Call Recorder Apresa Brugermanual

Transkript

1 Call Recorder Apresa Brugermanual Version Vidicode

2 Pleje og vedligeholdelse: CR Apresa må ikke blive våd. Hvis den bliver våd, tør den omgående af med en blød, ren klud. Væsker kan indeholde stoffer, der skader de elektroniske kredsløb. CR Apresa må udelukkende benyttes i temperaturer mellem 0 og 40 grader Celsius. Højere temperatur kan forkorte levetiden på elektroniske kompentet samt skabe varige skader på plastik. CR Apresa skal holdes væk fra overdrevet støv og skidt Der må ikke bruges kemikalier, opløsningsmidler eller stærke rengøringsmidler til at rengøre CR Apresa. 2

3 1 Introduktion Brug af Apresa Log ind Store on demand Screen recording Hvordan virker det Søg Afspilning Noter Identifikation Sletning Værktøjsmenuen - Tools Contact list - kontaktliste Active Calls aktive kald Statistics - statistikker

4 1 Introduktion Dette er manualen til Vidicode Call Recorder Apresa web adgangen. Call Recorder Apresa er et system til systematisk serverbaseret optagelse af VoIP (Voice over IP) og digital samt analoge telefonsamtaler. CR Apresa kan konfigureres på tre forskellige måder: Optagelse af alle ind- og udgående samtaler inkl. interne samtaler, optagelse af alle ind- og udgående samtaler med undtagelse af interne samtaler, optagelse on demand manuel aktivering af optagelse via en tastekode eller via Apresa Client Alle optagelser lagres på CR Apresa s interne harddisk. Webadgangen giver brugerne adgang til at se, høre og downloade optagelserne. Optagelserne kan es manuelt. Der er mulighed for kryptering af optagelserne, og med Apresa client kan der laves screen recording samt store on demand. 4

5 2 Brug af Apresa 2.1 Log ind For at logge ind på Apresa systemet, skal du åbne en internet browser. Indtast standard IP adresen til Apresa web interface. Indtast brugernavn og kodeord Når du har logget ind, kan du se en oversigt over dine opkald. Alternativt kan du trykke på HOME knappen for at se oversigten. Opkaldslisten viser de optagede samtaler, som administratoren har givet rettighed til, at du kan se. Menu knapper på hovedsiden: 5

6 Options kan kun ses, hvis du har fået rettigheder af administratoren. Værktøjsknapper på hovedsiden. 1. Søg 2. Afspil 3. Download optagelse 4. Download screen recording *) Slet 7. Vis kun egne kald 8. Vis alle kald **) *) Denne knap bliver kun vist, hvis der er en skærmoptagelse tilknyttet samtalen. Hvis den er tonet ned, er der ingen skærmoptagelse tilknyttet. **) Ved at trykke på denne knap, vil alle kald, som brugeren har rettighed til at se, blive vist. 6

7 I eksemplet nedenfor har brugeren administrator rettigheder. Det betyder, at han eller hun kan se samtlige opkald samt OPTIONS og TOOLS menuerne. 2.2 Store on demand Der er forskellige måder at konfigurere optagelser I Apresa. Normalt optager man alle ind- og udgående opkald i virksomheden inklusiv interne opkald. Det er dog også muligt at benytte STORE ON DEMAND. I Apresa betyder det, at man selv skal aktivere optagelsen via en tastekombination. Apresa optager alt, men gemmer kun de samtaler, der aktivt bliver valgt af brugeren ved at taste *5. Alternativt kan man benytte Store this Call knappen i Apresa Client. Hvis brugeren ønsker at gemme den aktuelle samtaler, skal der tastes *5 (administratoren kan definer en anden kode, hvis det ønskes). Hele samtalen vil derefter blive gemt på Apresa serveren. 7

8 2.3 Screen recording Apresa Client er PC software til screen recording. Apresa Client kommunikerer med Apresa serveren. For at benytte Apresa Client, skal brugeren have en aktiv konto I Apresaen. Det er kun virksomhedens administrator, der kan oprette eller redigerer brugerkonti. For at oprette en brugerkonto, skal man åbne Apresa Web Interface, og logge ind som administrator. Åben Tools menuen, og gå til oversigten over brugere. Når den nye konto oprettes, skal det specificeres hvilke telefoner, der er tilknyttet den aktuelle bruger. Administratoren skal ligeledes aktivere Screen recording i Options menuen i Apresa Client (se separat Apresa Client manual) Hvordan virker det Kald til og fra telefonen bliver meldt videre til Apresa Client, og aktiverer dermed Screen Recording. Apresa Client skal konstant være aktiv, men ligger blot i system tray. Screen recording starter når et opkald foretages eller besvares, og stopper automatisk, når samtalen afbrydes. Filen bliver derefter overført til Apresa serveren, og derefter slettet på brugerens PC. På Apresa serveren bliver skærmoptagelsen tilknyttet optagelsen af den aktuelle samtale. For at afspille video og lyd samtidigt, kan optagelserne hentes ved at trykke på Download Screen recording knappen. Filen kan derefter afspilles i PC ens standard medie afspiller, hvor man kan se hvad der er sket på brugerens skærm under telefonsamtalen. 8

9 2.4 Søg For at søge efter en samtale ved hjælp af specifikke kriterier, kan du trykke på Søg-knappen, hvorefter et søge felt kommer frem. Du kan indtaste de relevante søgekriterier og gennemføre din søgning. Mulige kriterier: Dato, Dato interval, Tidspunkt, Tidsinterval, kaldsretning, noter, Navn på bruger intern/ekstern, Lokal- eller eksternt telefonnummer, IP addresse. Der kan søges på en tekst streng i notesfeltet, og man kan vælge kun at søge efter matchende resultater. Udfyld så mange kriterier som nødvendigt for at finde en konkret optagelse, og tryk derefter på search knappen. Tryk på Cancel knappen for at afbryde søgningen. 2.5 Afspilning Når du er logget ind via web browseren, kan du se en liste over dine optagelser. Selve optagelserne ligger på serveren, og skal derfor downloades til din PC, inden du kan aflytte de. Der er forskellige måder at gøre dette på: 9

10 1. Ved at klikke på play symbolet i første kolonne af tabellen. 2. Ved at vælge optagelsen og derefter trykke på play knappen I værktøjslinjen. Optagelsen vil blive downloadet og lagt i en midlertidig mappe på PC en, og afspillet af standard medie afspilleren eller Vidiplayer softwaren. 3. I nogle browsere er det nødvendigt at bruge download knappen i stedet for afspil knappen, hvorefter filen kan åbnes og afspilles Hvis der er tilknyttet en til brugerkontoen, er det muligt at få tilsendt den valgte optagelse til din adresse fra Apresa serveren. Mailen sendes ved at trykke på -knappen hvorefter der vil blive vist en bekræftelse. i værktøjslinjen, 10

11 en bliver sendt fra Apresa serveren, og vil blive vist i din indbakke med den afsenderadresse, som administratoren har tildelt Apresa en (Options System settings tab Source address). I mailen kan du se søgekriterierne for den aktuelle samtale, filnavnet indeholder dato og tidspunkt for optagelsen. 2.7 Noter Til hver optagelse kan der tilføjes en note. For at skrive en note, skal du klikke I note feltet, skrive en tekst, og trykke OK. Hvis du har fået rettigheder af administratoren, kan du efterfølgende redigere teksten. 11

12 2.8 Identifikation Der er mulighed for at navngive de interne og eksterne deltagere I en samtale I oversigten over opkald. For at tilføje et navn til et telefonnummer kan der klikkes i Name of Remote for et eksternt nummer og Name og local for at navngive et lokalnummer. Systemet vil herefter automatisk opdatere serveren med de nye oplysninger og fremover præsentere navnet sammen med de øvrige oplysninger om opkaldet både på den aktuelle samtale, men også på de øvrige optagelser i systemet. For at fjerne et navn fra systemet, kan der klikkes på navnet, hvorefter en tekst boks vil åbne. Slet teksten, og tryk ok, hvorefter navnet er fjernet fra samtlige optagelser i systemet. For at redigere eller slette navne, skal der være tildelt rettigheder til dette af administratoren. Kaldsretningen kan være én af fire typer: Indgående Opkald FRA et eksternt nummer. Udgående Opkald TIL et eksternt nummer. Internt Opkald mellem to lokalnumre. Afsender af opkald fremgår i local kolonnen. Modtageren af opkald fremgår af remote kolonnen, hvilket betyder, at der kan stå et lokalnummer, hvor der normalt kun står eksterne numre/navne. Unknown Hvis systemet har registreret tale, men ikke har fået oplysninger om data i forbindelse med kaldet. 12

13 Hvis "Caller/receiver columns" option (Display Settings) er aktiveret, vil caller kolonnen altid indeholde det nummer, der har startet eller foretaget opkaldet. For registrering af kaldsretningen henvises til VoIP fanen under System options Det er systemadministratoren der bestemmer, hvilke kolonner, der skal være synlige. Dette gøres under display settings. 2.9 Sletning Hvis du har rettigheder til at slette samtaler, kan dette gøres ved at markere en samtale, og derefter trykke på slet knappen i værktøjslinjen. OBS: Vær opmærksom på, at der ikke findes en papirkurv i Apresa systemet, hvilket betyder, at når en samtale slettes, kan den IKKE genskabes.. 13

14 3 Værktøjsmenuen - Tools Tools menuen består af 4 valgmuligheder: Contact List, Active Calls, Statistics og System Contact list - kontaktliste Kontaktlisten kan tilgås fra menuen Tools, hvis brugeren har rettigheder til dette. Listen indeholder alle interne og eksterne numre, der fremgår i forbindelse med optagelser I systemet. De navne, der er tilknyttet numrene, kan ligeledes redigeres herfra. 3.2 Active Calls aktive kald Under Active calls, kan man se et øjebliksbillede af, hvilke opkald der er aktive. Siden opdateres løbende automatisk. 14

15 Afspilning af samtalerne kan først ske, når samtalen er afsluttet, hvor de kan tilgås fra opkaldslisten. 3.3 Statistics - statistikker Følgende statistikker er tilgængelige: Number of calls: en tidslinje med antal opkald i den valgte periode Time of day: antal opkald på et givent tidsinterval i løbet af dagen. (F.eks. mellem 8.00 og 9.00.) Local caller: oversigt over hvilke lokalnumre, der har lavet flest opkald. 15

16 Remote caller: oversigt over hvilke eksterne numre, der er bliver ringet mest til. Call duration: et histogram over varigheden af opkald. ( for eksempel, hvor mange kald var kortere end 10 sek.),eller alternativt en tidslinje med gennemsnitsvarigheden i den valgte periode. For at filtrere statistikkerne ud fra et bestemt tidsintervalg eller andre parameter, tryk på filter-knappen. Filter funktionen i statistikken tilsvarer den lignende funktion i forbindelse med søgning af samtaler. Klik på filterknappen igen, når du har udfyldt de ønskede parameter eller cancel, hvis du vil afbryde søgningen. Alle statistikker diffentierer mellem ind- og udgående kald. Statistikkerne kan ses i tabeller eller grafer. Tabeller kan eksporteres til.csv for senere behandling i regneark. Klik på de forskellige ikoner for at åbne den ønskede type statistik. 16

17 17