kortfattet status Figur 1: Projektets status Samlet status Fase 1 Fase 2 Fase 3 Økonomi Uændret Uændret Uændret Uændret Tid Uændret Uændret Uændret Uændret Kvalitet Uændret Uændret Uændret Uændret Forklaring: Uændret Forbedret Forværret Projektet er indenfor rammerne Projektet er indenfor rammerne, men der skal være ekstra opmærksomhed Projektet har overskredet rammerne, eller der er væsentlig sansynlighed for, at det vil ske Uændret niveau Forbedret niveau Forværret niveau 3

4 Med etableringen af Fase 1 og planlægningen af Fase 2 godt på vej, samt udrulning af de nye koncepter i især FAM, kan rammen for planlægningen af Fase 3 nu sættes. Efter aftale med styregruppen for Generalplanen skal behovene i Fase 3 nu mere detaljeret synliggøres og indstilles. I november 2014 blev det i forbindelse med godkendelsen af byggeprogram for den nye sengebygning besluttet at forberede byggeriet for etablering af en helikopterlandingsplads i lighed med regionens øvrige akutsygehuse. Den nye sengebygning har således indbygget elevatoradgang, hvorved denne kan betjene helipaden, der placeres ovenpå eksisterende sengebygning, jf. lokalplanen. Efter aftale med styregruppen for Generalplanen undersøges og sikres denne mulighed fremadrettet i forhold til den allerede besluttede del af Generalplanen samt den igangværende facaderenovering. I sygehusdriften har der, afledt fra de nye forsynings- og logistikkoncepter, vist sig et behov for at se på adgangsforholdene i især kælderarealerne, som fremadrettet benyttes til den supporterende logistik og personalefaciliteter. Arbejdsgangene her skal belyses bedre i den kommende periode for at sikre sammenhængen til intentionerne i Generalplanens projekter. Første oplæg, udarbejdet i samarbejde med rådgivningsfirmaet Lohfert & Lohfert as, er blevet præsenteret for styregruppen for Generalplanen, som blev godkendt som overordnet plan ved sidste møde. Der igangsættes på baggrund heraf en yderligere detaljering, der skal belyse det afledte behov for bygnings- og inventarændringer. Den samlede overordnede økonomiske vurdering fastholdes for de frigivne opgaver i Generalplanen som realistiske for at nå i mål indenfor de bevilgede rammer. Fase 2, Ny sengebygning, som er kontraheret medio 2015 i totalentreprise, forløber fornuftigt. Forprojektet er afleveret til tiden og granskes pt. af bygherreorganisationen og dennes rådgivere med returnering heraf til totalentreprenøren medio maj Fremdriften, i såvel selve Generalplanen som den koordinationsmæssigt tilknyttede facaderenovering forløber tilfredsstillende. Samlet set vurderes det, at opsatte kvalitetsmål for de igangværende projekter kan fastholdes. Organisatorisk vil styregruppen for Generalplanen blive ændret med tilgangen af ny projektchef fra POS, Torben Kyed Larsen, som erstatter Poul Bisgaard. 3 Rapportering I forhold til færdiggørelsestidspunkter, sondres der i nedenstående afsnit imellem to færdiggørelsestidspunkter: 1. Byggeriets færdiggørelse, hvor byggeriet forventes afleveret, og hvor entreprenører og rådgivere er færdige med deres arbejde. 2. Tidspunktet, hvor den nye bygning forventes fuldt implementeret af sygehusdriften. 4

5 3.1 Byggeriets fremdrift Samlet set forløber realiseringen af Generalplanen i overensstemmelse med den bevilgede investeringsprofil. I Fase 1 er etableringen af den fælles akutmodtagelse afleveret af hovedentreprenøren. Forberedende driftsarbejder såsom opstilling af inventar og fyldning af skabe mm. pågår i et samarbejde mellem projektorganisationen og sygehusdriften. Åbningen af sygehusdriften i etape 3 er fremrykket fra 18. maj til 10. maj 2016 efter anmodning fra sygehusdriften. Tilbage resterer etableringen af et ambulatorie og forskningsklynge, som erstatter en planlagt udvidelse af intensiv og intermediær afsnit. Omfanget heraf er besluttet ved seneste styregruppemøde, og forventes ikke at få konsekvenser for hovedtidsplanen. Etableringen af ambulatorie og forskningsklyngen er fremsendt til regionsrådet med henblik på anlægsfrigivelse. I Fase 2, Ny sengebygning, har totalentreprenøren rettidigt afleveret forprojektet, som granskes af projektorganisationen sammen med sygehusdriften. Forberedende arbejder for rydning af byggefeltet i form af flytninger og rokader pågår. Omlægning af hovedinstallationer er igangsat fra maj 2015, således at byggefeltet er klar til totalentreprenøren i forsommeren Projektet følger fortsat tidsplanen. For Fase 3 er renoveringen af administrationsbygningen gennemført. I 2016 er der ikke nogen planlagt aktivitet for så vidt angår Fase 3. Facaderenovering af bygning 02: Koordination ift. facaderenovering pågår og forløber tilfredsstillende. Etape 3, som omfatter renovering af den eksisterende sengebygning 02 nord, er kontraheret med den vindende hovedentreprenør. Fremdriften i denne etape følger rettidigt Generalplanens Fase 2, ny sengebygning og forventes færdig 2. kvartal De kommende etaper 4 og 5 forventes afsluttet i hhv og

6 3.1.1 Byggeriets fremdrift, Fase 1 Fremdriften af byggeriet for Fase 1 følger stort set den reviderede investeringsprofil og konkluderes derfor tilfredsstillende. Fælles Akut Modtagelse (FAM) Hovedentreprenøren har rettidigt afleveret sidste etape af den fælles akutmodtagelse, FAM. Projektorganisationen har i et samarbejde med driftsorganisationen kvalitetssikret og klargjort området, således at sygehusdriften sikkert kan ibrugtage den sidste del af projektet fra den 10. maj Etablering af intermediær afsnit ambulatorie og forskningsklynge Efter aftale med styregruppen for Generalplanen konverteres det tidligere intermediære afsnit til at rumme etablering af et ambulatorie og et forskningsafsnit. Idéoplægget behandles på dagsordenen på kommende regionsrådsmøde med henblik på anlægsfrigivelse foråret Projektet er efter aftale med styregruppen blevet opdelt i etaperne 2a og 2b. Anmodning omkring anlægsfrigivelse for etape 2a, der rummer etablering af 6 nye sengepladser, er godkendt af regionsrådet den 26. oktober Projektets etape 2b udskydes til senere i Generalplanen. Projektet er i den indledende planlægning ved at undersøge hvorledes behovet bedst imødekommes, inden det sendes i udbud. Laboratoriehuset, Dialysen, Nuklearmedicinsk og terapienheden Projektet er idriftsat, og konstaterede mangler i forbindelse med afleveringen er afhjulpet. Mangler, som måtte konstateres i garantiperioden, afhjælpes løbende i et samarbejde mellem entreprenørerne, projektafdelingen og sygehusets driftsorganisation. 6

7 3.1.2 Byggeriets fremdrift, Fase 2 Muligheden for hurtigere projektrealisering har med afsæt i en begrænset likviditet indtil april 2016 været fastholdt i en længerevarende hovedtidsplan. Byggeriet følger derfor endnu den oprindelige hovedtidsplan. Regionsrådet har den 25. april 2016 besluttet at fremrykke likviditeten, således at hovedtidsplanen afkortes med op til 6 måneder. Resultatet heraf vil først synliggøres sidst på efteråret Ved nytåret 2015/2016 afleverede entreprenøren projektforslaget til kommentering hos bygherreorganisationen. Projektforslaget er efterfølgende blevet godkendt af bygherreorganisationen med de bemærkninger, som fremkom ved granskningen af projektforslaget, hvorefter entreprenøren påbegyndte planlægningen af forprojektet. Totalentreprenøren har medio april 2016 afleveret forprojektet til bedømmelse/granskning hos projektafdelingen. Tilbagemeldingen til totalentreprenøren gennemføres medio maj 2016 i overensstemmelse med kontrakttidsplanen. Klargøring af byggefeltet for den nye sengebygning er næsten afsluttet. Tilbage resterer fjernelsen af kælderarealer for bygningerne 05, 06 og 22. Kælderarealerne fjernes umiddelbart forinden totalentreprenøren påbegynder opførelsen af den nye sengebygning. Processen for at sikre gode forhold mellem projektet, sygehuset, dets brugere og naboer undervejs i byggeforløbet pågår. Koordinationen herom varetages i et samarbejde med totalentreprenøren, sygehusets driftsorganisation, Esbjerg Kommune og projektet. Information overfor interessenterne omkring byggeriet er under udførsel. Tidsplanen for projektet ser i hovedtræk ud som følgende: Rydning og klargøring af byggefelt gennemføres i perioden medio 2015 til medio

8 Fysisk etablering af ny sengebygning påbegyndes medio 2016, og projektet vil med den nuværende bevilgede finansiering/likviditet afsluttes primo 2019 med indflytning umiddelbart herefter Byggeriets fremdrift, Fase 3 Renovering af eksisterende bygning 00, Laksen (Administrationsbygning) Projektet er idriftsat, og konstaterede mangler i forbindelse med afleveringen er afhjulpet. Mangler, som konstateres i garantiperioden, afhjælpes løbende i et samarbejde mellem totalentreprenøren, projektafdelingen og sygehusets driftsorganisation. Ombygning bygning 02, 11 og 12 Efter aftale med styregruppen for Generalplanen påbegyndes den indledende planlægning af Fase 3, som vil omfatte forhold i bygning 02, 11 og 12. Facaderenovering Projektets etape 3 af 5, renoveringen af facaderne på den eksisterende sengebygning 02 nord, er nu kontraheret med entreprenøren. Projektet koordineres i lighed med tidligere projekter udførelsesmæssigt ift. både byggeriet af den nye sengebygning, udskiftningen af facader, FAM og den interne sygehusdrift. Projektafdelingen har i samarbejde med den kliniske drift nedsat en koordinationsgruppe, som synliggør og afklarer afhængigheder mellem den kliniske drift og byggeriet. Koordinationsgruppen har afdækket, at projektet løbende reducerer sengekapaciteten i stamafdelingerne med op til 18 senge i hver sekvens. Byggeriet får en rytme på 7 ugers sekvenser, som afledt skal følges internt i sygehusdriften. Imidlertid åbnes der 11 nye sengeenheder i FAM medio maj 2016, som derved muliggør en løsning. Renoveringen af facadearbejderne mod vest i et kommende indre gårdrum, skal være afsluttet inden uge , idet adgangen til dette areal herefter lukkes af sengebygningsprojektet undtagen for rednings- og beredskabskøretøjer. 8

9 3.2 Projektets økonomi Skema 1: Kvartalsstatus på økonomi og byggefremdrift Skema 1: Kvartalsstatus på økonomi og byggefremdrift Årets priser Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift (stade) Evt. difference: budget og forventet Oprindeligt Korrigeret Forbrug til Disponeret Forventet forbrug til resterende Forventet samlet budget budget forbrug forbrug forbrug Beløb i mio. kr. (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Mio. kr. Planlagt færdiggørelsesgrad Realiseret færdiggørelsesgrad Procent Delprojektoversigt Fase 1 244,2 296,3 263,0 2,0 31,3 296,3 0,0 88,7% 88,7% Fase 2 330,1 346,3 29,9 234,5 81,9 346,3 0,0 8,6% 8,6% Fase 3 124,4 68,0 1,3 0,0 66,7 68,0 0,0 2,0% 2,0% Projektorganisationen 0,0 22,6 11,7 0,0 10,9 22,6 0,0 51,6% 51,6% Reserve til regionsrådets disposition Reserve til prisregulering Evt. andre relevante reserveposter I alt investeringsramme 698,7 733,2 305,8 236,5 190,9 733,2 0,0 41,7% 41,7% Oprindelig budget: Budget fra 2. kvartalsrapport 2012 (ikke indexeret). Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget, løbende indexeret. Opdateret efter flytningen af dele af FAM fra Fase 3 til Fase 1 og etablering af Projektorganisationen. Budget for Fase 1 er tilført midler til miljøsanering. Budget for Fase 2 er tilpasset byggeprogrammet for sengebygning, incl. tilførsel for af midler til energiklasse Projektets økonomi, Fase 1 Fælles Akutmodtagelse, FAM Etape 3 af 3 er afsluttet mangelfrit af hovedentreprenøren og overdrages af projektafdelingen til sygehusdriften 10. maj 2016, som i samarbejde med den kliniske organisation forbereder indflytning og indarbejder bygherreleverancerne i anlægsprojektet. Projektet forventes fortsat at overholde den frigivne anlægsramme. Udførte projekter Nyt Dialyseafsnit, nuklearmedicinsk enhed, laboratoriehuset og udflytning af terapienheden: Projekterne er afleveret, mangelafhjælpningsperioden er overstået og garantiperioden forløber tilfredsstillende. Intet nyt. Intensiv/intermediær Ambulatorie og forskningsklynge Etape 1 er afsluttet. Projektets resterende anlægsbudget forventes konverteret til etableringen af en ambulatorie- og forskningsklynge opdelt i to deletaper 2a og 2b. Samlet resterer 20,814 mio. kr. (indeks 137,1), hvoraf 15,7 mio. kr. indstilles til frigivelse hos regionsrådet foråret Projektets økonomi, Fase 2 Ny Sengebygning I 2015 er der anvendt midler til forberedende arbejder for det kommende byggeri samt planlægningen af samme. Herudover er der brugt midler til ledningsomlægninger, nedrivning, miljøsanering og bortskaffelse af eksisterende bygningsmasse for klargøring af byggefeltet. Der resterer fortsat ca. 9

10 20 % af disse arbejder, som initieres umiddelbart før totalentreprenøren fremkommer på pladsen medio Change-/request-pulje udgør fortsat 21,2 mio. kr. (besparelsesmuligheder). Puljen vil ved overgangen fra forprojekt til hovedprojekt blive reduceret, som følge af, at totalentreprenøren nu skal kende det samlede projektomfang for at kunne entrere overfor underentreprenører og leverandører. Afslutningen af projektforslaget har reduceret puljen for uforudsigelige udgifter fra 31,7 til 30,6 mio. kr., hvilket ses som et acceptabelt resultat. Styregruppen har besluttet, at behandlingen af intermediære patienter fremadrettet skal kunne rummes i den nye sengebygning. For at kunne rumme nævnte patientforløb kræver det mindre tilpasninger af sengebygningsprojektet. Finansieringen afholdes af sengebygningsprojektet. Styregruppen har igangsat supplerende forberedende arbejder hidrørende etablering af en helipad. Etableringen af en helipad indgår ikke i budgettet for Generalplanen. Projektet afventer derfor enten særskilt bevilling eller ekstern fondsfinansiering herfor. Der er i samarbejde med sygehusdriften nedsat en fælles projektgruppe for flytning af afdeling 242 til det område, som tidligere rummede AMMA(272). Årsagen til flytningen er, dels et ønske om at få frigjort arealet til etablering af et ambulatorie/forskningsklynge, dels at få testet og afprøvet dele af koncepterne og rammerne for den nye sengebygning af i samarbejde med sygehusdriften. Pilotprojektet forventes indledningsvis at teste og afprøve behandlerstuekonceptet (bedsidedokumentation) samt et nyt bespisnings- og logistikkoncept. Det forventes, at testen gensidigt vil reducere sengebygningsprojektets konceptrisici for såvel sygehusdriften som byggeriet. Projektet vil endvidere give driftsorganisationen mulighed for at uddanne og træne personalet, og derved forberede personalet til nye driftsvilkår i perioden frem til Projektet finansieres af sygehusdriften, men støttes med planlægningsbistand fra projektorganisationen Projektets økonomi, Fase 3 Ombygning bygning 02, 11 og 12 Der er ikke opstået nye forhold siden sidste kvartalsrapportering for bygning 02, 11 og 12. Derfor foreligger der fortsat ikke nogen konkret redegørelse om forventninger til projektets økonomi på nuværende tidspunkt. Udførte projekter Ombygning 00, Laksen Arbejder vedrørende ombygning af bygning 00, Laksen, er forløbet tilfredsstillende og den samlede anlægsramme er overholdt inkl. reservation afsat til mangelafhjælpning. Intet nyt siden sidste rapportering. 10

11 Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. Årets priser I alt I alt Opr. Indeks (121,7) Andel af total, pct. Mio. kr. Indeks 121,7 124,4 128,3 131,0 132,1 134,9 137,1 137,1 137,1 137,1 137,1 121,7 Delprojektoversigt Fase 1 3,6 12,6 51,5 99,5 47,0 46,4 21,4 0,0 0,0 14,3 0,0 296,3 274,0 41,4% Fase 2 0,0 0,0 0,0 0,4 4,7 20,0 105,9 56,3 78,0 80,9 0,0 346,3 307,8 46,5% Fase 3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,3 0,5 0,0 18,4 47,8 0,0 68,0 60,4 9,1% Projektorganisation 0,0 0,0 0,0 2,9 3,9 3,8 3,8 3,3 2,5 2,5 0,0 22,6 20,4 3,1% I alt investeringsramme 3,6 12,6 51,5 102,8 55,6 71,5 131,6 59,6 98,9 145,5 0,0 733,2 662,7 100,0% Projektets samlede anlægsbudget forventes at kunne fastholdes uden reduktion i kvalitet eller omfang. Muligheden for fremrykning af likviditet for fase 2 har muliggjort, at projektets fremdrift kan fremrykkes i op til 6 måneder. 3.3 Risikovurdering Der gennemføres løbende afværgetiltag for projektets problemstillinger. Overvågningen af planlægnings- og udførelsesarbejdet afdækker løbende nye risikoområder, som skal prioriteres og derefter håndteres i takt med Generalplanens realisering. Der vil derfor mellem kvartalsrapporterne ske en naturlig ændring af risikoemner. Derfor vil tidligere emner være udgået som følge af, at de er løst eller minimeret så meget, at de ikke længere vurderes til at skulle indgå i nærværende redegørelse, ligesom nye kan være kommet til. Projektets samlede risikoprofil er siden sidste rapportering faldende som følge af, at resultatet af faseovergangen i planlægningen af den ny sengebygning er gennemført tilfredsstillende. Endvidere er problemstillingen omkring byggeriets påvirkning af adgangsveje for eksempelvis det vestlige tunnelsystem, parternes indkørselsforhold og retninger fra Haraldsgade undervejs i byggeperioden blevet bedre afdækket. Projektets samlede økonomiske og kvalitetsmæssige risikostade vurderes derfor faldet med afsæt i såvel bedre afklarede og optimerede afhjælpningstiltag. Figur 3: Projektets hovedrisici Nr. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Tendens Opretholdelse af sikker sygehusdrift i forhold til de mange byggerier som pågår Øget omfang presser budgettet for ny sengebygning Flytning af sygehusdrift fra byggefelt for ny sengebygning Forurening, PCB, bly og asbest, tværgående Koordination ifm. helikopterlandeplads Koordinering af facaderenovering og byggeri under Generalplanen Opretholdelse af sikker sygehusdrift i forhold til de mange byggerier som pågår Flere sygehusdriftsområder er påvirket af byggeri, hvilket betyder øget risiko for især den kliniske drift. 11

12 Tiltag: Projektafdelingen, som varetager koordineringen af byggeriet og sikrer rettidig involvering af sygehusdriftsorganisationen, har oprettet et koordinerende tværgående risikoudvalg, hvor interessenterne i fællesskab løbende afdækker og synliggør risici og derefter prioriterer passende og nødvendige tiltag, som udmøntes i handleplaner i samarbejde med sygehusdriften for at reducere konsekvenserne heraf. Endvidere søges byggeri- og sygehusdriften fortsat af hensyn til personsikkerhed isoleret mest muligt i egne driftsområder. Erfaringerne fra nogle af de første projekter i Generalplanen gør at der er et stort fokus på sikring af mangelfri aflevering til driften. Dette for at sikre, at afhjælpningen af konstaterede mangler ved afleveringen af byggeriet gennemføres, inden driftsorganisationen overtager arealerne. Det forøgede fokus på fjernelse af fejl og mangler ved projektafleveringen har senest bevirket, at der ikke resterer kendte fejl og mangler ved afleveringen af den sidste etape af FAM og det heri koordinerede facadeprojekt. Den økonomiske konsekvens for byggeriet, hvis risici indtræffer, fastholdes til ca. 1,5 mio. kr., hvilket er lig forrige rapportering. Fastholdelsen af den økonomiske risiko skyldes, at flere nye byggerier er under forberedelse. Byggerierne har hver for sig fortsat brug for tilgangs- og byggearealer, som vil påvirke sygehusdriften væsentligt i perioden frem mod Afhjælpningsomkostningerne afholdes primært til enten forcering, ændrede arbejdstider og -former eller interimsforanstaltninger for bedre at adskille sygehusdrift og byggeri. Status er, at tiltagene fortsat gennemføres tilfredsstillende indenfor en rummelig tidsramme, hvor afhængighederne ift. hovedtidsplanen realistisk overholdes Øget omfang presser budgettet for ny sengebygning Brugerinvolveringen, for at få afdækket et behov for nødvendige ændringer i udarbejdelsen af projektforslaget, er afsluttet. Forprojektfasen er netop blevet afleveret og granskes netop nu af projektorganisationen. Tiltag: Totalentreprenøren skal jf. kontrakt løbende udarbejde økonomiske redegørelser for konsekvensen af givne ændringsønsker. Prioritering sker derfor også løbende af projektorganisationen. Der er derfor et gensidigt stærkt fokus på kvalitet og omfang, økonomi og tid, som presser parterne løbende til at forholde sig til emnet. I samarbejde med totalentreprenøren er det aftalt, at planlægningen af byggeriet skal være fuldt afsluttet og kvalitetssikret inden opstart. Der er derfor gensidigt et stort fokus på, at rådgivningen og kvalitetssikringen sikrer et tilstrækkeligt fokus af alle parter. Dette for at reducere usikkerheder og risici omkring såvel løsninger og omfang, som derved afledt på sigt vil betyde træk på risikobudgetterne hos enten totalentreprenør eller bygherreorganisation. Økonomi: Inkluderingen af de intermediære patienter til ny sengebygning samt forberedende arbejder for helipad vurderes at ville påvirke projektets økonomi negativt. Anlægsøkonomien vurderes, at ville blive belastet med op til kr. 3. millioner for ovennævnte brugerønsker. 12

13 Status: Projektforslag: Afklaringsniveauet vil stige i takt med detaljeringen i planlægningen, og derved reducere projektets rådighedsbehov. Økonomien for inkludering af de intermediære patienter i sengebygningen samt forberedende arbejder for helipad vurderes i indeværende forprojektsfase af entreprenøren Projektet vurderes fortsat realiserbart indenfor den bevilligede ramme uden anvendelse af change requestpuljen. Risikoen vurderes derfor fortsat uændret. Forprojekt: Totalentreprenøren har rettidigt afleveret forprojektet 10. april 2016 til sygehusets kommentering. Udfaldet heraf afsluttes 10. maj Flytning af sygehusdrift fra byggefelt for ny sengebygning I forbindelse med rydningen af byggefeltet for ny sengebygning, er der afhængigheder ift. sygehusets interne logistikveje mellem afdelingerne hhv. nord og syd for Haraldsgade, hvor det kommende byggeri skærer midt mellem dette. Senest er det i forbindelse med totalentreprenørens planlægning af projektforslag blevet synligt, at det vestlige tunnelsystem, modsat forventning inden udbud, også vil blive påvirket af byggeriet af den nye sengebygning. Der pågår en optælling af antal bevægelser i vest tunnellen for at finde en løsning, hvor det undgås at lukke tunnellen, eller hvis nødvendigt kun hen over en weekend. Endvidere har planlægningen af etableringen af kælderarealerne for den nye sengebygning afdækket et behov for at adskille sygehusdriftens adgangsforhold i Haraldsgade ift. byggepladserne a.h.t. personsikkerheden. Tiltag: For at sikre et overblik over omfanget og koordination, tilknyttes ressourcer fra projektorganisationen til sammen med driftsorganisationen at afdække den samlede opgave ift. tid, økonomi og omfang. Redegørelser forelægges løbende for sygehusets ledelse, som løbende er med til at prioritere tiltagene. Den samlede økonomiske risiko vurderes fortsat til at være 2,5 mio. kr. Status: a. Vestligt tunnelsystem: I samarbejde med totalentreprenøren er der fundet en alternativ løsning, som muliggør driften af det vestlige tunnelsystem uden omkostninger for projektet, som imødekommer såvel personsikkerheden for det kliniske personale i tunnelsystemet, som totalentreprenørens behov for fremdrift i byggeriet. b. Adgangsveje til sygehuset via stueplan Haraldsgade: For at sikre personsikkerheden for såvel den offentlige færdsel i Haraldsgade, samt indkørselsforholdene for sygehusets brugere til p-pladser og indgang nord og vest for sygehuset, etableres der såvel en ny vestligt beliggende indkørsel fra Haraldsgade samt en interimsafskærmning rundt omkring hele byggeriet, som sikrer, at byggeriets adgange og udbredelse er gensidigt klart markeret. 13

14 Forurening, PCB, bly og asbest, tværgående I forbindelse med regionens kortlægning af forekomster af PCB i regionens bygninger, er dette konstateret i både den nuværende behandlerbygning (01) og den nuværende sengebygning (02) i indeklimaet. Tiltag: Kortlægning af forureningsomfang for både PCB, asbest og bly er gennemført for både den kommende facaderenovering af eksisterende sengebygning og byggefeltet for ny sengebygning. Påvirkningen af intermediærudvidelsen internt i dette byggefelt er endnu ikke afdækket. Afdækning af omfang gennemføres 3. kvartal Økonomi: Den økonomiske konsekvens for området skal undersøges inden projekter igangsættes. Omkostningerne vil primært anvendes til øget omfang af interimsforanstaltninger for at miljøsanere i berørte områder. Omfanget vurderes til ca. 2,5 mio. kr., som bør håndteres i takt med renoveringen af facaderne i Status: Omfanget her er endnu ikke afdækket yderligere siden sidste rapportering, hvorfor status for risikoniveau er uændret Koordination i forbindelse med helikopterlandeplads I forbindelse med udskiftningen af eksisterende facader på nuværende sengebygning og opførelsen af den nye sengebygning er der en risiko for, at planlægningen ikke er tilstrækkeligt imødekommende overfor muligheden for på sigt at etablere en helikopterlandeplads på Sydvestjysk Sygehus. Tiltag: Efter aftale med styregruppen er der udarbejdet et dispositionsforslag for etableringen af en helipad på sydvestjysk sygehus. Den øgede detaljering skal afklare snitfladerne og forberedelsesbehovet i de igangværende aktiviteter for på sigt at kunne etablere en helikopterlandeplads uden væsentligt forøgede meromkostninger. Den økonomiske konsekvens, hvis risikoen indtræffer, er vurderet til at være faldet fra ca. 8. mio. kr. til ca. 4 mio. kr. Status: Dispositionsforslaget er afsluttet og præsenteret for styregruppen. Der er præsenteret 4 forskellige løsninger, som alle tager afsæt i samme statiske grundprincip. Planlægningen har afdækket et behov for at udføre mindre justeringer og ændringer i henholdsvis projekterne ny sengebygning samt renovering af eksisterende sengebygning. Ændringerne er indarbejdet i begge projekter, som har kunnet tilrette projekterne således at ændringerne rummes indenfor de respektive bevillinger. Styregruppen for Generalplanen har besluttet, at udføre forberedende funderingsarbejder i et nuværende gårdrumsmiljø, som efter afslutningen af byggeriet af ny sengebygning vil blive til et inde liggende gårdrum, og derved på sigt vil være mindre tilgængeligt. 14

15 3.3.6 Koordinering af facaderenovering og byggeri under Generalplanen Efter aftale med styregruppen for Generalplanen skal eksisterende facader på sengebygning og behandlerbygning renoveres i takt med Generalplanen. Dette vil betyde øget byggeri i forhold til sygehusdrift samt koordineringsrisici i forhold til Generalplanen. Tiltag: Det er valgt at organisere facadeudskiftningen under styregruppen for Generalplanen for at sikre tilstrækkelig opmærksomhed omkring koordinationen mellem projektet, sygehusdriften og Generalplanen. Den økonomiske konsekvens, hvis risikoen indtræffer, er for facadeetaperne 3, 4 og 5 hver for sig vurderet til ca. 2 mio. kr. Omkostningerne skal primært anvendes til afdækning af problemernes omfang samt styring og koordinering. Status: Facadeetaperne 1 og 2 er nu afleverede. Deletape 3, 4 og 5 er planlagt. Etape 3 er kontraheret med en hovedentreprenør. Koordineringen sker i et tæt samarbejde mellem byggeriets parter og sygehusets driftsorganisation koordineret af projektafdelingen. Det samlede risikoniveau vurderes med afsæt i ovennævnte uændret siden sidste rapportering. Risici afklaret siden sidste rapportering Ingen 3.4 Kvalitet og indhold Gældende styringsmanual er godkendt af Regionsrådet den 20. januar Revision heraf indeholdende administrative rettelser er i overensstemmelse med styringsmanual godkendt af Region Syddanmarks økonomidirektør Mogens Sehested Kristensen den 24. juni Kvalitet og indhold, Fase 1 FAM-projektet opfylder i forhold til bevillingen et samlet antal behandlingspladser (sengestuer) på 63 stuer. I forbindelse med udførelsen af etape 3 blev det besluttet at øge adgangsbredderne til 2 bad-toiletsengestuer med ekstra brede døre i etape 3 (Næsen). I styregruppen for Generalplanen har der siden årsskiftet været en drøftelse af, hvorledes behandlingen af hovedparten af intermediære patientforløb bedst håndteres fremadrettet. Drøftelserne har efterfølgende været sendt i intern høring i relevante specialer. Høringen har betydet, at styregruppen er blevet anbefalet, at fastholde intensiv-/intermediærområdets nuværende størrelse og fastholde placeringen af de intermediære patienter i stamafsnittene supporteret af intensiv taskforce, som allerede i dag med kort varsel rykker ud og vejleder/bistår stamafsnittene ved behov. I stedet ønskes det fra det fra klinisk side, at konvertere den intermediære/intensive løsning til funktioner som ambulatorier i umiddelbar sammenhæng med nærved liggende forsknings- og læringsmiljø, giver en ramme for en synergieffekt mellem tilgængelighed til kompetent klinisk personale og patienter, som derved umiddelbart får mulighed for at få afsluttet et sygdomsforløb umiddelbart i forlængelse af et akut patientforløb. Dette fordrer imidlertid akut ledig ambulatoriekapacitet, som 15

16 kan bruges ambulant i forlængelse af de akutte patientforløb, hvilket i dag ikke er muligt med afsæt i manglen på ledig ambulant kapacitet Kvalitet og indhold, Fase 2 Sengebygningen forventes fortsat opført med den forudsatte kvalitet og antal sengestuer. Indretningen og kvaliteten af de nye sengestuer samt blodprøvetagningsrum, som skal bygges i den nye sengebygning, opføres i mock up versioner i de nuværende driftsområder. Derved gives der mulighed for at teste og kvalitetsafprøve de vedtagne nye driftskoncepter såsom logistik, bespisning, behandlerstuekonceptet, som imødekommer muligheden for den gode patientdialog og personalets arbejdsmiljøforhold. Endvidere får sygehusets personale en mulighed for at træne og uddanne personalet til en ny hverdag, når projektet er færdigt. I forbindelse med projektforslaget er det valgt at supplere med toiletfaciliteterne med et toilet for bariatriske brugere i ankomstområdet. Behandlerstuekonceptet udviklet i Fase 1, FAM fastholdes som princip for stuer i Fase 2, Ny Sengebygning Dette muliggør den gode dialog mellem patienterne og det kliniske personale. Patienterne kan derfor følge med i hvad der skrives i journalerne, se prøveresultater fra hhv. scanninger, prøver mm. Endvidere etableres der pårørendeforhold, hvor der eksempelvis er inkluderet overnatningsmulighed for en pårørende. Der arbejdes fortsat på en stuestandardisering på tværs af specialerne, som sikrer mulighed for en mere dynamisk tilgang til, hvor patienterne bedst placeres i forhold til ressourcer og kompetencer. Forberedelsesarbejderne for etableringen af en helikopterankomstmulighed pågår. Forberedende anlægsarbejder udføres for at minimere omkostningerne for på sigt at etablere en helipad på sygehuset Kvalitet og indhold, Fase 3 Fase 3 forventes fortsat opført med det forudsatte areal og kvalitet. Bedre og mere effektive forhold for administrationen er etableret. 4 Generelle principper Der henvises til de generelle principper i rapporteringen for kvalitetsfondsprojekterne. Der foreligger dog følgende afvigelser: Bevilling til Projektorganisationen for Sygehusbyggeri er inkluderet i Generalplanens budget og forbrug. 16

17 Bilag 1. Tidsmæssig fremdrift Fase 1 Byggeprogram og projektering Status J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D Udbud Udførelse Implementering Fase 2 Byggeprogram Udbud Projektering Udførelse Implementering Fase 3 Byggeprogram. og projektering Udbud Udførelse Implementering Fase 1: Fase 2 Fase 3 Fælles akutmodtagelse (FAM) Ny sengebygning Ombygning af administrationsbygning (2014/15) Ambulatorie & forskningsklynge Diverse renoveringer og ombygninger Overdragelse til SVS drift Øvrige projekter i fase 1 er: Ny- og ombygning af Laboratoriehus Nybygning af Dialyse Udvidelse af Nuklearnedicinsk afdeling Flytning af Terapifunktion og Kardiologisk ambulatorium Ombygning af Kæbekirugisk afd. 17